TEMA 2: Procesos de selección de proveedores.

1.- Identificación de las fuentes de suministro.

¿Por qué crees que la empresa busca nuevos proveedores? ¿Piensas que
todos los proveedores de nuestra empresa son igual de importantes? Tu
empresa necesita productos para realizar su actividad económica por lo tanto
necesita proveedores. Hay proveedores que no son cruciales, pero otros son
de vital importancia puesto que repercuten en los resultados de costes de la
empresa.

La búsqueda del proveedor o proveedores adecuados a las necesidades de la

empresa, adquiere gran importancia, tienes que conocer al máximo el mercado
y realizar una búsqueda minuciosa y exhaustiva de los posibles proveedores.
La complejidad de este proceso depende de las necesidades de la empresa, en
aquellas con elevado volumen de compras, encontrar al mejor proveedor es
más importante que en otras cuyas compras suponen un menor volumen.

Una vez que el departamento de compras planifica adecuadamente la compra,

debes proceder a la búsqueda de posibles proveedores para adquirir los
productos o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa.

1.1.- Búsqueda de proveedores para productos o servicios

adquiridos con anterioridad.
El proveedor o proveedores actuales no satisfacen las expectativas que has
depositado en ellos, aunque hayan cumplido con lo contratado, pero se hace
necesario estar siempre informado de las ofertas que el mercado te ofrece,
pueden aparecer nuevos proveedores que sean de tu interés.

En los casos de productos o servicios adquiridos anteriormente, el

departamento de compras ya conoce algunos de los posibles proveedores,
tienes una base de datos, pero es imprescindible actualizar la información
existente. Esto te sirve de punto de partida, pero, además, debes buscar
información sobre proveedores que no tenga en la base de datos.

1.2.- Búsqueda de proveedores para productos o servicios

adquiridos por primera vez.
En los casos de productos o servicios que se adquieren por primera vez, el
departamento de compras deberá buscar posibles proveedores, para lo cual
partirá de fuentes de datos como revistas especializadas, personas
relacionadas con el sector, Internet, etc. Ocasionalmente estos proveedores
son recomendados por el departamento emisor del boletín de compras.
1.3.- Búsqueda de los proveedores potenciales online.
La búsqueda de proveedores en Internet se ha convertido en una práctica más
que común en las empresas. Tanto si se usa este medio como canal de ventas,
como si se trata de una empresa de modelo tradicional, cada vez es más
común que todas las empresas utilicen la red para buscar nuevos proveedores
con los que abastecerse, tanto de servicios como de productos. Lo que antes
se hacía usando las páginas amarillas (en papel) ahora se hace usando
Google, Yahoo, Bing... Además, Internet nos permite encontrar proveedores a
nivel mundial, cosa impensable por métodos tradicionales sin invertir mayores
recursos. Este hecho refleja la importancia para una empresa de contar con
"presencia en la red". Si no estás en el espacio virtual perdemos clientes
potenciales cada día que pasa. Por ello es importante que las empresas
publiciten sus productos o servicios a través de la web y en plataformas
específicas diseñadas para ello.

La búsqueda de proveedores on-line nos ofrece multitud de posibilidades, pero

también debemos tener en cuenta que por la amplitud de información que
podemos encontrar en este medio debemos marcarnos unas directrices para
llevarla a cabo la búsqueda. Para ello, existen también unos motores de
búsquedas más específicos sobre temas concretos, lo que permite que la
información obtenida sea más especializada en el sector del que se trata. La
información aquí encontrada se actualiza con mayor frecuencia que en los
buscadores más genéricos.

1.4.- Búsqueda de los proveedores potenciales off line.

Además de la búsqueda online, puedes recopilar información sobre posibles
proveedores en:

 Prensa, radio y televisión.

 Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa.
 Publicaciones e informes de bancos y cajas de ahorro.
 Ferias y exposiciones comerciales. Una feria es uno de los mejores
lugares para encontrar proveedores. Las ferias no están abiertas al
público en general, son una forma de identificar a los profesionales, los
proveedores se dan a conocer para promocionar productos, y los
interesados en el producto, visitan los stands para tomar ideas, conocer
marcas e informarse sobre artículos nuevos.
 Páginas amarillas. (Blancas)
 Asociaciones empresariales y profesionales, cámaras de comercio y
bases de datos de organismos públicos y privados.
 La competencia.
2.- Petición de ofertas de aprovisionamiento.
DEFINICIÓN: * Esta petición de ofertas se basa en pedir por escrito, al
proveedor, las condiciones técnicas y comerciales que nos pueden ofrecer. Es
la solicitud de información a determinados proveedores sobre las condiciones
de compra de un determinado producto.

2.1.- Documento petición de oferta. *

La forma más efectiva es mediante el documento de petición de ofertas. Este
documento puede ser una carta que contenga todos los datos necesarios, o
bien la empresa puede tener un documento.

El impreso o la carta debe contener, al menos los siguientes apartados:

 Presentación y persona de contacto dentro del departamento de

compras.
 Condiciones de presentación de la oferta por parte del proveedor:
o Soporte (papel, correo electrónico, fax, etc.)
o Personas de contacto por parte del proveedor.
 Condiciones económicas:
o Precio (unitario, por lote, global).
o Descuentos (comerciales, por volumen, por pronto pago, de
temporada, promociones, etc.).
o Gastos de envases, embalajes y otros servicios.
o Transportes y seguros.
o Forma de pago (en caso de aplazamiento con o sin intereses).
o Gastos de instalación y montaje (en caso de bienes de inversión).
o Moneda en que deben venir expresados los conceptos anteriores.
 Condiciones de servicio:
o Plazo de entrega del producto o de prestación del servicio.
o Adiestramiento o no de los empleados. (FORMACION)
o Servicios postventa ofrecido por el proveedor.
 Características del producto:
o Calidad del producto.
o Condiciones de embalaje.
o Periodo de garantía.
 Aspectos administrativos:
o Documentación necesaria para formalizar la operación.
o Legislación aplicable.
2.2.- Pliego de condiciones.
El pliego de condiciones permite a los proveedores establecer su oferta con
exactitud. Esta solicitud se puede redactar de dos formas:

1. Pidiendo a cada proveedor que realice una oferta detallada de todas las
condiciones. Esta manera de proceder se utiliza en el marco de
los contratos públicos. (información detallada).
2. Interrogando al proveedor únicamente acerca de sus mejores
condiciones comerciales. La respuesta que en este caso se reciba no
tiene por qué ser detallada. (información general).
3.- Criterios de selección/evaluación de proveedores.
El proceso de selección de proveedores es muy importante para el éxito de la
empresa, debes buscar proveedores que te ofrezcan los productos o servicios
de mejor calidad, al mejor precio, también debes tener en cuenta las garantías
que te ofrezcan estos proveedores.

En el momento de seleccionar a un proveedor son muchos los factores que

debes tener en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, y servicio; debes
tratar que haya un equilibrio de estos componentes en la selección. Los
factores no tienen por qué ser siempre los mismos, pero estos son los más
básicos y generales.

3.1.- Selección de proveedores.

Una correcta selección puede evitarte pérdidas. Consta de 4 fases y sólo así te
asegurarás la mejor selección:

1. Búsqueda de información.
2. Solicitud de información. Una vez se ha confeccionado la lista de
posibles proveedores se inicia el contacto directo para solicitarles la
información que interesa obtener. Solicitamos información con la petición
de oferta. Debes insistir en que respondan claramente a los siguientes
aspectos:
o Calidad. (Ej. normas ISO)
o Condiciones económicas.
o Otras condiciones.
3. Evaluación de los proveedores. En esta fase tienes que realizar un
estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación
sucesiva basándose en los criterios de selección que hayas elegido,
hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la información
que recabes en el proceso de selección, debes realizar lo siguiente:
o Una ficha del proveedor, para formar un fichero de proveedores
en el que se reflejarán las características de los artículos que
cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales
que ofrece.
o Un cuadro comparativo, en el que se reflejen las condiciones
ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio,
forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para
realizar un estudio comparativo con toda la información recabada.
4. Selección. Una vez elaborado un cuadro comparativo con las
características de las ofertas de todos los proveedores
preseleccionados, procederás a la elección del proveedor que ofrezca el
producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la
empresa.
3.2.- Evaluación de proveedores.
Para la selección de proveedores se usarán criterios económicos, criterios de
servicios, criterios de calidad y factores de riesgos.

