Sesion 1 - Gerencia Compras y Abastecimiento Diplo

GERENCIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
CERTIFICAN:
Profesor: Roger De La Rosa V. aulavirtual.diplomadosperu.com.pe

EN CONVENIO CON:
Di plomados
Perú
www.diplomadosperu.com.pe
Gerencia de Operaciones y Logística

Certifica: Universidad Nacional Agraria La Molina – Facultas de ciencias UEUPS
En convenio con: www.diplomadosperu.com.pe

GERENCIA DE
OPERACIONES Y LOGISTICA
MODULO
GERENCIA DE COMPRAS
Y ABASTECIMIENTO

DIRIGIDO
El Programa de Especialización en Gerencia de Operaciones y Logística está dirigido

a profesionales que se encuentren en áreas de operaciones y/o logística que cuenten
con experiencia en alguna de las actividades/áreas que son foco de este programa.
Profesionales de especialidades afines (con grado técnico y/o universitario) que

busquen adoptar buenas prácticas en la gestión de operaciones y logística.
Profesionales en posiciones de mando medio y mandos de base tales como: jefes,

analistas y asistentes, entre otros, de servicios generales, operaciones, compras,
transporte, centros de distribución, logística e inventarios.

Preparar a los participantes para el manejo gerencial del área de compras utilizando técnicas
avanzadas de gestión dentro del marco de la alta competencia y globalización de los
mercados.
Proporcionar los conceptos fundamentales, teórico-prácticos respecto a la

administración logística y a la gestión de inventarios.
Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos relacionados con la

funcionalidad de los almacenes y el transporte, en empresas industriales, comerciales
y de servicios.
OBJETIVOS
Mejorar el rendimiento operacional de almacenes y transporte, aplicando las buenas
prácticas y modelos de optimización a nivel de clase mundial.
Aplicar los nuevos conceptos a la práctica y realidad de las empresas de los

participantes.
Identificar oportunidades de mejora y diseñar procesos para incrementar la calidad de bienes

y servicios y la productividad de las operaciones de la empresa.

MODULOS
GERENCIA EN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
COMERCIO EXTERIOR
GESTION EFECTIVA DE DISTRIBUCION Y TRANSPORTE
INDICADORES DE GESTION LOGISTICA
COSTOS LOGISTICOS
LEAN LOGISTICS
GESTION EFECTIVA DE ALMACENES E INVENTARIOS

GERENCIA EN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
Roger De La Rosa Vicente

Ingeniero Industrial con maestría en
Gestión de Operaciones y Productividad.
Con 30 años experiencia en la industria
nacional,
Consultor especializado en costos,

análisis financiero, proyectos,
diagnóstico de empresas Industriales y
sistemas integrados de negocios SAP
(módulos PP y MM),
Docente en la UNMSM, UTP, UNI.
[email protected]
557-2275 984-236-302
MODULO GERENCIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
Introducción
La Compras, sus Objetivos, Alcances y Limitaciones.
Organización de Compras.
Principios de la Adquisición y Normas para definir la Política de Compras.
Métodos de Compras.
Las Negociaciones de compras.
Preparación por el comprador, Estudio de mercado, información del proveedor.
El control de las compras, procedimientos para controlar proveedores, importancia, Manuales de compras.
El Gerenciamiento en las Compras, costos logísticos y las compras, su importancia, además de su
influencia en los procedimientos.
Registros e informes de compras, evaluación de compras, también métodos de Evaluación.
Homologación de proveedores.
Introducción
•.
La cadena de abastecimiento y cadena de valor
• La cadena de abastecimiento surge de la incapacidad de control del canal de flujo por

parte de una sola compañía, esta pérdida de control es motivada principalmente por
la “globalización de los mercados”.
• La cadena de valor ayuda a determinar las actividades, core business o competencias
distintivas que permiten generar una ventaja competitiva. Tener una ventaja de
mercado es tener una rentabilidad relativa superior a los rivales en el sector industrial
en el cual se compite, la cual tiene que ser sustentable en el tiempo.

Los subsistemas del Sistema Logístico están cimentados sobre tres fundamentales:
. Subsistema logística de entrada,
. Subsistema logística de producción y
. Subsistema logística de salida.
Adicional a esto yacen otros subsistemas

como lo son el subsistema de logística
verde y subsistema de logística de
reversa o de retorno.

