Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PROCEDIMIENTOS N°: PRC-SST-003

Estándar E2.5.1
Fecha: Octubre 01 de 2019
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y
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REGISTROS
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1. OBJETO

Establecer los controles necesarios para la elaboración, modificación, anulación y

aprobación de los documentos que integran el Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo – SG-SST de “PROARCA COLOMBIA S.A.S.”.

Establecer los controles a los registros que integran el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST de “PROARCA COLOMBIA S.A.S.” en
cuanto a su identificación, almacenamiento, tiempo de retención, recuperación y
disposición final.

2. ALCANCE

El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos los

documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-
SST de “PROARCA COLOMBIA S.A.S.” desde la detección de la necesidad de
elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración y/o anulación

3. DEFINICIONES

3.1. Aprobación: Etapa dentro del procedimiento control de documentos y

registros que determina la adecuación y la aceptación del documento.

3.2. Documento: Información y su medio de soporte; hace referencia a

caracterizaciones, procedimientos, manuales, políticas, objetivos,
lineamientos, instructivos, documentos, formatos, listados y matrices. En
cuanto a su medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o
electrónico y muestra patrón o una combinación de estos.

3.3. Documento controlado: Son los documentos de origen interno aprobados

y controlados de acuerdo con las disposiciones establecidas en el
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procedimiento de Control de documento y registros y cuya reproducción y

uso inadecuado por parte de los servidores públicos y/o contratistas se
considera como una Copia No Controlada.

3.4. Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen

por fuera de la organización.

3.5. Formato: Forma estándar para registrar información.

3.6. Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una organización.

3.7. Plan de Calidad: Documento que específica qué procedimientos y

recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben
aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

3.8. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

3.9. Registro: Es un tipo especial de documento que presenta resultados

obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

4. RESPONSABLES

4.1. Responsable por el mantenimiento y control de este

procedimiento:

Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

4.2. Responsable por la ejecución de este procedimiento:

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Responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

5.1. Decreto 1072 de 2015

6. DESCRIPCIÓN

6.1. Elaboración De Un Documento

Cuando sea preciso elaborar un nuevo documento del SG-SST o revisar uno
existente, este deberá cumplir con los siguientes requisitos:

Encabezado

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

LOGO Carpeta y código de documento

SG-SST
Fecha de elaboración
Nombre documento Versión
N° de Páginas

Pie de página:

Código de documento

Persona que elabora Persona que revisa Persona que aprueba

Fecha de elaboración

Definición de responsable: La elaboración o revisión de cualquier documento del

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asignadas las responsabilidades en cuanto a elaboración y revisión. Dichos

responsables se elegirán según la naturaleza del documento y los conocimientos
necesarios para su elaboración o revisión.

Legibilidad: Los documentos del sistema dispondrán de título adecuado a su

contenido y se redactarán con un estilo claro y comprensible para el usuario.

Tipografía: Para la elaboración de los documentos se empleará la fuente “Arial”

con un tamaño de 12 puntos.

Formatos: Los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el

Trabajo – SG-SST tendrán un margen de 3 Cm en la parte superior e inferior y una
margen de 3 Cm en la parte izquierda y derecha. En el encabezado se indicará en
la parte izquierda el logo de la “PROARCA COLOMBIA S.A.S.” en el centro el
título del documento y en la parte derecha la codificación, versión y fecha de
actualización.

Procedimientos: Los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo – SG-SST tendrán un margen de 3 Cm en la parte superior e
inferior y una margen de 3 Cm en la parte izquierda y derecha. El encabezamiento
con tres recuadros: recuadro izquierdo: logo de la organización, Recuadro centro:
título del documento, recuadro derecha: codificación versión y fecha de
actualización; al final del procedimiento aparece una tabla de control de
modificaciones donde se recogen las modificaciones con respecto a la
edición/versión anterior que muestra los siguientes datos: Revisión: número de
revisión, Apartado modificado: modificación realizada, Descripción: Actividad
realizada, Fecha: fecha de modificación.

