Notas de costos Logísticos

Distribución de los Costos Logísticos

A continuación se relacionan el impacto de los costos dentro de las ventas y el peso en los
costos internos.

RUBRO COSTO DISTRIBUCION COSTO

% DE DESPACHOS LOGISTICO
1. TRANSPORTE 3.13 43.4
2. BODEGAJE 1.78 24.7
3. INVENTARIOS 1.61 22.4
4. PROC. PEDIDOS 0.34 4.70
5. ADMINISTRACION 0.32 4.40
6. OTROS 0.02 0.00
TOTAL 7.2 % 100 %

PIE DE PAGINA *...RULES OF THUMB

Dentro de los actividades inherentes a la cadena de valor proveedor - cliente, se incurren en
costos asociados a los procesos logísticos de abastecimiento y distribución de mercancía,
los cuales conforman la estructura básica de los costos logísticos y son los rubros que las
empresas deben racionalizar, minimizar y optimizar, con el fin de reducir el margen entre
las ventas netas y los gastos totales de operación y de esta manera contribuir con el
aumento de la rentabilidad para poder ser competitivos en los mercados actuales.

A continuación se discriminan los costos relacionados con los procesos anotados

anteriormente.
 DETALLE COSTOS LOGISTICOS
 PEDIDOS SALARIO PERSONAL
APROVISIONAMIENTO  COMPRAS COMUNICACIONES
DOCUMENTOS

 ESPACIO
 ARRIENDO TEN. INVENTARIO
ALMACENAMIENTO  IMPUESTOS
 SEGUROS COSTO OP ORT.
 MTTO Y REP. ROPTURA STOCK
CONTROL EXIS T.
 EMBALAJE
 TRANSPORTE
DISTRIBUCION  UNITARIZAC ION
FLETES

 ADMINISTRACIO N PERSONAL
ADMINISTRACION  FLUJOS DE INFORMACION

 Clasificaciones de los Costos Logísticos por Actividades

Aprovisionamientos

Es el primer rubro de los costos de la cadena logística, están asociados los recursos,
insumos y personal necesarios para efectuar una compra de materia prima y/o productos
terminados desde la fuente de suministro de un proveedor.

Cualquier error o exceso en la compra de mercancía, puede tener efectos negativos en el

almacenamiento en los respectivos almacenes y/o bodegas, ocasionando sobrecostos en el
manejo de los inventarios.
C O S T O D E P R O C E S A R
U N A O R D E N D E C O M P R A
M a n u a l 1 0 5
C o m p u ta d o r 5 2
E D I 2 2
E D I + C ó d ig
U oS d
$ e1 B
0 5a r r a s 1 6 U S $
1 2 0

1 0 0
U S $ 5 2
Número de Ordenes

8 0

6 0 U S $ 2 2

4 0

2 0

0
M a n u a l C o m p u ta d o r E D I E D I + C ó d ig o
d e B a rra s

Almacenamiento

Está constituido por los costos incurridos en el arrendamiento y/o compra de los espacios
físicos requeridos para el manejo, custodia y almacenamiento de la mercancía en tránsito
hacia los clientes finales.
 COSTOS ALMACENAMIENTO
ASEGURAR LA
COSTOS FINANCIEROS MERCANCÍA
CAPITAL INMOVILIZADO
ARRENDAMIENTO MANTENIMIENT
ESPACIO $/M 2 INFRAESTRUCTURA
ALMACENAMIENTO Y EQUIPOS
DEPRECIACIÓN
DE MATERIALES
PERSONAL DIRECTO E HORAS EXTRAS Y
INDIRECTO RETRABAJOS
DIFERENCIAS DE
AVERÍAS Y DETERIORO INVENTARIO
POR MANEJO
OBSOLESCENCIA Y
DETERIORO

“COSTOS DESAGREGADOS Y CAMUFLADOS EN LOS

ESTADOS FINANCIEROS ”

Es importante diferenciar entre los costos de tener un espacio para almacenar y tener la
custodia de un inventario, se debe tener mucho cuidado con la exactitud y conservación del
inventario, evitando su ruptura, pérdida y obsolescencia por la no rotación oportuna hacia
su destino final.

