Instructivo para El Diligenciamiento Del Formato Acciones Correctivas

INSTRUCTIVO PARA EL
DILIGENCIAMIENTO DEL Sistema Integrado de

FORMATO DE ACCIONES Gestión - SIG
CORRECTIVAS
UAE Agencia del Inspector General de Tributos,

Rentas y Contribuciones Parafiscales -ITRC
Instructivo para el
diligenciamiento del
Formato de Acciones SIG
Correctivas
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EL FORMATO IMPRESO DE ESTE DOCUMENTO ES UNA COPIA NO CONTROLADA
Código PE02-GSI-PR03-IN01 Versión 4 Fecha emisión 08/03/2018
INSTRUCTIVO PARA EL
CORRECTIVAS
1. OBJETIVO: Establecer las pautas a seguir para facilitar el diligenciamiento del Formato
de Acciones Correctivas.
2. ALCANCE: El instructivo aplica para la documentación, desarrollo e implementación de

todas las acciones correctivas asociadas a los diferentes procesos del Sistema integrado
de Gestión.
3. DEFINICIONES:
• Acción Correctiva1: Acción para eliminar la cuasa de una no conformidad y evitar

que vuelva a ocurrir.
• No Conformidad2: Incumplimiento de un requisito.
• Requisito3: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.
Nota 1:
para la organización, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o
expectativa bajo consideración está implícita.
Nota 2: Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo, en

información documentada.
Nota 3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de

requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestión de la
calidad, requisito del cliente, requisito de la calidad.
Nota 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas
o por la propia organización.
1 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Pág. 30.
2 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. Pág. 20.
3 Ibid.
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Nota 5: Para lograr una alta satisfacción del cliente puede ser necesario para
cumplir una expectativa de un cliente incluso si no està declarada ni
generalmente implícita, ni es obligatoria.
4. CONTENIDO O DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO:
a. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS
El Formato de Acciones Correctivas permite registrar y reportar las no conformidades

reales, identificar las causas de su ocurrencia, definir la acción correctiva a implementar
con su respectivo plan de acción, determinar la eficacia de la acción correctiva y dejar
registro del cierre de la misma.
I. El contenido de la primera parte del Formato es:
1. DATOS GENERALES
Fecha de Identificación de la No Conformidad: NC #
Nombre y Cargo de quien identifica la No Conformidad y realizará su seguimiento y cierre:
Proceso:
Fuente de la No Conformidad: (Marque con X)
4. Resultados de la
2. Incumplimiento 3. Informe
1. Quejas/Reclamos revisión
meta indicador auditoría externa
por la Dirección
5. Producto/Servicio/ 6. Informe auditoría 8. Materialización de
7.Autocontrol
Salida No Conforme interna Riesgos
10. Problemas con 11. Efectos de
9. Problemas con 12. ¿Otra? ____
partes interesadas cambios no
proveedores externos ¿Cuál?
pertinentes planificados
Descripción de la No Conformidad
Nota: No incluir en la descripción causas, hipótesis o justificaciones que surjan alrededor de la No Conformidad
identificada
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Requisito/Procedimiento u otro Documento Incumplido en la No Conformidad
Delegado por el Responsable del Proceso para el análisis y tratamiento de la No Conformidad
Identificación de la necesidad de realizar correcciones

SI
¿Es necesario realizar correcciones?
NO
Descripción de la corrección:
Responsable de realizar la corrección:
Fecha de ejecución de la corrección:
A continuación, se describe de manera específica cada uno de los ítems relacionados

con el contenido de la primera parte del Formato:
Campo Descripción
1. DATOS GENERALES
Fecha de Identificación
Digitar en formato (dd/mm/aaaa) la fecha en la cual se realiza el hallazgo.
de la No Conformidad
Cada proceso identificará el número consecutivo de la No Conformidad de

NC# acuerdo a la ocurrencia y documentación de las mismas. Este consecutivo
debe llevarse anualmente.
Nombre y Cargo de
quien identifica la No Este espacio debe diligenciarse con los nombres y apellidos de quien detecta
Conformidad y realizará la No Conformidad.
su seguimiento y cierre
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Campo Descripción
1. DATOS GENERALES
Proceso Proceso al cual pertenece la No Conformidad Identificada.
Se debe identificar la fuente de la No Conformidad marcando con una X

