6.

Gestión del Tiempo del

Proyecto

Gestión del tiempo

Como profesional de la dirección de proyectos,
debo tener claro los conceptos de:

1. Qué es el proceso de gestión del tiempo

2. Cómo hacer una estimación

3. La holgura del cronograma y sus tipos

4. El camino crítico del proyecto

1
Propósito de la Gestión del
tiempo
¿Cuánto durarán actividades?

¿Cuánto durará el proyecto?

¿Qué es una actividad?

¿En qué orden debo realizar las

actividades?

¿Qué es un Diagrama de Red

Cronogramas

Documentos

2
 1. ¿Qué es el proceso de gestión
del tiempo?
Es el proceso para definircuanto tiempo necesito
para realizar el trabajo que se requiere en el
proyecto y mas tarde asegurar que ese tiempo se ha
cumplido

1. Definiciones clave en el
proceso de la gestión del tiempo

¿A qué preguntas responde?

¿Cuanto tiempo necesito para realizar el trabajo?

¿Qué esfuerzo necesito para planificar la forma en que

el proyecto cumplirá con el objetivo?

¿Qué factores ambientales y activos de la

empresa debo tener en cuenta

3
 Procesos Gestión Tiempo
6.2 Planificar la Gestión del Cronograma:
• establece las políticas, procedimientos, normas, criterios y herramientas para planificar y controlar
el cronograma del proyecto.

2. Definir las Actividades:

• identifica las actividades del cronograma que deben ser realizadas para producir todos los
productos entregables del proyecto.

3. Secuenciar las Actividades:

•identificar y documentar las relaciones ó dependencias entre las actividades del
cronograma.

4. Estimar los Recursos de las Actividades:

•estimar el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma, incluyendo materiales, personas, equipos y/o suministros.

5. Estimar la Duración de las Actividades:

•estimar la cantidad de períodos laborables necesarios para completar cada actividad del
cronograma, con los recursos estimados en el proceso anterior.

6. Desarrollar el Cronograma:
• analizar la secuencia y la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones
del calendario para elaborar el cronograma del proyecto y establecer una línea base del
cronograma.

7. Controlar el Cronograma:
• sistemáticamente, después de actualizarlo con el progreso conseguido, supervisar el estado del
cronograma del proyecto y gestionar los cambios en la línea base del proyecto

Gestión Tiempo

4
 Planificar la Gestion del Tiempo
 Al planificar la gestión del cronograma no sólo definimos
las políticas para elaborar y gestionar el cronograma,
sino todos los temas relacionados con la gestión de
cambios. Por ejemplo, cómo vamos a gestionar las
contingencias y cambios solicitados en el cronograma,
como así también, cómo vamos a actualizar esos cambios.
 ¿Qué necesito para empezar?
  Acta de constitución y EDT
 ¿Qué herramientas puedo utilizar?
  Juicio de expertos, técnicas analíticas y reuniones

5
 ¿Qué obtengo al final del proceso?

 Plan de gestión del cronograma

El plan de gestión del cronograma, no sólo incluye una descripción de los
procesos que se utilizarán para la gestión del cronograma, sino que consiste
en tener respuestas por escrito a las siguientes preguntas:
 ¿Qué herramientas se utilizarán para realizar el cronograma?
 ¿Cuál será el nivel de precisión en las estimaciones de tiempo?
 ¿Cómo se estimará la reserva para contingencias?
 ¿Cómo y cuándo se actualizará la línea base de tiempo?
¿Cuánto será el nivel de tolerancia de los desvíos del cronograma en relación a la
línea base?
 ¿Qué reglas se utilizarán para definir el porcentaje de avance de una actividad?
 ¿Cuáles son las cuentas de control de la EDT para gestionar los avances?
 ¿Qué metodología y fórmulas se utilizará para reportar los avances? Por ejemplo,
análisis del valor ganado.
 ¿Cómo y cuándo se presentarán los informes de avance?

1. Plan de Gestión del

Cronograma
• La metodología de calendarización y el software
necesario para la gestión del alcance, tiempo y
recursos del proyecto

• La línea base del cronograma contra la que se medirá,

durante el seguimiento del proyecto, la evolución y
cumplimiento del mismo

• La planificación de cómo las variaciones del

cronograma van a ser gestionadas

• La identificación de los procedimientos del control de

los cambios del cronograma

• Ayudará a realizar de manera mas precisa como se

deben estimar los recursos (personas, horas, días)

• Ayudará a determinar si una variación esta por encima

del límite aceptable y determinar los tipos de informe
necesarios en relación con el cronograma del
proyecto

6
 2. Cómohacer una estimación.
1.Definir las actividades: tomar los Paquetes Trabajo creados en la
EDT y descomponerlos con el fin de alcanzar el nivel de actividad,
que es un nivel suficientemente pequeño para estimar, calendizar,
monitorizar y gestionarlas.

