Importancia de la gestión documental

Importancia de la gestión documental. Ventajas y Beneficios.

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga
que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de
gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En
estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus
documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin
de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un
sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con
instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa
como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de
gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como
de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos
en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma
importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más
eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el

navegadorpara poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de
información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico
obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada.

Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la documentación (facturas,
contratos, …), el sistema de gestión documental le permite definir los flujos de aprobación que tiene que tener
cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del
trabajo de asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme
cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son
capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos
para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una
manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos
clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también
nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera
eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner,
el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y
hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.
 A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío de los
documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…

La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:

 Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
 Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos
desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona
que está buscando la información.
 Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder
definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
 Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los
documentos.
 Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
 Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de
gestión documental como metadatos.
 Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas.
 Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la
empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
 Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las
copias físicas.
 Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar
por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el
sistema.
 Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura),
por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase
a contabilizada.
 Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran
medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al
encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa,
se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera
inmediata, etc…

Los Documentos y su importancia para las empresas. Algunas preguntas que debería realizarse
cualquier empresa.

 ¿Qué información (archivos o documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?

 ¿Qué forma es la mejor para nuestro negocio, para almacenar cada tipo de información?
 ¿Cómo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
 ¿Somos coherentes en nuestros sistemas, con nuestros metadatos y la clasificación de los
documentos?
 ¿Cuál es el tiempo de retención oficial que necesita cada clase de información?
 ¿Cuál es nuestra política de destrucción de los archivos de información?
 ¿Cuál sería el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos, información y
documentos de la empresa, y cómo se hace frente a esta situación?
 ¿Cómo de seguros son nuestros datos, documentos e información importante?
 ¿Cómo de ampliable y duradera en el tiempo es nuestra solución de gestión de documentos?
 ¿Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias con respecto a
nuestro archivo de documentos y la gestión de los mismos?

Infórmese de las soluciones en gestión documental para empresas que desde el Grupo Telecon podemos
ofrecerle, mediante nuestro formulario de contacto.

También puede rellenar nuestro formulario de petición de información espe

 La importancia de los archivos en la sociedad
1. Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria.

2. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite

de generación en generación.

3. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor
y su significado.

4. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y

la transparencia de las actuaciones administrativas.

5. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución

y salvaguardade la memoria individual y colectiva.

6. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve

la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.

7. n las Organizaciones siempre la prioridad final es el Archivo, pero realmente

no se dan cuenta de la importancia y el ahorro que pueden hacer
implementando un Sistema de Gestión Documental.
8. El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es tener
control, organización y tener todos los documentos debidamente
centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las Empresas tendrán
un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones eficientes de la
información.
9. La misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental, es
cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es volver los
documentos físicos a digital.
10. Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las organizaciones podrán ser
más rápidas en el uso de la información, reduciendo costos, ahorro en tiempo,
seguridad en los documentos, para así tener una mayor productividad.

on gran incertidumbre y en algunos casos con un profundo malestar se recibió hace

un poco más de 2 años la normatividad que emitió la Superintendencia de Industria
y Comercio –SIC, donde conmina a sus vigilados a cumplir con ciertos puntos en lo
relacionado a la gestión documental; como buenos colombianos no entienden
algunos empresarios la finalidad de estas actuaciones de la SIC.  No necesitamos
entidades o empresas que realicen instrumentos o procesos archivísticos por cumplir
con una u otra normatividad, se requiere un alto grado de compromiso de los
gerentes o directivas de las empresas en procurar que su eficiencia administrativa
mejore desde la gestión documental y que se elaboren instrumentos y procesos
dinámicos que vayan al ritmo de la economía y el mercado global actual y que estos
jalonen la productividad empresarial en todos los procesos.

La tarea es titánica muy a pesar que la Ley 594 de julio del año 2000 viene
requiriendo las diferentes obligaciones de las entidades del Estado en materia de
gestión documental y algunas han realizado una tarea juiciosa, mientras otras no
acatan estas normas y no realizan los instrumentos que ella obliga ni implementan
los procesos adecuados; así que podemos imaginarnos la punta del iceberg para los
organismos del Estado en la lucha que desarrollan con las entidades públicas y que
ahora se enfrasca con las entidades privadas.

La situación es bien complicada, hay algunas entidades o empresas privadas que no

le dan la importancia a la gestión documental simplemente producen documentos sin
ninguna planeación archivística, almacenan estos documentos en cualquier lugar y
luego los eliminan sin ningún criterio de valoración, no entendiendo que ponen en
peligro su existencia, su memoria institucional, su patrimonio económico y su
defensa legal al no tener cómo afrontar demandas y procesos legales.

La Resolución 8934 de febrero de 2014 está intentando desde hace más de dos años
una singular labor: lograr que la mayoría de empresas privadas marchen por una ruta
segura y efectiva en el aspecto de la gestión documental, está pidiendo que tengan y
mantengan sus archivos organizados, que realicen algunos instrumentos
archivísticos como: Las Tablas de Retención Documental-TRD, el Programa de
gestión documental-PGD, los Cuadros de Clasificación Documental-CCD, las
Tablas de Valoración Documental-TVD y el reglamento interno de archivo; algunas
empresas han estado dilatando los procesos y tomando la peligrosa decisión de
esperar en espera de cuáles serán las multas impuestas por la SIC, para ver si se
deciden o no a cumplir con estas recomendaciones técnicas, o simplemente dicen la
SIC no vigila a mí empresa, los empresarios y gremios económicos lograron que se
realizaran dos prórrogas a esta resolución y aun así hay resistencia en algunos a
realizar, elaborar y cumplir con todo lo que estos actos administrativos piden y
solicitan.

Ojalá todo este proceso llegue a feliz término y todas las empresas entiendan y
miren la gestión documental como un hermano de la eficiencia administrativa, no
como una camisa de fuerza que el Estado colombiano caprichosamente le quiere
colocar.