Fuente de la No
frente a las opciones propuestas. Si la fuente no se encuentra dentro de las
Conformidad
opciones predefinidas, se debe especificar cuál es.
Descripción de la No Conformidad
Descripción de la No Definir en forma concreta la No Conformidad o el incumplimiento del

Conformidad requisito.
Requisito/Documento
Se debe definir el requisito de la Norma, el Procedimiento u otro documento
Incumplido en la No
incumplido en la No Conformidad.
Conformidad
Delegado por el
responsable del
Nombre y apellido de la persona designada por el responsable del proceso
Proceso para el análisis
para liderar el análisis y tratamiento de la No Conformidad.
y tratamiento de la No
Conformidad
Identificación de la necesidad de realizar correcciones

¿Es necesario realizar
Marcar con una X y definir si aplica corregir algún documento o realizar un
correcciones?
reproceso de acuerdo a la No Conformidad detectada.
Si/No
Explicar clara y concretamente la corrección que se va a realizar o el

Descripción de la
reproceso y qué documentos o sobre qué actividades se van a realizar los
corrección
ajustes. En caso de que no se requiera corrección especificar: No Aplica.
Responsable de realizar Especificar el nombre y cargo de la persona responsable de realizar la

la corrección corrección. En caso de que no se requiera corrección especificar: No Aplica.
Fecha de ejecución de Describir la fecha en la que se realizó la corrección. En caso de que no se

corrección requiera corrección especificar: No Aplica.
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II. El contenido de la segunda parte del Formato es :
Se debe tener en cuenta antes del análisis de causas Si existen no conformidades

similares o que potencialmente puedan ocurrir en otro proceso se debe incluir dentro
2. CAUSA RAÍZ IDENTIFICADA EN EL ANÁLISIS

Nota: Para el análisis de causas deberá remitirse primero al Anexo I de este Formato

con el contenido de la segunda parte del Formato:
Campo Descripción
2. CAUSA RAÍZ IDENTIFICADA EN EL ANÁLISIS
Debe mostrarse el resultado del análisis de causas que se realiza en el ANEXO I

Causa raíz del Formato de Acciones Correctivas. Dicho Anexo ofrece tres metodologías
identificada en el diferentes para la identificación de la causa raíz sobre la cual se define e
análisis implementa el plan de acción. La descripción y explicación de cada una de las
metodologías se encuentra en el numeral V de éste instructivo
III. El contenido de la tercera parte del Formato es:
Nota 2: Si la no conformidad implica la actualización de los riesgos del proceso se debe

incluir dentro de las actividades del plan de acción.
Nota 3: Si la no conformidad implica hacer cambios al sistema de Gestión se deben

incluir los mismos dentro de las actividades del plan de acción.
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3. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

FECHA DE
FASE
RESPONSABLE FECHA FECHA SEGUIMIENTO

# ACTIVIDAD EVIDENCIA
DE LA GESTIÓN INICIAL FINAL PROPUESTA
(DD/MM/AAAA)
Planear
Hacer
Verificar
Actuar
Resumen Acción Correctiva:
Visto bueno plan de acción

Nombre: Firma:

con el contenido de la tercera parte del Formato:
Campo Descripción
Fase Fases del Ciclo PHVA que enmarcan las actividades del plan de acción.
# Número consecutivo de las actividades que se van a definir
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Campo Descripción
Se definen las tareas que componen la Acción Correctiva dentro de cada fase
Actividad del ciclo PHVA, es decir, se clasifican de acuerdo a su naturaleza: si es del
planear, del hacer, del verificar o del actuar
Responsable de la Se registra el nombre y el cargo de la persona delegada para ejecutar cada una
Gestión de las tareas definidas en la columna: Actividad
Se registra el día, mes y año de inicio de cada una de las tareas o actividades del
Fecha Inicial
plan de acción.
Se registra el día, mes y año de finalización de cada una de las tareas o

Fecha Final
actividades del plan de acción.
Especificar el tipo de registro que proporcionará evidencia del desarrollo de

Evidencia
cada actividad.
Fecha de seguimiento
Se debe especificar el día, mes y año en que se realizará la verificación del
propuesta
cumplimiento de las actividades.
(DD/MM/AAAA)
Resumen Acción
Digitar una descripción breve que sintetice la acción correctiva.
Correctiva
Nombre y apellido de quien aprueba el plan de acción propuesto. Para el caso

