Tarea No.

2 – Requisitos Legales y de otra Índole

Estudiante:

John Alejandro Quintero Artunduaga

Código: 1.116.207.487

Tutora:
María Marcela Rodríguez

Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Escuela de Ciencias Agrícolas, Pecuarias y del Medio Ambiente

Diplomado en Sistema Integrados de Gestión en Seguridad, Salud, Ambiente calidad HSEQ

Ingeniería Ambiental

12 de septiembre de 2021
 Matriz de Requisitos Légales

Matriz de requisitos legales Empresa de Transporte

Temática
Clasificación Normativa Año Articulo Requerimiento Proceso Responsable del Evidencia de
aplicable específico proceso Proceso
 INSTRUMENT
O I Caso de
Estudio

DIPLOMADO EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO. AMBIENTE Y

CALIDAD
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CASO DE
ESTUDIO
Sinopsis: Este caso ilustra una situación hipotética que le permitirá tener datos
para realizar las tareas del curso. Cada uno de los elementos de este caso está
pensado para ser analizados y que le brinden en su formación de auditor las
habilidades para observar, tomar notas, detectar hallazgos, redactarlos y
determinar su correlación con las normas a auditar.
Es esencial en este proceso utilizar la estrategia “als ob” es decir “actuar como
si usted fuera el auditor del proceso. Por ello recomendamos usar el formato
NOTAS DE CAMPO que será de diligenciamiento personal. Este le permitirá
tomar apuntes y redactar observaciones que le ayudarán a desarrollar el ejercicio
a lo largo de todo del Diplomado. En consecuencia, ese formato es personal, solo
será evaluado si se solicita específicamente.

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1
Análisis del Caso La adopción de los sistemas de gestión en Seguridad, Salud en el
trabajo, ambiental y calidad (HSEQ), es una decisión estratégica
para la organización que le permite mejorar el desempeño global y
proporcionar unas bases sólidas para las iniciativas de la
sostenibilidad de la organización.
El siguiente caso permite preparar a los estudiantes en el ejercicio
de la preparación del SG HSEQ de acuerdo con los lineamientos
establecidos en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO
45001:2018, así como hacer una revisión sistemática de cada una
de las normas estudiadas.

Las empresas, al igual que las personas, están ubicadas en

una región geográfica en la cual es necesario cumplir con una
Contexto de legislación vigente, contar con prácticas para el cumplimiento
de contratos pactados con los clientes, con los trabajadores,
la Empresa
proveedores y contratistas, entre otros.

Por esta razón, lo primero que debe comprender es ese

contexto, es decir el marco legal, aplicable a una empresa y que
le permite definir los criterios para la implementación del
sistema
HSEQ.

2
 Solidariamente, la empresa cliente, debe asegurar que se prestan los
servicios contratados conforme a la ley o también puede resultar en
este caso el cliente sancionado por las entidades reguladoras del
estado en caso de no cumplir y que se presente alguna queja, o
demanda.

La empresa presta servicios de transporte especial de pasajeros a

nivel nacional en los diferentes sectores económicos, desde hace 5
años. Son dueños de las instalaciones en donde manejan las áreas
operativas y administrativas. Cuentan con operarios de contratación
directa y aliados para la prestación de los servicios. Los vehículos
(camionetas y vehículos livianos) son propiedad 50% de la empresa
y 50% de los aliados.

Cuentan con centro de monitoreo de los vehículos para mantener

control sobre ubicación y velocidades. Los clientes que maneja esta
empresa se encuentran a nivel nacional y son empresas que
requieren el transporte de sus empleados o personas naturales para
servicios especiales de traslado a otras ciudades fuera de Bogotá.

El auditor en la fase de preparación de la auditoría hace una

Revisión revisión documental previa en la empresa en su fase inicial, que se
Document
considera necesaria para la preparación del plan de auditoria.
al

El auditor en esta fase revisa la identificación y definición de las

relaciones existentes entre procesos del sistema de gestión

3
integrado para identificar la estructura de los procesos que
realiza la empresa y el modo de organización en lo relacionado
a las áreas que se van a integrar. En este caso se recibe un
informe de planeación estratégica el cual incluye la política,
objetivos y directrices que se desean alcanzar, pero este no
contempla el análisis de la eficacia de las acciones
propuestas en el Sistema HSEQ.

Al revisar la política se encuentra que no contempla el

compromiso con el cumplimiento de requisitos legales ni con
la identificación de peligros, evaluación, valoración de los
riesgos y determinación de controles.

