MINISTERIO DE EDUCACION

INSTITUTO SUPERIOR NUEVA LUZ

TECNICO SUPERIOR EN INFORMATICA EMPRESARIAL

MODULO INSTRUCIONAL DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

FACILITADORA : PROFESORA MAGALY LEZCANO MORALES

DAVID, CHIRIQUI 2012

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1-ADMINISTRACIÓN

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente

en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas
seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o
grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a
las de servicio.
En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y
constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas
que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente,
administradores etc.
Gerente
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a
las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la
eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos
apropiados.
 Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos;
una de las partes está sujeta a la otra.
 Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen repercusiones que
involucran a otras personas, para bien o para mal.

Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros. Estos
también podrán tener algunas responsabilidades operativas. Se pueden dividir en
dos grupos:
 Los operativos son personas que trabajan directamente en un puesto o
actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otros
empleados.
 Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.

LOS ADMINISTRADORES SE CLASIFICAN EN:

 Los administradores de primera línea por lo general lo llamamos
supervisores.
 Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de
departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de
distrito, decano, obispo o gerente divisional.

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2-LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL
ADMINISTRADOR

Es importante si de alguna empresa o institución nos quisiéramos referir, que

independientemente de la importancia que tendrá el establecimiento o aplicación
de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo, debemos
también referirnos, al papel que como administradores tenemos en una
organización, llamada de bienes o de servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de la misma empresa,
dependiendo del departamento en que se encuentre el administrador, este realiza
funciones como:
Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los departamentos clave,
ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada introducción de
infraestructura en un organismo o empresa.
Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que hoy en día
representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar métodos
eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de venta que la empresa
ofrece a un mercado específico.
Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del
capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de
los medios económicos necesarios para cada uno de los demás departamentos,
con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que mediante el uso
adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y
desarrollo, se allega para la empresa del personal adecuado y afín a los objetivos
de la misma.

3-EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR

La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se
sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del
nivel operacional o con la planeación, organización, dirección y control de las
actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el
proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo
que la empresa pretende servir. Cuanto mas se preocupe el administrador para
saber o aprender como se ejecutan las tareas, mas preparado estará para actuar
en el nivel operacional de la empresa. Cuanto mas se preocupe por desarrollar
conceptos mas preparado estará para actuar en el nivel institucional de la
empresa. Un administrador debe conocer como se prepara un presupuesto de
gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo
grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planeación y el control
de producción, etc ya que estos conocimientos son valiosos para la
administración, sin embargo lo mas importante y fundamental es saber como
utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

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4-OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
2. Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el
cual se desarrolla
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
Importancia De La Administración
La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que
los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable
y esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca
oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas ,mediante
técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un
sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que
enlaza todos los demás subsistemas.
Dentro de la administración encontramos:
 Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro
efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
 Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las
necesidades de la sociedad.
 Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos,
planear, asignar recursos, instrumentar, etc.
 Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas

con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de
toma de decisiones el flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el
conocimiento de pasado, estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica
relacionada con la actividad actual. La tarea de la administración es instrumentar
este sistema de información-decisión para coordinar los esfuerzos y mantener n
equilibrio dinámico.

5-CARACTERÍSTICAS DE LAS ADMINISTRACIÓN

1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática
de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la
empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los
elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos,
aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La
administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de

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organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros
fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a
los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un
pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no
nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de
otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su
carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los
elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar,
de controlar, de organizar, etc.
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración.
Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente
general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir,
se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos
establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,
por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la
eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho,
economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las
diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

6. ADMINISTRACIÓN ORIGEN Y DESARROLLO

Primeras ideas sobre la administración
Las personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al
repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron
unidos en organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la
Iglesia Católica Romana, la Compañía de las Indias Orientales, la Compañía de la
Bahía de Hudson. Las personas también han escrito sobre cómo lograr que las
organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos
como "administración" fueran de uso común.
Sumeria:
Fueron los primeros en tener escritura, los sacerdotes llevaban en forma arcaica,
el control administrativo del cobro de los impuestos.
Egipto (4000a.C.):
Los Egipcios contaban con dirigentes capaces de planear, organizar y controlar a
miles de trabajadores en la ejecución de sus monumentos. Las pirámides de
Egipto son evidencia actuales de que se intentaron proyectos de enorme alcance,

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que emplearon decenas de miles de personas, con bastante anticipación a los
tiempos modernos. Las pirámides son un ejemplo en especial interesante. En la
construcción de una sola pirámide se utilizaron los servicios de más de 100 mil
personas durante veinte años.
China(2000a.C.):
Utilizaban una junta de consejo para cada caso en que debía de tomarse
Decisiones importante.
Las parábolas de Confucio sugieren prácticas para la buena administración
pública.
Babilonia(1800 a.C.):
Código de HAMURABI : Uso del control escrito y testimonial, la responsabilidad no
puede ser transferida, establecimiento del salario mínimo.
Hebreos (1490 a.C.):
Conceptos de organización, principio de la excepción.
 Grecia y Persia: ( 400 a.C.)
En Grecia Sócrates enuncia la universalidad de la administración.
Platón en su libro "La República" da sus puntos de vista sobre la
administración de los negocios públicos y el principio de especialización.
Platón que dentro de sus grandes aportaciones están :
1.- La clasificación de las formas de gobierno que se dividen en
 :
-ARISTOCRACIA : Gobierno de la nobleza o clase alta.

-OLIGARQUÍA: Gobierno de una sola clase social.

-TIMARQUÍA: Gobierno de los que cobraban rentas.

-DEMOCRACIA: Gobierno del pueblo.

-TIRANÍA: Gobierno de una sola persona.
2.- Clasificación de las clases sociales que se dividen en :
-Oro : Eran los gobernantes
-Plata : Los guerreros y
-Bronce : Eran los artesanos y comerciantes.
3.- Sus obras : "Fedro", "El Banquete", "Las leyes y la república".
Aristóteles (300 a.C.) En su libro "La política" distingue tres formas de
administración pública: Ejecutivo, Legislativo y Judicial. Aristóteles : filosofo que
clasificó a la administración publica en :

a)MONARQUÍA: Gobierno de uno sólo,gobernante

b)-ARISTOCRACIA: Gobierno de la clase alta.

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c)-DEMOCRACIA: Gobierno del pueblo.

En Persia Ciro enuncia el estudio de movimientos, manejo de materiales la

importancia de las relaciones humanas.
Roma(175a.C.):
Una de las civilizaciones que más influyó en el pensamiento administrativo fue el
pueblo romano, quien marcó las bases más importantes de la sociedad moderna.
El pueblo romano influyó en la sociedad actual haciendo uso de la administración
que incluso teniendo administradores que se hacían cargo de ella, que recibían el
nombre de gestores o mandatarios.

Roma clasifica a las empresas en tres:

-Públicas : Las que realizan actividades del Estado.
-Semipúblicas: Las que pertenecen a sindicatos.
-Privadas: Las que eran manejadas por civiles.
Roma tuvo tres periodos:
1.- La república: Donde las actividades eran manejadas por el pueblo y
predominaba la igualdad de los derechos.
2.- La monarquía: En donde dirigía el gobierno, la alta sociedad y no intervenía el
pueblo.
3.- La caída del imperio romano : Este periodo se caracterizó por la
desorganización.
En la edad media la Iglesia Católica no acepta el lucro y el comercio como una
actividad honesta, al no ser aceptado esto, nace una nueva corriente llamada ética
protestantita que sí acepta y fomenta la acumulación de la riqueza. Dentro de sus
principales exponentes encontramos a Max Weber, Benjamín Franklin y Martin
Lutero. La Iglesia Católica Romana representa un ejemplo interesante de la
práctica de la administración; la estructura actual de la Iglesia quedó establecida,
en esencia, en el siglo II d.C. En ese tiempo se definieron con mayor rigor sus
objetivos y doctrinas. La autoridad final se centralizó en Roma. Se creó una
estructura jerárquica simple, que en lo básico aún prevalece sin cambios a lo largo de casi
2000 años. Catón enuncia la descripción de funciones.

