TALLER IMPLEMENTACION WMS

GESTIÓN DE ALMACENES 2020-2 Corte 3

JOHANNA BOHORQUEZ GARCIA

JESSICA MARCELA GARCIA CORTES
MIGUEL ANGEL CELYS ACOSTA
JUAN DAVID RODRIGUEZ POLO
HENRY VIASUS VALERO

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

GESTIÓN DE ALMACENES

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE COLOMBIA

BOGOTÁ, 2020
 TALLER IMPLEMENTACION WMS
GESTIÓN DE ALMACENES 2020-2 Corte 3

JOHANNA BOHORQUEZ GARCIA

MIGUEL ANGEL CELYS ACOSTA
JUAN DAVID RODRIGUEZ POLO
HENRY VIASUS VALERO

Trabajo realizado con el objetivo de ser un ingeniero más competente e

integral.

Docente: WILMAR SUAREZ GAITÁN

Docente universitario

PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

GESTIÓN DE ALMACENES

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE COLOMBIA

BOGOTÁ, 2020
TABLA DE CONTENIDO
 Antecedentes Del Problema

Es importante tener en cuenta que en la mayoría de las compañías existen un

conjunto de políticas tanto administrativas como de control para cumplir con la
demanda de los clientes externos como internos y cuando no se cumplen estos
objetivos la consecuencia es el paro de ciertas actividades provocando finalmente
sanciones económicas para la compañía. Sin embargo, a pesar que en algunas
ocasiones no se han cumplido los objetivos, las organizaciones han optado por
seguir operando bajo los mismos lineamientos, pero trabajando paralelamente en
la implementación de un WMS que pueda llevarlos a un control absoluto de la
organización disminuyendo costos y maximizando utilidades.
Es justamente por esta razón que la compañía Profrance E.U. ha decidido
implementar un sistema WMS mediante la aplicación de la plataforma existente
SISTEMA UNO 7.2, revisando la maestra de datos existentes y parametrizándola
mejor ya que en este momento hay módulos que no se están utilizando y
herramientas que se están aprovechando al máximo con el único fin de tener un
mejor control de la compañía e interacción con sus clientes internos y externos.
En este momento la compañía Profrance E.U. es una empresa dedicada al sector
profesional del cabello, siendo este el gremio más conocedor de los problemas
capilares, su compromiso es fabricar los mejores productos, siempre a la
vanguardia y en una constante evolución que combina experiencia, investigación y
los avances que en materia de cosmética se realizan en el mundo entero.
Su principal problema como se comentó anteriormente es que existe una gran
cantidad de referencias que no han sido depuradas afectando los inventarios de
Producto Terminado, Materias Primas Para La Fabricación, Material Envase &
Empaque. Error que suelen cometer las compañías cuando no existe un
procedimiento y formato para la creación de los ítems de inventario así como un
área responsable de este proceso teniendo como consecuencia final que exista el
mismo producto más de una vez.
Con respecto al control de los inventarios en las bodegas la plataforma actual
ofrece la multi-ubicación para cada producto y esta opción nunca se parametrizo,
como tampoco el manejo de lotes y esta se realizaba de forma manual. En lo que
refiere al ingreso de las mercancías se realizan de forma directa con un
documento mediante el sistema y no como suele hacerse causando directamente
la orden de compra puesta.
Para la parte de Producción es importante la parametrización del módulo ya que
todo el proceso lo hacen de forma manual y no hay un sistema de costos que
pueda validar si el proceso es rentable o no para la compañía. En el módulo se
puede implementar el sistema de costos por Órdenes de Producción o Reportes
de Producción y para ambas opciones es necesaria la digitación de las listas de
materiales y rutas de producción.
Con respecto al personal en este momento se ve un gran vacío en el manejo de
Excel ya que la mayoría de los informes se pueden bajar en archivos planos y la
conversión de estos a Excel para la mayoría presenta dificultad.
Solución Antecedentes del Problema

Como solución se plantea revisar la base de datos de la maestra existente e iniciar

su depuración. Para esto se plantea la creación de referencias teniendo en cuenta
10 dígitos para productos terminados y accesorios, en cuanto a materias primas y
envases una referencia de 7 dígitos. Realizándolo de la siguiente manera:
Producto Terminado Y Accesorios
El primer digito de cada referencia identificara la categoría o tipo de inventario al
cual pertenece la referencia en este caso (1 – Productos Terminados Para
Comercializar y 0 – Accesorios), los siguientes tres dígitos corresponderán a la
linea a la cual pertenece la referencia es decir hora alusión si el producto está
dentro de los tratamientos, colores permanentes, shampoo especializado, etc. Las
siguientes tres referencias serán el consecutivo de los productos llegando hasta
999 posibilidades. Los últimos tres dígitos identificaran la presentación en que se
encuentra el producto, es decir si son litros, envases por 400 ml, envases x 200
ml.

