Politica de Gastos de Viaje

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Política de Gastos de

Viaje

POL-FIN-MEX-936
Política de gastos de viaje 06

Descripción General del Documento


Título del Documento: Política de Gastos de Viaje
País: México
Marca: N/A
Área: SUMA-Administración
Macroproceso: Egresos
Proceso: Gastos de Viaje
Subproceso: No aplica
Versión: 06
Fecha de última versión: 29/04/2019
Laura Paloma Hernández Alarcon/Analista Administrativo
Elaborado por: Zoraida Valdés Flores Carranza/ Coordinador Sr.
Administrativo
Oscar Manuel Durán Martínez /Gerente Administrativo
Revisado por:
José Ángel Lorenzo Delgado / Especialista de Egresos
Alejandro Villarruel Morales /Director de SUMA
Aprobado por:
Rafael Contreras / Director de Finanzas Alsea
Araceli Salvador / Gerente de Administración de Riesgos
y Control Interno
Vo.Bo. Control Interno:
Samuel Sirvent / Subdirector de Administración de
Riesgos y Control Interno

Registro de versiones

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Fecha 10/10/17 29/04/19

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Política de gastos de viaje 06

Contenido

1. Objetivo............................................................................................ 4
2. Alcance ............................................................................................. 4
3. Documentos relacionados ................................................................ 4
4. Áreas autorizadas para consultar este documento .......................... 4
5. Definiciones ..................................................................................... 4
6. Desarrollo......................................................................................... 5
6.1 Generales .............................................................................................5
6.2 Boletos de avión ....................................................................................6
6.2.1 Cotizaciones _____________________________________________________ 6
6.2.2 Cargos por no show _______________________________________________ 6
6.2.3 Gastos no reembolsables ___________________________________________ 7
6.3 Hospedaje .............................................................................................7
6.3.1 Reservaciones ____________________________________________________ 7
6.3.2 Cargos por no show _______________________________________________ 8
6.3.3 Gastos autorizados gastos no reembolsables____________________________ 8
6.4 Consumo de Alimentos. ..........................................................................8
6.4.1 Propinas. ________________________________________________________ 8
6.5 Estancias largas (mayores a 30 días) ........................................................8
6.6 Gastos de transportación. .......................................................................8
6.7 Emergencias Médicas. ........................................................................... 10
6.8 Gastos exentos de pago/reembolso ........................................................ 10
6.9 Anticipos ............................................................................................. 10
6.10 Reembolso gastos de viaje ............................................................... 10
6.11 Gastos de Viaje de proveedores ........................................................ 11
7. Anexos ........................................................................................... 12
7.1 Tarifas Diarias Autorizados por Nivel ....................................................... 12
7.2 Tabla de Comprobantes para cada tipo de Gasto ...................................... 13

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Política de gastos de viaje 06

1. Objetivo
La política de Gastos de viaje tiene como objetivo establecer lineamientos claros sobre el tipo e
importe de gastos que se encuentran permitidos, así como los lineamientos para su comprobación,
autorización y reembolso. Los colaboradores deberán buscar los mejores costos en beneficios para
la compañía.

2. Alcance
Aplica para todas las Marcas y Áreas de Soporte de Alsea a nivel nacional.

3. Documentos relacionados
Código Nombre del documento
En proceso Política de Egresos

4. Áreas autorizadas para consultar este documento


Es aplicable a toda la organización.

5. Definiciones
 Agencia de viajes: Prestador de servicios autorizado que utiliza Alsea para la compra de
boletos de avión y hospedaje.
 Auto Utilitario: Automóvil pequeño, de bajo consumo y precio reducido, propiedad de la
empresa el cual lo proporciona al colaborador, con el fin de desempeñar sus actividades con
eficiencia y eficacia.
 Cedula Fiscal: Documento oficial que expide la Secretaria de Hacienda y Credito Publico en
el cual se asienta el Registro Federal de Contribuyentes y el nombre de las personas físicas o
morales.
 Gastos de Viaje: Recursos monetarios, que son asignados a personas que llevan a cabo un
viaje o traslado a un punto diferente del lugar donde habitualmente trabajan.
 No Show: Termino empleado para definir la no presentación de un cliente a un servicio
previamente contratado y generalmente implica la pérdida del mismo. También puede
aplicarse a aquellos que no utilizan el servicio por no estar en posesión de los documentos
requeridos.
 Propina: Es la recompensa generalmente económica que se otorga como agradecimiento por
un buen servicio y por el producto consumido.
 Reservación: Acción de destinar una cosa o un lugar para un uso exclusivo o para una
persona determinada.
 Travel Arranger: La figura de “Travel Arranger” tiene como responsabilidad solicitar viajes
en lugar de otros.