7-PRECURSORES DE LA ADMNISTRACION

Adam Smith (1780)

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Adam Smith se conoce por sus contribuciones a la doctrina de la economía
clásica, pero su análisis en La Riqueza de las Naciones, que se publicó en 1776,
incluía un brillante argumento sobre las ventajas económicas que las
organizaciones y la sociedad podrían obtener de la división del trabajo. Él empleó
para sus ejemplos la industria de fabricación de alfileres. Smith menciona que diez
individuos, cada uno realizando una actividad especializada, podrían producir
entre todos alrededor de 48 mil alfileres al día. Sin embargo, si cada uno trabajara
en forma separada e independiente, con un poco de suerte esos diez trabajadores
podrían fabricar 200 (o incluso diez) alfileres al día. Si cada trabajador tuviera que
jalar el alambre, estirarlo, cortarlo, martillar la cabeza a cada alfiler, afilar la punta,
y soldarle la cabeza a cada pieza, sería un verdadero reto producir diez alfileres al
día. Smith concluyó que la división del trabajo aumenta la productividad al
incrementar la habilidad y destreza de cada trabajador, al ahorrar tiempo que, por
lo general, se pierde al cambiar de actividades, y al crear inventos y maquinaria
que ahorraban trabajo. La amplia popularidad actual de la especialización del
trabajo ( tanto en puestos de servicio como la enseñanza y la medicina como en
las líneas de ensamble en las plantas de automóviles) se debe sin lugar a duda a
las ventajas económicas que citara hace más de 200 años Adam Smith.
Revolución industrial
Tiene sus inicios a fines del siglo XVlll y principios del siglo XlX. Consiste en un
cambio de los modelos de producción; Aquella producción hecha a mano y
limitada pasa a ser una producción hecha a máquina y en serie. Donde se
presenta con mayor fuerza es en Inglaterra, pero también hay cambios fuertes en
Francia, Italia, Alemania, EE.UU., etc.
Dentro de los principales cambios y aportaciones de la revolución industrial están:
1) Cambios de los sistemas de producción.
2) Disminución en los costos de producción.
3) Aparecen los grandes inventos.
4) Aparece una nueva clase social :el obrero.
5) Desaparece el pequeño artesano.
6) Aparece la competencia.
Existen reacciones de todo tipo en la revolución industrial, pero dentro de las más
importantes está la de la iglesia católica y la de los economistas liberales. La de
los economistas liberales tiene como sus principales exponentes a Carlos Marx, y
Federico Engels. Quienes saben que peligran las estructuras por lo que proponen
los siguientes cambios :
-Que desaparezca la propiedad privada
-La creación de un sistema que logre satisfacer las necesidades del proletariado.
-Que el proletariado ocupe el poder.
Administración científica
Administración científica es el nombre que recibió debido al intento de aplicar los
métodos de la ciencia a los problemas de la administración para lograra una gran
eficiencia industrial. Los principales métodos científicos aplicables a los problemas
de la administración son la observación y la medición. La teoría de la
administración científica surgió en parte por la necesidad de elevar la

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productividad. A mediados del siglo XX, en Estados Unidos en especial , había
poca oferta de mano de obra. La única manera de elevar la productividad era
elevando la eficiencia de los trabajadores. Así fue como Frederick W. Taylor,
Henry L. Gantt y Frank y William Gilbreth inventaron el conjunto de principios que
se conocen como la teoría de la administración científica.
Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915)

RederickWinslow Taylor renunció a la universidad y comenzó a

trabajar como aprendiz de modelador y maquinista en 1875. Con esta última
categoría ingresó, en 1878, a la Midvale Steel Company, de Filadelfia, y ascendió
hasta el puesto de ingeniero en jefe después de obtener un grado de ingeniería
asistiendo a clases nocturnas. Inventó herramientas de lata velocidad para cortar
acero y la mayor parte de su vida se desempeño como ingeniero consultor. Por lo
general se reconoce a Taylor como "el padre de la administración científica".
Probablemente ninguna otra persona ha tenido una repercusión mayor sobre el
desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como aprendiz, como
obrero común, capataz, maestro mecánico y luego ingeniero en jefe de una
compañía aserrera, le dieron una amplia oportunidad para conocer de primera
mano los problemas y las actitudes de los trabajadores y observar las grandes
posibilidades para mejorar la calidad de la administración.
La famosa obra de Taylor titulada Principles of Scientific Management se publico
en 1911. sin embargo, una de las mejores exposiciones de su filosofía de la
admistración se encuentra en su testimonio ante un comité de la Cámara de
Representantes de los estados Unidos; se le obligo a defender sus ideas ante un
grupo de congresistas, la mayoría de ellos hostiles debido a que creían, junto con
los líderes de los trabajadores, que las ideas de Taylor conducirían a un exceso de
trabajo y al despido de trabajadores.
Taylor fundamento su filosofía en cuatro principios básicos. Se observará que
estos preceptos no se encuentran muy alejados de las creencias fundamentales
del moderno administrador. Es cierto que algunas de las técnicas de Taylor y sus
colegas y seguidores se desarrollaron con el fin de poner en práctica su filosofía y
principios que tienen ciertos aspectos mecanicistas.
1. Principio de planeación: sustituir el criterio individual de obrero, la
improvisación y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en
procedimientos científicos. Cambiar la improvisación por la ciencia mediante
la planeación del método.

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 2. Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de
acuerdo con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan
más y mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la preparación
de la fuerza laboral. Se debe preparar también las máquinas y los equipos de
producción, así como la distribución física y la disposición racional de las
herramientas y los materiales.
3. Principio de control: controlar el trabajo para certificar que se ejecute de
acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia
tiene que cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor
posible.
4. Principio de ejecución: distribuir de manera distinta las funciones y las
responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.

Taylor sostenía que el éxito de estos principios requería una "revolución total de la
mentalidad" de los obreros y patrones. En lugar de pelearse por las utilidades, las
dos partes debería poner su empreño en elevar la producción y, en su opinión, al
hacerlo, las utilidades aumentarían a tal grado que los obreros y los patrones ya
no tendrían que pelearse por ellas. En pocas palabras, Taylor pensaba que tanto
obreros como patrones tenían el mismo interés en elevar la productividad.
Taylor fundamentó su sistema de administración en estudios de tiempo de la línea
de producción. En lugar de partir de métodos laborales tradicionales, analizó y
tomó el tiempo de los movimientos de trabajadores siderúrgicos que realizan una
serie de trabajos. A partir de este mismo estudio, separó cada uno de estos
trabajos en sus componentes y diseñó los métodos más adecuados y rápidos para
ejecutar cada componente. De esta manera, estableció la cantidad de trabajo que
deberían realizar los trabajadores con el equipo y los materiales que tenían.
Asimismo, sugirió a los patrones que le pagaran a los trabajadores más
productivos una cantidad superior a la de los demás, usando una tasa
"científicamente correcta", con lo que beneficiarían tanto a la empresa como al
trabajador.
Así, se fomentaría que los trabajadores superaran los parámetros de sus
resultados anteriores, con miras a obtener un mejor sueldo. Taylor llamó a su plan
el sistema de tasas diferenciales.
Contribuciones
La línea moderna de montajes arroja productos a mucha mayor velocidad de la
que Taylor podría haber imaginado jamás. Este milagro de producción es uno de
los legado de la administración científica.
Además, sus técnicas para la eficiencia han sido aplicadas a muchas
organizaciones que no son industriales, desde los servicios del ramo de la comida
rápida, hasta la capacitación de cirujanos.
Limitaciones
Si bien los métodos de Taylor produjeron un notable aumento de la productividad y
mejores sueldos en una serie de casos, los trabajadores y los sindicatos
empezaron a oponerse a este enfoque, por temor al hecho de que trabajar más y
mayor velocidad agotaría el trabajo disponible y conduciría a los recortes de

