PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORIA

1. DISEÑO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS: EL PROGRAMA DE

AUDITORÍA QUE DISEÑE DEBE CONTENER LO SIGUIENTE:

a. OBJETIVOS Y ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.

OBJETIVO

Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas con el fin de

verificar si el sistema de gestión de produccion y el sistema de gestión de la
calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está
acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control de
cumplimiento de las actividades realizadas en la empresa, realizando
recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de
cumplimiento de los objetivos y procesos propuestos por la empresa en base a las
normas de calidad, como también oportunidades de mejora a la operación de las
actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir
las desviaciones presentadas.

ALCANCE
Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así
como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las
auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la
calidad en la empresa LACTEOS SABELSA SAS.

b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

ACTIVIDADES DETALLES
Se realiza anualmente según entre otras las siguientes
consideraciones:
 Implementación de nuevos procesos
 Resultados de auditorías anteriores
ELABORAR EL  Resultado de evaluación de riesgos
PROGRAMA DE  Directrices de la dirección
AUDITORIA  Seguimiento a planes de mejoramiento
 Recursos disponibles
EL programa anual de auditoria es aprobado por el
representante legal previo presentación por parte del jefe
de control interno.
ELABORAR EL El jefe de control interno asigna al auditor líder quien debe
PLAN DE realizar un plan de auditoria el cual debe contener:
AUDITORIA  Objetivos
 Alcance
 Criterios
  Auditor líder y equipo auditor
 Fecha de apertura y cierre
 Actividades específicas a auditar
 Fecha y hora
El plan de auditoria, se debe enviar con antelación al día
de realización de la auditoria y solicitar los documentos
necesarios al auditado según criterio del auditor líder.
Una vez recibido el plan de auditoria autorizado por el
auditado y los documentos soportes, previo a la realización
de la auditoria se procede así:
 Se efectúa la revisión de la documentación según
los criterios y objetivos dela auditoria
 Se hace la lista de verificación
 Se solicita información que se considere necesaria
PREPARAR LA para el proceso de la auditoria al auditado.
AUDITORIA  Evaluar información y datos relacionados con:
objetivos, funciones, propósitos, entorno,
organización interna, recursos humanos,
procedimientos, servicios y productos,
infraestructura informática. Sistemas de información,
información contable y financiera, informes de
auditoría, evaluaciones anteriores, mapa de riesgo,
etc.
Se hace con las personas responsables de las funciones o
procesos por auditar, el líder coordina la reunión de
apertura para presentar el grupo auditor y además para:
REALIZAR  Revisar el plan de auditoria
REUNION DE
 Indicar como se realizaran las actividades
APERTURA
 Confirmar canales de comunicación
 Dejar espacio para que los auditados hagan las
preguntas que consideren para el proceso
RECOLECCION Las fuentes de información son variables de acuerdo a la
DE LA complejidad de las auditorias entre otras pueden ser:
INFORMACION  Entrevistas
 Observación de actividades y ambiente de trabajo
 Revisión de documentación: política, objetivos,
planes, procedimientos, instructivos, guías,
proyectos, contratos, aplicativos, bases de datos,
entre otros.
 Revisión de registros: inspección, supervisión,
interventoría, actas de reuniones, informes de
gestión, informes de evaluación, etc.
 Resumen de datos, evaluaciones de desempeño
 Registros de bases de datos y procedimientos
 Registros de otras fuentes como: retroalimentación
 de la ciudadanía, información externa como
proveedores, entidades bancarias.
 Sitios web
El equipo auditor debe reunirse antes dela reunión de
cierre para:
PREPARAR  Revisar los hallazgos contra los objetivos
CONCLUSIONES  Los hallazgos pueden indicar conformidad o no
DE LA conformidad con los criterios de auditoria y/o una
AUDITORIA oportunidad de mejora
 Acordar las conclusiones de la auditoria
 Formular las recomendaciones a que haya lugar
Se realiza la reunión con los funcionarios que atendieron la
auditoria y el dueño del proceso auditado, en la reunión de
cierre se ratifican los siguientes aspectos:
 Actividades auditada
 Conclusiones
EJECUTAR
REUNION DE  Presentación de las no confinidades (si las hay)
CIERRE firmadas por el auditado.
El responsable del proceso auditado tiene quince (15) días
hábiles a partir de las notificaciones del informe para
realiza el plan de mejoramiento de las acciones correctivas
o preventivas encontradas. Se realiza acta de cierre de
auditoria.
Se realiza el informe definitivo correspondiente en el
INFORME DE formato informe de auditoría el cual será enviando para su
AUDITORIA revisión, el informe debe ser entregado ocho (8) días
después de haber terminado la auditoria.
DISTRIBUIR EL Envía mediante oficio al responsable del proceso auditado
INFORME y al auditor líder
Este lo hace el líder del grupo auditor o quien este designe
REALIZAR
para verificar el cumplimiento de las acciones correctivas o
SEGUIMIENTO
preventivas propuestas en el plan de mejoramiento.