FLUJOS EN LA CADENA DE SUMINISTROS

• Un flujo va de los proveedores a los clientes, y refleja el valor agregado.
• Otro flujo va de los clientes a los proveedores, y es un flujo de información.

No agregan valor de
forma directa, sino
que refuerzan la
capacidad de las
actividades primarias
para agregar valor
Agregan valor en
forma directa al bien
o servicio.
Fuente: M. Porter (1987:55)

La Compras, sus Objetivos,

Alcances y Limitaciones
•.
Compra es el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de
productos (materias primas, componentes o artículos terminados), previa negociación
sobre el precio y condiciones de pago, así como el seguimiento para garantizar el
cumplimiento de las condiciones pactadas.
• La gestión de compras "tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en
términos de tiempo , y lugar preciso, calidad adecuada y precio justo."

• Obtener materiales, insumos

y servicios en:
• La cantidad apropiada,
MISION EN
• La calidad adecuada,
COMPRAS
• En el tiempo y lugar preciso,
• Al precio más justo,
• Del proveedor apropiado.

OBJETIVOS de las COMPRAS

• Mantener la continuidad en el flujo de abastecimiento.
• Inversión mínima compatible con la seguridad y provecho
económico.
• Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los
materiales.
• Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se
destinan los materiales.
• Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y
servicio que se requieren.
• Incrementar el número de buenos proveedores
• Mantener la posición competitiva de la empresa, con el
nivel más bajo de costos administrativos.

FUNCIONES DE COMPRAS
La función de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales

de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a
funciones más avanzadas tales como la innovación y prospección de nuevos
mercados, subcontratación de técnicas irrealizables por la empresa, participación
en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada vez más una mayor
tecnificación de los compradores.
Hoy se puede resumir las funciones que cumplen las compras en las siguientes:
a) Función adquisición
b) Función apoyo a las operaciones

a).
b).
Función adquisición Función apoyo a las operaciones
Esta función se refiere a la adquisición En este sentido, actúa en los límites de
por parte de la empresa de: la organización con su ambiente, y
• Materias Primas e Insumos. procura manipular ese ambiente, a fin de
• Materiales Indirectos adquirir y controlar las fuentes de
• Repuestos, Maquinarias, equipos, aprovisionamiento necesarias al
herramientas, mobiliario, etc. mantenimiento del proceso de
operaciones.
• Útiles de Oficina
• Otros necesarios a la operación de la Esto funciona de la siguiente manera:
empresa • Una empresa típica obtiene de sus
proveedores materiales, componentes
y productos que están destinados a
revenderse.
• Los materiales o materias primas e
insumos son transportados físicamente
por una instalación industrial, y se les
va agregando valor conforme son
transformados.
• Luego son transportados a través de
una red de distribución física para
agregarles valor en tiempo

Organización de Compras
•.
El departamento de compras ocupa una posición única
debido a su importancia dentro de una organización,
porque las compras son una de las claves para el éxito de
una empresa o negocio de producción moderna que basa su
trabajo en un flujo continuo de materiales adecuados que se
entregarán eficientemente.
• La función y la organización del departamento de

compras es, de hecho, el órgano de enlace que opera
entre la fábrica y sus proveedores externos.

Para la gestión óptima de todo el proceso de compra es necesario prestar atención a varios puntos como:
Planificación de las compras: Esto implica una elección, por ejemplo, entre la compra de un semi-
acabado o su producción dentro de la empresa.
La gestión de la recepción del material y su almacenamiento: La gestión administrativa de lo que se

recibe, por ejemplo, el control de la documentación que acompañan a las mercancías, etc.
La capacidad de estandarizar y simplificar la gestión de las compras: Comprende al análisis del valor
de lo que se compra.
Manejo de materiales: Un control constante para ver si lo que hemos adquirido se ajusta a las
necesidades reales de la empresa y si no, la posibilidad de iniciar acciones correctivas.
La gestión: Cuando sea necesario, si se dispone de materiales en exceso, u obsoleto.
La minimización del costo de los materiales: Se hará las compras de suministros de materiales de la
calidad deseada, cuando sea necesario y al menor costo posible.
La gestión del transporte de materiales de manera eficiente para reducir los costos de manejo y
entrega.
La identificación de nuevas fuentes de suministro: Siempre se debe tener un abanico de posibilidades

de grandes compras cada vez que se presente la necesidad de tener que recurrir a nuevos proveedores.