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personal.
Es más, el sistema de Taylor significaba, claramente, que los tiempos eran
esenciales. Sus críticos se oponían a las condiciones "aceleradas" que ejercían
una presión desmedida en los empleados para que trabajaran cada vez a mayor
velocidad.
La importancia concedida a la productividad, y por extensión a la rentabilidad, hizo
que algunos gerentes explotaran a los trabajadores y clientes. En consecuencia
aumento la cantidad de trabajadores que se sindicalizaron y que, con ello,
reforzaran el patrón de suspicacia y desconfianza que ensombreció las relaciones
obrero – patronales durante muchos decenios.
Henry L. Gantt (1861 – 1919)
Henry L. Gantt un ingeniero mecánico al igual que Taylor , se le unió en la Midvale
Steel Company en 1887. Lo acompañó en sus diversos trabajos hasta 1901,
cuando formó sus propia empresa de consultoría en ingeniería. Aunque apoyo
vigorosamente las ideas de Taylor y realizó mucho trabajo de consultoría en la
selección científica de los trabajadores y el desarrollo de sistemas de incentivos
mediante bonos.
Gantt abandono el sistema de tasas diferenciales porque consideró que ere fuente
de muy poca motivación y, a cambio, presentó otra idea. Cada uno de los
trabajadores que terminará la porción de trabajo diaria que se le hubiera asignado,
obtendría una bonificación de 50 centavos. Además, aumentó otro aliciente. El
supervisor obtendría una bonificación por cada uno de los trabajadores que
cumpliera con la ración diaria, más otro bono extraordinario si todos los
trabajadores lo hacían. Según Gantt, esto motivaría que los supervisores
prepararan a sus trabajadores para desempeñar mejor su trabajo.
El avance de cada uno de los trabajadores era calificado públicamente y
registrados en las comunas individuales de la gráficas, en negro cuando el
trabajador llegaba al parámetro y en rojo cuando no lo hacían. Además, Gantt fue
el iniciador de las gráficas para calendarizar la producción; la "gráfica de Gantt" se
sigue usando en nuestros días. De hecho, está traducida a ocho idiomas y se usa
en todo el mundo. Desde la década de 1920, se usa en Japón, España y la Unión
Soviética. Además, sentó las bases en dos instrumentos para graficar, que fueron
inventados para ayudar a planificar, administrar y controlar organizaciones
complejas: el Método fe la Ruta Crítica (CPM por sus siglas en inglés), inventado
por Du Pont y la Técnica para Revisión y Evaluación de Programas (PERT por sus
siglas en inglés), desarrollados por la Armada de Estados Unidos. El Lotus 1-2-3
también es una aplicación creativa de la gráfica de Gantt.
Frank y William Gilbreth

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l famoso equipo de los esposos Frank y William Gilbreth también respaldó y ayudó
vigorosamente al desarrollo de las ideas de Taylor. Frank Gilbreth renunció a la universidad
1. desocupado
2. Transportar cargado
3. Posicionar (colocar en posición)
4. Ubicar previamente (preparar para colocar en posición)
5. Unir (juntar)
6. Separar
7. Utilizar
8. Descargar
9. Inspeccionar
10. Asegurar
11. Esperar inevitablemente

Esperar cuando es evitable para convertirse en un albañil a la edad de 17 años en

1885; diez años después ascendió al puesto de superintendente jefe de una
empresa constructora y poco después se convirtió en contratista independiente.
Durante este período y bastante independientemente del trabajo de Taylor, se
interesó en los movimientos desperdiciados en el trabajo; al reducir de 18 a 5
número de los movimientos necesarios para colocar ladrillos, hizo posible duplicar
la productividad de un albañil sin necesidad de un esfuerzo mayor. Pronto su
empresa constructora se dedicó principalmente a la consultoría sobre el
mejoramiento de la productividad humana. Después de conocer a Taylor en 1907,
combinó sus ideas con las de éste para poner en práctica la administración
científica.
Para llevar a cabo su trabajo, Frank Gilbreth contó con la gran ayuda y el respaldo
se su esposa William. Ella fue una de las primeras psicólogas industriales y recibió
su doctorado en esta disciplina en 1915, nueve años después de su matrimonio y
durante el período en que se dedicó a procesar y educar a sus célebres 12 hijos,
que más tarde se hicieron famosos por el libro y la película CheperbytheDozen.
Después de la repentina muerte de su esposo en 1924, se hizo cargo de su
negocio de consultoría y fue muy aclamada como la "primera dama de la
administración" durante toda su larga vida que terminó en 1972, a la edad de 93
años.
tanto descontento en el trabajador sino, más bien, la falta de interés de la
administración por los trabajadores.
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Teoría clásica de la organización
La administración científica se preocupó por elevar la productividad de la fábrica y
el trabajador individual. La teoría clásica de la organización surgió de la necesidad
de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas.

HENRY FAYOL

Henry Farol (18441 – 1925) suele ser recordado como el fundador de la escuela
clásica de la administración, no porque fuera el primero en estudiar el
comportamiento gerencial, sino porque fue el primero en sistematizarlo. Farol
pensaba que las prácticas administrativas aceptadas siguen ciertos patrones, los
cueles se pueden identificar y analizar. A partir de esta premisa básica, trazó el
proyecto de una doctrina congruente de la administración, la cual sigue
conservando mucha fuerza hasta la fecha.
Farol se parece mucho a Taylor, su contemporáneo, por su fe en los métodos
científicos. Sin embargo, Taylor se interesaba primordialmente por las funciones
de la organización , mientras que Farol se interesaba por la organización total y se
enfocaba hacia la administración, que, en su opinión, era la operación empresarial
más descuidada. Antes de Farol, en general, se pensaba que los "gerentes nacen,
pero no se hacen". No obstante, Farol insistía en que la administración era como
cualquier otra habilidad, que se podría enseñar una vez se entendieran sus
principios fundamentales.
Los 14 principios de la administración de Farol:
1. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será
la eficiencia para realizar su trabajo. El epítome de este principio es la línea de
montaje moderna.
2. Autoridad: los gerentes deben guiar órdenes para que se hagan las cosas.
Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho de mandar, los gerentes no
siempre lograran la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal
(por ejemplo, la experiencia pertinente).
3. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
los acuerdos que rigen a la organización. Según Farol, la disciplina es resultado de

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líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos justos (como las
disposiciones para recompensar resultados extraordinarios) y sanciones
impuestas, con buen juicio, a las infracciones.
4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola
persona. Farol pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente,
habría conflictos en las instrucciones y confusión con la autoridad.

