INSTRUMENTOS DE GESTION MUNICIPAL.

Neil Suller Equenda.

Asesoria Juridica.

DEFINICION

La Gestión Municipal, implica el desarrollo un conjunto de actividades, estrategias y técnicas idóneas que permitan
desarrollarse internamente y proyectarse a la comunidad la imagen de un gobierno edil serio, responsable, moderno, eficaz
y eficiente a tono con las expectativas de la población, es así que los Instrumentos de Gestión, vienen a ser aquellos
documentos en los que se plasman todas las actividades de fortalecimiento y desarrollo Institucional, transparencia en la
gestión, desarrollo económico local, servicios municipales, democratización de la gestión, desarrollo humano y promoción
social entre otras.

Los Principales Instrumentos de Gestión utilizados por una Municipalidad son:

· Reglamento Interno del Consejo Municipal.

· El Organigrama
· Reglamento de Organización y Funciones (ROF)
· El Manual de Organización y Funciones (MOF)
· El Cuadro de Asignación de Personal (CAP)
· El Presupuesto Analítico de Personal (PAP)
· El Presupuesto Nominativo de Personal (PNP)
· El Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA)
· El Plan Operativo Institucional (POI)
· El Plan Estratégico Institucional (PEI)
· EL Reglamento Interno de Control y Permanencia de Personal.

EL ORGANIGRAMA.-

Definición.- Se trata de un instrumento técnico de la organización municipal que representa en forma grafica y
esquematizada la estructura de la Municipalidad.

Puede ser considerado como una fotografía de cuerpo entero de la Municipalidad, y por tanto sujeto a la dinámica de su
evolución.

Se considera en el organigrama los Órganos de Gobierno y Alta Dirección como aquellas que ejercen la acción de
gobierno de la Municipalidad y en consecuencia fijan y disponen la ejecución de políticas y objetivos de desarrollo local
que deben ejecutar en cumplimiento de sus atribuciones, entre ellos tenemos el Consejo Municipal, LA Alcaldía y la
Gerencia Municipal. (Ver dibujo abajo)

Son Órganos Normativos y de fiscalización, las comisiones de regidores (permanentes y especiales) que se conforman
periódicamente en la Municipalidad. (Ver dibujo abajo)

Es el órgano de control, aquel que efectúa la verificación los resultados de la gestión en los aspectos administrativos,
financieros y cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, tal como el Órgano de Control Institucional OCI.
(Ver dibujo)

Existe un Órgano de Defensa Judicial del Estado el mismo que se encarga de defender judicialmente todos los intereses de
la Municipalidad como Institución, este es la Procuraduría Publica Municipal.

Existen Órganos consultivos y de Coordinación como son: El Consejo de Coordinación Local Provincial, La Junta de
Delegados vecinales Comunales, El Comité Provincial de Seguridad Ciudadana y Defensa Civil y El Comité
Multisectorial de Desarrollo. (Ver dibujo).

Son Órganos de Asesoramiento los que se encargan de presentar sugerencias, formular propuestas y orientar a la Alta
Dirección en la Toma de desiciones. Por lo general estos órganos satisfacen la necesidad del consejo, ayuda especializada
e información tecnica a la Alta Dirección y de los Órganos de Línea, entre ellas tenemos a la Oficina de Asesoria Jurídica
y la Oficina de Planificación, con sus respectivas dependencias: Unidad de Planes, Inversión Publica y Cooperación
Internacional.
Los Órganos de Apoyo son los que prestan servicios de carácter auxiliar o complementario a todos los órganos de línea y
de asesoramiento de la Municipalidad, la que viene a ser la Oficina de Administración con sus dependencias la Unidad de
Recursos Humanos, Unidad de Abastecimiento, Unidad de Contabilidad, Unidad de Tesorería y la Unidad de Logística y
Patrimonio; además de ello están la Oficina de Secretaria General que es la encargada de llevar el archivo de la
Municipalidad, la proyección de documentos normativos y todo lo que vea con el pronunciamiento de la Alta Dirección y
Gobierno.

