Aplicación de Estrategias Empresariales para la Mejora de los Procesos Logísticos de las Mipymes

del Departamento del Atlántico

Empresa Helados Colombia

Yeinis María Arrieta Rivera

Mario Alberto Coll Goenaga

Jeison Rafael Gamero Jiménez

Andrés Felipe Loaiza Medina

Yulineth Mancilla Barrios

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Tecnòlogo en Gestiòn Logìstica

Ficha: 1439355

Barranquilla

2017

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 NOTA DE ACEPTACIÓN

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Firma del Asesor

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Firma del Jurado

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Firma del Jurado

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Firma del Jurado

Barranquilla, Atlántico – Colombia

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 DEDICATORIA

A nuestras familias, quienes han creído en nuestras capacidades y se han encargado de apoyarnos
y motivarnos a construir nuestro futuro, y lograr grandes cosas en nuestras vidas.

AGRADECIMIENTOS

A Dios por ser siempre el que ha escuchado nuestras suplicas y ha permitido que nuestras vidas se
llenen de alegría, tranquilidad y tolerancia en cada momento y durante esta etapa de nuestra
formación como aprendices SENA. Además, agradecemos a esos instructores que aportaron gran
conocimiento para la culminación de este proyecto y que vieron en nosotros un gran potencial
para desarrollar este proyecto de manera grupal.

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Tabla de Contenido
1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................................5
2. JUSTIFICACIÓN...........................................................................................................................6
3. OBJETIVOS.................................................................................................................................7
3.1. General.................................................................................................................................7
3.2. Específicos..............................................................................................................................7
4. MARCO DE REFERENCIA............................................................................................................7
4.1. MARCO CONCEPTUAL............................................................................................................7
5. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA................................................................................9
5.1. RESEÑA HISTÓRICA................................................................................................................9
5.2. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS (43).............................................................11
5.3. ORGANIGRAMA...................................................................................................................13
5.4. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.................................................................................................14
5.4.1. MISIÓN.....................................................................................................................14
5.4.2. VISIÓN......................................................................................................................14
5.4.3. VALORES...................................................................................................................14
5.4.4. POLÍTICA DE CALIDAD..............................................................................................14
5.4.5. DOFA........................................................................................................................15
6. ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES LOGÍSTICAS DE LA EMPRESA...............................................16
6.1. MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA HELADOS COLOMBIA.............................................16
6.2. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT O CADENA DE SUMINISTRO..............................................17
6.3. RED GEOGRÁFICA................................................................................................................20
6.4. RED LOGÍSTICA....................................................................................................................21
6.5. CADENA DE VALOR..............................................................................................................21
6.6. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS......................................................................22
6.6.1. PROCESO DE ABASTECIMIENTO...............................................................................22
6.6.2. PROCESO DE PRODUCCIÓN (DIBUJOGRAMA).........................................................23
6.6.3. PROCESO DE ALMACENAMIENTO............................................................................25
6.6.4. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN....................................................................................29
6.6.5. SERVICIO AL CLIENTE...............................................................................................30
6.7. TRAZABILIDAD.....................................................................................................................30
6.8. TALENTO HUMANO.............................................................................................................31
6.9. HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO...............................................................................37

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 6.9.1. RESIDUOS REUTILIZABLES.........................................................................................37
6.9.2. RESIDUOS ORDINARIOS Y/O INERTES (CANECA DE COLOR VERDE)..........................38
6.9.3. RESIDUOS RECICLABLES (CANECA DE COLOR GRIS)..................................................39
6.9.4. RESIDUOS PLASTICOS Y VIDRIOS RECICLABLES (CANECA DE COLOR AZUL)..............39
6.9.5. RESIDUOS PELIGROSOS (CANECA DE COLOR ROJO).................................................39
6.9.6. RECOLECCIÓN...........................................................................................................39
6.9.7. ALMACENAMIENTO..................................................................................................39
6.9.8. DISPOSICIÓN.............................................................................................................39
6.9.9. TRAMPAS DE GRASA.................................................................................................40
6.9.10. PROPÓSITO DE LA RECUPERACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO DE LOS RESIDUOS....40
7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS / ENFOQUE DEL PROYETO.............45
7.1. GESTION DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS Y FLUJO DE INFORMACIÓN...........................45
7.2. PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE CODIGOS QR PARA LOS PRODUCTOS
FABRICADOS...............................................................................................................................52
7.3. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE CLASIFICACIÓN ABC........................55
8. ANEXOS.............................................................................................................................58
8.1. Formato Control de Producción de Producción de Mix........................................................58
8.2. Formato Control de Producción...........................................................................................59
8.3. Formato Control de Recepción de Materia Prima................................................................59

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1. INTRODUCCIÓN

La empresa Helados Colombia dedicada a la fabricación y comercialización de Helados en la costa,

como misión empresarial desea elaborar productos de excelente calidad, con precios justos y un
servicio que satisfaga las necesidades de cada uno de sus clientes. Para que se pueda implementar
o llevar a cabo esta misión, se debe conocer como es la gestión de los procesos logísticos que
realiza la empresa e identificar las falencias que se están presentando en la misma, con el fin de
llevar a cabo la aplicación de estrategias empresariales aprendidas durante la formación lectiva
que desarrollamos para que se dé la mejora de sus procesos logísticos para optimizar y garantizar
la excelencia de cada uno de los procesos que realiza la misma y cumplir con su misión
corporativa. Además, con la ayuda de estas estrategias Helados Colombia podría llegar a ser una
empresa líder en la producción de helados en la costa atlántica y tomar provecho de la plataforma
logística que es Barranquilla para lograr penetrar nuevos mercados.

2. JUSTIFICACIÓN

El actual gobierno dentro de sus propuestas proyecta sustentar la educación bajos los ejes de la
calidad y la pertinacia, convirtiendo los procesos de enseñanza en Colombia en un propósito
nacional, como se establece en la política educativa del Ministerio de Educación Nacional 2011-
2014: "Educación de Calidad, el Camino para la Prosperidad" y sus énfasis para fortalecer la
gestión y la calidad de la educación con la intención de contribuir al progreso de talento humano y
social del país.

En este marco de competitiva del país se deben generar estrategias para potencializar la
educación en innovación, desarrollo industrial y tecnologías. El Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA es uno de los actores principales en el apoyo a la política del gobierno nacional en el ámbito
de la formación para el trabajo, porque como ente de educación del sector gubernamental está en
la obligación de administrar un servicio educativo que garanticen las condiciones adecuadas Por
eso el SENA en sus más de 55 años que tiene de historia ha diseñado gran variedad de programas
de formación enfocados en las necesidades del entorno donde ejerce su accionar, de ahí la
importancia de este programa de tecnólogos en gestión logística programa que desde su Diseño
vislumbro dar apoyo a los diferentes sectores logístico que requieren de personal capacitados en
competencias específicas del ámbito laboral en que está inmerso sus saberes.

La importancia de este programa se acota en que a través del desarrollo de las competencias
estructuradas en la formación de tecnólogos en gestión logística, permitirá en las acciones
formativas describir los elementos sociales, tecnológicos, culturales, legales y económicos,
contemplados en el proceso de comercialización internacional, no solo desde la perspectiva
conceptual sino también a través del hacer, involucrando metodologías de aprendizaje
innovadoras, accediendo a tecnologías de última generación, caracterizado sobre métodos y
modelos logísticos, apoyados en las normas de competencia laborales, lo que potencia la
formación, con capacidad crítica, solidarias y emprendedora, para desarrollar en el aprendiz
competencias técnicas, tecnólogas, cognoscitivas y de comportamiento que lo certifiquen como
excelentes profesionales.

Así mismo, la pertinencia de este programa en la región está soportada en el Plan de Desarrollo
del Dpto, Ruta Estratégica Barranquilla 2030: a construir ciudad con visión de futuro y en el plan

6
estratégico del departamento, que se ha venido materializando en la creciente inversión en
infraestructura, zonas francas Las Cayenas, Sofía desarrollo industrial, comercial y de servicios que
ameritan un recurso altamente capacitado en el área de logística y transporte.

Dada la actual competencia que se está presentando en las diferentes industrias, las empresas se
ven en la necesidad de ser más eficientes y eficaces en los procesos que realizan con el fin de
satisfacer las necesidades del mercado al que hacen parte. Debido a esto se ha decidido
seleccionar a la empresa Helados Colombia con el fin de aplicar estrategias empresariales para la
mejora de los procesos logísticos de la misma.

Este proyecto está enfocado en presentar planes de mejoras que puedan ser implementados por
Helados Colombia a un corto, mediano y largo plazo para que pueda optimizar sus procesos,
reducir costos y tiempos en las actividades que realizan. Además, se busca que la empresa cree
buenas prácticas empresariales enfocadas al área logística, que es el área al que se dirige este
proyecto.