c. Criterios de auditoría.
 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSAB
PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDA CLIENTES
LES
 Alta  Programa de Elaborar el  Evidencias  Alta dirección  Jefe de
dirección auditoria programa de de auditorias  Dependencias control
 Dependenc  Plan de auditoria  Hallazgos y/o procesos interno
ias de las auditoria Elaborar el  Acción de la empresa  Lider
entidades  Procesos de plan de correctivas y Organismos grupo
 Organismo la empresa auditoria preventivas de control auditor
s de control  Planes de Preparar la  Informe de
mejoramient auditoria auditorias
o vigente Realizar  Planes de
 Auditorias reunion de mejoramient
anteriores. apertura o
Recoleccion
de la
informacion
Preparar
conclusiones
de la auditoria
Ejecutar
reunion de
cierre
Informe de
auditoria
Distribuir el
informe
Realizar
seguimiento

DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERNCIA

DOCUMENTOS REGISTROS
 Manual de procedimientos  Plan de mejoramiento  Lista de verificación
 Manual de competencias  Programa de  Formato programa de auditoria
auditoria  Formato plan de auditoria
 Plan de auditoria  Formato informe de auditoria
 Informe de auditoría
anteriores

d. Auditores seleccionados por procesos.

 Nombre Cargo Fecha Firma
Elavoro
Reviso
Aprobo

e. Recursos necesarios.

 RECURSOS HUMANOS: profesionales de la oficina de control interno

auditores de calidad de la entidad
 RECURSOS FINANCIEROS: viáticos, papelería, útiles.
 RECURSOS TECNOLOGICOS: equipo de cómputo e impresoras
 INFRAESTRUCTURA: instalaciones locativas apropiadas para desarrollar
el trabajo de los auditores en la oficina de control interno
 f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

RIESGOS ASOCIADOS
PROBA MANEJO
DESCRIPCI INPAC
NOMBRE DEL POSIBLES TO
BILIDA VALORACION DEL RIESGO I+P DEL MEDIDAS
ON DEL D
RIESGO
RIESGO
CONSECUENCIAS RIESGO
1 2 3 1 2 3 ACEP. TOLB. MODR. IMPORT. INACEPT.
Que el
programa de Asumir, Capacitación
Deficiencia en el
auditoria no reducir el a los
CUMPLIMIENTO seguimiento a la X X TOLERABLE
se cumpla riesgo auditores
gestión y calidad
en su
totalidad
Decisiones
Informe no equivocadas
Asumir, Capacitacion
basado en basadas en
reducir el a los
INEXACTITUD las informes no X X TOLERABLE
riesgo auditores
evidencias ajustados a la
reales realidad de la
entidad
 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe
contener lo siguiente:

a. Objetivos y alcance de la auditoría.

Objetivos:

 Mejorar los procesos de producción LACTEOS SABELSA S.A.S

 Certificar la empresa LACTEOS SABELSA S.A. con la NTC.
 Evolucionar de forma eficiente en la creatividad de los productos ofertados.

Alcance

Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos

relacionados con la auditoria interna en el proceso de producción de la empresa
Lacteos Sabelsa S.A.S; así como para los documentos externos a la empresa que
requieren control de su distribución.

b. Procesos a ser auditados.

 Políticas
 Contexto de la organización
 Compromiso de la dirección
 Planificación
 Requisitos legales
 Competencias
 Comunicación
 Control de documentos y registros
 Estructura y responsabilidades

c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.

Elaborar el plan de visitica de auditoria

 Precisar los detalles de la auditoria tales como:

 Determinación del tipo de auditoria
 Determinación de equipos y medios de almacenamiento electrónico
a utilizar
 Consideración y definición de fechas, inicio y terminación,
actividades in situ, preparación y entrega de informe
 Asignación de tareas al equipo auditor
 Determinación de recursos necesarios
  Definir:
 Objetivos
 Alcance antecedentes
 Someter el plan de visita de auditoria a aprobación del jefe de la oficina
de control interno
 General comunicaciones necesarias
 Abrir archivo documental de la auditoria

d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de

auditoría.
Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la
auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices
para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las
buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la
siguiente:
 Preparación del Plan de Auditoría
 Asignación de las tareas al equipo auditor
 Preparación de los documentos de trabajo
 Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información
 Generación de hallazgos de la auditoría
 Preparación de las conclusiones de la auditoría
 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoría
 Aprobación y distribución del informe de auditoría

e. Métodos de auditoría a utilizar. Para aplicar el método deductivo a la

auditoría se necesita:

 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar

 Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptación.
 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
 Aplicación de normas generales a situaciones específicas
 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto

f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

 Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito

asignado, en coordinación con las unidades administrativas
correspondientes.
 Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados,
tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las
 condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones
interpersonales.
 Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número
de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
 Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito
de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.
 Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del
trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
 Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la
planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas
críticas.

3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras

el desarrollo de esta actividad.

En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente

comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima
cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en
la organización, tales como normas ambientales, regulación de empaques, normas
fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa
puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados.
Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la
organización. El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la
organización y no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos
de contratación.