Existe en las operaciones de almacenamiento y despacho los costos ocultos, los cuales no
se tienen en cuenta en los estados financieros y algunos no se pueden cuantificar debido a
su naturaleza, pero repercuten negativamente en la reputación e imagen de la empresa ante
los clientes internos y externos (ver gráfico).

Costos de Inventario

C O S T O S T O T A L I N V E N T A R I O S
P O S E S I Ó N R E N O V A C I Ó N R O T U R A D E S T O C K

• C O S T O • C O S T O D E • C O S T O
I N V E R S I O N P E D I R D E V O L U C I O N E S
( O R D E N A R )
• C O S T O R I E S G O • C O S T O P E D I D O S
• C O S T O D E E S P E C I A L E S
• C O S T O
S E G U I M I E N T O
C I U D A D O • C O S T O
• C O S T O D E T R A N S P O R T E
• I M P U E S T O S
D E S P A C H A R A D I C I O N A L
• C O S T O O C U L T O S
Al llevar a cabo un análisis deben tenerse en cuenta diversos factores, tales como
rendimiento de la inversión, rotación de activos y ciclo de vida del producto. Muchos de
estos factores se consideran y revisan en documentos contables y financieros que elaboran
cada mes en las empresas. Por desgracia, incluir estos factores en modelos de intervalos
continuos para los inventarios requiere analíticas complejas. Por lo tanto, la mayor parte
de los modelos básicos de inventarios se basan en compensaciones e intercambios de
costos como criterios para el análisis. En general, se consideran cuatro factores de costos:
(1) de pedidos (preparación); (2) de mantenimiento (conservación); (3) de agotamiento
(falta de existencia) y (4) de adquisición (producción).

Costos de pedido (preparación):

Se incurre en costos de pedido (de preparación) en cualquier momento en que ocurra

alguna actividad para reabastecer los inventarios. Para los modelos comerciales, se utiliza
el término costos de pedido. Ese costo consta primordialmente de aquellos costos
administrativos y de oficina, asociados con todos los pasos y actividades que deben
emprenderse desde el momento en que se emite la requisición de compra hasta el momento
en que se recibe el pedido, se coloca en el inventario y se paga. Algunos elementos
representativos de los costos de pedido incluyen el procesamiento y manejo de las órdenes
de compra, transporte, la recepción, inspección, colocación en inventario, contabilización,
auditoria y pago al proveedor.

Por lo general, se considera que los costos de pedido son independientes del tamaño del
lote; lo más común es que se utilice un cargo fijo por pedido.

En los modelos de producción, se utiliza el término costos de preparación en vez de

costos de pedido. Estos costos de preparación por lo general incluyen muchos costos
administrativos y de oficina asociados al apoyo a la producción, tales como requisiciones,
recepción, inspección, colocación en inventario y contabilización; sin embargo lo más
frecuente es que los costos más importantes sean los de la mano de obra y materiales
asociados con la preparación de la maquinaria para producir.

Se puede asumir que el costo de pedido (de preparación) es constante; es decir, el costo es
independiente del número de unidades que se pidan o el número de unidades que se
incluyan en una corrida de producción.

Costos de conservación (mantenimiento):

Estos costos son aquellos en que se incurre al tener un determinado nivel de inventarios
durante un período específico. En esencia, este costo consta de los costos explícitos e
implícitos asociados con el mantenimiento y la propiedad de los inventarios. Este costo
incluye el costo de oportunidad del dinero invertido en ellos, el costo del almacenamiento
físico (renta, calefacción, iluminación, refrigeración, conservación de registros, seguridad,
etc.), depreciación, impuestos, seguros y deterioro y obsolescencia de los productos. El
costo de conservación se expresa como un costo de tiempo.

Costos de agotamiento (falta de existencias):

Estos costos son aquellos en los que se incurre al no poder satisfacer una demanda. La
magnitud del costo depende de si se permiten los pedidos retroactivos. Si éstos no se
permiten, entonces un agotamiento de inventario dará como resultado la pérdida
permanente de ventas para los artículos que se demandaban y que no estaban disponibles.
Podría incurrirse en un costo adicional de "buena voluntad" si el cliente deja de comprarle
a la organización.

Cuando se permiten los pedidos retroactivos, los costos relevantes de agotamiento son los
costos administrativos y de oficina asociados con esta actividad y que incluyen el costo de
esfuerzos especiales en estas áreas, tiempo extra, manejo y transporte especial y
seguimiento.

