Control de Documentos y Registros en Obra

Código: PE-08
PROCEDIMIENTO ESPECIFICO Página: 1 de 13

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Revisión: 01
EN OBRA
Fecha: Julio 2011
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS EN OBRA
Elaboró Revisó Aprobó
Juan Pablo Aravena

Carolina Cornejo Cabezas
Nombre / Auditor Interno David Ramírez Fuentes
Gerente de Control de
cargo Francisco Aldea Martel Gerente General
Gestión Corporativo
Jefe de Mejora Continua
Firma
Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011
Este documento impreso o almacenado fuera de Intranet NO asegura su vigencia

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Fecha: Julio 2011
ÍNDICE
1 OBJETIVO..................................................................................................................................... 3
2 ALCANCE ..................................................................................................................................... 3
3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA .............................................................................................. 3
4 DEFINICIONES ............................................................................................................................. 3
5 DESARROLLO .............................................................................................................................. 3
5.1 TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS .............................................................. 3

5.2 DOCUMENTOS DEL SGC EN OBRA ................................................................................ 4
5.3 CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS EN OBRA ............................................... 4
5.4 MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DE OBRA .................................... 10
6 RESPONSABILIDADES ............................................................................................................. 10
7 REGISTROS................................................................................................................................ 10
8 ANEXOS ...................................................................................................................................... 11

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Fecha: Julio 2011
1. OBJETIVO
El objetivo del presente procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar el adecuado
control de documentos y registros en las obras.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos y registros del SGC que se utilicen en las obras que
ejecuta la organización.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• ISO 9000: 2005 “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario”, se entienden
incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión
• ISO 9001: 2008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos”, se entienden incorporadas todas las
modificaciones posteriores a esta versión.
• Manual de Calidad de maestra.
• PG-01 Control de documentos y registros.
4. DEFINICIONES
• Las aplicables de la Norma ISO 9000:2005
• Documento: Información (entendida como datos que poseen significado) y su medio de soporte
(puede ser papel, medios magnéticos, ópticos o electrónicos, fotografías, muestra patrón o una
combinación de éstos).
• Registro: documento que presenta resultados obtenidos o bien proporciona evidencia de
actividades desempeñadas
• SGC: Sistema de gestión de calidad
5. DESARROLLO
5.1. Tipología de documentos y registros.
La tipología de los documentos y registros se hará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento

“PG-01 Control de documentos y registros".

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5.2. Documentos del SGC en obra.

5.2.1. Identificación, elaboración, aprobación, actualización y conservación
La identificación, elaboración, aprobación, actualización y conservación de los documentos y

registros se hará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “PG-01 Control de
documentos y registros".
5.3. Control de documentos y registros en obra

5.3.1. Envío, distribución y control de Planos a obra.
El Arquitecto a cargo emite, al menos, tres (3) copias de planos en papel y un (1) respaldo
digital de los proyectos de arquitectura y cálculo, necesarios para construcción los cuales
serán identificados con el timbre “Apto Para Construir”. Asimismo, el Jefe estudios y proyectos
emite, al menos, tres (3) copias de planos en papel y un (1) respaldo digital de los proyectos de
especialidades necesarios para construcción los cuales serán identificados con el timbre Apto
Para Construir. Estos se envían y distribuyen de acuerdo al “Sistema de gestión documental
en obra” según se indica a continuación:
• Se debe ingresar al menú “planos - envíos” registrando la información solicitada,
incluyendo los mails de las personas a quienes se les notificara de la disponibilidad del
plano o de una nueva versión de éstos. A continuación se subirá un archivo digital de los
planos, por lo que el sistema automáticamente enviara un mail al respecto. El Profesional
Administrador de obra es el responsable de que se retiren las copias de planos en papel y
el respaldo digital.
• Una vez retirados los planos, el Profesional Administrador de Obra debe dar conformidad de
la recepción y distribución de estos al interior de la obra, a través del sistema en la opción
“planos –distribución”. La fecha de distribución es la registrada en el timbre “Copia
controlada” y el número de la copia controlada debe ser el mismo en el sistema y en el
timbre.
• La “Lista de planos vigentes” se puede consultar en la opción “planos – informes” del
sistema. Asimismo, se puede consultar la historia de todas las versiones de un plano.
Cada vez que se le entregue una nueva versión de planos a una persona, esta deberá
entregar la versión anterior, la cual será destruida por el Encargado de calidad de obra, con
excepción de una copia la que será “Anulada” y resguardada hasta el término de la obra,
donde también será destruida, junto con todos los planos vigentes.
Así también el Arquitecto y el Jefe de Estudio y Proyecto emiten planos identificados con el
timbre preliminar, los cuales sólo tendrán carácter informativo.

