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    Definiciones Sistema de Ordenación

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    RUTH MARGARITA PICOS RODRIGUEZ
    La ordenación es el proceso de dar disposición física coherente a los documentos dentro de una serie estableciendo un orden cronológico o alfabético. Se basa en el principio de orden original y los manuales de procedimientos, y sigue la clasificación para agrupar documentos por tema o función administrativa. Los sistemas de ordenación incluyen numéricos, alfabéticos y mixtos.

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    Definiciones Sistema de Ordenación

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    RUTH MARGARITA PICOS RODRIGUEZ
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    La ordenación es el proceso de dar disposición física coherente a los documentos dentro de una serie estableciendo un orden cronológico o alfabético. Se basa en el principio de orden original y los manuales de procedimientos, y sigue la clasificación para agrupar documentos por tema o función administrativa. Los sistemas de ordenación incluyen numéricos, alfabéticos y mixtos.

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    Conceptos Básicos

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    La ordenación es el proceso de dar disposición física coherente a los documentos dentro de una serie estableciendo un orden cronológico o alfabético. Se basa en el principio de orden original y los manuales de procedimientos, y sigue la clasificación para agrupar documentos por tema o función administrativa. Los sistemas de ordenación incluyen numéricos, alfabéticos y mixtos.

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    RUTH MARGARITA PICOS RODRIGUEZ
    La ordenación es el proceso de dar disposición física coherente a los documentos dentro de una serie estableciendo un orden cronológico o alfabético. Se basa en el principio de orden original y los manuales de procedimientos, y sigue la clasificación para agrupar documentos por tema o función administrativa. Los sistemas de ordenación incluyen numéricos, alfabéticos y mixtos.

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    ACTIVIDAD DE SISTEMA DE ORDENACIÓN

    1. ¿Qué es Ordenación?
    La ordenación es una operación archivística que se realiza dentro de un proceso
    de organización que consiste en establecer secuencias naturales en forma
    cronológicas y alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en
    clasificación.

    2. ¿Qué es la Clasificación?

    La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas.


    Este proceso comienza con la determinación de agrupación documental más
    grande (fondo) y finaliza con la conformación de las más pequeñas (series o
    Subseries documentales con las unidades y tipos documentales que las
    conforman).

    3. ¿Qué no determina la clasificación?


    La Clasificación no determina como deben arreglarse los documentos al interior
    de cada una de las agrupaciones documentales, solo se limita a establecer las
    unidades y tipos documentales que pertenecen a cada división administrativa a
    cada función y a cada serie.

    4. ¿Dónde se inicia la Ordenación?

    La ordenación comienza donde termina la clasificación, es decir, se aplica a las


    series documentales.
    Se puede concluir que la clasificación y la ordenación son dos procesos específicos
    y distintos y, aunque complementarios y consecutivos presentan diferencias
    significativas.

    5. ¿Qué es la Ordenación como proceso archivístico?

    La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física coherente


    a los documentos, puesto que determina qué documento va primero y cuáles

    Clara Inés Angulo Y., Instructora Convenio Sena-Fesc


    después, es decir, este proceso une y relaciona las unidades documentales de
    una serie, así como los tipos documentales que la conforman.

    6. ¿Cuál es el fundamento de la Ordenación?

    La ordenación es el testimonio de la gestión, puesto que refleja los trámites que


    dieron origen a los documentos, sin olvidar que estos no se producen todos de una
    vez sino paulatinamente, según exigencias del asunto en cuestión o según las
    etapas por las que va pasando el trámite.

    7. ¿En que se fundamenta la Ordenación documental?

    Se fundamenta en dos
    - Principio de orden original.
    - Los Manuales de Procedimientos

    8. Con sus palabras que es el Principio de Procedencia y Originalidad

    El principio de procedencia y orden original trata de dos términos utilizados en


    la archivística que se refieren a que los documentos de un fondo documental
    correspondientes a una institución o persona no deben mezclarse con los de otro
    fondo. Asimismo, señalan que tiene que respetarse la estructura y la clasificación,
    los cuales deben responder a la organización y "orden original" en que fueron
    generados como resultado de las actividades realizadas por sus creadores.

    9. ¿Qué son los manuales de procedimientos?


    Los manuales de procedimientos son documentos que contienen la descripción de
    las tareas y actividades que deben seguirse para la realización de las funciones de
    una división administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o
    unidades administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y
    participación. Suele contener información y ejemplos de formularios,
    autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos a utilizar y cualquier
    otro dato que pueda auxiliar para el correcto desempeño.

    10. Como se clasifica el sistema de ordenación

    Sistema Numéricos (Ordinal y Cronológico), Sistema Alfabéticos (Temático,


    Onomástico Toponímico), Sistema Mixto (Alfanumérico, Ordinal Cronológico).

    Clara Inés Angulo Y., Instructora Convenio Sena-Fesc


    11. identifique en el flujograma

    Un diagrama de flujo, o flujograma, es una representación gráfica de un


    proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí
    con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. El diagrama de
    flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un
    proceso.

    Clara Inés Angulo Y., Instructora Convenio Sena-Fesc

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