NOTA: Los programas y procedimientos de programas se realizarán con la

misma estructura de los procedimientos ya mencionados.

Atribución: Los documentos externos al Sistema de Gestión de la Seguridad y

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Salud en el Trabajo – SG-SST, deberán tener clara su atribución, bien citando el

autor o el organismo del que provienen.

6.2. Codificación de los Documentos

Para asegurar la identificación de los documentos se empleará código y título, a

excepción de los registros, en los que el titulo será opcional. La codificación se
resume en la siguiente tabla sinóptica.

TABLA 6.2.1: CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Tipo de documento Codificación

Sistema de Gestión de Seguridad y
SG-SST-XXX
Salud en el Trabajo
Procedimientos PRC-SST-XXX
Programas PRG-SST-XXX
Políticas PLT-SST-XXX
Formatos FT-SST-XXX
Reglamentos REG-SST-XXX
Manuales MAN-SST-XXX
Planes PLA-SST-XXX

Leyenda de la codificación:

 XXX Es un número de tres cifras correspondiente al ordinal correlativo

correspondiente al tipo de documento

6.3. Revisión

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Una vez elaborado, el documento pasará a la fase de revisión a cargo del

responsable de esta, que puede o no coincidir con el responsable o
(responsables) de su elaboración. Concluida la revisión se indicará la autoría, el
número correlativo de esta y su fecha.

6.4. Aprobación

El documento no se considerará válido y de aplicación hasta no ser aprobado. La

responsabilidad y autoridad de la aprobación de los documentos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST dependen de la Alta
Dirección a cargo del Gerente. Este podrá delegar dicha responsabilidad en el
responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-
SST.

Tras su aprobación, los documentos se distribuirán a todos los puntos de la

organización donde sean necesarias para proceder a su implantación en todos los
sitios en que se realicen operaciones esenciales para el efectivo funcionamiento
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST.

Los documentos del sistema se distribuirán mediante copias controladas con listas
de distribución, los destinatarios de dichas copias controladas firmarán un recibí.
En el caso de revisiones de documentos se exigirá, junto al recibí, la entrega de la
versión obsoleta para proceder a su destrucción.

Las copias controladas de los documentos del Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el Trabajo – SG-SST deben tener un sello original con la identificación
de “Copia controlada” la cual indica que se debe actualizar la misma, de acuerdo
con el cambio de versión.

Cuando se requiere de copia no controlada de los documentos del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST debe incluirse un sello
en original con la identificación de “Copia no controlada” lo cual evita la

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actualización de documentación de acuerdo con los cambios emitidos.

Toda copia de un documento que requiera control debe llevar una marca de agua
del logo de la empresa.

6.5. Actualización

Cada vez que se introduzcan cambios en el Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo – SG-SST se revisarán los documentos afectados para
comprobar si es preciso introducir modificaciones y si tales documentos siguen
vigentes. En caso contrario, se actualizarán a las nuevas revisiones mediante el
mismo proceso descrito en este procedimiento.

Se creará una lista de referencia de todos los documentos del sistema vigentes
con la fecha de la última revisión aprobada y distribuida, además de los
responsables de su elaboración y revisión.

6.6. Archivo

Los documentos estarán localizados y archivados en la oficina del Responsable

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – SG-SST, quién
deberá garantizar su conservación, evitando deterioros, tanto en formato físico
como digital.

Cuando por alguna razón haya que archivar un documento obsoleto, este se
retirará y archivará bajo el epígrafe “Archivo de obsoletos”, marcando sus páginas
con una marca claramente visibles que rece “No vigente”.

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de

documento obsoleto.

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FT-SST-024 Formato Solicitud de Elaboración, Modificación y/o Anulación de

Documentos
FT-SST-025 Formato Listado Maestro de Documentos y Registros

8. TABLA DE CONTROL DE MODIFICACIONES

Cuando un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de

documento obsoleto.

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