Materias Primas, Envases & Empaques

Como en este momento existen gran variedad y es imposible cambiar las listas de
materiales porque ya existe una maestra, se propone que a las referencias le
antepongamos un digito y que están queden con un total de 7 dígitos en donde el
inicial identificara su procedencia. En este caso el No. 2 – corresponderá a
materias primas fabricación gráneles y el No. 3 – Material Envase & Empaque.

Implementación Ubicaciones
Se parametrizara el que todas las bodegas y productos manejen ubicaciones,
códigos de barras.
 Fases De La Implementación
Fase I – Planeación de proyecto.
En esta fase definiremos los objetivos, dimensionamiento, recursos y alcances del
proyecto. Utilizaremos la metodología de reuniones y seminarios para afianzar
conceptos del negocio con ejecutivos y los gerentes del mismo estableciendo su
estructura.
Las diferentes actividades de esta fase son:
 Análisis. Desarrollo de las bases (Generación de conciencia) para la
formulación de los alcances del proyecto, los objetivos estratégicos, la
medición de desempeño, tiempos y recursos involucrados. Las tareas de
esta actividad son:
 Reunión preliminar. Revisión de los sistemas actuales,
Preparación, revisión y aprobación del Informe de Análisis de Bases
y Antecedentes del proyecto.
 Introducción para ejecutivos. Sesión de discusión del impacto de
la Implementación en la organización, de la metodología y, si es
necesario, una visión global de la filosofía WMS.
 Selección del equipo del proyecto. Con base en el Informe de
Análisis de Bases y Antecedentes del proyecto, la gerencia de la
empresa y el comité directivo en conjunto establecerán la
Organización del Proyecto y deberá obtener el compromiso del
personal involucrado. Las responsabilidades organizacionales
deberán estar bien documentadas. Las tareas de esta actividad son:
 Selección del equipo del proyecto
 Asignación de roles y responsabilidades.
 Cronograma de implementación.
Como las personas son el componente más crítico en los Sistemas
de Negocio; la educación y el entrenamiento de gerentes, usuarios
claves y usuarios finales, es un factor crucial para el éxito del nuevo
sistema WMS
Una buena educación, aumenta la participación en el proyecto de los
usuarios y disminuye la resistencia al cambio (que todos en mayor o
menor medida experimentan). Esta actividad, genera como resultado
un cronograma detallado de todas las fases, actividades y tareas,
indicando tiempos de ejecución, fechas de entrega, prerrequisitos y
responsables.
 Informe referencial de proyecto (IRP). El Informe Referencial de
Proyecto (IRP) se constituye en el GUION o LIBRETO que enmarca
todas las actividades del mismo. Se le llama así porque se convertirá
en el manual de referencia y basados en él, se realizarán todas las
tareas de seguimiento, control y monitoreo. Debe ser revisado y
aprobado en reunión conjunta de la gerencia combinada de Proyecto
 Profrance E.U. – Siesa con la presidencia de la compañía. En
resumen consta de los siguientes Componentes:
 Objetivos Generales y Específicos.
 Esquema de Plataforma Tecnológica.
 Definición de alcances y límites.
 Organigrama combinado de proyecto.
 Plan de Capacitación.
 Cronograma de IMPLEMENTACIÓN.
 Análisis Costo/Beneficio.

ORGANIGRAMA DE PROYECTO Y ROLES

Fase II – Ambientación & Diseño

En esta fase consiste en la preparación del usuario y el diseño del ambiente
apropiado para la realizar el proyecto.

 Reunión de lanzamiento (Kick - off). Permite efectuar una confirmación

de la Fase I y es la oportunidad de presentar oficialmente el proyecto al
 Comité Ejecutivo, al equipo del proyecto y en algunos casos a toda la
compañía. Las tareas de esta actividad son:
 Preparación de la reunión de lanzamiento
 Realización de la reunión de lanzamiento (Kick - off)
 Instalación de Herramientas. Se efectúa la instalación del software
aplicativo, sincronización de sistemas operativos, bases de datos,
revisión y adecuación de instalaciones físicas, y demás elementos del
proyecto. Se crearán los distintos ambientes para tener bases de datos
para pruebas y una original. Las tareas de esta actividad son:
 Adecuación de Plataforma Tecnológica.
 Educación para la administración de los
sistemas(DBA)
 Procedimiento de acceso al soporte técnico
 Revisión seguridad archivos físicos
 Definir controles de acceso
 Impresión de la documentación del sistema.
 Educación WMS. Esta actividad está orientada a los
usuarios involucrados en el proyecto (usuarios finales y
usuarios clave). Consiste en sesiones a manera de
Workshop o taller aplicativo. Se realiza directamente
sobre la máquina y se recrean casos reales de la
operación del negocio sobre las bases de datos de
prueba. Se realiza una introducción teórica sobre los
principios de negocio y se diseña, en papel, el camino
de formación. Posteriormente se trabaja con base en
talleres de flujo compartido, es decir, un recorrido lógico
por las áreas de negocio involucradas.

