MANUAL DE PROCESO DE SELECCIÓN DE Versión:01

PROVEEDORES

Fecha: 18-01-2019
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COOPABI
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Manual de proceso de selección de proveedores

2019
INTRODUCCIÓN

AGROPUNTO COOPABI “VEREDA BALSILLAS – SAN VICENTE DEL CAGUAN”

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La adquisición de tecnología e insumos en el ambiente agropecuario es uno

de los procesos más importantes para el desarrollo de los sistemas
productivos que tiene como objetivo el mejoramiento y la calidad en la
prestación de servicios rurales y de calidad agro industrial. Para COOPABI
el proceso de selección de los proveedores debe tener como primera
medida la calidad de los productos y el cumplimiento en las entregas, por
ende cada actividad requiere programación, personal, disponibilidad,
presupuesto y seguimiento, de acuerdo a ello, la gestión de los recursos
técnicos agrícolas deja de ser una serie de actividades para convertirse en
un proceso organizado, documentado, controlado, verificable y auditable.
Es de vital importancia que los proveedores demuestren la experiencia en la
calidad de los servicios que oferta, para COOPABI la opinión de los
beneficiarios cuenta a la hora de hacer la selección para ello se realizan los
TDR (Términos de Referencia) realizando un procedimiento y evaluación
para la celebración de convenios, contratación de adquisición de bienes o
servicios, consultoría, prestación de servicios personales, obra y suministro.

Adicionalmente, el presente documento contiene las actividades propias de

las fases de selección, evaluación y re-evaluación de proveedores que
suministren bienes y servicios para el funcionamiento de la cooperativa
COOPABI.
La selección, evaluación y re-evaluación de proveedores de productos
agropecuarios y agro industria se encuentran documentados en los TDR
que se elaboran para cada producto requerido.

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades que conlleven a seleccionar, evaluar y re-evaluar

los proveedores para el suministro de bienes y/o servicios, garantizando
transparencia e igualdad de oportunidades como satisfacción frente a los
requerimientos y necesidades específicas de los procesos de la cooperativa
COOPABI.

DEFINICIONES

2.1. PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto o

servicio. Definición tomada de la Norma Técnica Colombiana NTC-
ISO9000:2005, Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC).
2.2. EVALUACIÓN: Estudio técnico – económico mediante el cual se
determina el cumplimiento de los requisitos técnicos (Contenidos en el
formato de requerimiento para la contratación) y administrativos
(Cumplimiento a las lista de chequeo de documentos para la contratación)
de un proveedor.

2.3. REEVALUACIÓN: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un

proveedor y se realiza seguimiento al contrato.
2.4. MANUAL DE CONTRATACIÓN: COOPABI realizara todo tipo de
contratación por medio de selección y evaluación según TDR, siendo este
un documento que establece y da a conocer a los interesados en contratar
con la entidad las formas de Contratación.

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2.5. FORMATO DE REQUERIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN: El

formato de requerimiento es un documento que debe ser enviado por correo
electrónico y es diligenciado por la dependencia interesada en realizar un
proceso de contratación, este contiene el detalle de la necesidad a
contratar, objeto, perfil de la persona, para los casos de prestación de
servicios, obligaciones, medios de verificación, plazo, lugar de ejecución,
valor, rubros presupuestales a afectar, forma de pago, supervisor o
interventor, fecha de elaboración, nombre de quien solicita y nombre del
gerente o jefe de oficina que aprueba el requerimiento.
2.6. LISTA DE CHEQUEO: Formato que señala la documentación que debe
ser recibida por el equipo jurídico de COOPABI para la elaboración de las
minutas contractuales.

2.7. INFORMACIÓN DEL CONTRATO: Formato que contiene la

información resumida del contrato, es enviado mediante correo electrónico
al supervisor una vez legalizado.

2.8. ESTUDIO DE CONVENIENCIA: Documento soporte para la

elaboración y celebración de una orden, contrato, convenio, proyecto o guía
de condiciones, donde se establece la necesidad presentada, la planeación
realizada y la modalidad de contratación aplicable de las establecidas en el
manual de contratación para realizar el proceso de selección conveniente
para la contratación de acuerdo al principio de selección objetiva.

2.9. CUMPLIDO: Formato expedido por el supervisor o interventor del

contrato, por medio del cual se comprueba el cumplimiento del objeto, las
obligaciones contractuales y los medios de verificación correspondientes a
la ejecución y a la forma de pago establecidas.

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2.10. INFORME FINAL DE SUPERVISIÓN O INTERVENTORIA: Es el

informe que elabora el supervisor o interventor en el que deja constancia del
cumplimiento a satisfacción del objeto contractual y de cada una de las
obligaciones pactadas en el contrato.

