Gobierno de datos

¿Cómo realizar un
assessment ?
Índice

Gobierno de datos. Cómo realizar un assessment 03

Cuándo se necesita hacer una evaluación del gobierno de datos 04

El assessment del gobierno de datos a grandes rasgos 06

Método y framework para una evaluación de data governance 08

en la organización

¿Qué sucede cuando la evaluación de gobierno de datos llega a su fin? 10

Recomendaciones y mejores prácticas 12

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Gobierno de datos.
¿Cómo realizar un
assessment?
Muchas organizaciones se preguntan sobre el Una evaluación de los esfuerzos y prácticas en
estado actual de sus esfuerzos de gestión de datos. materia de gobierno de datos de la organización
Dentro de este área, data governance resulta revelará su estado de salud, detectará debilidades y
determinante y por eso debe ser el punto de partida ayudará a reconocer las fortalezas en la práctica de
de cualquier evaluación. la gestión de datos. Por eso:

En un proceso de assessment se pondrá de • Se deberán analizar tanto los procesos y sistemas,

manifiesto la necesidad de reparar lo que no funcio- como la participación humana y el enfoque
na, la de exportar determinadas mejores prácticas a adoptado por la organización en cuanto a data
otras áreas pero, sobre todo, se ha de buscar la governance.
coherencia. La forma de alinear los cambios a • Tratará de determinar la validez y fiabilidad de la
introducir con las tareas continuas debe garantizar el información, a la vez que se proporciona una
mantenimiento de los niveles de productividad, para manera de confirmar si los controles internos del
lograr que la evaluación no haga mella en el sistema funcionan como se espera.
rendimiento del negocio.

A diferencia de una auditoría, que se centra en el

trabajo hecho en el pasado, una evaluación del
—Es sorprendente la cantidad de datos
gobierno de los datos es el proceso de docu-
que hay ahí fuera. La pregunta
mentación, por lo general en términos medibles,
es, ¿cómo conseguimos que sean
conocimientos, habilidades, actitudes y creencias
utilizables?—
acerca de un tema; orientado al futuro. No obstante,
todo proceso de assessment combina atributos de
una auditoría, para enriquecer la valoración final
conambas perspectivas, subjetiva y objetiva.

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Cuándo se necesita hacer
una evaluación del gobierno
de datos
Una evaluación de data governance puede ayudar • Prepararse para un cambio técnico o de organi-
a una organización medir su crecimiento y madu- zación que implique a la gestión de la información.
rez en un área particular de la gestión de datos o • Comparar el estado actual de la infraestructura
prepararla para un cambio de estrategia. Las empresarial con la dirección deseada su arquitec-
razones que impulsan un proceso de este tipo son tura de datos, para ajustar todo aquello que no
muy variadas, prueba de ello son los motivos más apoye al negocio en su crecimiento.
frecuentes por los que muchas empresas deciden
llevar a cabo un assessment de gobierno de datos: Además de los motivos que justifican una evaluación
del gobierno de datos, es importante incidir en la
• Valorar la disposición real de la empresa para el necesidad de que un proyecto de este tipo no sea
desarrollo de un almacén de datos u otra iniciativa sólo iniciativa de IT. En la práctica, seguramente
de inteligencia de negocio, por ejemplo, al entrar será el Departamento de Gestión de la Información
en un entorno híbrido donde parte de los procesos quien se ocupe de plantear la necesidad, aunque
se vayan a trasladar al cloud. las acciones no cobrarán fuerza hasta que no sea el
• Revisar el estado de las capacidades tecnológi- área de negocio quien se dé cuenta de la necesi-
cas y de negocio, para evitar limitaciones que dad de contar con un gobierno de datos alineado
puedan afectar a la gestión de metadatos. con las metas organizacionales.
• Detectar problemas de calidad antes de que esca-
len. De la misma forma que un buen data governance
• Conocer el nivel de la empresa en materia de impulsa cualquier estrategia a través del asegura-
gobierno de datos y gestión de la información, ya miento de la calidad de la información o la visión
que se trata de proyectos críticos y su aporte es única; un gobierno de los datos ineficaz termi-
decisivo a la hora de empezar a implementar un naría afectando al negocio.
proyecto de datos, sobre todo en el caso de
Master Data Management.

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Al hacer la evaluación del gobierno de datos es
preciso tener en mente el modelo de madurez del
CMMI al que se desea aspirar.

Los dos primeros niveles nivel inicial y nivel

repetible, son los más básicos y en ellos sólo
interviene IT. De la dificultad para predecir se pasa
a un estadio en que la arquitectura cobra fuerza y
la administración de proyectos se hace más
efectiva. A partir de ese momento, en los niveles 3 y
4 es donde el área de negocio ocupa un papel
clave estandarizando, midiendo, controlando y
avanzando hacia la excelencia en un ciclo de
mejora continua.

