La guía definitiva para hacer un proceso de onboarding de principio a fin

(y no morir en el intento)

El proceso de onboarding (o inducción de personal) se ha convertido en

una de las prioridades más importante para los profesionales de recursos
humanos.
Las empresas se han dado cuenta de que no se puede dejar a los nuevos
empleados a su suerte y de que es necesario preparar su llegada para
que comprendan el funcionamiento de la compañía, conozcan a sus
compañeros y se familiaricen con su lugar de trabajo. El objetivo es
claro: que los recién llegados se sientan cómodos en sus primeros días,
puedan comenzar a ser productivos cuanto antes y decidan quedarse en la
empresa.
Según una investigación del Brandon Hall Group, un buen proceso
de onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos empleados en
un 82% y su productividad en más de un 70%. Esto significa que debes
tomarte la inducción de personal muy en serio, dedicarle todos los
recursos a tu alcance y diseñar un proceso bien definido de principio a
fin.
En esta guía te contamos todo lo que necesitas saber para hacerlo con
éxito.
El proceso de onboarding en cuatro pasos
Si te vas a tomar en serio el proceso de onboarding, necesitas
planificarlo en distintas etapas. Es importante diseñar un plan integral,
que sepa dosificar la información y que tenga en cuenta los distintos
momentos en los que se encuentran los recién llegados. Todas las etapas
son importantes, así que asegúrate de que ninguno de tus nuevos
empleados se pierde por el camino.
1. Antes del onboarding: el pre-onboarding
Antes incluso de hacer una oferta de trabajo, es importante comunicar el
funcionamiento y los valores de la empresa a lo largo del proceso de
captación y contratación de los empleados. Muchas de las cosas que se
contarán en el proceso de onboarding deben anticiparse ya durante las
entrevistas. ¿Cuál es la cultura de la empresa? ¿Quién será su mánager?
¿Cuáles son los horarios y las reglas en el día a día? Compartir toda esta
información te servirá a ti y al propio candidato para evaluar si estáis
hecho el uno para el otro. Si lo haces así, el proceso de onboarding habrá
empezado ya con buen pie.
Dentro del pre-onboarding, otra etapa importante es la que pasa entre la
aceptación de la oferta laboral y la llegada del empleado a la oficina.
Suele ser un momento en el que el trabajador tiene mucha ilusión y ganas
de empezar, pero también muchas dudas sobre cómo será realmente su
nuevo puesto laboral. En esta etapa es importante mantener una
comunicación fluida con los nuevos empleados, anticiparles en qué
consistirá el onboarding y adelantar todo el papeleo posible. La empresa
tecnológica Twitter, por ejemplo, hace especial énfasis en este período, al
que denomina “Yes to Desk” (desde el “sí” a la oferta hasta su llegada al
“escritorio” del puesto de trabajo).
Teniendo estos aspectos en cuenta, aquí tienes cinco consejos prácticos
que te ayudarán en el pre-onboarding:
1. Cuida tu sección de “oportunidades laborales”. Si quieres ahorrarte
tiempo, asegúrate de que todos los candidatos a un puesto de trabajo
conocen el funcionamiento general de la empresa, sus valores y su
cultura. Hazlo de forma prominente en la página web de “oportunidades
laborales”, destacando información única, práctica y real sobre tu
compañía.
2. No te olvides de las ofertas de trabajo. A menudo, las empresas
desaprovechan la oportunidad de incluir en las ofertas de trabajo una
descripción coherente y motivadora sobre su compañía. Este espacio es
sin embargo muy importante para el pre-onboarding: utilízalo para
transmitir la cultura empresarial y la información más relevante de tu
organización. Haz lo mismo en las entrevistas de trabajo y pregúntales a
los candidatos si se sentirán cómodos en una empresa de estas
características.
3. Sé personal. Entre el período de aceptación de la oferta laboral hasta
su llegada a la empresa, asegúrate de mandarles un mensaje
personalizado y amable. Haz que se sientan en casa. Demuéstrales que
estás feliz de que vayan a formar parte de tu organización.
4. Adelanta papeleo. Antes de su primer día de trabajo, aprovecha para
enviar toda la documentación que tendrán que leer y firmar los nuevos
empleados. Esto incluye los documentos legales (contrato de trabajo,
cláusulas de confidencialidad o competencia, modelo de impuestos,
etc…), pero también el manual de bienvenida, vídeos o presentaciones
básicas sobre la empresa. De esta forma puedes ir adelantando trabajo
mientras mantienes la comunicación con ellos.
5. Prepara su primer día. Explícales con todo lujo de detalles cómo va
a ser su primer día y qué necesitan hacer antes de presentarse en su
nuevo puesto de trabajo.
2. Proceso de onboarding: el primer día de
trabajo
El primer día de un empleado debe ser mágico. Hay que cuidar todos los
detalles para conseguir una buena impresión y lograr motivar e ilusionar
a los recién llegados. Además de cubrir todas sus necesidades prácticas y
logísticas, es importante cuidar el aspecto humano. El objetivo debe ser
que, cuando le pregunten qué tal le ha ido en su primer día, el empleado
responda con una sonrisa de oreja a oreja. Éste será el mejor síntoma de
un trabajador ilusionado con ganas de empezar y continuar en tu
compañía.