Costos de Distribución y Transporte

Es uno de los rubros más importantes y que se constituye en el más representativo de los
costos logísticos, ya que implica la inversión y/o arrendamiento de vehículos para la
distribución de la mercancía.

La mayoría de las empresas tienen el dilema de tener su propia flota de transporte o

contratarla, cualquiera de las dos opciones son onerosas y su elección depende de las
características de la mercancía a transportar y de los sitios de entrega.

Los costos de distribución suelen ser cuantiosos para las empresas. Muchas firmas se ven
imposibilitadas de poder competir fuera de su zona de fabricación por el incremento que
supondría en los costos de distribución .

La reducción de intermediarios y costos de distribución de las empresas, son aspectos

decisivos dentro del mercado actual.

- Costos de los Vehículos. Por diferentes motivos, tanto las empresas con flota propia
como los transportadores contratados, se interesan en conseguir que las actividades de
transporte originen costos mínimos. Los costos de transporte se han incrementado
considerablemente en los últimos años, reflejando los cambios que han tenido lugar en la
industria y en la economía.

El costo de funcionamiento de un vehículo depende de diversos factores, que se pueden

agrupar en dos tipos: Costos fijos (en los que se incurre independientemente de que el
vehículo esté en ruta o no) y costos variables (en los que se incurre sólo cuando el vehículo
está en ruta).

Los costos fijos incluyen licencias, salarios, alquileres y tarifas (del estacionamiento del
vehículo), seguros e intereses (costo del capital de adquisición del vehículo). El interés
depende de la marca, modelo y año de fabricación del vehículo y también de su forma de
adquisición.

El interés, sea el que se paga realmente o el derivado del costo de oportunidad del capital
invertido, representa una cantidad que se puede estimar entre el 20% y el 30% de todos los
costos fijos. Cuanto mayor y más caro es el vehículo, mayor será este interés.

Los costos variables incluyen combustible, lubricantes, neumáticos, mantenimiento y

amortización. El mantenimiento y la amortización, representan entre el 40% y el 60% de
los costos variables y dependen directamente de la política de renovación elegida. El
consumo de combustible depende, en alguna medida, de la antigüedad de la flota, ya que
los vehículos más modernos tienen un menor consumo que los más antiguos a los que
reemplazan.

Además de los costos mencionados existen costos de capital y gastos generales. Todos
ellos conforman los costos totales de transporte.

COSTOS FIJOS

- Horas extras. Si se trabajan horas extras, su pago puede variar en función de las horas
trabajadas o bien consolidarse en los salarios.

- Seguro de vehículos. Se debe tener asegurado cada vehículo de la flota.

- Licencias. Las licencias de transporte representan un costo fijo.

- Alquileres y Tarifas. Los costos de los parqueaderos y mantenimiento de los vehículos

pueden representar una proporción importante de los costos fijos.

- Gastos Generales. En este punto se debe incluir la administración de los parqueaderos

y mantenimiento. Incluye el pago del personal directivo, de los administrativos, de los
encargados de programar las cargas, etc.

- Intereses. Los intereses pueden ser reales o estar constituidos por costos de oportunidad
del capital invertido en los vehículos, ya que si no se hubiesen comprado los vehículos se
podría haber invertido la misma cantidad en otras actividades rentables.

Amortización. La amortización tiene un componente fijo y otro variable, ya que depende

de la antigüedad y de la utilización del vehículo. Sin embargo, como se utiliza una
amortización financiera en la mayoría de los vehículos, este costo se debe incluir entre los
fijos. Además de los vehículos, se deben amortizar los equipos de los parqueaderos e
instalaciones de mantenimiento si tienen vida limitada.

Administración: Se refiere a todo el soporte humano administrativo y de sistemas de

información que hacen posible la gerencia y control de todas las actividades de la cadena
logística.

Mantenimiento. En el mantenimiento también existen costos fijos variables. Algunas

acciones de mantenimiento se realizan periódicamente y otras son función de los
kilómetros recorridos. Las instalaciones de mantenimiento, cuando éste es realizado por la
empresa, deben considerarse dentro de los costos fijos.