Visto Bueno del Plan de
de auditorías, quien aprueba el plan será el auditor, para los demás casos, será
Acción: Nombre
quién identificó la No Conformidad.
Visto bueno de quien aprueba el plan de acción propuesto. Para el caso de

Visto Bueno del Plan de
auditorías, quien aprueba el plan de acción será el auditor, para los demás casos,
Acción: Firma
será quién identifica la no conformidad.
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IV. El contenido de la cuarta parte del Formato es :
4. NOVEDADES RELACIONADAS CON EL PLAN DE ACCIÓN

FECHA DE
# DESCRIPCIÓN DE LA NOVEDAD APROBACIÓN JUSTIFICACIÓN FIRMA
(DD/MM/AAAA)

con el contenido de la cuarta parte del Formato:
Campo Descripción
4. NOVEDADES RELACIONADAS CON EL PLAN DE ACCIÓN
Número consecutivo, de acuerdo al plan de acción de la Sección 3, al cual se
#
asocia la actividad que requiere algún ajuste.
Descripción de la Se debe definir de manera concreta el tipo de ajuste o novedad que se presenta
Novedad en la actividad identificada en la columna anterior.
Fecha de aprobación
Día, mes y año en que se aprueba ajustar la actividad.
(DD/MM/AAAA)
Justificación Notas aclaratorias y/o justificación del ajuste a la actividad.
Firma de quien aprueba el ajuste a la actividad.
Firma El encargado de aprobar ajustes será el auditor, (para el caso de no

conformidades por auditorías) o quién identifica la no conformidad para los
demás casos.
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V. El contenido de la quinta parte del Formato es:
ANEXO I - HOJA DE TRABAJO DE ANÁLISIS DE CAUSAS DEL FORMATO DE ACCIONES

CORRECTIVAS
(Este Anexo será diligenciado por el responsable del análisis y tratamiento de la No

Conformidad).
METODOLOGÍA DEL ¿POR QUÉ? - ¿POR QUÉ?
¿Por qué?:
1
¿Por qué?:
¿Por qué?:
LLUVIA DE IDEAS CON DIAGRAMA DE RELACIONES

a. __________________________________________________________________
b. __________________________________________________________________
c. __________________________________________________________________ 2
d. __________________________________________________________________
e. __________________________________________________________________
a
b d
c
DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

Personal Infraestructura insumos
No conformidad y su efecto
3
en la calidad
metodología Medio ambiente Equipos
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1 METODOLOGIA DEL ¿POR QUÉ? - ¿POR QUÉ?4
Técnica que ayuda a llegar en forma secuencial a las causas originales de un problema
detectado y por lo tanto, da lugar a mejoras reales
Ejemplo:
• Hallazgo: El indicador de porcentaje de cumplimiento de capacitaciones no
cumple con la meta estipulada.
• Evidencias: Durante los meses de Abril y Mayo el resultado del indicador se ha

calificado como fuera de rango.
• Norma o Documento: Procedimiento Acciones Correctivas que establece como

fuente de No Conformidad el incumplimiento de la meta del indicador.
No Conformidad: El indicador de porcentaje de cumplimiento de

capacitaciones no cumple con la meta estipulada.
Porque la meta del indicador es máximo del 100% y durante los
¿Por qué? meses de abril y mayo presentó como resultado 125% y 138%
respectivamente
Porque el número de capacitaciones realizadas fue mayor al
¿Por qué?
número de capacitaciones inicialmente planeadas.
Porque no se realizó una adecuada planeación de las
¿Por qué?
capacitaciones.
Porque no se tuvieron en cuenta las diferentes variables que
¿Por qué?
impactan la planeación del número de capacitaciones.
Porque se desconocen las variables que se deben tener en cuenta
¿Por qué?
para realizar una adecuada planeación de capacitaciones.
Porque no se han identificado y estandarizado las variables
¿Por qué? que se deben tener en cuenta para realizar una adecuada
planeación de capacitaciones.
4
ORTIZ Pimiento, Néstor Raúl. Análisis y mejoramiento de los procesos de la empresa. Universidad
Industrial de Santander. Escuela de Estudios Industriales y Empresariales. Bucaramanga, 1999. Pág.47.
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El último porque es la causa raíz de la no conformidad real identificada, por lo tanto las
actividades del plan de acción deben ir encaminados a lograr que en la próxima
planificación de número de capacitaciones se disponga de un documento donde se
especifiquen las variables que se deben tener en cuenta para lograr un plan acorde con
los recursos de la Entidad y que dichas variables se utilicen para realizar la planificación.
2 LLUVIA DE IDEAS5 CON DIAGRAMA DE RELACIONES
Es una técnica que se utiliza para obtener información importante sobre un tema o un
proceso, tomando directamente las ideas del personal que está más familiarizado con el
área de trabajo, oficina, etc. Éste método permite promover la participación, generar
entusiasmo en un grupo de personas y analizar y mostrar todas las causas posibles de un
problema para su posterior solución.
Pasos a seguir para llevar a cabo la Lluvia de Ideas:
a) Selección de un facilitador. El grupo encargado de analizar las causas de la no

