Manual de Organización y Funciones - Universidad de Guayaquil

Fecha: 21 de diciembre del 2020
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
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Sustituye a:
Manual de la organización del Fecha:
departamento de adquisiciones
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DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES
ÍNDICE
1. Prólogo 2
2. Antecedentes 3
3. Base legal 4
4. Atribuciones 5
5. Estructura Orgánica 6
6. Organigrama 7
7. Misión 8
8. Funciones 9
9. Descripción de puestos 11
10. Directorio 23
Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Dayana Ing. Juan
Chávez Dayana Chávez Carlos Páez
CLAVE: MOEUGDA-001
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Sustituye a:
departamento de adquisiones
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PRÓLOGO
La universidad de Guayaquil es una institución pública dirigido por el consejo universitario como la
máxima autoridad. Conformado por vicerrectorados, direcciones, gerencias y jefaturas estructuradas de
forma mixta.
Su propósito es generar conocimientos a través de las funciones de formación, investigación y

vinculación con la sociedad, formando profesionales y talentos de la nación, además de la promoción del
desarrollo, en el marco de la sustentabilidad, la justicia y la paz.
Este manual está dirigido y es aplicable para todo el departamento de adquisiciones de la Universidad de
Guayaquil, así como sus integrantes y demás actividades relacionadas durante el período diciembre 2020
– abril 2021.
Es necesario mantener vigente durante este período para unificar y estandarizar las actividades y que los
responsables tengan conocimiento sobre las funciones asignadas, para que estas sean realizadas de
manera correcta y sin retrasos.

Dayana Ing. Juan
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Sustituye a:
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ANTESCEDENTES
El 9 de octubre de 1883 se inaugura la Universidad de Guayaquil por Don Pedro Carbo, Jefe Supremo del
Guayas. Por primera vez se la brinda a la mujer la posibilidad de continuar con sus estudios universitarios en
igualdad de condiciones y se da el derecho a los estudiantes de participar en la conducción institucional.
El 16 de septiembre de 1971 se crea la Extensión Universitaria de Vinces, dependiente de la Facultad de

Agronomía y Veterinaria gracias a la labor alturista de ciudadanos Vinceños, que gestionaron, ante las
Autoridades de la Universidad de Guayaquil para conseguir un centro de Educación Superior.
La jefatura de adquisiciones nace con la necesidad de almacenar y distribuir a los usuarios de la Universidad
de Guayaquil todos los materiales necesarios para cumplir con su objetivo, además de obtener las mejores
herramientas de estudio a un costo comparable a su calidad.
Hoy por hoy, la jefatura de adquisiciones no solo se encarga de proveer a estudiantes con los útiles de la mejor
calidad, sino también de proveer a las demás unidades de la universidad, así como de la investigación de
mercado sobre nuevas ofertas de proveedores, precios y costos de materiales en el mercado.

Dayana Ing. Juan
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Sustituye a:
departamento de organizaciones
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BASE LEGAL
✓ Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 39, Registro
Oficial Suplemento 87 de fecha 14-diciembre-2009.
✓ Ley Orgánica Reformatoria del Sistema Nacional de Contratación Pública, Registro Oficial
No. 395 de fecha 04-agosto-2008.
✓ Ley Orgánica para la eficiencia en la Contratación Pública, Registro Oficial No. 966 –
Segundo Suplemento de fecha 20-marzo-2017
✓ Ley Orgánica del Servicio Público, LOSEP. Registro Oficial No. 1919-SNJ-10-1508
Suplemento 294 del 06 de octubre del 2010
✓ Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

(Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 588, de
12 de mayo de 2009), actualizado con la reforma de Registro Oficial No. 512, de fecha 15 de
agosto de 2011.
✓ Resolución Administrativa No. 001-R-PS-2017 de fecha 1-marzo-2017 suscrita por el Rector

de la Universidad de Guayaquil.

Dayana Ing. Juan
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ATRIBUCIONES
Director de adquisiciones
1. Coadyuvante en la consecución y logro de los objetivos y metas institucionales.

2. Asegurar los protocolos de adquisiciones
3. Desarrollar Plan de adquisiciones
Desarrollador de proveedores
1. Investigación y actualización de nuevas ofertas de proveedores

2. Actualización portafolio de productos
3. Planeación y control del proceso contractual
Ingeniero de abastecimiento
1. Adquisición de bienes y productos de procedencia nacional

2. Adquisición de bienes y productos de procedencia extranjera
3. Mantener la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su
competencia
Líder de compras
1. Realización de cotizaciones de precios

2. Recolección de información sobre de las condiciones de mercado, de proveedores
3. Evaluación de costos unitarios y otras materias de interés
Dayana Ing. Juan
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ATRIBUCIONES
Jefe de Bodega
1. Proveer a las demás unidades administrativas
2. Contabilizar los materiales
3. Gestión documental de las actividades
Bodeguero
1. Proveer a los usuarios externos de los materiales requeridos