1. La gestión de una base de datos en la que se marcan

los materiales comprados y sus posibles sustitutos.
4. Mantener relaciones con todos los departamentos de
2. El mantenimiento de todos los registros relacionados la empresa para planificar, cuando sea posible, la
con el proceso de adquisición y el precio de los gestión centralizada y las compras racionales.
materiales.
5. El análisis continuo de los precios.
3. Análisis periódico de materiales específicos con el fin
de simplificar y estandarizar su proceso de compra.
Principales tareas que tiene a su

cargo el Departamento de compras
9. La preparación y la gestión de una lista de materiales

6. La gestión completa de las órdenes de compra. requeridos por los distintos departamentos de la
7. Mantener registros de todas las compras realizadas. empresa en un plazo determinado.
8. Preparar un presupuesto anual de las compras. 10. Gestión, en concierto con la Administración, los pagos
a tiempo.

Clasificación de tipos de compra
Compra Ocasional: Tipo de compra que se realiza esporádicamente y que

tiende a cubrir una necesidad no satisfecha anteriormente y postergada en
el tiempo por el consumidor. Este tipo de compra contempla igualmente las
compras de impulso.
Compra Tradicional: Obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda

de suministros alimentarios y del hogar de manera práctica, rápida y
cercana. Cubren las necesidades básicas se cubren en un periodo
relativamente corto.
Compra de Comodidad: Las nuevas condiciones de vida condicionan las

formas de consumo. En este sentido cabe destacar las empresas de
comidas a domicilio al igual que la compra telefónica o la compra
electrónica a través de Internet.
Compra de Consumo: Tiene por objeto distinguir el carácter masivo y más

duradero en el tiempo de provisión del cliente . Se realizan el grueso de su
compra en grandes superficies con una periodicidad.
Compra Especialista: Cuando hay que adquirir bienes de uso o consumo

muy específicos, (equipos de computo, máquina, mobiliario, vehículos, etc.)

Clasificación de tipos de compra en las empresas
Anticipadas: Planeadas es decir, se realizan bajo un Mercado Abierto: Son compras de poco volumen en un
marco presupuestal, se corre riesgo mercado cambiante y se pueden conseguir fácilmente.
Emergencia: No tienen una formalidad establecida por

tanto lo único que se puede considerar para su Artículos Relacionados: Su adquisición es en
realización es estar al tanto de quien solicita la cantidades pequeñas, y con actividades diferentes a la
adquisición. fabricación.
Especulativa: Se le puede considerar como una

variante de la compra anticipada, objeto e interés sea Especiales: Compras que no corresponden a la
seguro, eficiente, a precios bajos. actividad cotidiana.
Recíprocas : Usadas por el proveedor como medida

de presión para el comprador, instaurando condiciones Elementos Especiales: Es cuando se elige de un gran
a su interés. número de proveedores.
Personales : Son las que se ejecutan para la gente Elementos de bajo costo: Se debe analizar los
que conforma la empresa. artículos en cuanto a su monto, calidad y necesidad
que debe cubrir.
Salvamento: abastecimiento que cubre una demanda Corporativas: Las desarrollan los grandes consorcios o
con los excedentes que se tienen en otras áreas. grupos trasnacionales, corporaciones para sus
subsidiarias.
Excedente: Normalmente son utilizados para cubrir los

requerimientos normales de toda organización, de tal Consolidadas: Lo llevan a cabo los grandes grupos
forma de no detener las actividades normales. empresariales para sus sucursales o filiales.

Principios de la Adquisición y Normas

para definir la Política de Compras
• .
Las empresas no realizan compras por gusto

sino por necesidad.
Se deben evaluar los siguientes aspectos:
• Organización: El servicio de una forma mas eficaz.

• Previsión: Definir y desarrollar técnicas de compra,
estudiar el mercado evolución y objetivos de ahorro.
• Control: Establecer sistema de control de las
actividades del servicio de compras.

