SEMANA 8: CASO 1 CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”

Actividad 8

ASIGNATURA:

AUDITORIA Y CONROL INTERNO

EDWIN ALEXANDER ROMERO

VIVIANA HENAO PELAEZ

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS (UNIMINUTO)

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

BOGOTA D.C

2020
 CADENA DE CAFÉS “JOSÉ VALDÉS”
PROGRAMA DE AUDITORIA
LÍDER DE AÑO/FECH
PROCEDIMIENTO
OBJETIVOS DEL PROGRAMA: PROCESO A

Establecer las actividades de la auditoria a los

Edwin Romero 15 de febrero
procesos según la IS0 9001 y el Decreto 1072 Auditoría Interna
Viviana Henao de 2017
SG_SST.
HORA
N
PROCESOS DEPENDENCIA OBJETIVO CRITERIOS EQUIPO AUDITOR
° INICIO FINAL

Auditor
Indagar en la
Políticas de la externo,
Oficina política de
1 Gerencia organización apoyado por
Gerencia SST y de
(política SST) auditores en
calidad
formación.

Actualizar la
matriz de
Peligros e Auditor
Verificación
Operacione Identificación externo,
Operación de la
2 sy de Riesgos apoyado por
-Logística implementació
logística con respecto auditores en
n del SG-SST
al proceso de formación.
operaciones y
logística
8:00:00a 1:00:00a
m m Auditor
Sistema
Política de Realizar externo,
de
3 HSEQ Calidad (ISO política SST, apoyado por
Gestión
9001) y matriz legal. auditores en
SST
formación.
Auditor
Documentos
externo,
Talento Recursos pertinentes Capacitacione
4 apoyado por
Humano Humanos (Manual de s al personal
auditores en
funciones)
formación.
PLAN DE AUDITORIA
 EQUIPO
PROCESOS A AUDITAR ÁREA LIDER DEL PROCESO
AUDITOR
         Gerencia Auditor externo,
Edwin romero y
Planeación Estratégica          Operaciones y apoyado por auditores
Viviana Henao
Logística en formación.

OBJETIVOS DE LA CRITERIO DE LA
ALCANCE DE LA AUDITORIA
AUDITORIA AUDITORIA

se verificará la documentación y actividades

que se realizaron para el cumplimiento de la Decreto 1072 Decreto Único
Verificar el cumplimiento
política de seguridad y salud en el trabajo. Reglamentario del Sector
del Decreto 1072 SG -SST
La planificación, desarrollo y aplicación del Trabajo
SG-SST.
N HORA HORA
ACTIVIDADES FECHA LUGAR RECURSOS Requerimiento
° INICIO FINAL
15 Portátil
8:00 8:30
1 Reunión de apertura febrero Oficina Video  
a. m. a. m.
de 2017 beam
2.2.4.6.1
orientando en las
Portátil directrices de
Revisión de los 15
9:00 10:00 obligatorio
2 compromisos de la febrero Oficina
a. m. a. m. cumplimiento
dirección de 2017
2.2.4.6.5.
Papelería 2.2.4.6.6.
2.2.4.6.7.
2.2.4.6.15.
Portátil Identificación de
Peligros,
Evaluación y
Valoración de los
Riesgos
2.2.4.6.19.
15 Proceso de
Revisión de la parte 10:00 Indicadores del
3 febrero 11:00m Operaciones
operativa y logística a. m. Sistema de
de 2017 y Logística
Papelería Gestión de la
Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-
SST
2.2.4.6.23.
Gestión de los
peligros y riesgos
 2.2.4.6.12
Documentación
2.2.4.6.11
Portátil Capacitación en
seguridad y salud
en el trabajo
2.2.4.6.19.
Revisión
Indicadores del
(documentación,
15 Sistema de
inspecciones, 11:00 12:00
4 febrero Área HSEQ Gestión de la
COPASO, a. m. p. m.
de 2017 Seguridad y Salud
capacitaciones), plan
en el Trabajo SG-
de trabajo
SST
Papelería 2.2.4.8.2.
Obligaciones de
las entidades
administradores
del fondo de
riesgos laborales
15 Portátil  
5 Reunión de apertura febrero 12:15p.m 1:00pm Oficina papelería
de 2017

