5.

CARTAS

La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados

mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Véase Acuerdo 060
del AGN, de octubre de 2001.

Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con
logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas
las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que sólo la primera hoja vaya
con el logo, membrete y pie de página, las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del
AGN, de octubre de 2001.

Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación,

descripción o aclaración dentro del texto. Véase el numeral 4.5.8.1.

5.1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su

destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

- Tratar un solo tema por comunicación;

- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- Usar tratamiento respetuoso y cortés;

- Redactar en primera persona del plural( nosotros) y usar el tratamiento de usted

en singular (usted) o plural (ustedes) o

- Redactar en tercera persona del plural (ellos / ellas / ustedes) o singular (Él / ella /
usted)

Ejemplo en presente:

Nosotros, queremos, estamos, hemos

Ejemplo en pasado:
Estuvimos, decidimos, preferimos, hicimos

- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 1
5.2 UTILIZACIÓN DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos:

- Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;

- Regular o aclarar una situación;

- Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

- Dar respuesta a una comunicación recibida;

- Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;

- Solicitar detalles sobre un asunto determinado;

- Impugnar o corregir una situación;

- Confirmar eventos ocurridos o pendientes;

- Solicitar o remitir información, documentos u objetos;

- Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;

- Felicitar, invitar o convocar, y

- Hacer llamados de atención, entre otros.

5.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las
cuales se destacan:

- Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la

organización;

- Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del estado, y

- Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un

lenguaje informal.

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 2
5.4 PARTES DE LA CARTA

5.4.1 Código

Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el

documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación
documental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica,
alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie
documental, en caso de que exista.

Se recomienda escribirlo a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando de cero a una

interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.

5.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboración

Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas libres del código y en forma
completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin
separarlo con punto), según el estilo.

5.4.3 Destinatario

A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres
interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar
varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.

Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a
un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u
oficina responsable.

Está conformado por los siguientes componentes:

5.4.3.1 Denominación o título académico

Se escribe en la primera interlínea libre. Véase el Anexo A (Informativo). Se recomienda

utilizar mayúscula inicial. Para escribir los nombres de las denominaciones o títulos
académicos, véase el Anexo A (Informativo).

5.4.3.2 Nombre del destinatario

Se sugiere escribirlo con mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos

Se ubica en la segunda interlínea libre.

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 3
5.4.3.3 Cargo
Se aconseja escribirlo con mayúscula inicial. Los nombres de cargos muy extensos se
pueden distribuir en dos líneas para guardar proporción visual con los otros datos

Se ubica en la tercera interlínea libre.

5.4.3.4 Organización

Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente

conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de

acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.

Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización

lo haya registrado de manera diferente.

5.4.3.5 Dirección

De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este
espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo
electrónico. No se utilizan abreviaturas.

Para designar el número en la dirección se recomienda dejar tres espacios entre la

designación principal y la nomenclatura. Cuando la dirección contiene información
complementaria como bloque, interior, apartamento, entre otros, para su designación se
recomienda escribir la palabra completa.

5.4.3.6 Nombre del lugar de origen

Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se

escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el
lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se
utilizan los términos La ciudad o Presente.

5.4.3.7 País

Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre
del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de
la extensión de los datos.

Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el
nombre del país se escriben en mayúscula sostenidos.

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 4
EJEMPLO 1 Doctor
GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindío

EJEMPLO 2 Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO VÉLEZ
Gerenta de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 26 63-32
Santiago de Cali, Valle del Cauca
EJEMPLO 3 Señor
MICHEL MAURIAC
Président-Directeur Général
AMSDE
26 Avenue de Verdun
33089 Bordeaux-Cedex
Francia

EJEMPLO 4 Señor
ANDRÉS URRESTA RÚA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador

EJEMPLO 5 Ingeniero
JORGE SÁNCHEZ
Coordinador de Informática
Dow Chemical Colombia
Fax (5) 315 48 90
Barranquilla, Atlántico

5.4.4 Asunto

Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y
sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlíneas libres, a partir del último dato del
destinatario. Constituye la síntesis del tema del documento. Es aconsejable expresarlo en
un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que
se afecte el sentido. Únicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la
palabra asunto en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. (Máximo cuatro
palabras)
Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 5
5.4.5 Saludo

Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto.
Si se desea utilizar los saludos más usuales, véase el Anexo A (Informativo).

5.4.6 Texto

Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo
hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlínea libre entre párrafos y para efectos
de redacción y presentación véase el numeral 5.1. (Aplique estructura pirámide invertida-
Ver Guía Producción de Documentos, entregada por la docente)

Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y
cortés

5.4.7 Despedida

Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas más
usuales. Ver Guía Producción de Documentos, entregada por la docente)

5.4.8 Remitente y firmas responsables

Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa
de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se
escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.