2.Debemos secuenciar las actividades e hitos de manera que

cobre sentido cuando vamos a comenzar y finalizar el trabajo a
realizar en cada una de las actividades.

3. Definir los tipos de relaciones lógicas que vamos a utilizar:

•Final a Inicio (FS): una actividad debe finalizar antes que la sucesora pueda iniciar

•Inicio a Inicio (SS): una actividad debe iniciar antes que la sucesora pueda iniciar

•Final a Final (FF): una actividad debe finalizar antes que la sucesora pueda finalizar

• Inicio a Final (SF): una actividad debe inicial antes que la sucesora pueda finalizar

2.1 Definir las actividades

 Para gestionar los plazos del proyecto es necesario definir detalladamente cada
una de las actividades a realizar.
 ¿Qué necesito para empezar?
  Plan de gestión del cronograma
  Línea base del alcance: enunciado del alcance, EDT y diccionario de la EDT
 ¿Qué herramientas puedo utilizar?
  Descomposición: subdividir los paquetes de trabajo de la EDT en actividades.
  Planificación gradual: planificar en detalle las actividades cercanas en el
tiempo, por ejemplo los próximos 12 meses, y planificar a nivel agregado aquellas
actividades que se realizarán más adelante.
  Cuando todavía es difuso el alcance del proyecto, se pueden utilizar cuentas de
control o paquetes de planificación en la EDT para estimar actividades a nivel
agregado.

7
2.1 Definir las actividades
• Lista de actividades: es una lista completa que incluye
todas las actividades a ser realizadas en el proyecto,
dando un identificador y un nombre a la actividad, así
como haciendo una descripción del alcance del trabajo
de la misma suficientemente detallada

• Atributos de las actividades: identificador, código EDT,

nombre, alcance de la actividad, las actividades
predecesoras, sucesoras, las relaciones lógicas, los
adelantos y los retrasos, los requisitos de recursos, las
fechas impuestas, las restricciones y los supuestos.

• Lista de hitos: En la lista de hitos del cronograma hay que

indicar si el hito es obligatorio (exigido por contrato) u
opcional. La Línea Base del Cronograma,

2.1 Definir las actividades

8
 Lista de hitos. Un hito es un evento donde se
aprueba un entregable importante dentro del
proyecto.  Mientras que las actividades tienen
principio y fin, los hitos no tienen duración. Por
ejemplo, un hito sería la firma del contrato el 15 de
septiembre a las 10:00 am.

9
 Secuenciar Actividades
 El proceso de secuenciar las actividades consiste en determinar las
dependencias entre las mismas. O sea, qué realizo primero y qué
sigue luego.
 ¿Qué necesito para empezar?
  Plan del cronograma, listado de actividades, atributos e hitos
 ¿Qué herramientas puedo utilizar?
  Diagramación por precedencia (PDM: precedence diagramming
method): las actividades se representan en cada nodo y las flechas
indican precedencia, también conocido como AON (activity on node).

Diagramas de Precedencia

La diagramación por precedencia

permite cuatro tipos de dependencias
entre las actividades: final a inicio,
final a final, inicio a inicio, e inicio a
final. Esta última no se utiliza, siendo
la más utilizada la relación final a
inicio.

10
 2.2 Secuenciar las Actividades
Diagrama de Precedencias

AON (Activity On Node) PDM (Precedence Diagram Method

precedence diagramming method): las actividades se representan en cada nodo y

las flechas indican precedencia, también conocido como AON (activity on node).

11
 2.3 Tipos de Relaciones

2.2 Tipos de dependencias:

• Dependencias obligatorias: HARD LOGIC
Inherentes a la naturaleza del trabajo que se esta realizando
Por ejemplo, las pruebas para verificar el correcto funcionamiento
de una subrutina de software solo pueden realizadas después de
que se haya completado.

Secuencias obligatorias: no podemos

colocar configurar el sistema hasta que
no se instalen todos los componentes .

