607 Administración por Proyectos Especialista: Rafael Rodríguez

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

VICERRECTORADO ACADÉMICO
ÁREA: ADMINISTRACION Y CONTADURIA

MODELO DE RESPUESTA
TRABAJO PRACTICO SUSTITUTIVO

ASIGNATURA: ADMINISTRACIÓN POR PROYECTO

CODIGO: 607

MOMENTO: TRABAJO PRACTICO SUSTITUTIVO

LAPSO: 2021-1

OBJETIVOS: 1,2,3,4,5,6,7,8

Respuestas: 1,2,3,4,5,6,7,8

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1. Como asesor usted debe enumerar y explicar las actitudes más sobresalientes
que deberá tener el líder para este proyecto.

El líder para este proyecto

El líder del proyecto debe tener una serie de actitudes y habilidades que tendrán una influencia
importante en el equipo de trabajo para tener éxito. Los gerentes efectivos de proyectos tienen
también otros atributos como son una gran capacidad de liderazgo, capacidad de permitir el
desarrollo de personas, habilidades de comunicación, buen manejo de relaciones interpersonales,
capacidad de manejar el estrés, capacidad para solucionar problemas y destreza para administrar el
tiempo.

Capacidad de Liderazgo

• Se requiere un estilo de liderazgo de participación y consulta en el que el gerente

proporcione asesoría y guíe al equipo.
• Debe permitir que los integrantes del equipo participen en las decisiones que les afectaran
y darles autoridad para tomar decisiones dentro de sus áreas asignadas de responsabilidad.
• Es capaz de crear un ambiente de respaldo a las personas que trabajan dentro del equipo,
con alto desempeño y se sientan estimuladas a sobresalir.
• Fomentar la motivación a través del reconocimiento del equipo de proyectos, como un
conjunto de sus miembros como individuos.
Capacidad para Desarrollar a las Personas

• Debe estar comprometido con la capacitación y desarrollo de las personas que trabajan en
el proyecto como una oportunidad.
• Establecer un ambiente donde las personas puedan aprender de las tareas que realizan y
de las situaciones que experimentan y observan.
• Reunirse individualmente con los miembros del equipo de proyecto al inicio de sus
asignaciones y estimularlos aprovechar sus tareas para aumentar sus conocimientos y
habilidades.
• Estimular a las personas para el aprendizaje y desarrollo, asumir iniciativas, correr riesgos y
tomar decisiones, esto a través de asignaciones ampliadas para que les busquen soluciones
y piensen como pueden hacer.
• Realizar reuniones formales de capacitación, preguntar y permitir que expliquen ¿qué han
aprendido del proyecto? Cada respuesta ayudará al líder a determinar que actividades de
desarrollo requieren refuerzo y aprendizaje adicional

Habilidades de Comunicación

• El líder debe comunicarse frecuentemente con el equipo, para mantener la buena marcha
del proyecto e identificar posibles problemas y solicitar sugerencias para mejorar el
desempeño.

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• Estar al tanto del nivel de satisfacción del cliente y evitar sorpresas, una buena
comunicación es importante sobre todo al inicio del proyecto para crear buena relación y
que estén claras las expectativas del cliente.
• El líder comparte información de diferentes formas: reuniones con el equipo, con el cliente,
con la alta dirección de la compañía y mantienen conversaciones informales con esas
personas. Además, proporcionan informes escritos de los avances y si hay cambios o ajustes
necesarios, todas estas tareas requieren que tenga habilidades de comunicación oral y
escrita.
• Saben escuchar, dedican más tiempo a escucha con atención que hablar.
• Programa reuniones semanales con los clientes, equipo y la directiva, a fin de mantener una
buena comunicación e informar de los avances y para que exista retroalimentación de los
proyectos.
Habilidades Interpersonales

• El líder debe desarrollar una relación con cada persona del equipo del proyecto.
• Aprende de los intereses personales de cada integrante del equipo, sin entrometerse en lo
particular
• Utiliza la técnica de hablar de si mismo; sus pasatiempos e intereses para que los demás
hagan lo mismo, así los conoce mejor.
• Usa preguntas abiertas en reuniones informales y escucha con atención.
• Tiene habilidades para resolver los conflictos o desacuerdos a través de la negociación y de
acuerdos satisfactorios para todos los integrantes del equipo.