2.11. SELECCION: Proceso mediante el cual se elige un proveedor, se

realiza la definición técnica de la forma de satisfacer las necesidades de la
entidad teniendo en cuenta los TDR de contratación de COOPABI.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1. REQUISITOS DE LOS PROVEEDORES DE COOPABI

o Cumplir con la documentación relacionada en la Lista de Chequeo

según los TDR.
o Si es consultoría o prestación de servicios, cumplir con el perfil
consignado en el formato de requerimiento para la contratación
(Funciones por cargo).
o Para adquisición de bienes o servicios, deben cumplir con las
especificaciones técnicas descritas en los TDR tanto en la necesidad
como en las obligaciones consignadas en el formato de requerimiento
para la contratación.
o Si el proceso de selección se realiza por medio de invitación abierta o
cerrada, cumplir con lo establecido en los TDR.

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3.2. CONDICIONES PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES

COOPABI teniendo en cuenta la normatividad vigente, según lo dispuesto

en el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, reformado por el artículo 93 de la
Ley 1474 de 2011, se encuentra exceptuada del Estatuto General de
Contratación Estatal : “...Las Empresas Industriales y Comerciales del
Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tenga
participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las
Sociedades entre Entidades Públicas con participación mayoritaria del
Estado superior al cincuenta por ciento (50%), estarán sometidas al Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública, con excepción de
aquellas que desarrollen actividades comerciales en competencia con el
sector privado y/o público, nacional o internacional o en mercados
regulados, caso en el cual se regirán por las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales, sin
perjuicio de lo previsto en el artículo 13 de la presente ley. Se exceptúan los
contratos de ciencia y tecnología, que se regirán por la Ley 29 de 1990 y las
disposiciones normativas existentes...”
La selección de proveedores se lleva a cabo por medio de la definición
técnica de la forma de satisfacer la necesidad, mediante la justificación de la
modalidad de selección, según TDR de contratación de COOPABI, la cual
permite hacer una contratación directa, una contratación con concurrencia
de oferentes, una invitación cerrada o una invitación abierta, o un acuerdo
marco de precios.
La selección del proveedor para la modalidad de contratación por prestación
de servicios o consultoría, se realiza teniendo en cuenta el principio de
selección objetiva, de acuerdo a las necesidades propias de la entidad,

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mediante consulta a bancos de hojas de vida ofrecidas por diferentes

universidades, bolsa de empleo del SENA, la base de datos de hojas de
vida con que cuenta COOPABI o por medio de algunas convocatorias
publicadas en las redes sociales.

3.3. CONDICIONES PARA LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

o Contratación directa: la entidad debe realizar estudio técnico –

económico, mediante sondeo en el mercado del bien o servicio a
contratar a precios del mercado, utilizando criterios objetivos de
selección, tomando en consideración parámetros de costo beneficio,
en los cuales se valore la calidad y precio de ofertas solicitadas en
igualdad de condiciones, además de analizar las condiciones de la
persona a contratar. (para el caso de prestación de servicios o
consultoría se evalúa el perfil de la persona a contratar)

o Contratación por Invitación Cerrada: al implicar condiciones

especiales del futuro contratista, se debe señalar en el estudio cuáles
son estas condiciones y establecer por qué los invitados a participar
de esta modalidad de selección las cumplen. Los criterios de
evaluación se encuentran consignados en la guía de condiciones de
cada proceso de contratación que contendrá los aspectos jurídicos,
técnicos y financieros propios de la necesidad de la entidad.
o Contratación por Invitación Abierta: se debe realizar un sondeo
económico y técnico del mercado para establecer el presupuesto
estimado de la invitación. Los criterios de evaluación se encuentran
consignados en los TDR de cada proceso de contratación que

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contendrá los aspectos jurídicos, técnicos y financieros propios de la

necesidad de la cooperativa COOPABI.

3.4. CONDICIONES PARA LA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La reevaluación de proveedores será realizada a la finalización de los

contratos, esta actividad es efectuada por los supervisores e interventores
de acuerdo al objeto del bien o servicio, aquellos que soportan la
infraestructura de la entidad serán analizados como un recurso físico o
tecnológico; para esto, se utilizarán los formatos y criterios que para el
particular, determine la dependencia respectiva:
Recursos físicos: serán reevaluados, mediante la calificación y ponderación
de los siguientes criterios: cumplimiento, calidad, precio, garantía y servicio
postventa.
Recursos tecnológicos: serán reevaluados, mediante la calificación y
ponderación de los siguientes criterios: cumplimiento, tiempo de entrega,
calidad y servicio postventa.
Los demás proveedores serán reevaluados por los supervisores o
interventores utilizando las cartas de cumplimiento y el informe Final de
Supervisión o Interventoría, por medio de los cuales se comprueba el
cumplimiento del objeto, las obligaciones y los medios de verificación
contractuales (son los planes de trabajo, informes de avance, finales,
listados de asistencia, Fotografías, recibos, listado de participantes y todo lo
que sirvan como medio de comprobación de la realización de las
obligaciones contractuales).

