INTRODUCCION

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las

estructuras organizacionales, el volumen de sus operaciones, los recursos que
disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adaptación de
tecnología de la información para atender adecuadamente todos los aspectos.
Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen el
quehacer cotidiano, ya que en ellos se consigna, en forma ordenada, los
elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación,
dirección y evaluación administrativa eficiente.
 Objetivos
 Visualizar con precisión la imagen documentada de una organización
 Comprender lo que significa la información sistematizada para el
quehacer cotidiano de una organización.
 Identificar las distintas versiones de manuales administrativos
 Valorar la importancia que tienen los manuales de organización, de
procedimientos y de gestión de la calidad.
 Dominar el método y las técnicas para elaborar manuales
administrativos.
 Entender en qué medida los manuales administrativos contribuyen a
mejorar el desempeño de una organización.

Capitulo- 6 Manuales Administrativos

Resumen
1. Clasificación
Por su naturaleza o área de aplicación:
 Micro administrativos
 Macro administrativos
  Meso administrativos
Por su contenido:
 De organización
 De procedimientos
 De gestión de la calidad
 De historia de la organización
 De políticas
 De contenido múltiple
 De puestos
 De técnicas
 De ventas
 De producción
 De finanzas
 De personal
 De operación
 De sistemas
Por su ámbito:
 Generales
 Específicos
 enfoque
2. Manual de organización
Es un documento técnico normativo de gestión institucional donde se
describe y establece la función básica, las funciones específicas, las
relaciones de autoridad, dependencia y coordinación, así como los
requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
 Identificación
 Índice o contenido
 Prólogo, introducción o ambos
 Antecedentes históricos
 Legislación o base legal
 Atribuciones
 Estructura orgánica
 Organigrama
 Misión
 Funciones
 Descripción de puestos
 directorio
3. Manual de procedimientos
Un manual de procedimientos es una guía con el propósito de establecer
la secuencia de pasos para que una empresa, organización o área
consiga realizar sus funciones. Así como definir el orden, tiempo
 establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que
serán desempeñadas.
 Identificación
 Prólogo, introducción o ambos
 Diagramas de flujo
 Formatos o impresos
 Instructivos
 Glosario de términos
4. Manual de gestión de la calidad
Básicamente, se trata de un documento corporativo que expone los aspectos
principales del sistema de calidad implantado por la empresa. Si así lo desea
la organización, puede adoptar la forma de documento público que se puede
presentar a clientes reales o potenciales, proveedores y otros agentes
interesados.
Sus finalidades principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito
de la calidad de la organización para que se conozcan sus intenciones y
compartir conocimientos y experiencias en el ámbito tanto interno como
externo.
Por otro lado, el manual de calidad permite a la empresa realizar un ejercicio
de transparencia, conformidad e implicación con la consecución de altos
niveles de calidad y mejora continua de acuerdo a una serie de parámetros
previamente establecidos. Es el documento más auditado, pues se encuentra
en el vértice más alto de la documentación de las compañías.
 Identificación
 Índice o contenido
 Introducción
 Alcance
 Exclusiones
 Política de calidad
5. Responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de calidad
Matriz de responsabilidades
Enunciados que formulan las unidades administrativas de la
organización, por lo común a nivel dirección y gerencia, en los que se
establece en forma general la responsabilidad que asume cada una en
relación con el sistema de gestión de la calidad.
6. Mapa de procesos:
Interacción de procesos
Interrelación de procesos clave (procesos operativos críticos para el éxito
de una organización alineados con su razón de ser) con procesos
 estratégicos (orientados hacia la correcta gestión de la alta dirección que
proporcionan directrices a todos los demás procesos) y con procesos de
soporte (de tipo administrativo que apoyan al resto de los procesos)
Representación de procesos y procedimientos
Matrices escritas y gráficos con simbología que refieren y explican cómo
interactúan la gestión de los procesos con los procedimientos.
7. Sistema de gestión de calidad
Requisitos generales y de la documentación
Documentación que sustenta el sistema de gestión de la calidad, la cual
está integrada por las generalidades, manual de calidad, control de
documentos y control de registros de calidad.
8. Gestión de recursos
Recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo
Formar de asignar los recursos de acuerdo con su disponibilidad,
competencias y condiciones de higiene y seguridad, que implica
garantizar la adecuación de las condiciones, los espacios, el mobiliario y
equipo, y los servicios de apoyo necesarios para el logro de los objetivos
de la calidad.
9. Procedimiento general para elaborar manuales administrativos