La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se
ubican de acuerdo con el estilo elegido.

5.4.9 Líneas especiales ( Anexos, copias, identificación del transcriptor)

Si se requieren las líneas especiales, se recomienda escribirlas a dos interlíneas libres de

los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en
el texto. Recomendado tamaño de letra (8)

5.4.9.1 Anexos

Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente.

La palabra anexo, o anexos, según el caso, se escribe con mayúscula inicial, seguida de
dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis se relaciona el
número de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y
separados por coma (,).

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 6
EJEMPLO 1 Anexo: Uno (15 folios, estadísticas).

EJEMPLO 2 Anexos: Dos (ocho folios y un CD-ROM).

EJEMPLO 3 Anexos: Tres (10 folios, un cheque y un folleto).

EJEMPLO 4 Anexos: Ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y
un video didáctico).

EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitación en un folio, dos actas en 10 folios y un informe en 10 folios).

5.4.9.2 Copias
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos
(:). Se ubica a dos interlíneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de
anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los
destinatarios alineados así: tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se
dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organización. Todo
ello sin abreviar.

EJEMPLO 1 En línea separada:

Copia: Señor Julio Montoya, Gerente AMS

Señor Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional, Textiles S.A.
Doctor Bernardo Murcia Vélez, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

EJEMPLO 2 Para dependencias:

Copia: Gerencia
Gestión Humana
Dirección Financiera

EJEMPLO 3 Para códigos de las dependencias:

Copia: 1010
1030
100

EJEMPLO 4 En línea seguida:

Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; César
Arenas, Jefe de Producción

Se recomienda no enunciar las copias fijas para la serie documental y el consecutivo, por
ser normas internas de la correspondencia de las organizaciones.

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 7
5.4.9.3 Identificación del transcriptor

A dos interlíneas libres del remitente o a una interlínea libre de anexos y copias se escribe
el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redacción, trascripción y
demás actividades relacionadas con la elaboración de la comunicación, todo debidamente
alineados. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeñado por cada uno de
los participantes.

Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o demás actividades, no se

requiere su identificación.

EJEMPLO Redactor: Juan Carlos López Mendieta

Transcriptor: Angélica María Duque Duque

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 8
 PASOS DE REDACCION

1. Piensa sobre qué escribirás antes de escribir

No hacerlo es una equivocación que muchos cometen. Antes de sentarte a escribir
asegúrate que tienes algo que decir y define claramente cómo lo quieres expresar.
No centres tu escritura en las palabras, sino en las ideas que quieres transmitir.
Piensa: ¿Cuál es el objetivo del escrito? A partir de ello empieza a construirlo.

2. Establece una estructura

Hay varias formas de estructurar un texto. La más sencilla (y que te puede servir al
redactar tus entradas) es la de pirámide invertida, que consiste en ir de lo más
a lo menos importante. También es recomendable que en el primer párrafo
respondas las principales cinco preguntas:

¿qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿dónde?

Ejemplo según estructura pirámide invertida

QUE?= Tema principal, de que se está hablando

QUIEN= Identidad característica de una persona
CUANDO= Tiempo en que ocurren los hechos
COMO= Sucesos, durante, acciones
DONDE= Lugar

El motivo de esta carta es para anunciarle nuestro próximo seminario sobre la Edad Media.

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 9
El Seminario se llevará a cabo el día 31 de julio de 2010 a partir de las catorce horas, en nuestro
auditorio de conferencias; será impartido por el Escritor e investigador Tomás Espinoza y Aquino,
especialista y autor de varias novelas históricas como “La Luz del oscurantismo” y “La vida
cotidiana durante las carnestolendas”.i

ii

3. Conoce a tu audiencia
Antes de escribir piensa a quién está dirigido tu mensaje. Imagínate cómo es tu
lector, ¿cuáles son sus intereses? ¿qué tipo de lenguaje usa? ¿dónde leería tu
texto? Tener esto en mente te servirá para elegir tu tono y tus temáticas.
4. Puntos, puntos, puntos
Para brindar una escritura fluida debes usar correctamente los signos de
puntuación. Evita los párrafos eternos de una sola oración. Y siempre que estés
tentado a escribir una coma piensa si se puede sustituir por un punto.

5. Dile adiós a los adjetivos y adverbios

Las descripciones son importantes para conseguir una buena narrativa, pero
muchas personas abusan de los adjetivos y adverbios. Revisa tu texto y observa
todas las palabras que puedes eliminar (por ejemplo: muy, realmente, quizás,
asombroso, increíble, verdaderamente, justo). Como expresó el cuentista Horacio
Quiroga “Inútiles serán cuantas colas de color adhieras a un sustantivo débil”.