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6. Desarrollo

6.1 Generales

En caso de que la Organización lo requiera, todos los colaboradores de Alsea y las marcas están
autorizadas a ejercer gastos de viajes siempre y cuando la naturaleza de la posición o de la función
a realizar lo justifiquen y la distancia del destino exceda los 50 km del lugar de trabajo.

Para determinar los límites de gastos en hospedaje, transporte y alimentos se han fijado dos
Niveles de acuerdo a la estructura organizacional:

 Nivel A: Director General, Director de Area, Director de Unidad Estratégica de


Negocio, Director Corporativo, Country Manager, Director Regional.
 Nivel B: Subdirector, Gerente, Coordinador y Analista.

Los límites de gastos para hoteles y alimentos se enlistan en el Anexo 7.1 Tarifa Diarias
Autorizadas por Nivel y deben ser publicados por el área de Administración SUMA para
conocimiento de todos los Colaboradores que realicen viajes institucionales. En caso de que el
colaborador exceda los límites establecidos, las diferencias resultantes no serán reembolsables y
serán cubiertas por parte del colaborador.

La Dirección de Recursos Humanos Alsea, en conjunto con el área de Administración SUMA deben
revisar anualmente los montos máximos autorizados por concepto de viajes (hospedaje,
transportación, alimentos, telefonía, lavandería y renta de autos), con base en el gasto ejecutado
en el período anual anterior y éstos deban ser validador por Dirección General.

La compra de boletos de avión y reserva de hospedaje los realizará el Travel Arranger y/o
colaborador y solo se podrán solicitar a través de la Agencia de Viajes autorizada por Alsea. Los
colaboradores que requieran el rol como Travel Arranger deben ser autorizados por el jefe
inmediato y el área de Administración SUMA.

El colaborador que viaje debe planear y coordinar sus viajes de trabajo, con al menos cuatro días
de anticipación para viajes nacionales y quince días para viajes internacionales, de tal manera
que se obtenga el máximo ahorro en transporte, hospedaje y alimentación. Si en beneficio de la
Organización se requiere comprar fuera de estos plazos, deberá ser justificado y aprobado por el
Financiero de la Marca.

El tiempo de respuesta de la Agencia de Viajes es de dos horas a partir de la recepción de la


solicitud del viaje.

No se pueden comprar boletos de avión y pagar hospedaje con Tarjetas Corporativas y/o
personales, solo se pagan con Tarjetas Centralizadas a cargo del área de Administración SUMA.

El Área de Administración SUMA a través del Gerente responsable del Area es la única facultada
para negociar las tarifas que aplicarán con los proveedores de Servicios de Viajes, con base en
los procedimientos y políticas de Compras vigentes.

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Los viajes que se realicen al extranjero son autorizados, según sea el caso dependiendo de la
marca o área a la que pertenezca el solicitante, siendo Director de Alsea México o Director de área
o marca , las autorizaciones se deberán enviar en conjunto con la solicitud al correo electrónico
con atención a la Agencia de Viajes ([email protected]).
Los viajes de Directores que reportan a la Dirección General y Directores de Marca no requieren
autorización.

6.2 Boletos de avión


Los viajes por avión se autorizan cuando excedan de 400 kilómetros de distancia vía terrestre.

Para el caso de vuelos nacionales, éstos deben ser realizados únicamente en clase turista,
apegándose a los lineamientos de esta política.

No pueden viajar más de 4 colaboradores de nivel A en un mismo vuelo.