conformidad, selecciona un facilitador, cuya labor es conducir el proceso de
análisis y asegurar el progreso del grupo. Si los jefes participan en él, es preferible
que no se opte por ninguno de ellos para el rol de facilitador.
b) Definición de la tarea. El grupo define un enunciado claro y sencillo sobre el

problema que se analizará, el facilitador se asegura de que todos hayan
entendido el problema de la misma forma. En este paso, el problema a analizar
será la no conformidad definida en la Sección 1 del Formato de Acciones
Correctivas.
c) Generación de ideas. Se dan 15 minutos para escribir de manera individual, en

silencio, con enunciados cortos, las ideas concretas que pueden aportar respecto
al problema presentado inicialmente.
5
Gobierno Federal, México. Herramientas para el análisis y mejora de procesos. Programa especial de
mejora de la gestión en la administración pública general 2008-2012. Septiembre de 2008. Pág: 17-18.
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d) Registro de ideas. Se escriben todas las ideas y se exponen al grupo, sin

comentarlas ni criticarlas, aunque estén repetidas. Para esto se pueden seguir
tres métodos:
• Nominación individual: cada participante escribe sus ideas en hojas

diferentes y el facilitador las coloca a la vista del grupo.
• Dictado por turno: en el orden en que estén sentados, cada participante

dicta una de sus ideas al facilitador, quien las anota en hojas a la vista del
grupo. La secuencia de turnos se repite hasta que se hayan dictado todas
las ideas.
• Nominación anónima: los participantes anotan cada una de sus ideas en
tarjetas de 15x10 cm y se las pasan al facilitador. Él o ella baraja el total de
tarjetas y en hojas, a la vista del grupo, escribe las elegidas. Esta variante
permite manejar ideas conflictivas sin que los autores sientan temor de
consecuencias posteriores.
e) Aclaración de ideas: el facilitador se asegura de que todos los participantes

entiendan de igual manera los enunciados de las ideas, junto con el grupo,
elimina las repetidas y al final identifica cada idea con una letra. Este paso se
puede implementar simultáneamente con el anterior si se selecciona el Dictado
por turno.
f) Consenso de votación: se realiza una votación para identificar las ideas más
apoyadas y más relevantes.
Una vez se identifiquen las ideas o posibles causas de la no conformidad, se procede a

realizar un diagrama de relaciones. Para esto se seguirán los pasos mostrados a
continuación6:
• Escribir cada una de las causas relevantes y asignarles una letra.
6
HERNÁNDEZ Reyes, Esther. AGUILAR Jiménez, Alba. HOYOS Torres, William (MBA). Manual del Laboratorio
de Control de Calidad. Universidad Pontificia Bolivariana. Escuela de Ingenierías y Administración.
Facultad de Ingeniería Industrial. Bucaramanga, 2008. Pág: 46.
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• Escribir en un círculo diferente, cada una de las letras asociadas a las

distintas causas.
• Buscar relaciones entre cada una y todas las ideas causantes de la no

conformidad.
• Unir mediante flechas los círculos que guarden relación entre sí. En lo
posible, deben evitarse las flechas de doble vía pero si se puede
presentar que de un círculo salgan o entren varias flechas.
• Totalizar las flechas que entran y salen de cada círculo para de ésta
manera, establecer las principales causas y los principales efectos de la no
conformidad.
De acuerdo al gráfico, el círculo o idea que más influya en las demás (es decir, de aquel
que salgan más flechas será la causa raíz de la no conformidad.
Ejemplo:
• Hallazgo
En el Proceso de Sistema Integrado de Gestión se detecta que el personal no
relaciona claramente la política del Sistema Integrado de Gestión con el quehacer
diario de sus actividades.
• Evidencias
Cuando se preguntó a 7 de los 10 funcionarios del proceso recitaron la política de
calidad de memoria, pero no explicaron cómo aplican dicha política en las
actividades que realizan en el día a día.
• Norma o Documento Vulnerado