Capacidad de Manejar el Estrés

• No se deja dominar por el pánico, tiene que permanecer tranquilo, es capaz de hacer frente
a los cambios del entorno que pueden afectar el proyecto con planes bien preparados que
consideren algunos de esos posibles cambios, estableciendo escenarios en la planificación.
• Comunica de inmediato cualquier cambio, pero inspira al equipo a un nuevo reto que son
capaces de solucionar.
• Tiene buen sentido del humor, que puede ayudarlo a manejar el estrés y eliminar la tensión
• Se mantiene activo y en buena condición física mediante ejercicios periódicos y buena
nutrición
• Organiza actividades en equipo para aliviar el estrés, como juegos de futbol, paseos o
excursiones.

Habilidades para la solución de problemas

• Es proactivo, el reconocimiento anticipado de una dificultad le permite mas tiempo para

buscar soluciones bien pensadas.
• Identifica los problemas a través de un buen sistema de información basado en datos
exactos y oportunos.
• Realiza preguntas aclaratorias para comprender realmente el problema y su magnitud,
involucra a los miembros del equipo para que realicen sugerencias de solución.

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• Utiliza cualidades analíticas para evaluar la información y desarrollar una solución óptima.
Habilidades para administrar el tiempo

• Tienen autodisciplina y establecen prioridades y muestran la disposición de delegar.

• Identifica metas y establece plazo para su cumplimiento.
• Es ordenado y planifica sus tareas, estimula que sea este un ejemplo a seguir por el equipo.
• Es reuniones controla las interrupciones, es concreto y objetivo. Tiene preparada una
agenda a seguir tratando no salirse de ella.

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2. Debe enunciar los aspectos generales y específicos que conforman del Modelo de
Administración de Proyectos de la Farmacia

Se parte de la idea que la oportunidad de negocio surge cuando ya se ha identificado la necesidad

insatisfecha de una farmacia; por una parte, las constantes filas y extensos tiempos de espera en el
para adquirir los medicamentos, debido a lo cercano a centro de salud. Esto le puede asegurar una
clientela fácil de captar. De cualquier manera, para estar seguros del éxito y para ratificar lo que nos
indica la teoría se realizó una serie de encuestas para verificar esta hipótesis, donde los resultados
fueron claros y se comprueba la necesidad de una farmacia en la zona.

Calidad del servicio: Capacitación orientada al servicio al cliente y los valores de la empresa.

Rapidez: disminuir el tiempo de atención en relación a la competencia

Eficiencia en el proceso: flujo de operaciones controlado por administrador

Control de costos: Se implementará software para asegurar un correcto control de las ventas y
egresos, y muy importante para tener un control del inventario.

Control de calidad: No se pueden vender medicamentos vencidos. Ni en mal estado.

-Se identificó la posible competencia, la calidad en el servicio y precios. La idea es comparar que
hacen bien para imitarlo y desechar los errores que han cometido.

-Se debe hacer un plan de acción para materializar el proyecto de la farmacia, identificar los recursos
necesarios y disponibles, estimación de tiempos para las actividades. Permisos ante los entes
gubernamentales.

-Elaboración de un flujo de caja proyectado a fin de identificar y proyectar los principales ingresos,
egresos y saldos proyectados del proyecto.

- El proyecto puede ser separado en partes para ser un análisis más razonable de cada etapa y de
los recursos necesarios en ellas.

-Se deben definir responsabilidades y funciones de cada área de la farmacia, elaborar el esquema
del proceso de recepción y despacho de los medicamentos y otros productos, operación de equipos,
medios de pago. El personal necesario y bien entrenado antes de comenzar operaciones, con
permisos sanitarios vigentes.

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-Se deben evaluar las mejores alternativas de financiamiento del 35% del proyecto a través de un
financiamiento bancario, considerar por lo menos tres instituciones financieras para comparar plazo
de pago, tasa de interés y condiciones. Se debe tener listo el flujo de caja para presentar al banco y
facilitar el otorgamiento del crédito.