12
Dependencias discreccionales: SOFT LOGIC
 Logica preferencial o blanda. Se trata de
dependencias potestativas que pueden limitar las
opciones de programación temporal
debido a que se considera conveniente
respetar una secuencia de actividades
 podemos realizar el estudio de viabilidad legal antes que el

estudio de viabilidad económica, pero podría ser al revés.

 #1: Viabilidad legal

 #2: Viabilidad económica

 Dependencias externa :
 Marcadas por gobierno o legislaciones. Implican una
relacion entre las actividades del proyecto y las que no son del
proyecto
 hasta que no apruebe el permiso del Ministerio de tecnologías
de infomacion no podemos tender las redes de comunicacion,
 Dependencias Internas
 hasta que no terminen la EDT los miembros del equipo, no
podemos definir las actividades.

13
Estimar los Recursos de las
actividades
 Antes de poder estimar la duración de cada
actividad es necesario calcular los recursos
disponibles y necesarios para cada una de ellas.
Por ejemplo, no durará lo mismo una actividad en
la cual dispongo de cinco personas, a otra en la
cual solamente tengo dos personas disponibles.
 Por otro lado, generalmente existe un mínimo de
recursos necesarios para realizar una actividad. Por
ejemplo, para la construcción se requiere como
mínimo un equipo y una persona.

Estimar los Recursos de

las actividades
• Requisitos de recursos de las actividades:
identificación y descripción de los tipos y las
cantidades de recursos necesarios para cada
actividad del cronograma de un paquete de
trabajo.
• Estructura de Desglose de Recursos: La Estructura
de Desglose de Recursos ó Resource Breakdown
Structure (RBS) es una estructura jerárquica de
los recursos necesarios para realizar del
proyecto, identificados por categoría y tipo de
recurso.
o categorías de recursos incluyen trabajo, materiales, equipos y/o
suministros.
o tipos de recursos, humanos por ejemplo, pueden incluir descripción de las
habilidades y competencias de los perfiles requeridos.

14
ESTIMAR LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

 Estimar la duración de cada una de las actividades

requiere de gran esfuerzo y tiene un alto grado de
riesgo de no acertar en las estimaciones.

15
 2. Cómo hacer una estimación.
Estimación Análoga:
• Puede hacerse para un proyecto o una actividad, y es la que utiliza el juicio
de expertos y la información histórica para predecir el futuro,

Estimación de tres valores o Análisis de PERT

• P= tiempo mas pesimista P + 4M + O
• M= tiempo mas probable --------------
• O= tiempo mas optimista - 6

Estimación Paramétrica:

• Calcula los tiempos proyectados, el resultado es una estimación de las

actividades basada en medidas como el tiempo por línea de código, tiempo
por metro lineal o por instalación. Utiliza el análisis de regresión que sigue dos
variables para ver si están relacionadas o no y crea una fórmula matemática
para usar estimaciones paramétricas futuras y las curvas de aprendizaje
Heurística:

Estimacion analoga
 En base al registro histórico de lo que demoró cargar 10 formularios en el pasado,
podríamos estimar por analogía una duración de 47 horas la próxima vez que tengamos
que realizar la misma actividad.

16
 Estimacion Parametrica
 Para realizar una estimación paramétrica, vamos a utilizar toda la información
histórica y aplicaremos el método de los mínimos cuadrados ordinarios para
estimar el futuro.
 Pasos con Excel para aplicar este método:
 1. Cargar datos de la variable “X” en la primera columna
 2. Cargar datos de la variable “Y” en la segunda columna
 3. Seleccionar todo el rango de datos
 4. Clic en Insertar / Gráfico dispersión
 5. Clic en alguno de los puntos del gráfico
 6. Clic con el botón derecho del mouse sobre uno de los puntos
 7. Agregar línea de tendencia
 8. Tipo de tendencia: lineal. Seleccionar: presentar ecuación y presentar el valor
R cuadrado.
 9. Cerra

Estimacion Parametrica

 El valor R2 de 0,92 indica que la variable X (número de formularios) está explicando en un 92% a la variable Y
(duración en horas). Valores de R2 superiores a 0,7 indican que los datos son aceptables para proyectar el futuro.
 Reemplazando la incógnita de 10 formularios (X = 10) en la ecuación, se obtiene lo siguiente: Y = 3,2699 x 10 –
0,4229 = 32,28
 Esto significa que la estimación más probable en caso de volver a cargar 10 formularios será cercana a las 32,28
horas y esto tiene un nivel de confianza del 92%.
 Podemos concluir entonces que utilizar una estimación análoga puede ser poco preciso cuando no hay mucha
información sobre esa actividad. En este ejemplo, sería más preciso utilizar una estimación paramétrica que tenga en
cuenta toda la información histórica.