5. Unidad de dirección: las operaciones de la organización con el mismo objetivo

deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan. Por ejemplo, el
departamento de personal de una empresa no debe tener dos directores, cada
uno con una política diferente de contratación.
6. Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa, los
intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la
organización entera.
7. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para
empleados y empleadores.
8. Centralización: al reducir la participación de los subordinados en la toma de
decisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Farol
pensaba que los gerentes deben cargar con la responsabilidad última, pero que al
mismo tiempo deben otorgar a sus subalternos autoridad suficiente para realizar
su trabajo debidamente. El problema radica en encontrar el grado de
centralización adecuado para cada caso.
9. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización, en la actualidad
representadas por casillas y líneas bien definidas del organigrama, sigue un orden
de rangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa.
10. Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el
momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos u ocupar
los puestos más adecuados para ellas.
11. Equidad: los administradores deben ser ambles y justos con sus subordinados.
12. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotación de empleados
socavan el buen funcionamiento de la organización.
13. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus
planes. Aun cuando se puedan presentar algunos errores.
14. Espíritu de grupo: cuando existe el espíritu de grupo la organización tendrá
una sensación de unión. Según Farol, incluso los pequeños detalles podrían
alentar el espíritu. Por ejemplo, sugería que se usara la comunicación oral, en
lugar de la comunicación formal escrita siempre que fuera posible.

Abraham Maslow y Douglas McGregor

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Abraham Maslow y Douglas McGregor, entre otros, escribieron sobre la
superación personal de los individuos. Su obra engendró nuevos conceptos en
cuanto a la posibilidad de ordenar las relaciones para beneficio de las
organizaciones. Además, determinaron que las personas pretendían obtener algo
más que recompensas o placer al instante. Dado que las personas tenían formas
de vida complejas, entonces las relaciones en la organización deberían sustentar
dicha complejidad.
Según Maslow, las necesidades que quieren satisfacer las personas tiene forma
de pirámide. Las necesidades materiales y de seguridad están en la base de la
pirámide y las necesidades del ego ( por ejemplo, la necesidad de respeto) y las
necesidades de autorrealización (como la necesidad de crecimiento personal y de
significado) están en la cúspide. En general, Maslow sostenía que las necesidades
de los niveles bajos deben quedar satisfechas antes de pasar a satisfacer las
necesidades de los niveles más altos. En la sociedad contemporánea muchas de
las necesidades de los niveles bajos están, normalmente, satisfechas, así que la
mayor parte de las personas están más motivadas por las necesidades de niveles
más elevados como el ego y la superación personal.
McGregor presento otro ángulo del concepto de la persona compleja. Distinguió
dos hipótesis básicas alternativas sobre las personas y su posición ante el trabajo.
Estas dos hipótesis que llamó la Teoría X y la Teoría Y, adopta posicione
contrarias en cuanto al compromiso de una persona que trabaja en una
organización. McGregor dice que los gerentes de la Teoría X presuponen que es
necesario presionar a las personas constantemente para que se desempeñan más
en su trabajo. Por el contrario, los gerentes de la Teoría Y presuponen que a las
personas les gusta trabajar y consideran, decididamente, que su trabajo es una
oportunidad para desarrollar su talento creativo.

En la actualidad, la teoría administrativa estudia la administración de empresas y

demás tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e
interdependencia de las cinco variables principales, cada una de las cuales es
Las próximas décadas se caracterizarán por los desafíos y turbulencias que
deberá enfrentar la administración:
 Las empresas están en continua adaptación a sus ambientes. Esta
adaptación continua puede provocar el crecimiento, la estabilidad transitoria
15
 o la reducción de la empresa. El crecimiento se presenta cuando la
empresa satisface sus demandas ambientales y el ambiente requiere mayor
volumen de salidas y resultados de la empresa.
 Existe la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de inflación. Los
costos de energía, materias primas y fuerza laboral están elevándose de
forma notoria. La inflación exigirá cada vez mayor eficiencia en la
administración de las empresas para obtener mejores resultados con los
recursos disponibles y los programas de reducción de costos
operacionales.

 La competencia es cada vez más aguda. A medida que aumentan los

mercados y los negocios, también crecen los riesgos en la actividad
empresarial.
 Existe la tendencia a una creciente sofisticación de la tecnología. Los
nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnología en las
empresas causan impactos en la estructura organizacional.
 La internalización del mundo de los negocios, denominada globalización, es
el factor más importante de desarrollo de las empresas. Gracias al proceso
de la comunicación, del computador y el transporte, las empresas están
internacionalizando sus actividades y operaciones.
 Mayor presencia de las empresas. Mientras crecen o se reducen, las
empresas se vuelven más competitivas, sofisticadas tecnológicamente, se
internacionalizan más y, con esto, aumenta su influencia ambiental. En
consecuencia, las empresas llaman más la atención del ambiente y del
público, son más visibles, y la opinión pública las percibe mejor.

Las empresas deben enfrentar todos estos desafíos, presiones y amenazas ( en el

futuro serán muchos más) que recaen sobre ellas, y la única arman con que
cuentan será sólo los administradores inteligentes y bien preparados, que deben
saber cómo adecuar y adaptar las principales variables empresariales entre sí
(tareas, tecnologías, estructura organizacional, personas y ambiente externo).

8-PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado
que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede
tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus
obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus gerentes . Si los gerentes
realizan debidamente su trabajo es probable que la organización alcance sus
metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos
con los cuales cuenta la empresa.
El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de
órganos y cargos que componen la empresa y dirigir y controlar sus actividades.
Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma
de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines
que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe
16
tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto
concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos
individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección
y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos
generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es
el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la
organización.
PLANEACION

Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento,

estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para
adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos
de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para
alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre
diversos cursos de acción futuros.
Importancia de la planificación
En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los
medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como
organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera
tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con
confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus
seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber
cuándo ni donde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio
fútil. Con mucha frecuencia los planes eficiente afectan el futuro de toda la
organización. La planificación es fundamental, ya que esta:

1.-Permite que la empresa esté orientada al futuro

2.-Facilita la coordinación de decisiones
3.-Resalta los objetivos organizacionales
4.- Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la
empresa opere eficientemente.
5.-Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6.-Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7.-La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la
organización, dirección y control, y es su fundamento.
8.- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
9.- Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.

17
Propósito de la planificación
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la
redundancia y fija los estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los
administradores como a lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a
dónde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo,
pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a
trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así
evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las
acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio. La
planeación también reduce la superposición y desperdicios de actividades. La
coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicios y
redundancia. Además cuando los medios y los fines están claros, la ineficiencias
son obvias. En resumen los propósito son:

1.Disminuir el riesgo del fracaso

2.Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4-Asegurar el éxito en el futuro

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Precisión:
"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas".
Flexibilidad:
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón en la
parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la
revisión.
Unidad de dirección:
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno sólo
para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal
modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general.
Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que
todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos,
funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con
respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de
los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe
expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

18
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán
de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento
Pasos en la planeación
Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de
planeación.
1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo
tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de
las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización,
es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles
oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber
donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema
se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La
plantación requiere de un diagnostico realista de la determinación de
oportunidades.
2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en
establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de
trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como
largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los
puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que
se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas,
presupuestos y programas.
3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es
establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas criticas de la
planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya
existente en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que
plan a de ejecutarse.
4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos
alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente
evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas
razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la
mejor.
5. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un
plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y
evaluación de cursos alternativos revelara que dos o más de ellos son
aconsejable y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar de
el mejor.
6. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una
decisión, la planeación está completa por lo cual se aconseja un séptimo
paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el
plan básico.

