¿Cómo funciona Google Drive?
[tutorial completo]
Google Drive es una herramienta de Google que nos permite crear y
compartir archivos de manera online. Usarlo es práctico y sencillo, en
este tutorial aprenderemos los pasos básicos para que puedas
aprovechar esta gran herramienta.
Para poder usar Google Drive es necesario que tengas una cuenta de
correo electrónico en Gmail. Si todavía no tenés una Aprendé en solo
tres pasos a crear tu cuenta de email. Recordá que Google Drive es un
sistema de almacenamiento en la nube, si todavía no sabés ¿Qué es la
nube y para qué sirve? aprendelo en esta nota.
Cómo usar Google Drive Paso a paso
Google Drive es un servicio asociado a nuestra cuenta de Gmail.
Nos permite almacenar archivos y compartirlos con otras personas,
todo de manera online. Además podemos subir, editar o crear
nuevos archivos desde un mismo lugar.
Para empezar a usar Google Drive, seguí estos pasos:
1. Hacer clic en los cuadraditos en miniatura que aparecen en la
esquina superior derecha de tu correo.
2. Elegir la opción que dice Drive.
Ingresar a Google Drive.
Con esos pasos ya habremos ingresado a Google Drive. Una vez
allí vamos a ver diferentes elementos. Los más importantes son:
Barra de búsqueda de archivos: es el lugar donde podemos
escribir el nombre de un archivo para buscarlo.
Botón “Nuevo”: haciendo clic aquí podremos crear nuevos
archivos o subir uno desde nuestra PC.
Almacenamiento disponible: aquí nos indica el espacio que
tenemos disponible para almacenar archivos. Al ser una
herramienta gratuita tenemos cierto límite de capacidad.
Espacio donde se visualizan los archivos: es el sector grande
y central donde iremos viendo los archivos que tenemos
guardados.
Acceso a los archivos: son diferentes opciones para acceder
a los archivos.
Partes de Google Drive.
El acceso a los archivos en Google
Drive
En la parte izquierda de Google Drive veremos un listado con
diferentes opciones. Ahí es donde podemos acceder a los
diferentes archivos que tenemos.
Mi unidad: aquí vamos a acceder a todos los archivos que
son exclusivamente nuestros. Es decir archivos que hemos
creados nosotros desde Drive o hemos subido desde nuestra
PC.
Compartido conmigo: en este sector aparecen todos los
archivos (documentos, fotos, etc.) que compartieron con
nosotros.
Reciente: aquí aparecen los archivos usados recientemente.
Destacado: en este lugar se encuentran los archivos
importantes o que hemos destacado.
Papelera: en la papelera aparecerán los archivos que hemos
eliminado. Pasado cierto tiempo se eliminan de manera
definitiva.
¿Para qué sirve Google Drive? Para almacenar y compartir
archivos sin tener que descargarlos y sin ocupar espacio en tu
computadora. Una de las mejores utilidades es poder editar un
documento entre varias personas, así como hacer sugerencias y
comentarios. Parece complicado, pero con el uso se va
aprendiendo.
Cómo crear o subir un nuevo archivo
a Google Drive
En Google Drive podemos tanto crear nuevos archivos como subir
archivos que ya existen en nuestra computadora y que queremos
tener en este sistema de almacenamiento online.
Para crear o subir un archivo, seguimos estos pasos:
1. Hacer clic en Nuevo.
2. Podemos elegir entre:
Carpeta: esta opción nos permite crear una carpeta dentro de
Google Drive para guardar archivos dentro. Por ejemplo, una
carpeta puede ser: Fotos de las vacaciones.
Subir archivo: aquí es donde podemos subir un archivo que
tenemos en nuestra computadora, ya creado.
Subir carpeta: es lo mismo que el caso anterior, pero subimos
una carpeta de archivos en lugar de un archivo único.
Documentos de Google: esta es la opción para crear un
nuevo documento estilo Word en Google Drive. El
documento se crea de manera online.
Hojas de cálculo de Google: nos permite crear un
documento estilo Excel.
Presentaciones de Google: nos permite crear una
presentación estilo Power Point con diapositivas.
La ventaja de usar Google Drive es que los archivos se almacenan
en la “nube”, es decir de manera online, y no ocupan espacio en
nuestra computadora. Además podemos compartirlos muy
fácilmente con nuestros contactos. Y también acceder a ellos desde
cualquier computadora, solo bastará entrar a nuestra cuenta de
Google para tener acceso a nuestros documentos.
Opciones de archivo en Google Drive
Una vez que hemos subido o creado un documento en Google
Drive, si hacemos clic derecho sobre él, podremos acceder a un
menú con diferentes opciones.
Acciones posibles sobre un archivo en Google Drive:
Compartir y Obtener enlace para compartir: son dos
opciones con el mismo sentido, compartir el archivo con otro
contacto.
Mover a: esto nos permite cambiar la ubicación del archivo,
por ejemplo, a otra carpeta.
Destacar: nos permite marcar un archivo como favorito o
importante.
Cambiar nombre: con esta opción podemos modificar el
nombre del archivo por otro.
Ver detalles: nos da información sobre el archivo, como por
ejemplo su ubicación dentro de Drive, su fecha de creación,
etc.
Hacer una copia: podemos copiar, duplicar, el archivo.
Descargar: esta es la opción para descargar el archivo que
está en Drive, directo a nuestra computadora.
Eliminar: nos permite enviar un archivo a la papelera.
Cómo compartir un archivo de Google
Drive con un contacto
Con Google Drive es posible compartir un archivo con un contacto
por correo electrónico sin necesidad de adjuntar el archivo al mail
o descargarlo en nuestra computadora.
Para compartir un archivo de Google Drive, seguimos estos
pasos:
1. Hacer clic derecho sobre el archivo que se desea compartir.
2. Cliquear donde dice Compartir.
3. Una opción es hacer clic donde dice “Obtener enlace para
compartir”. Esta opción copia directamente un link que
nosotros pegamos en el cuerpo de un mensaje o correo.
4. Otra opción es completar donde dice Personas, con el correo
electrónico de la persona a la que queremos enviar el archivo.
5. A la derecha elegir, donde aparece el lápiz, los permisos que
esa persona tiene sobre el archivo. Si solo puede verlo, si
puede editarlo o puede comentarlo.
6. Si se siguió el paso 4, hacer clic en Listo. Esto hará que se
envíe un mail a la persona avisando que hemos compartido
un archivo con ella.
¡Seguí los pasos de esta guía y aprendé a usar Google Drive!
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