Las compras y el abastecimiento se rigen por 5 principios básicos:
1. Calidad 3. Precio
• Conveniencia: es decir que el producto tenga las
Es necesario buscar obtener el mejor precio por parte
características que le convenga a la empresa.
de nuestros proveedores.
• Control de calidad : verificar artículos con las
especificaciones acordadas
4. Servicio
2. Cantidad
Plus que otorga el proveedor en la compra.
• Comprar por mayoreo reduce costos.
• Factores a considerar:
• Tipo de artículos
• Tiempo de entrega
• Necesidad de pedido 5. Proveedor
• Precio unitario de material o servicio
El tener un proveedor competente e eficiente, nos
• Promedio de compra del inventario
encamina a llegar tratos inteligentes en cuanto a calidad
• Emisión de pedidos
y servicio se refiere y por supuesto un mejor precio.
• Costo de transacción
• Periodo de la compra
Centralización y Descentralización
Existen ventajas tanto en la centralización como en la

descentralización respecto a las necesidades de la empresa.
La descentralización se considera mas eficiente, pues centra el

poder y la responsabilidad en los Delegados de las unidades de
negocio periféricas, puesto que se supone que este delegado
tiene las habilidades suficientes para tomar decisiones correctas.

Aspectos de la centralización Aspectos de la descentralización
Una ventaja importante de una estrategia Ventajas: forma eficaz de reducir o eliminar un
centralizada es la uniformidad de criterios en porcentaje muy amplio de prácticas o tareas
las operaciones. innecesarias.
La organización en su conjunto se puede

Las grandes industrias piensan que este
adaptar con mayor rapidez y eficacia a
criterio es el más importante a tener en
cualquier cambio que se produzca en su
cuenta.
mercado o zona geográfica.
El centralizar, por ejemplo, los servicios

En algunas industrias o comercios detallistas,
Jurídicos es más rentable y eficaz que
por ejemplo, esto puede llegar a ser un factor
disponer de un abogado. La función de una
importante, puesto que una organización
unidad informática central para el proceso de
descentralizada podrá determinar políticas y
datos de todas las operaciones de la
tácticas ajustadas a las distintas regiones
empresa, donde éstas están normalizadas,
nacionales o países foráneos donde opera la
permite un mejor criterio técnico y una mayor
empresa.
eficacia.

Políticas
• Se denomina política de compras a los criterios y lineamientos generados desde la dirección
de una empresa con respecto a las condiciones, plazos de pago, tipo de proveedores, etc.,
que se aplican para realizar todas las adquisiciones de una empresa
Mantener continuidad del abastecimiento.
Principios de Negocio para Evitar duplicidad, desperdicios, obsolescencias de los materiales

regular las actividades e comprados.
interacciones con los
nuestros grupos de interés Mantener los niveles de calidad de los productos.
en todo el mundo, por lo que
contemplan los siguientes
elementos claves: Recibir muestras y cotizaciones.
Análisis y aceptación de nueva lista de precios.

Los objetivos de las políticas representan lo que

necesitan lograr a fin de obtener las metas Al diseñar las políticas para el
establecidas. abastecimiento y distribución, se debe de
considerar:
Revisar la base de datos.

Las metas sean claras, confiables
y reflejen la visión de la empresa y
Visitar la competencia del medio. de quienes las formulen
Negociar descuentos y condiciones

de pago.
Los objetivos de las políticas sean
Visitar los almacenes propios de la alcanzables, factibles, confiables,
compañía. técnicamente sólidos,
consecuentes con las prioridades
de la organización. Dichos
Revisar y renegociar el nivel de servicio objetivos tienen que ser también
de los proveedores. social y políticamente aceptables.

Métodos de Compras
•.
La compra de negocios es el proceso de adquisición de suministros y materiales que sean
necesarios para el funcionamiento de tu empresa. Las compras de la empresa varían
considerablemente en tamaño y alcance, y un método de compra que puede ser
adecuado para un tipo de gasto puede no ser adecuado para otro.
• La mayoría de las empresas utilizan una variedad de estrategias de compra.

• Comprador
• Es que conoce la existencia de
las necesidades o requerimientos Relación entre los elementos de compra
en la organización y que tiene la
contienda de realizar la compra
por medio de los mecanismos
necesarios y requeridos para
hacerse llegar del bien o servicio
• Vendedor
• conocido como proveedor, y es
quién ofrece los bienes o
presta los servicios, a través de
una orden de compra o pedido
• Producto o
servicio
• También conocido como:
mercancía, artículos, insumos
susceptibles de compra y es
quién establece la relación
comprador-vendedor
• Acuerdo
• Es el que surge de la relación
comprador-vendedor en el
momento de acordar la
adquisición de un bien o
servicio, y es donde se estipula
las condiciones de pago,
entrega y la obligación de las
dos partes para cumplirlo.