-Se debe elaborar un organigrama de la empresa, una misión y visión

-Se deben establecer controles en los procesos operativos y en el uso y manejo de recursos
económicos, humanos y materiales.

Misión. Ser una farmacia reconocida, con aprecio a la salud y al bienestar personal en general,
ofreciendo productos y servicios que satisfacen a nuestros clientes en precio, calidad, surtido,
servicio, ubicación y profesionalismo.

Visión: Ser una farmacia líder en el ramo, que sea la primera opción de compra, y genere valor hacia
el cliente, por medio de servicios y productos de excelente calidad, de finanzas sanas, personal
comprometido y que cuenten con calidad de vida, empleando tecnología orientada al negocio.

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3. Mediante un esquema del ciclo de administración del proyecto, explique cada

etapa e indique como se relacionan. Aplíquelo al proyecto de la farmacia, de igual
manera explique las etapas.

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Planificación

Es el punto de partida para la descripción específica en esta etapa se establecen los objetivos y
resultados esperados, los criterios de evaluación y la asignación de los recursos.

Es la etapa de mayor importancia dentro del ciclo, puesto que de ella depende el éxito o fracaso de
la ejecución y administración del proyecto. Aquí se determina con precisión el costo, cronograma,
características de desarrollo e implementación del proyecto, así como 1os requerimientos en de los
recursos humanos y si todos los elementos técnicamente integrados, La planificación del proyecto
nos proporciona en detalle qué es 1o que vamos a hacer; cuando lo queremos; cómo 1o vamos a
realizar; cuando, el costo y quienes van a participar. Además, comprende la definición, planificación,
coordinación, organización, dirección y control del proyecto.

En la farmacia se deberán establecer objetivos y metas, por ejemplo, un número, cantidad de

personas atendidas por hora, por día, por semana o por mes. Para cumplir con esto de deben
establecer estrategias.

En la farmacia se debe establecer una misión y visión. (como la redactada anteriormente, por
ejemplo) Ya que serán la guía y el camino a seguir por los miembros de la farmacia.

Por otra parte, es fundamental adquirir un sistema y tener los equipos para facilitar prestar el
servicio y llevar un control del mismo. Contratar personal para las diferentes funciones de atención,
obligatorio un farmaceuta, y personas que conozcan de medicamentos por los nombres, que tengan
experiencia previa.

Ejecución

El manejo de la ejecución contempla en una primera instancia el concepto de integración y cohesión

de los elementos intervinientes, lo cual genera un conjunto de acciones que permitan una
cooperación efectiva entre los recursos humanos participantes.

En esta etapa se contempla el establecimiento de prioridades, el proceso de decisiones y

cumplimiento de obligaciones. Integración de los elementos que intervienen en el proyecto,
identificados en la fase de planificación. Asignar y distribuir las actividades y formar los grupos de
trabajo. Revisar los sistemas, maquinarias y equipos que garanticen su efectivo funcionamiento del
autolavado. Precisar las acciones que se deben cumplir de acuerdo a los cronogramas de trabajo.
Mantener motivado al personal.

Control

En líneas generales el control de un proyecto consiste en:

• Verificación de que todo lo que se realiza está de acuerdo con el plan adoptado, las
instrucciones impartidas, y los procedimientos establecidos. Se deben tomar los tiempos en
que prestan los servicios en la farmacia en las diferentes etapas.
• Es indispensable que el costo, como el tiempo, y la actuación técnica sean controladas con
la mayor precisión y cuidado.
• La conformación de planes en detalle.

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• El desarrollo de estándares
• Un sistema de información que permita hacer seguimiento del proyecto, los avances o
contratiempos.