  Criterio Cumplimiento
No Requerimiento evaluado N Documentos Soporte Observaciones
. Si o Parcial
2.2.4.6.1 orientando en las ¿La politica de No se encuentra
directrices de obligatorio SST se encuentra Documento del Sistema documentado
cumplimiento actualizada, y de Gestión de la todo el sistema de
1 socializada frente   x
2.2.4.6.5. Seguridad y Salud en el Gestión de
2.2.4.6.6. a toda la Trabajo Seguridad y Salud
2.2.4.6.7. organización? en el Trabajo.
 
La matriz de
peligros se
2.2.4.6.15. Identificación ¿Se cuenta con la encuentra
de Peligros, Evaluación y matriz de riesgos desactualizada.
Valoración de los Riesgos y peligros?
Programas de Vigilancia
2 2.2.4.6.23. Gestión de los   x No hay
Epidemiológica
peligros y riesgos Seguimiento en el
2.2.4.6.24. Medidas de uso de equipos y
prevención y control. elementos de
protección
  personal.
 ¿Se cuenta con
un sistema de Verificación de la Se registran
gestión existencia de un sistema falencia este
2.2.4.6.13 Conservación de documental para
3   x de archivo y retención proceso, se debe
documentos la administración documental para los hacer seguimiento
de documentos y registros y documentos mensual
registros?  
¿se realiza
No existe un plan
2.2.4.6.19. Indicadores del control y
Procedimiento de anual del Sistema
Sistema de Gestión de la seguimiento por
4   x autoevaluación al SG- de Gestión
Seguridad y Salud en el medio de la
SST tampoco esta
Trabajo SG-SST. autoevaluación
actualizado
del sistema?  
¿Se encuentran
2.2.4.8.2. Obligaciones de asignados los
las entidades recursos para SST Llevar contabilidad
6 administradores del fondo y Gestión de X independiente de los
de calidad, recursos del fondo
riesgos laborales discriminados
por aparte?
     
¿La organización
define los
exámenes
. Definir frecuencia para los necesarios para
7 X Anual
exámenes periódicos el ingreso y
seguimiento al
estado de salid
del empleado?    

INFORME DE LA AUDITORIA
Objetivo Verificar el cumplimiento de los requisitos planteados en el decreto 1072 y
la NTC ISO 9001 en la organización José valdes
Alcance Aplicar a los procesos de Gerencia, operación logística, SST y gestión de
talento humano
Fortalezas
La distribución de los elementos de protección es coherente con las actividades operativas, adicional a
ello se cuenta con soporte de capacitación.

Se logra evidenciar apoyo por parte de la alta gerencia, los responsables de SST y gestión de calidad
con la entrega de documentación y la preparación de la auditoria

No conformidades
No se cuenta con un sistema de gestión de documentos para el soporte y administración de archivos y
registros
No se han Definido procesos de evaluación para el sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo, junto a su respectiva actualización
Observaciones
  Es necesario establecer controles operativos que ayuden a mejorar la prestación del servicio y
la prevención de riesgos en la operación d ellos empleados.

 Es necesario la actualización de los documentos asociados al año en curso

 Durante la auditoria se identificaron dos hallazgos

Conclusiones

 La auditoria se desarrolla en los tiempos establecidos integrando todos los procesos

 Se cumple la finalidad de la auditoria verificando el cumplimiento del decreto 1071 y de la ISO
9001
 Se identifican acciones de mejora atendiendo a los parámetros de los documentos
referenciados
 Se determinan dos hallazgos dentro de la ejecución de la auditoria

ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA

NOMBRE QUIEN Auditor
REPORTA: experto  
FECHA DEL HALLAZGO:  15 de febrero del 2017
Líder SST
CARGO:
LIDER CALIDAD
TIPO DE ACCIÓN A GENERAR
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
Correctiva   Mejora X 
Actualizar los elementos del sistema de seguridad y salud en el trabajo para realizar la socialización y
publicación de los mismos frente a los integrantes de la organización y sus partes interesadas.

Adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y
valoración de los riesgos; almacenar de forma correcta los registros y proceder a la actualización de la
Matriz.

Adoptar las medidas necesarias para la gestión de prevención dentro de la organización; permitiendo
verificar el uso apropiado de los elementos de protección personal y la capacitación continua de los
mismos.
TIPO DE ACCIÓN A GENERAR
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
Correctiva x  Mejora

Constituir un sistema de gestión documental para la administración y almacenamiento de documentos

y registros.

Definir el proceso de evaluación para el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, junto a
su respectiva actualización
ANÁLISIS DE CAUSAS
(Escoger una sola metodología):
5 POR QUÉS
 Porque la organización se ha enfocado
¿Por qué se confunden las políticas de seguridad y salud con en cumplir parámetros de calidad y a
la de calidad? causa de esto se mantiene
desactualizado lo referente a SST
 Porque no se ha desarrollado la
identificación de riesgos junto a su
¿por qué los elementos del SST se encuentran
respectiva valoración y medida de
desactualizados o inconclusos?
intervención en la matriz
correspondiente; la información con la
cual se cuenta es del año 2013
Porque la gestión y la administración de
¿Porque la información con la cual se cuenta es del año 2013
archivos y documentos no ha sido
y no del año en curso?
constante
 Porque no se cuenta con un sistema de
gestión documental para la
 ¿Por qué la gestión documental no ha sido contante?
administración y almacenamiento de
documentos y registros
Porque no se han definido los
parámetros de evaluación para el
¿Porque no se cuenta con un sistema de gestión
sistema de gestión de seguridad y salud
documental?
en el trabajo, junto a su respectiva
actualización
DIAGRAMA DE CAUSA- EFECTO

HOMBRE MÁQUINA ENTORNO

 Personal encargado de SST

Alta gerencia
 Personal
  operativo

HALL
AZG
    O
           
  RECURSOS
MATERIAL MÉTODO   ECONÓMICOS
 Base de datos  Asesorías
Capacitaciones Auditorias
   

Definir el proceso de evaluación para el sistema de gestión

Causa Raíz Identificada: de seguridad y salud en el trabajo, junto a su respectiva
actualización 

EVALUACIÓN DE LA NECESIDAD DE TOMAR ACCIONES

 RESULTADO
DE LA
EVALUACIÓN:
(Tener en
cuenta la no
conformidad,
análisis de
PERSONAS QUE causas
INTERVIENEN EN LA   realizado y si  
existen no
EVALUACIÓN:
conformidades
similares o que
potencialmente
puedan ocurrir,
incluidos
impactos
ambientales
adversos)
RESPONSABLE
RESPONSABLE
IMPLEMENTACI Líder calidad  
IMPLEMENTACIÓN
Líder SST ÓN
FECHA
FECHA PROPUESTA
PROPUESTA  Tres meses
REALIZACIÓN:
 Tres meses REALIZACIÓN:
FECHA
FECHA PROPUESTA
PROPUESTA Seis meses  
SEGUIMIENTO:
 Seis meses SEGUIMIENTO:

SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

CORRECTIVO ACCIÓN TOMADA
FECHA DE
FECHA DE SEGUIMIENTO:  Un año SEGUIMIENTO  Un año
:
ESTADO
ESTADO CORRECTIVO:   ACCIÓN  
TOMADA:

OBSERVACIO
NES (En
OBSERVACIONES    
relación con
la eficacia)