 Elementos de la planeación:

19
  Los propósitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo
cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo
social.
 La investigación. Aplicada a la planeación la investigación consiste en la
determinación de todos los factores que influyen en el logro de los
propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
 Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener,
son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados
para realizarse transcurrido un tiempo específico.
 Las estrategias. Cursos de acción general o alternativas que muestran la
dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos
en las condiciones más ventajosas.
 Políticas. Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se
repiten dentro de una organización.
 Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de
actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo
requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.
 Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad
del grupo social expresado en términos económicos, junto con la
comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.
 Procedimientos. Establecen el orden cronológico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

TOMA DE DECISIONES

Deben tomarse decisiones periódicas acerca de los futuros cursos de acción de la

entidad y deben, asimismo, corregirse los pasados cursos de acción. La toma de
decisiones por la administración implica un importante proceso de dirección
empresarial.
El proceso de toma de decisiones
La toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de
hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere
creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la
conjetura secundaria. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un
asunto o a un problema es, en sí y por sí, una decisión.
A la luz del menú de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre
identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias del
riesgo precisadas en el paso 5 determinan el resultado final asociado con la
alternativa.
7). Elegir la mejor alternativa. La evaluación de alternativas en el paso 6, junto con
una cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene
como resultado la elección de una alternativa.
8). Implantar el curso de acción seleccionado. Se implantan las acciones

20
aprobadas para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será
posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad.
ORGANIZACIÓN

Se trata de terminar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los
objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en
grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la
estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad
formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue
con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.
Estructura organizativa
Cuando hablamos de estructura organizativa nos referimos a la estructura de la
organización formal y no de la informal. Ç
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi
todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de
asesoría ("staff"). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los
objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la
"cadena de mando". Ejemplos son producción, compras y distribución. Los
gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera
importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son
proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las
unidades de "staff" no se hallan en la cadena de mando. Ejemplo de dichas
unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personal y legal.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad
y responsabilidadesde desempeño en forma sistemática.
PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

 Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más

eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
 Eliminar duplicidad de trabajo.
 Establecer canales de comunicación.
 Representar la estructura oficial de la empresa

TIPO DE ORGANIZACIONES

Organización formal: Es la estructura intencional de papeles en una empresa

organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay
en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente
organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el
desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a
las metas del grupo.
La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para
aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y

21
capacidades individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el
esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del
grupo y de la organización.
Organización Informal: La organización informal es cualquier actividad personal
conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados
conjuntos. El ejemplo de una organización informal son las personas que juegan
ajedrez.
Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se
ha desarrollado todavía hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles,
hay un gran consenso entre los estudiosos de la administración respecto a cierto
número de ellos. Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su
aplicabilidad no están tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de
ciencia pura. Se trata más bien de criterios esenciales para la organización eficaz.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
UNIDAD DE MANDO

Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta

este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se
produce una serie de conflictos entre las personas.
Especialización
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que
se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe
mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las
acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.
Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos
de los mismos.
Pasos básicos para organizar
1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en
forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la
división del trabajo.
2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de
empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.
3. Especificar quien depende de quién en la organización, esta vinculación de
los departamentos produce una jerarquía de la organización.
4. establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos
en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

22
FACTORES INTERNOS
 Diversidad de productos y clase de operación.
 Tamaño de la organización.
 Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra
toma de Características de los empleados (profesionistas, empleados de
oficina, trabajadores)

FACTORES EXTERNOS
 Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción).
 Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
 Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales,
reglamentación, proveedores y efectos del extranjero )

DIRECCIÓN

Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la

organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para
que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para
la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes
dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro
que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al
establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo
en equipo y comunicación.
Motivación:
Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de
compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan
la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la
organización son inalcanzable a menos que exista el compromiso permanente de
los miembro de la organización.
La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron
gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a
Taylor y la administración científica. los gerentes determinaban cuales eren la
forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los
trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los
trabajadores mas ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el
trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo
podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes
pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y
haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte
de la organización.
LIDERAZGO:

23
COMUNICACIÓN:

La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de

comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos,
por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella
representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes
preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de
distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas
motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del
intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad
intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las
organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.
EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO:

Un equipo se define como dos o más personas que interactúan y se influyen entre
si, con el propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde
siempre, han existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos
formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles tareas
específicas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo
de equipo formal es el comité el cual por regla formal dura mucho tiempo y se
encarga de problemas y decisiones que se repiten.
Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones
naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de
un contacto social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e
intereses comunes.
CONTROL

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y
objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas y los
planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a
corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe
preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los
gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después
se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.
Propósito y función del control
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los
planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base
para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o
potenciales.
La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que

24
los planes trazados se implanten en forma correcta.
La función de control consta de cuatro pasos básicos:
 Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para
los vendedores.
 Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana,
mes, año.)
 Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.
 Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales
como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna
variación, continuar con la actividad.

La esencia del control administrativo

El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la
planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de
control que deben siempre estar funcionando en una empresa.
El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de
desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes
especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1. CONTROL PRELIMINAR Se ejerce previamente a la acción para

asegurar que se preparen los recursos y el
(a través de la
personal necesarios y se tengan listos
alimentación adelantada) para iniciar las actividades.
2. CONTROL COINCIDENTE Vigilar (mediante la observación personal
e informes) las actividades corrientes para
(generalmente a través de informes
asegurar que se cumplan las políticas y
periódicos de desempeño)
los procedimientos, sobre la marcha.
3. CONTROL POR
Acción a posteriori (replanificación),
RETROALIMENTACIÓN
concentrando la atención sobre los
resultados pasados para controlar las
actividades futuras.

Un proceso de control corriente, cuyo propósito sea ayudar a vigilar las actividades
periódicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las
siguientes fases:
 Comparar el desempeño (resultados reales) con las metas y normas
planificadas.
 Preparar un informe de desempeño que muestre los resultados reales, los
resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.
 Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las
causas subyacentes de las variaciones.

25
  Desarrollar cursos de acción opcionales para corregir cualesquier
deficiencia y aprender de los éxitos.
 Hacer una selección (acción correctiva) del menú de alternativas y ponerla
en práctica.
 Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la corrección;
continuar con la alimentación adelantada para efectos de replanificación.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación

con el momentode la acción. el control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un
desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse.
por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando
se asuma el compromiso. este concepto sugiere que el gerente responsable de
ciertas acciones debe empeñarse en alguna forma de control previo (a priori); para
hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las políticas y las normas deben haber
sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por éste con la
anticipación necesaria.
la comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas
constituye una medición de la efectividad del control durante un período pasado
especificado, el cual constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los
hechos que se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse;
sin embargo, la medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control
en el futuro. El concepto importante aquí es que los objetivos, las políticas y las
normas cumplen dos necesidades básicas en el proceso global de control, a
saber:
 La alimentación adelantada - que constituye una base para el control en el
momento de la acción
 La retroalimentación - que representa una base para la medición de la
eficacia del control posteriormente a la acción. Además la retroalimentación
sirve para la re planificación.

Control como un sistema de retroalimentación

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se
encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se
controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra
las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras
palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar
información se compara el desempeño con un estándar e inicia la acción
correctiva.

9-VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

 Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
 Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo
el entendimiento de lo que es la administración.
 Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que
puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

26
  Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones,
se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular
de situaciones.
 Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor
manera de utilizarlo en una forma práctica.
 Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración.
El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y
lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
 Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y
sirven como directrices necesarias para una útil investigación
administrativa.
 Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración,
cada una de las fases de sus aplicación requiere servirse de valores,
convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en
torno del cual opera.