NTC-ISO 9001:2015
• Requisito Vulnerado
5.2.2 Comunicación de la política de la calidad
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Lluvia de Ideas
a. No se asume la política de calidad como parte de la responsabilidad del quehacer

cotidiano
b. Existe resistencia a interiorizar los elementos como compromiso y responsabilidad

por algunos de los trabajadores.
c. La reflexión a lo que se lee como política de calidad no se ejercita de manera

formal.
d.
memoria, algo impreso en físico y no como parte del actuar profesional
Diagrama de Relaciones
Entran Salen Total

a 1 1 2
b 1 0 1
c 2 0 2
d 0 3 3
En este caso la causa identificada es la d, por lo que las actividades del plan de acción
deben ir encaminados a lograr que los funcionarios no se aprendan la política de calidad
de memoria, si no que la interioricen como parte de las actividades propias de cada
proceso.
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3 DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO
El Diagrama Causa-Efecto, también conocido como Espina de Pescado o Diagrama

de Ishikawa, sirve para ordenar las causas que afectan o influyen en la calidad de un
proceso, producto o servicio7.
¿Cómo construir un Diagrama Causa-Efecto? 8:
a) Definir en un enunciado claro y corto, el efecto o problemática que se desea

analizar. Para el caso de la Agencia ITRC, el enunciado será el mismo que aparece
en la Sección 1 Descripción de la No Conformidad del Formato de Acciones
Correctivas.
b) Escribir el efecto o problemática dentro de un rectángulo, en la orilla derecha.

Se deberá escribir el riesgo o no conformidad potencial en el cuadro que
representa la cabeza del pescado (ubicado al final de la flecha central).
c) Determinación de los conjuntos de causas: Sobre las líneas o flechas diagonales

que llegan a la flecha central del diagrama, se identifican los grupos de causas que
podrían estar generando el problema. Dichos grupos pueden clasificarse de la
siguiente forma:
• Mano de Obra:
• Conocimiento (¿los funcionarios conocen su trabajo?)

• Entrenamiento (¿los funcionarios están entrenado?)
7
GUAJARDO Garza, Edmundo. Administración de la calidad total. Editorial Pax. México 2008. Pág: 149.
8
Gobierno Federal, Estados Unidos Mexicanos. Herramientas para el análisis y mejora de procesos.
Programa especial de mejora de la gestión en la administración pública general 2008-2012. Septiembre de
2008. Pág: 15.
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INSTRUCTIVO PARA EL
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• Habilidad (¿los funcionarios han demostrado tener habilidad para el

trabajo que realizan?)
• Capacidad (¿se espera que cualquier funcionario pueda llevar a cabo de
manera eficiente su labor?)
• Método de Trabajo:
• Estandarización (¿las responsabilidades y los procedimientos de trabajo

están definidos clara y adecuadamente?)
• Excepciones (cuando el procedimiento estándar no se lleva a cabo, ¿existe
un procedimiento alternativo claramente definido?)
• Definición de operaciones (¿cómo se decide si la operación fue hecha de
manera correcta?)
• Materiales:
• Variabilidad (¿se conoce la variabilidad de las características importantes?)

• Cambios (¿ha habido algún cambio?)
• Proveedores (¿cuál es la influencia de múltiples proveedores? ¿se sabe
cómo influyen los diferentes tipos de materiales?)
• Maquinaria y Equipo:
• Capacidad (¿las máquinas han demostrado ser capaces?)

• Diferencias entre máquinas, cadenas, estaciones, instalaciones, etc. (¿las
diferencias identificadas son grandes?)
• Herramientas (¿hay cambios de herramientas periódicamente? ¿son
adecuados?)
• Ajustes (¿los criterios para ajustar las máquinas son claros?)
• Mantenimiento (¿hay programas de mantenimiento preventivo? ¿son
adecuados?)
• Medio Ambiente:
• Ciclos (¿existen patrones o ciclos en los procesos que dependen de

condiciones del medio ambiente?)
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INSTRUCTIVO PARA EL
CORRECTIVAS
• Temperatura, iluminación, humedad (¿estos factores influyen en el

resultado de las operaciones?)
• Medición:
• Disponibilidad (¿se dispone de las mediciones requeridas?)