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El assessment del gobierno
de datos a grandes rasgos
En lugar de temer el proceso de evaluación o restar Definir metas. Los objetivos deben ser realistas,
importancia a sus posibilidades, las organizaciones alcanzables y estar justificados. Para empezar,
deberían apostar por la evaluación de sus prácticas habría que poner el foco en las metas más relaciona-
de gobierno de datos. Una buena evaluación das con el plano técnico, como la existencia de un
tendría que incluir, desde los resultados de la glosario de negocio, la propiedad de los datos clara,
ejecución del gobierno, hasta la valoración de sus capacidad para superar las limitaciones operativas o
técnicas. Esto les permitiría descubrir lo que está la garantía de seguridad en el acceso a los datos
funcionando e identificar lo que se debe cambiar, desde cualquier sistema o dispositivo.
conociendo los porqués y teniendo una idea muy
precisa de cómo mejorar sus esfuerzos de Establecer indicadores (KPIs) relevantes que
gobierno de datos. ayuden a evaluar el progreso gracias al análisis de
las métricas que aportan. Estos KPIs deben determi-
Sin embargo, para que una iniciativa de estas carac- narse de forma consensuada entre los promotores
terísticas concluya con éxito, es fundamental un de la iniciativa de evaluación del gobierno de los
trabajo previo. En estos primeros pasos de la evalu- datos, los encargados de realizarla y los propietarios
ación no pueden faltar los siguientes: de los datos.

Asignar responsables para llevar a cabo el assess- Una vez completada esta etapa inicial, la evaluación
ment. Ellos se ocuparán de aplicar las técnicas del gobierno de datos se centraría en:
necesarias para, dentro el marco de trabajo definido,
analizar cada elemento en relación con la ejecución • Medir resultados, con la frecuencia que se haya
de data governance en la organización y valorar su determinado como suficiente.
idoneidad en función de los objetivos que se fijen. • Comparar resultados, a través del benchmarking
Entre sus obligaciones se incluye también el informar interno y/o externo.
a quienes corresponda y en la forma acordada de • Tomar decisiones y llevar a cabo las acciones
las conclusiones del proceso de evaluación. necesarias.
• Comunicar políticas.
Determinar a los propietarios de los datos, si no se • Controlar la evolución de los cambios aplicados
había hecho con anterioridad a este momento.

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Cuando se alcanza este punto puede confirmarse IT: ya que se encargarán de llevar a cabo el proceso
que se han conseguido los primeros objetivos o, si no es una responsabilidad 100% suya, su
fijados y se está más cerca de alcanzar las metas aportación será decisiva.
últimas de data governance. Si los primeros objeti-
vos planteados tenían que ver con la esfera de IT, Propietarios datos: dada su responsabilidad sobre la
ahora ya, a este nivel se identifican plenamente con información, tanto si eran conocedores de su cuali-
metas de negocio, a nivel global y no departamental. dad de data stewards antes de la evaluación, como
Se trata de objetivos reales (porque si no, carecerán si fueron designados a raíz de iniciarse ésta, siempre
del apoyo directivo), como: han de mantenerse actualizados.

• Mejorar las ventas en un %.

• Hacer venta cruzada.
• Reducir los costes en un % al evitar problemas de
calidad de datos.
• Aumentar la tasa de retención de clientes en un %
al asegurar la visión única, que incide directa-
mente en su satisfacción.

Al llevar a cabo la evaluación de gobierno de datos,

no sólo hay que ser consciente de las metas que se
persiguen con este proceso, sino que hay que tener
claro en todo momento a quién hay que dirigirla. En
concreto, existen tres actores diferentes que,
invariablemente, necesitarán conocer los resulta-
dos del assessment:

La alta dirección: como responsables de la

inversión, deben incluirse como destinatarios
número uno de las conclusiones alcanzadas a la
hora de rendir cuentas de las metas que se van
consiguiendo y las finales.

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Método y framework para una
evaluación de data governance
en la organización
Un factor determinante del éxito en cualquier iniciati- a las necesidades de la organización, aunque
va de evaluación de data governance tiene que ver todas deben incluir los siguientes puntos:
con saber qué se necesita para poder ponerla en
marcha. En concreto, se trata de 4 factores: Revisar la documentación básica relativa al gobierno
de datos y a la gestión de metadatos, almace-
• Apoyo de la alta dirección. namiento de datos, modelado de datos de la empre-
• Comunicación entre departamentos o áreas en sa y arquitectura, como mínimo. Dependiendo de las
general. prioridades, el presupuesto y los recursos
• Colaboración entre IT y negocio. disponibles, el assessment puede abarcar todas
• Participación de los propietarios de los datos en el estas áreas, o centrarse en un subconjunto.
proceso.
Realizar entrevistas con las partes interesadas. IT,
No sólo eso, sino que, a nivel de infraestructura es negocio y los propietarios de los datos deben
preciso disponer de los siguientes elementos: participar activamente, mostrando de esta forma su
compromiso con los objetivos de gobierno de datos
1. Herramientas de integración en la organización.
2. Herramientas de calidad.
3. Herramientas de seguridad de la información. Evaluar las necesidades actuales de la empresa en
4. Herramientas de gestión de datos maestros. materia de gobierno de datos, teniendo en cuenta
5. Herramientas ETL. los requisitos reglamentarios o de cumplimiento, así
6. Herramientas de metadatos. como los objetivos de negocio más relevantes.
7. Herramientas de monitorización y control.
Evaluar la arquitectura técnica e infraestructura de
Cuando se cuenta con todo lo necesario, hay que negocio, de modelos de datos, de metadatos, de
recordar que cada evaluación debe adaptarse integración de datos, de seguridad, de la organi-
zación y también los métodos y herramientas de

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entrega de datos. En esta fase es preciso evaluar la
necesidad de desarrollar nuevas arquitecturas
futuras.

