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MAPA CONCEPTUAL. FUNCIONES Y PROPÓSITO DE LOS INVENTARIOS

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando
intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos
decisiones se hacen para cada artículo en el inventario: 1.- Qué cantidad de un
artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer. 2.- Cuando
reabastecer el inventario de ese artículo.
CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS.

Sin lugar a dudas todo artículo se clasifica en alguna de las dos anteriores categorías;
pero se pueden su clasificar en un determinado modelo dependiendo de otras
condiciones que se relacionan a continuación: Tipo de producto: pueden ser
productos perecederos, productos sustitutos o durables en el tiempo (metales). ?
Cantidad de productos: existen modelos para un solo producto o para varios
(multiproductos). ? Modelos que permiten o no déficit.

Principales estrategias para mejorar el control de inventarios

1. Establece el nivel óptimo de inventario 


Esto es fundamental para implementar y optimizar todos los mecanismos
de control de inventarios. El concepto hace referencia a ese punto en que la
cantidad de stock no muestra excesos que incrementen los gastos de
almacenamiento, pero tampoco presenta insuficiencias que impidan responder
a la demanda de los clientes. Lo ideal es determinarlo en base a datos del
histórico de ventas y la demanda de los clientes.
Al definir este indicador puedes establecer buenas estrategias para mejorar el
control de inventarios, porque sabes a ciencia cierta cuáles son las cantidades
ideales de cada producto en stock y puedes priorizar su gestión. 
Se estima que el 80% de la demanda es generada por el 20% de tus
productos. Por eso hay que dedicar esfuerzos a identificar los productos de más
alta rotación y aquellos que no suelen llamar la atención de tus clientes, pero
que son necesarios para mantener la variedad.

2.Realiza un seguimiento de inventario con precisión


Una vez has determinado el nivel óptimo de stock, debes asegurarte de
mantenerlo así en todo momento. Para ayudarte en esta compleja tarea,
puedes implementar un software de gestión de inventarios, una herramienta en
la que tienes toda la información de la mercadería que sale o entra al almacén,
y se actualiza en tiempo real.
Identificando escasez de existencias y excesos de mercancía para solicitar a
tiempo pedidos de compra, y diseñar estrategias de ventas para salir de los
productos con baja rotación o próximos a su fecha de caducidad. 

3. Haz un conteo físico del inventario periódicamente 


Es una de las mejores estrategias para mejorar el control de inventarios.
Aunque en el sistema tienes la información de todas las existencias, se puede
dar el caso de que salgan artículos sin ser contabilizados (venta no registrada,
descuido del operario, hurto, etc.). 
Por eso es necesario realizar un conteo físico periódicamente, aunque sea
aleatorio, para verificar que las existencias reales coincidan con las registradas.

4. Apóyate en un software de facturación electrónica 


El software de gestión es el mejor de todos los mecanismos de control de
inventarios, pero si lo integras con un sistema de facturación
electrónica puedes obtener mejores resultados. 
Cada vez que realices una venta y generes el respectivo DTE, el sistema de
inventarios actualizará automáticamente los registros descontando del stock la
mercancía vendida. 
Se trata de simplificar procesos. De hecho, el software de facturación es de
gran ayuda para el control de stock aun cuando no esté alineado con el sistema
de inventarios, o incluso si no tienes sistema de inventarios.
 El software de facturación genera un reporte de ventas y compras en el que
puedes visualizar qué productos has vendido y cuáles has adquirido durante un
tiempo determinado. Al compararlo con tu registro inicial de existencias
deberías saber, en el papel, qué artículos tienes en almacén, cuáles no y cuáles
tienen mayor rotación. 

5. Desarrolla un plan logístico amplio e integral


Improvisar con el manejo del inventario es similar a gestionar el dinero y los
gastos sin ningún control. Después de todo, está compuesto por activos que
pasarán a ser líquidos en el corto plazo, por lo cual tienen un gran peso y valor
financiero.
Por esta razón, desde el momento en que definas el plan de negocios necesitas
establecer un plan logístico y estratégico que abarque todas las acciones
relacionadas con el control de esta área.
Si tu empresa inició actividades años atrás y aún no has dado este paso, ¡no te
preocupes! En ese caso, analiza muy bien las características de tus operaciones
y detecta los problemas clásicos que experimentas con el inventario para
después desarrollar una estrategia amplia y enfocada en la optimización.
Además de establecer el nivel óptimo de stock y especificar las tecnologías y
recursos que utilizarás para monitorear tus operaciones, un plan logístico de
inventario demanda definir los siguientes puntos clave:
El control de inventarios debe tener un pequeño organigrama que defina las
jerarquías de los colaboradores involucrados en esta área.
Para que el manejo sea efectivo, es fundamental que establezcas un líder o
supervisor con el que trabajes de la mano y revises constantemente la
efectividad del modelo de gestión.
Sistemas de clasificación en almacenes
Si bien digitalizar tu inventario es muy importante, esto no quiere decir que
puedas descuidar las existencias en el plano físico.
Ordenarlas y clasificarlas correctamente también es esencial para evitar
pérdidas y agilizar las operaciones diarias.
Ante esta realidad, conviene definir un sistema de organización de la
mercancía, el cual puede ser:
 Método ABC: se trata de ordenar el almacén de tal forma que los
productos de mayor valor sean los más accesibles y visibles para
garantizar un mayor control y rapidez de gestión. En la categoría A
están aquellas mercancías que generalmente representan alrededor
del 20% de las unidades de existencia, pero cuyo valor económico
estimado es un 80% del inventario. En tanto, los productos de la
categoría B se establecen en zonas de acceso medio y los de tipo C
en las partes más alejadas o de mayor complejidad de manejo.
 Método FIFO: lo primero en entrar, debe ser lo primero en salir, es
decir, ser vendido. Este método lo aplican tiendas de productos
perecederos y de dispositivos tecnológicos que pueden quedar
obsoletos en el corto plazo. El objetivo es que las nuevas mercancías
estén ordenadas en las zonas más privilegiadas en cuanto a su
acceso en el almacén. También, en los stocks de las tiendas y
comercios son las exhibidas en los espacios de mayor visibilidad para
fomentar su rotación inmediata.

6. Lleva a cabo informes de gestión


Para que refuerces y consolides el control de inventarios, desarrolla informes de
gestión periódicos que te permitan detectar puntos de mejora, problemas y,
además, avances con respecto a meses o años anteriores.
Las pérdidas ocurridas en un periodo determinado de tiempo y las discrepancias
entre el inventario físico y el digital son algunas muy buenas métricas que
puedes analizar y documentar.
El rendimiento de los colaboradores involucrados con el manejo del inventario,
el impacto real de las tecnologías implementadas y la asertividad del plan
logístico son otros aspectos a tener en cuenta en los informes de gestión.

¿Cuál es la importancia del control de inventarios en una empresa? 


La buena gestión del inventario es un pilar para las empresas que comercializan
productos, pues representan activos que, de no ser bien administrados, pueden
derivar en pérdidas por daño material, merma o hurto. Esto, por supuesto,
afecta el patrimonio del negocio y sus posibilidades de crecimiento. 
 

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