Foro 7.1 El Proceso de Auditoria Interna.
Objetivo
El Objetivo de la Unidad de Auditoría Interna es brindar asesoría a la Máxima
Autoridad Ejecutiva de la Institución, para alcanzar el cumplimiento de las
metas y objetivos institucionales; proporcionando análisis, evaluaciones y
recomendaciones y vigilando que las operaciones se ejecuten con
transparencia y en apego a las disposiciones legales, asimismo promoviendo
ante todo el personal de la institución una cultura de respeto y cumplimiento a
las leyes y procedimientos de control.
Alcance
Comprende la intervención y análisis de las operaciones que se ejecutan en la
institución, por medio de la evaluación de una Unidad, División, Departamento,
Programa, Actividad, Proyecto, Producto, Proceso, Registro, Transacción,
Contrato, etc., esto implica los resultados mensurables y evaluables de la
eficacia, economía y eficiencia operacional que durante un período
determinado se hayan producido, garantizando:
• El cabal cumplimiento a las disposiciones legales.
• La confiabilidad del sistema integrado de información contable financiera,
administrativa y operativa.
• Los recursos se gestionen en forma eficiente y se protejan adecuadamente.
• Se identifiquen las áreas críticas de control, en las que se detecten mayores
índices de riesgos.
Competencia
A la Auditoría Interna le corresponde realizar actuaciones y auditorías,
selectivas y posteriores que abarcan los aspectos presupuestarios,
económicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestión; así como la
evaluación de programas y proyectos, a través de un examen independiente,
objetivo, sistemático y amplio del funcionamiento del control interno establecido
en las operaciones y procesos internos de la Institución; realizando los
siguientes tipos de auditorías:
Auditoría Financiera: Es aquella que emite un dictamen u opinión en relación
con los estados financieros de la Institución.
Auditoría de Gestión: Es aquella que se enfoca en la gestión de la Institución
con el propósito de evaluar la eficacia de los resultados con respecto a las
metas previstas, los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados en el
cumplimiento de objetivos.
Auditoría de Cumplimiento Legal: Es aquella que se enmarca en la
comprobación de que las operaciones financieras, administrativas, económicas
y de otras índoles de la Institución se han realizado conforme a las normas
legales y reglamentarias aplicables
. Auditorías Especiales: Son aquellas enfocadas de manera directa a una
investigación específica, la importancia de esta auditoría radica en los hechos
que originan la investigación.
Evaluación del Control Interno Institucional
La Unidad de Auditoría Interna debe evaluar el sistema de control interno
implementado por la Administración; verificando que este permita salvaguardar
los recursos, asegurar la exactitud y veracidad de la información financiera y
administrativa, promover la eficiencia y calidad en las operaciones y lograr el
cumplimiento de metas y objetivos programados; así como el cumplimiento de
leyes y normas vigentes.
Para auditar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de control interno,
es importante tomar en cuenta los cinco componentes del control interno
(Ambiente de Control, Evaluación y Gestión de Riesgos, Actividades de
Control, Información y Comunicación, y Monitoreo del Control Interno
Institucional) los que están relacionados entre sí; para llevar a cabo dicha
evaluación se utilizaran las técnicas y prácticas recomendadas, como ser
entrevistas, cuestionarios, guías de análisis y evaluación entre otras.
Organización y Ejecución del Trabajo de Auditoría
El Jefe de la Unidad de Auditoría Interna, asignará el trabajo mediante una
orden de trabajo que contendrá las especificaciones necesarias para ejecutar la
auditoría; asimismo se detallarán los objetivos generales y específicos, así
como los rubros y período a auditar.
FASES DE LA AUDITORÍA.
Planeación:
La primera tarea a cumplir dentro de la planificación de la auditoría es el
reconocimiento del área sujeta a revisión, para lo cual será necesario recopilar
la información necesaria acerca de las actividades a auditar, obteniendo una
comprensión del sistema de control interno y sus procedimientos que permitirán
desarrollar el plan respectivo considerando los riesgos inherentes de auditoría.
Se tomará como fuente de información:
01) El organigrama;
02) Las funciones asignadas;
03) Los objetivos y metas definidas;
04) La normativa jurídica y de administración;
05) Los manuales de procedimientos definidos;
06) La información obtenida a través de visitas a las distintas secciones,
cuestionarios y entrevistas con el personal
07) Toda otra información que se entienda pertinente.
Se elabora la planificación general donde se determinan los objetivos, alcance
de la auditoría, materiales a utilizar y la reglamentación legal aplicable.
Se elabora el cuestionario de control interno, siendo este un análisis de vital
importancia en esta etapa, ya que nos permitirá comprender la naturaleza del
área auditada y del resultado que aquí se obtenga se considerará la extensión
del plan de auditoría y la valoración y oportunidad de los procedimientos a
utilizar durante el examen.
Se realiza un análisis de riesgo de la auditoría, ya que puede representar que
el auditor no detecte anomalía o exprese una opinión errónea por no considerar
el mismo (riesgo inherente, de control y de detección).
