ADMINISTRACION Y CONTROL DE INVENTARIOS

YULI VANESSA RIVERA RENGIFO

ESCRITO SISTEMAS DE INVENTARIOS

2021
 SISTEMAS DE INVENTARIOS

PRIMERO IDENTIFICO QUE ES GESTION DE INVENTARIOS

La GESTIÓN DE INVENTARIOS es un proceso mediante el cual se realizan diversas
acciones para que una empresa pueda mejorar lo relacionado a la organización,
planificación y control de todo su inventario. Para que una empresa genere máximos
dividendos es indispensable que haga uso eficaz de sus recursos, incluyendo
los de su inventario. Los bienes de una empresa están formado por aquellos elementos
materiales que han sido adquiridos por sus dueños, sea para su procesamiento
(materia prima, empaques para embalaje, cajas, etc.), o sea para su funcionamiento
(bienhechurías, terrenos, vehículos, maquinarias, papelería, mobiliario, equipos y
artefactos, entre otros) Estas posesiones deben ser registradas, categorizadas,
ponderadas y administradas detalladamente para tener información precisa en lo que
concierne al activo patrimonial de la organización. Con este registro es posible saber
qué cosas se compran, con qué frecuencia se hacen las reposiciones, la cantidad de
insumos en reserva, entre otros datos.
¿Qué es un inventario? Un inventario es una relación confiable de todos los elementos
obtenidos por la compañía, que se almacenan a fin de ser empleados en tiempos
futuros ya sea en el área de producción, venta o servicios. La finalidad principal de un
inventario es contribuir a la obtención de utilidades.
Utilidad de los inventarios
– Permiten que la producción y/o actividad se mantenga constante y que no sufra
interrupciones causadas por carencia de insumos.
– Posibilitan la planificación de compras a mayoristas, lo que permite la obtención
de mejores precios por volumen de compra.
– Reducen la pérdida por sobrepaso de fecha de caducidad de la existencia en
almacén y por el estancamiento de la misma.
– Disminuyen tiempo de búsqueda, ya que todo es rápidamente ubicable.
TIPOS DE INVENTARIO
Inventario de materias primas está constituido por los elementos base necesarios para
la elaboración de los productos realizados por la empresa. Por ejemplo: los bultos de
harina de trigo, azúcar y mantequilla almacenada por una fábrica de galleta. Estos
insumos se mantienen guardados para utilizarlos cuando se requieran. Al ir
utilizándose, se necesitará hacer nuevas órdenes de solicitud para reponer lo que se
empleó.
Inventario en proceso de fabricación
Son los elementos que se están empleando para la confección de los productos,
que aún están en fase de elaboración sin que se hayan convertido en producto
definitivo.
Inventario de productos elaborados.
Son aquellas existencias que ya están totalmente procesadas y que están
aguardando el momento de la venta para salir del almacén. Por ejemplo: una fábrica
de zapatos manufactura una gran cantidad de modelos en diversas tallas para poder
despachar apenas se le haga un pedido.
Inventario de materia y dotaciones
Son aquellos insumos que, si bien no son indispensables para la elaboración de los
productos finales de la empresa, operan como material de apoyo en los procesos
vinculados con la producción. Por ejemplo: suministros de oficina, almacén de
combustibles, empaques y material de embalar, utensilios ferreteros, entre otros.
CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
Requerimientos en cada empresa. Cada empresa u organización tiene requerimientos
y ritmos distintos vinculados con el tipo de producto o prestación que realiza. Por eso
no puede haber una sola manera de hacer inventario. Para esto se requiere un
análisis minucioso que abarque la ruta de los consumibles, desde la realización
del pedido de la materia prima hasta la entrega del producto final elaborado.
Herramienta de planificación
La gestión de inventario es una herramienta útil para evitar la improvisación al
momento de hacer las compras. Contempla no solo el registro de bienes adquiridos
por la entidad para garantizar su plena operatividad, sino también contempla la
ubicación, la codificación y la descripción de los artículos, los procesos, los tiempos y
los factores involucrados en cada fase. Estas fases abarcan desde el pedido de materia
en bruto hasta el despacho de los productos elaborados o servicios realizados.
SISTEMATIZACIÓN
La sistematización de estos procedimientos garantiza que se mantenga un flujo
eficiente y dinámico de suministros, y que se lleven a cabo todos los procesos de forma
óptima y oportuna. Asimismo, minimiza los excedentes o déficits de existencia
en almacén, que ocasionarían trastornos en la producción.
¿Cómo se hace una gestión de inventarios?
Lo primero que hay que realizar es una observación detenida de todo lo que hay.
Luego registrar en tiempo real la entrada y salida de cada producto con sus
especificaciones propias. Al mantener bajo control las variables que
intervienen en los procesos operacionales, se pronostican los costos y se reducen
los niveles de incertidumbre ante las oscilaciones del mercado. Llevar una apropiada
gestión de inventario contribuye a la rentabilidad empresarial, ya que permite
identificar y corregir debilidades en el aprovechamiento de los recursos.
MÉTODOS
Existen varios métodos para realizar una gestión de inventario. De hecho, hay
incluso programas de computación que brindan herramientas sencillas y
automatizadas para que la persona encargada pueda realizar esta tarea de
manera ágil y rápida. Sin embargo, toda gestión de inventario parte de unos modelos
que sirven de base para su ejecución. Los modelos sirven para analizar el efecto de
