EVIDENCIA 4:

“PLANEACIÓN DE PRESUPUESTO”

DIANA MARCELA RESTREPO VALLEJO

FICHA No. 2104808

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO EN NEGOCIACIÓN INTERNACIONAL

CENTRO TECNOLÓGICO DEL MOBILIARIO

SENA REGIONAL ANTIOQUIA

En la planeación del presupuesto para cualquier empresa u organización, es importante
observar la secuencia que va determinando cómo van surgiendo cada una de las
proyecciones y qué áreas de la empresa participan en esta.

Teniendo presente que los simuladores dispuestos para la ejecución de esta actividad no
están funcionando se plantean los siguientes cuestionamientos para apropiación de dicha
actividad.

1. Que son los presupuestos

R/: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada

en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y
bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro
de responsabilidad de la organización.

2. Que tipos de presupuestos existen, explique brevemente cada uno de

ellos y su finalidad.

R/: *Presupuesto maestro 

El presupuesto maestro recolecta todos los presupuestos para crear una imagen

financiera integral; es por esto que abarca toda la información. Incluye los datos
económicos destinados al flujo de efectivo presupuestado y todo lo referente a la base
financiera y económica con el fin de lograr el objetivo principal.

*  Presupuesto de operación 

Este presupuesto contempla las actividades de producción, ventas y administración de la

empresa. Está enfocado en la recolección y análisis de datos importantes como los
ingresos, gastos, el estado real de ganancias o pérdidas enfocadas en el futuro. Lo
utilizan comúnmente las empresas a gran escala; parte de la complejidad de las
operaciones y ocurre en un periodo determinado. 

En este presupuesto coexisten las ventas, el precio de ventas, el presupuesto de

producción, las requisiciones de materia prima, la mano de obra, los gastos de
fabricación, los gastos de administración, entre otros.

* Presupuesto de ventas 
Es también conocido como presupuesto de ingresos y define lo que se espera que la
organización realice en el mercado. Se ajusta a la demanda y, a partir de ese principio, se
elabora un presupuesto de producción que contenga un enfoque de las metas a futuro así
como el incremento del patrimonio de la empresa. 

La mayoría de las compañías realiza este procedimiento, pues mantiene todos los datos
económicos actualizados, lo que es un elemento clave para el buen manejo financiero.
Incluso, en muchas ocasiones, consiste en el primer paso para crear los presupuestos.

* Presupuesto de producción 

Es la columna vertebral del presupuesto de tu negocio. Se realiza posteriormente al

presupuesto de ventas debido a que están íntimamente relacionados. Con la recolección
de datos de ambos se prevé cuánto debe producirse y si los resultados concuerdan con
los objetivos esperados.

* Presupuesto de compras 
Es también conocido como presupuesto de necesidades de materias primas. Se realiza
posteriormente al presupuesto de producción. En él pueden encontrarse de manera
ordenada los costes de los insumos que requiere una empresa para la producción y la
venta. 

* Presupuesto de flujo de caja

También se le puede llamar presupuesto de flujo de efectivo y está íntimamente

relacionado con el presupuesto de tesorería. 

Su finalidad es establecer el flujo de dinero con el que cuenta una empresa en un periodo
determinado. Es de suma importancia para la toma de decisiones estratégicas, debido a
que refleja una estimación de cuánto y cómo entra el dinero. Esto te permite planificar a
futuro correctamente.

* Presupuesto de tesorería 

Este presupuesto es uno de los más importantes si deseas generar mayor crecimiento
económico en tu empresa. Controla y anticipa los valores financieros que posee la
organización. Contempla una visión a futuro que consiste en recolectar datos de cobros,
pagos y gastos para definir si se les puede hacer frente con los ingresos que obtuvo el
negocio. Planifica también los pasos a seguir en caso de tener desajustes, como exceso o
déficit de liquidez. 

* Presupuesto de marketing

Está centrado en los diversos medios con los que interactúa tu empresa para publicitarse
y crear estrategias de marketing. Este presupuesto es imprescindible para llegar a tus
clientes y crear un diseño de comunicación efectivo. Debe ser concreto en sus objetivos;
además, poseer datos con cifras numéricas exactas para tener metas alcanzables. 