Evaluación

En esta etapa se examinan con determinados criterios los resultados de una acción o propósito, en
tal sentido cuando se habla de evaluar el proyecto se refiere a verificar la viabilidad de las acciones
llevadas a cabo y compararlas con los resultados del proyecto a través de indicadores

• Se comparan la información de control en cuanto al avance realizado, y el programado. Si

realmente se están cumpliendo con los estándares establecidos en la etapa de control
• Se identifican y evalúan las causas y los efectos de los atrasos o adelantos del proyecto. Al
revisar los procesos se debe evaluar si efectivamente los resultados son los esperados, es
decir, ¿las personas se sienten bien atendidas? ¿Tenemos siempre los medicamentos de
mayor demanda? ¿Los clientes están satisfechos?
• Proporcionar información relevante para tomar decisiones correctivas que permitan
recuperar las desviaciones que se estén produciendo.
• Evaluar la adecuación de los sistemas de apoyo al proyecto.
• Decidir sobre las acciones a seguir. ¿Qué se debe mejorar en el proceso de atención y venta?
¿Qué recursos se pueden minimizar?

Relación

Se establece una secuencia lógica, en primer lugar, se debe planificar ¿qué se hará? ¿Cómo se hará?
¿con qué recursos? ¿quiénes lo harán?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿por qué?

Una vez que se tiene respuesta a estas interrogantes se pasa a la ejecución del proyecto, es decir
las acciones que se llevaran a cabo para logar lo planeado.

El siguiente paso establecer mecanismos de control, donde se crean los indicadores, se realizan las
mediciones, y se definen los mecanismos para controlar el proyecto.

Por último, se debe evaluar el desempeño de las personas que laboran en la farmacia, el
funcionamiento de los medios de pago, los resultados obtenidos se deben comparar con los
estándares establecidos en el control del proyecto, es decir, lo establecido contra lo realizado, se
miden los resultados y se toman las acciones correctivas de ser necesario, o se establecen metas
más ambiciosas.

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4. Prepare un cuadro donde enumere las ventajas y desventajas de la

Organización Funcional. Luego compárelo con el proyecto de la farmacia,
explique las ventajas y desventajas de aplicarlo en la farmacia.

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Según Taylor, la organización funcional consiste en dividir el trabajo en mandos, de tal forma que cada uno
de ellos realice el menor número de funciones que sea posible.

En otras palabras, las actividades deben ser coordinadas para alcanzar los objetivos de la organización

A continuación, las ventajas y desventajas de la organización funcional:

Ventajas Desventajas
Alta calidad técnica del personal Énfasis en la especialidad, más que en el
trabajo multidisciplinario.
Adecuado aprovechamiento del tiempo Tendencia de los jefes a hacer más trabajo
de cada especialista. operativo que gerencial.
Espíritu de cuerpo a nivel de la Coordinación a nivel muy bajo.
especialidad
Busca la eficiencia de cada miembro. Riesgo de antagonismo entre
especialidades

La organización funcional debe ser aplicada a la farmacia, por las ventajas que esta ofrece, al personal, se
requiere que este capacitado, ser competente, “especialista” conocedores del ramo y un experto en
medicamentos como es el caso del farmaceuta.

Efectivamente se debe buscar la eficiencia de los integrantes, para aprovechar todos los recursos al máximo,
humanos, materiales, tecnológicos y científicos.

Para evitar que la organización funcional presente las llamadas desventajas, se debe entrenar al personal,
para que realice varias tareas y pueda suplantar a otros.

La gerencia debe planificar, delegar y actuar. Deben revisarse los procesos para que todo este coordinado
adecuadamente para que fluya y genere mejores resultados la farmacia.
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Debe establecer Cuáles son las diferencias más significativas entre el Activador del
proyecto y el Coordinador del Proyecto, explique de qué manera podría relacionarlo
con el proyecto de la farmacia.

Coordinador del Proyecto Activador del proyecto

El coordinador del proyecto toma las El activador del proyecto toma decisiones de sobre la marcha del
decisiones más relevantes para llevar a proyecto, pero si existe un problema diferente a los normales, consulta
término el proyecto al coordinador para que él tome la decisión
Es el planificador del proyecto Es el ejecutor del proyecto
Establece quienes realizaran las tareas Supervisa que se ejecuten las tareas
Asigna los recursos de acuerdo al plan Controla el consumo, y utilización adecuada de recursos.
Indica como se llevará a cabo el proyecto Lleva adelante la iniciativa del proyecto de acuerdo a lo planeado.