17
 ESTIMACION DE TRES VALORES
 Por ejemplo, si el equipo de trabajo estima que la
duración optimista de una actividad es de 4 días, lo
más probable es 7 días y el escenario pesimista es
de 16 días; aplicando las fórmulas PERT se obtiene
lo siguiente:
 Duración estimada = (4 días + 4 x 7 días + 16
días) / 6 = 8 días
 Desviación estándar = (16 días – 4 días) / 6 = 2
días

ELABORAR EL CRONOGRAMA

18
METODO DE LA RUTA CRITICA

Ruta critica

19
 3. Qué es la holgura?

Es el margen de movimiento del proyecto, es un activo para e PM extremadamente útil

porque nos permite saber donde y cuando puede tener riesgo de impacto nuestro
proyecto

1. La holgura total: es la cantidad de tiempo que puede retrasarse una actividad sin
retrasar la fecha de finalización del proyecto.

La holgura total de una actividad es el tiempo que se puede demorar una actividad
sin cambiar la duración del proyecto. Esto se obtiene con cualquiera de las siguientes
ecuaciones:
Holgura total = LS – ES
Holgura total = LF - EF
 Para calcular la holgura total hay una fórmula de inicio y una de fin, pero por lo
general los proyectos siempre empiezan tarde.

1. La holgura libre: es la cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin
retrasar la fecha de inicio temprana de su sucesora

2. La holgura del proyecto: es la cantidad de tiempo que un proyecto puede

retrasarse sin retrasar la fecha tope impuesta externamente para su conclusión

3. Qué es la holgura?
Fórmulas para el cálculo

Holgura = Inicio tardío – Inicio temprano

Holgura = Finalización tardía – Finalización

temprana

Observa que hay una fórmula de inicio y otra de

finalización, pero ambas empiezan “tarde”

20
 3. Qué es la holgura?
 Tener en cuenta que:

 Holgura positiva:
 las fechas tardías son mayores a las tempranas por lo que
existirá un margen de tiempo más allá del final temprano para
concluir la actividad (el proyecto va a finalizar antes de la
fecha programada originalmente)

 Holgura negativa:

las fechas tardías serán menores a las tempranas lo cuál nos

indica un retraso respecto al final programado (finaliza
después de la fecha)

 Holgura Cero:
 Las fechas tempranas y tardías para cada actividad son
iguales. Esto implica que la actividad es crítica, pertenece al
camino crítico.

4. Realizar el seguimiento
del tiempo
¿ Qué es el camino crítico?

Es el camino mas largo calculado dentro de un

diagrama de red y determina el tiempo mas corto y
mas largo para completar el proyecto

• Nos ayuda a probar cuanto tiempo nos llevara

el proyecto y a determinar donde es mejor
enfocar sus esfuerzos

• A comprimir el cronograma durante la

planificación y cuando se produzcan
cambios

21
4. Realizar elseguimiento
del tiempo

4. Realizar elseguimiento
del tiempo
Camino crítico

22
4. Realizar el seguimiento del
tiempo

LINEA BASE DEL

CRONOGRAMA
1. Es el enunciado del tiempo necesario para gestionar el
proyecto.

2.Es el documento contra el cual se mide el rendimiento

del equipo.

3.Solo puede ser modificada a través de los cambios

formalmente aprobados

PDM-Calculo hacia Adelante

23
PDM-Calculohacia Adelante

PDM-Calculohacia Adelante

24
PDM-Calculo hacia Adelante

PDM-Calculohacia Atras

25
PDM-Calculohacia Atras

PDM-Calculohacia Atras

26
PDM-CALCULO

27
28
 REPASO
¿Qué tareas debo realizar para hacer la planificación del
tiempo?

1.Definir las actividades que son necesarias para

poder realizar las tareas

2. Secuenciar las actividades para saber sus dependencias

3.Estimar que recursos necesito para poder llevar a

cabo las actividades

4.Estimar cuanto tiempo necesitare para, según los esfuerzos y

recursos ( horas/ personas ) realizar las actividades

5.Desarrollar estrategias para desarrollar el cronograma y el

control de mismo

29
30