Tes CP 001 Udes

Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Fecha: 06/08/2018
CARACTERIZACIÓN TESORERIA
TES-CP-001-UDES
SC-CER440961 Versión: 07 Página 1 de 11
Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o Subproceso: TESORERA

NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO:
TESORERÍA
Campus Cúcuta y Valledupar - Líder del Proceso o Subproceso: N/A
PROPÓSITO DEL PROCESO O SUBPROCESO: efectuar las actividades de distribución, control, pagos y desembolsos de fondos de los recursos
financieros disponibles en la Institución.
ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: desde la determinación de disponibilidad de recursos hasta la ejecución de pagos, desembolsos
autorizados, en los campus de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.
PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

Vicerrectoría Lineamientos institucionales Tesorería
Administrativa y
Financiera Instrucciones traslados de Plan de Trabajo Dirección
recursos a entidades VAF-FT-026-UDES Financiera
financieras, apertura de
productos financieros
P Programación
actividades del
Vicerrectoría
Administrativa y
Contabilidad Calendario Tributario subproceso Financiera
Planeación de pagos
Tesorería Cuentas por Pagar
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
Fecha: 06/08/2018
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Dirección Financiera Proyección de ingresos, e

Inversiones
Entidades Financieras Plan de pagos de

obligaciones financieras
Sistema de Estado de Cuentas por pagar

información contable
Histórico de pagos de Dirección
impuestos Financiera
Elaboración del Flujo de Propuesta de flujo de efectivo
Convenio EASY WAY Ingresos proyectados Efectivo Proyectado proyectado Vicerrectoría
Administrativa y
Talento Humano Proyección de Nómina Financiera
mensual
Tesorería
Tesorería Disponibilidad de recursos
en cuentas entidades
financieras y saldos de
periodo anterior H
Facturas de Compra
Contabilidad Formularios pagos de
impuestos
Informe de Cuentas por
pagar
Reporte de disponibilidad de
Tesorería recursos en entidades Beneficiario del
financieras Soportes de pagos Pago
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Planeación de pagos Efectuar los pagos por el

aprobada medio autorizado Informe de operaciones rechazadas Contabilidad
Relación de cheques
aprobados Reporte Débito Automático Tesorería
Solicitud de asignación de Archivo plano Entidad Financiera

Dirección Financiera cuenta para manejo de
convenios Respuesta a solicitudes Vicerrectoría
Administrativa y
Contratos de proyectos de Correo electrónico Financiera
inversión: forma de pago
Procesos UDES
Condiciones de manejo de
dineros en Contratos de Dirección
convenios con entidades
públicas y privadas
H Financiera
Crédito y Cartera Casos CAE
Talento Humano Solicitud pago de embargos
Procesos UDES Solicitud de información

sobre programación y
Beneficiarios ejecución de pagos
Presupuesto Efectuar ante la entidad Formularios de la entidad Entidad Financiera

Solicitud de legalización de
financiera el trámite de
órdenes de pago en moneda
giros al exterior y
extranjera
reintegro de divisas Soportes de la transacción Contabilidad
Crédito y Cartera
Fecha: 06/08/2018
TES-CP-001-UDES
Jefatura Solicitud de giro de divisas Correo electrónico respuesta a Procesos UDES

Administrativa y aprobadas solicitudes solicitantes
Financiera
Compras Beneficiario del
pago
Entidades bancarias Mensaje Swift
Vicerrectoría Solicitud de apertura y

H Realizar la apertura y Soportes de apertura o cancelación Tesorería
Administrativa y cancelación de productos cancelación de productos del producto financiero
Financiera financieros financieros Contabilidad
Entidad Financiera Formularios
Dirección Financiera Títulos valores entregados Custodiar los títulos Relación de títulos valores Dirección
valores entregados custodiados Financiera
Contabilidad
Tesorería Plan de Trabajo VAF-FT-026- Verificación del Informes de verificación del Tesorería
UDES cumplimiento del PLAN cumplimiento de las actividades
de trabajo subproceso planeadas, aplicación de los Dirección
controles y análisis de resultados Financiera
Auditoría Informes de Auditoría

V Plan de Trabajo VAF-FT-026-UDES Vicerrectoría
Administrativa y
Hacer seguimiento y Informes de Auditoría Financiera
evaluar el cumplimiento
de los lineamientos
establecidos dentro del
SGC-VAF
Fecha: 06/08/2018
TES-CP-001-UDES
Tesorería Informes de verificación de

cumplimiento Analizar las causas para
Tesorería
determinar acciones de Registro del Plan de Acción en el
Informes de Auditoría A mejora aplicativo de administración del
SGC-VAF
Dirección
Financiera
Plan de Trabajo de Tesorería Definir el plan de acción
VAF-FT-026-UDES
RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SUBPROCESO