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 10
 6. Aplica la Cohesión y coherencia en tus escritos.

La cohesión: Permite que cada frase de un texto sea interpretada en relación con las
demás. También es la manera de relacionar y unir las distintas palabras, oraciones y
párrafos del texto. Una manera de tener buena cohesión, es evitar la repetición de una
misma palabra tanto como sea posible, tratando de reemplazarla por sinónimos.
Si un texto no presenta buena cohesión textual arriesga que sea confuso y el mensaje se
pierda.

La coherencia: es la unión que debe de existir entre las ideas de un texto,

presentando unidad y sentido global en el mismo. Orden, relación lógica,
consecuente

7. No repitas palabras
La amplitud de vocabulario, así como el nivel cultural de una persona se notan en
el uso excesivo de palabras. Busca sinónimos o conceptos que pudieran
reemplazar lo que escribiste. Lo primero que debes hacer es encontrar tus
muletillas (las palabras que repites constantemente), buscarlas en tu texto con la
funcionalidad en Word de Ctrl + B y cambiarlas por otras. El idioma español es
sumamente amplio; aprovéchalo.
8. Utiliza subtítulos o cabezas intermedias
Cuando realices un texto, sobre todo si es largo, piensa en dividirlo en subtemas y
usar cabezas intermedias. Esto ayuda a descansar la vista y a hacer más fluida la
lectura.
9. No abuses de los signos de puntuación ni de las negritas
La mayoría de las veces puedes omitirte signos de puntuación como los paréntesis
y los guiones agregando puntos o comas. De esta manera la escritura se ve más
limpia. También evita el exceso de negritas y letras itálicas; analiza bien qué
necesitas resaltar y hazlo únicamente cuando amerite.
10. Usa correctores de ortografía
Podría sonar obvio pero no todos lo hacen. Aunque la herramienta de Word es
bastante funcional, ten en cuenta que no arregla todos los errores, en especial si
se tratan de acentos diacríticos. Si no sabes cómo se usa una palabra,
simplemente no la uses. Lo mismo ocurre cuando se trata de gramática.
11. Sé auténtico
Para conseguir que tus escritos, ganen tracción es esencial que definas cuál será
tu voz, tono y estilo de escritura. No intentes sonar muy distinto a como hablas, ya
que el lector lo notará, y tampoco trates de imitar el estilo ni las ideas de alguien
más. Ojo: nunca escribas de un tema del que no conoces.
12. Ten un principio y un final contundente
Como en una buena obra de teatro o película, el principio es básico para cautivar a
la audiencia; mientras que el desenlace es lo que más recordará el espectador en
el largo plazo. Procura iniciar y terminar tus textos con fuerza. Una buena idea es
comenzar con una pregunta y acabar con la respuesta.
13. Lee mucho
Para ser un buen escritor es necesario ser un buen lector. Los libros, artículos,
revistas y posts pueden entregarte muchas ideas sobre cómo narrar una historia,

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 11
 así como pistas de ortografía y vocabulario. Lee sobre diferentes temas y autores;
además podrás usarlos como referencias en tus textos.
14. Escribe diariamente
Haz de la escritura un hábito. No necesitas redactar 10 cuartillas, sino tener un
diario o bloc donde todos los días escribas algunas ideas o pensamientos.
Igualmente, define y cumple fechas de entrega o publicación de tus entradas.
15. Léelo en voz alta
Este ejercicio te ayudará a notar si la fluidez y tus pausas son correctas. Si al leer
una oración te quedas sin aliento, es momento de añadir un punto. Si notas que
tus palabras producen cacofonía (repetición de sonidos) reemplázalas por otras.
16. Pide a alguien más que lo lea
Antes de publicar un texto pide a alguien de confianza -pero que no sea erudito del
tema- que te dé su retroalimentación y se convierta en tu ‘editor’ si no tienes uno
propiamente. Así sabrás en qué punto ahondar, qué cortar y si hay alguna frase
confusa.
17. No te distraigas
Escribir también requiere de enfoque y concentración. Así que antes de escribir
asegúrate de encontrarte en un ambiente relajante que invite a la inspiración. De
ser posible apaga tu celular, alertas de Skype y cualquier otro elemento que
lograra distraerte.
18. Revisa dos o más veces
La mayoría de los errores puede evitarse, o al menos disminuirse, con una
revisión. Lee cuidadosamente tu texto, revisa ortografía y palabras que usaste.
Por otro lado, no caigas en el perfeccionismo: siempre sentirás que tu texto puede
mejorar, por lo que debes saber cuándo dejarlo ir o, de lo contrario, nunca lo
publicarás.