Diseño del proyecto: la tarea de preparar manuales administrativos

requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tiene que asentarse
con la mayor exactitud y objetividad posibles para no confundir a quien
los consulta. Por ello debe ponerse mucha atención en todas y cada una
de sus etapas de integración, esto es, delinear un proyecto en el que se
consigne todos los requerimientos, fases y procedimientos que
fundamenten la ejecución del trabajo.

 Responsables
 Delimitación del universo de estudio
 Estudio preliminar
 Fuentes de información
 Preparación del proyecto

Preguntas:
1. ¿Qué son los manuales administrativos y como se clasifican?
Los manuales administrativos, en general, son documentos que contienen
información ordenada y sistematizada de la empresa. 
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.
Clasificación:
 Por su naturaleza
 Por su área de aplicación
 Por su contenido
 Por su ámbito
2. ¿Qué es un manual de organización?
R// El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento
técnico normativo de gestión institucional donde se describe y establece
la función básica, las funciones específicas, las relaciones de autoridad,
dependencia y coordinación, así como los requisitos de los cargos o
puestos de trabajo.
3. ¿Qué es un manual de procedimientos?
R// El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control
Interno, el cual se crea para obtener una información detallada,
ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan
en una organización.
4. ¿Qué es un manual de gestión de la calidad?
R// Un manual de calidad es el documento que establece los objetivos y los
estándares de calidad de una compañía. Describe, por tanto, sus políticas de
calidad y los instrumentos con los que la empresa o el negocio se dotan para
lograr los objetivos fijados en este sentido. Es, en términos generales, el
documento marco que explicita el compromiso de una empresa con la calidad
y que determina, por ello, el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) con el
que se dota para evaluar sus procesos, actividades, formatos y
procedimientos.
El manual de calidad de una empresa es, pues, un documento público que las
empresas ponen a disposición de clientes, usuarios, proveedores e
instituciones para que conozcan, se ajusten y supervisen respectivamente los
estándares de calidad con los que la compañía se ha comprometido junto con
sus principios de gestión.
5. ¿Qué es una matriz de responsabilidades?
R// Es una herramienta gráfica que permite gestionar la asignación de
responsabilidades y dar seguimiento a las tareas que componen un
 proyecto de trabajo en equipo. Facilita la comunicación entre todos y
vuelve más ágil el proceso de toma de decisiones.
6. ¿Qué es un mapa de procesos?
R// Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera
de inventario gráfico, los procesos de una organización en forma
interrelacionada. El mapa de procesos recoge la interrelación de todos
los procesos que realiza una organización. Existen diversas formas de hacer
un mapa de procesos.
7. ¿Qué es un sistema de gestión de calidad?
R// Los sistemas de gestión de calidad son un conjunto de acciones
determinadas con el fin de conseguir un proceso productivo que genere
mejores resultados. Los sistemas de gestión de calidad ayudan a las
empresas a planear, ejecutar y controlar sus procesos internos para
desarrollar productos o servicios de alta calidad.
8. ¿Qué es la gestión de recursos?
R// Gestión de recursos en los estudios organizacionales, gestión de
recursos es la implementación eficiente y eficaz de los recursos de una
organización cuando se necesiten. Estos recursos pueden
incluir recursos financieros, inventario, habilidades humanas,
los recursos de producción, o tecnología de la información (IT).
9. ¿Cuál es el procedimiento en la elaboración de un manual
administrativo?
o Planificación del Trabajo.
o Búsqueda de la Información.
o Análisis de la Información.
o Elaboración del Manual.
o Validación del Manual.
o Autorización del Manual.
o Difusión y distribución del Manual.
o Revisión y Actualización del Manual.

