El Proceso de Nomina

El proceso de nómina: depende del sistema empleado para el cálculo de pago;
puede emplearse un sistema manual, pero debido a que en la mayoría de los

casos el número de empleados y de cálculos dificulta el proceso, actualmente
todas las empresas realizan cálculos computarizados.
Para realizar el proceso de Nomina se Necesita la información referente a la base
para el cálculo, normalmente es:
 Horas: de acuerdo con las horas trabajadas acumuladas por periodo que
puede ser semanal, bimensual o expresados en otro periodo
 Días: el pago puede realizarse por Dias.
 Por trabajo realizado o a destajo: puede ser por piezas, por ejemplo, una
fabricaa de zapatos puede pagar a sus obreros por cada par de zapatos.
El pago de nómina: constituye un intercambio entre el trabajador y la compañía;
como todo intercambio, requiere controlar la especie que se recibe para realizar el
pago por el monto correcto. Para controlar la especie entregada por el trabajador
se utilizan sistemas de control de asistencias que pueden ser:
 Tarjetas de Control
 Tarjetas magnéticas con reloj
 Listas de asistencia
Los registros de asistencia o de control de tiempo en una fábrica o taller,
generalmente están a cargo del departamento de contabilidad de costo, con el
propósito de poder mantener registros y controles sobre los tiempos y las
variaciones en eficiencia de la, mano de obra directa. El computo del gasto de
nómina entonces tendrá tres objetivos:
 Realizar el pago oportuno
 Controlar los costos incurridos en la fabricación
 Controlar el gasto de nómina de los empleados
El control de tiempo permitirá un adecuado cálculo de los costos y gastos
depredeterminados de mano de obra.
Retiro de Trabajadores
Los trabajadores retirados deben ser tratados de forma que su exclusión del
sistema de nómina se realice oportunamente, para evitar la acumulación de gastos
innecesarios. El retiro del trabajador por despido, por renuncia o por transferencia
de la compañía, genera procesos relacionados con las acumulaciones de gastos,
saldos de préstamos, nomina acumulada y otros.
Registros contables:
Las operaciones que generan registros contables en el ciclo de nómina pueden
clasificarse en:
 Pagos por nominas
 Otorgamiento de prestamos
 Terminación de la relación laboral
 Pago de retenciones laborales
 Otorgamientos de anticipos a cuenta de prestaciones sociales
Pagos por nomina
El cálculo de pago de nómina por lo general tiene base mensual en razón de los
ciclos contables, sin embargo, es práctica común en algunos países realizar dos
pagos, uno cada quince días, para la primera quincena se considera que realiza
un anticipo, por tanto, se paga un porcentaje menor de las asignaciones como, por
ejemplo, un 40% del sueldo y en el segundo pago o quincena, el porcentaje
restante. Esto se realiza para compensar los pagos, debido a que por lo general
en la segunda quincena se aplican todos los descuentos y retenciones a los
empleados.
Otorgamiento de préstamos:
Una empresa debe tener establecías políticas para el otorgamiento de préstamos
a sus empleados y esto puede ser de hecho con base en las cantidades que cada
empleado tenga acumulado como prestaciones sociales, o que pueda garantizar
de alguna manera aceptable legalmente.
Terminación de la relación laboral:
El registro relacionado con la nómina que requiere de un mayor control, es el
relacionado con la cancelación o finiquito de una relación laboral. Especial cuidado
se debe tener cuando el empleado tiene saldos pendientes por pagar a la
compañía y sobre los cuales no se lleva un adecuado control.
Pagos de retenciones y aportes laborables:
Los pagos por este concepto deben ser realizados en el momento en el que
establecen las leyes y reglamentos de cada país. El objetivo es controlar el pago y
cancelación oportuna de los deberes u obligaciones formales que toda empresa
está obligada en cada país.
Otorgamiento de anticipos a cuenta de prestaciones sociales
El otorgamiento de los anticipos a cuenta de prestaciones a los empleados, no
tiene mayor complicación para su registro; y el control que debe efectuarse sobre
estos, consiste en asegurar que los anticipos otorgados no sobrepasen los montos
que un empleado tiene acumulado de sus prestaciones sociales o de un
porcentaje máximo de estas.
La Clasificación de las cuentas relacionadas, con el ciclo de nómina son las
siguientes:
 Préstamos a empleados: la naturaleza de esta cuenta hace que se
presente, en el balance general, después de las cuentas comerciales y de
las cuentas por cobrar relacionadas.
 Nomina por pagar: esta cuenta debe estar incluida en el pasivo circulante
como gastos acumulados y después de los documentos y cuentas por
pagar.
 Retenciones y aportes patronales: estas dos cuentas deben incluirse dentro
de la última línea de rubro de documentos y cuentas por pagar, en el pasivo
circulante, normalmente bajo la denominación de otras cuentas por pagar.
 Anticipo de prestaciones: debido a su naturaleza, esta cuenta debe ser
clasificada restando a la cuenta de prestaciones sociales.
 Prestaciones o cargas sociales: el pasivo por este concepto debe ser
reflejado en el primer rubro, luego del pasivo circulante.
Control interno
El área de control interno en el ciclo de nómina debe estar enfocado hacia dos
áreas:
 Fomentar la eficiencia operacional
 Salvaguardar los activos
El primero es una norma que obliga a las empresas a crear un adecuado clima de
control. Una de las formas para fomentar la eficiencia es el establecimiento de
procedimientos en donde se indique la forma en que deben efectuar las tareas los
empleados.
El segundo aspecto que debe tenerse presente en el control interno, es el de
salvaguardar los activos, y ellos en el ciclo de nómina se refiere principalmente a
las operaciones en las cuales se involucra el manejo del efectivo para el pago de
la nómina.

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