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5.3.2. Envío, distribución y control de otros documentos y registros.

5.3.2.1. Especificaciones Técnicas, Libros Presupuesto, Plan de Calidad de Obra,
Procedimientos de trabajo, Certificados de organismos públicos y privados,
Programa, Reuniones, Estadística e Inspecciones.
En este punto, se indican todos los documentos y registros que se controla su

distribución, tanto en formato digital y/o en papel.
Las Especificaciones Técnicas de Construcción preliminares deben ser enviadas, por
el Arquitecto a cargo, al Jefe de Estudios y Proyectos, mediante un Email, para la
elaboración del presupuesto. Una vez aprobadas por la Municipalidad, las
Especificaciones Técnicas de Construcción son distribuidas a obra mediante el
“Sistema de Gestión Documental en obra”.
Una vez aprobado el libro “Presupuesto”, el Jefe de Estudios y Proyectos lo distribuye,
en papel, mediante el “Sistema de Gestión Documental en obra”.
Una vez aprobado el “PC-{iniciales de obra} Plan de calidad {nombre obra}” y los
“Procedimientos de trabajo”, el Encargado de calidad de obra o el Prevencionista de
Riesgos, según corresponda, los distribuyen mediante el “Sistema de Gestión
Documental en obra”. En el caso de los procedimientos de trabajo, la versión digital se
encuentra solo en la carpeta “Documentos Sistema Gestión de Calidad” y no en el
“Sistema de Gestión Documental en Obra”, para evitar duplicidades.
Una vez obtenido el “Certificado de número Municipal”, el Arquitecto a cargo lo
distribuye mediante el “Sistema de Gestión Documental en obra”, según se indica
más adelante. Asimismo, otros “Certificados” de organismos públicos y privados son
distribuidos mediante el mismo sistema.
Una vez emitidos los documentos “PG-16 R020 Estadística mensual obra”, “PG-16
R022 Registro de Reunión de Seguridad (Comité Paritario Mensual)”, “PG-16
R043 Programa mensual de actividades en obra”, “PG-16-LCH-022 Inspección de
seguridad gerentes y subgerentes” y “PG-16-LCH-027 Inspección de seguridad
control general administrador de obra” el Prevencionista de riesgos de Obra los
distribuye mediante el “Sistema de Gestión Documental en obra”.
El envío y distribución de los documentos anteriores, se realizara de acuerdo al
“Sistema de Gestión Documental en obra” según se indica a continuación:
• Se debe ingresar al menú “documentos - envíos” registrando la información
solicitada, incluyendo los mails de las personas a quienes se les notificara de la
disponibilidad del documento o de una nueva versión de éste. A continuación se
subirá un archivo digital, por lo que el sistema automáticamente enviara un mail