Para lograrlo, aquí tienes 8 consejos que se siguen en los mejores

procesos de onboarding:
1. Logística. Deja claro a los nuevos empleados qué necesitan llevar en
su primer día. No te olvides de fijar un lugar exacto, una hora y una
persona de contacto.
2. Selecciona a un anfitrión (en inglés, host) que pueda guiar de manera
informal al recién llegado. En su primer día, debería ser alguien de su
mismo departamento. Los nuevos empleados pueden comenzar así a
ampliar su círculo social y a conocer mejor la forma de trabajar de la
empresa.
3. Reunión con su mánager. Es importante que los nuevos empleados
se reúnan en su primer día con su mánager directo. A menudo, puede
incluso ser lo primero que hagan nada más llegar a la oficina. Es una
manera de darle importancia a su incorporación y sobre todo de
comenzar a hablar de objetivos, responsabilidades y expectativas. No hay
nada peor que un primer día en el que los nuevos empleados no pueden
hablar con su jefe de equipo.
4. Informática. Asegúrate de que, antes de su primer día, todo lo
relacionado con el equipo informático está operativo. Esto incluye el uso
del correo electrónico, el acceso a los servidores locales, la
disponibilidad de todos los softwares relacionados con su puesto de
trabajo, el uso de la fotocopiadora o el teléfono. Aunque parezca sencillo,
atravesar problemas informáticos durante el primer día de trabajo es uno
de los errores más comunes (y más frustrantes) durante el proceso
de onboarding.
5. Conocer el espacio de trabajo. Aunque para ti muchas cosas sean
obvias, es fundamental que los recién llegados conozcan dónde está cada
cosa y para qué sirve. Cuestiones como dónde están los baños, cómo
funciona la máquina expendedora de bebidas, cómo se reservan las salas
o cuál es número de teléfono de cada departamento suelen ser obviadas
en muchos procesos de onboarding. Asegúrate de que los nuevos
empleados se familiarizan con su nuevo ambiente de trabajo, ya que esto
les dará seguridad, tranquilidad y confianza.
6. Celebra su llegada. La contratación de un nuevo empleado debe
convertirse en una gran celebración para toda la empresa. Para lograrlo,
envía un email a todos los trabajadores haciendo una breve presentación;
coloca fotos de los nuevos empleados en las paredes de la oficina o en la
cocina; ten preparadas sus tarjetas de visita en su mesa de trabajo; u
organiza una presentación informal durante el primer día.
7. Conocer al director ejecutivo (CEO). Es importante que los recién
contratados conozcan a los máximos responsables de la empresa (y al
revés). Sirve para implicar a los jefes en el proceso de onboarding, para
que pongan rostro al CEO y para que sepan que pueden acudir a ellos en
caso de necesidad. En función de la cultura de tu empresa, esto puede
traducirse en un simple apretón de manos y unas palabras de bienvenida
o incluso en una comida durante el primer día.
8. Ten un detalle con los nuevos empleados. Cualquier pequeño detalle
de atención (incluso de cariño) con los recién llegados puede marcar la
diferencia entre un proceso de onboarding memorable y uno normal.
Puede ser una camiseta con el logo de la empresa y su nombre; una
botella de vino; o la invitación a un desayuno consistente. Sea lo que sea,
haz que se sientan especiales.
3. Proceso de onboarding: la primera semana
La primera semana es vital para conseguir un aterrizaje exitoso del nuevo
empleado. Cinco días dan para mucho y en este tiempo el trabajador
debe ser capaz de conocer el funcionamiento general de su departamento,
saber cuáles van a ser sus objetivos, comenzar a trabajar de forma
autónoma, establecer relaciones personales y sentirse identificado con la
misión de su empresa.