2. Contabilizar el stock físico
3. Mantener un ambiente adecuado para los materiales

Dayana Ing. Juan
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ESTRUCTURA ORGÁNICA
1. Director de adquisiciones
1.1.Desarrollador de proveedores
1.2.Ingeniero de abastecimiento
1.2.1. Líder de compras
1.3.Jefe de bodega
1.3.1. Bodeguero

Dayana Ing, Juan
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ORGANIGRAMA

Dayana Ing. Juan
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MISIÓN
De la jefatura de adquisiciones
Ejecutar las actividades de relacionadas a la gestión administrativa de los procesos de contratación, o

compra de bienes, servicios, obras o consultorías de conformidad con las normas vigentes.
Del presente manual
Dar una guía a los usuarios internos y externos sobre el desarrollo de actividades, mantener el control y
mejoramiento continuo sobre los procedimientos, así como de sus integrantes y responsables.

Dayana Juan
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FUNCIONES
FUNCIONES PRINCIPALES
Director de adquisiones
1. Recibir y tramitar las requisiciones de compra, generadas por las
diversas áreas.
2. Instrumentar las políticas, normas, y procedimientos de registro y
control de adquisicones
3. coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adcristo a
su área
4. Observar lo establecido por la ley de adquisiciones y obras
públicas para la adquisición de bienes y productos que lo requieran
5. Elaborar Programa Anual de Adquisiciones
1. Mantener actualizado el directorio de proveedores nacionales,
internacionales y con carácter de exclusividad.
2. Receptar y analizar nuevas propuestas de proveedores
3. Aprobar propuestas de proveedores
1. Verificar la correcta y oportuna recepción de los bienes y
materiales adquiridos.
2. Determinar la previsiones para la suficiencia económica del
Programa anual de Adquisiciones
3. Verificar las estadísticas de consumo

Dayana Ing. Juan
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FUNCIONES
Líder de compras
1. Análizar precios preiodicamente
2. Control de calidad de materiales
3. Controlar gestión documental del proceso de compra
4. Ejecutar la compra
Jefe de bodega
1. Verificar la correcta y oportuna entrega de materiales a los
ususarios
2. Control sistémico de entradas y salidas de materiales
3. Facturación de pedidos
3. Elaboración de guias de despacho
Bodeguero
1. Llevar control sobre el stock físico de los materiales en bodega
2. Despachar los pedidos de materiales
3. Custodiar la bodega

Dayana Ing. Juan
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
Departamento de adquisiciones
Objetivo del área

Ejecutar las actividades relacionadas a la gestión administrativa de los
procesos de contratación o compras de bienes, servicios, obras o
consultorías de conformidad con las Normativas vigentes.
Identifiación del cargo

N° Plazas 1 Clave DA Ubicación Matriz
Ámbito de operación: Interno
Misión del cargo
Administrar el flujo de materiales y establecer pólíticas sobre su gestión.
Relaciones de autoridad
Reporta a Supervisa a
Gerente administrativo Desarrollador de proveedores
Contador Ingeniero de abastecimiento
Jefe de bodega
Relaciones con otras áreas

Contabilidad control de existencias
Administración Análisis y elaboración del plan de adquisiciones
Recursos humanos Contratación nuevos proveedores
Experiencia requerida
Mínimo 5 años de experiencia en el campo y a fines

Dayana Ing. Juan
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Requisitos
Hoja de vida actualizada (Fotografía actualizada)
Certificado del último año de bachillerato y de tercero o cuarto nivel, según
corresponda.
Impresión del historial laboral (detalle de aportes) del Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social (IESS). Esto debe demostrar la experiencia laboral en
relación de dependencia.
Certificado de no tener impedimento legal para ejercer cargos públicos.
Formulario de proyección de gastos personas, si se supera la base

imponible (voluntario).
Formulario 107 del último empleador. (Es el formulario del Servicio de
Rentas Internas vinculado con el pago del Impuesto a la Renta hecho el año
fiscal anterior)
Responsabilidades/Actividades principales
1. Tramitar requisiones de compras
2. Instrumentar políticas, normas y procedimientos sobre el control de
adquisiciones
3. Coodinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área.
4. Observar y aplicar sobre las actividades lo establecido por la ley de
adquisiciones y obras
5. Elaborar el Programa de adquisiciones

Dayana Ing. Juan
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Objetivo del área


N° Plazas 1 Clave DP Ubicación Matriz
Misión del cargo

Buscar el mejor proveedor, que oferte productos de calidad a un precio
justo


Dayana Ing. Juan
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Requisitos

Rentas Internas vinculado con el pago del Impuesto a la Renta hecho el
año fiscal anterior)
corresponda.
Formulario de proyección de gastos personas, si se supera la base

imponible (voluntario).
1. Mantener actualizado el directorio de proveedores
2. Recibir y analizar propuestas de proveedores
3. Aprobar propuesta de proveedores

Dayana Ing. Juan
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Objetivo del área