3. Determine la utilidad que prestan los presupuestos a las empresas

R/: Son útiles para saber cuáles son los ingresos y gastos de un tiempo
determinado, conocer cuánto se puede destinar al ahorro para el cumplimiento
de sus metas planteadas, identificar en que se está gastando el dinero, cuanto
se necesita para cubrir sus necesidades, determinar en qué se está gastando
de más y tomar medidas cuando se requieran hacer un recorte de datos.

4. Cuáles son los principales objetivos que poseen los presupuestos.

R/: **Presupuesto maestro 

Su objetivo principal es mantener el equilibrio en la relación de los diversos

departamentos de la empresa. Desde esta perspectiva incentivará la funcionalidad de los
procesos y contribuye a alcanzar las metas de todo el negocio.

*  Presupuesto de operación 

Su objetivo principal es permitir que la organización tenga los datos actualizados de hacia
donde se dirigen los presupuestos de operaciones a través de un estado de resultados.

*Presupuesto de ventas 

Su objetivo principal es garantizar un análisis correcto de factores como la economía, la

industria, los datos de las ventas recopilados en el pasado y del sector para facilitar la
ejecución una vez que el presupuesto haya sido aceptado.
*Presupuesto de producción 

Su objetivo principal es que los dirigentes encargados de su gestión sabrán que se está
fabricando, conocerán el plan de requerimientos de insumos y recursos para el
crecimiento eficaz de la utilidad en la organización, así como el cálculo del coste
destinado para ventas.

* Presupuesto de compras 
Su objetivo principal es implementar un inventario que ayude a determinar las
necesidades de los diferentes insumos, determinar el abastecimiento eficaz de los
materiales suficientes para evitar la escasez y el precio unitario.

* Presupuesto de flujo de caja

Su objetivo principal es establecer el flujo de dinero con el que cuenta una empresa en un
periodo determinado. Es de suma importancia para la toma de decisiones estratégicas,
debido a que refleja una estimación de cuánto y cómo entra el dinero. Esto te permite
planificar a futuro correctamente.

* Presupuesto de tesorería 

Su objetivo principal es controlar los valores financieros que poseen la organización.

* Presupuesto de marketing

Su objetivo principal es obtener los datos necesarios de los gastos que erogarás en la
adquisición de dichos servicios durante un tiempo determinado.  Así se podrá definir si el
presupuesto se ajusta a los gastos al iniciar la estrategia de marketing.

5. Describa las características principales de los presupuestos

R/: FUNCIONES
Un presupuesto tiene una serie de funciones principales:

 Control financiero.

 Control de gastos: Un registro comparativo de los gastos actuales con los

anteriores y los resultados obtenidos permite corregir errores y corregir errores y
confirmar logros.

 Minimizar riesgos: Anticipar los ingresos y gastos evita realizar inversiones

demasiado grandes para resultados previsiblemente escasos.

 Planificación: Elaborar planes de acción de manera efectiva solo es posible si se

sabe con antelación que existirán los recursos necesarios para llevarlo a cabo en
su totalidad.

ADAPTABILIDAD.

Todo presupuesto debe tener en cuenta las características y necesidades

específicas de la empresa o institución para la que es diseñado.

FLEXIBILIDAD.

Un presupuesto depende de diversas variables que pueden aparecer en el futuro.

Por eso cada tipo de presupuesto tiene flexibilidad específica dependiendo de
cuanto se dejará de modificar por esos factores no planificados.

Presupuesto estático.
Es un presupuesto fijo, que da por sentado que las estimaciones sobre las
estimaciones sobre la situación futura serán correctas. Solo es posible si existe un
contexto económico establece con respecto a todos los factores que intervendrán
en el plan.

Presupuesto flexible.
Están preparados para adaptarse a los cambios en el contexto económico. Son los
más comunes porque son los únicos capaces de responder a circunstancias
cambiantes pero, al tiempo, son más complicados y costosos ya que tienen en
cuenta múltiples variables.

PERIÓDICOS.
Cada presupuesto cubre un periodo determinado. Por ejemplo, una familia puede
tener un presupuesto específico para un mes o para un periodo de vacaciones,
mientras que una empresa pueda manejar presupuestos anuales y también
presupuestos de pocas semanas para proyectos específicos.

VENTAS.

Un presupuesto de ventas anticipa la cantidad y el tipo de ventas que tendrá una

empresa en un período de tiempo determinado.