Los objetivos están asociados a disminuir los accidentes de

trabajo y enfermedades laborales, reducir el consumo de agua y
energía y satisfacer las necesidades de sus clientes en los
servicios prestados.

Para la gestión del sistema de HSEQ cuenta con un

profesional en administración de empresas con
diplomado en sistema de gestión de calidad ISO
9001:2014 certificado como auditor interno por un ente
certificador reconocido a nivel nacional.

En el mapa de procesos presentado por el encargado del

sistema HSEQ no se evidencia que hayan incluido los procesos
de apoyo relacionados con liderazgo y compromiso gerencial.

4
Observación:

En la fase de preparación de la auditoria, se realiza la observación a la empresa y/o al profesional

en administración de empresa, teniendo en cuenta que no incluyeron, el compromiso con el

cumplimiento de requisitos legales ni con la identificación de peligros, evaluación, valoración de

los riesgos y determinación de controles.

Auditoria
Documental en El auditor realiza posterior al envío del plan de auditoria con 8
sitio
días de antelación, establece una comunicación previa con la
empresa para aclarar dudas sobre el proceso que allí se lleva a
cabo y concretar la visita de campo que se va a realizar de
acuerdo con el listado de proyectos vigentes enviados por la
empresa en donde se definen las actividades que se realizan en
cada uno, numero de contrato, nombre de la contratante,
número de personas expuestas y porcentaje de ejecución del
proyecto. Lo que le permitirá revisar el alcance solicitado para
la certificación en ISO 9001:2015, 14001:2015 e ISO
45001:2018.

Informa adicionalmente que de acuerdo con el plan de auditoria

enviado la revisión del sistema inicia con la fase documental
del SG HSEQ y que durante el segundo y tercer día de
auditoria se realizara la vista de campo verificando las
actividades realizadas para verificar el cumplimiento de
las
normas del SIG solicitadas.

El auditor llega a las instalaciones de la empresa dando

cumplimiento a las recomendaciones previas realizadas por el
encargado del sistema en la empresa, antes de iniciar la reunión
de apertura le informan el protocolo que la empresa para actuar
5
en caso de emergencias, se inicia con la reunión de apertura en
 la cual informa entre otros aspectos Objetivos de la auditoria,
tiempo de auditoria, tipos de hallazgos, metodología de la
evaluación, temas a tener en cuenta en la auditoria de acuerdo
con lo establecido en las normas a certificar, horarios y fecha
de entrega del informe con los posibles hallazgos que puedan
determinarse en el proceso de evaluación.

Informa adicionalmente que el proceso de documentación

será verificado durante toda la evaluación de manera trasversal.
En la reunión de apertura solo participan el representante
del sistema que es el director de operaciones, el coordinador
HSE y el auxiliar HSE, e informan que el gerente general y
representante legal se encuentra fuera del país y que las
personas encargadas de los procesos no son necesario que estén
en la reunión de apertura ya que el sistema HSEQ lo maneja en
su totalidad el coordinador HSEQ desde su computador y a
través de la intranet de la empresa.
Observación:

Se realiza las observaciones pertinentes de las personas que no se encuentran presente durante la
diligencia y para revisar la documentación.

El auditor al finalizar la reunión de apertura, y de acuerdo con

el plan de auditoria consulta con quien va a realizar la
evaluación de los elementos de Liderazgo, Planificación y
Apoyo si el gerente y representante legal no se encuentra a lo
que le informan que lo hará el coordinador HSEQ quien
tiene conocimiento de los temas tratados ya que es el quien
maneja el sistema HSEQ.

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El coordinador, le coloca en la pantalla del computador a su
cargo, las actas de reuniones gerenciales realizadas cada
cuatro meses en donde no se tienen en cuenta los aspectos del
SG HSEQ de forma sistémica ni seguimiento a los
compromisos adquiridos y el acta de revisión gerencial en
donde solamente se analizaron los índices de satisfacción de
los clientes y que fue realizada un año antes de la realización de
la auditoría actual teniendo en cuenta los periodos de corte. Se
informa adicionalmente, que los resultados fueron
comunicados a los trabajadores en su momento y se dio
respuesta a los PQR. El auditor solicita los registros de
divulgación de cinco trabajadores seleccionados previamente y
encuentra que el formato utilizado no tiene diligenciado
todos los datos requeridos y establecidos por la empresa
y adicionalmente es un formato antiguo de acuerdo con la
información del coordinador HSEQ.