Estos cinco consejos te ayudarán a conseguirlo:

1. Diseña un roadmap preciso y razonable. La mejor forma de

asegurarse un programa de onboarding exitoso es diseñar una serie de
hitos o etapas por las que todo nuevo empleado debe pasar. Esto, en
primer lugar, ayuda a los propios trabajadores a gestionar sus
expectativas y a seguir un camino bien trazado; por otro lado, te sirve a ti
para asegurarte de que todos completan el onboarding y no se pierden
por el camino. Puedes hacerlo con un Excell o con una checklist.
2. Dosifica la información. Uno de los errores más frecuentes es lanzar
el máximo de información posible, de golpe, en muy poco tiempo. Los
empleados recién acaban de llegar a una organización que no conocen:
tómatelo con calma y dosifica la información, con sesiones cortas de
presentación y mezclando actividades sociales con otras más instructivas.
3. El mánager: 5 minutos todos los días. Asegúrate de que el mánager
habla con los recién llegados todos los días y hace un balance al final de
la semana. Aunque solo sean 5 ó 10 minutos (tal vez por la mañana, a
primera hora), mostrar interés por los nuevos empleados y responder a
sus dudas es garantía de un onboarding exitoso. Al final de la semana
haz una sesión de feedback para saber cómo ha sido su experiencia
durante su primera semana.
4. Conocer al resto de departamentos. Es importante que los recién
llegados no caigan en ningún gueto. Para ello, prepara una o dos sesiones
diarias con los responsables de cada uno de los equipos de la compañía.
Así, los nuevos empleados podrán no sólo ampliar su círculo social, sino
también comenzar a conocer la estructura completa de la empresa.
También puedes tener para cada día de la semana un anfitrión de un
departamento distinto; u organizar comidas con profesionales de equipos
diferentes.
5. Saca una foto de los empleados. Sea para su propia firma, para el
organigrama de la empresa o para cualquier otro material de
comunicación creativo, ten preparado a tu fotógrafo y no te olvides de
tomar una instantánea de cada nuevo trabajador. Será otro detalle que les
ayudará a sentirse parte de la empresa.
4. El onboarding continuo
El proceso de onboarding no termina con la primera semana. Los
siguientes días y meses necesitan de otro tipo de actividades para
completar la integración de los empleados. Es el momento de
profundizar en el modelo de negocio y en las particularidades de tu
sector, pero también de personalizar el proceso de onboarding y de
responder a las particularidades de cada empleado. Hay empresas en las
que los programas de inducción de personal pueden durar más de un año.
Para no dejar el trabajo a medio hacer, presta atención a los siguientes
seis puntos:

1. El primer mes. Asegúrate de que su mánager hace un seguimiento

semanal (por ejemplo, todos los viernes) de los primeros treinta días. El
conocimiento de los nuevos trabajadores sobre la empresa se ha
incrementado, pero probablemente también sus preguntas. Comprueba
que ha completado el roadmap del primer mes y ofrécele feedback para
pueda seguir avanzando en la organización.
2. Promueve una cultura única. En el proceso de onboarding, no te
olvides de ser especial. La magia es importante. Los nuevos empleados
tienen que sentirse parte de algo más grande donde podrán desarrollarse
como profesionales y como personas. Explica cuál es la misión de la
empresa y qué está haciendo para mejorar el mundo. Utiliza algún
elemento único de la compañía (una canción, una frase, un logo, una
mascota, una idea…) para que se sientan parte de ella.
3. Expertos en tus productos. Si en los primeros días y semanas los
recién llegados han probado tus productos, ahora es el momento de que
los conozcan en profundidad. Asegúrate de que se familiarizan con ellos,
los experimentan en primera persona y entienden todas sus
particularidades técnicas.
4. Preséntales a los clientes. En un mundo en el que las empresas giran
cada vez más hacia sus clientes o consumidores (el concepto customer-
centric está de moda), es vital que los nuevos empleados les puedan
poner cara. Los recién llegados necesitan no sólo conocer su perfil socio-
económico (edad, ingresos, localidad, estudios, estilo de vida…), sino ir
más allá y empatizar con él. Si es posible, y en función del tipo de
negocio, asegúrate de que los nuevos empleados conocen en persona a
alguno de los clientes de la empresa.
5. Procesos, procesos, procesos. A menudo, en los procesos
de onboarding se suelen descuidar los necesarios procesos que rigen el
trabajo en el día a día. ¿Cómo se delegan tareas? ¿Qué tipos
de softwares y formatos se utilizan? ¿Cuál es la política a la hora de
responder al email? ¿Cómo se hace una petición a un departamento
distinto? Es fundamental que, poco a poco y durante todo el proceso
de onboarding, los empleados conozcan todos estos detalles para que
puedan desenvolverse en la oficina y encajar en el engranaje de la
organización.
6. Teambuilding. Tampoco te olvides de fomentar todo lo que puedas la
socialización de los nuevos empleados. Sea con comidas informales, con
actividades lúdicas los viernes por la tarde o con la participación en
competiciones deportivas, el proceso de onboarding debe incluir una
integración humana y social. En los primeros tres meses, por ejemplo, es
recomendable realizar algún teambuilding para que los empleados se
sientan parte del equipo.