3. OBJETIVOS

3.1. General
Asesorar a la empresa Helados Colombia en la implementación de métodos, técnicas o
tecnologías que permitan mejorar sus procesos logísticos.

3.2.Específicos

 Identificar los procesos logísticos resultantes de las actividades empresariales definidas

según la política de Helados Colombia.
 Analizar los procesos logísticos resultantes de las actividades empresariales definidas
según la política de Helados Colombia.
 Restructurar los procesos logísticos teniendo en cuenta los flujos de información logístico,
los costos logísticos y la generación de valor.
 Integrar los procesos logísticos de acuerdo a las tendencias del mercado y las necesidades
de sus clientes; teniendo en cuenta las estrategias técnicas o tecnológicas que permitan la
mejora continua de los procesos logísticos.
 Evaluar el impacto de la gestión por procesos frente a los indicadores definidos.

4. MARCO DE REFERENCIA

4.1. MARCO CONCEPTUAL

Abastecimiento: Según la revista Virtual Pro, el proceso de aprovisionamiento o

abastecimiento es el conjunto de operaciones que pone a disposición de la empresa, en las
mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos los materiales y
productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de acuerdo con los
objetivos que la dirección de la empresa ha definido.

7
Almacenamiento: Ejecución de los movimientos de entrada o salida de una mercancía en el
almacén donde se incluyen las operaciones de traslado de la misma a o desde su lugar de
destino, descarga o colocación y carga o extracción de su ubicación y la de gestión de la
información inherente a su movimiento. Conjunto de mercancías almacenadas [CITATION
Sol12 \l 9226 ].

Bodega: En algunos países de América Latina, espacio físico en el que se almacenan y

custodian los materiales y productos [ CITATION Sol12 \l 9226 ]. También puede llamarse
almacén.

Cadena de suministro: Conjunto de actividades de una organización destinadas a satisfacer la

demanda de productos y servicios, desde los requerimientos iniciales de materias primas e
información hasta la entrega final al usuario final y la recuperación de los residuos que hayan
podido generarse en el proceso [ CITATION Sol12 \l 9226 ].

Cadena de valor: La cadena de valor es la herramienta empresarial básica para analizar las
fuentes de ventaja competitiva, es un medio sistemático que permite examinar todas las
actividades que se realizan y sus interacciones. Permite dividir la compañía en sus actividades
estratégicamente relevantes a fin de entender el comportamiento de los costos, así como las
fuentes actuales y potenciales de diferenciación. (Porter, p.51)

Calidad: Conjunto de propiedades y características de un producto o servicio, que confiere su

aptitud para satisfacer las necesidades dadas. (Instituto Alemán para la Normalización, DIN 55
350-11, 1979)

Cliente: Según la página debitoor.es, cliente es una persona física o jurídica que recibe un
servicio o adquiere un bien a cambio de un dinero u otro tipo de retribución.

Demanda: Según la Red Cultural del Banco de la Republica en Colombia, la demanda se refiere
a la cantidad de bienes o servicios que se solicitan o se desean en un determinado mercado de
una economía a un precio específico.

Deseos: Forma que adopta una necesidad humana moldeada por la cultura y la personalidad
del individuo. [ CITATION Kot12 \l 9226 ]

Distribución: Actividad de poner a disposición del público un producto o copias del mismo
mediante su venta, alquiler, préstamo u otras modalidades, que lleva a cabo un comerciante
minorista a través de sus propios establecimientos comerciales u otros canales de distribución.
[ CITATION Sol12 \l 9226 ]

Efectividad: es el equilibrio entre eficacia y eficiencia, es decir, se es efectivo si se es eficaz y

eficiente.

Eficacia: Nivel que se alcanza en el desarrollo de las actividades planificadas y la consecución

de los resultados. [ CITATION Sol12 \l 9226 ]

Eficiencia: Relación que se establece entre unos resultados obtenidos y las actividades
llevadas a cabo y los recursos empleados para conseguirlos. [ CITATION Sol12 \l 9226 ]

8
Empaque: Es el contenedor de un producto, diseñado y producido para protegerlo y/o
preservarlo adecuadamente durante su transporte, almacenamiento y entrega al consumidor
o cliente final. Además, puede conocerse como el proceso de empaque, es decir,
procedimiento para acondicionar los productos para su almacenamiento, transporte,
distribución y comercialización en condiciones óptimas y al mínimo coste posible. Incluye el
sistema de envasado o embalado, el envase y el embalaje físicos, y los materiales
complementarios. [ CITATION Sol12 \l 9226 ]

Fabricación: Según definicionabc, la palabra fabricación hace referencia a la producción de

objetos a través de medios de tipo mecanico, o bien, implicar la construcción o elaboración de
algo. Además, se puede identificar como la transformación de materia prima para lograr
obtener un producto.

Flujo de información: Es una herramienta que le permite a las empresas diseñar los procesos y
procedimientos que se dan dentro de la misma, con el fin de mejorar el desarrollo de los
procesos, las relaciones internas, externas y las formas de solución de problemas, optimizando
recursos y tiempos en las decisiones y pasos a seguir.

Logística: Es el proceso de planear, implementar y controlar efectiva y eficientemente el flujo y

almacenamiento de bienes, servicios e información relacionada del punto de origen al punto
de consumo con el propósito de cumplir los requisitos del cliente. (Council of Logistic
Management Professionals – CLMP)

Materia prima: Según la página web gerencia.com, se define como materia prima todos los
elementos que se incluyen en la elaboración de un producto. La materia prima es todo aquel
elemento que se transforma e incorpora en un producto final. Un producto terminado tiene
incluido una serie de elementos y subproductos, que mediante un proceso de transformación
permitieron la confección del producto final.

Mayorista: Compañía que se dedica principalmente a actividades de venta al por mayor.

[ CITATION Kot12 \l 9226 ]

Mercancía: Elemento o producto objeto del transporte, susceptible de ser trasladado, de ser
trasladado, movido o enviado. Bien material cuya producción, transformación, distribución,
uso o posesión es objeto de actividad y trato mercantil. Producto que se ubica en un área de
almacenamiento. [ CITATION Sol12 \l 9226 ]

Minorista: Negocio cuyas ventas provienen principalmente de la venta al menudeo.

[ CITATION Kot12 \l 9226 ]

Necesidad: Estados de carencia percibida. [ CITATION Kot12 \l 9226 ]

Trazabilidad: Procedimiento para determinar en tiempo real la localización de un envío. Es la

“capacidad para seguir la historia, aplicación o localización de todo aquello que está bajo
consideración” (ISO 9000), sea un producto, un proceso, un organismo o una persona. Al
considerar un producto, la trazabilidad se relaciona con el origen de los materiales y las partes,
el proceso que siguen lo largo de la cadena de suministro, y la distribución y localización del

9
 producto después de su entrega. La trazabilidad asocia un flujo de información a un flujo físico
de mercancías, de manera que se pueda relacionar en un momento dado la información
requerida relativa a los lotes o grupos de productos determinados. [ CITATION Sol12 \l 9226 ]

5. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

5.1. RESEÑA HISTÓRICA

Helados Colombia fue creada en 1987, en la ciudad de Ciénaga, Departamento del Magdalena
lugar donde inicio la fabricación de paletas tanto de agua como de crema en diversos sabores.
Su campo de acción era en el municipio de Ciénaga y la Zona bananera en el Magdalena. Para
el año de 1988 viendo el auge que tenían sus productos, decidieron ampliar su portafolio, para
lo cual hicieron inversiones en maquinaria logrando sacar la línea de helados en conos y vasos
y poder afianzarse en el mercado que tenían, logrando mayores volúmenes de productos y
ventas.

Para el año de 1990 ampliaron su mercado llevando sus productos a las ciudades de Santa
Marta y Fundación; debido a su crecimiento, la empresa comenzó a diversificar sus productos
para poder abarcar mayores clientes. En el año de 1995 abre una distribuidora en la ciudad de
Barranquilla, lugar donde sus productos han tenido una excelente aceptación lo cual da lugar a
que por estrategias de mercadeo en el año de 1997 se traslada toda la planta de producción a
esta ciudad.

Aprovechando el auge de sus productos, la empresa se ve en la necesidad de invertir en

maquinaria e infraestructura para ampliar su capacidad de producción y poder atender con
prontitud a todos sus clientes; para el año 2002, la empresa decide nuevamente ampliar su
portafolio de productos para lo cual invierte en nuevas maquinarias, logrando sacar al
mercado la línea de helados por litros y así poder llegar a otros segmentos del mercado del
helado. En la actualidad, la empresa cuenta con cinco puntos de venta en la costa, tres en el
Magdalena, uno en Atlántico y uno en Bolívar.