10-LA GESTIÓN DE LA COMPETENCIA EN LA

ADMINISTRACIÓN

competitividad es en estos días un tema que debe tener un trato reflexivo y

profundo, masaún cuando va ligada a otros aspectos fundamentales para el
desarrollo armónico y sostenido de un país como lo son la calidad total y la
productividad, temas que abordaré en próximas ocasiones, pero intentaré aportar
una visión general y suficiente para que usted, amable lector, pueda generar una
opinión sobre el importante papel que juega la competitividad en nuestras vidas.
Como muestra de lo anterior y con la salvedad de volver a tocarlo más adelante en
este artículo, citaré el anuncio hecho por el Presidente de la República el 2 de
febrero de 1999, mediante un mensaje televisivo estableció que en fecha próxima
enviará al Congreso de la Unión una iniciativa que propone reformas a la
Constitución en materia de generación y distribución de energía eléctrica,
abriéndola a la iniciativa privada, promoviendo su participación haciéndola
indispensable para que la industria eléctrica pueda competir y tener la capacidad
instalada para satisfacer las necesidades de una población creciente.
Pero, para entender nuestra urgente necesidad de ser competitivos en un mundo
globalizado y extremadamente cambiante, hagamos un pequeño repaso de la
metamorfosis social, política y económica a nivel mundial y nacional sufrida en los
últimos años.
Nuestro país ha sufrido los efectos irremediables de las tendencias globalizadoras
y racionalizadoras y su impacto se ha resentido hasta en lo más íntimo de la vida
económica, política y social.

27
Por otro lado, la realidad económica mundial ha sufrido cambios a raíz de una
serie de características que inciden sobre nuestro país:
 . Reordenamiento mundial de la producción;
 . Modificación de flujos comerciales y financieros internacionales;
 . Substancial afectación del ritmo de crecimiento y estructura del
intercambio comercial;
 . Cambios de la composición y dinámica de las inversiones que conforman
el sistema financiero mundial;
 . Modificación de las relaciones de poder entre los países desarrollados.
 . Presencia de nuevos actores internacionales. Entre los que se ubica a
México, pero también, Brasil y Rusia;
 En otras épocas se tenía la concepción que sólo las actividades de
exportación requerían ser competitivas, ahora se sabe que no es así, que
existe una necesidad de ser competitivos a nivel nacional, pues la
competencia ya la tenemos aquí.
 Acrecentar la competitividad es uno de los desafíos más importantes; sólo
así podemos lograr beneficios permanentes en nuestra búsqueda de
integración a otros mercados
Haciendo un corto análisis de fuerzas y debilidades podemos detectar que algunas
debilidades en las que tenemos que trabajar para fomentar la competitividad son
los sistemas actuales, los paradigmas de los servidores públicos y lo comúnmente
conocido como "grilla", pero algunas fuerzas que impulsan la competitividad son el
liderazgo participativo y la planeación estratégica.
Nuestro porvenir debe ser positivo, si no queremos seguir cometiendo los mismos
errores una y otra vez, entonces debemos empezar a hacer las cosas de forma
diferente, una de esas formas es, precisamente, el implantar la gestión de la
competencia en la Administración Pública, para que avance y responda a las
exigencias de nuestros clientes hoy, y en el siglo XXI.
Todo lo anterior significa una mayor competencia entre las empresas de los
diferentes países para llenar a consumidores y clientes de servicios rápidamente,
con mejores precios y mayor calidad.
Las organizaciones de nuestro país deben prepararse para afrontar estos retos si
no quieren desaparecer, las palabras claves son: C O M P E T I T I V I D A D (es
decir, la capacidad de competir con otros y superarlos logrando un resultado
exitoso) y C O L A B O R A C I Ó N (comunicación y sinergización de esfuerzos
intraorganizacionales, así como con otras organizaciones por medio de alianzas
estratégicas, aquí por supuesto, también me refiero a las organizaciones públicas
o del Sector Público).
Una herramienta indispensable para entender el concepto competitividad es el
"benchmarking" (la posibilidad de compararse con otros) y desarrollar ventajas
competitivas de acuerdo a indicadores seleccionados: calidad, precio, oportunidad,
etc. Es decir, el identificar aquellos factores que le son importantes a nuestros
clientes y sabemos que son nuestros puntos fuertes (competitividad externa).

28
La palabra competencia significa igualmente; aptitud, habilidad, idoneidad, una
competencia interna entonces radica en el adquirir más y mejores conocimientos,
destrezas, experiencias, etc. Es decir, fijarnos metas cada vez más ambiciosas y
cumplirlas, con un enfoque de Kaizen (mejoramiento continuo), todo esto se
convierte en una competencia consigo mismo, desarrollando entonces
organizaciones de aprendizaje continuo (OAC’s).
A esto también se le conoce como el desarrollo de habilidades competitivas
(corecompetences) Pravlacad y Hamel, sus precursores afirman que no son los
productos ni servicios los que conforman la base de competitividad de una
empresa, sino que ésta reside o debe residir en un conjunto de competencias que
le den habilidades sobre otros y permitan acceso a nuevos productos y mercados.
Estas habilidades competitivas nos ayudarán a desarrollar capital intelectual en
nuestra organización, el capital intelectual es un campo de reciente creación y
tiene que ver con la medición y desarrollo de activos no financieros como el
conocimiento organizacional, la satisfacción de los clientes, la innovación de los
proveedores, patentes, moral de empleados y que en conjunto contribuyen a la
competitividad y rentabilidad de empresas y organizaciones.
El aumento de la competitividad está vinculado a múltiples factores; en particular
los más relevantes son: calidad y cantidad de conocimientos y habilidades de
todos los que participan en el proceso productivo, infraestructura para la
producción y de comunicaciones y transportes adecuada y reglas claras para la
gestión económica.
La demanda de mano de obra competente exige cada vez nuevas habilidades, e
impone la necesidad de llevar a cabo procesos de capacitación adecuados a
perfiles organizacionales demandados por el mercado laboral.
Igualmente, la competitividad implica dirigir todas las acciones hacia la
"satisfacción de los estándares del cliente", lo anterior, implica agregar valor a las
acciones de todo el personal, la pregunta que en este momento le formulo, mi
amable lector, es:
¿Cuál es el valor agregado de sus acciones?
Aunado a lo anterior, también propongo incluir en nuestro lenguaje común el
concepto de Competitividad Social, que lo defino como la capacidad del gobierno
de competir con otras organizaciones en áreas estratégicas y tener éxito en el
cumplimiento de las metas impuestas y en la satisfacción de los consumidores y
clientes de los servicios proporcionados.
Para esto, me he permitido adecuar los 16 principios de competitividad de clase
mundial de Schoenberger, producto de su "investigación de prácticas de clase
mundial" de 1995, a manera de proporcionar una guía de recomendaciones para
desarrollar gobiernos competitivos.

29
11-Perfil profesional del administrador
Cuál debe ser el perfil profesional del administrador en estos tiempos de la llamada
nueva economía y de la globalización?

¿Es posible un perfil del profesional en administración a nivel latinoamericano o no lo

creemos necesario? ¿Nos evitamos problemas y simplemente lo transcribimos de un
college norteamericano? Ha pasado mucho tiempo desde mi época de estudiante
universitario, el perfil de ese entonces ha sufrido cambios de conformidad al contexto
en que vivimos.

La labor docente, profesional, de investigación y la obtención de nuevos

conocimientos me permite atreverme a proponer el siguiente perfil:

1. El Licenciado en Administración debe ser un profesional universitario preparado de

manera integral con una sólida formación humanística, científica y tecnológica, con
una visión multidisciplinaria del proceso administrativo, es decir, hábil en el campo de
la Planificación, la Organización, la Dirección y el Control, especialista en coordinar
los esfuerzos humanos y materiales para el logro de los objetivos institucionales,
empresariales y nacionales.

2. Debe poseer una mentalidad analítica, reflexiva, crítica, creadora, orientadora y con
una capacidad promotora que le permita tener activa y protagónica participación en el
desarrollo económico y social, que sea capaz de interpretar las estructuras históricas,
económicas, sociales y políticas del país para captar racionalmente su realidad,
adoptando una posición científica frente a éstas diversas problemáticas,
proporcionando alternativas de solución y participando activamente en el desarrollo de
dichas alternativas.