COSTOS VARIABLES

- Combustible. El consumo de combustible depende directamente de los kilómetros

recorridos y está influenciado por la antigüedad del vehículo y la eficiencia del motor.
- Aceite. El aceite es un artículo consumible que se puede relacionar con el kilometraje a
través de la frecuencia de su cambio.

- Neumáticos. El desgaste de los neumáticos depende de su calidad y de la forma de

conducción. Su consumo se estima con base en el kilometraje recorrido y a la experiencia
previa.

- Mantenimiento. Algunos elementos del mantenimiento representan costos variables.

Estos pueden asignar al vehículo que los ha generado y son la base para tomar decisiones
individuales de renovación de vehículos.

El sistema de control de costos podría basarse en la hoja del vehículo. De esta forma se
puede asignar a cada vehículo los ingresos y los costos generados por el mismo. Este
método se puede utilizar individualmente para llevar el registro de un vehículo y también
combinarlo con otros sistemas de registro de costos administrativos y de costos generales.
De esta forma se puede llegar a un sistema contable completo.

Una vez se ha conseguido un sistema correcto de contabilidad, se puede obtener diversas

estadísticas:
- Consumo de combustible (básico para el control de los costos de
operación).
- Costo por tonelada.
- Costo por kilómetro.

Se puede obtener una gran cantidad de información mediante el análisis de los datos de
costo y esta información puede reportar beneficios valiosos para el funcionamiento de la
empresa. Sin embargo, el análisis sólo será válido en el momento en el que se pueda
utilizar la información generada. En una gran empresa de transporte, se debe desarrollar
muy bien el sistema de contabilidad. Existen muchos sistemas informáticos, diseñados
internamente en las empresas de transporte o comerciales, para analizar los sistemas de
transporte. No debe olvidarse que el objeto último de estos sistemas consiste en analizar el
buen funcionamiento de la empresa.

Distribución por Empresas

La contribución de la logística en las empresas es optimizar los recursos utilizados en la

cadena valor proveedor-cliente, mediante la reducción de los costos involucrados en las
actividades, estos ahorros internos se constituyen en factores claves de éxito para que las
empresas sean competitivas y no tengan que aumentar los precios de venta al público
como medida para esconder la ineficiencia causada por el aumento de los costos de
operación internos.

A continuación se muestra la contribución de la logística en un estado financiero de una

empresa industrial y una empresa comercial.
 COSTOS LOGISTICOS vs EST. FINAN.
1. EMPRESA INDUSTRIAL
+ VENTAS INGRESOS
- COSTOS PROD. VENDIDOS
COMPRAS
PRODUCCION
- GASTOS DE VENTAS Y ADMON
PROC. PEDIDOS
TRANSPORTE
BODEGAJE
CONTROL INVENT.
EMBALAJES LOGISTICOS
NET SOPORTES
- MARGEN OPERACIONAL
-
- UTLIDAD NETA

INGRESOS - COSTOS LOG= UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA

Costos Ocultos

Existen actividades logísticas no aparecen en los estratos financieros de las empresas y que
incluyen sobre los costos de las operaciones, debido a las siguientes variables:

C O STO S O C ULTO S
O B S O LE S C E N C I D E T E R IO R O S Y

D E V O L U C IO N E
RE TR ASO S

RO TURA DE STO CK
D IF E R E N C IA S D E  N O E X IS T E N C IA E N E L M O M E N T O
C A N T ID A D E S DE DESPACHAR.
IN V E N T A R IA D A  V A L O R V E N T A S N O R E A L IZ A D A S
(E R R O R E S Y /O H U R T O S )
 P E R D ID A D E IM A G E N
 F A V O R E C E L A C O M P E T E N C IA

Estos costos se ocultan dentro de varias cuentas, es muy importante poder identificar y
calcular estos conceptos, con el fin de optimizar los recursos y corregir fallas en la
operación logística y que van en detrimento de la calidad del servicio y los costos de
funcionamiento de la empresa.
Los costos son significativos

