Boletín Advisory*

Marzo 2005 En este número

Distribución exclusiva para
clientes y relacionados de • Sumario
• La e-factura
Espiñeira, Sheldon y Asociados
• Modalidades de la facturación electrónica
• Elementos de un sistema de e-facturación
• Proceso de las facturas electrónicas
• Aspectos legales
• Beneficios derivados
• Principales riesgos asocidos

e-Factura Sumario La e-factura

El ahorro de los costos sobre la Una factura demuestra la tenencia de
forma de facturación tradicional y un bien o servicio. Tradicionalmente,
una mayor flexibilidad funcional para es un documento físico (en papel),
lo emisores y receptores de las que debe ser archivado por las
facturas, son las bases sobre las empresas, abarcando el periodo que
cuales se apoyan las organizaciones marquen las disposiciones
para fomentar el uso de las facturas aplicables.
electrónicas.
La facturación electrónica se basa en
Sin embargo, en Venezuela existen mecanismos que permiten garantizar
aspectos legales que considerar para los principios básicos exigibles a la
que las facturas electrónicas, tanto facturación: la autenticidad del
para su emisor como para su origen de las facturas electrónicas y
receptor, cuenten con la confianza la integridad de su contenido. De
jurídica necesaria, y así, obtener los hecho, el ciclo completo abarca la
beneficios de su uso. emisión, transmisión y
almacenamiento de las facturas en
forma electrónica.

*connectedthinking
 Impresión y/o
Origen de datos Emisor almacenamiento Receptor Tipo de operación

Proveedor/Prestador Proveedor/Prestador
de servicios de servicios Cliente Cliente Facturación ordinaria

Proveedor/Prestador Empresa de servicio Empresa de servicios Cliente

de servicios externa externa/cliente Subfacturación ordinaria

Proveedor/Prestador Proveedor/Prestador
Cliente Cliente de servicios de servicios Autofacturación ordinaria

Empresa de servicios Proveedor/Prestador

externa/cliente de servicios/Empresa Proveedor/Prestador
Cliente Subautofacturación
de servicios externa de servicios

Figura Nº 1. Modalidades de facturación electrónica autorizada

Modalidades de la A continuación se detalla el papel de • El prestador de servicios de

los prestadores de servicio: e-factura para el receptor, sólo es
facturación electrónica necesario si el receptor quiere
• El prestador de servicios de integrar las facturas en su ERP. En
Existen diversas modalidades de ese caso, le suministrará el acceso
facturación electrónica que puede e-facturas, suministra al emisor
acceso al sistema de e-facturación, al servicio que hace posible la
clasificarse según el origen de los recepción de las facturas
datos, el emisor, el modo de así como los programas que hacen
posible que desde el sistema electrónicas. Por último, también
impresión o almacenamiento y el suministrará los programas para
receptor. Todos estos elementos integrado o ERP (Enterprise
Resource Planning) se puedan que desde el ERP se puedan
configuran el tipo de operación. En la integrar las facturas recibidas en el
Figura Nº 1 se presentan las realizar numerosas funciones.
Permite formatear las e-facturas, sistema de gestión y para poder
modalidades de facturación comprobar la integridad y
electrónica autorizadas. firmarlas y comprobar las remesas
de facturas firmadas por el autenticidad de las facturas
prestador de servicios de electrónicas.
Elementos de un sistema de intercambio. Adicionalmente, emite
y cifra las remesas antes de Proceso de las facturas
e-facturación enviarlas al prestador de servicios electrónicas
de intercambio, asimismo gestiona
Un sistema de facturación las remesas de devolución. El proceso de las facturas
electrónica requiere de varios
electrónicas se inicia con la
elementos. Además, del emisor y del • El prestador de servicios de generación de la e-factura, que es el
receptor de las facturas, son intercambio de e-facturas, gestiona documento firmado electrónicamente
necesarios unos prestadores de las emisiones y la entrega de las por el emisor y que contiene:
servicios surgidos a partir de la e-facturas a los receptores, así
complejidad tecnológica. Tanto el como las remesas de devolución. • Identificador de la factura.
emisor como el receptor, disponen También comprueba la integridad • Dirección de correo electrónico
de un prestador de servicios. de los documentos y auténtica a donde se envía la factura.
También intervienen los prestadores los participantes en la transacción. • Fecha de envío de la factura.
de servicios de intercambio de las Por último, asegura las • Fecha límite de espera de
facturas electrónicas y por último, la transacciones y almacena las confirmación de entrega.
autoridad de certificación. e-facturas.