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Fuente: Fotografía del punto de venta y entrada de la empresa Helados Colombia (tomada por
integrante del grupo de proyecto)

Ubicación actual
La empresa está ubicada en Calle 40 # 35 - 23, Chiquinquirá, en el centro de la ciudad de
Barranquilla, Atlántico.

Fuente: Google maps

 Zona Norte: Sobre la calle 40 están ubicados edificio lote, bodega, talleres de mecánica,
cacharrerías.
 Zona Sur: por la calle 41 entre carreras 35 y 36 están ubicadas varias bodegas.
 Zona Oriente: Sobre la carrera 36 están ubicados Taller de ebanistería, vivienda, bodega,
restaurante y tienda.

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  Zona Occidente: Sobre la carrera 35 está ubicado unas bodegas, una tienda, viviendas. El
acceso y salida de la empresa se realizan en esta zona.

5.2. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS (43)

 Paletas de agua: Limón, Mora, Fresa, Mandarina, Kola.

 Conos: Choqui cono (Vainilla con cobertura de chocolate Peso: 100 Gramos), cono pasas
(Ron con uvas pasas y cobertura de chocolate blanco Peso: 100 Gramos), mini choqui, mini
pasas.
 Galletas: Vainilla, Fresa, Arequipe, Mandarina, Ron, Nata, Brownie Peso: 63 Gramos.
 Envasados:
o Postre Colombia.
o Vasito: Vainilla, Fresa, Arequipe, Mandarina, Ron, Nata. Peso: 50 Gramos.
o Vaso especial: Vainilla, Fresa, Arequipe, Mandarina, Ron, Nata Peso: 60 Gramos.
o Vaso sorpresa: Vainilla con salsa de mora, Vainilla con salsa de fresa. Peso: 110
Gramos.
o Vaso veteado: Vainilla con salsa de mora, Vainilla con salsa de fresa, Vainilla con
salsa de caramelo Peso: 55 Gramos.
 Litros: Helado litro, vaso 220 gms.
 Paletas de crema:
o Paleta de chocolate.
o Paleta de coco.
o Paletas de crema: Vainilla, Maní, Fresa, Arequipe, Mandarina, Chocolate Peso: 35
Gramos.
o Turrón de la casa.
 Industriales.

Paletas de Agua Choqui Cono Cono Pasas Mini Cono

Paleta de Coco Mini Cono Pasas Paleta de Chocolate Paleta de Frutas

Paleta de Crema Vasito Turrón de Crema Vaso Especial

12
Vaso Sorpresa Vaso de 220 Gms Vaso Veteado Postre Colombia

Fuente: Elaboración propia

13
5.3. ORGANIGRAMA

Fuente: Helados Colombia – Transcripción propia

14
5.4. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

5.4.1. MISIÓN
Producir un helado de excelente calidad, con precios justos y servicio oportuno
satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, desarrollando nuevos productos
utilizando nueva tecnología, materias primas de óptima calidad y capacitando a nuestros
empleados en las diferentes técnicas de fabricación y cuidado del producto en sus
diferentes etapas hasta que llega a nuestros clientes; procurando siempre altos niveles de
productividad y rentabilidad maximizando la eficiencia en los costos, para lo cual
contamos con un recurso humano creativo y eficiente logrando una justa retribución tanto
para la empresa como para la sociedad.

5.4.2. VISIÓN
Ser una empresa líder en la producción de helados en la costa atlántica, para lo cual en los
próximos tres años se afianzara en el mercado existente y creara nuevas plazas en la
región, innovando en sus productos según las necesidades del mercado haciendo uso de
nuevas tecnologías para de la mano de nuestro recurso humano podamos dar a nuestros
clientes lo mejor de nuestros productos velando siempre por mantener y alcanzar altos
niveles de calidad, productividad y rentabilidad.

5.4.3. VALORES
 Calidad.
 Trabajo en equipo.
 Respeto.
 Comunicación.
 Honestidad.
 Orientación.
 Responsabilidad.

5.4.4. POLÍTICA DE CALIDAD

Presentar al mercado, clientes y consumidores un helado inocuo, garantizando la
seguridad y salubridad de los productos fabricados llenando las expectativas y necesidades
de los mismos a precios justos brindando un servicio oportuno, contando con talento
humano capacitado y comprometido en cuidar nuestro entorno dentro del marco de
mejoramiento continuo de los procesos productivos cumpliendo la normatividad legal
vigente aplicable a todas las actividades de la empresa.

15
 5.4.5. DOFA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Infraestructura propia. Productos con alta venta.
Ventas al por mayor y al por menor. Innovación de productos.
Cuentan con certificación de Invima en cada Poder de negociación con los clientes.
uno de sus procesos.
Cuentan con tecnología moderna Explorar nuevos mercados.
RRHH es muy puntual con la necesidad del Lograr mantener su posición en el mercado en
personal. la costa atlántica.
Cuenta con una planta eléctrica. Concentrarse en áreas que pueden
incrementar las ventas.
Cultura de trabajo en equipo.

Marca reconocida y cuentan con fidelización

de los clientes
Hay disponibilidad de producción continua
(24/7)
DEBILIDADES AMENAZAS
No cuenta con un sistema o software que Alta competencia en el mercado.
maneje el flujo de información generado en la
empresa.
No hay un sistema o gestión de inventarios Bloqueo de rutas por problemas de orden
adecuada para que la preparación de pedidos público.
se realice utilizando el menor tiempo posible.
Los productos no cuentan con un código de El constante aumento de los precios de la
barras o QR materia prima.
Incremento del Contrabando.
Cambio de gustos en los consumidores y
tendencias que se presenten.
Fuente: Elaboración propia

16
 6. ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES LOGÍSTICAS DE LA EMPRESA

6.1. MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA HELADOS COLOMBIA

GESTION DIRECTIVA

N
U
E
TRANSPORTE DE INSPECCION
S
C RECEPCION Y
INGREDIENTES A SUS CONTROL DE U
E ALMACENAMIENTO DE L
MATERIA PRIMA RESPECTIVOS PROCESOS CALIDAD A
S
R
I
I
A
O
D ENFRIAMIENTO PASTEURIACION SABORIZACION
S
S
E
S
S
EMPAQUE DE A
D COLORIZACION ALMACENAMIENTO CONGELACION
S
E
T
L
I
U
F
S
E
U
C
A
GESTION GESTION DE RECURSOS H
R ADMINISTRATIVA HUMANOS O
I
S
O

GESTION DE
MANTEMIENTO

Fuente: Helados Colombia

17
6.2. SUPPLY CHAIN MANAGEMENT O CADENA DE SUMINISTRO

Fuente: Elaboración propia.

La cadena de suministro de Helados Colombia está integrada por todas las actividades y/o
procesos que realiza la empresa (Planeación, abastecimiento, almacenamiento,
fabricación y distribución, etc.). Esta permite conocer la integración que se tiene con
respecto a cada uno de los procesos y los actores que la conforman, los cuales se
presentaran de manera detallada a continuación:

 Proveedor: En este eslabón está inmersa la actividad de compra de insumos,

materia prima, maquinaria y equipos, etc. Los actores que conforman el mismo
son:
o Usuarios de las diferentes dependencias, supervisor de operaciones y jefe
de producción: son estos quienes se encargan de identificar las
necesidades que se tienen dentro de la empresa.
o Departamento de compras/Gerente administrativo: El objetivo general
de esta dependencia o persona, es gestionar las compras de bienes y/o
servicios requeridos para garantizar la correcta operación de la planta y
asegurar que cuente con todo lo necesario para que se fabriquen los
productos previstos para determinado día.
o Proveedores: Se encargan de proveer cada uno de los elementos que
necesita la empresa, dentro de estos proveedores encontramos:
Troformas, Frutaroma, Coolechera, La Cabaña, Induga S.A, Grasco,
Plasticaribe, Oleoflor, Compañía Nacional de Chocolate, Colsabor, Alsec,
etc.
 Almacenamiento de materia prima: El objetivo general de este eslabón consiste
en recibir la mercancía solicitada por compras, asegurar la disponibilidad en

18
 cantidad, calidad óptima y tiempo oportuno de entrega de la materia prima e
insumos para la elaboración de los helados, bajo condiciones adecuadas de
protección y almacenamiento para su conservación. Dentro de este almacén se
puede encontrar insumos y materia prima como: Azúcar, leche en polvo, glucosa,
suero en polvo, grasa vegetal, esencias, estabilizante, pulpas de frutas,
chocolates, vasos, conos, empaques, cajas, etc. Los actores que lo conforman son:
Gerente administrativo, almacén, proveedores, ventas, transportistas de Helados
Colombia y producción.