• Definiciones (¿están definidas las características que se deben medir?)
• Tamaño de la muestra (¿han sido medidas suficientes servicios?)
• Capacidad de repetición (¿se puede repetir con facilidad la medida?)
• Sesgo (¿se tiene definida la desviación máxima permitida?)
d) Participación de los integrantes del grupo que analiza las causas. Cada
participante debe clasificar, agrupar y escribir en cada conjunto de causas (es decir,
en cada flecha diagonal) las ideas que surjan como posibles causantes de la no
conformidad potencial o riesgo.
e) Revisión de las causa. Identificar las causas más recurrentes y priorizarlas de

acuerdo a aquellas que pueden estar generando en mayor medida la no
conformidad potencial o riesgo.
Cuando se prioricen las causas, aquella que tenga la calificación más alta, será la causa
raíz de la no conformidad potencial o riesgo.
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INSTRUCTIVO PARA EL
CORRECTIVAS
VI. El contenido de la sexta parte del Formato es :
ANEXO II
HOJA DE SEGUIMIENTO Y CIERRE DEL PLAN DE ACCIÓN
A. SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

FASE
FECHA
# OBSERVACIONES DE SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DE EVIDENCIAS FIRMA
(DD/MM/AAAA)
Planear
Hacer
Verificar
Actuar

con el contenido de la sexta parte del Formato:
Campo Descripción
Planear
Hacer
Fases del Ciclo PHVA que enmarcan las actividades del plan de acción
Verificar
Actuar
# Número consecutivo de las actividades a las cuales se les realiza el seguimiento
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CORRECTIVAS
Campo Descripción
Se debe especificar el día, mes y año en que se realiza el seguimiento y la
Fecha verificación de la ejecución de las actividades propuestas. (El seguimiento se
(DD/MM/AAAA) puede realizar en cualquier momento sobre los compromisos vencidos a la
fecha de revisión).
Observaciones de
seguimiento y revisión Describir los resultados de la revisión realizada y las evidencias encontradas.
de evidencias
Firma de la persona encargada de hacer seguimiento a las actividades del plan

Firma de acción. Para el caso de auditorías, quien realiza seguimiento será el auditor,
para los demás casos, será quién identificó la no conformidad
VII.
VIII. El contenido de la séptima parte del Formato es :
En esta sección, el auditor o quien detectó la no conformidad se encargará de

determinar, a partir de las evidencias recolectadas y la información disponible, si la
Acción Correctiva implementada fue eficaz al eliminar la causa raíz identificada y
procederá a diligenciar los siguientes campos:
B. EFICACIA DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS
¿La acción correctiva implementada fue eficaz? SI NO

OBSERVACIONES:
Diligenciar únicamente en caso que la acción correctiva NO haya sido eficaz: N° nueva acción correctiva:
NC# ____

con el contenido de la séptima parte del Formato:
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INSTRUCTIVO PARA EL
CORRECTIVAS
Campo Descripción
B. EFICACIA DE LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS
¿La acción correctiva Marcar con una X si la Acción Correctiva fue eficaz o no de acuerdo a las
implementada fue evidencias. En la siguiente página se presenta un diagrama que indica la forma
eficaz? de evaluar la eficacia de las acciones tomadas.
Observaciones Se debe describir por qué la Acción Correctiva fue eficaz o no
Diligenciar únicamente
en caso de que la acción
Identificar en número consecutivo de la nueva Acción Correctiva para tratar la
correctiva NO haya sido
No Conformidad.
eficaz: N° nueva acción
correctiva
IX. El contenido de la octava parte del Formato es :
C. CIERRE DEL PLAN DE ACCIÓN

Responsable Firma:
del cierre:
Fecha de
cierre:
Una vez se haya determinado la eficacia de la Acción Correctiva y se evidencie total

implementación de las actividades del Plan de Acción, se deberá diligenciar la Sección C.