Los Órganos de línea, son propiamente los que ejecutan los servicios locales y los proyectos de inversión teniendo como
marco general las competencia señaladas en la Ley Orgánica de Municipalidades, y están directamente relacionadas con la
comunidad y son la parte dinámica de la municipalidad, y entre estas tenemos la Gerencia de Desarrollo Urbano y Rural
con sus dependencias: Unidad de Estudios, Proyectos de Inversión y Supervisión, Unidad de Obras Publicas, Liquidación
y Equipo Mecánico y la Unidad de catastro y Habilitaciones Urbano Rural y también la Gerencia de Desarrollo Social
Rural Urbano, con sus respectivas dependencias: Unidad de Desarrollo Económico y Participación Ciudadana, Unidad de
Diversidad Cultura, Deporte y Turismo, La Unidad de Seguridad Ciudadana, Transporte y Circulación Vial y la Unidad de
protección Ambiental y Regulación del comercio.

Además se tiene los Órganos desconcentrados, a fin de desconcentra los servicios de la Municipalidad en bien de la
comunidad, llamados programas, las cuales son: Programa Instituto Vial Provincial, Programas Asistencia Social y
Seguridad, Programa DEMUNA y Asistencia a Discapacitados, programa Terminales Terrestres de pasajeros, Programa
camal Municipal, Programa de centro de Producción y Desarrollo y programa de Administración Tributaria y rentas.

Por ultimo se tiene las empresas Municipales que brindan servicios de manera empresarial, conforma a normatividad
especifica, entre ellas la Servicentro Municipal S.A.C. y la Empresa EMUSEM S.A.C.

Importancia del organigrama:

Indica la división del trabajo.

Señala los niveles jerárquicos.
Establece las líneas de autoridad y responsabilidad.
Indica los canales formales de comunicación.
Precisa la naturaleza lineal o Staff de los órganos.
Señala los jefes de cada órgano.
Da Una idea general sobre la organización actual y propuesta de una municipalidad.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF).-

Definición.- Se trata de un instrumento normativo de Gestión que determina la naturaleza, finalidad, competencias,
estructura orgánica de la Municipalidad; las funciones las competencias, la composición de sus órganos de que la
conforman.

La Municipalidad aprueba este documento de gestión a partir de la facultad que le confiere la Ley. Nro. 27972 “Ley
Orgánica de Municipalidades”, el decreto Supremo Nro. 043-2006-PCM que aprueba lineamientos para la elaboración y
aprobación del ROF por parte de las entidades de la Administración Publica, previo diagnostico de la organización actual
de la Municipalidad e informe de cada uno de los jefes de órganos indicando estructura vigente, problemas que afronta,
posibles soluciones y estructura propuesta

El Reglamento de Organización y Funciones es elaborado por la OficinaPlanificación de la Municipalidad, bajo el

siguiente procedimiento:

Primero: Se diseña en forma coordinada la nueva estructura Orgánica de la Municipalidad, así como la jerarquía de los
cargos tomando como base el diagnóstico organizacional o las informaciones disponibles..

Segundo: La Fundamentación es por escrito, la estructura propuesta y sustentada en reuniones con el Alcalde o Regidores.
Es necesario recordar que el ROF comprende a Unidades Orgánicas preferentemente hasta, el tercer nivel Organizacional.
Si hubiera necesidad de incluir aspectos de detalle, estos se incluirán en los correspondientes Manuales.

Tercero: La discusión y definición del contenido o Esquema del reglamento.

Cuarto: Se realiza la redacción del Reglamento, tomando como referencia la documentación fuente y los Reglamentos de
Municipalidades similares que se pudieran reunir. Es necesario resaltar la capacidad de redacción que deben tener los
encargados de formular el Reglamento. Cuando se cuenta con personas que saben redactar se logra un documento más
entendible y en plazos más cortos.
En la secuencia anterior, no se ha incluido la etapa referida a la determinación de los objetivos y funciones municipales,
porque en este caso, ya los determina por un lado la Ley de Municipalidades y por otro los planes de desarrollo local.

La buena Aplicación del ROF depende de los siguientes aspectos:

a) El ROF por sí solo no es la solución para el mejor funcionamiento de una Municipalidad, depende mucho de la
capacidad del nivel directivo.

b) Dicho Reglamento debe ir acompañado de una adecuada selección de personal, especialmente para los niveles
Directivos y/o Jefaturales. Este personal debe ser gente calificada, honesta, disciplinada, trabajadora y con capacidad de
mando y dispuesta a trabajar en equipo.

c) El Gobierno de la Municipalidad tiene que basarse en un Plan de Acción previamente aprobado y que recoja las
necesidades de desarrollo de la localidad. Aquí cabe recordar una célebre cita del Libertador Simón Bolívar que motiva
una reflexión: "El modo de gobernar bien es el emplear hombres honrados, aunque sean enemigos",

d) El ROF tiene que enlazarse con el proceso de racionalización de procedimientos y con la formulación de los
correspondientes Manuales.
Ambos son complementarios, mientras que el ROF indica cuáles son las funciones que corresponde a cada ÓRGANO de
la Municipalidad, el Manual de procedimientos señala cómo y en qué forma se debe ejecutar dichas funciones.

e) La Alta Dirección verá facilitada su labor, si pone en práctica la delegación de funciones,

Importancia del reglamento de organización y funciones (rof).