Los ascensos de categoría en viajes internacionales (clase business) son aplicables para los Niveles
A que son autorizados únicamente cuando el trayecto sencillo de vuelo exceda de cinco horas
continúas de trayecto. La tarifa de Business no debe de exceder dos veces el costo del boleto en
clase turista.

6.2.1 Cotizaciones

Se deben evaluar al menos tres opciones de vuelo en diferentes líneas aéreas siempre que exista
la oferta necesaria.

El Colaborador está obligado a aceptar la opción de tarifa aérea más baja que satisfaga sus
exigencias de viaje. Esto implica evaluar las alternativas de ahorro.

Algunas alternativas a considerar en determinar la tarifa aérea más baja son:

 Tarifas negociadas especialmente


 Tarifas no-reembolsables
 Tarifas con penalidades
 Compras anticipadas
 Vuelos de conexión y de una escala
 Vuelos fuera de horarios pico
 Aeropuertos alternos
 Aerolíneas no preferenciales con tarifas más bajas.

6.2.2 Cargos por no show

Es responsabilidad del Colaborador solicitar la cancelación, cambio de clases, ruta, fecha o


cualquier modificación en la programación de un viaje reservado para evitar gastos innecesarios.

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En caso de que el colaborador no se presente para abordar el vuelo, solo se podrán rembolsar los
cargos relacionados por causas imputables a Alsea, en caso de causas imputables al colaborador,
éstos no serán rembolsables y deberán ser cubiertos por el mismo.

6.2.3 Gastos no reembolsables

La Organización queda exenta de reembolsar los siguientes gastos adicionales al Colaborador:

 Adquisición de boletos fuera de los lineamientos de esta política.


 Cambio de vuelo (salvo en casos justificados y autorizados por el Director de área
o marca)
 Cancelación de boletos de avión
 Sobre-equipaje

6.3 Hospedaje
Los límites de gasto por hospedaje se encuentran en el Anexo 7.1 Tarifas Diarias Autorizadas por
Nivel.

Los Colaboradores pueden elegir el hotel de su preferencia siempre y cuando esté en convenio
con Alsea, cuando no exista hotel cercano en convenio, el colaborador debe elegir de entre las
opciones de categoría similar tomando en cuenta siempre la tarifa más económica cercana a la
zona de la ciudad donde estará trabajando, asegurando no rebasar el monto autorizado de acuerdo
a lo establecido en el Anexo 7.1 Tarifas Diarias Autorizadas por Nivel.

Únicamente se autorizan estadías reembolsables por parte de la compañía, en fin de semana, en


los casos de que el trabajo a desarrollar lo requiera y sea plenamente justificable y autorizado por
el Director de área o marca.

El Área de Administración SUMA es responsable de actualizar la lista de hoteles autorizados para


Alsea y es la única facultada para gestionar convenios con los hoteles.

6.3.1 Reservaciones

Se debe realizar la reservación de hotel considerando el destino, la distancia y la cercanía al lugar


de trabajo y elegir preferentemente los hoteles que tengan la tarifa más baja comparada con los
convenios que haya celebrado Alsea y cuando estos no convengan a los requerimientos deberá
apegarse a los montos establecidos en esta política.

En viajes de un solo día, se deben agendar las sesiones de trabajo a una hora razonable, lo
suficiente para evitar pernoctar.

Las reservaciones de hotel deben estar a nombre del Colaborador y no es posible reservar en el
mismo día más de una habitación con el mismo nombre.

El uso individual de habitaciones está permitido para directores, subdirectores o cuando los
colaboradores de cualquier nivel sean de diferente sexo y/o cuando la duración del viaje sea mayor
a 15 días.

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6.3.2 Cargos por no show

En los casos que por alguna causa no permitan ocupar a habitación, se deberá notificar a la
Agencia de Viajes en un lapso no mayor a 24 hrs. previo a la fecha de check in, para evitar cargos
por no show.

6.3.3 Gastos autorizados gastos no reembolsables

Lavandería; este costo está referido en el Anexo 7.1 Tarifas Diarias Autorizadas por Nivel.