 Revisión de las operaciones actuales. La revisión de las operaciones

actuales permitirá verificar que las políticas y procedimientos actuales son
soportados por el nuevo sistema e identificar las áreas de la organización
que necesitan ser revisadas o modificadas.
Como segundo objetivo se señalan las áreas que reflejen las fortalezas de
las políticas actuales y que deben ser conservadas. Como documento
básico de esta etapa se tiene el Informe de Diagnóstico sobre Operaciones
(ID), el cual es elaborado por los usuarios claves en coordinación con el
líder del proyecto. Las tareas de esta actividad son:
 Revisión de las políticas y procedimientos actuales
 Preparación del ID
 Revisión y aprobación del ID
 Sesiones prototipo
En esta instancia ya se tiene el conocimiento de la herramienta WMS en los
cursos impartidos y el conocimiento del negocio en el ID. Solo con la
combinación de estos dos componentes se procede a realizar una Sesión
prototipo que tendrá una duración de entre 3 y 5 días. Se trata de armar en
una sala provista de las estaciones necesarias un montaje completo pero
 simulado del negocio. Se establece una ruta lógica de trabajo y se
establece un programa de ejecución. Consta de las siguientes Tareas:
 Reunión de preparación y programación
 Definición de Escenarios de Negocio
 Elaboración de formatos de Seguimiento
 Ejecución de las sesiones prototipo
Esta actividad se caracteriza por los importantes hallazgos al confrontar los
conceptos que propone la herramienta con la realidad del negocio. Se
definirán los cambios de políticas, procedimientos, controles y la estructura
organizacional basados en las mejores prácticas de negocio. Al final se
genera un documento de requerimientos llamado Reporte de
Requerimientos de Cambio (RRC) y tiene dos componentes básicos:
 Cambios en Políticas, Procedimientos y Controles (CPPC)
 Cambios y ajustes a los programas. (CIT)

Fase III - Desarrollo & Cambios

En esta fase se efectuarán los cambios a procedimientos y ambiente de
operación, definidos en el documento RRC.
 Desarrollo de las modificaciones. En esta actividad se ejecutarán los
cambios definidos en la Fase II. Las tareas de esta actividad son:
Revisión de la documentación del sistema
Elaboración de los manuales PPC (Políticas, Procedimientos y
Controles)
Revisión de los manuales PPC
Realización de los cambios organizacionales
Realización de modificaciones de formularios.
Desarrollo de ajustes al software.
Sesiones piloto. Estas sesiones tienen el mismo formato en planificación y
ejecución de las Sesiones Prototipo. La gran diferencia radica en que el
diseño de los escenarios de negocio involucran todos los cambios ya
aprobados antes mencionados. Las tareas de esta actividad son:
 Programación de las sesiones piloto
 Preparación del banco de datos
 Realización de las sesiones piloto
 Revisión y aprobación del nuevo sistema
 Ajustes y entrenamiento de usuario final. El usuario final
debe ser entrenado en las políticas, procedimientos,
responsabilidades de trabajo y en la operación detallada
del nuevo sistema. Las tareas de esta actividad son:
 Preparación del entrenamiento del usuario final
 Entrenamiento del usuario final

Fase IV - Implementación
El principal objetivo de la fase de Implementación es la instalación del sistema
totalmente definido y probado. Esta fase contempla además, el planeamiento y
ejecución del ingreso de los datos iníciales (maestros y saldos).

 Cuenta regresiva. Planificación de la verificación (CheckList) y pruebas

finales. Las tareas de esta actividad son:
 Verificación final de las operaciones
 Verificación del entrenamiento del personal
 Verificación final de datos
 Preparación del Informe de Cierre de Proyecto.
 Revisión, aprobación y firma del Informe de Cierre y
Entrega de Proyecto (ICP)
 Corte para el nuevo sistema. Comenzará a operar el
nuevo sistema luego de aprobarse la prueba final. Las
tareas de esta actividad son:
 Corte para el nuevo sistema
 Operación en vivo