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al respecto. El Profesional Administrador de obra es el responsable de que se

retiren las copias del documento en papel y el respaldo digital, cuando
corresponda. Además, quedará una copia digital disponible, en el sistema,
cuando corresponda.
• Una vez retirados los documentos, el Profesional Administrador de Obra debe
dar conformidad de la recepción y distribución de estos al interior de la obra, a
través del sistema en la opción “documentos – distribución”, cuando
corresponda.
• La lista de documentos vigentes se puede consultar en la opción “documentos
– reportes” del sistema. Asimismo, se puede consultar la historia de todas las
versiones de un plano
5.3.2.2. Bitácora, Actas, Informes, Reuniones, Controles de hormigones, Formación

CPHS, Registros, Carta, Libro de Obra, Pólizas, Contrato Mandante y Estados de
Pago Banco.
En este punto, se indican todos los documentos y registros que no se distribuyen y se

suben al sistema para consulta de los usuarios, a los cuales se les notifica dicho acto.
El documento “PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento” será notificado
semanalmente, siempre que haya tenido cambios, por el Jefe de Bodega, mediante el
Una vez emitidos los documentos “PE-03 R014 Acta reuniones de obra”, “PE-03
R015 Informe de obra” y “PE-03 R013 Control de muestras hormigones y
resistencias”, el Profesional Administrador o Encargado de calidad de Obra los
notifican mediante el “Sistema de Gestión Documental en obra”.
Una vez emitido los informes de “PE-02 R011 Certificación de obra” y “PE-02 R013
Acta Inmobiliaria”, el Arquitecto Coordinador de Proyectos los notifica mediante el
Una vez emitidos los documentos, “PG-16 R002 Formación CPHS”, “PG-6 R022
Registro de Reunión de Seguridad”, “PG-16 R024 Registro de procedimiento de
trabajo seguro”, “PG-16 R038 Carta tipo aviso Mutualidad (Obra Nueva)”, “PG-16
R041 Registro de Conocimiento de Plan de Emergencias”, “ PG-16-PT-01 Plan de
Emergencia y Evacuación” “Certificados Elementos de Protección Personal” e
“Informes Experto Mutual”, el Prevencionista de riesgos de Obra los notifica
mediante el “Sistema de Gestión Documental en obra”.

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El control de la lista de chequeo se realiza mediante el archivo: “PE-03 R008 Control

listas de Chequeo”, el cual es notificado semanalmente, siempre que haya tenido
cambios, por el Encargado de calidad de obra, mediante el “Sistema de Gestión
Documental en obra”.
El programa mensual de las charlas de calidad se realiza mediante el archivo: “PE-03
R009 Programa mensual charlas SGC”, el cual es notificado mensualmente, siempre
que haya tenido cambios, por el Encargado de calidad de obra, mediante el “Sistema
de Gestión Documental en obra”.
El Libro de Obra será Notificado semanalmente siempre que haya tenido cambios, por
el encargado de calidad de obra, mediante el “Sistema de Gestión Documental en obra”.
El control de los certificados de control de calidad se realizará según lo indicado en el
punto: “Garantía y Certificados de Calidad de recursos” del procedimiento “PG-05
Compras”. El Encargado de Calidad Obra almacenara los “Certificados de control de
los ensayos de hormigón” en formato digital, en el “Sistema de Gestión Documental
en obra”.
El Profesional Administrador de Obra almacenara copia digital de las “Pólizas de
Seguro”, “Contrato de Mandante”, “Estado de pago Banco”, en el “Sistema de
Gestión Documental en obra”.
El control de los documentos anteriores, se realizara de acuerdo al “Sistema de
Gestión Documental en obra”, según se indica a continuación:
• Se debe ingresar al menú “biblioteca - ingresos” registrando la información
solicitada, incluyendo los mails de las personas a quienes se les notificara de la
disponibilidad del documento. A continuación se subirá un archivo digital, por lo
que el sistema automáticamente enviara un mail al respecto.
• Los documentos vigentes se pueden consultar en la opción “biblioteca –
carpetas” del sistema, según se indica a continuación:
CARPETA DOCUMENTOS
Certificación PE-02 R011 Certificación de obra
Bodega PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento
Actas PE-02 R013 Acta Inmobiliaria