Cada empresa establecerá los criterios que mejor se adapten a sus

necesidades. No tiene siempre por qué ser el mismo criterio o criterios de
selección.

5.- Registro y valoración de proveedores: archivo y

actualización.
Para muchas empresas las fuentes de aprovisionamiento suelen cambiar de
temporada en temporada, como es obvio, esta variedad de artículos se obtiene
de distintos fabricantes. Por eso, es conveniente llevar, al menos, una copia de
las operaciones que realiza el personal de sus distintas secciones, y también
es imprescindible tener toda la información posible sobre los proveedores.
Tener una bbdd que este actualizada y ordenada. Por eso, las condiciones que
debe reunir una base de datos o archivo de proveedores son:

 Que los registros estén ordenados, bajo un sistema de fácil localización.

 Que exista un fichero de seguridad, para los casos de extravío.
 Que contenga todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.

La ficha del proveedor: es un documento que usa todo el personal de compras,

sin ella su trabajo sería poco menos que imposible. El contenido de una ficha
de modelo estándar es el siguiente:

 Datos de identificación del proveedor: CIF, dirección completa….

 Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas….
 Condiciones comerciales: precio, descuentos….
 Observaciones: aquí se suele anotar el resultado de las pruebas
realizadas a las muestras o los informes recibidos.

También hay ficha de producto, que al menos deben contener:

 Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y

presupuestos.
 Nombre y código de los proveedores preseleccionados, por orden de
prioridad.
 Observaciones sobre las características que más han destacado al
estudiar las ofertas recibidas.
5.1.- Clasificación de los registros.
Las fichas de proveedores y de productos deben estar debidamente ordenadas
y clasificadas, para agilizar la localización y consulta de datos. Los sistemas de
clasificación que más se utiliza son:

 Orden alfabético, primer apellido segundo y el nombre

 Orden numérico. En este sistema se utiliza la serie natural de los
números como elemento principal, asignándolos
progresivamente.
 Orden mixto. Consiste en utilizar una combinación de los
sistemas anteriores, permite muchas combinaciones: un número
seguido de una letra o más letras, una letra seguida de un
número o varios.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es

posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más
aconsejable. En consecuencia, el sistema para archivar la documentación tiene
que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno
de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones
que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la
empresa.
6.- Análisis comparativo de ofertas.
En la valoración de las ofertas y la selección de proveedores, es importante
que tengas en cuenta los factores económicos, de calidad, de servicio y
de riesgo. Cada empresa establece los criterios que crea más conveniente,
atendiendo siempre, a lo que favorezca a la empresa.

Una vez recibidas las ofertas solicitadas a los diferentes proveedores, es

necesario analizarlas para poder realizar una selección del proveedor que te
ofrezca las condiciones que más se ajustan a las necesidades de la empresa.

6.1.- Proceso de valoración de ofertas. (criterios)

En primer lugar, elegirás los criterios de valoración, unidad de medida que nos
permite evaluar las ofertas enviadas por los proveedores.

En segundo lugar, asignarás una puntuación a cada uno de los

criterios utilizados o en combinación de los mismos, que vayan a ser tenidos
en cuenta para la selección de un determinado proveedor, en función de la
importancia que se le asigne a cada uno de estos factores.

En tercer lugar, atendiendo a los resultados obtenidos realizaras la selección

del proveedor.

EJEMPLO

En una oferta puedes establecer como criterios de valoración: las condiciones

económicas, la calidad, el plazo de pago, el servicio postventa, la forma de
pago y la solvencia del proveedor. Asignamos la siguiente puntación: al coste
total 50 puntos a las condiciones económicas, a la calidad 10 puntos, al plazo
de entrega 15 puntos, al servicio posventa 10 puntos, a la forma de pago 10
puntos y a la solvencia 5 puntos, llegando a una valoración total en el mejor de
los casos de 100 puntos.