Fase V - Operación Real

Esta fase es posterior al arranque y pretende hacer un seguimiento de las

actividades de la compañía con el nuevo sistema enmarcados en un plazo de 3 a
6 meses apoyados por el SIC (Servicio Interactivo al Cliente). Realizando las
siguientes actividades:
 Afinamiento del nuevo sistema
 Monitoreo del nuevo sistema
 Definición de los procedimientos de control de
modificaciones
 Monitoreo de los resultados
 Revisión operación diaria del sistema
 Revisión de la operación de procesamiento de datos
 Preparación del memorándum sobre la eficiencia del
sistema
 Revisión y aprobación del memorando sobre la eficiencia
del sistema.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Para este ítem, el grupo de trabajo necesario para la implementación se describe a

continuación
PATROCINADOR DEL PROYECTO
El patrocinador del proyecto es el ejecutivo sénior de la organización que asume las
siguientes tareas iníciales del proyecto:
a) Da comienzo al Plan general de implementación
b) Lidera el proyecto durante sus fases iníciales, lo cual incluye: Obtiene compromiso
de todos los miembros del Comité de Gerencia, Designa el Director del proyecto y los
miembros del Comité Ejecutivo, define las estrategias y objetivos claves del proyecto, y
analiza las restricciones que se visualicen inicialmente a fin de minimizarlas en busca del
éxito del proyecto.
c) Es el ejecutivo que reconoce la necesidad de cambio y convence al resto del nivel
gerencial a comprometer toda su experiencia y apoyo para lograr este cambio.

COMITÉ EJECUTIVO

Para la implementación de WMS en toda la organización, es importante involucrar a los

ejecutivos de más alto nivel, en planificación, soporte y seguimiento de todo el proyecto.
El comité ejecutivo velará porque los objetivos y requerimientos de la organización sean
factibles de realizar y consistentes con el plan de implementación.

Responsabilidades:

a) Establecer la dirección del proyecto.

b) Monitorear el progreso y avance del proyecto.
c) Analizar y resolver los problemas que no puedan ser resueltos por el grupo de
proyecto.
d) Aprobar el plan de implementación formal entregado por el coordinador del
proyecto
e) Asignar los recursos necesarios, en tiempo razonable, para satisfacer las
necesidades del proyecto.
f) Mantener la orientación y objetivos del proyecto.
g) Aprobar el término de la implementación para cada módulo o grupo de módulos.
h) Aprobar cualquier cambio de plan de implementación o discrepancias presentadas
entre el equipo de proyecto y los consultores.
i) Recomendar cambios en la organización o en las funciones administrativas que se
justifiquen para una mejor utilización de Siesa Enterprise.
j) Aprobar cualquier cambio de políticas o estrategia de implementación.
DIRECTOR DEL PROYECTO

Es el líder del proyecto WMS y como tal, responsable de la coordinación, administración,

de la planificación y ejecución de la implementación de WMS.

Responsabilidades:

a) Asignar funciones, dirigir y monitorear todas las actividades del proyecto.

b) Definir nuevos flujos de trabajo en la empresa de acuerdo con los requerimientos
del proyecto.
c) Otorgar los recursos necesarios y proporcionar la información requerida, por el
Gerente del Proyecto de WMS, a fin de conducir las actividades y asesorar a los
miembros del grupo del proyecto.
d) Verificar que el proyecto este alcanzando los objetivos planteados en su
justificación y dar opciones correctivas en casos de desviaciones.
e) Requerir y disponer de los recursos adecuados para la ejecución del proyecto.
f) Dirigir las reuniones del Comité Ejecutivo WMS.

LÍDER TÉCNICO – SOPORTE TECNOLOGICO

Es responsable por la dirección técnica del proyecto, en representación del cliente y en

general asume la tarea de proveer y coordinar todos los recursos humanos especializados
en informática (personal del Departamento de Sistemas) y los recursos técnicos,
hardware y software asignado al proyecto. Es el primer contacto de la Empresa en la firma
proveedora del software WMS.
Responsabilidades:

a) Información a su personal en una frecuencia semanal, de los compromisos y planes de

trabajo.
b) Documentar y resolver los problemas encontrados por los miembros de su equipo.
Informar al Líder del Proyecto, sobre los progresos contra el plan de próxima Etapa en el
área técnica a su cargo.
c) Requerir recursos adicionales al Director del Proyecto, si lo considera necesario.
d) Participar en las revisiones del Comité Ejecutivo.
USUARIO CLAVE

Es el usuario a cargo de la implementación de los módulos elegidos para su área. Da

definición de políticas y procedimientos, crea bases de datos, organiza pruebas pilotos,
aprueba resultados, define interfaces, y en general facilita el apoyo requerido por el
Departamento de Sistemas y WMS. La dedicación mínima estimada es del 30% de su
tiempo hábil en la empresa. Reporta al Gerente de Área. Por cada área puede existir más
de un usuario clave, pero siempre habrá uno asignado como principal y los restantes se
reportarán a él. Recibirán instrucciones completas sobre los productos WMS a instalarse
en la compañía.