El auditor le solicita al coordinador HSEQ el análisis de su

contexto de organización conforme lo definen las normas
internacionales, la identificación de las partes interesadas y
priorización de estas en donde define de acuerdo con el análisis
realizado cuales son las necesidades y acciones para seguir a lo
cual el coordinador informa que no lo ha realizado.

Para la revisión del cumplimiento de la política el

coordinador HSEQ informa que fue divulgada hace una
semana, presenta los registros de los trabajadores del área
administrativa e informa que los conductores se encuentran
realizando actividades con los clientes y que no les hizo llegar
la nueva política. Al volverla a revisar en la oficina no se

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encuentra firmada.

Para la revisión del cumplimiento de los objetivos HSEQ, el

coordinador HSEQ muestra una matriz de cumplimiento de
objetivos en donde él es el responsable del cumplimiento de
todos los objetivos a los que le realiza seguimiento cada seis
meses para verificar su cumplimiento, estos solamente
presentan resultados de cumplimiento al 100%. El auditor
informa que se verifican estos resultados durante el proceso de
evaluación teniendo en cuenta todos los aspectos del SG
HSEQ.

Para revisar la asignación de recursos el coordinador HSEQ

informa que no tiene un presupuesto asignado ya que por
decisión de la gerencia le asigna los recursos de acuerdo con
sus necesidades y que en eso son muy amplios, siempre le dan
dinero para lo que se necesite con el fin de que no generen
PQR´s.

Al realizar la revisión de la matriz de requisitos legales

definida por la organización, se evidencia que se identifican
requisitos de los clientes sin considerar el mecanismo de
cumplimiento, ni la identificación de los requisitos de
seguridad, salud En el trabajo y ambiental.

El auditor solicita el procedimiento para la investigación

de incidentes (accidentes y casi accidentes) de trabajo,
ambientales y enfermedades laborales:

El Coordinador HSEQ presenta un documento denominado

Paso a Paso para la realización de investigación de
Accidentes de Trabajo PR-HSE-19 versión 1 de 1 de
enero de 2018, especificando la metodología a utilizar

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para la investigación, identificando que no se contemplan
criterios para la investigación de incidentes (accidentes y casi
accidentes) ambientales ni enfermedades laborales e
igualmente no ha realizado la investigación del accidente grave
que se le presento dos meses antes de la auditoria y que fue
reportado a la ARL hace dos semanas. Esta información se
encuentra en el certificado de accidentalidad emitido por la
 ARL con fecha del último día del mes anterior.

Al solicitar los registros estadísticos de accidentalidad el

coordinador HSEQ informa que solo tiene registros del año
anterior que en el transcurso del presente año no ha tenido
tiempo de hacer los registros ni la investigación de los eventos
debido a que se encuentra con muchos proyectos y no cuenta
con suficiente personal para implementar los controles.
Observación:

Se realiza el hallazgo teniendo en cuenta que durante la visita y los documentos revisados no
cumplen con los requisitos y compromiso expuestos, al igual no se realiza la actualización
periódica de la información.
.

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 El auditor al revisar previamente la matriz de riesgos,
evaluación de riesgos y determinación de controles
encuentra que no se tiene identificado el riesgo prioritario de
acuerdo con la actividad de la empresa , solicita al Coordinador
HSEQ evidencias de los registros de capacitación y
competencias de los conductores quien informa que hasta la
fecha le faltan 6 de 10 trabajadores por actualizar la
documentación, que igualmente realizan las actividades por la
importancia de los clientes, presentando los certificados de los
otros cuatro trabajadores, así como los perfiles de cargo, la
asignación de funciones y responsabilidades y el
programa de capacitación de acuerdo con los
requerimientos de cada cargo que en la evaluación del mismo
reporta un 100% de cobertura y un 100% de eficacia.
Observación:

Se realiza el hallazgo y la observación, teniendo en cuenta que durante la verificación de la

matriz no se evidencia el riesgo prioritario, al igual la desactualización de la misma.

Teniendo en cuenta que existen trabajadores realizando

actividades de conducción y que adicionalmente no cuentan
con la formación requerida por ley el auditor solicita el
procedimiento para la realización de evaluaciones médicas
y el profesiograma, el coordinador informa que todavía no
le han entregado el profesiograma que le solicito a la ARL y
que por lo tanto los exámenes médicos se los realizó
solicitando a la IPS exámenes con especificaciones para
conductores, se solicitan los certificados de aptitud respectivos

10
de los 10 trabajadores seleccionados y se encuentra que 3
tienen recomendaciones médicas a las cuales no se les ha
 realizado seguimiento pero que son los más antiguos en la
empresa que siempre lo han hecho y que hasta ahora no ha
pasado nada.