Tipos de compras
Trueque
Caja chica
Licitación
Compra a granel
La licitación es un La compra a granel La caja chica es un El trueque es un tipo
método de compra permite a una método apropiado de método de
que consiste en empresa garantizar para compras compra que consiste
pedir a los los precios bajos pequeñas, como en el intercambio de
proveedores mediante la clips de papel, que te productos o servicios
potenciales que colocación de has olvidado de que no sean en
proporcionen pedidos importantes. incluir en tu pedido efectivo por
previsiones de Aunque la compra a de suministros de suministros y
costos y luego elegir granel ofrece oficina. Las compras materiales. El
entre las opciones ventajas de precio, de caja chica suelen proceso de trueque
disponibles. La no siempre es el ser demasiado puede ampliar tu
mayoría de las mejor método de pequeñas para poder de compra, ya
empresas que compra para usar, ya escribir un cheque, y que por lo general
aceptan licitaciones que no necesitas son a menudo de cuesta menos
deciden entre las grandes cantidades naturaleza producir un elemento
opciones disponibles de cada producto intermitente. que el valor de venta
en función del que compras. en el que se basa su
precio, pero el costo acuerdo de trueque.
no es el único
criterio.

Procedimiento de las compras
1° Paso: Requisición de compra
2° La cotización y su análisis
3° Negociación de las condiciones
4° El pedido u orden de compra
5° El convenio de la compra o abastecimiento
6° Seguimiento de las ordenes de compra
7° Aprobación y facturas
8° Mantenimiento y registros
1° Paso: Requisición de compra
Reconocimiento de la necesidad y Descripción de la mercadería
Se recibe la requisición de las compras hechas al departamento de

abastecimiento, la cuales indicaran:
¿Qué es lo que se necesita? (descripción, código)
¿Cuántas unidades necesita?
Cuándo debe estar disponible los artículos para la producción.
Quién hace la requisición y la solicitud.

Cantidad de existencia en el inventario del producto ( esto para
evitar compras innecesarias y mantener al mínimo los gastos de
inventario).
¿Quienes autorizan la compra?
La requisición de compra es el documento formal para Requisición de Compra

solicitar debidamente autorizado al encargado o
responsable de Compras la adquisición y abastecimiento
de cualquier producto, material o servicio requerido
1. Documento en el 2. Memorándum,
cual se describa el escrito por medio del
pedido de algún cual se solicita un
material o producto, articulo o servicio, el
que se utiliza de uso es ocasional.
manera formal y
continúa.

Elementos y características del Requerimiento de compras
D
A
B
A) Denominados B) Accesorios C) Fines D) Tipo
principales: Numero de folio, impreso. Dar a conocer al Requisición de
La requisición Volumen o cantidad de departamento de materiales.- Es
deberá ser autorizada artículos, material y/o compras la necesidad cuando dentro de
solo por la persona servicio de abastecimiento de la empresa se
encargada para ello. un bien o servicio que requiere del
Fecha de elaboración requiere algún área de mínimo para
Deberá tener una
descripción detallada Área y persona que la empresa. continuar con las
con las solicita Tener el tiempo actividades ya sea
características necesario para de fabricación o
Autorización simplemente para
especificas del bien o realizar la
servicio que se Nombre y domicilio del investigación en la operación normal
desea. posible proveedor cuanto a proveedores, de la empresa.
Es importante las Tipo de transporte, ruta, y cotizaciones. Utilización
fechas en las que se lugar de recepción Procurar con continua.- Se
emite la requisición, Condiciones de entrega oportunidad encontrar requiere de un
así como en las que el producto o servicio abastecimiento sin
Cotización interrupciones, sin
se necesitan los con las características
artículos, materiales Otro tipo especificaciones solicitadas a precio tomar los mínimos
y/o servicios. especiales requeridas en convenido y bajo las o máximos.
el documento. normas de calidad.

Requisición de Compra Requisición de Almacén

2° La cotización y su análisis
Solicitar Cotizaciones de posibles proveedores
Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento "proveedores

potenciales". Realizar investigación de los archivos disponibles que
se tengan en compras, pedir cotización de precios a cada uno de los
proveedores así como fechas de entrega y embarque.
Análisis de las cotizaciones
Realizar el análisis de las cotizaciones de los proveedores en término

de precios, descuentos, entregas, embarques. Solvencia, calidad del
trabajo. Reciprocidad y otros factores.