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PE-03 R014 Acta reuniones de obra
Informes PE-03 R015 Informe de obra
Archivos calidad Certificados de control de los ensayos de hormigón
Certificados de control de calidad
PE-03 R008 Control listas de Chequeo
PE-03 R009 Programa mensual charlas SGC
PE-03 R013 Control de muestras hormigones y resistencias
PE-08 R001 Listado documentos en obra {nombre obra}
PE-08 R002 Listado registros en obra {nombre obra} “Libro

de Obra”
Prevención riesgos “PG-16 R002 Formación CPHS”
“PG_16 R022 Registro de Reunión de Seguridad”
“PG-16 R024 Registro de procedimiento de trabajo seguro”
“PG-16 R038 Carta tipo aviso Mutualidad (Obra Nueva)”
“PG-16 R041 Registro de Conocimiento de Plan de

Emergencia”
“PG-16-PT-01 Plan de Emergencia y Evacuación”
Certificados Elementos de Protección Personal
Informes Experto Mutual
Pólizas de seguro Incendio
Responsabilidad civil
Robo con fuerza

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Contrato Mandante
Estados de Pago Banco
5.3.2.3. Control de listas de chequeo, Charlas de calidad, Herramientas y

maquinarias a cargo, Garantías, Certificados de calibración, Reportes de mano
de obra, Liquidaciones de sueldo, Imposiciones, Finiquitos, Libros de
remuneraciones y Guías de despacho.
En este punto, se indican todos los documentos y registros, en papel, que no se

distribuyen y no se suben al sistema.
El Encargado de calidad de obra imprime los formatos de las “Listas de chequeo” y
“PE-03 R003 Charlas de calidad” y los entrega a los Supervisores de obra, para que
estos los llenen con los datos que sean pertinentes. Una vez completas las “Listas de
chequeo”, estas son devueltas al Encargado de calidad de obra, quien las almacena en
archivadores, debidamente identificados con el nombre de la obra y las partidas
pertinentes. Por otra parte, los registros de las “Charlas de calidad” son almacenadas
en archivadores con el nombre “Charlas de calidad” y de la obra.
El Jefe de Bodega de la obra controla los registros “PE-03 R006 Herramientas y
maquinaria a cargo”, almacenándolas en archivadores con el nombre “Herramientas y
maquinaria a cargo” y de la obra.
El control de las garantías se realizará según lo indicado en el punto: “Garantía y
Certificados de Calidad de recursos” del procedimiento “PG-05 Compras”.
Los “Certificados de calibración” se almacenaran en un archivador denominado
“Certificados de Calibración, el cual se encontrará en la bodega de obra.
Los “Reportes de mano de obra” se almacenaran en un archivador denominado
“Reportes de mano de obra”, el cual se encontrará en la oficina del Digitador.
Las “Liquidaciones de sueldo”, “Imposiciones”, “Finiquitos” y “Libros de
remuneraciones” se almacenaran en archivadores, denominados según corresponda,
los cuales se encontrarán en la oficina del Administrativo de obra.
Las “Guías de despacho” internas y externas, “PG-05 R010 Eliminación de
materiales, equipos y herramientas”, “PG-05 R011 Entrega de vales de bodega” y
“PG-05 R018 Control de guías de despacho”, se almacenaran en archivadores,
denominados según corresponda, los cuales se encontrarán en la bodega de obra.