diferentes factores del entorno y permiten prever eventualidades que puedan ocurrir
en lo inmediato y a largo plazo.
EL MODELO DE WILSON
Es también llamado modelo de Pedido Óptimo o modelo EOQ. Se basa en fórmulas
matemáticas para definir las cantidades de pedidos más indicadas que se deben
realizar en la empresa para hacer más eficiente la inversión de activos. Este modelo se
puede implementar en aquellas empresas que cumplan con las
siguientes condiciones:
– Que su necesidad de materia prima sea cuantificada en cantidades estables.
– Que sus proveedores hagan los envíos de una forma continua y su precio sea
constante.
– Que el flujo de elaboración y despacho de sus productos terminados también se
mantenga invariable.
– Que no presente interrupción en sus existencias.
Antes de aplicar el Modelo Wilson, es necesario determinar ciertas variables:
– Q: representa la cantidad de insumos que se van a solicitar por pedido.
– q: representa la cantidad de productos hechos por la fábrica que se venden al
año.
– g: representa el costo por unidad que implica almacenar los insumos al año.
– n: representa la cantidad de pedidos que realizan todos los clientes por año.
– k: representa el costo por unidad de la totalidad de los pedidos al año.
– Ss.: representa la cantidad de unidades que se encuentran en las reservas de
seguridad de la empresa.
– D: representa la cantidad de unidades de producto elaborado por la empresa
que demandan los clientes.
Para determinar la cantidad de pedido óptimo se aplican las siguientes fórmulas:
p (D/Q)
Luego:
g (Q/2)
Y, por último: El modelo ABC
También llamado el método de 80/20, se fundamenta en el llamado principio de
Pareto y se emplea para clasificar los insumos según la importancia de los mismos.
Este modelo se aplica a productos inventariados que requieren diferentes maneras
de control. En este modelo, cada artículo recibe un tratamiento diferenciado acorde
con su categoría. Inicialmente se debe registrar el costo de cada elemento
almacenado y su frecuencia de consumo. Luego se multiplica la cantidad de insumos
consumidos por el costo de cada unidad y, seguidamente, ordenamos las cifras
resultantes en orden creciente. Las cifras se categorizan como:
A
Son aquellos artículos que poseen más valor, bien sea porque son los más utilizados,
los más solicitados por los clientes o los más importantes para la empresa. Para este
renglón se deben implementar rigurosos controles periódicamente supervisados,
poniendo especial atención en la exactitud de los datos asentados. Este segmento
amerita mayor inversión de recursos por ser el más rentable. Esta categoría debe
ubicarse en la zona de más fácil acceso al personal o al público. De ser posible, lo ideal
es emplear sistemas automatizados para hacer el pedido y el despacho de los
productos, garantizando su entrada y su salida de manera rápida y eficiente.
B
Son aquellos artículos que poseen valor medio. Para este renglón la rigurosidad
se relaja un poco sin descuidar el chequeo de la existencia. Esta categoría debe
ubicarse en la zona de acceso medio debido a su moderada salida.
C
Son los artículos de menos valor. Muchas veces es más el gasto que representan
que la ganancia que aportan a la empresa. No se requiere excesiva precisión en
los registros; de hecho, basta con mantener los artículos en orden. Esta categoría
puede ubicarse en espacios de bajo tránsito debido a su lenta salida.
La metodología ABC promueve la efectividad en depósito, ya que requiere menos
tiempo al momento de ubicar los insumos porque los más solicitados se
encuentran agrupados. Sin embargo, hay que tener en cuenta que debe hacerse un
chequeo cada cierto tiempo a fin de actualizar el valor de los productos, porque puede
que haya modificaciones y algunos productos cambien de categoría. Este sistema
resulta especialmente útil al momento de la toma de decisiones.
Ejemplos
– Una empresa de zapatos vende más en los meses de primavera y verano y
necesita incrementar las existencias en esos meses.
– Una farmacéutica se enfrenta ante una etapa de muchos pedidos debido a una
epidemia.
– Una empresa cárnica tiene acumulación de stock, lo cual le produce gastos, y
tiene que resolver cómo reducir el almacenaje de esos productos.
LOS SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
Son sistemas de contabilidad que se utilizan para registrar las cantidades de
mercancías existentes y para establecer el costo de la mercancía vendida. Existen
básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario.
EL SISTEMA PERIÓDICO
En este sistema se realiza el control de inventario cada determinado tiempo o periodo,
y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la
cantidad de inventario disponible en una fecha determinada.
Ventaja Para Las Empresas
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto cono el costo de venta, en el
momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un
periodo, que puede ser mensual, semestral o anual.
EL SISTEMA PERPETUO
En este sistema la empresa mantiene un registro continuo de cada artículo del
inventario, de esta forma los registros muestran las mercancías disponibles en todo
momento.
Ventajas Para Las Empresas
Este sistema es útil para preparar estados financieros mensuales, trimestrales u otros
estados intermedios. La empresa puede determinar el costo del inventario final y el
costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener que hacer un
conteo físico de las mercancías.
Proporciona, además, un grado de control más alto que el sistema periódico,
debido a que la información del inventario siempre está actualizada.