3. El profesional en Management debe ser capaz de promover y desarrollar diversos

tipos de organización, desde micro a gran empresa, pública o privada, las gestiona
eficientemente ante ambientes inestables y turbulentos, por lo tanto, es un agente de
cambio e innovación al haber adquirido habilidades para percibir y diagnosticar
situaciones.

30
PLAN DE ESTUDIOS

Luego de caracterizar el perfil del administrador es necesario programar las

asignaturas que van a moldear al tipo de profesional que se busca, pero tampoco se
trata de presentar un mero listado de cursos sin criterio científico, tiene que haber una
secuencia lógica, no podría poner el curso de Microeconomía sin poner como
requisito el curso de Macroeconomía, o poner el curso de Contabilidad I en el primer
ciclo y luego el curso de Contabilidad II en el tercer ciclo, pues habría un vacío,
tampoco podría programar nueve cursos en un semestre, eso sería antipedagógico.

También hay que considerar los créditos o valores que tienen cada curso, es decir,
cuantas horas de teorías y cuantas horas de práctica.

Omito en remitirles un Plan de Estudios de diez semestres (o ciclos), por tres razones:

Primero, no puedo irrogarme representatividad de entidad académica alguna.

Segundo, formular un Plan de Estudios no debe hacerlo una sola persona sino todo
un equipo.

Tercero, muy pocos estarían de acuerdo conmigo con la relación de cursos

propuestos.

Sin embargo, pongo a su consideración los principales cursos de un Plan de Estudios

que se llevan en cinco áreas:

a. Cursos de cultura general: Matemática, Lengua, Arte, Inglés, Filosofía, Historia,

Metodología de la Investigación Científica, figuran los llamados cursos
de humanidades.

b. Cursos de formación profesional básica:

Contabilidad, Economía, Psicología, Sociología, Derecho, Estadística, Informática,
Investigación de Operaciones.

Por supuesto que cada uno de estas disciplinas constan de diversos cursos, por
ejemplo Derecho tiene a su cargo Introducción al Derecho, Derecho Constitucional,

31
Derecho Laboral, Derecho Comercial, Derecho de la empresa.

c. Cursos de formación profesional especializada:

Introducción a la Administración, Planificación, Organización, Dirección y Gerencia,

Administración de Personal, Administración de la Producción, Administración
Financiera, Administración Estratégica, Marketing, Logística, Documentación y
Archivo, Relaciones Públicas, Proyectos, Etica Profesional, cursos propios de la
profesión.

d. Cursos electivos: Administración Turística, Administración Pública, Administración

Regional, Comercio Exterior, Administración Educativa, Geografía Económica,
Geopolítica, Business English, los llamados cursos opcionales.

e. Prácticas Pre-Profesionales: que se pueden llevar en los tres últimos ciclos.

La primera Práctica Pre-Profesional podría llevarse como taller de investigación de

diversas empresas y de las últimas técnicas de Administración. La segunda consistirá
en visitar diversas empresas para conocer sus procesos administrativos y productivos,
presentación de informes tanto individual como grupal, además de una presentación
de un proyecto de tesis a nivel grupal.

La tercera es realizar prácticas en empresas por período de un mes con presentación

de informes, además de presentar un proyecto de tesis a nivel individual.

PALABRAS FINALES

Desde joven siempre he creído que el administrador de empresas es como un médico

porque la empresa es como un paciente el cual sufre de vez en cuando de diversas
enfermedades por lo que es necesario conocer sus diversos órganos, por ése motivo
hay que estudiarlo y analizarlo constantemente.

Por último, tanto el perfil del Administrador como el Plan de Estudios están sujetos a
cambios por cuanto la Administración como ciencia está en constante evolución.

Las instituciones académicas deben contar con una comisión permanente de

actualización de lacurrículo para adecuarlo a los nuevos tiempos.

32
12-LA INFORMÁTICA APLICADA A LA
ADMINISTRACIÓN
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
Antes de comenzar a hablar de los sistemas de información es necesario reafirmar
el concepto de "Sistema", que es el término más usado en el léxico técnico. Se
habla de Sistemas Políticos, Económicos, Sociales, de Calidad y de muchos otros
de los cuales la palabra nos dice poco pues es el adjetivo que la acompaña el que
da la idea de lo que realmente se está hablando o en que entorno se está
desarrollando.
Según Carnota el concepto de Sistemas Informativos "está en constante
evolución" [Carnota, 1989], por eso es preferible analizarlo detalladamente,
partiendo en primer lugar del concepto de Sistema
El diccionario WEBSTER el cual describe.... el sistema como un conjunto u
observación de cosas relacionadas de tal manera que forman una unidad o un
todo orgánico..... Conjunto de hechos, principios, reglas, etc, clasificados y
ordenados de tal manera que muestran un plan lógico uniendo las diferentes
partes..... unmétodo o plan de clasificación u ordenación ...... una forma
establecida de hacer algo .... un método o un procedimiento..... otrosdiccionarios
también describen ..... Conjunto de principios sobre una materia enlazados entre si
formando un cuerpo de doctrinas...... conjunto ordenado de cosas que contribuyen
a un fin.... como podemos ver toda las definiciones apuntan a conjunto y
organización siendo su único antónimo desorganización.
El término de forma general se refiere a un conjunto de elementos o partes que
interactúan entre sí, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y
excediendo así la simple suma de sus partes individuales. Este criterio queda
reforzado y ampliado por George Reynolds al decir que un sistema "es una
colección de componentes los cuales están integrados para satisfacer un
propósito común."
La clasificación de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios
utilizados, los cuales pueden ser sistemas sociales, económicos, biológicos,
automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de clasificación, ellos tienen
características comunes entre las que sobresalen :
 Interactúan con el medio ambiente: todo sistema está rodeado y afectado
por el medio ambiente. Los límites del sistema separan a este del medio
ambiente interactuando con él por medio de entradas y salidas. Las
entradas pueden ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y
las salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para entrar en
el medio ambiente.
 Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un
sistema puede desplegarse en una serie de pequeños sistemas y
subsistemas que identifican al sistema principal.

33
  Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a través del tiempo
los usuarios del sistema cambiarán como ellos quieran usar el sistema.
Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas
salidas serán deseadas.
 La retroalimentación y el control son esenciales: este aspecto es
esencial para asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a
obtener los objetivos para los cuales fue implementado. La
retroalimentación es el proceso de comparar la salida actual del sistema
con la salida deseada.
 El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son
construidos y operados por seres humanos, por lo que están sujetos a los
fallos y errores de estos.
 La propia definición del alcance de sistema es importante: definiendo el
alcance del sistema se definen sus límites, se especifican cuales
subsistemas serán incluidos en el sistema. Su definición es esencial para el
buen éxito de un estudio del sistema.
 Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en
especial los relacionados con la gestión de los Recursos Humanos.
Convirtiéndose a partir de este momento en el centro de análisis de la
presente investigación.
Desarrollo de los sistemas de información
Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenía conocimientos
de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras
recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes
animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.
Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los
cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás
especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos
estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.
Varios años atrás el hombre tenía estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la
deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de
almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar
cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos
entre datos eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la información ya no existía
porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre
comienza ha desarrollar una herramienta con fines matemáticos para realizar sus
operaciones a mayor velocidad la cual va más allá de las expectativas y se
convierte en la mayor recolectora y procesadora de información conocida como
"Computación", a partir de este momento los sistemas informativos que se
resumían a Dato – Procesamiento – Información pasan a tomar un carácter mayor,
formándose así un conjunto más amplio de elementos.
En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas
funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc.), pero para la