Responsabilidades:

a) Conocer el área de aplicación de los productos WMS que se van a instalar, proveyendo
la información requerida durante las actividades de construcción y pruebas prototipos.

b) Conocer suficientemente las funciones WMS implementadas, y los cambios que se

hayan introducido, para posteriormente impartir capacitación a los USUARIOS FINALES.
c) Participar en la definición del PLAN DE IMPLEMENTACIÓN WMS, incluyendo planes
de desarrollo y entrenamiento, la preparación y ejecución de planes.
d) Coordinar actividades en su área, con suficiente anterioridad para ser responsable del
éxito de la implementación WMS en su área.
e) Analizar los procedimientos vigentes, definir nuevos procedimientos
f) Elaborar los DOCUMENTOS-OBJETIVOS (ENTREGABLES) definidos como reporte
final de cada actividad de implementación según la metodología.

USUARIO FINAL

Es el usuario que una vez implementado el WMS tendrá acceso a terminales para
ejecutar las tareas de ingreso de información, ejecución de rutinas de seguridad. Recibirá
instrucción básica sobre los productos WMS a instalarse en su área, y participará en la
fase de entrenamiento final, antes de la puesta en marcha de WMS y descontinuación del
sistema actual.

Responsabilidades:

a) Ejecución de las tareas administrativas propias de su cargo, utilizando WMS como

herramienta para ello.
b) Según las indicaciones que le suministre el manual de procedimiento WMS utilizar
exclusivamente las claves de seguridad que le hayan sido asignadas (USER ID -
PASSWORD).

DOCUMENTADOR

Es el funcionario del Departamento de Sistemas que se encarga de mantener la

documentación estándar de WMS, desarrollando nueva documentación para las
ampliaciones o cambios que se hagan al sistema.
Su función está dentro de los RECURSOS TÉCNICOS ASIGNADOS a WMS y reporta
diariamente al LÍDER TÉCNICO (Gerente de Sistemas).

Responsabilidades:

a) Mantener toda la documentación estándar WMS impresa, archivada y catalogada.

b) Reparar toda nueva documentación WMS de acuerdo a especificaciones dadas al
documento DISEÑO DETALLADO de cada área de proyecto.
c) Utilizar en sus tareas las técnicas estructuradas sobre: Diagrama de flujo, Modelos de
datos, Diseño estructurado, Diagrama de acción.

GERENTE DEL PROYECTO WMS

Es el funcionario de WMS, que mantiene contacto permanente con el cliente, para todo el
desarrollo del proyecto.
Responsabilidades:

a) Aplicar la metodología para la definición, organización y ejecución del proyecto.

b) Asesorar al Director de Proyecto en la planificación de las actividades del proyecto de
implementación y en establecer los puntos de control de avance.
c) Analizar y recomendar, en conjunto con el Grupo del Proyecto (USUARIOS CLAVE Y
LÍDER TÉCNICO), la forma más adecuada de estructurar la información de la empresa
para fines de implementación del WMS.
d) Recomendar la configuración y definición de los parámetros más apropiados para la
operación del sistema.
e) Ser el principal coordinador entre el cliente y WMS, en la administración de los
servicios de Consultoría y Asesoría contratados y en la definición de la factibilidad de
contratación de nuevos productos y/o servicios.
f) Asesorar a los USUARIOS CLAVE en la elaboración de los DOCUMENTOS) definidos
como reporte final de cada actividad de implementación. (Ver definición -
responsabilidades del USUARIO - CLAVE).
g) Definir criterios de prueba para la aceptación del sistema.
h) Supervisar las pruebas previamente definidas y de acuerdo con sus resultados informar
al Director del Proyecto.
i) Establecer y monitorear todo el programa de capacitación.
j) Participar en las reuniones del Comité Ejecutivo y de los Equipos de Proyecto de área
5.2 REQUERIMIENTOS MINIMOS DE HARDWARE Y SOFTWARE OPERATIVO

5.2.1 SERVIDOR CAPA DE REGLAS DE NEGOCIO (1) (2)

Para el equipo que soportara el servidor de negocios hemos estimado los siguientes
parámetros de configuración:

Procesador 1 por cada 50 usuarios (Xeon 2Ghz en adelante).

Disco Duro 160 GB.
Memoria 4 GB S.O. (Por usuario 60 MB).
Sistema Operativo Windows 2003/Server en adelante.
Tarjeta de Red Lan Velocidad de transmisión de 1Gbps.