2 Advisory • MARZO
La factura puede adoptar el formato El envío de la remesa se produce, de con el resultado de la entrega de la
que el propio emisor haya definido, un modo automático, desde los e-factura. Al finalizar el proceso, el
siempre y cuando incluya estos propios programas en que se genera emisor puede decidir si guardar las
elementos. El emisor puede decidir y contiene registros de facturas en uno de los almacenes
cifrar el documento para que sólo autocomprobación de las facturas seguros de los que dispone el
sea posible que la reciba y descifre electrónicas que contiene. servicio de intercambio.
un cliente. Adicionalmente, puede producirse un
envío manual en el que el emisor se Es importante destacar, que una
En el proceso de e-facturación, lo conecta a un servidor web del copia de la factura electrónica sería
que se generan son remesas, que prestador del servicio de intercambio guardada en los archivos
son los archivos que contienen un y transmite el archivo de e-facturas. electrónicos de la empresa emisora,
conjunto de e-facturas bajo un Tras comprobar la remesa, obtiene para facilitar el pago de los tributos
formato XML de solo lectura y con una notificación de que ésta ha sido en la oportunidad que corresponda,
las especificaciones que prevé el recibida. El receptor, por su parte, así como también para que el ente
Seniat para la emisión de facturas. deberá confirmar la entrega dentro recaudador fiscalice el cumplimiento
La remesa está firmada por el emisor del plazo máximo de confirmación de de los deberes formales y el pago
y cifrada para que sólo pueda la misma. oportuno de los tributos por parte del
recibirla y descifrarla el prestador de contribuyente. En el caso del
servicios de intercambio. En la Figura Finalmente, el emisor recibirá una Impuesto al Valor Agregado, el
Nº 2 se presenta el proceso de las remesa firmada y cifrada por el contribuyente pagaría los impuestos
facturas electrónicas. prestador del servicio de intercambio a que haya lugar a través de los

Comprobaciones Factura
Copias Firmas Identificador:
almacenadas Adecuación
E-mail:
para el SENIAT
Fecha de envío:
Proveedor/Prestador de servicios Fecha de acuse
ERP de recibo:
XML
Sólo Lectura
Para todos los Casos
Empresa de servicios externa Internet

Integridad
Autenticidad
Almacena
Procesos
Factura Manuales
Identificador:
E-mail: Empresa de servicios
Fecha de envío: externa/cliente
Fecha de acuse
de recibo: Integridad
Autenticidad
Almacena

SENIAT Cliente Comprobaciones

Firmas
Adecuación
ERP

Factura Factura
Identificador: Identificador:
E-mail: E-mail:
Fecha de envío: Fecha de envío: Cifrado y Firmado
Fecha de acuse Fecha de acuse entre emisores y
de recibo: Empresas de Figura Nº 2. El proceso de la factura
de recibo: servicios extremas
electrónica