FRASES DE INICIO PARA COMUNICACIONES

1. Con motivo de la inauguración de nuestra sucursal…

2. Con referencia al tema…
3. Con relación a la comunicación …
4. Con relación al contrato …
5. Con relación al correo…
6. Con relación al documento…
7. Con respecto a su propuesta de…
8. Conforme a su solicitud…
9. Conforme a lo establecido…
10. De acuerdo con sus instrucciones…
11. El objetivo de la presente es solicitarle…
12. El objetivo de la presente es…
13. El personal de esta empresa…
14. El principal objetivo de la presente carta es…
15. En atención a su queja…
16. En atención a su solicitud…
17. relación con el correo…
18. En relación con…
19. En respuesta a su…
Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 12
 20. La siguiente es para comunicarle…
21. La siguiente es para expresarle…
22. La siguiente es para extenderle…
23. La siguiente es para informarle…
24. La siguiente es para invitarle…
25. Lamentamos informar…
26. Le informamos que…
27. Le notificamos formalmente…
28. Le recordamos que…
29. Le remitimos esta correspondencia con el objetivo…
30. Le remito esta correspondencia con el motivo…
31. Me complace informarle que puedo ofrecerle una rebaja…
32. Me complace…
33. Mediante la presente, queremos comunicarle que…
34. Por medio de la presente, tengo a bien…
35. Reciba un cordial saludo…
36. Reciba un distinguido saludo…
37. Reciba usted un cordial saludo…
38. Tengo el agrado de comunicarle que…
39. Tengo el gusto de informarle que…
40. Tengo el placer de dirigirme a usted para…
41. Tengo interés en…
42. Revisado el expediente
43. Solicitamos se autorice
44. Para su conocimiento, se envía por escrito
45. En cumplimiento al …..
46. En relación a la solicitud recibida el …..
47. Con motivo de la inauguración de nuestra sucursal…
48. Con referencia al tema…
49. Con relación a la comunicación …
50. Con relación al contrato …
51. Conforme a lo establecido…
52. En atención a su queja…
53. En contestación a su…
54. En virtud de mi condición de director comercial…
55. Estamos seguros de que le agradará nuestra oferta sobre…
56. Felicitamos a usted sinceramente por…
57. Le envió adjunto el catálogo correspondiente al mes de…
58. Le informamos que…
59. Le notificamos formalmente…
60. Le recordamos que…
61. Le remitimos esta correspondencia con el objetivo…
62. Lo felicitamos sinceramente por…
63. Me es grato enviarle un saludo…
64. Me es grato informarle que…
65. Nuestro departamento de compras indicó que…
66. Por instrucciones de…
67. Queremos informarle que…
68. Reciba de nuestra parte un afectuoso saludo…
Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 13
5.4.7 Despedida

Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.

Ejemplos Frases de despedida

1. Le agradezco de antemano su respuesta sobre…

2. Cuento con usted, atentamente….
3. Muy cordialmente….
4. Cordialmente….
5. Afectuosamente….
6. Respetuosamente….
7. Sin más, me despido. Un saludo cordial….
8. Espero poder seguir siéndole útil en el futuro. Atentamente….
9. Le saludo con la más alta estima y consideración….
10. Quedo a su disposición….
11. Agradeciendo la atención prestada, le envío un cordial saludo….
12. Mis más atentos saludos y quedo a su disposición….

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 14
 CONECTORES Y RELACIONANTE

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 15
Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 16
Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 17
Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 18
 Figura 1. Esquema zonas disponibles de carta estilo bloque extremo
Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 19
 MUNDIACTUALIZACIÓN
COLOMBIANA

CNI-8-012
CNI - 8 - 012
Santiago de Cali, 03 de febrero de 2020

Bogotá D.C., 11 de febrero de 2009

Señor
LUIS ANTONIO GARCIA MORANTES
Señor
Jefe Departamento Recursos Humano
GERMÁN CANO MORA
Capacitación Empresarial
Jefe Departamento S.A
Recursos Humanos
[email protected]
Capacitación Empresarial S.A.
Transversal 3645
Transversal 36 No- 80
45-80
5546578
Bogotá D.C.
Cali-Valle
Asunto: Modelo partes mensaje comercial

