Facultad de Ciencias Económicas

SISTEMAS DE INFORMACION

SISTEMA APLICADO DE VENTAS

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Definición.

El sistema de Ventas tiene por objetivo administrar la gestión

comercial de la empresa.

Específicamente cuando hablamos de vender estamos pensando en

el conjunto de operaciones mediante las cuales una empresa
transfiere a otra, o a un consumidor final, un bien o un servicio, y
recibe a cambio el equivalente en dinero ya sea cash o en cuenta
corriente.

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¿Qué sectores están involucrados en el sistema?

▪ El área comercial (fuerza de ventas) quien será responsable de generar y
captar las necesidades de los clientes.
▪ Los clientes, consumidores finales, beneficiarios de nuestros productos o
servicios.
▪ Administración de Ventas, que dará soporte administrativo a la operación.
▪ Créditos y Cobranzas, quien aplicara los controles financieros.
▪ Almacenes, para garantizar el stock y preparar el pedido a despachar.
▪ Expedición, será el responsable de la operación logística, entrega al cliente.
▪ Facturación, emisión de las facturas y Contabilidad, registrando la operación.

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Documentos mas importantes generados en el sistema.

▪ Nota de pedido. Es el documento que origina el proceso y en donde se
vuelcan las necesidades del cliente. Podremos capturarlo a través de un
vendedor o en forma online por parte del cliente.
▪ Remito. Es el documento con el que la mercadería viajara al cliente. Tenemos
que tener presente que hoy es un documento generado electrónicamente con
la participación de la AFIP, ARBA, etc según jurisdicción y material.
▪ Hoja de ruta, documento en el que se registrara la trazabilidad logística de la
entrega.
▪ Factura, documento que refleja la operatoria de venta. Mostrara tanto las
unidades vendidas, como los precios, descuentos y los plazos pactados en la
operación. También deberemos prestar atención a su emisión en tanto se
generara electrónicamente controlada via AFIP.

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¿Qué necesitamos controlar?

Control de Créditos

Control Formal
Nota de pedido

Control de stocks

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¿Qué necesitamos controlar?

▪ En la hoja de ruta.

1. Datos del transportista.

2. Datos del vehículo.
3. Total unidades transportadas.
4. Total peso transportado
5. Relevamiento de ruta a efectuar.

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¿Qué necesitamos controlar?

▪ En el remito electrónico.

1. Que estén los datos de entrega del cliente.

2. Detalle de unidades.
3. Peso de la mercadería.
4. Si es mercadería importada, incluir n° de permiso aduanero.
5. Asegurar la emisión del COT ( Código Operaciones de Transporte)
obligatorio en PBA por ARBA.

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¿Qué necesitamos controlar?

▪ En la factura electrónica.

1. Que estén los datos de facturación del cliente.

2. Detalle de unidades.
3. Precio pactado por unidad.
4. Descuentos comerciales y financieros aplicados
5. Plazo de la operación.
6. Poder contar con el CAE (código autorización electrónica)

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¿Qué archivos necesitamos utilizar?

▪ Listas de precios.
▪ Base de datos de clientes.
▪ Vendedores.
▪ Pedidos pendientes.
▪ Saldos de cuentas corrientes de clientes.
▪ Bienes de cambio, stocks por producto.

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Estructura del sistema

Modulo 1 - Administración De Clientes

Modulo 2 - Administración De Artículos.

Modulo 3 - Administración De Vendedores.

Modulo 4 - Administración De Pedidos Y Facturación.

Modulo 5 - Cobranzas Y Cuentas Corrientes.

Modulo 6 - Cuentas Documentadas Y Cheques Diferidos.

Modulo 7 - Subdiarios Y Contabilidad.

Modulo 8 - Estadísticas Y Operaciones Especiales.

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Modulo, Administración de clientes.

Administra los datos fijos de los clientes tales como:
Código de cliente.
Apellido y nombre o razón social. Domicilio, teléfonos, e-mail.
Numero de identificación tributaria y/o previsional.
Domicilio de entrega de la mercadería.
Vendedor que lo atiende.
Nombre del contacto
Archivos:
Poco volátiles
Operaciones básicas a-b-m de los datos.
Listados:
Padrón de clientes.
Altas – bajas y modificaciones.
Etiquetas .

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Modulo, Administración de artículos.

Administra los diversos atributos de los artículos.

Precios, impuestos, datos de las ultimas compras o procesos productivos.

Funciones: altas, bajas y modificaciones.

Archivos: artículos, stock, lista de precios.

Listados :

Maestro de artículos

Lista de precios

Precios de las ultimas compras

Listados por excepción.

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Modulo, Administración de vendedores.

Operaciones que realiza:

Altas ,bajas y modificaciones

Condiciones contractuales

Liquidación de comisiones.

Archivo: maestro de vendedores.

Listado e informes:

Comisiones por vendedores

Comisiones liquidadas en determinados periodos

Maestro de vendedores alta ,baja y modificaciones.