•La tecnología de discos debe ser SCSI a 10,000 RPS o superior.

•No es imprescindible el uso de RAID ya que la información contenida aquí es recuperable
fácilmente.
•Se puede usar el disco del sistema operativo.
•Es muy recomendable contar con una conexión punto a punto entre el servidor de la
capa de negocios y el servidor de Base de Datos que provea 1Gbps de velocidad entre
estas.

5.2.2 SERVIDOR CAPA DE BASE DE DATOS (1) (2)

Para el equipo que soportara el motor de base de datos, hemos estimado los siguientes
parámetros de configuración:

Procesador 1 por cada 50 usuarios(Xeon 2Ghz en adelante).

Disco Duro 160 GB
Memoria 8 GB S.O. (2 GB por 50 usuarios).
Tarjeta de Red Lan Velocidad de transmisión de 1Gbps
Sistema Operativo Windows 2003/Server en adelante y todos los sistemas
operativos donde corra ORACLE 10g y/o SQL/SERVER 2005.
ORACLE ORACLE 10g Release 2 - Standard Edition en adelante.
SQL/SERVER Versión 2005 - Service Pack 3 en adelante.

•La tecnología de discos debe ser SCSI a 10,000 RPS o superior.

•Requiere una capacidad inicial de 32Gb de disco duro y su crecimiento es relativo a la
cantidad de información que se maneje en la etapa de ejecución oficial del aplicativo.
•Por regla general para la seguridad de los datos y para minimizar los tiempos de
recuperación, se recomienda la configuración de arreglos RAID 1 o su complementario
RAID 0+1 los cuales permiten la configuración de discos espejo sin que se afecte la
velocidad de acceso a los datos.
•Configuración de discos independientes sistema operativo, datos, índices y temporales.
•Si el motor de base de datos es Oracle se recomienda un disco independiente (puede ser
IDE) para los Archive Log.

Los requisitos de memoria RAM aumentan con respecto a la cantidad de usuarios

concurrentes que la instalación vaya a tener en los momentos de carga plena.
5.2.3 CAPA DE CLIENTE

En la capa de cliente encontramos dos posibilidades que se rigen por la localización física
del mismo.
•CLIENTE PC

El cliente es instalado en cada PC que pertenece a la misma red LAN donde encontramos
el servidor de bases de datos y los servidores de negocios, para este hemos estimado los
siguientes parámetros de configuración:

Procesador Core2 2.0 GHz en adelante.

Disco Duro 80 Gb (1.0 Gb Disponibles)
Memoria 2 Gb
Sistema Operativo Windows Xp SP3 en adelante
Tarjeta de Red Lan Velocidad de transmisión de 100 Mbps.

•CLIENTE TERMINAL SERVER (2)

El cliente es instalado en un solo sitio (Servidor de Terminal Server que pertenezca a la

red LAN), puede ser usado por usuarios con PC local y es imprescindible para los
usuarios con PC remoto que deben pertenecer a una red WAN mediante la cual puedan
conectarse al servidor de Terminal Server, para este hemos estimado los siguientes
parámetros de configuración:

Procesador 1 por cada 50 usuarios(Xeon 2Ghz en adelante).

Disco Duro 160 GB (16 GB Disponible).
Memoria 4 Gb S.O. + 20 MB por cliente TS + 64MB por cliente Siesa
Enterprise
Sistema Operativo Windows 2003 en adelante.
Tarjeta de Red Lan Velocidad de transmisión de 1Gbps.

•OBSERVACIONES

(1) Puede operar en un solo servidor si son hasta 30 usuarios, en ese caso sume los
requerimientos de memoria y procesador.
(2) Puede operar en un solo servidor si son hasta 15 usuarios, en ese caso sume los
requerimientos de memoria y procesador.

6.COMPONENTES Y VALORES
6.1 PROPUESTA ECONOMICA FASE I

BUSINESS PACK SISTEMA WMS INCLUYE:

CONCEPTO VALOR
1.- Licencias Solución WMS
- Licenciamiento 20 usuarios concurrentes
- Uso de licencias en 1 servidor:
- Módulos (Funcionalidades):
o Parámetros Básicos
Financiero
o Contabilidad General
o Ventas servicios
o Cuentas por Cobrar
o Compras servicios
o Cuentas por Pagar
o Tesorería y Procesos de Apoyo
o Activos Fijos
o Presupuesto Privado
o Consultas y Reportes OLAP
Comercial
o Control de Inventarios INCLUIDO
o Gestión de Compras
o Gestión de Ventas
o Consultas y Reportes OLAP