Las características del producto:

denominación técnico comercial, posición
arancelaria, unidad de medida, cantidades a
suministrar por partidas y totales, precio
unitario, embalaje, etc.
La cotización es
el documento
formal que Los términos de venta, que implican las
establece el condiciones de la operación, condiciones
contacto con el de venta y de pago, monto total, modo de
cliente, a través envío, puerto o lugar de embarque y de
del que, en destino, fecha posible de entrega, entre
otros.
respuesta a su
solicitud, se le
informa:
El envío de cotizaciones puede realizarse vía
fax, correo, medios electrónicos, entre otros.

PARA EVITAR POSIBLE ERRORES,
ELABORAR UNA RELACIÓN DE TODOS
El análisis de la cotización se LOS ASPECTOS A CONSIDERAR:
inicia precisamente cuando el
departamento solicita las
cotizaciones
A) Factores de costo.
Precio de los artículos.
Transporte.
El personal encargo utilizara Instalaciones.
todos los medios especializados Contribuciones.
con el objetivo de encontrar el Condiciones de liquidación.
mejor proveedor.
B) Fecha de entrega.
En algunos casos al evaluar la

cotización, se pueden identificar C) Factores del Producto.
Volumen
con facilidad las mejores, esto Calidad
sucede cuando los productos Detalles
son uniformes, en cuanto a Consideraciones legales
calidad y características. Garantías
Consideraciones de compra de
acuerdo a las leyes

3° Negociación de las condiciones
Negociación de las condiciones
Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la

oferta que pueden ser negociables.

4° El pedido u orden de compra
Emisión de la Orden de Compra
En este paso se coloca la orden de compra, la mejor alternativa,

mejor proveedor, se debe estar seguro de que en la orden exista
toda la información del artículo, numero de orden, firmas, cantidad,
precio, fecha de entrega, descuentos y condiciones de pago.
Es el documento en el cual se describen los productos o servicios
a adquirir, mismos que son destinados a satisfacer los
requerimientos de las empresas.
El pedido o la orden compra deberá estar debidamente foliada,
de forma consecutiva Normalmente este documento es
elaborado por el área de compras o adquisiciones.

1. Es un comprobante en el que el proveedor acepta la

responsabilidad de abastecer por medio de la compra.
2. Proporciona información para el área de contabilidad.
3. Se está en condiciones para que el almacén realice los

preparativos la recepción.
Finalidad
4. De igual forma se puede controlar la calidad de producto.
5. Es una forma de aviso para que el área correspondiente

elabore la requisición
6. Con este documento el área de compras puede estar al

pendiente de que se entregue a tiempo los bienes o servicios.
GERENCIA a)
DENombre
COMPRAS
de YlaABASTECIMIENTO
empresa o persona que solicita, con su respectivo
El formato de la orden de número de folio para su pronta identificación.
compra deberá ser elaborado b) Se deberá anotar el departamento que recibirá el pedido, anotando
para que el proveedor pueda de preferencia las iníciales de la persona encargada.
interpretar fácilmente los
datos asentados c) Nombre y domicilio del proveedor.
d) Lugar de recepción de los artículos, así como descripción para llegar

a la dirección en la que recibirán el pedido.
Requisitos e) Forma de pago: efectivo, crédito, plazo, otros gastos.
f) Tipo de transporte para embarcar los productos, a cargo de quién

será el flete.
g) Fechas: de elaboración de pedido, embarque y entrega.
h) Dentro del cuerpo del pedido u orden de compra deberá contener:

cantidades, descripción de los artículos, precios, reglas de facturación,
embarque y otras estipulaciones.
i) Firmas: de elaboración. Autorización, recepción.

Ejemplos
Aspectos a considerar
en la orden de compra
Legales
• Cuando se establece un contrato surge la
responsabilidad, y en el caso de que haya
un problema, deberá solucionarse ante la
autoridad jurídica competente.
Administrativos
• El departamento de compras deberá tener

los lineamientos para que la actividad se
realice de la mejor manera posible,
revisando que la orden este aprobada,
justificada de donde se origino.

5° El convenio de la compra o abastecimiento
El convenio de la compra o abastecimiento
Cualquier convenio supone el acuerdo de voluntades entre

dos o más personas.
En el aspecto comercial, uno de ellos es el vendedor y otro
comprador, referente a la compra-venta de un bien y/o servicio,
así como de todas las condiciones de compra y pago.
El convenio, también pude ser denominado contrato, en la
mayoría de las veces puede realizarse en un plazo adecuado,
con el fin de tener segura la adquisición.