Por muchos años, un número de estudios ha sido orientado a determinar los costos de la
logística para la economía y para las empresas individuales. De acuerdo con el Fondo
Monetario Internacional (FMI), el promedio de los costos logísticos está próximo al
12% del producto interno bruto mundial. Robert Delaney quién ha investigado los
costos logísticos por mas de dos décadas, estima que los costos logísticos de la cadena
de abastecimiento son el 10.5% del producto interno bruto, o US$ 1.126 trillones. Para
las empresas, los costos logísticos tienen un rango desde un 4% hasta un 30% de las
ventas. Los resultados de un reciente estudio son mostrados en la tabla 3, aunque los
costos de la distribución física están cerca del 8% de las ventas, está investigación no
incluye los costos del abastecimiento físico. Probablemente otra tercera parte puede ser
adicionada a este total para un promedio de los costos logísticos para una compañía
cercanos al 10.5% de las ventas. Sin embargo, se nosotros estimamos que los costos
logísticos se clasifican en segundo lugar después de los costos de ventas (costos de
compras). Se debe agregar valor minimizando estos costos y entregando los beneficios
para los consumidores y los accionistas.

Las líneas de abastecimiento y distribución están ampliadas

La tendencia es hacia una economía mundial integrada, las empresas están mirando, o
tienen desarrollada, estrategias mundiales donde sus productos son diseñados para un
mercado global y producidos dondequiera que los costos mas bajos puedan ser
encontrados para las materias primas, componentes y mano de obra o simplemente se
producen localmente y se venden internacionalmente. En este caso, las líneas de
abastecimiento y distribución son limitadas como si lo comparamos con el productor
que desea fabricar y vender localmente. No sólo, ocurre está tendencia porque las
compañías están bajando costos o ampliando mercados, sino también porque se están
enfrentando a arreglos políticos que promueven negociaciones. Como ejemplos están la
formación de la Comunidad Económica Europea, el significativo Acuerdo de Libre
Comercio de Norte América (NAFTA) entre Canadá, los Estados Unidos y México; y la
creación de nuevo acuerdo económico de negociación entre los diferentes países de Sur
América (MERCOSUR).

OBJETIVOS DE LA LOGÍSTICA DE NEGOCIOS

Dentro de los objetivos más amplios de la empresa, el experto en logística define sus
metas funcionales que moverán a la compañía hacia sus objetivos totales.
Específicamente, se desarrolla una mezcla de actividades logísticas que resultarán en el
retorno sobre la inversión lo más alto posible en el tiempo. Existen dos dimensiones
para esta meta:

1. El impacto del diseño del sistema logístico sobre el margen de contribución

2. El costo del diseño

Idealmente, el logístico debería conocer cuantos ingresos adicionales deberían ser

generados a través de las mejoras incrementales en la calidad del servicio suministrado
al cliente. Sin embargo, tales ingresos no son generalmente conocidos con gran
exactitud. Frecuentemente, se debe definir al nivel de servicio algún valor,
generalmente el nivel que es aceptable para los clientes, la función de ventas y otras
partes involucradas. En este punto, el objetivo logístico puede llegar a convertirse en la
minimización de los costos sujeta a satisfacer el nivel de servicio deseado más que a la
maximización de las ganancias o el retorno sobre la inversión.

Los ingresos difieren de los costos logísticos en que generalmente pueden ser
determinados con tanta exactitud como la práctica contable lo permita y son de dos
tipos:
1. Costos operativos
2. Costos de capital

Los costos operativos son aquellos que se repiten periódicamente o aquellos que varían
directamente con la variación en los niveles de actividad. Los salarios y los costos de
las bodegas públicas o almacenes de depósito o almacenadoras, administrativos y
ciertos gastos generales son ejemplos de costos operativos.

Los costos de capital son los gastos que se realizan una vez que no cambian con las
variaciones normales en los niveles de actividad. Ejemplos son la inversión en una flota
privada de transporte, el costo de la construcción de una bodega para una compañía y la
compra de equipos de manejo de materiales.

Sí, se asume que se conoce el efecto de los niveles de actividad logística sobre los
ingresos, un objetivo financiero para los logísticos pueden ser enunciado como sigue:

“Maximizar en el tiempo la proporción de los ingresos anuales (debidos al nivel de

servicio suministrado a los clientes) menos los costos operativos del sistema logístico
dividido por la inversión anualizada en el sistema logístico”

Sí el valor del dinero en el tiempo es mayor, la maximización del valor presente de los
flujos de efectivo o la maximización de la tasa interna de retorno podría ser aún un
enunciado más apropiado del objetivo. La maximización del retorno acumulado sobre
la inversión en el tiempo es el objetivo único más importante para asegurar la
supervivencia de la compañía.