Advisory • MARZO 3
medios tradicionales o, cuando el sustituir la utilización de facturas en Por otra parte, la European Article
Seniat así lo disponga, podrían los términos previsto en esta Ley, Numbering (EAN), se ocupa de
completarse las planillas de por el uso de sistemas, máquinas o redactar el proyecto de ley y
impuesto y pago de los mismos equipos que garanticen la eventualmente proveer el software
totalmente en línea. inviolabilidad de los registros para registrar cada factura. El Seniat
fiscales... Asimismo, la debería recibir la propuesta de EAN,
Asimismo, los empresarios o Administración Tributaria podrá lo que contribuirá a que la factura
consumidores que requieran establecer regímenes simplificados electrónica tenga un respaldo legal.
conservar en papel la factura emitida de facturación para aquellos casos De hecho, el nuevo sistema obrará
electrónicamente, lo podrán hacer en que la emisión de facturas en los en favor del Seniat, ya que en el
siempre que conste en la factura una términos de esta Ley, pueda momento de la transacción una
marca gráfica (código de barra) de dificultar el desarrollo eficiente de la copia llegará directamente a sus
autenticación hecha con algunos de actividad, en virtud del volumen de manos.
los mecanismos y formatos las operaciones del contribuyente”.
admitidos.
Adicionalmente, se le confiere a la Beneficios derivados
Administración Tributaria la facultad
Aspectos legales de diseñar los mecanismos para que • Reducción sustancial de los tiempos
esto exista, cosa que hasta ahora no involucrados en el proceso de
Algunas leyes venezolanas, entre las ha ocurrido. Adicionalmente, el compra; importación - exportación;
que se encuentran el Código de Ministerio de Finanzas dictó una movimientos portuarios aéreos y
Comercio y la Ley de Protección al Resolución identificada con el N° 320 terrestres y pagos de servicios, de
Consumidor y al Usuario, hacen en la cual dispone que las facturas, productos.
referencia a las “facturas”; aunque entre otros documentos relacionados
ninguna lo hace expresamente a la con operaciones de venta o • Se operaría bajo Non Stop
“factura electrónica”. Asimismo, se prestación de servicios gravados con Service, lo que implica que
cuenta con una Ley de Registros y el impuesto al valor agregado, ninguna mercancía que ingrese al
Notarías que reconoce actos deberán ser impresas por las país deba ser retenida en ningún
realizados a través de internet, una imprentas autorizadas, conforme a puerto, aeropuerto o puerto seco.
ley de delitos informáticos y una ley los requisitos y condiciones previstos
de mensajes de datos y firma en el Reglamento de la Ley que crea • Venezuela mejoraría su ranking en
electrónica. Sin embargo, cuando y regula dicho impuesto. Como la escala de competitividad.
hablamos de factura electrónica la consecuencia de esta Resolución se
legislación que mayor impacto tiene elimina la posibilidad de usar la • Simplifica las actividades de
es la tributaria, en especial la relativa factura electrónica. Es decir, para importación y exportación a
al Impuesto al Valor Agregado. que exista una e-factura legal, la pequeños y medianos empresarios.
Administración Tributaria venezolana
De acuerdo con esta Ley ¿es posible debe dictar una providencia que la • Permite desarrollar métricas y
usar la factura electrónica? Si bien la permita, estableciendo sus requisitos huellas digitales.
Ley de Impuesto al Valor Agregado y forma de emisión, entre otros
contiene disposiciones que prevén elementos. El freno lo pone la
tal posibilidad, la respuesta a esta legislación del Impuesto al Valor
pregunta es negativa. El Artículo 54 Agregado (IVA), la cual exige la
de la Ley de Impuesto al Valor presentación de una factura en
Agregado establece que “la físico.
administración tributaria podrá

4 Advisory • MARZO
Principales riesgos
asociados
Todo proceso, así como la
tecnología que lo soporta poseen
riesgos asociados que deben ser
identificados oportunamente a fin de
establecer los controles necesarios
que los minimicen. En este sentido,
resulta importante resaltar los
principales riesgos del proceso de la
e-factura:

• Falta de autenticidad e integridad

de las facturas emitidas y su
pérdida de confidencialidad.

• Si el sistema de autenticación no
es suficientemente robusto
permitiría el acceso no autorizado
al sistema de e-facturación.

• Hasta el momento, las leyes

tributarias venezolanas, no hacen
mención específica sobre la
e-factura como un documento
válido y legal.

Boletines Boletín Advisory

El presente boletín es de carácter informativo y no expresan opinión de la Depósito Legal pp 1999-03CS141
Firma. Su interpretación requiere tener el texto completo de las respectivas Editado por Espiñeira, Sheldon y Asociados
referencias y contar con la opinión y orientación de los abogados. Teléfono master: 0-212-700 6666
Si está interesado en recibir por correo electrónico este Boletín,
por favor envíenos su dirección de e-mail a: [email protected]

© 2005. Espiñeira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. “PricewaterhouseCoopers” se refiere a la firma venezolana Espiñeira, Sheldon y
Asociados, o según el contexto, a la red de firmas miembro de PricewaterhouseCoopers International Limited, cada una de las cuales es una entidad legal
separada e independiente. *connectedthinking es una marca registrada de PricewaterhouseCoopers.

Advisory • MARZO 5