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Modulo, Administración de pedidos y facturación.

Calcula y emite los comprobantes remitos, facturas, notas de débito y notas de crédito y posibilidad de armado de hoja
de ruta.

Operaciones mas importantes:

Control formal

Control de créditos

Control de stock

Emisión de los formularios señalados

Administración de las cuentas a cobrar

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Modulo, Cobranzas y Cuentas Corrientes

Administra las cuentas corrientes de la empresa.

Recibe flujo de información del modulo administración de pedidos y facturación, sobre facturas, nd y nc
Efectúa tres operaciones básicas
Emisión y procesamiento de recibos oficiales
Captura de datos del modulo 4
Administrar las cuentas a cobrar en cuentas corrientes de la empresa.

Salidas
Recibo oficial.
Ficha o resumen de ctas.Ctes.
Analítico de ctas.Ctes.
Resumen de ctas ctes.
Antigüedad de deudas.
Proyección de cobranzas en función de las fechas de vencimientos.

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Modulo, cuentas documentadas y cheques diferidos

Suelen presentarse como módulos adicionales.

Administra la cartera de documentos a cobrar y cheques diferidos.

Funcionamiento similar al de ctas ctes.

Salidas referidas al ingreso y egreso de documentos clasificados por distintos atributos.

Proyecciones financieras

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Modulo, subdiario y contabilidad

Captura información de otros módulos.

Arma los archivos necesarios para transferencia al sistema de contabilidad.

Emite los soportes de información correspondientes.

Subdiarios de ventas de IVA.

Subdiarios de cobranzas.

Resúmenes para el impuestos a los ingresos brutos.

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Modulo, estadística y operaciones especiales

Trabaja a base de información de los otros módulos.

Estadísticas que deben ser definidas previamente.

Ejemplos

Ventas realizadas

Evolución en el tiempo

Cobranzas realizadas

Cobranzas pendientes

Varios.
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Hablemos de E-Commerce

▪ El E-Commerce se refiere al uso de internet y Web para realizar transacciones de negocios.

▪ Dicho de una manera mas formal, trata sobre las transacciones comerciales con capacidad digital
entre organizaciones e individuos. Siempre teniendo en cuenta que exista una intercambio de valor
a cambio de bienes o productos.

▪ Nació en 1995 y nadie imagino en su momento una curva de crecimiento exponencial en las ventas
minoristas que se duplicaron y triplicaron en los primeros años.

▪ Algunos datos relevantes.

1. En 2014, en EEUU las ventas online ascendieron a u$s 414 mil millones siendo un 12% mayor al año
anterior.

2. En 2016 casi 167 millones de estadounidenses tienen acceso a internet mediante el uso de un
teléfono inteligente.

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Hablemos de E-Commerce

▪ El E-Commerce sigue siendo la forma de comercio de mayor crecimiento.

▪ La primera ola de E-commerce transformo el mundo comercial de los libros, la música y

los viajes aéreos.

▪ La segunda ola de E-commerce modifico nueves industrias, marketing,

telecomunicaciones, cine, televisión, artículos de lujo, bienes raíces, viajes online,
pagos de facturas y software.

▪ Las plataformas digitales, teléfonos inteligentes, notebooks, tablets, empiezan a tener

éxito para la distribución de video, radio y contenido generado por el usuario.

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8 características únicas de la tecnología E-commerce

▪ Ubicuidad: La tecnología de internet esta disponible en todas partes, hogar, trabajo.

▪ Alcance global: La tecnología se extiende mas allá de los limites nacionales.

▪ Estándares universales: Hay un conjunto de estándares tecnológicos, internet.

▪ Riqueza: Es posible usar mensajes de video, audio y texto.

▪ Interactividad: La tecnología funciona a través de la interacción con el cliente.

▪ Densidad de la información: La tecnología reduce los costos de información y eleva la calidad.

▪ Personalización: La tecnología permite entregar mensajes personalizados a individuos y a grupos.

▪ Tecnología social: La tecnología soporta la generación de contenido y redes sociales.

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Tipos de E-commerce

▪ Negocio a consumidor (B2C): Implica la venta al detalle de bienes y servicios a

compradores individuales.

▪ Negocio a Negocio (B2B): Comprende la venta de productos y servicios entre

empresas.

▪ Consumidor a consumidor (C2C): Implica a los consumidores que venden directamente

a otros consumidores.

Otra forma de clasificar las transacciones seria en términos de plataforma utilizadas por los
participantes en una negociación. Podemos entonces usar:

Nuestras propias computadoras conectadas a una red fija

Actualmente han surgido alternativas a través de los dispositivos inalámbricos móviles

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Bibliografia

▪ Sistemas Administrativos y Control Interno. Jose Luis Pungitore. Capitulo n° 13

▪ Sistemas de Información Gerencial . Laudon y Laudon. Capitulo n° 10.

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