Se permite una llamada personal de larga distancia que no exceda de 5 minutos por día de viaje,
siempre y cuando el colaborador no cuente con teléfono celular corporativo y es responsabilidad
del colaborador revisar que el tiempo de llamada que se indica en la factura corresponda a lo
establecido en esta política.

6.4 Consumo de Alimentos.


Los límites de gasto por alimentos al día se encuentran en el Anexo 7.1 Tarifas Diarias Autorizadas
por Nivel. Para viajes nacionales e internacionales, se aceptan como máximo tres consumos de
alimentos al día.

Todos los consumos de alimentos deben facturarse a nombre de la razón social a la que pertenezca
el colaborador y contar con la factura y XML correspondiente.

6.4.1 Propinas.

La propina en alimentos no debe ser mayor del 15% del consumo y debe estar desglosada en la
factura correspondiente.

6.5 Estancias largas (mayores a 30 días)


En el caso de viajes programados en donde los Colaboradores residan más de 30 días en una
localidad foránea, el Director de área o marca debe informar al Gerente Distrital de Operaciones
que corresponda para que se busque la renta de un departamento o casa (dependiendo de cuantas
personas sean las que se van a hospedar), siempre y cuando se considere que si van a compartir
más de dos personas el departamento o casa, sean éstas del mismo sexo y cada persona tenga
su habitación individual.

El pago de renta del departamento o casa debe contar con la autorización del Director del Area
solicitante y del Area de Compensaciones y Beneficios, está nunca debe exceder el costo del
hospedaje autorizado por día con base al Anexo 7.1 Tarifas Diarias Autorizadas por Nivel.

6.6 Gastos de transportación.


El medio de transporte debe determinarlo la Dirección de Area o Marca, evaluando la urgencia, el
tiempo y la distancia del recorrido, así como también, la diferencia del costo.
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En la solicitud de aprobación se debe detallar la tarifa seleccionada por el Colaborador indicando


si eligió o no la opción más económica.

Cuando la distancia del viaje sea menor a 400 KM y evaluando el costo-beneficio por parte del
Responsable de Área, puede aplicar lo siguiente:

- Transportación en autobús: Para traslados de una ciudad a otra el Colaborador debe utilizar
autobús buscando obtener el máximo ahorro. Los gastos de boletos de autobús son
reembolsables.

- Viaje en auto utilitario: Los gastos de gasolina, casetas y estacionamiento son reembolsables
al presentar los comprobantes correspondientes, de acuerdo a la Política de Egresos.

- Transportación en auto propio: En el caso que el colaborador no cuente con auto utilitario
puede utilizar su auto propio y debe estar autorizado previamente por el Director de área o
marca, y debe contar con una póliza de automóviles vigente con la cobertura amplia. Los
gastos por gasolina, casetas, estacionamientos serán rembolsables. La empresa queda exenta
del reembolso de gastos por auto-lavado, refacciones o servicios, reporte de gastos por
concepto de Taxi y el deducible de cualquier siniestro.

- Renta de auto: Cuando se requiera la renta de automóvil se debe contar con la autorización
del Director de Área o Director de la marca.

La reservación del automóvil se debe realizar a través de la agencia de viajes autorizada por
Alsea, respetando la clase de auto permitida y solicitando un seguro de cobertura total. Para
cualquier gasto con arrendadoras o clase de auto no autorizado la compañía queda exenta del
reembolso al Colaborador.

La renta de automóviles queda sujeta a los siguientes criterios:

▪ Colaboradores de nivel “A”, el modelo del auto a rentar debe ser similar al automóvil
que tienen como prestación.

▪ Colaboradores de nivel “B”, pueden rentar auto con la autorización de su Director


de Área, el cual debe ser de cuota económica acorde al monto autorizado en la
presente política (ver Anexo 7.1 Tarifas Diarias Autorizadas por Nivel).

- Uso de taxi foráneo: Se permite el uso de taxi para trasladarse en distancias menores a 50
Km. en las ciudades que se efectué el viaje.

Se debe solicitar un comprobante por el uso del taxi, en caso de que no exista comprobante
de taxi, puede ser reembolsable a través de Vale de Transporte, el cual debe ser autorizado
por el Director, Subdirector o Responsable del área y contener al reverso el detalle de los
traslados (salida y destino) así como el costo de cada viaje.