Normatividad Legal y Reglamentaria
Líder del subproceso:
Profesional en
Normatividad vigente en materia contable y tributaria tales
Ciencias
como:
Administrativas y
Contables. Manejo de
Decreto 2649 de 1993 Reglamento General de Contabilidad
Herramientas
2650 de dic. 30 de 1993 Plan Único de cuentas para
Ofimáticas. Manejo de
comerciantes
personal.
Personal de apoyo
Ley No.1314 del 13 julio 2009 Por la cual se regulan los Ver Listado de Indicadores en el aplicativo de
principios y normas de contabilidad e información financiera y administración del SGC-VAF
secretariado del
de aseguramiento de información aceptados en Colombia
subproceso y auxiliar.
Estudios: básica
Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008: Habeas Data
primaria, tecnología o
Estatuto Tributario vigente
profesional. Manejo
de herramientas
Normatividad institucional aplicable al subproceso
ofimáticas.
Documentación del SG-SST
Reglamento Interno de Trabajo UDES
REG-PI-001-UDES Políticas de Tratamiento de Datos Personales
Fecha: 06/08/2018
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Infraestructura Física y VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales

Tecnológica VAF-MN-002-UDES Manual de Responsabilidades y Funciones
VAF-PR-001-UDES Procedimiento de producto no conforme
Oficina con espacio VAF-PR-002-UDES Procedimientos control de Documentos y
suficiente para Registros
disposición de los VAF-PR-003-UDES Procedimiento de acciones correctivas,
puestos de trabajo del preventivas y de mejora
personal asignado, VAF-PR-005-UDES Procedimiento quejas, reclamos, sugerencias
área para atención al o felicitaciones
público. VAF-PR-006-UDES Procedimiento de Gestión del Cambio
VAF-PR-007-UDES Procedimiento de Gestión del Riesgo
Equipo de cómputo GED-IN-002-UDES Instructivo de Organización de Archivos de Ver tablas de Identificación y Valoración de
con tecnología Gestión y Transferencias Documentales Riesgos
actualizada para cada GED-IN-003-UDES Instructivo de correspondencia y
puesto de trabajo, comunicaciones
impresora GED-IN-004-UDES Instructivo de Documentos Académico
multifuncional, Administrativos
teléfonos IP y muebles TES-PR-001-UDES Elaboración de Flujo de Efectivo
para archivo. TES-PR-003-UDES Pagos de Cuentas por Pagar
TES-IN-001-UDES Giros al Exterior y Reintegro de Divisas
Sistemas de TES-IN-002-UDES Consultas de Tesorería y Varios
Información TES-IN-003-UDES Pagos con Cheques
Sistema de TES-IN-004-UDES Pago a Proveedores por Dispersión de Fondos
Información contable,
office, acceso a Requisitos de la Norma ISO 9001:2015, aplicables al subproceso
internet
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Ambiente de Trabajo 4.1 Comprensión de la organización y su contexto.
Buena iluminación y 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las
aire acondicionado, partes interesadas.
espacio libre de ruido. 4.4 Sistema de Gestión de Calidad.
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Recursos Económicos 6. PLANIFICACIÓN

Asignación 6.1 Acciones para abordar los riesgos y las oportunidades.
presupuestal anual 6.3 Planificación y control de cambios.
7. APOYO
7.1.6 Conocimientos de la Organización.
7.2 Competencia.
7.3 Toma de Conciencia.
7.4 Comunicación.
7.5 Información documentada.
8. OPERACIÓN
8.1 Planificación y control operacional.
8.2 Requisitos para los productos y servicios.
8.4 Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente.
8.5 Producción y provisión del servicio.
8.6 Liberación de los productos y servicios.
8.7 Control de las salidas no conformes.
9 EVALUACIÓN DESEMPEÑO
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
10. MEJORA
10.1 Generalidades.
10.2 No conformidades y acciones correctivas.
10.3 Mejora continua.
Fecha: 06/08/2018
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS
Proyecto educativo institucional Archivo Excel Flujo de Efectivo