 Producción: En este eslabón se realiza todo el proceso de transformación de

materia prima o la elaboración del helado, esto está divido de la siguiente
manera:
o Elaboración de las mezclas (Base o producto semi-elaborado): Consiste en
la recepción y almacenamiento de la materia prima y clasificación,
elaboración de la formulación, despacho de las materias primas, pesaje
de las materias primas, pre-mezclas de los ingredientes, adición de los
ingredientes a la licuadora industrial, incorporación de ingredientes,
pasteurización, homogenización, enfriamiento y maduración.
o Elaboración básica del helado: Una vez la mezcla este madurada se
saboriza y colorea, se adiciona a los tanques alimentadores, se llena en
las diferentes presentaciones y empaca, y se almacena en el cuarto frio.
o Proceso de elaboración de paletas: Una vez elaborada la mezcla se pasa a
la saborización y coloración, se bate la mezcla, se llenan los moldes,
pasan a ser congelados, una vez estén congeladas se procede a realizar el
desmolde del producto, se empacan y pasan a ser almacenadas al cuarto
frio.
Los actores que conforman este eslabón son: Producción, control de calidad,
seguridad y salud en el trabajo y almacenamiento. Cada uno de los operarios de
producción debe diligenciar unos formatos de manera manual por escrito, para
que se pueda ejercer control sobre la materia prima utilizada, los insumos y los
productos elaborados.

 Almacenamiento de producto terminado: Consiste en recibir el producto

terminado y asegurarse de que se encuentre en excelentes condiciones, sin
averías, teniendo en cuenta las condiciones adecuadas de protección y
almacenamiento para su conservación. Los actores que lo conforman son:
Almacén, producción, ventas y transportista de Helados Colombia.

 Ventas: Se encarga de la comercialización del producto, recibir los pedidos de

compra por parte de los clientes y así mismo atender a los clientes que llegan
directamente a la empresa a realizar su compra sea al por mayor o por unidad de
producto. Además, se encarga de verificar que la mercancía recibida por parte
de los proveedores sea la correcta y en el caso contrario dar aviso al gerente
administrativo. Actores: Ventas y despacho o almacenamiento.

 Transporte de producto terminado: El objetivo general de este eslabón es

trasportar el producto terminado hasta la zona del cuarto frio y una vez que haya
un pedido del mismo se debe encargar de distribuir el producto hasta el cliente

19
 que se le especifique. Los actores que lo conforman son: Despacho, ventas,
almacenamiento y el cliente.

 Minoristas: Son clientes que frecuentemente le compran productos a la

compañía.

 Clientes: Vendedores ambulantes, persona natural que se acerca directamente al

punto de venta que tiene la compañía.

Dentro de esta cadena de abastecimiento se utilizan los siguientes materiales, equipos y

herramientas:

 Materiales: Dentro de este ítem se encuentra todo lo que tiene que ver con la
materia prima y todo lo que tiene que ver con lo que se necesita para poder
realizar el producto terminado, tales como, Azúcar, leche en polvo, leche en
polvo descremada, agua, alfacrem, glucosa, suero en polvo, proteínas, grasa
vegetal, esencias, estabilizantes, emulsificantes, pulpa de fruta, chocolates, conos
de galleta, vasos desechables, cajas, empaques de distintas referencias, palitos de
las paletas, maltodextrina.

 Equipos y herramientas:
o Mecánicos: marmita licuadora, pasteurizadores, intercambiadores de
placa, homogeneizador, tanques maduradores, batidora de helado duro,
tanques alimentadores, máquina de helado blando, incorporador de
salsas, envolvedora horizontal, salmuera, licuadora industrial, batidora de
paleta, congeladores, banco de hielo, calderas, chocolatera (baño de
maría) balanzas, equipo de laboratorio, empacadoras industriales.
o No mecánicos: canastas plásticas, cajas.

20
6.3. RED GEOGRÁFICA

21
 6.4. RED LOGÍSTICA

6.5. CADENA DE VALOR

PROVEDORES
CADENA DE VALOR EMPRESA HELADOS COLOMBIA

Actividades de apoyo
Infraestructura empresarial: Planta de producción, almacenes, punto de ventas, taller de
repuestos, planeación.
RRHH: Selección de personal, formación del personal, contratos, seguridad social.
Aprovisionamiento (G. Administrativo): Materia prima, suministro, equipo y maquinas.
LOGISTICA INTERNA OPERACIONES LOGISTICA EXTERNA VENTA CLIENTES
Compra de la Fabricación del Mix Distribución de los Contacto con el
materia prima y Envasado productos a los cliente
almacenamiento. Empacado puntos especificados Facturación
Despacho por el cliente. Forma de pago

Actividades primarias

22
6.6. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCESOS

6.6.1. PROCESO DE ABASTECIMIENTO

Es una actividad clave dentro de la cadena de suministro de Helados Colombia, esta
consiste en que la empresa tenga a su disposición toda la materia prima que es
indispensable para que se lleve a cabo el correcto funcionamiento del core business de la
compañía.

Esta actividad se basa en la identificación de las necesidades que se presenten dentro de la

compañía, verificar si la materia prima necesaria se encuentra dentro del stock, en caso de
que no se encuentre se debe notificar al gerente administrativo para que sea él quien
inicie el proceso de compra y almacén este a disposición en el momento que dicha
mercancía llegue a la empresa. Se puede plantear este proceso por medio del siguiente
flujograma:

23
Fuente: Elaboración propia.

24
6.6.2. PROCESO DE PRODUCCIÓN (DIBUJOGRAMA)

25
Fuente: Elaboración propia.

26
Fuente: Elaboración propia.

27
 6.6.3. PROCESO DE ALMACENAMIENTO

El proceso de almacenamiento de Helados Colombia se encuentra dividido de la siguiente

manera:

 Almacenamiento de materia prima: Este se encarga de la custodia de los insumos,

materias prima y entre otros productos que se transformaran o utilizaran para la
elaboración de los productos que realiza la empresa. Lo ideal es que se mantengan en las
condiciones adecuadas con el fin de que al llevar a cabo el proceso de fabricación no
ocurra ningún inconveniente.

Fuente: Elaboración propia

28
 Almacenamiento de producto terminado: Se encarga de la custodia de los productos
que comercializa la empresa Helados Colombia, la cantidad de productos que son
almacenados en esta área dependerá de las proyecciones y la demanda que tienen sus
clientes, es decir, se debe contar con la disponibilidad constante de estos productos y así
mismo, una alta rotación de inventario.

Fuente: Elaboración propia

29
 6.6.3.1. LAYOUT ACTUAL

Planta baja

Fuente: Elaboración propia.

30
Segundo piso:

Fuente: Elaboración propia

31
 6.6.4. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN
Este proceso depende de las actividades y el flujo de información que transmita el
departamento de ventas, debido a que este se encarga de informar los pedidos que se
realizan por parte de los clientes para que de esta manera puedan ser distribuidos. El
siguiente flujograma muestra el proceso de distribución que realiza Helados Colombia:

Fuente: Elaboración propia

32
 6.6.5. SERVICIO AL CLIENTE
Helados Colombia se dedica a ofrecer a sus clientes helados (Conos, galletas, envasados,
litros, etc.) de calidad a un costo asequible. Para que los productos de Helados Colombia
puedan ser entregados a sus clientes se da servicio al cliente para identificar las
necesidades, deseos y demandas de los mismos, con el fin de satisfacer las mismas de
manera efectiva.

En el servicio al cliente, la empresa tienen contacto con la razón de ser, sus clientes. Para
esta actividad entra en juego el departamento de ventas que se encarga de la
comercialización del producto, es decir, recibir los pedidos de compra por parte de los
clientes, estos pedidos pueden realizarse de manera directa, online o telefónica. Los
encargados de ventas atienden a los clientes que llegan directamente a la empresa a
realizar su compra sea al por mayor o por unidad de producto, los pedidos que realizan los
clientes se envían a despacho para que se proceda a la entrega de los productos o en su
defecto a la distribución. Además, se encarga de verificar que la mercancía recibida por
parte de los proveedores sea la correcta y en el caso contrario dar aviso al gerente
administrativo.

6.7. TRAZABILIDAD

La aplicación de la trazabilidad en la empresa Helados Colombia se puede identificar

teniendo en cuenta los diferentes tipos de trazabilidad, de la siguiente manera:

 Trazabilidad desde atrás: La empresa cuenta con proveedores de materia prima,

empaques, envases, etc., estos le suministran toda la información acerca de los
productos, como se deben tratar las materias primas suministradas, cantidad de
productos de cada referencia; todo esto se suministra a través de las facturas
generadas, en donde también se encontrara información referente al proveedor.