- Estacionamiento en el aeropuerto: El pago de estacionamiento en el aeropuerto se autoriza


solo en el caso en que el monto en taxis sea mayor al monto pagado en el estacionamiento
del aeropuerto. Para ambos casos se deben entregar los comprobantes correspondientes, de
acuerdo con los lineamientos establecidos en la Política de Egresos.
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6.7 Emergencias Médicas.


En caso de atención médica de urgencia el Colaborador debe utilizar el seguro de gastos médicos
mayores notificando al jefe inmediato, en el caso del extranjero aplicara bajo las condiciones
vigentes de la aseguradora.

6.8 Gastos exentos de pago/reembolso

La empresa queda exenta del pago en los siguientes casos:


- Cargos derivados por renta de películas, minibar, rentas de caja de seguridad.
- Cualquier gasto por consumo de alcohol no es reembolsable
- Cualquier otro gasto no incluido en la presente política

6.9 Anticipos
Los anticipos por concepto de viaje deben realizarse de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento de “Comprobación de Anticipos de Colaboradores”.

El Director, Subdirector o Gerente de Área o Marca autorizará el anticipo que deberá incluir el
itinerario a realizar indicando los días que el Colaborador permanecerá de viaje, tomando en
consideración, Transportación (local y foránea), Alimentación (en su caso) y gastos diversos. Los
boletos de avión y hospedaje no se deberán considerar como parte del anticipo.

Todos los Colaboradores autorizados para realizar viajes deben ser dados de alta en Oracle-AP
como proveedores, para poder solicitar el anticipo para gastos de viaje, ya que éste le será
depositado en su cuenta de nómina. El BP de Recursos humanos de cada marca o área es el
responsable de enviar al área de Egresos la información necesaria para dicha alta.

Es responsabilidad del Colaborador comprobar debidamente el anticipo solicitado previamente


para solicitar un nuevo anticipo al área de Egresos de acuerdo a los lineamientos establecidos en
la “Política de Egresos” y al procedimiento “Comprobación de Anticipos de Colaboradores”.

6.10 Reembolso gastos de viaje


El reembolso de los gastos por concepto de viaje debe realizarse de acuerdo con lo establecido
en la Política de Egresos. Los comprobantes de gastos deben facturarse a nombre de la razón
social que otorgó y deberán ser revisados y validados por el Jefe inmediato del colaborador que
efectuó los gastos. El jefe inmediato es responsable de verificar que los gastos que está
autorizando se apegan a la presente política, validando los conceptos que se encuentran en las
facturas de cada gasto contra los montos y tipo de gastos aprobados en esta política. Es
responsabilidad del jefe inmediato eliminar de la comprobación cualquier gasto que no se apegue
a esta política y es responsable por cualquier gasto indebido que haya autorizado. Dicha validación
será enviada al área de Egresos. Los reembolsos de Directores que reportan a la Dirección General
y Directores de Marca no requieren autorización.

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Los gastos de viaje que genere el Colaborador deben cargarse al centro de costo correspondiente
y cuando aplique realizar traspasos intercompañías cuando exista un acuerdo entre diferentes
áreas para realizar cargos a centro de costos diferente y deberán apegarse al proceso del dueño
del centro de costos.

Es responsabilidad del Colaborador solicitar la cédula fiscal de la compañía que corresponda para
que los comprobantes se emitan a nombre de la razón social del colaborador que viaje.

El reembolso de los gastos se realiza siempre y cuando se envíe la factura electrónica con su
archivo XML.

En caso de no contar con el archivo XML, el colaborador debe solicitar el reembolso de los gastos
bajo el concepto de no deducible, a través de un vale de gasto, que deberá ser autorizado por el
Director del área.
En el caso de viajes al extranjero todos los colaboradores deberán adjuntar los comprobantes
electrónicos o escaneados en el registro en Oracle, incluyendo los Directores que reportan a la
Dirección General y Directores de Marca.

Cuando los gastos de viaje superen el monto del anticipo y estén plenamente justificados de
acuerdo con los límites, la Organización debe efectuar el reembolso correspondiente.