Estos presupuestos suelen realizarse a largo plazo, entre tres y diez años, y
dependen estrechamente de investigaciones de mercado.

PRODUCCIÓN.

Los presupuestos de producción son complejos, ya que deben tener en cuenta

diversos factores:

Fabricación.
Depende de diversas variables como costo del trabajo (horas requeridas para la
fabricación), maquinaria, equipos y mantenimiento.

Materiales.
Los materiales tienen un presupuesto específico. En economías inestables, el
costo de los materiales puede calcularse con exactitud a corto plazo, mientras que
a largo plazo requerirá un presupuesto flexible.

ADMINISTRACIÓN.

Toda empresa u organización tiene un gasto específico que no está relacionado

con la producción sino con la administración.

FINANCIERO.

Anticipa los gastos en cada uno de los otros presupuestos (ventas, administración,
producción) así como sus ganancias.

De la comparación entre el presupuesto de ingresos y el presupuesto de egresos

se obtiene el flujo neto, es decir, la ganancia o pérdida que se anticipa.
 PÚBLICO.

Los presupuestos diseñados por los gobiernos tienen diversas funciones, desde la
operación de servicios, hasta programar inversiones o administrar la deuda
pública. Debido a su naturaleza estatal, se establecen mediante normas que
tienen rango de ley.
Si bien existe un techo provisto de la ley, se trata de la partida de ingresos
prevista, que es únicamente una estimación, por lo que puede haber
contradicciones en los presupuestos públicos (más gastos que ingresos).

PERSONALES Y FAMILIARES.

El presupuesto que diseña una para sí misma o su familia tiene un diseño más
sencillo pero de todas formas debe tener en cuenta una serie de factores:

Ingresos.
Una persona puede tener un único tipo de ingreso (sueldo) o varios ingresos
distintos (inversiones, ventas de artículos usados, etc.). En una familia puede
haber 1 o más ingresos. El presupuesto se realiza a partir de la totalidad de los
ingresos esperados. Si no son suficientes para cubrir los ítems que se detallan a
continuación, debe buscarse una forma de aumentar los ingresos.

Ahorros e inversiones.
Un ahorro permite afrontar gastos inesperados que no están dentro del
presupuesto, mientras que las inversiones permiten aumentar ingresos a futuro.

Necesidades básicas.
Todo presupuesto debe incluir, antes que nada, los gastos inevitables (servicios
básicos, transporte y otros gastos de empleo, educación, alimentos, etc.).

Gustos.
Una vez cubiertos las necesidades básicas y los ahorros, el resto de los ingresos
puede ser utilizado para actividades de esparcimiento. En algunos casos, los
ahorros son utilizados, por ejemplo en viajes.

6. Mencione brevemente la importancia que tiene el hacer presupuestos

R/: *Lograr que la información financiera sea accesible para todos los usuarios. Por
ejemplo: los sindicatos pueden acceder a la información de la organización, es decir, los
miembros del sindicato y todo el personal en general tienen la posibilidad de acceder al
presupuesto y conocer las expectativas de inversión de la organización.

*Garantizar que la planificación de las actividades sea factible de realizar y estén en

correspondencia con los recursos disponibles.

*Identificar el déficit en los que se requiere de mayor movimiento de recursos financieros.

*Establecer de manera transparente la relación entre costos/recibos/facturas con el

presupuesto de las actividades, a fin de certificar la fiabilidad del trabajo y evitar que los
recursos sean destinados a actividades no presupuestadas.

*Facilitar al personal el seguimiento de los costos y garantizar el balance del presupuesto.

*Otorgar el informe a los financiadores, debido a que los costos se encuentran

relacionados al presupuesto.

*Incrementar la relación de costo-beneficio. Siempre que cada uno de los elementos sean
calculados de forma adecuada, con lo que se facilita conocer la disposición de la inversión
y analizar los costos asociados a la inversión.

*Disminuir los costos y optimizar la utilización de la inversión presupuestada.

7. Mencione las principales ventajas y limitaciones que tienen los presupuestos

R/: VENTAJAS.