Alinear los planes concretos con un enfoque unifica-

do para el gobierno de datos y su gestión.

Recomendar una estrategia global de acción, una

metodología de apoyo y suficiente orientación en
base a las mejores prácticas y estándares de la
industria.

Comenzar la planificación detallada del plan de

acción en función de los resultados obtenidos en la
evaluación del gobierno de datos.

—El dato es útil. El dato de alta calidad,

bien entendido y auditable,
no tiene precio—

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¿Qué sucede cuando la
evaluación de gobierno de
datos llega a su fin?
Junto con los resultados de la evaluación se obtiene mientras que las últimasse crearán específica-
una completa documentación que informa de la mente para cubrir las lagunas y vacíos detectados
salud del gobierno de datos, pero también lo hace que podrían haber estado afectando a la gobern-
del estado del negocio, sus principales puntos abilidad de la información.
débiles y sus posibilidades. Las conclusiones más
importantes que pueden extraerse de este proceso • La calidad de la información se ve mejorada. Para
están en la línea de: realizar la evaluación ha sido necesario apoyarse
en herramientas de limpieza, estandarización,
• La gestión de datos. La evaluación hace un data matching, perfilado o enriquecimiento, entre
diagnóstico de cómo está la empresa, se trata de otras, que contribuyen a solventar errores, eliminar
una radiografía de la empresa en materia de duplicidades y conseguir una normalización muy
gobierno de datos. Su repercusión es enorme y en efectiva que eleva los niveles de data quality.
especial para esta función. Datos gerenciales,
procedentes del análisis, transaccionales, referen- • La integración, por tanto, también se beneficia.
ciales o colaborativos ganarán en sincronización y Sistemas, aplicaciones y datos quedan sincroniza-
la empresa mejorará su capacidad de organi- dos bajo el control de un gobierno más robusto,
zación, o que permitirá extraer un mayor valor de donde ya no existen fisuras. Los vacíos se han
ellos y mejorar el detectado y todos los problemas identificados ha
rendimiento. quedado puntualmente solucionados.

• Otro producto del assessment tiene que ver con

las políticas existentes y las de nuevo diseño. Las
primeras, que muchas veces no eran tan conocid-
as, como las relacionadas con la calidad, seguri-
dad o el control de cambio; ganarán en difusión;

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Los análisis de que se compone el assessment se
enfocan a los objetivos marcados y, desde estadios
iniciales es posible establecer en qué nivel de madu-
rez de gobierno de datos está la empresa. En la
práctica, casi ninguna está en cero y casi ninguna
está en el nivel más alto, el de optimización. Lo
habitual es encontrarse una mezcla de los estadios
intermedios, cuya valoración permite determinar qué
objetivos faltan para poder avanzar hacia un gobier-
no eficaz, siempre en base a métricas (que deben
controlarse para asegurar que se mantiene su
relevancia) y ajustando en un ciclo de mejora conti-
nua.

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Recomendaciones y
mejores prácticas
Tan importante como saber hacia dónde hay que • Cuando haya que establecer prioridades, habrá
avanzar con la evaluación del gobierno de datos es que hacerlo en base a las necesidades el negocio,
saber qué cuestiones hay que lanzar para saber que no a las de IT, ni a las de un área o departamento
se avanza en la dirección correcta, tanto antes como en concreto.
después el proceso. Algunas de ellas tienen que ver
con: • La monitorización, que comienza durante la evalu-
ación con la recogida de métricas, se debe prolon-
• Nivel de integración. gar después, para asegurar la mejora continua
• Calidad de los datos. que impulse al negocio hasta el estadio más
• Cumplimiento de objetivos de negocio. elevado de madurez de gobierno de datos, el de
• Eficiencia de los procesos. optimización.
• Capacidad de elaboración de respuestas.
• Efectividad de la comunicación En conclusión, una evaluación del estado actual de
data governance proporciona a la organización una
Una vez que se ha tomado la decisión de adentrarse revisión objetiva, un enfoque muy práctico para
en el proceso de análisis que permite evaluar si se mejorar, una posibilidad para el desarrollo de las
cuenta o no con un data governance eficaz, hay que metas de negocio y, una oportunidad única para
tener en cuenta que: lograr la excelencia en el gobierno de los datos y su
gestión. Aprovechar este impulso necesita de un
• Es más importante ser realista que creativo, sobre primer paso, decidirse a dar inicio al proceso de
todo en la determinación de objetivos y la assessment.
selección de indicadores.

• Hace falta lograr el compromiso de la organización

a todos los niveles, no ya sólo para garantizar el
éxito del proceso de assessment, sino para asegu-
rar la continuidad de sus resultados.

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