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4. CONTENIDO
No Actividad Responsable Formato

1 Diligenciar el formato de Dependencia •REQUERIMIENTO

requerimiento para la solicitante PARA LA
contratación (Contiene requisitos CONTRATACIÓN
del bien o servicio a contratar)
2 Seleccionar proveedor: Analizar Proceso Correo electrónico.
viabilidad jurídica y definir el tipo Gestión
de contratación. legal. •ESTUDIO DE
CONVENIENCIA
PARA
CONTRATAR
3 Evaluar: realizar sondeo del Coordinación Cotizaciones /
mercado, solicitar cotizaciones convocatorias
y/o hojas de vida de acuerdo al Gestión /documento de
formato de requerimiento, Administrativ selección
posteriormente, tramitar Estudio a •ESTUDIO DE
de Conveniencia. CONVENIENCIA
PARA
CONTRATAR
4 Enviar información del contrato al Coordinación •INFORMACIÓN
supervisor, como insumo para DEL
retroalimentar al proveedor. Gestión CONTRATO
Administrativ
a
5 Registrar en ISOLUCION Coordinación •ESTUDIO DE

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resultado de la evaluación. CONVENIENCIA

Gestión PARA
Administrativ CONTRATAR
a
6 Reevaluar: Una vez finalizado el Supervisor •EVALUACION DE
contrato, realizar reevaluación PROVEEDORES
utilizando los formatos •EVALUACION DE
respectivos de acuerdo a las PROVEEDORES
observaciones TIC

6 del Supervisor •CUMPLIDO

•INFORME
FINAL DE
SUPERVISIÓN O
INTERVENTORIA

7 Realizar retroalimentación al Supervisor Correo electrónico

proveedor.
•CUMPLIDO

8 Realizar informe para la revisión Coordinación Informe evaluación

gerencial. Gestión de proveedores.
Administrativa

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5. ANEXOS

• ANEXO. Guía para Calificación de proveedores.

6. FORMATOS DE CALIDAD

CO NOMBRE TIEMPO LUGAR DE DISPOSICIÓ ACCESIBILIDA

D DE ALMACENAMIENT N D
RETENCIÓ O
N
FOR LISTA DE Dos (2) Como anexo al Archivo Oficina de
- CHEQUEO años en contrato, orden central de Jurídica
GLE CONTRATACI
- oficina de servicio la empresa
O
002 N
Jurídica o
convenio.

FOR REQUERIMIEN 2 años Oficina Archivo Funcionarios

- T
GAF O
Coordinación Central que requieren
- Administrativa contratación
PARA LA
034
CONTRATACI
Ó
N

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FOR ESTUDIO DE Dos (2) Como anexo al Archivo Oficina de

- CONVENIENCI años en contrato, orden central de Jurídica
GLE A PARA oficina de servicio la empresa
- Jurídica
CONTRATAR o
005
convenio.

FOR EVALUACION 1 año Oficina Eliminación Personal

- DE
Servicios Servicios
GAF
- PROVEEDORE
Generales Generales
025 S
GAF

FOR- EVALUACION Durante la Carpetas Archivo Supervisor -

TIC- DE vigencia
017
electrónica Central Gestión legal
PROVEEDORE
del
S contrato
TIC con el
proveedor,
más 1 año
FOR- INFORMACIÓN 2 años Oficina Archivo Funcionarios
GAF- DEL
CONTRATO
Coordinación responsables
035
Administrativa de
contratación

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FOR- CUMPLIDO 1 año Oficina Archivo Funcionarios

GAF- Coordinación que lo
003 requieran
financiera
FOR- INFORME Dos (2) Como anexo al Archivo Oficina de
GLE- FINAL
años en contrato, orden central de Jurídica
011 DE
SUPERVISIÓN
oficina de servicio la empresa
O Jurídica o
convenio.
INTERVENTORI
A

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Aldemar Martínez Directiva de COOPABI.

Equipo COOPABI Camila Sanabria Financiero Fecha:

Omar Andrés Marín Jordán 18/Ene/2019
Alfonso Tovar Moreno
Fecha: 16/Ene/2019

Cargo:

Miembros de la directiva de

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Fecha: 16/Ene/2019

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