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La farmacia debe tener un coordinador del proyecto y un activador del proyecto, pero por ser un negocio
relativamente pequeño por ahora, ambas funciones las puede ejercer la misma persona, es decir, el socio que
realiza la inversión, el farmaceuta, que no solo planifica, también es parte en la ejecución, al atender a los
clientes.

Además, puede establecer quienes deben realizar las tareas, adicionalmente supervisa que estas se cumplan.

De la misma manera puede asignar los recursos y también controlarlos.

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Elabore un esquema grafico con las acciones típicas de tareas y responsabilidades del
proyecto de la farmacia, considerando el siguiente personal:
Dispensadores de medicamentos
Encargado de compras y control de inventario
Farmaceuta regente
Administrador
Cajera
Vigilante

Farmaceuta
Regente

Administrador

Dispensadores
de
Medicamentos

Compras y
Cajera control de
inventario

Vigilante

La gerencia esta a cargo de el farmaceuta regente, quien a su vez supervisa directamente a los dispensadores
de medicamentos, una vez realizadas las ventas por estos, el cliente pasa a la caja para cancelar, el vigilante
estará pendiente de quien entra y quien sale de la farmacia.

Por otro lado, el administrador, controla los ingresos y egresos de la farmacia a través de caja y compras y
control de inventario, cerciorándose que siempre se tenga la existencia adecuada de medicamentos. Debe
además emitir los reportes financieros y supervisar el cuadre diario de caja.

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Flujo del proceso

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7 Elabore y explique mediante un esquema el Procedimiento de Control del

Proyecto de la farmacia. Tome en cuenta las entradas, el proceso, las salidas,
la retroalimentación y el entorno, diga y explique qué controles se pueden
establecer en cada etapa.

El cliente ingresa a la farmacia al solicitar el producto se chequea si hay existencia, si se tiene, se despacha,
paga y sale satisfecho, si no hay existencia pasa por la retroalimentación, donde se consulta si se podría llevar
otro medicamento, pasando nuevamente por el proceso.

El entorno interno es el que puede controlar la farmacia, como tratar de mantener un inventario de
medicamentos adecuado, prestar un servicio de calidad, tener precios competitivos, por otra parte esta el
entorno externo que podría afectar o favorecer a la farmacia, y esta no puede controlar. Como aumento de
impuestos, escasez de medicamentos, precios elevados de los distribuidores.

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8. Presente el esquema básico del contenido del Manual del Proyecto para la farmacia y señale a
su juicio la intención que se persigue en cada una de las partes principales

En el Manual del Proyecto se mostrarán las diferentes actividades que llevarán a cabo los integrantes de
la farmacia, ya sea individualmente o en trabajo en equipo. El objetivo es regularizar las operaciones y
orientar sobre normas y funciones, autoridad, procedimientos, políticas y objetivos entre otros puntos.

El primer punto importante del manual del proyecto es el de clasificar los resultados de la planificación en
forma adecuada y el uso que se le debe dar, a fin de servir como consulta en todo momento. Esto quiere
decir que todos los empleados deben conocer su función y responsabilidad, es decir, que se espera de
ellos, cuando deben actuar.

El manual también es útil para aclarar dudas, para resolver conflictos de autoridad o de orden
administrativo o técnico.

Contenido del Manual de Proyecto

Información General

Aquí se identifica el proyecto (La farmacia) los propósitos y alcances, los objetivos generales, el
presupuesto el plan y estrategias de ejecución. Las actividades que se llevaran a cabo y la secuencia con
fechas específicas.

Organización

En esta parte del manual se presenta el organigrama general del proyecto. La nómina con nombres y
cargos, gráficos con tareas y responsabilidades.

Régimen de responsabilidad y autoridad,

Incluye la responsabilidad de los supervisores y su relación con los empleados, la autoridad y

responsabilidad de cada responsable del sistema.

Administración Financiera

En esta parte del manual se incluye todo lo relativo a los ingresos, egresos e inversiones, fondos a usar y
frecuencia y control. Se incluye el presupuesto de caja, el plan de cuantas, el sistema contable, las normas
y procedimientos.

Sistema de Información y Control

Se incluye como está estructurado el sistema, los registros de centros de control, el plan de información,
de igual manera esta parte del manual incluye responsabilidades por áreas y los controles respectivos.

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