Entre las ventajas más importantes de realizar un presupuesto podemos encontrar:

*Planificación de los ingresos y costes de las empresas

*Permite detectar errores en el funcionamiento de la empresa de forma anticipada

*Revisar la políticas de empresa para conseguir los objetivos planificados en caso de

darnos cuenta de que no llegamos a cumplirlos

*Ayuda a realizar un control de la actividad empresarial para saber si todo funciona dentro

de lo normal

*Favorece el análisis para la optimización de los recursos de la empresa y conseguir la

mayor eficiencia.

DESVENTAJAS.
Sin embargo, no todo son ventajas. Los presupuestos también poseen una serie de
limitaciones como:

*Al basarse en proyecciones y estimaciones, corremos el riesgo de confiar en unos datos

que posiblemente no sean correctos.

*En ocasiones no se tienen en cuenta imprevistos que pueden surgir.

*Hace falta tiempo para su realización e implementación si se quieren ser del todo fiable.

8. Construya un ejemplo presupuestal, con las cifras planteadas realice un análisis

que contribuya en la toma de decisiones empresarial.

R/: La empresa Maderas y Conglomerados Levante SL hasta hace poco tiempo realizaba
el clásico presupuesto contable basado en ajustes sobre el año anterior.

El presupuesto tenía una estructura parecida a la de la siguiente imagen. Un sistema

sencillo que le permitía comparar los ingresos y gastos reales con los presupuestados.

Este sistema básico proporcionaba a la empresa una visión a posteriori (ya cerrada la
contabilidad del mes) sobre la diferencia entre el resultado económico deseado
(presupuesto) y el real.
Al siguiente mes realizaban el mismo proceso y así hasta final de año. Una vez cerrado el
ejercicio se realizaba una comparativa anual y si se habían conseguido los objetivos el
jefe se alegraba y si no se conseguían, que se le va a hacer. Tal vez el año siguiente
tendrían más suerte a la hora de conseguirlos.

Con este sistema no tenían en ningún momento control alguno sobre el presupuesto. El
resultado final era impredecible.

¿Por qué no tenían control sobre el presupuesto?

En primer lugar si analizas la información a posteriori no puedes actuar o tomar

decisiones sobre ella, lo hecho, hecho está.

Si no anticipas los resultados a través de previsiones, no puedes establecer un plan de

acción para mejorar los resultados con la finalidad de intentar alcanzar la situación
deseada (presupuesto)

Si se establece un presupuesto (situación deseada) alineada con los objetivos

estratégicos, que menos que establecer un plan de acción para intentar alcanzarlo.

¿Cómo sabemos si vamos a alcanzar el presupuesto o no?

Muy sencillo, a través de las previsiones.

¿Pero las previsiones no es lo mismo que el presupuesto?

Las previsiones son situaciones que consideramos que van a ocurrir mientras que el
presupuesto es la situación deseada que queremos alcanzar.

No es lo mismo desear algo, que pensar que es lo que va a ocurrir realmente.

Lo bueno de trabajar con previsiones es que estos hechos económicos todavía no han
ocurrido, por lo tanto si no han ocurrido podemos actuar sobre ellos para cambiarlos,
alterarlos y modificarlos a través de acciones y decisiones.

Imaginemos que antes de arrancar 2020 tenemos un presupuesto para la partida del
personal de 100.000

Sin embargo las previsiones nos indican que a final del año el coste será de 120.000.

Tenemos todo un año por delante para intentar que el coste real sea de 100.000 o inferior
en lugar de los 120.000 previstos.

Para ello se establecen acciones para intentar conseguir ese objetivo.

Y esta es la parte más complicada, denominada “pasar a la acción” o “tomar decisiones”

Con la carga de trabajo prevista las necesidades de personal son de 120.000, pero si
realizamos mejoras en los procesos internos, si optimizamos los tiempos de trabajo, si
realizamos automatizaciones, posiblemente las necesidades de personal se puedan
reducir.

En una empresa está todo vinculado, posiblemente para reducir las necesidades de
personal haya que invertir, pero y si esa inversión no solo reduce los costes de personal,
sino que también mejora la capacidad de producción, reduciendo el coste del producto
elaborado. Entonces tendríamos mayor margen, podríamos reducir los plazos de entrega,
mejorarían los márgenes y la tesorería, se reducirían los costes financieros…

Es como el efecto dominó, el movimiento de una ficha hace que el resto de las fichas
también se muevan.

Por esa razón los planes de acción tienen que estar bien elaborados y con un seguimiento
constante.