 Trazabilidad interna o de procesos: La empresa necesita controlar cada uno de los

procesos de producción y gracias a esta, la compañía puede observar, registrar y
evaluar todos los componentes de la cadena de producción. En este eslabón se
utiliza la trazabilidad manual (sin sistema de información) ya que Helados
Colombia realiza el seguimiento de sus procesos por medio de unos formatos en
físico donde queda evidencia de la materia prima utilizada, lo que se obtuvo de
ella y el proceso al que fue sometida la misma.

 Trazabilidad hacia delante: Helados Colombia por medio de su departamento de

ventas realiza la toma de pedidos y se envía a los encargados de despacho para
que organicen la entrega o distribución de la misma, de esta manera deben
realizar el seguimiento de los productos desde que salen de la empresa hasta el
momento en que es entregado el producto al cliente que lo solicito.

33
 6.8. TALENTO HUMANO
 Manual de funciones

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Departamento : Producción

Área : Departamento de producción
Número de cargos iguales : 2
UBICACIÓN DEL CARGO

2. MISIÓN DEL CARGO

Optimizar las operaciones relacionadas con el flujo de insumos y productos terminados, para garantizar el
abastecimiento y cumplimiento de los pedidos realizados por los clientes.

3. ALCANCE DE LAS RESPONSABILIDADES:

Transpaleta manual
Por máquinas o equipos

Insumos, Materia prima, empaques y productos terminados

Por materiales

N/A
Por dinero y/o valores

Alta confidencialidad del registro de inventario de materia prima, insumos,

Nivel de confidencialidad: empaques y productos terminados.
Información/ Registros

34
 PROTECTOR CHALECO
CASCO BOTAS BATA GAFAS ARNES GUANTES NINGUNO
AUDITIVO REFLECTIVO

x x x X x x

Decisiones que puede tomar: Decisiones que tiene que consultar:

Rotación de materia prima y producto terminado. Salida de materia prima, insumos, empaques y
productos terminados.
4. CONTENIDO DEL CARGO (Tareas/Funciones) P
Controlar el manejo de insumos de la materia prima D
Almacenar la materia prima. S
Monitorear o registrar la entrada y salidas de materia prima del almacén. D
Llevar el inventario de la materia prima del almacén. M
Almacenar el producto terminado D
Llevar el inventario del producto terminado M
Selección del producto terminado para la distribución D

D=Diaria S= Semanal Q=Quincenal M=Mensual

5. CONDICIONES DE TRABAJO
Condiciones Ambientales Riesgos Ocupacionales Enfermedades profesionales

100%

75%

50%

25%
Deficientes

Excelente

Considerables
Buenos

Elevadas

Eventual
Remotas
Pésimos

Escasas
Aspectos Aspectos Aspectos

Iluminación Caídas Alergias

x X X
Emanaciones Cortaduras Oído
x X X
Humedad Mutilaciones Vista
x X X
Resequedad Quemaduras S. Respiratorio
X X X
Corrientes Golpes S. Digestivo
X X x
Ventilación Choques Otros
X Eléctricos
X
Frío Raspaduras
X X
Calor Manchaduras
X X
Limpieza Envenenamiento
X Tos
X
Ruido Otros
x x
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL:

6. EXIGENCIAS DEL CARGO NIVEL

ESFUERZO FISICO A M B
ESFUERZO VISUAL A M B
ESFUERZO AUDITIVO A M B
ESFUERZO MENTAL A M B
7. RELACIONES SIGNIFICATIVAS
INTERNAS Jefe de producción, Supervisor de Operación, Auxiliares

EXTERNAS Transportista de la empresa proveedora

8. PERFIL DE COMPETENCIAS: REQUERIMIENTOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA

35
 REQUISITOS NIVEL REQUERIDO
Educación Técnico/Tecnólogo en Logística y/o afines.

Formación Curso de almacenamiento de materiales.

Experiencia 1 año

Nº COMPETENCIAS COMPORTAMIENTOS REQUERIDOS NIVEL

REQUERI
TECNICAS
DO
1 Orientación al logro Cumple con oportunidad en función de estándares,
4
objetivos, metas establecidas por la empresa y las
funciones que le son asignadas.
2 Trabajo en Equipo Ayuda al logro de los objetivos articulando sus actuaciones
4
con los demás.
3 Comunicación efectiva Transmite eficazmente las ideas, sentimientos e
5
información impidiendo con ello malentendidos o
situaciones confusas que puedan generar conflictos.
4 Dirección de personas Logra que otras personas actúen según nuestros deseos
utilizando apropiada y adecuadamente el poder personal o 4
la autoridad que el puesto nos confiere.
5 Toma de decisiones Elige entre varias alternativas, aquellas que son más
viables para la consecución de los objetivos, basándose en
un análisis exhaustivo de los posibles efectos y riesgos, así 4
como posibilidades de implantación.

OBSERVACIONES:

Nivel 1 No posee la competencia/No desarrollada

Nivel 2 Competencia desarrollada en un nivel básico o elemental.

Nivel 3 Posee la competencia en un nivel medio.

Nivel 4 Alto nivel de competencia.

Nivel 5 Excelente nivel de competencia, genera valor agregado al cargo.

Elaborado Aprobado VoBo

Revisado Fecha Revisión:

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo : Conductor

Área : Departamento de transporte

36
Número de cargos iguales : 6
2. UBICACIÓN DEL CARGO

3. MISIÓN DEL CARGO

El cargo tiene como misión el transporte de las mercancías y producto terminado hacia los diferentes puntos
de venta o donde lo requiera los clientes, que están establecidos en la región caribe.

4. ALCANCE DE LAS RESPONSABILIDADES:

Por máquinas o equipos 1 camión turbo de 2 ejes, refrigerado.

Equipo de transporte, herramientas de descargue y cargue.

Por materiales

N/A
Por dinero y/o valores

Si, clientes altamente efectivos, datos personales de los clientes.

Nivel de confidencialidad:
Información/ Registros

Decisiones que puede tomar: Decisiones que tiene que consultar:

Detener el camión y hacer pausas activas. El cambio de ruta, (paro, etc.)

5. CONTENIDO DEL CARGO (Tareas/Funciones) P

Transporta la mercancía a los puntos de ventas y clientes. D
Cargue y descargue de la mercancía. D
Verificar que el Cliente firme, aprobando el recibo de la mercancía. D

D=Diaria S= Semanal Q=Quincenal M=Mensual

6. CONDICIONES DE TRABAJO
Condiciones Ambientales Riesgos Ocupacionales Enfermedades profesionales

37
 PROTECTOR CHALECO
CASCO BOTAS BATA GAFAS ARNES GUANTES NINGUNO
AUDITIVO REFLECTIVO

x x

100%
Excelente

75%

50%

25%
Deficientes
Buenos

Elevadas
Considerables
Pésimos

Eventual
Escasas
Remotas
Aspectos Aspectos Aspectos

Iluminación Caídas Alergias

X X X
Emanaciones Cortaduras Oído
X X X
Humedad Mutilaciones Vista
X X X
Resequedad Quemaduras S. Respiratorio
X X X
Corrientes Golpes S. Digestivo
X X X
Ventilación Choques Otros
X Eléctricos
X
Frío Raspaduras
X X
Calor Manchaduras
X X
Limpieza Envenenamiento
X Tos
X
Ruido Otros
X
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL:

7. EXIGENCIAS DEL CARGO NIVEL

ESFUERZO FISICO A M B
ESFUERZO VISUAL A M B
ESFUERZO AUDITIVO A M B
ESFUERZO MENTAL A M B
8. RELACIONES SIGNIFICATIVAS
INTERNAS Jefe de producción y almacén.

EXTERNAS Clientes, punto de ventas.

9. PERFIL DE COMPETENCIAS: REQUERIMIENTOS DE FORMACIÓN Y EXPERIENCIA

REQUISITOS NIVEL REQUERIDO
Educación Bachiller

Formación Curso de conducción.

Experiencia 1 año

Nº COMPETENCIAS TECNICAS COMPORTAMIENTOS REQUERIDOS NIVEL

REQUERIDO
1 COMPROMISO Promueve las metas de la empresa y respeta sus 5
normas.
Demuestra sentido de pertenencia en todas sus
actuaciones
2 TRABAJAO EN EQUIPO Aporta sugerencias, ideas y opiniones. 4
Respeta criterios dispares y distintas opiniones del
equipo.
Ayuda al logro de los objetivos articulando sus
actuaciones con los demás.
Cumple los compromisos que adquiere.

38
 Facilita la labor de superiores y compañeros de
Trabajo.
3 TOMA DE DECISIONES Elige entre varias alternativas, aquellas que son más 5
viables para la consecución de los objetivos,
Basándose en un análisis exhaustivo de los posibles
efectos y riesgos, así como posibilidades de
implantación.