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5.3.2.4. Listados y Órdenes de compra.
En este punto, se indican todos los documentos y registros, que se encuentran en

otros sistemas.
Los informes “Listado de herramientas, equipos y maquinarias” y “Listado de
equipos de medición y ensayo” se pueden obtener en el “Sistema de logística”.
Las “Órdenes de compra” se pueden obtener en el “Sistema de logística”.
5.4. Control y conservación de los Documentos y Registros al interior de obra
El control y conservación de los documentos y registros, en la obra, debe realizarse de acuerdo a

PE-08 R001 Listado documentos en obra {nombre obra} y PE-08 R001 Listado registros en
obra {nombre obra} y es responsabilidad del Profesional Administrador de Obra que se
implemente. El Encargado de Calidad de obra emite y mantiene actualizado los registros PE-08
R001 Listado documentos en obra {nombre obra} y PE-08 R001 Listado registros en obra
{nombre obra}. En este listado se realiza la siguiente clasificación:
• Documentos normativos: Corresponde a leyes, ordenanzas, normas, etc., de origen
externo.
• Documentos y registros técnicos: Corresponde a todos los relacionados a los procesos
de desarrollo de proyectos y construcción, que se utilizan en obras, que no corresponden
a procesos de apoyo, y que están directamente relacionados con el producto.
• Documentos y registros administrativos: Corresponde a todos los documentos y
registros de los procesos de apoyo, excluyendo los normativos.
5.5. Modificación de documentos y registros de obra
Las modificaciones a los documentos y registros deben realizarse de acuerdo a lo indicado en el

punto: “5.8 Modificación de documentos y registros” del procedimiento “PG-01 Control de
Documentos y Registros”.
6. RESPONSABILIDADES.
El Jefe de Mejora Continua es el encargado de planificar, implementar, controlar y mejorar el presente
Proceso.
7. REGISTROS.
• PE-02 R011 Certificación de obra.
• PE-02 R013 Acta Inmobiliaria

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• PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento.

• PE-03 R003 Charlas de calidad.
• PE-03 R006 Herramientas y maquinaria a cargo.
• PE-03 R008 Control listas de chequeo
• PE-03 R009 Programa mensual charlas SGC
• PE-03 R013 Control de muestras hormigones y resistencias
• PE-03 R014 Acta reunión de obra.
• PE-03 R015 Informe de obra.
• PG-05 R010 Eliminación de materiales, equipos y herramientas
• PG-05 R011 Entrega de vales de bodega
• PG-05 R018 Control de guías de despacho
• PE-08 R001 Listado de documentos vigentes en obra
• PE-08 R002 Listado de registros vigentes en obra
• PG-16- R002 Formación CPHS
• PG-16- R020 Estadística Mensual obra
• PG-16 R022 Registro de Reuniones de Seguridad”
• PG-16- R024 Registro de Procedimiento Trabajo Seguro
• PG-16 R038 Carta Tipo Aviso Mutualidad (Obra Nueva)”
• PG-16- R041 Registro de Conocimiento de Plan de Emergencias
• PG-16 R043 Programa Mensual de Actividades en Obra”
• PG-16-LCH-022 Inspección de Seguridad Gerentes y sub gerentes
• PG-16-LCH-027 Inspección de Seguridad General Administrador de Obra
• PG-16- PT-01 Plan de Emergencia y Evacuación
• Listas de chequeo
• Especificaciones técnicas de construcción.
• Libro de presupuesto
• Plan de calidad de obra
• Procedimientos de trabajo
• Certificado de número municipal.
• Certificados de organismos públicos y privados.
• Certificados de control de calidad
• Certificados Elementos de Protección Personal

Código: PE-08
Revisión: 01
EN OBRA
Fecha: Julio 2011
• Informes Experto Mutual

• Libro de Obra
• Garantías
• Certificados de calibración
• Guías de despacho
• Listado de herramientas equipos y maquinarias.
• Listado de equipos de medición y ensayo
• Órdenes de compra
• Pólizas de Seguro
• Contrato de Mandante
• Estado de pago Banco
• Reportes de mano de obra
• Liquidaciones de sueldo
• Imposiciones
• Finiquitos
• Libros de remuneraciones
8. ANEXOS.
No aplica
.