· Establece claramente las funciones y las responsabilidades que corresponde a los diferentes órganos de la Municipalidad.
· Clasifica y ordena las funciones de acuerdo a los tipos de órganos de Alta Dirección, Coordinación y de Participación;
Normativos y de Fiscalización Asesoramiento Apoyo Control de Línea Desconcentrados y Descentralizados.
· Tipifica la jerarquía de los cargos jefaturales.
· Facilita la formulación del Cuadro para Asignación del Personal (CAP) de la Municipalidad y de los Manuales de
Organización y Funciones (MOF), de cada uno de sus órganos.
· Constituye un documento base para efectuar los procesos de reestructuración que estime conveniente la Alta Dirección
de la Municipalidad.

EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF).-

Definición y Contenido

Es un instrumento normativo de gestión municipal que detalla y especifica las funciones que corresponde desarrollara una
determinada Oficina; los órganos que comprende y sus funciones; los cargos que conforman cada órgano, sus funciones,
sus líneas de autoridad y responsabilidad y sus requisitos mínimos.

Es decir, para el caso de las Municipalidades grandes y medianas cada Oficina, Dirección o Departamento de la
Municipalidad deberá contar obligatoriamente con su respectivo MOF.

En la elaboración del MOF, Preferentemente cuando la Municipalidad es grande o mediana porque en esta caso el
volumen de funciones y de personal es mayor y se hace necesario desagregar con más detalle las funciones y la
composición orgánica interna de cada Oficina, Dirección o Unidad.

En las Municipalidades Pequeñas no es necesario elaborar el MOF. Essuficiente contar solo con el ROF pero con la
particularidad de incluir endicho documento, la descripción de todos los cargos de la Municipalidad. Esto es posible
porque las funciones que desarrollan las Municipalidades Pequeñas que son de escaso volumen y el número de su personal
es reducido.

Los documentos tomados en cuenta parea la elaboración del MOF es el Reglamento de Organización y Funciones porque
es en dicho documento donde se establece previamente las funciones básicas de cada una de las Oficinas de la
Municipalidad, así como la naturaleza y denominación estructural.

Las semejanzas y las diferencias entre el ROF y el MOF son:

a) Semejanzas
Ambos constituyen una respuesta a la pregunta ¿Qué se va hacer?
Ambos documentos recogen para su aplicación, los principios de organización.

b) Diferencias

El ROF es a nivel de toda la Municipalidad y describe las funciones generales de cada uno de sus órganos.
El MOF, en cambio comprende específicamente a un órgano determinado, llámese Oficina, Dirección, Departamento, etc.
y describe las funciones al detalle de cada uno de sus cargos.

Importancia Del Manual De Organización Y Funciones (Mof)

· Señala las funciones que corresponde desempeñar al personal, el jefe a quien deben reportar y los subordinados a
quienes se debe mandar.
· Sirve como elemento de referencia para realizar concursos de personal para efectos de ascensos o promociones,
· Facilita a cada dependencia de la Municipalidad poner en práctica la organización interna que más se adecúa a sus
necesidades a fin de cumplir mejor las funciones que le compete.

EL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

Definición

Si se tratara de ponerle un nombre más adecuado, este sería "Cuadro de Necesidades de Cargos". El CAP es un
documento de gestión municipalque prevé los cargos que una Municipalidad requiere para su normal funcionamiento en
un período determinado en que rija la organización vigente. El CAP, es pues, una planificación de los cargos que necesita
una Municipalidad, sea grande, mediana o pequeña.

La base Legal para su elaboración obligatoria, según lo dispone el numeral 1,7 del Cap. VI de la Directiva No 004-82-
INAP-DNR 'Normas para la Formulación, Aprobación, Revisión y Modificación del Cuadro para la Asignación de
Personal (CAP)", aprobado por Decreto Supremo No 002- 83-PCM; y asimismo, D.S. No 043-2004-PCM.