Todos los gastos deberán ser comprobados de acuerdo con los documentos del Anexo 2. Tabla de
comprobantes autorizados para cada tipo de gasto.

Los colaboradores que excedan los montos autorizados, les será descontado dicha diferencia vía
nómina. El aprobador de los gastos deberá aclarar los excedentes reportados por el colaborador.

En caso de exista un sobrante del anticipo (en la misma moneda en la cual se otorgó la dotación)
debe depositarse en la cuenta definida por el área de Ingresos.

En caso de cancelación del viaje el Colaborador debe depositar de inmediato al anticipo recibido
a la cuenta bancaria de la Organización y entregar el comprobante de la transferencia al Área de
Cuentas por Pagar.

6.11 Gastos de Viaje de proveedores


Los gastos de viaje en que los proveedores incurran deben apegarse a los lineamientos y montos
descritos en esta política y deberán ser revisados y validados por el jefe inmediato.

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7. Anexos
7.1 Tarifas diarias autorizadas por nivel

7.1 Tarifas diarias


por nivel.xlsx

Extranjero
Nacional Todas las regiones
Hospedaje por día Alimentos por día Reenta de Auto
Argentina Argentina Argentina
Nivel Hospedaje Alimentos Renta de Brasil España Brasil España Brasil España Llamadas
por día (MX por día auto por día Chile Londres Chile Londres Chile Londres personales por Propinas Lavanderia Taxis
Pesos) (MX Pesos) (MX Pesos) USA Resto Europa USA Resto Europa USA Resto Europa día
Colombia Colombia Colombia
Aplica política de
Administración y Hasta el 15%
300 USD 300 Euros 100 USD 100 Euros 300 USD 100 Euros
Nivel A $ 1,850.00 $ 750.00 $ 1,500.00 Control de Líneas del importe de $ 360 (MX
Únicamente
por noche por noche por día por día por día por día de Equipos alimentos Pesos) (sólo
para traslados
Celulares (comprobable en viajes
laborales con
y 5 min. para en mayores 5
comprobante
300 USD 300 Euros 75 USD por 75 Euros por 100 USD 100 Euros personal sin factura/ticket/ días)
Nivel B $ 1,350.00 $ 750.00 $ 1,500.00
por noche por noche día día por día por día equipo celular Voucher)
corporativo
Tarifas más impuestos

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7.2 Tabla de comprobantes autorizados para cada tipo de gasto

Gasto Comprobantes
Avión Boleto Original y/o factura electrónica con XML.
Nota: Los boletos deben estar a nombre de quien realiza el viaje. Cuando
la aerolínea utiliza boletos electrónicos se debe presentar el comprobante
electrónico de éste, así como el pase de abordar.

Hotel Factura electrónica con archivo XML y listado de consumos


Nota: la factura por el total del gasto por hospedaje se debe acompañar
por la relación a detalle de los consumos efectuados (proporcionada por
el cliente). Cuando en la factura de hotel se incluya el renglón de
misceláneos se debe de explicar en qué consisten, ya que se utiliza para
diferentes tipos de gasto.

Renta de Auto Factura Electrónica con archivo XML de Pago Original

Comida Factura Electrónica con archivo XML


Notas: En facturas que incluyan comidas de varias personas, se debe
especificar el número de personas amparadas en el consumo, así como su
nombre y relación con el objetivo del viaje.

En caso de que sólo se entregue la comprobación de gastos de


alimentación acompañada de la de transporte, la deducción de los
alimentos procederá si se pagó con tarjeta de crédito de la persona que
realiza el viaje.

Taxi Factura Electrónica con archivo XML

Autobús Factura Electrónica con archivo XML de Pago Original.

Otros Comprobante o Factura Electrónica con archivo XML


Nota: en viajes al extranjero, cuando el viajero necesite otra moneda
diferente en la que se le dio dotación, debe anexar el comprobante de la
compra de dicha moneda en la liquidación de sus gastos de viaje, con el
fin de que pueda respetarse el tipo de su compra.

Honorarios
Agencia Factura Electrónica con archivo XML

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