Taller Sobre Rueda de Negocios

ASOCIACION PARAISO
ALTO
CONTACTO
ASOCIACIÓN DE AGRICULTORES SECTOR
LOCAL INSTITUCIONAL PARAÍSO ALTO
DEL COLEGIO DE
INGENIEROS – CDLL
TRUJILLO 7 CLAVES PARA UNA
FRANCISCO BORJA 250
URB. LA MERCED RUEDA DE NEGOCIOS
EXITOSA
Lo que antes formaba parte de las distintas actividades que
conformaban una feria, hoy se imponen en solitario, y tienen
cada vez más adeptos, como una apuesta al movimiento
comercial, y la integración mercantil de localidades, regiones y
países.

¿QUE ES UNA RUEDA DE NEGOCIOS?

Es una herramienta mercantil de reuniones planificadas y
predeterminadas, que reúne oferta y demanda, a quienes
ofrecen productos y servicios, y a quienes requieren de esos
productos y servicios, en un ambiente propicio para realizar
negocios y establecer contactos comerciales para el corto,
mediano y largo plazo.
Urb. La Alameda Mz. "A" Lt. 22 - La Noria - Trujillo / www.impactolean.com

A
AASPA: ASOCIACÍON DE AGRICULTORES
DEL SECTOR PARAÍSO ALTO
Es una plataforma muy útil y provechosa para las empresas

que desean ingresar a nuevos mercados.
Ofrece la oportunidad de ampliar el portafolio de

proveedores y compradores, y de evaluar el interés que
genera el producto o servicio que se ofrece.

Su principal y más efectivo instrumento son las reuniones
de negocios prefijadas, las que se caracterizan por ser muy
objetivas y ágiles, y donde los participantes deben estar
preparados para presentar sus empresas, productos y
servicios de manera muy efectiva.
CLIMA IDEAL PARA NEGOCIACIONES

A

El espacio a utilizar debe ser un salón amplio, con varios
accesos, un área adecuada para ubicar las distintas mesas o
centros de negociación, y contar con excelentes servicios de
comunicación, y conectividad.
Es muy importante tener en cuenta que el evento debe

desarrollarse en un clima y ambiente adecuado para la
negociaciones.

¿QUIÉNES PARTICIPAN EN LA RUEDA DE NEGOCIOS?
Instituciones organizadoras
Son las que dan estructura al evento, el cual se realiza en
base a objetivos y metas que las instituciones se han trazado.
El rol de las instituciones organizadoras es muy importante, y
generalmente le dan credibilidad, imagen y prestigio al
evento.

Oferta
Conformado por las empresas como oferentes de productos y
de servicios.

Demanda
Representa a las empresas invitadas, demandantes de esos
productos y servicios, para establecer vínculos y contactos
comerciales con las empresas oferentes.
TIPOS DE RUEDAS DE NEGOCIOS

A

Monosectorial: Son las dirigidas a un único sector económico:
frutas, hotelería, etc..

Multisectorial: Estas convocan a diferentes sectores
económicos: agropecuario, turístico, etc.

Nacionales y regionales: En estas los participantes provienen
de un mismo país o región.

Internacionales: Son grandes eventos que incluyen a
participantes de talla internacional.

7 CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN DE
UNA RUEDA DE NEGOCIOS EXITOSA

1 TIEMPO
Para una exitosa rueda de negocios se requiere básicamente

de tiempo, y son seis a ocho meses mínimo, lo que se toma
para la elaboración de datos cruzados y coordinación de
entrevistas, una vez definido el objetivo, temática y carácter
de la rueda.

2 DIFUSIÓN

A
Impulsar y desarrollar toda una estrategia de promoción y

difusión. Se deberá contar con la folletería que refleje y
promocione el evento.
Con el patrocinio de medios de prensa, se logra

promocionar y difundir muy efectivamente. Las
conferencias de prensa son otra muy adecuada vía de
difusión y promoción del evento.

3 FICHA DE INSCRIPCIÓN Y SOLICITUD DE
ENTREVISTAS
La ficha de inscripción es el documento que registra e

inscribe al empresario y empresa al evento, debe ser de
fácil comprensión y con ejemplos que ilustren a los
empresarios cómo llenar correctamente, y potenciar su
empresa.
Debe incluir nombre de la empresa, ubicación, persona de

contacto con número de teléfono, correo electrónico,
productos que ofrece, valor agregado al producto, y una
breve descripción de la empresa.