Se tiene en cuenta para su elaboración los siguientes documentos:

a) El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado

b) La Directiva No 004-82-INAP/DNR, aprobada por Decreto Supremo No002-83-PCM del 31-01-83.

c) El Manual Normativo de Clasificación de Cargos, que podría utilizarse como elemento exclusivamente referencial para
la nomenclatura de los cargos.

d) El Decreto Supremo No 043-2004-PCM, que aprueba los Lineamientos para la elaboración y aprobación del Cuadro
para Asignación de Personal - CAP.

La dependencia encargada de elaborar el CAP, son las mismas personas que se encargan de formular el Reglamento de
Organización y funciones, es decir por la Oficina de Racionalización de la Municipalidad o la que haga sus veces, o por
una Comisión presidida por el Gerente Municipal e integrada por los jefes de Planificación y Racionalización, Jefe de
Administración y el Jefe de Recursos Humanos.

EL Procedimiento para la elaboración del CAP es el siguiente:

Primero: Tener a la mano el Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad o por lo menos el

Organigrama estructural y las funciones de los órganos que comprende. El CAP se formula a partir de una estructura
orgánica de la Municipalidad aprobada o aceptada.

Segundo: Si se decidiera establecer cargos directivos, asesores y especializados, será necesario consultar con los
encargados del Presupuesto, la disponibilidad económica existente para pagar las remuneraciones respectivas dentro de
los límites establecidos por las disposiciones legales vigentes.

Tercero: Determinar la necesidad que tienen de contar con cargos profesionales, técnicos o auxiliares y luego de analizar
si tienen relación con las funciones asignadas, registrarlos en el formato del CAP con la denominación más adecuada de
cargo clasificado o estructural.
Cuarto: El CAP se elabora en forma ordenada procurando que cada hoja o conjunto de hojas corresponde a cada un solo
órgano.
Quinto; Al final el número de cargos consignados en el CAP no debe ser menor que el del Presupuesto Analítico de
Personal (PAP), y en ambos documentos la denominación de los cargos debe ser la misma.

Es necesario tener presente que las plazas del PAP, es decir, los cargos con sus remuneraciones básicas, no pueden ser
modificadas ni recategorizadas salvo que exista una autorización legal para ello,

Importancia Del Cuadro De Asignación De Personal (Cap)

Determina los cargos, a través de los cuales será posible cumplir las funciones señaladas en el Reglamento de
Organización y Funciones y las metas indicadas en los planes de trabajo.

Es el punto de partida para elaborar el Presupuesto de Personal. La elaboración del CAP debe obedecer a las necesidades
reales de los cargos que tiene una Municipalidad de acuerdo con sus objetivos, funciones, estructura orgánica y relaciones.
Señala las Remuneraciones que se debe otorgar al Personal, tomando como base la normatividad vigente y la
disponibilidad presupuestal con que cuenta la Municipalidad

Siendo el CAP un documento que contiene el listado de cargos necesarios en la Municipalidad, permite efectuar la
descripción de los cargos para efectos de clasificarlos y de elaborar el Manual de Organización y Funciones.

EL PRESUPUESTO ANALITICO DE PERSONAL (PAP).-

Definición.- Constituye el detalle de la disponibilidad presupuestal para el pago de haberes del personal, y el monto,
techos salariales y demás ligadas a pagos de obligaciones de personal.

El Presupuesto Analítico de Personal (PAP), es un documento de Gestión Institucional, que considera el presupuesto del
personal nombrado y contratado, en función de la disponibilidad presupuestal, conforme a la Ley.

EL TEXTO ÚNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA)

Definición.- Es el documento unificado de cada entidad de la Administración Pública que contiene toda la información
relativa a la tramitación de los procedimientos administrativos que se realicen ante las distintas dependencias.

Importancia del TUPA.

· Permite identificar los procedimientos ante la Municipalidad.
· Permite identificar los costos de los procedimientos.
· Permite identificar los plazos de los procedimientos.
· Permite simplificar los procedimientos.
· Permite identificar los requisitos de los procedimientos.

EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)

La Planificación Operativa es la actividad que tiene por finalidad establecer las características operacionales de ejecución
de los Proyectos de Desarrollo.
Sirve para planificar al detalle la ejecución de los proyectos y actividades previstos en los planes.
Es un instrumento indispensable de organización, en el cual se deben contemplar todos los detalles para la realización de
las actividades contenidas en todo Proyecto: La formulación precisa de tareas, las unidades de medida, el cronograma, el
responsable, los requerimientos y el costo total de su ejecución.