OBSERVACIONES:

Nivel 1 No posee la competencia/No desarrollada

Nivel 2 Competencia desarrollada en un nivel básico o elemental.

Nivel 3 Posee la competencia en un nivel medio.

Nivel 4 Alto nivel de competencia.

Nivel 5 Excelente nivel de competencia, genera valor agregado al cargo.

Elaborado Aprobado VoBo

Revisado Fecha Revisión:

39
 PLAN DE CAPACITACIÓN

Dar a conocer el adecuado manejo del nuevo software que se estará

implementando dentro de la organización para garantizar mejoras en el flujo de Tipo de capacitación:
Objetivos:
información de los procesos, disminuyendo los errores y tiempo empleado para PREVENTIVA
esta actividad.

Pe riod ic id a d Mé to d o s d e c a p a c ita c ió n- Re c urso s ne c e sa rio s

Te m á tic a Pob la c ió n o b je tivo Lug a r
Te c no lo g ía d isp o nib le . (Físic os, Huma no s y
Fina c ie ro s)

Utiliza c ion d e l Softwa re De p a rta me nto d e Insta la c io ne s HELADOS Exp e rto e n la utiliza c ió n
(Op e nERP) p rod uc c ió n fe b -18 COLOMBIA Fo rma c ió n / Curso d e l so ftwa re
C o n t e xtu a liza c ió n d e t e m a s
re la c io n a d o s c o n la s TIC S Su p e rv isió n - O p e ra c ió n Inic io : 4 d e Fe b re ro Sa ló n d e C a p a c ita c io n e s C h a rla s Pro fe sio n a l e n TIC S
¿ Q u é e s un sist e m a ERP? Tra ine r o c o n su lto r d e la
C o n tro l d e C a lid a d Fin a liza c ió n : 1 d e Ma rzo Pro ye c c io n e s d e l so ftw a re
e m p re sa c o nt ra ta d a
En q u e c o n siste e l O p e n ERP
C o n tro l d e Ma te ria s p a ra a d q uisic ió n d e
Pa so s a se g u ir p a ra u tiliza r e l Fa b ric a c ió n - So ftw a re
O p e n ERP Alm a c e n a m ie n t o

INDICADOR DE CUMPLIMIENTO: Número de acciones efectuadas con errores/Número de acciones efectuadas *100

Fuente: Elaboración propia

6.9. HIGIENE Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

La empresa Helados Colombia cuenta con un Programa de Manejo y Disposición de Residuos
Sólidos, líquidos y peligrosos; en donde se deja establecido que la clasificación y separación en
la fuente de los residuos se realiza de acuerdo con el aprovechamiento y composición, de la
siguiente manera:

6.9.1. RESIDUOS REUTILIZABLES

Sacos de papel, Sacos de polietileno, Cajas de cartón, Bolsas plásticas (conos, vasos),
Envases plásticos (Colores), Sacos plásticos (Cracker), Estos residuos por sus características
nos dan la facilidad de aprovecharlos en otras actividades y así minimizar la cantidad
generada de los mismos.

 Los residuos sólidos se separan de acuerdo a un código de colores establecido

40
 Fuente: Fotografía suministrada por Helados Colombia

6.9.2. RESIDUOS ORDINARIOS Y/O INERTES (CANECA DE COLOR

VERDE)

 Papeles o cinta con adhesivos.

 Icopor
 Lapiceros
 Resaltadores
 Marcadores
 Cintas plásticas de enzunches
 Guantes plásticos
 Guantes de nitrilo
 Servilletas de papel
 Producto dañado (Conos, Paletas, Vasitos).
 Palitos de paletas
 Vasos plásticos de producto
 Empaque plástico de la grasa
 Bolsas plásticas de la pulpa
 Empaques de mecatos
 Servilletas
 Papel higiénico
 Pitillos
 Restos de alimentos
 Empaques plásticos
 Palos de escoba
 Escobas dañadas
 Cepillos

41
  Esponjillas
 Residuos de trampas de grasa

6.9.3. RESIDUOS RECICLABLES (CANECA DE COLOR GRIS)

 Papel
 Periódico
 Cartón
 Rollos de cartón (Cinta, Empaque)

6.9.4. RESIDUOS PLASTICOS Y VIDRIOS RECICLABLES (CANECA DE

COLOR AZUL)

 Bolsas y recipientes plásticos

 Envases de vidrios
 Frascos y botellas

6.9.5. RESIDUOS PELIGROSOS (CANECA DE COLOR ROJO)

 Pilas
 Aceites de motores y homogeneizadores
 Tóner cartuchos de impresoras
 Lamparas fluorescentes, bombillos ahorradores, lamparas led.

El manejo que se le da a estos residuos se divide en tres etapas, de la siguiente manera:

6.9.6. RECOLECCIÓN
La recolección interna de los residuos en las instalaciones de la empresa estará a cargo del
personal de aseo, manipuladores de alimentos y personal en general. Una vez las canecas
estén llenas hasta su total capacidad se retirará la bolsa y se llevara al cuarto de
almacenamiento.

6.9.7. ALMACENAMIENTO
Las instalaciones de la empresa cuentan con un área especial de almacenamiento (Cuarto
de basuras) ubicado en el área de labores mixtas a pocos metros del portón de salida. En
este cuarto se almacenan las bolsas con los residuos sólidos debidamente clasificados.

6.9.8. DISPOSICIÓN
De acuerdo con la clasificación y separación de los residuos generados se disponen de la
siguiente manera:

42
 Residuos ordinarios e inertes: Su recolección está a cargo de la empresa de aseo Triple A
quien además transporta y da disposición final a estos residuos. Esto se realiza con una
frecuencia de 3 veces a la semana.

Residuos reciclables, plásticos y vidrios: Estos residuos son dados a los recicladores de la
zona en horas matinales.

Para que la realización de este programa se lleve a cabo es necesario que los empleados de la
empresa Helados Colombia tengan en cuenta las siguientes recomendaciones:

 Doblar el papel, no arrugar. Así ocupará menos espacio.

 Si se generan dudas sobre si el papel que se está separando es recuperable; se puede
realizar una prueba sencilla que consiste en mojar un poco los dedos con agua y
frotar el papel, si se deshace: es reciclable.
 Retirar las grapas y cintas adhesivas de los papeles. Estos elementos dificultan los
procesos del reciclaje.
 Cuando se manipula el vidrio no recuperable, se debe asegurar que al empacarlo
quede de manera segura, así evitará accidentes.
 Antes de almacenar los materiales reciclables si estos contienen sustancias que los
contaminan deberán ser escurridos y/o enjuagados

6.9.9. TRAMPAS DE GRASA

 El protocolo para la limpieza de las trampas de grasa varía según el proveedor de
productos con el que trabaje.
 La limpieza de las trampas de grasa está a cargo del departamento de
mantenimiento, bajo supervisión del área de control de calidad, el protocolo de
limpieza se realiza cada 8 días.
 Recolección de material flotante y demás partículas sólidas son removidas
diariamente de la trampa con dos cedazos de diferentes diámetros para diferentes
tamaños de partículas.

6.9.10. PROPÓSITO DE LA RECUPERACIÓN Y EL APROVECHAMIENTO

DE LOS RESIDUOS

 Racionalizar el uso y consumo de las materias provenientes de los recursos naturales.

 Recuperar valores económicos y energéticos.
 Reducir la cantidad de residuos a disponer.
 Disminuir los impactos ambientales.
 Implementar la ley de las tres R:
o Reducir: evitar o minimizar la producción de residuos, usando racional y
eficientemente los recursos e insumos en todas las actividades dentro de la
empresa.

43
o Reutilizar: es devolver a los residuos su potencial de utilización en su función
original o en alguna relacionada, sin requerir procesos adicionales de
trasformación.
o Reciclar: es recuperar aquellos residuos que mediante su reincorporación
como materia prima o insumos sirven para la fabricación de nuevos
productos.

44
6.10. APLICACIÓN DE COSTOS A LA CADENA DE SUMINISTRO

45
46
47
48
7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS / ENFOQUE DEL PROYETO

7.1. GESTION DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS Y FLUJO DE INFORMACIÓN

Actualmente, la compañía no cuenta con un sistema de información que les permita controlar
cada una de sus operaciones. Se identificó que para tener un control de la materia prima
utilizada para producción, producto semi-terminado y producto terminado se realiza el
diligenciamiento de formatos de forma manual (Formato de Control de Producción de
Producción de Mix, Control de Producción, Control de Recepción de Materias Primas y entre
otros).

