Taller Transferencias Documentales

REGIONAL RISARALDA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
PROGRAMA: TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
FICHA: 1964144
COMPETENCIA
IDENTIFICACIÓN DEL CONCEPTO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y ACTUACIÓN

ADMINISTRATIVA POR MEDIO DE ESTUDIO DE CASOS (ANÁLISIS DE SITUACIONES Y
PROPUESTAS)
APRENDICES:
JESSICA ALEJANDRA ESPINOSA

JUAN CARLOS LOAIZA
INSTRUCTOR:
LAURA CATALINA OLIVEROS

1. Observe el siguiente video https://www.youtube.com/watch?v=CrDWSXqcP98&pbjreload=101 y
realice una descripción en sus palabras sobre el concepto de Transferencias Documentales
= es un procedimiento mediante el cual se realiza un traslado muy controlado de los documentos, teniendo
en cuenta las tablas de retención documental, este traslado se realiza desde el archivo de gestión al archivo
central denominado transferencia primaria y luego desde el archivo central al archivo histórico donde se
realiza una transferencia secundaria teniendo en cuenta las tablas de retención.
2. Por qué es importante realizar transferencias documentales?
= Garantiza a los ciudadanos el acceso a la información, se evita la acumulación innecesaria de

documentos y asegura y facilita el orden y control de los documentos.
3. Qué aspectos se deben tener en cuenta al momento de realizar las transferencias primarias?
 Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el
Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que
modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.
 Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y
aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso
4. Qué se debe tener en cuenta al realizar el calendario de transferencias?
= El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la

documentación y el Jefe del Archivo Central.
5. Si usted fuese el responsable del Archivo Central de la entidad donde labora, qué elementos
tendría presentes para facilitar la consulta tanto de los usuarios internos (funcionarios) como de los
externos (ciudadanos, clientes)
= Tener en cuenta las TRD manejar un buen orden y clasificación de los documentos, que las series y
subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a
incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación
de clasificación establecido.
6. Según el concepto de transferencias secundarias, mencione ejemplos de documentación que

tiene valores secundarios y debe pasar a la fase de archivo histórico; puede pensar en la producción
documental de la entidad donde labora.
= Documentos legales de la empresa, documentos de la DIAN, Investigaciones de accidentes laborales si

llegase a presentarse, etc.
7. Mencione las tareas de limpieza de la documentación en el proceso de preparación física

 Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones.
 Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.
 Eliminación de material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no
ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.
 Identificación del material afectado por biodeterioro.
8. Cómo se elimina el material metálico
= Cambiando el material metálico por elementos plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En
su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la
documentación.
9. Cómo se debe proceder cuando se identifica material (documentos) afectados por biodeterioro?
= Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe
separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un
lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y
aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. - Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad
de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa. - solicitar servicio de personal especializado
para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de
depósito.
10. Desde su conocimiento de la gestión administrativa, ¿cómo planearía la revisión o cotejo de las
unidades documentales entregadas en las transferencias documentales primarias o secundarias,
para verificar el cumplimiento de las políticas o proceso establecido para las transferencias
documentales en una entidad o donde está laborando actualmente?
=Revisando que si estén bien diligenciadas las tablas de retención documental, cerciorándome de que se le
haya realizado la limpieza adecuada a la documentación para así ser almacenada, elegir la infraestructura
adecuada para la conservación de los documentos. Velar por la limpieza y el orden.
11. Cómo procedería usted administrativamente, en caso de presentarse falencias considerables en

la entrega de las transferencias documentales por parte de las oficinas productoras.
= Informaría sobre lo sucedido al archivo general de la nación al encargado de las oficinas productoras para
que se apliquen los correctivos necesarios a esa persona que no realizo correctamente el procedimiento.
12. ¿Qué elementos importantes cree que se deban tener en cuenta para la debida administración de
la información cuando el depósito de archivo central no se encuentra dentro de las instalaciones de
la entidad, por no contar con el espacio suficiente?
= buscar obtener un lugar con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene

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2. Por qué es importante realizar transferencias documentales?

= Garantiza a los ciudadanos el acceso a la información, se evita la acumulación innecesaria de

4. Qué se debe tener en cuenta al realizar el calendario de transferencias?

= El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la

6. Según el concepto de transferencias secundarias, mencione ejemplos de documentación que

= Documentos legales de la empresa, documentos de la DIAN, Investigaciones de accidentes laborales si

7. Mencione las tareas de limpieza de la documentación en el proceso de preparación física

8. Cómo se elimina el material metálico

11. Cómo procedería usted administrativamente, en caso de presentarse falencias considerables en

= buscar obtener un lugar con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene

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