N° Plazas 1 Clave IA Ubicación Matriz
Misión del cargo
Prevenir y mantener el suficiente abastecimiento de materiales
Director de adquisiciones Líder de compras


Dayana Ing. Juan
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Requisitos
Impresión del historial laboral (detalle de aportes) del Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social (IESS). Esto debe demostrar la experiencia laboral en
fiscal anterior)
corresponda.
Formulario de proyección de gastos personas, si se supera la base imponible

(voluntario).
1. Verificar la correcta y oportuna recepción de materiales
2. Determinar previsiones para la suficiencia económica del Programa anual
de adquisiciones
3. Evaluar estadísticas de consumo

Dayana Ing. Juan
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Objetivo del área


Líder de compras
Campus
N° Plazas 1 Clave LC Ubicación universitario,
Planta baja
Misión del cargo
Mantener abastecido la bodega con los materiales
Ingeniero de abastecimiento Jefe de bodega


Dayana Ing. Juan
CLAVE: MOEUGDA-001
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Requisitos
fiscal anterior)
corresponda.

(voluntario).
1. Analizar precios de materiales
2. Control de calidad de materiales
3. Gestión documental del proceso de compra
4. Ejecutar la compra

Dayana Ing. Juan
CLAVE: MOEUGDA-001
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Sustituye a:
Página: De:
Objetivo del área


Jede de bodega
Campus
N° Plazas 1 Clave JB Ubicación universitario,
bodega
Misión del cargo
Controlar y gestionar inventarios
Director de adquisiciones Bodeguero


Dayana Ing. Juan
CLAVE: MOEUGDA-001
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Sustituye a:
Página: De:
Requisitos
Impresión del historial laboral (detalle de aportes) del Instituto Ecuatoriano de

Seguridad Social (IESS). Esto debe demostrar la experiencia laboral en
fiscal anterior)
corresponda.

(voluntario).
1. Verificar la correctar y oportuna entrega de materiales
2. Control de materiales
3. Facturación y elaboración de guias de despacho

Dayana Ing. Juan
CLAVE: MOEUGDA-001
Página: 21 De: 24
Sustituye a:
Página: De:
Objetivo del área


Bodeguero
Campus
N° Plazas 3 Clave B Ubicación universitario,
Bodega
Misión del cargo
Controlar y gestionar el stock físico de los materiales
Jefe de bodega

No requiere experiencia
Dayana Ing. Juan
CLAVE: MOEUGDA-001
Página: 22 De: 24
Sustituye a:
Página: De:
Requisitos
Ser mayor de edad o declarado emancipado
fiscal anterior)
corresponda.

(voluntario).
1. Controlar el stock físico
2. Despacho de órdenes de materiales
3. Custodiar bodega

Dayana Ing. Juan
CLAVE: MOEUGDA-001
Página: 24 De: 24
Sustituye a:
Página: De:
DIRECTORIO

Dayana Ing. Juan
CLAVE: MOEUGDA-001

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Su propósito es generar conocimientos a través de las funciones de formación, investigación y

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El 16 de septiembre de 1971 se crea la Extensión Universitaria de Vinces, dependiente de la Facultad de

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✓ Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

✓ Resolución Administrativa No. 001-R-PS-2017 de fecha 1-marzo-2017 suscrita por el Rector

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1. Coadyuvante en la consecución y logro de los objetivos y metas institucionales.

1. Investigación y actualización de nuevas ofertas de proveedores

1. Adquisición de bienes y productos de procedencia nacional

1. Realización de cotizaciones de precios

1. Proveer a los usuarios externos de los materiales requeridos

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Ejecutar las actividades de relacionadas a la gestión administrativa de los procesos de contratación, o

Del presente manual

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3. Aprobar propuestas de proveedores

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Objetivo del área

Identifiación del cargo

N° Plazas 1 Clave DA Ubicación Matriz

Ámbito de operación: Interno

Misión del cargo

Administrar el flujo de materiales y establecer pólíticas sobre su gestión.

Relaciones con otras áreas

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Certificado de no tener impedimento legal para ejercer cargos públicos.

Formulario de proyección de gastos personas, si se supera la base

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Objetivo del área

Identifiación del cargo

N° Plazas 1 Clave DP Ubicación Matriz

Ámbito de operación: Interno

Misión del cargo

Relaciones con otras áreas

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Impresión del historial laboral (detalle de aportes) del Instituto Ecuatoriano

Formulario de proyección de gastos personas, si se supera la base

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Objetivo del área

Identifiación del cargo

N° Plazas 1 Clave IA Ubicación Matriz

Ámbito de operación: Interno

Misión del cargo

Prevenir y mantener el suficiente abastecimiento de materiales

Relaciones con otras áreas

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Impresión del historial laboral (detalle de aportes) del Instituto Ecuatoriano de

Formulario de proyección de gastos personas, si se supera la base imponible

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Objetivo del área

Identifiación del cargo

Misión del cargo

Mantener abastecido la bodega con los materiales