El coordinador informa al auditor que se han establecido

controles para enfermedades endémicas y se han
realizado campañas en donde se involucra a las familias de los
trabajadores relacionadas con vacunaciones de tétano, fiebre
amarilla, control de cáncer de próstata y cáncer de útero para
los trabajadores de la empresa y campañas de higiene oral para
los hijos de estos. Muestra los registros fotográficos de todas
las actividades y la matriz de enfermedades endémicas
presentes en las regiones donde realizan actividades.

El diagnostico de condiciones de salud fue entregado

por la IPS el viernes anterior a la auditoria y se encuentran
recomendaciones relacionadas con la continuidad de
Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE)
visual, auditivo y DME. El coordinador expresa que ha
establecido PVE para el control de enfermedades de
origen cardiovascular y afectaciones por DME que a la
fecha ha evaluado con indicadores de cumplimiento y expresa
que tiene calificada una enfermedad laboral por pérdida de
capacidad auditiva en un trabajador de 36 años, lo cual el
auditor verifica en el certificado emitido por la ARL y la carta
enviada a la empresa en donde le informan la pérdida de capacidad
auditiva del trabajador.

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Observación:
Se realiza la observación, con el fin de realizar un seguimiento al trabajador para verificar que
decisión ha tomado la empresa, en la próxima visita.

El auditor le solicita al coordinador HSE el procedimiento

de administración para contratistas y proveedores
PR-HSE- 015 versión 2 de Enero 30 de 2015 de acuerdo
con el procedimiento de control de documentos enviada al
auditor previamente a lo que el coordinador informa que ese
procedimiento había cambiado de versión hacía una semana
pero que no actualizó la matriz de control de documentos.

En el procedimiento se evidencian los criterios de

selección, evaluación, monitoreo y seguimiento para
contratistas y proveedores de acuerdo con los
servicios y riesgos a los que se ven expuestos, para validar
su implementación el auditor selecciona a la EPS SANATE, al
contratista eventual de soldadura SOLDAR SAS, Transportes
CARGAR y al dispositor de residuos ECO LTDA., el
coordinador informa que el departamento de compras es el
encargado de estos servicios.

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 El auditor solicita a los representantes de compras las evidencias
de los registros, evidenciando que al realizar la evaluación de
desempeño no informan a los contratistas-
proveedores seleccionados los resultados de la
evaluación y que su seguimiento se realizará en el periodo
siguiente que es dentro de seis meses a pesar que ellos conocen
el procedimiento en donde se establece que deben establecer
planes de acción de acuerdo con los resultados.
Observación:

Se realiza la observación, con el fin de realizar un seguimiento a la actualización de la matriz

para llevar acabo el seguimiento en cuanto a la evaluación de desempeño de los
contratistas- proveedores seleccionados los resultados de la evaluación.

La empresa hace entrega de los residuos peligrosos

que genera a la empresa ECO LTDA., evidencia que
tiene permiso de recolección, transporte y disposición final de
residuos por parte de la secretaria de ambiente de Bogotá. La
empresa hace la entrega de los residuos peor no tiene un
registro de residuos generados y dispuestos de
acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

El programa de gestión que maneja es para la reducción

de agua y energía al revisar la evaluación de los indicadores
propuestos como reducir el 20% de agua y energía per cápita,
el análisis realizado está relacionado con número de
actividades realizadas en el periodo.

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Ya al finalizar la tarde el auditor solicita al coordinador HSEQ que
le permita revisar el programa de inspecciones PR-HSE- 020
versión 5 de 6 de abril de 2016, en donde se define la
realización de inspecciones de EPP, máquinas y equipos, locativo,
equipos de emergencia, aspectos ambientales, vehículos, pero el
coordinador informa que no ha tenido tiempo de realizar
inspecciones este año y que las inspecciones que tiene son del año
2019.

Al solicitar los registros de mantenimiento de vehículos,

lavado, programa de oren y aseo de los vehículos, el
coordinador HSEQ informa que los vehículos son revisados en
talleres de barrio a donde cada conductor aliado lleva el
vehículo y no se tienen control sobre la disposición de los
vertimientos, cambio de llantas y aceites. Para los
vehículos propios se tiene establecido el mantenimiento de los
mismos en el centro de diagnóstico de confianza y en donde los
han atendido durante años por lo que no han solicitado ninguna
documentación al respecto.