Se elabora el programa de auditoría; este es elaborado por el auditor que ha
sido designado como Jefe de Equipo en coordinación con el Supervisor, dicho
programa contiene las instrucciones y procedimientos que se emplearan en las
diversas áreas de la auditoría; pueden ser modificados en la medida en que se
ejecute el trabajo, teniendo en cuenta los hechos concretos que se vayan
observando.
Ejecución:
Durante esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis para
determinar la razonabilidad y/o detectar errores en las áreas sujetas a examen;
se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos,
concluyendo con el trabajo asignado y emitiendo las recomendaciones
respectivas que contribuirán a mejorar la gestión administrativa.
Las pruebas pueden ser de tres tipos:
1) Pruebas de Control,
2) Pruebas Analíticas,
3) Pruebas Sustantivas.
Se aplican diversas técnicas y/o procedimientos para encontrar las evidencias
de auditoría que sustenten el informe.
Para la elección de los procedimientos y técnicas de auditoría, se tendrá en
cuenta el resultado de la evaluación del Sistema de Control Interno realizado;
dentro de los procedimientos que se pueden aplicar, tenemos:
Indagación: Consiste en la averiguación mediante entrevistas directas con el
personal auditado o con terceros que tengan relación con las operaciones de
ésta (evidencias testimoniales).
Encuestas y cuestionarios: Aplicación de preguntas relacionadas con las
operaciones, para conocer la verdad de los hechos, situaciones u operaciones
(evidencias documentales, testimoniales).
Observación: Verificación ocular de operaciones y procedimientos durante la
ejecución de las actividades (evidencias físicas).
Revisión selectiva: Selección de las operaciones que serán evaluadas o
verificadas en la ejecución de la auditoría (evidencias analíticas). Revisión de
cálculos matemáticos: Verificación de la exactitud aritmética de las operaciones
contenidas en documentos (evidencias analíticas y documentales).
Se evidencia el trabajo de auditoría; durante el desarrollo del examen el auditor
debe evidenciar todo los hechos de importancia encontrados; la evidencia debe
ser suficiente, competente y pertinente.
Los tipos de evidencia pueden ser: Física, documental, evidencial, testimonial y
analítica.
Elaboración de papeles de trabajo; son los archivos o legajos que maneja el
auditor y que contiene todos los documentos que sustentan el trabajo
efectuado durante la auditoría
Los papeles de trabajo revelan el alcance de la auditoría, la extensión y
naturaleza de las pruebas aplicadas, por lo que su condición confidencial se
mantiene durante el curso de la auditoría y después de realizada ésta, y deben
archivarse con la seguridad que correspondan en la Unidad Auditoría Interna.
Entre los principales papeles se encuentran:
• Programa de auditoría.
• Cuestionarios o guías de control.
• Datos de la organización (organigramas y descripciones de puestos de
trabajo).
• Copias de contratos y acuerdos importantes.
• Información sobre las políticas financieras y operativas.
• Resultados de las evaluaciones de los controles.
• Cartas de confirmación de saldos, comunicaciones y anotaciones.
• Copia del borrador del informe.
Los papeles de trabajo deberán ser elaborados:
• En forma simultánea a la aplicación de cada procedimiento, evitando
postergar la anotación de la tarea realizada y de las eventuales observaciones.
• Facilitando la comprensión por quienes efectuarán la supervisión de la tarea,
permitiendo la verificación precisa y rápida de que todos los procedimientos
contenidos en el programa de trabajo se han cumplido.
Los papeles de trabajo se archivarán en carpetas que serán clasificadas como
permanentes o corrientes.
Se formulan los hallazgos encontrados en la auditoría; los hallazgos se
consideran como diferencias significativas encontradas en el trabajo de
auditoría con relación a lo normado o presentado por el auditado.
Los hallazgos deben tener los siguientes atributos:
1. Título.
2. Condición.
3. Criterio.
4. Causa.
5. Efecto.
6. Recomendación. A pesar de que los hallazgos van implícitos en el informe
de auditoría, estos también deben ser presentados en hojas individuales, con
las fotocopias de la documentación que evidencie el hallazgo.
Una vez concluido toda la labor de auditoría, se procede a referenciar los
papeles de trabajo. También a Reunión con el auditado, previo a la culminación
del informe se debe mantener una reunión con el responsable del área
auditada a efectos de:
• Ponerlo en conocimiento de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones
de la auditoría previo a su remisión formal.
• Reducir el riesgo de interpretación errónea de los resultados.
• Darle la oportunidad de realizar las aclaraciones pertinentes sobre los
hallazgos de auditoría. Los comentarios que surjan en esta reunión deben ser
tomados en cuenta, para la emisión del informe final.
Recepción de comentarios y emisión del primer informe
Elaboración del Informe
Una vez recibidos los comentarios efectuados por el auditor, se emitirá el
informe que será firmado por los integrantes de la comisión de auditoría y Jefe
de la Unidad de Auditoría Interna.
Una vez recibidos los comentarios efectuados por el responsable del área
auditada; el Jefe de Equipo en coordinación con el equipo de auditores que
practicaron la auditoría, proceden a elaborar el respectivo informe, que es el
producto final del trabajo, por medio del cual se exponen las observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
Una vez elaborado el informe por el equipo de auditores, este pasa a ser
revisado por el supervisor y posteriormente por el director de la Unidad de
Auditoría.