con el contenido de la octava parte del Formato:
Campo Descripción
C. CIERRE DEL PLAN DE ACCIÓN
Diligenciar nombre y apellido del encargado de cerrar la Acción Correctiva.
Responsable del cierre:
El responsable del cierre de cada Acción Correctiva será la misma persona que
identifica la no conformidad en la Sección 1 del Formato Acciones Correctivas.
Día, mes y año en que se verifica la implementación y eficacia de las actividades
Fecha de cierre:
y se autoriza el cierre de la acción.
Firma del encargado de cerrar la Acción Correctiva, es decir, de quien aparece
Firma:
como responsable del cierre en la sección anterior.
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INSTRUCTIVO PARA EL
CORRECTIVAS
¿Cómo evaluar la eficacia de la Acción?
5. REGISTROS O DOCUMENTOS ASOCIADOS:

No Aplica.
6. ANEXOS:
No Aplica.
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DILIGENCIAMIENTO DEL Sistema Integrado de

UAE Agencia del Inspector General de Tributos,

2. ALCANCE: El instructivo aplica para la documentación, desarrollo e implementación de

• Acción Correctiva1: Acción para eliminar la cuasa de una no conformidad y evitar

• No Conformidad2: Incumplimiento de un requisito.

• Requisito3: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

Nota 2: Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo, en

Nota 3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de

4. CONTENIDO O DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO:

a. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO DE ACCIONES CORRECTIVAS

El Formato de Acciones Correctivas permite registrar y reportar las no conformidades

I. El contenido de la primera parte del Formato es:

Requisito/Procedimiento u otro Documento Incumplido en la No Conformidad

Delegado por el Responsable del Proceso para el análisis y tratamiento de la No Conformidad

Identificación de la necesidad de realizar correcciones

Responsable de realizar la corrección:

Fecha de ejecución de la corrección:

A continuación, se describe de manera específica cada uno de los ítems relacionados

Cada proceso identificará el número consecutivo de la No Conformidad de

Proceso Proceso al cual pertenece la No Conformidad Identificada.

Se debe identificar la fuente de la No Conformidad marcando con una X

Descripción de la No Definir en forma concreta la No Conformidad o el incumplimiento del

Identificación de la necesidad de realizar correcciones

Explicar clara y concretamente la corrección que se va a realizar o el

Responsable de realizar Especificar el nombre y cargo de la persona responsable de realizar la

Fecha de ejecución de Describir la fecha en la que se realizó la corrección. En caso de que no se

II. El contenido de la segunda parte del Formato es :

Se debe tener en cuenta antes del análisis de causas Si existen no conformidades

2. CAUSA RAÍZ IDENTIFICADA EN EL ANÁLISIS

A continuación, se describe de manera específica cada uno de los ítems relacionados

2. CAUSA RAÍZ IDENTIFICADA EN EL ANÁLISIS

Debe mostrarse el resultado del análisis de causas que se realiza en el ANEXO I

III. El contenido de la tercera parte del Formato es:

Nota 2: Si la no conformidad implica la actualización de los riesgos del proceso se debe

Nota 3: Si la no conformidad implica hacer cambios al sistema de Gestión se deben

3. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

RESPONSABLE FECHA FECHA SEGUIMIENTO

Resumen Acción Correctiva:

Visto bueno plan de acción

A continuación, se describe de manera específica cada uno de los ítems relacionados

3. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

# Número consecutivo de las actividades que se van a definir

3. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN

Se registra el día, mes y año de finalización de cada una de las tareas o

Especificar el tipo de registro que proporcionará evidencia del desarrollo de

Nombre y apellido de quien aprueba el plan de acción propuesto. Para el caso

Visto bueno de quien aprueba el plan de acción propuesto. Para el caso de

IV. El contenido de la cuarta parte del Formato es :

4. NOVEDADES RELACIONADAS CON EL PLAN DE ACCIÓN

A continuación, se describe de manera específica cada uno de los ítems relacionados

Justificación Notas aclaratorias y/o justificación del ajuste a la actividad.

Firma de quien aprueba el ajuste a la actividad.

Firma El encargado de aprobar ajustes será el auditor, (para el caso de no

V. El contenido de la quinta parte del Formato es:

ANEXO I - HOJA DE TRABAJO DE ANÁLISIS DE CAUSAS DEL FORMATO DE ACCIONES

(Este Anexo será diligenciado por el responsable del análisis y tratamiento de la No

METODOLOGÍA DEL ¿POR QUÉ? - ¿POR QUÉ?