08/07/2021

Cash Control Manual de procesos

Versión: 1.0

ATIMASA

MANUAL DE PROCESO CASH CONTROL

Lista de Usuarios

EJEMPLAR No USUARIO
1 Gerencia General.
2 Recursos Humanos.
3 Gerencia Administrativa.
4 Gerentes de Territorio.
5 Control Interno.
6 Gerentes de Estaciones de Servicio.
7 Soportes Administrativos.
8 Soportes Operativos.

Revisado Aprobado
Gerencia Administrativa Gerencia General

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REGISTRO DE MEDIDAS DE COMBUSTIBLE EN POS FACTURADOR

1. CREACIÓN DE TANQUES EN SIGES – BACK OFFICE

Paso 1.- Ingresar a SIGES - Back Office

Paso 2.- En la barra de menú seleccionamos la opción Mantenimientos, donde

se desplegará una lista de opciones y elegimos Tanques.

Paso 3.- Se abrirá la ventana emergente Mantenimiento de Tanques, donde se

seleccionará el botón nuevo que nos permitirá el registro de la información de
los tanques de combustible habilitados en la Estación de Servicio:
Código: Es el orden del tanque (Ejemplo: Tanque 1, Tanque 2)
Producto: El código del producto (Ejemplo: Súper = 01, Extra = 02, Diésel =
04, Eco País = 06)
Capacidad: Capacidad del tanque al 100%

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2. REGISTRO DE MEDIDAS EN POS FACTURADOR

Paso 1.- En el POS facturador en el menú principal se visualizará la opción
Medición, la selecciona para el registro de medidas.

Paso 2.- Se abrirá la ventana de Medición de combustibles, en la cual se podrá

visualizar la numeración del orden de los tanques, el producto y su capacidad.
En esta opción se deberán ingresar las medidas de combustible en galones
(Med1, Med2, Med3) el sistema automáticamente calculará la medida final.
De existir residuos de agua se deberá ingresar la medida en la columna Agua.

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3. REVISIÓN DE REPORTES

Paso 1.- Ingresar a SIGES - Back Office

Paso 2.- En la barra de menú seleccionamos la opción Listados y Reportes,

Ventas, Medición de tanques.

Paso 3.- Se visualizará la venta emergente del reporte de Medición de

tanques.
Donde se seleccionará la fecha de las medidas a ingresar.

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Paso 4.- Se visualizará el registro de las medidas por fecha

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ACTUALIZACIÓN DE COBRANZAS POR USUARIO.

1. REPORTE DE COBRANZAS POR USUARIO

Paso 1.- Ingresar a SIGES - Back Office

Paso 2.- En la barra de menú seleccionamos la opción Listados y Reportes,

Ventas, Cobranzas por usuario.

Paso 3.- Se visualizará la venta emergente del Cobranzas por usuario.

Donde se seleccionará la fecha del reporte deseado.

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Paso 4.- Se visualizará el reporte de ventas y cobros del día seleccionado.

 Ventas: Representan las ventas totales generadas por cada vendedor
durante su turno de trabajo.
 Recaudos: Representan las ventas en efectivo de los recaudos Gift Card
(En el área de tienda)
 Efectivo: Son los depósitos de picos y parciales efectuados por los
promotores.
 Tarjeta de crédito: Son los cobros efectuados con tarjetas bancarias, ya
sean de crédito o débito.
 Gift Card: Representan los cobros con las tarjetas Primax Prepago (Gift
Card)
 Créditos: Es la suma de las ventas flotas Primax Card Plus y los vales
prepagos.
 Retención a la fuente: Son las retenciones efectuadas por los clientes a
las ventas de productos de tienda.
 Retención al IVA: Son las retenciones efectuadas por los clientes al IVA
generado en las ventas de productos de tienda.
 Delivery: Representan las ventas de tiendas generadas con los Partners
(Pedidos Ya, Uber)

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Nota: Se ha integrado la opción de Resumido y detalle por Turno en cobranzas

por usuario, lo cual permitirá ver las ventas por cada POS y colaborador de
forma independiente.
 Esta información podrá ser usada para los reportes de novedades.

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RESTRICCIÓN DE DEPÓSITOS

1. DEPÓSITOS DE PARCIALES

Paso 1.- En el POS facturador en el menú principal seleccionamos la opción

Picos y parciales.

Paso 2.- Cada vez que se genera un depósito se debe validar el recuadro de
Depósitos acumulados, para en caso de problemas con la impresora comprobar
si el deposito se efectuó o no.
En este ejemplo seleccionamos el botón más (+) en la categoría de billetes.

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Paso 3.- El sistema efectuará la revisión de las ventas generadas y de

identificar que el permisible en tenencia es inferior al valor del depósito del
parcial a efectuar se generará una notificación de validación Se recomienda
hacer su conteo nuevamente.

2. DEPÓSITOS DE PICOS
Paso 1.- En el POS facturador en el menú principal seleccionamos la opción
Picos y parciales.

Paso 2.- Cada vez que se genera un depósito se debe validar el recuadro de
Depósitos acumulados, para en caso de problemas con la impresora comprobar
si el deposito se efectuó o no.
En este ejemplo ingresamos en la casilla de picos billetes el valor de USD 1,00

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Paso 3.- El sistema presentará un primer mensaje de confirmación de depósito

“Seguro de registrar depósitos?”, donde el colaborador deberá aceptar o
cancelar el registro del valor.

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Paso 4.- Como prevención el sistema presentará un segundo mensaje de

confirmación de depósito “Es conforme el valor del pico ingresado?”, donde
el colaborador deberá aceptar o cancelar el registro del valor.
Esta segunda confirmación se presentará como auxiliar de validación y por
ello no se autorizará correcciones en picos mal registrados.

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REPORTE BACK OFFICE DEL CONTROL DE PERMISIBLE

Paso 1.- Ingresar a SIGES - Back Office

Paso 2.- En la barra de menú seleccionamos la opción Listados y Reportes,

Ventas, Permisibles de caja.

Paso 3.- Se visualizará la venta emergente de Permisible de caja.

Donde se seleccionará la fecha del reporte deseado.

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Paso 4.- Se visualizará el reporte del control de permisible efectuado por

colaborador, donde se detallarán los siguientes puntos:
 POS
 Turno
 Colaborador
 Efectivo
 Monto máximo de permisible
 Excedente
 Responsable del control

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CIERRES PARCIALES EN TIENDA

Debido a la necesidad de la operación se ha implementado los cierres
parciales de turno en el área de tienda.
Donde los colaboradores bajo autorización del gerente de Estación o Soportes
podrán efectuar el cierre parcial de sus ventas.
Ejemplo:
 Turnos de 12 horas.
 Imprevisto que requiera ausencia del turno de trabajo.

Los colaboradores deberán efectuar el depósito de sus picos y parciales y

posterior a ello dar clic en el botón de cierre de Cambio de turno, el cual les
emitirá el ticket de cuadre con el cuadre o la diferencia generada.
El área administrativa de la estación será la responsable de controlar el
correcto uso de este recurso.

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RESTRICCIÓN DE REGISTRO DE PLACAS

Debido a la necesidad de la operación y existiendo la reincidencia de registro
de placas duplicadas, se ha implementado la restricción de registros de placa
por colaborador, determinando un máximo de 2 registros, con la finalidad de
mitigar el riesgo de carga de ventas a contribuyentes que no corresponden.
Ejemplo:
La placa ABC123 solo podrá ser ingresada dos veces.

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