34
administración se necesita una mayor disponibilidad de la información, por eso se
debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada.
El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas áreas, y del
entorno, agrupando la información para que pueda estar a disposición de toda la
organización.
El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información
(TI) por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la
herramienta básica para diseñar los SI.
El SI es un proceso de planificacióndiseño y análisis y control de los datos, que
afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar
los flujos y registros de la información tanto internas, como la proveniente del
entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de
decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de
forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de
apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza.
En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los
cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos
casos esta complejidad es acentuada por elevados volúmenes de información que
deben ser manejados.
.
Documentos:Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica
el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el
conjunto de datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento
del sistema o el contexto.
Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es
accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.
Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la
capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de
extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.
Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de
suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación
requerida.
La información no sólo debe ser generada, sino que también debe ser distribuida y
diseminada, así como ser captada por los receptores, es decir la información debe
circular por la empresa, este es el objeto del Sistema de Comunicación (SC),
hacer que la información circule dentro de la empresa desde el exterior hacia la
empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la misma forma que debe
circular por dentro de la empresa. La Comunicación será pues, la transferencia de
la información entre dos o más miembros de la empresa, o de la empresa con el

35
exterior y viceversa. No sólo el SC recoge la transmisión de la información, sino
también el canal feedback, a través del cual se puede establecer la relación entre
el emisor y el receptor del mensaje (diálogo). La comunicación constituye el
vehículo y el SC el camino por donde actúa la información, para movilizar a los
miembros de la organización, acercándolas más y transmitirles el sentimiento de
pertenencia y participación, en el desarrollo de la empresa. La comunicación actúa
como factor de motivación y movilización de los esfuerzos de los miembros de la
empresa y también sirve para observar el comportamiento de las personas,
conociendo sus opiniones sugerencias, recogiendo la información que ellas
generan. La comunicación y el SC, pueden ser empleados como medio o
instrumento para que la dirección de la empresa, transmita los mensajes
oportunos de su cultura empresarial, inculcando los posibles cambios o
modificando actitudes, hábitos etc. para realizar el proyecto empresarial,
reafirmando la identidad de la propia empresa. El SC para transmitir la información
y movilizar a los miembros de la empresa depende: La eficacia del lenguaje
utilizado (claridad y concreción), que sea entendido por los receptores.
Las Funciones del Sistema de Información
El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes
grupos:
 Funciones de captación y recolección de datos.
 Almacenamiento de la información
 Tratamiento de la información
 Distribución de la Información.

Captación y Recolección de Datos: Recoge la información externa (o del

entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del
SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o
ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que
se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia
del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de
forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más
cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.
Almacenamiento: Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará,
puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a
todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente
accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de
las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información,
quien determine el sistema a adoptar.
También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información
que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.
El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede
realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no
necesitan la información puedan acceder a ella.

36
Tratamiento de la Información: Es la función clave del SI tiene por objeto
transformar los datos de la información almacenada en información significativa,
para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario
requiera.
Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad
de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que
representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
Distribución y Diseminación: Es muy importante para la empresa que cada
usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma
normalizada para su correcta interpretación, además existe la necesidad de que
alguna información acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por
diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma
conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la
resolución de problemas y adopción de decisiones de forma coordinada o cuando
afecte a varias áreas de la empresa.
La Base de Datos como Estructura de los Datos de la Empresa.
Una de las principales aportaciones, que para los SI ha traído consigo la
informática es el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en
la organización y acceso a los datos que posee la empresa, según las
necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos sirve para:
 Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un único lugar la
BD.
 Evita duplicaciones, evitando equívocos, al no repetirse los datos.
 Estructura los datos de una única forma desde la perspectiva del SI a lo
largo del tiempo.

 Proporciona un acceso fácil a los datos.

El avance de las TI,(tecnología de la información) con la aparición de los

ordenadores personales PCs, y programas de tratamiento de datos incorporados
(hojas de cálculo, BD...), lleva consigo la utilización por parte de los usuarios del
SI, buscar soluciones por si mismos a través de la informática, pudiendo
construirse ellos mismos sus programas o herramientas para tomar decisiones. La
descentralización del SI a través de las nuevas TI, debe realizarse de acuerdo con
el SI diseñado en la empresa, pero la utilización de herramientas o programas
específicos, requiere el acceso de los usuarios a la BD para los procesos de
cálculo y análisis, y no renunciar a la perspectiva global de la empresa que
proporciona la BD (base de datos), podrían llevar a conclusiones contradictorias
con los objetivos. La BD, no impide que cada usuario disponga de datos
específicos propios en sus PCs, pero no pertenecen a la BD del SI general, para
evitar duplicidades, interferencias o inconsistencias.

37
La información que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por actividades
concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa
considerada globalmente (infraestructura).
Control e Información. La Información como base del Sistema de Control.
Es de gran importancia para los sistemas de información el conocimiento de la
diferencia entre información y dato.
Bishop plantea que: "Información es un término general que abarca hechos y
representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su
sentido generalmente aceptado. La información puede ser vital o trivial, verdadera
o falsa"
En cuanto a dato, es más precisa la definición, los datos son información en forma
codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador.
En otras palabras son representaciones de la información. Pueden usarse como
objetos individuales pero con mucha más frecuencia se encuentran en grandes
conjuntos dotados de una estructura, los datos son significativos en si y en
relación con la estructura a la que pertenecen.
Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo
adquieren este cuando son interpretados convirtiéndose así en información útil

Dato: es la colección desorganizada de hechos que no han sido procesados en

informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser
desentrañadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos
o eventos.
El dato es la personificación material de la información, constituye su base, por
dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje
determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en él,
utilizarlo.
El dato es la imagen sobre algún soporte material de un fenómeno o proceso en la
actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por sí
no pueden estar relacionados con la solución de una tarea determinada con un
usuario en particular.
La información que le permitirá al control fijar niveles de desempeño con objetivos
de planeación, comparar el desempeño real con esos niveles determinados de
antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las
medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen
en la forma más eficaz y eficiente posible.
Información: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.
En cambio para que la información sea útil al investigador, ha de reunir las
siguientes cualidades:

38
 1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto
o hecho.
2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado
retraso
3. Pertinencia: debe relacionarse con la situación en cuestión.
4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite
para entender la situación.
5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante
frecuencia para actualizarlos.
6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados,
presentes y futuros.
7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés.
8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
9. Forma de Presentación: Las tablas de números o las presentaciones
gráficas de información, son las firmas escritas o impresas más comunes.
Puede incluir además una presentación verbal.

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos,

constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como
punto de partida conjuntos de datos relacionados entre sí, que a su vez son el
resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado
como ser consciente o de los registros fósiles, deformaciones o trazas de
agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o
como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas.
Por tanto la información es aquel dato procesado para un nivel técnico o social a
partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a
los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que
este se desarrolla, siendo así la base estadística para toda investigación.

39
 REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO SUPERIOR NUEVA LUZ
TECNICO SUPERIOR EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
EXAMÉN FINAL DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Nombre: ______________________ Calificación: ________

Fecha: ______________ Puntos Obtenidos:_____

1- Explique el origen y desarrollo de la administración

2- Cuáles son los objetivos de la administración
3- Cuáles fueron los aportes más relevantes de los precursores de la
administración.
4- explique brevemente el proceso administrativo
5- Cuáles son las ventajas del proceso administrativo
6- Desarrolle el perfil de un administrador eficiente y eficaz.
7- Explique la importancia de la gestión de la competencia en la administración.
8- Explique la importancia de la informática en el campo empresarial
9- desarrolle un sistema organizacional para una empresa, aplicando el ciclo
administrativo.
10-Explique la importancia de la motivación del personal en las empresas.

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