Asunto: Modelo carta comercial

Cordial saludo, señor Cano:
Este modelo de carta escrita en estilo bloque extremo, es uno
Entre de los más usados en la comunicación organizacional. Entre
3 cm y 4 cm Este modelo de carta escrita en estilo bloque extremo es uno de los más 2 cm y 3 cm
Es necesario
usados que el contenido
en la comunicación transmita la idea en forma:
organizacional.
clara, precisa, coherente, concisa y ordenada para cumplir con
los
Es objetivos de elinformar
necesario que contenidoytransmita
persuadir. Sugiere
la idea que
en forma: el precisa,
clara, texto no
coherente,
tenga másconcisa
de tres y ordenada
párrafospara
encumplir
cartascondelosunobjetivos
solo de informar
folio. Se
y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga más de tres párrafos en
adjunta literatura de la Real Academia Española
cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Española.
Al observar este modelo, identificará las partes fundamentales
y Aopcionales que se requieren para la comunicación efectiva.
l observar este modelo, identificará las partes fundamentales y opcionales
que se requieren para la comunicación efectiva.

Hasta próxima oportunidad.

Respetuosamente,

LUCERO ANACONA GIRONZA

Jefe Gestión
MARIA Documental
FERNANDA GÓMEZ LARA
Orientadora Recursos Humanos
Anexo: Uno (13 folios, estadísticas)
Dos: (16 folio, informe)
Anexo 1: Estadisticas (13 folios)
Copias: Ing. Luis Cardenas, Sistemas
Copias: Ing. Luis Cárdenas, Sistemas
Señor
Elaboró: Carlos
Angélica Salazar, Usuario
Duque-Gestión D
Reviso: Maria Lizarazo- Jefe Contab
Elaboro: Angélica Duque, Gestión Documental
Reviso: María Lizarazo, Supervisora Proyecto

Calle 34 98 - 07, Bogotá D.C. [email protected]

PBX 890 89 76 - teléfono 412 32 65

Figura 2. Ejemplo de distribución de carta estilo bloque extremo

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 20
 Figura 3. Esquema de carta estilo bloque

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 21
 MUNDIACTUALIZACIÓN
COLOMBIANA

DC - 4 - 015

Bogotá D.C., 11 de abril de 2009

Señora
NIDIA GONZÁLEZ MORA
Coordinadora Área Bienestar
Capacitación Empresarial S.A.
Calle 34 45 - 80
Bogotá D.C.

Asunto: Modelo estilo bloque

Cordial saludo, señora Nidia:

Entre Entre
3 cm y 4 cm 2 cm y 3 cm
El estilo bloque consuiste en que las líneas del cógido, la fecha, la firma y
el cargo se ubican partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho.

Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la

despedida y las líneas especiales se ubican contra el margen izquierdo.

Agradecemos la aplicación de la guía.

MARÍA FERNANDA GÓMEZ LARA

Orientadora de Capacitación

Anexos: uno (un folio)

Copia: Recursos Educativos

Transcriptor: Angélica Duque Gómez

Calle 34 98 - 07, Bogotá D.C. [email protected]

PBX 890 89 76 - teléfono 412 32 65

Figura 4. Ejemplo de distribución de carta estilo bloque

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 22
 Figura 5. Esquema de carta estilo semibloque con sangría

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 23
 MUNDIACTUALIZACIÓN
COLOMBIANA

DA - 5 - 007

Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009

Licenciado
GERMÁN DUQUE MUÑOZ
Coordinador Académico
Desarrollo Talento Humano
Actualización Empresarial S.A.
Bogotá D.C.

Asunto: Estilo semibloque

Respetado licenciado Duque:

Entre Entre
3 cm y 4 cm Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. 2 cm y 3 cm
En cuanto a la distribución del código, fecha, nombre del remitente y cargo
se ubican desde el centro de la hoja hacia el margen derecho.

La única diferencia es que los párrafos llevan sangría de 5 a 10 espa-

cios que dependen de la elección del remitente. Para el ejemplo se aplicó
una sangría de cinco espacios.

Cordialmente,

MARIA FERNANDA GÓMEZ LARA

Directora

Copia: Recursos Humanos

Transcriptor: Andrea Forero Gómez

Calle 34 98 - 07, Bogotá D.C. [email protected]

PBX 890 89 76 - teléfono 412 32 65

Figura 6. Ejemplo de distribución de carta estilo semibloque con sangría

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 24
i
https://www.bolunta.org/wp-
content/uploads/manualComunicacion/Enlace23_estructura_noticia.pdf
ii
Fuente: https://www.ejemplode.com/11-escritos/1080-
ejemplo_de_carta_comercial.html#ixzz6LpNnvy8O

Basada en la Guía Técnica Colombiana GTC 185. Documentación Organizacional

Página 25