Problemas actuales debido al diligenciamiento de formatos manuales:

 Los operarios de las maquinarias de las mezclas estén descuidando por un momento la
producción para poder completar cada uno de los datos correspondientes.
 Los formatos pueden mojarse debido a que estos son diligenciados en las zonas de
trabajo que por lo general son húmedas.
 El anterior problema, da lugar a que los datos diligenciados se distorsione.
 Al momento de digitalizar en el Excel cada uno de los datos, es posible que se
suministren datos erróneos debido a que no se puede ver el dato porque esta borroso
o es posible que el dato no sea legible.

Fuente: Elaboración propia.

49
Para dar solución a las anteriores problemáticas, se recomienda para la empresa Helados
Colombia la implementación de un sistema de planeación de recursos empresariales, conocido
como OpenERP, Odoo Colombia.

Beneficios al usar un sistema OpenERP – Odoo Colombia:

 Permitir la integración de ciertas operaciones de la empresa, tales como la

producción, logística, inventario, envíos, contabilidad y entre otras operaciones.
 Tener acceso a una base de datos centralizada, es decir, se puede acceder a cualquier
información de la compañía, permitiendo la optimización de tiempo al momento de
realizar una operación.
 Código abierto: al ser software libre, podrá disponer del código para realizar cualquier
mejora sobre los módulos ya existentes, o crear uno nuevo adaptado a sus
necesidades.
 Conectividad: visualización de informes en formato estándar PDF,
importación/exportación con MS Office Excel o CSV, conectores ya existentes con
Magento y Prestashop, y otras muchas plataformas, con la posibilidad de conexión con
casi cualquier software utilizando webservices.
 Flexibilidad: Odoo Colombia es una solución modular. Puede comenzar por ejemplo
utilizando solamente el módulo de CRM o Financiero, e ir integrando más módulos
posteriormente, todos ellos compartiendo el mismo flujo de trabajo y la misma base
de datos.
 Multiplataforma: la interfaz web de Odoo Colombia le permite acceder desde
cualquier ordenador independientemente del sistema operativo (GNU/Linux, Mac OS
X o Windows), e incluso tablets y smartphones con Android o iOS. La versión “mobile”
simplifica las vistas y lo hace más agradable y sencillo de manejar desde pantallas de
tamaño reducido.

El OpenERP permite tener acceso al sistema al obtener la licencia de Odoo Colombia, por lo
que es necesario contar con todos equipos tecnológicos necesarios para descargar y utilizar el
sistema sin inconvenientes.

Proceso seleccionado

El proceso seleccionado para realizar las mejoras fue el proceso de inventario de producción y
almacén, a continuación encontrará un flujo grama de cómo se realiza el mismo teniendo en
cuenta las condiciones actuales:

50
Fuente: Elaboración propia.

51
Al llevar a cabo la implementación del software y contemplar las mejoras, el proceso se estaría
llevando acabo de la siguiente manera:

Fuente: Elaboración propia.

Seguimiento del proceso

Para identificar los errores en los que se incurren actualmente dentro del proceso de
inventario de producción y almacén que se realiza en la empresa, se recomienda calcular el
siguiente indicador:

52
Indicador de errores en proceso de IPA por diligenciamiento de formatos

Numero de formatos con errores al mes

¿ ∗100 %
Numero de formatos diligenciados al mes

Actualmente, sin implementar la solución planteada, los empleados diligencian 60 formatos al

mes y aproximadamente, durante determinado mes se incurren en 12 formatos con errores,
ya sea por caligrafía o porque los formatos estaban en mal estado y no se lograba entender lo
que decía en el mismo, en cualquiera de los 3 formatos que implementan dentro de este
proceso, lo que quiere decir que el porcentaje de error que tienen es del 20%.

12
Indicador= ∗100 %=20 %
60

Esto quiere decir que la persona encargada de digitalizar los formatos en Excel tuvo problemas
para entender lo que estaba escrito en los formatos y por ende debía llamar a la persona que
diligencio el formato para que diera la información correcta del mismo y poder ingresarlo al
documento.

Lo que se busca con la implementación de este sistema es que el flujo de información que se
da dentro de la empresa sea el correcto y se eviten este tipo de inconvenientes, para que al
momento de realizar el indicador el margen de error que se da sea 0% (Cero).

53
 Opciones de Inversión

OPCIONES DE LICENCIAS ODOO COLOMBIA

HOSTING SAAS
PAQUETE MIPYME
BÁSICO ESTÁNDAR PERSONALIZADO PROFESIONAL MIPYME (III)
(III)
PAGOS MES
VALOR $ 7,812,420 $ 15,234,219 $ 30,077,817 $ 59,765,013 $ 14,452,977 $ 14,538,000
Todas las apps sin Apps avanzadas Apps avanzadas, Apps avanzadas,
RECOMENDADO Inventario, (Inventario, migración de datos, migración de datos, Empresas de hasta 50 Mipyme hasta 50
PARA Producción y Producción y perzonalizaciones. personalizaciones empleados empleados
NO
HORAS 25 50 100 200 NO INFORMACIÓN
INFORMACIÓN
Gestión de Gestión de proyectos, Gestión de proyectos, Usuarios ilimitados,
proyectos, soporte soporte via email y/o Gestión de proyectos, soporte via email y/o soporte mensual (50
via email y/o teléfono, soporte via email y/o teléfono, ticket o 2 workshop),
teléfono, entrenamiento & teléfono, entrenamiento & solución de errores
entrenamiento & acompañamiento, entrenamiento & acompañamiento, (ilimitados), copias
acompañamiento, configuración, acompañamiento, configuración, de seguridad diarias,
configuración, asistencia en la configuración, asistencia en la localización
NO SE REGISTRA
INCLUYE asistencia en la migración de datos, asistencia en la migración de datos, Colombia, plataforma
INFORMACIÓN
migración de datos, consultor en el sitio*, migración de datos, consultor en el sitio*, de pruebas, trafico
consultor en el sitio*, personalización de consultor en el sitio*, personalización de ilimitado,
personalización de Apps**, personalización de Apps**, almacenamiento de
Apps**, personalización Apps**, personalización 5Gb, actualizaciones
personalización (formulario, reportes y personalización (formulario, reportes de ley,
(formulario, reportes workflows), (formulario, reportes y y workflows), actualizaciones
y workflows). desarrollo. workflows), desarrollo. desarrollo. (CORE).
* Incluir tiempo de viaje; gastos de viaje no incluidos.
 ** Cargos adicionales mensuales se aplican para el mantenimiento de desarrollos específicos.
Fuente: Elaboración propia.

54
Para que la empresa Helados Colombia pueda implementar las mejoras con respecto a este
proceso, se recomienda que tenga en cuenta la opción estándar debido a los beneficios que
incluye dicha licencia. Por esta razón, es necesario que la compañía realice la inversión
descrita a continuación:

INVERSIÓN
Cantidad Ítems Características Valor Total
Odoo
1 Colombia Software Odoo Colombia $ 15,234,219 $ 15,234,219

Procesador Intel® Xeon® E5-2620 v4 de 2,1

GHz; memoria caché de 20 M; 8 GT/s QPI;
Turbo; HT; 8 C/16 T (85 W); mem. máx. de
2133 MHz.
Windows Server® 2016, Standard, 16
NÚCLEOS, inst. de fáb., SIN MEDIOS, SIN
CAL.
Memoria: RDIMM de 8 GB, 2400 MT/s,
clasificación simple, ancho de datos x8.
Disco Duro SAS con conexión en caliente de
Servidor 300GB 10000RPM 12Gbps de 2.5", 3.5"
Dell soporte híbrido.
PowerEdge Garantía: 3 años de ProSupport y servicio in
1 T430 situ al siguiente día laborable. $ 8,992,994 $ 8,992,994
Procesador Intel® Core™ i5-7500T
(6MB/4T/2.7GHz)
Computado Windows 10 Pro, 64-bit, Inglés, Francés,
r Dell Español
OptiPlex 4GB de Memoria DDR4 a 2400MHz (1 DIMM x
3050 Todo 4GB)
2 en uno Disco Duro de 500GB 7200 RPM de 2.5". $ 2,387,669 $ 4,775,338
Cable de internet UTP N.5 RJ45 de 100
2 Cable UTP metros (SEGUCOST) $ 155,000 $ 310,000
TOTAL $ 29,312,551

Tiempo de implementación del software

Según casos presentados en internet, la principal diferencia en la implementación de ambos

sistemas radica en el hardware. Los sistemas on-premise requieren la puesta a punto del
hardware de la compañía: instalación en servidores, bases de datos, ordenadores, etc. Por
otro lado, los ERP en la nube son accesibles a través de internet y no es necesario la
instalación de ningún tipo de software.

No existe una fórmula estándar para averiguar cuánto tiempo tardará el proveedor en
configurar el hardware. Por ello, para aquellas empresas que elijan un ERP on-premise, la
elección del proveedor determinará la duración del proyecto ERP.