Revisa posteriormente el proceso de auditorías internas se

solicita el procedimiento de auditorías PR-HSE-021
versión 7 de 12 de abril de 2016 en donde se evidencia el
programa de auditorías, las competencias del auditor interno.
Al revisar la planeación de la auditoría interna se evidencia que
no hubo participación del COPASST, el auditor interno es el
coordinador

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 HSE y en el informe no se evidencian desviaciones al sistema
SSTA.

Revisa el procedimiento de acciones correctivas y

preventivas PR-HSE 022 versión 3 de 7 de agosto de
2013 en donde establece metodología de análisis causal para
dar tratamiento a las AC /AP el cual de acuerdo con lo
informado por el coordinador HSE no se ha implementado ya
que él desde que llegó a la empresa hace un año lleva una
matriz de análisis en donde se hace seguimiento a las
desviaciones.

Al revisar la accidentalidad para definir la tendencia se

evidencia han presentado en el año 2014 0 at, 2015 3 at
incapacitantes con 45 días de incapacidad, 2016 5 at con 345

días de incapacidad, 2017 1 at fatal, 3 at con 90 días de

incapacidad, 2018 2 at con 30 días de incapacidad. Esta
información es suministrada en el certificado de accidentalidad
de la ARL emitida 30 días antes de la fecha de auditoria. En
todos los años se evidencia que no tienen registros de casi
accidentes ni registros estadísticos de accidentalidad de
contratistas.
Observación:

Se realiza la observación, con el fin de realizar un seguimiento a la responsabilidad del

coordinador en cuanto a que no se irrealizado inspecciones este año, de igual forma que no se
lleva un registro de residuos generados y dispuestos de acuerdo con lo establecido en la
legislación vigente, no se lleva un control de la revisión de los vehículos no maquinarias.

Auditoría de
Campo en
ejecución de
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De acuerdo con el plan de auditoria el auditor teniendo en cuenta
las recomendaciones realizadas por el coordinador HSEQ para la
actividades
realización de la auditoria de campo, se desplazan hacia donde se
encuentran los conductores más cercanos ubicados en el cliente
MAUROS PIZZA en donde se prestan servicios de transporte de
personal a las diferentes sucursales. Los conductores se encuentran
en el parqueadero asignado por la empresa ubicado a media cuadra
de esta, le informan al auditor los criterios para atender
emergencias y los riesgos a los que se expone durante su visita, así
mismo los controles propuestos.

Los trabajadores de la empresa auditada se encuentran ya

realizando sus labores desde las 6 am, la cual es por llamado de
acuerdo con las necesidades y turnos de los trabajadores. El auditor
solicita el procedimiento para traslado de pasajeros PR-
HSE- 017 versión 1 de 1 de diciembre de 2012 y el
coordinador lo busca en el equipo que lleva desde la oficina e
informa que no se encuentra impreso ya que los trabajadores lo
conocen, al verificar la información con los trabajadores se
evidencia que no realizan inspecciones de los cinturones de
seguridad, niveles de llantas, nivel de aceite, ni realizan ATS de
acuerdo con lo definido en el procedimiento.

Se sigue la entrevista con los trabajadores y al preguntar como

aplican la política integral informan que al no realizar las

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inspecciones de equipos no podrían dar cumplimiento a lo
definido en la misma. Desconocen los objetivos propuestos
para la gestión del sistema HSEQ e informan que los resultados
de la evaluación de desempeño nunca les fue informado.

Evidencia además que no tienen conocimiento del

funcionamiento del COPASST ni participaron en la
elección del mismo a pesar de llevar cuatro años con la
organización.

El auditor dando cumplimiento al plan de auditoria siendo las

11:30 am decide desplazarse hacia la empresa para dar
continuidad al proceso y sobre las 2pm., cuando llega
evidencia que los trabajadores habían pedido permiso y solo se
encuentra con el operario de control vehicular a quien le
pregunta sobre los certificados de calibración de los equipos y
este informa que no los tiene en sitio, se los tuvo que entregar
al gerente la semana pasada para su revisión y no se los
devolvió, le informa al auditor que hace entrega de los residuos
y que para la disposición todos los lleva al mismo sitio sin
separar los que se encuentran contaminados. Al realizar una
inspección en el cuarto de almacenamiento de residuos
encuentra que en el área no hay una adecuada disposición de
residuos de acuerdo con lo definido en la legislación vigente.

El auditor finaliza su observación de acuerdo con el plan de

auditoria para iniciar la realización del informe previo de
hallazgos

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Pantallazo aporte Foro de Discusión Calificable