Manufactura
o Parámetros Básicos
o Plan Maestro de Producción (MPS)
o Inventarios
o Datos de Producción
o Costos de Producción
o Explosión de Materiales (MRP)
o Plan de Capacidad
o Control de piso
o Control de Calidad.
o
2.- Capacitación ERP WMS INCLUIDO
15 días de Talleres Prácticos
3.- Consultoría WMS basada en aplicación de procesos.
60 días de Consultoría. INCLUIDO
COSTO SISTEMA WMS US$75.000.oo

PROPUESTA ECONOMICA Nomina Web

CONCEPTO
1.- Software NOMINA WMS
o Nomina para 550 empleados

Nómina y Personal
US$ 21.000
o Catálogos o parámetros básicos
o Contratos
o Liquidación de Nomina
o Informes de Nomina
o Consolidación y Provisión
o Autoliquidación
o Contabilización
o
Gestión Humana
o Organigrama
o Selección y Contratación
o Capacitación
o Evaluación de Desempeño
o Bienestar Social
o Salud Ocupacional
US$ 14.000
2.- Capacitación NOMINA WMS Web
15 días de Talleres Prácticos INCLUIDO
3.- Consultoría NOMINA WMS Web
         35 días de Implementación  INCLUIDO

4.-
COSTO SISTEMA NOMINA WMS WEB US$ 35.000.oo
Características de la Propuesta

 Los valores anteriores no incluyen el valor del IVA.

 Para efectos de facturación, el valor del dólar se liquidará a la tasa representativa del
respectivo día del pedido.
 A los valores anteriores adicionar el costo del BD (Oracle o SQL), Servidor, Estaciones
de trabajo, SO y configuración de la red misma.
 Los gastos de viaje (aéreos o terrestres) y manutención correrán por cuenta de la
empresa cliente cuando está ubicada fuera de las ciudades donde WMS tiene
sucursal (Cali, Bogotá, Medellín, Barranquilla y Pereira)
 Los anteriores valores incluyen 6 meses de Servicio Interactivo al Cliente (SIC),
contados a partir de la instalación del software.
 El valor de 1 usuario adicional es de USD $1.700,oo
 De requerirse la instalación del software en un servidor adicional, está tendrá un costo
adicional de USD $5,000.oo por servidor adicional.
 El valor de un día adicional de consultoría es de USD $500,oo
 Costo del convenio anual (SIC): Es un 15% del valor del proyecto (antes de
descuentos).
 La negociación del proyecto está contemplada bajo la modalidad “LLAVE EN MANO”
que consiste en entregar a PROFANCE un paquete donde incluimos licencias del
software, capacitación y consultoría.
 Los tiempos de consultoría son estimados y obedecen a nuestro mejor análisis,
teniendo como base la Metodología de Implementación.

6.2 CONDICIONES COMERCIALES

 Forma de pago:

1. LICENCIAMIENTO DIRECTO CON WMS: Financiación sin intereses pagaderos

en cómodas cuotas a convenir, con la salvedad que la primera cuota debe incluir
el valor total del IVA del proyecto.
2. LEASING (BANCO DE OCCIDENTE – BANCOLOMBIA): La financiación es
directa con la entidad bancaria, se difiere de 12 hasta 36 meses o el tiempo que el
cliente lo considere necesario.

 Vigencia de la propuesta
La presente oferta es válida hasta el Diciembre 30 de 2020
 Confidencialidad de la propuesta
Esta propuesta ha sido preparada para uso exclusivo de PROFANCE, por tal razón,

sólo debe ser revisada por aquellas personas que están involucradas en el proceso de

evaluación.

Una vez finalizado el proceso de evaluación, agradecemos retornarla, a la siguiente

dirección:

PROFANCE

Cra 8ª este # 31-54

Bogotá

PBX. 3112593867

6.3 DURACION DEL PROYECTO

WMS ha sido diseñado por PROFANCE con el objetivo de proveerle una ventaja
competitiva a nuestros usuarios en el ambiente de negocios actual.
Basados en el cumplimiento cierto de las siguientes premisas:

 Estructura de la Plataforma Tecnológica Actual.

 Cumplimiento sin retraso de las actividades tanto directas de Proyecto, como
de los eventos de seguimiento por parte de la gerencia compartida de
proyecto.
 Cumplimiento de los acuerdos Económicos.
 Inversiones adicionales de PROFANCE, directas o indirectas en el proyecto.
 Sostenimiento de principio a fin de proyecto de las personas involucradas.
El proyecto está enmarcado dentro de un plazo de finalización de Mínimo 6 meses y
Máximo 8 meses. Después de los cuales se establece un periodo de monitoreo y ajustes
dentro de los 2 meses siguientes.