Condiciones Tipo de convenio
• Es el más conocido, utilizado para

Precio Fijo
adquirir cualquier bien y/o servicio.
El principal objetivo es precisar las

responsabilidades de las dos partes. • El precio pactado, puede variar
Costo
durante la entrega del bien o la
Una estipulación que se recomienda establecer Adicionable
presentación del servicio.
en el convenio, es que si el comprador no está
de acuerdo al revisar el precio y la calidad, será
cancelado el convenio. • Se establece por cada bien o servicio
Convenio
También es factible, estipular las sanciones a a un año u otro plazo, hasta quizá sin
Abierto
él.
las que se hará acreedoras cada una de las
partes, por incumplimiento.
• Se hace la estipulación, ya sea para el
Convenio comprador o para el vendedor,
Condicional ejemplo es el aseguramiento de la
mercancía a cargo del proveedor,
hasta recibirla en las instalaciones del
comprador, u otra, el establecimiento
de una garantía para el comprador.

6° Seguimiento de las ordenes de compra
Seguimiento y Expedición
Seguimiento del pedido, esto implica realizar comprobaciones

ocasionales para chequear el progreso, el estatus de
cumplimiento del pedido.
Esta responsabilidad normalmente recae en el Departamento de
compras, su labor no termina en la expedición de la orden
compra, sino que debe seguir la misma para verificar con los
proveedores que han recibido el pedido y que han quedado
entendidos los aspectos referentes al precio, la calidad, pero
fundamentalmente, se debe vigilar la secuencia al pedido hasta
que el proveedor entregue la mercancía o preste el servicio.

Pasos para el seguimiento de la orden compra
Iniciando con aquellas que no han sido surtidas por parte del proveedor.
Si la fecha de cumplimiento se realizará próximamente, se debe confirmar con los

proveedores, para verificar si la mercancía ya ha sido enviada, o bien, si el servicio se
prestará en fecha cercana, que en la pactada.
Si existiera un problema en la entrega o en la prestación del servicio, el área de compras

deberá tomar la decisión, de esperar o elegir otro proveedor para surtir el bien o preste el
servicio.
El encargado del almacén deberá comunicar al área de compras que el pedido ha sido
recibido. De igual forma el área que solicito el abastecimiento, deberá informar que la
mercancía fue entregada, o bien que el servicio se está prestando.
Es importante que el área de compras, pida la colaboración de los demás departamento,

cuando lo requiera, en el caso que existiera algún problema en cuanto: incremento de
precio, cantidad, calidad o servicio
7° Aprobación y facturas
Aprobación y facturas
Recibo del artículo, esto traerá varias actividades por el departamento

de recibo antes mencionadas como inspección e inspección y manejo
en el área de almacén.

8° Mantenimiento de registros
Mantenimiento de registros
Este paso final implica la terminalización

de la transacción y debe realizarse un
registro del inventario la operación de
compra se da como terminada y se envía
el pago a los proveedores.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS
Área Solicitante Dpto. de Compras Proveedor Almacén de materiales Contabilidad


GRACIAS
HASTA LA PRÓXIMA CLASE

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Identificar oportunidades de mejora y diseñar procesos para incrementar la calidad de bienes

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• La cadena de abastecimiento surge de la incapacidad de control del canal de flujo por

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Adicional a esto yacen otros subsistemas

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Fuente: M. Porter (1987:55)

La Compras, sus Objetivos,

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• Obtener materiales, insumos

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OBJETIVOS de las COMPRAS

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La función de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales

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• La función y la organización del departamento de

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La gestión de la recepción del material y su almacenamiento: La gestión administrativa de lo que se

La gestión: Cuando sea necesario, si se dispone de materiales en exceso, u obsoleto.

La identificación de nuevas fuentes de suministro: Siempre se debe tener un abanico de posibilidades

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1. La gestión de una base de datos en la que se marcan

Principales tareas que tiene a su

9. La preparación y la gestión de una lista de materiales

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Clasificación de tipos de compra

Compra Ocasional: Tipo de compra que se realiza esporádicamente y que

Compra Tradicional: Obedecen a una necesidad: satisfacer la demanda

Compra de Comodidad: Las nuevas condiciones de vida condicionan las

Compra de Consumo: Tiene por objeto distinguir el carácter masivo y más

Compra Especialista: Cuando hay que adquirir bienes de uso o consumo

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Emergencia: No tienen una formalidad establecida por

Especulativa: Se le puede considerar como una