Diagnóstico Empresarial:
1. Analice las ventajas y desventajas de los manuales administrativos,
de organización, procedimientos y gestión de calidad en su
empresa u organización.
Ventajas:
 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento,
funciones, normas, etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del
tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas
el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por
excepción.
Desventajas:
 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el
desarrollo de las operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los
informales, que también son muy importantes.
 Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en detalles
puede volverse complicados.

2. Analice las ventajas y desventajas de la matriz de responsabilidades

y mapa de procesos en su empresa u organización.
Ventajas
 Incrementar la eficacia.
 Reducir costes.
 Mejorar la calidad.
 Reducir los tiempos y reducir así, los plazos de producción y entrega del
servicio.
 Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal.
Desventajas
 Compromiso con resultados frente a cumplimiento.
 Procesos y clientes frente a departamentos y jefes.
 Participación y apoyo frente a jerarquización y control.
 Responsabilidad sobre el proceso frente a autoridad jerárquica funcional.
3. Analice las ventajas y desventajas del sistema de gestión de calidad
y gestión de recursos en su empresa u organización.
 Mejoras en la organización de la compañía. Los sistemas de gestión de
calidad ayudan a sistematizar operaciones y a hacer más eficientes los
procesos de una empresa y permite, además, generar ahorros, detectar
recursos ociosos y redistribuirlos eficazmente.
 Control del desempeño de los procesos y de la organización. Los sistemas
de gestión de calidad facilitan la gestión organizacional e indican cuándo el
plan no está siendo cumplido y permite, incluso, determinar las razones por
las cuales no se está logrando el objetivo.
 Fomento del aprendizaje organizacional y perfeccionamiento de la
capacitación de los trabajadores de la empresa. Al tener más información
de los procesos se pueden destinar más recursos a la capacitación del
personal de manera que estos puedan adaptarse a las nuevas exigencias
tecnológicas y puedan ejecutar sus funciones eficientemente y con mayor
motivación y compromiso.
 Potenciar la innovación, las nuevas ideas, los nuevos
métodos. Los sistemas de gestión de calidad impulsan una mejora continua
en las organizaciones. La mejora continua es un proceso estructurado y
sistemático dirigido a obtener un rendimiento mayor de un proceso, a
aumentar la calidad de un servicio o a disminuir el costo de obtención de
actividades que ya desarrollamos de forma habitual
 Mejora la imagen de productos y servicios y, a medio plazo, la de la
organización. Esto incide en una mejor posición de mercado respecto a la
competencia. Adoptar un sistema de gestión de la calidad es lanzar una
señal a todos los agentes que interactúan con nuestra organización sobre
nuestro compromiso con la calidad y la mejora continua.
 CONCLUSIONES

A lo largo de esta investigación se llegó a la conclusión de que los manuales de

operaciones resultan indispensables para cualquier organización gracias a ellos se
logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto humanos como financieros, ya que
facilitan la estandarización de los procesos y la preservación del conocimiento
adquirido por la misma organización. Los manuales administrativos, en general,
son documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la
empresa. Cabe aclarar que al mencionar documentos se refiere tanto al papel,
como a documentos archivados en una computadora, un disco compacto o una
memoria USB.
Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistemas de información:
de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, entre
muchos otros; es decir, los manuales presentan una visión de conjunto del
organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por
los integrantes del mismo, con el fin de propiciar la uniformidad del trabajo.
RECOMENDACIONES
 La implementación de los manuales descritos, primeramente con la
instalación de la estructura de organización propuesta y luego
aplicando los procesos, deberes y responsabilidades descritos en
cada uno de los manuales.
 Revisar periódicamente cada uno de los manuales, para asegurar su
aplicación continua y sobre todo analizar y estudiar cada propuesta
de cambio sugerida por cada uno de los miembros de la
organización y que muestren una mejora positiva.
 Dar a conocer por medio de un despliegue total el contenido de cada
uno de los manuales a todos y cada uno de los miembros que
conforman la institución.
 Proveer de al menos una copia completa de los manuales y que este
a la total disposición de cada unidad, gerencia, departamento y
sección, para que sea fuente de consulta, enriquecimiento personal y
global.
BIBLIOGRAFIA
 27-01-2021//Libro Organización de Empresas 1//Enrique Benjamín Franklin
Fincowsky