La formulación precisa de las tareas que contienen las actividades consideradas en el Proyecto, facilita su cumplimiento
en los términos deseados.
Una cosa es programar: «construcción de local» y otra formularlo como construir local para el Programa Vaso de Leche».
La segunda formulación genera la imagen que se utilizará para contrastar con el resultado al concluir la actividad y
además es el marco cualitativo para la precisión de la meta y su evaluación correspondiente.

La unidad de medida identifica las metas físicas de los productos o servicios que se van a elaborar o generar, con precisión
de cantidad, calidad y tiempo. En el ejemplo utilizado se podrá establecer la meta como: «Tres ambientes en
funcionamiento en seis meses».

El cronograma ayuda a ubicar las principales tareas de la actividad a lo largo del tiempo definido en la meta; en caso que
venimos utilizando como ejemplo, será la ubicación de las tareas a desarrollarse durante los seis meses previstos para su
cumplimiento. Precisando las tareas en forma secuencial así como indicando si hay actividades precedentes.

El responsable es la persona individualizada para asegurare! Cumplimiento de las diferentes tareas que contienen las
actividades; esta definición ayuda a precisar el conjunto de tareas y actividades encargadas a cada una de las personas
involucradas en el cumplimiento del Plan Operativo, más allá de dejar la responsabilidad a una sección o departamento.

Los requerimientos son todos los insumos y condiciones necesarios para el cumplimiento de una tarea o actividad y su
identificación cuidadosa es un requisito indispensable para el costeo integral de las mismas.

Finalmente, se debe precisar el costo de las tareas para obtener el costo de la actividad, con la indicación del momento
oportuno del gasto calendario valorizado para las previsiones técnico administrativas correspondientes.

El Plan Operativo es un proceso que se desarrolla inmediatamente después de aprobada la ejecución de un determinado
proyecto. Debe ser anual, porque ayuda a considerar las actividades desagregadas en tareas para un año de ejercicio.

Importancia del plan operativo:

· Garantiza la unidad de criterios y contenidos definidos en la Planificación Estratégica y el Diseño de Proyectos.

· Permite organizar en secuencia lógica las actividades previstas para la obtención de los resultados definidos en los
proyectos.

EL REGLAMENTO INTERNO DE CONTROL Y PERMANENCIA DE PERSONAL.

Está constituido por un conjunto de normas sustantivas y de procedimientos debidamente estructurados de conformidad a
las disposiciones legales vigentes y los lineamientos de política del Concejo Municipal.

Determina los derechos y obligaciones de los servidores de la Municipalidad con respecto a las labores que desempeñan;
su conocimiento, permitirá cumplir las funciones dentro de un ambiente laboral de comprensión y procedimientos
orgánicos debidamente ordenados y regulados. constituye un instrumento normativo que regula las relaciones jurídico-
laborales entre la Municipalidad y sus trabajadores, siendo su observancia de cumplimiento obligatorio.

Importancia reglamento interno de control y permanencia.

Orientar las acciones de la administración municipal

Determina los derechos y obligaciones de los servidores de la Municipalidad
Delimita respecto a las labores que desempeñan
permitirá cumplir las funciones dentro de un ambiente laboral de comprensión y procedimientos orgánicos debidamente
ordenados y regulados.
constituye un instrumento normativo que regula las relaciones jurídico-laborales
Encarga velar por el estricto cumplimiento de las normas
Atiende con sujeción a las normas legales vigentes, los asuntos que se deriven de las relaciones de trabajo.

EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONCEJO MUNICIPAL (RIC)

Es un documento interno de vital importancia para el Concejo Municipal,el cual precisa las competencias que la Ley
establece, el ámbito de lasatribuciones de sus miembros, el desarrollo de las sesiones, y el funcionamientode las
Comisiones de Trabajo.

Importancia Reglamento Del Consejo Municipal

Regula la organización y funcionamiento del Concejo Municipal

precisa las atribuciones y funciones que la Ley Nº 27972 Ley Orgánica de Municipalidades establece para sus miembros.
Establece la correspondencia del ejercicio de las competencias, atribuciones y funciones que establece la Constitución
Política del Estado, la Ley Orgánica de Municipalidades y demás normas legales que así lo expresen.
Ordena el desarrollo de las sesiones de Concejo Municipal.
Determina la legitimidad de presidir la sesión.
Delimita acciones que afecten derechos fundamentales al honor, la intimidad personal o familiar y la propia imagen de la
Municipalidad.