7. ANEXOS

7.1. BENEFICIOS WMS

Racionalización del inventario:

 Contar con mecanismos que permitan sostener una alta exactitud de los inventarios
asegurará que todos los compromisos de materiales hacia la planta y de producto
terminado al mercado se den en tiempo real.
 La posibilidad de contar con modelos de reposición MRPII garantiza que el inventario
sea racional, es decir, que se tengan las cantidades adecuadas en el tiempo
adecuado haciendo más efectiva la inversión en uno de los activos más importantes
de la empresa.

Servicio al cliente:

 SupplyChain Management otorga una alta ventaja competitiva en relación con el

Servicio al Cliente. El constante y lineal control de los inventarios en toda la cadena de
gestión, desde la planeación de las compras a proveedores hasta el desarrollo de toda
la logística de distribución y transporte mejora ampliamente los tiempos de respuesta
a clientes.
 De otro lado se otorgan herramientas muy interactivas y automáticas que permiten
hacer todo tipo de combinaciones para generación de descuentos, promociones y
ofertas especiales que aseguran la permanencia y el seguimiento.
 Se entrega a los clientes mecanismos de seguimiento en el estado de sus pedidos y
de su relación con la empresa en todos sus puntos de contacto (cartera, mercadeo,
ventas, etc.).

Productividad

 En el área financiera la implementación de una solución ERP pretende transformar los

tiempos operativos de captura y registro de comprobantes o asientos contables en
tiempo de análisis financiero entregando substanciales mejoras en la productividad de
los colaboradores. Es bien sabido que los salarios pagados en labores operativas y
repetitivas que pueden ser entregadas a un computador no son directamente
productivas al negocio.
 La integración sistematizada de todas las áreas del negocio genera un alto valor
agregado de productividad ya que se elimina la redundancia de actividades. Esto
quiere decir que cuando se registra un evento en el sistema, este automáticamente
replica en todas las gestiones sistematizadas integradas a dicho proceso.

Reducción de Costos de Compras

 Al eliminar gestiones operativas, se otorga a los compradores no solo más tiempo sino
mejores herramientas de negociación en la búsqueda de mejores precios, mejores
aprovechamientos de descuentos comerciales y financieros y mejores estándares de
calidad con sus proveedores.
 De otro lado, un sistema MRP integrado con una Gestión de compras proporciona un
seguro esquema de aprovisionamiento con un reflejo inmediato en los costos de
compras.
Control del Negocio

 Una de las problemáticas más frecuentes en los gerentes hoy es la toma de

decisiones sobre información cierta, lineal y completamente unificada de la
información de su negocio. Este es tal vez uno de los mayores valores agregados
al realizar inversiones en tecnología........el Costo de Oportunidad. La dinámica
de los negocios de hoy es abrumadora y en algunos “Business Case” se ha
analizado con profundidad sobre el impacto en los costos generados dentro del
negocio cuando un gerente toma decisiones basado en un informe con dos, tres
días y hasta dos semanas de historia…. Se han llegado a cuantificar las pérdidas
ocasionadas y en algunas ocasiones han sobrepasado en varios millones de
dólares. Contar con herramientas de Gestión de base de datos que permita
diseñar un “Balance Score Card” (tablero de Control) en donde no solo cada
gerente, sino cada usuario clave de la organización cuente con un cuadro de
indicadores de Gestión en donde este monitoreando, analizando y tomando las
acciones correctivas sobre las áreas y situaciones que necesitan atención en
diferentes momentos.

Aumento en la Participación del mercado:

 Para entrar en un mundo competitivo y ágil (que definen las claves un mercado
globalizado), las empresas deben contar con herramientas de gestión que, además de
ayudarles a conseguir estándares de calidad y mejoramientos en los precios de venta,
les permitan ejercer la presencia y la cobertura de mercado necesarias para que el
producto obtenga la penetración suficiente con el consecuente impacto en las ventas y
en la participación de mercado. Herramientas tecnológicas como CRM (Customer
Relationship Management), B2B (Business to Business), B2C (Business to Consumer)
y SFA (Sales Force Automation) proveen a las empresas de instrumentos ágiles que
amplían el espectro de esa presencia global.

Aumento en el Rendimiento de Ventas:

 Tomar un pedido es apenas el 10% del proceso de ventas. Cada vez resulta más
apreciado desde el punto de vista competitivo el nivel de servicio post-venta (Entregas
a tiempo, seguimiento de estado de pedido, facilidades financieras, líneas de atención,
soporte técnico de producto, etc.). Dotar a las empresas de herramientas que permitan
aplicar todos estos criterios de servicio, generan clientes cautivos que se convierten
en excelente referencia para el mercado y generan más negocios al futuro.