Plan de Desarrollo Reportes saldos bancarios
Calendario académico Correo electrónico
VAF-MN-001-UDES Manual de Calidad Registros del sistema de información
VAF-PR-004-UDES Procedimiento de Auditorías Informes
VAF-PG-002-UDES Programa de Auditorías Facturas de Cuentas por pagar
VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación Planeación de Pagos
VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Comprobantes de Egreso
aprobación presupuestal y Pagos VAF-FT-026-UDES Plan de Trabajo
LOG-RG-001-UDES Reglamento de Sala de Audiovisuales
GED-GU-001-UDES Guía Uso Adecuado del Papel
ACF-GU-001-UDES Guía de Activos Fijos para el Usuario
DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos
SEI-PR-003-UDES Respaldo y Restauración de la Información
Fecha: 06/08/2018
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
00 Versión de Prueba CP. Omaira Cruz Martínez 24/04/2014

Jefe de Tesorería
Se realiza cambio en el encabezado de los
Esperanza Rojas Rojas
documentos según lineamientos del
01 Coordinadora Gestión 18/06/2014
Procedimiento Control de documentos y
Documental
Registros.
Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la
versión (03) vigente del procedimiento de
control de documentos y registros.
Gloria Liliana Osorio Avendaño
Actualización de registros y Reorganización Representante de la Dirección
de las entradas, salidas y actividades del
Carmen Guerrero Gonzalez
planear, hacer, verificar y actuar y Coordinadora de Calidad
02 eliminación de la actividad de presentar 29/04/2015
alternativas de inversión del hacer, por Liliana Jimena Naranjo Cepeda
corresponder al planear, eliminación de la Auditora Interna
actividad de identificar y valorar riesgos, por
pertenecer al planear, eliminación de la Omaira Cruz Martínez
Tesorera
actividad del verificar de los pagos, por
duplicidad
Fecha: 06/08/2018
TES-CP-001-UDES
FECHA DE
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Modificación herramienta para elaboración y

seguimiento de indicadores en el campo Fredy Bayona Arenas
03 Indicadores del proceso, por ajuste en Director Financiero 12/08/2015
Manual de Calidad del SGC-VAF v.03
Aplicación de la marca de conformidad de la Esperanza Rojas Rojas

04 certificación ICONTEC Coordinadora de Gestión 01/03/2016
Documental
Se realizan ajustes en las actividades del Omaira Cruz Martínez

planear, hacer y verificar de acuerdo a Tesorera
directrices institucionales.
05 27/09/2016
Se actualiza encabezado del documento por
la aplicación en logo institucional de la Carmen Guerrero González
mención “Vigilada Mineducación” Coordinadora de calidad del
SGC-VAF
Fecha: 06/08/2018
TES-CP-001-UDES
VERSIÓN FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIÓN
Omaira Cruz Martínez

Tesorera
Nayibe Cecilia Melo Pabón

Contadora
Campus Cúcuta
Se ajusta la estructura del documento a los nuevos
06
lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2015 05/10/2017
Rosa Victoria Pacheco Medina
y lineamientos Institucionales
Contadora
Campus Valledupar
Carmen E. Guerrero González

Calidad Administrativa y
Financiera
07 Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Esperanza Rojas Rojas

06/08/2018
Control de Documentos y Registros v 10. Directora de Gestión Documental

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Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Campus Bucaramanga - Líder Nacional del Proceso o Subproceso: TESORERA

PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE

Dirección Financiera Proyección de ingresos, e

Entidades Financieras Plan de pagos de

Sistema de Estado de Cuentas por pagar

Planeación de pagos Efectuar los pagos por el

Solicitud de asignación de Archivo plano Entidad Financiera

Crédito y Cartera Casos CAE

Talento Humano Solicitud pago de embargos

Procesos UDES Solicitud de información

Presupuesto Efectuar ante la entidad Formularios de la entidad Entidad Financiera

Jefatura Solicitud de giro de divisas Correo electrónico respuesta a Procesos UDES

Vicerrectoría Solicitud de apertura y

Entidad Financiera Formularios

Auditoría Informes de Auditoría

Tesorería Informes de verificación de

RECURSOS REQUISITOS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SUBPROCESO

Infraestructura Física y VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales

Recursos Económicos 6. PLANIFICACIÓN

DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS

Proyecto educativo institucional Archivo Excel Flujo de Efectivo

00 Versión de Prueba CP. Omaira Cruz Martínez 24/04/2014

Modificación herramienta para elaboración y

Aplicación de la marca de conformidad de la Esperanza Rojas Rojas

Se realizan ajustes en las actividades del Omaira Cruz Martínez

Omaira Cruz Martínez

Nayibe Cecilia Melo Pabón

Carmen E. Guerrero González

07 Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Esperanza Rojas Rojas

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