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Revisión: 01
EN OBRA
Fecha: Julio 2011
9. CONTROL DE CAMBIOS
Rev. Punto Modificación
0 Versión inicial
1 4 Se modifica definición de “Documento”
5.3.1 Se agrega “los cuales serán identificados con el timbre ‘Apto para
construir’”
Se agrega “Así también el Arquitecto y el Jefe de Estudio y Proyecto emiten
planos identificados con el timbre preliminar, los cuales sólo tendrán
carácter informativo.”
5.3.2.1 Se agrega “Reuniones, Estadística e Inspecciones” en el título
Se reemplaza codificación y títulos de nuevos registros de prevención de
riesgos
5.3.2.2 Se agrega “Reuniones, Formación CPHS, Registros, Carta, Libro de
Obra” en el título
Se modifica codificación de registros de PE-03
Se actualiza codificación y títulos de nuevos registros de prevención de
riesgos
Se agrega “El Libro de Obra será Notificado semanalmente siempre que
haya tenido cambios, por el encargado de calidad de obra, mediante el
“Sistema de Gestión Documental en obra”.”
Se actualiza tabla resumen con nuevas codificaciones.
7 Se actualiza listado de registros de acuerdo a las modificaciones
anteriores.

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Elaboró Revisó Aprobó

Juan Pablo Aravena

Fecha Julio 2011 Julio 2011 Julio 2011

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5.1 TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS .............................................................. 3

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La tipología de los documentos y registros se hará de acuerdo a lo establecido en el procedimiento

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5.2. Documentos del SGC en obra.

La identificación, elaboración, aprobación, actualización y conservación de los documentos y

5.3. Control de documentos y registros en obra

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5.3.2. Envío, distribución y control de otros documentos y registros.

En este punto, se indican todos los documentos y registros que se controla su

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al respecto. El Profesional Administrador de obra es el responsable de que se

5.3.2.2. Bitácora, Actas, Informes, Reuniones, Controles de hormigones, Formación

En este punto, se indican todos los documentos y registros que no se distribuyen y se

Este documento impreso o almacenado fuera de Intranet NO asegura su vigencia

El control de la lista de chequeo se realiza mediante el archivo: “PE-03 R008 Control

Certificación PE-02 R011 Certificación de obra

Bodega PE-03 R002 Bitácora de mantenimiento

Actas PE-02 R013 Acta Inmobiliaria

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PE-03 R014 Acta reuniones de obra

Informes PE-03 R015 Informe de obra

Archivos calidad Certificados de control de los ensayos de hormigón

Certificados de control de calidad

PE-03 R008 Control listas de Chequeo

PE-03 R009 Programa mensual charlas SGC

PE-03 R013 Control de muestras hormigones y resistencias

PE-08 R001 Listado documentos en obra {nombre obra}

PE-08 R002 Listado registros en obra {nombre obra} “Libro

Prevención riesgos “PG-16 R002 Formación CPHS”

“PG_16 R022 Registro de Reunión de Seguridad”

“PG-16 R024 Registro de procedimiento de trabajo seguro”

“PG-16 R038 Carta tipo aviso Mutualidad (Obra Nueva)”

“PG-16 R041 Registro de Conocimiento de Plan de

“PG-16-PT-01 Plan de Emergencia y Evacuación”

Certificados Elementos de Protección Personal

Informes Experto Mutual

Pólizas de seguro Incendio

Robo con fuerza

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5.3.2.3. Control de listas de chequeo, Charlas de calidad, Herramientas y

En este punto, se indican todos los documentos y registros, en papel, que no se

Este documento impreso o almacenado fuera de Intranet NO asegura su vigencia

5.3.2.4. Listados y Órdenes de compra.

En este punto, se indican todos los documentos y registros, que se encuentran en

5.4. Control y conservación de los Documentos y Registros al interior de obra

El control y conservación de los documentos y registros, en la obra, debe realizarse de acuerdo a

5.5. Modificación de documentos y registros de obra

Las modificaciones a los documentos y registros deben realizarse de acuerdo a lo indicado en el

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• Informes Experto Mutual