55
Por lo anterior, se considera que la empresa Helados Colombia tardaría aproximadamente un
mes para poner en marcha la implementación del sistema de información.

Conclusión y Recomendaciones para la adecuada gestión de un sistema para el manejo de

los inventarios y flujo de información

Para la empresa Helados Colombia es conveniente realizar la implementación de un sistema

de información ERP debido a las grandes ventajas que este es capaz de brindar con respecto a
cada uno de los procesos y procedimientos que se llevan a cabo dentro de la compañía.
Teniendo en cuenta la integración que se puede generar en los mismos con el fin de tener
mayor control y contar con una base de datos centralizada, es decir, cada uno de los
integrantes o empleados que tengan acceso al sistema pueden acceder a esta información,
mejorando y optimizando cada una de sus actividades.

Por lo anterior, se considera que la mejor opción para Helados Colombia es la implementación
del ERP Odoo Colombia, siendo una licencia que cubren las necesidades de diferentes áreas
como: Inventario, producción, contabilidad y entre otros que la empresa desee integrar dentro
de su paquete. Su coste dependerá del diseño que la empresa quiera implementar, los
módulos y el número de empleados se realizara el pago adicional.

En caso de que la empresa no requiera algún modulo adicional o persona adicional para que
tenga acceso al sistema, la inversión que debe realizar la empresa Helados Colombia para la
implementación del ERP es de: $ 29.312.551.

Se recomienda que los empleados participen en cada una de las etapas que se llevaran a cabo
para la puesta en marcha del sistema. Así, cuando el proyecto sea liberado puedan
implementarlo sin ningún inconveniente y con conocimiento de cada una de las
funcionalidades que tiene el sistema.

Una vez que el proyecto sea liberado, se podrá subsanar la problemática que actualmente se
está presentando en la compañía con respecto al proceso de inventario de producción y
almacén, debido a que con ayuda de este sistema se podrá consolidar y contar con la
adecuada información de manera digital, de esta manera las áreas involucradas podrán contar
con toda la información necesaria para la realización de sus actividades, etc.

7.2. PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE CODIGOS QR PARA LOS PRODUCTOS

FABRICADOS

Los productos fabricados por la empresa Helados Colombia no cuentan con códigos de barras o
códigos QR para que se puedan identificar y darles una trazabilidad más sistematizada y con
fácil acceso a toda la información que corresponde a determinado producto.

56
 Para esta propuesta, se recomiendo que la empresa aplique la implementación de códigos QR a
los productos fabricados para esto se ha tomado la línea de productos de vasitos de 50 gr.

Esta línea de producción de este producto se maneja de la siguiente manera:

LINEA UNIDADES VALOR TOTAL VALOR VALOR TOTAL VALOR

DE PRODUCIDAS A UNITARIO PRODUCCIÓN POR UNITARIO COMERCIAL
HELADO PESO SABORES DIARIO PRODUCCIÓN SABOR COMERCIAL POR SABOR
2
Vasito 50 gr Vainilla .020 $ 340 $ 686.800 $ 540 $ 1.090.800
2
Vasito 50 gr Fresa .016 $ 340 $ 685.440 $ 540 $ 1.088.640
2
Vasito 50 gr Arequipe .016 $ 340 $ 685.440 $ 540 $ 1.088.640
2
Vasito 50 gr Ron .016 $ 340 $ 685.440 $ 540 $ 1.088.640
2
Vasito 50gr Nata .016 $ 340 $ 685.440 $ 540 $ 1.088.640
2
Vasito 50 gr Mandarina .016 $ 340 $ 685.440 $ 540 $ 1.088.640
12
TOTAL .100 * $ 4.114.000,00 $ 6.534.000,00
*Producción semanal
FUENTE: Elaboración propia.

Problemas actuales debido a no contar con códigos QR

 No se identifica toda la información relacionada con los productos (Lote, fecha y hora
en que se realizó, sabor, etc.)
 La trazabilidad del producto dentro de la empresa se vuelve más difícil de realizar
porque se lleva a cabo manualmente.
 Al momento de realizar inventario o conteo de los productos, no se cuenta con
información completa de los productos, la información de los mismos se toma de
manera general.

57
Beneficios de implementar código QR

 La utilización de esta aplicación resulta económica ya que no se está obligado a

invertir en ninguna cantidad monetaria por su utilización.
 Se consigue ver de manera rápida ver información del producto que se ha
suministrado previamente.
 La utilización de esta herramienta aporta a la empresa una imagen de modernidad y
adaptación a las nuevas tecnologías y hacen que su oferta sea más atractiva para los
usuarios.
 Le permitirá a la compañía tener un mejor control de inventario y de esta forma se
lograría establecer con exactitud la cantidad a producir, producida y la cantidad que
ha salido de la compañía con respecto a este producto.

Seguimiento

Para que la empresa Helados Colombia pueda implementar código QR en esta línea de
productos, se recomienda que se tenga en cuenta el siguiente cuadro de inversión:
Cantidad Ítems Caracteristicas Valor Unitario Total
Código QR
incorporado
adicionalmente al
etiquetado actual
48400 Código QR de la linea de
productos de
vasitos de 50gr
(Costo adicional
mes) $ 50 $ 2.420.000

Lector de Scanner
1
código QR Recolector
Motorola MC 3190 $ 1.300.000 $ 1.300.000
TOTAL $ 3.720.000
Fuente: Elaboración propia.

Conclusión y Recomendaciones para la implementación de código QR

Para la empresa Helados Colombia es conveniente realizar la implementación de código

QR debido a que se puede generar una mejor identificación del producto dentro y fuera de
la empresa. Esto le permitirá a la compañía tener un mejor control de inventario.
Logrando establecer con exactitud la cantidad a producir, producida y salida de productos.

58
 La implementación de este código QR traerá consigo beneficios en cuanto a tiempo y
costos, el tiempo de captura de información es más rápida y se tendrían beneficios en los
costos por que habría más control en la trazabilidad de los productos dentro de la
empresa y cualquier seguimiento no requerirá de muchos costos.

7.3. PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE CLASIFICACIÓN

ABC

Actualmente, la compañía no cuenta con el análisis ABC, método de clasificación

frecuentemente utilizado en la gestión de inventario. Por lo anterior, la empresa está
presentando demoras a la hora de preparar los pedidos debido a que no es posible encontrar
los productos de manera rápida porque cuentan con almacenamiento caótico dentro del
cuarto frio de tambores.

El tiempo de preparación de pedidos se puede reducir si se implementa una adecuada gestión

de inventario por medio de la clasificación ABC.

Problemas actuales debido a la no implementación de clasificación ABC

La identificación de las
cremas se dificulta ya que las
Los operadores del área de estanterías no están
identificadas y no se logran No hay optimización de
almacenamiento tienen
ver a simple vista por parte tiempo con respecto a las
primero que buscar espacios
del trabajador. . funciones del trabajador.
para almacenar las cremas.

No hay señalización en las estanterías para

identificar los productos o sabores del mismo.

El inventario es lento, ya No cuentan con un

que deben de ir por inventarió, especifico
anaqueles revisando las o estable, el cual
referencias. optimice ese proceso.

59
Para dar solución a la problemática que se esta presentando en el área de almacenamiento de
producto terminado, se recomienda a la empresa HELADOS COLOMBIA implementar un sistema
de inventario ABC.

Beneficios al implementar el sistema de inventario ABC

 Clasificar los productos de alta, mediana y baja rotación

 Facilita la identificación del producto
 Reduce los tiempos de despacho
 Mejor control de inventario
 Servicio mejorado

Layout actual cuarto frio

Layout con implementación de clasificación ABC

60
 PRODUCTOS
PEDIDOS 1 0 LITROS 7 LITROS 5 LITROS 1 8 LITROS
A B C A B C A B C A B C
1 10 5 3 12 6 2 18 9 4 10 6 3
2 8 4 2 15 8 4 20 15 10 12 6 2
3 9 6 3 13 5 4 14 9 8 15 7 5
4 12 9 6 17 9 6 19 11 7 11 4 3
5 14 7 5 14 8 6 17 12 9 9 4 2
6 7 3 1 11 7 5 12 7 2 7 3 1
TOTAL 60 34 20 82 43 27 100 63 40 64 30 16

10,36% 5,87% 3,45% 14,16% 7,43% 4,66% 17,27% 10,88% 6,91% 11,05% 5,18% 2,76%

52,85% A
% 29,36% B
17,79% C

61
8. ANEXOS

8.1. Formato Control de Producción de Producción de Mix

62
8.2. Formato Control de Producción

63
8.3. Formato Control de Recepción de Materia Prima

64