El precio justo y la calidad del producto serán vitales para
captar la atención de los eventuales clientes. El documento
debe también definir muy claramente los productos que
ofrecerá.
Los datos facilitados por los empresarios con sus ofertas

y/o demandas en la solicitud de entrevistas, servirán para
hacer el matchmaking y por consiguiente la concertación
de citas.

Matchmaking es un término en inglés que refiere a la
mediación que una empresa o institución realiza entre

A
oferentes y demandantes para la identificación y selección

de empresas, en la programación y concertación de citas o
entrevistas de negocios.
Todos los datos de la empresa quedarán en el catálogo como
guía mercantil para los participantes antes, durante y después
del evento.
Al momento de las citas será de gran utilidad contar con

muestras de los productos, y con suficiente material de
promoción y divulgación de los mismos: catálogos, afiches,
trípticos, tarjetas de presentación, mapas, promocionales, etc.,
por lo que es muy recomendable hacerlo saber a las
empresas a la hora de inscribirse.

4 PREPARACIÓN EMPRESARIAL

Es recomendable que quienes participan y representan a las
empresas sean dos, ya que así pueden apoyarse y
complementarse durante la negociación.
Preferiblemente, uno de ellos debiera ser el gerente o

propietario de la empresa. Deben ser personas bien
comprometidas con los objetivos de la empresa, sus
productos y conocer su manejo.
Lo ideal es que tengan buenas relaciones interpersonales,

capacidad de cerrar negocios, de tomar decisiones, y hablar
dos idiomas en caso de participar en ferias internacionales. Es
vital tener un muy buen manejo del catálogo y otros materiales
de exposición.
Previo a la realización del evento, los organizadores

generalmente planifican temas de capacitación para preparar
a los empresarios de manera que puedan realizar contactos
exitosos, por lo que es muy recomendable tomar en cuenta y
participar de dichas capacitaciones.
Se les brindan técnicas de marketing, mercadeo, y de manejo

efectivo del tiempo, que pueden emplear al momento de hacer

A
negocios.

5 INAUGURACIÓN

Dado que la rueda de negocios demanda una jornada
completa de actividades, se sugiere que el acto de
inauguración se realice la noche antes, con el debido
protocolo.

Seguido del acto en el que se presentan los objetivos de la
rueda de negocios, se dan los agradecimientos a los entes
cooperantes, la bienvenida a los participantes, y una breve
explicación de la metodología que se empleará durante la
jornada de negocios.

Seguidamente se ofrece un cóctel, que ayudará a crear un
ambiente favorable para que los empresarios entren en
contacto y se conozcan. Es importante contar con la mayor
cobertura periodística posible.

6 JORNADA DE RUEDA DE NEGOCIOS

REGISTRO DE PARTICIPANTES
Se realiza al ingresar al evento y se le proporciona al

participante una identificación, el instructivo, la boleta de
evaluación, el catálogo y la agenda de citas con los contactos
más apropiados, según sus requerimientos.
AGENDA DE CITAS
Con los datos consignados en las inscripciones y solicitudes

de entrevistas, el programa determina las citas de negocio
para cada empresario. En el listado de citas aparecerá la
hora, el código de la empresa con quien se reúne y el número
de la mesa donde se llevará a cabo la cita.
UBICACIÓN EN MESA DESIGNADA

A

A cada oferente se le asignará una mesa donde deberá
ubicar toda la información y las muestras. Debe esperar allí a
los clientes, de acuerdo a las citas y horas programadas.
Es recomendable tener para las citas una computadora

portátil, para una breve presentación de la empresa y de los
productos.
DESARROLLO DE LA AGENDA DE CITAS

Las empresas demandantes comienzan a buscar las mesas
numeradas, de acuerdo a su agenda de citas, e inician con
una señal de un timbre o llamado por micrófono.
Al término del tiempo programado, el participante deberá estar

atento a su próxima entrevista.
Durante toda la jornada de citas debe velarse por mantener el

horario y orden pre establecido, y deberán ser idealmente
entre 15 y 30 minutos para cada una, y lograr así el mayor
número de contactos.
Para que los empresarios puedan concretar negocios en tan

corto espacio de tiempo, deben ir muy bien preparados, por lo
que es tan recomendable una capacitación previa.
El apoyo y servicio del equipo de edecanes y supervisores es

sumamente importante. Cada uno tendrá asignado a su cargo
un grupo de empresas participantes, conociendo a la
perfección la oferta y demanda de ellas, y las citas que tienen
programadas a lo largo de la rueda de negocios.
Si por alguna razón el empresario no tiene contraparte, el

edecán puede asistirle y buscar una nueva cita efectiva.
REGISTRO DE LOS CONTACTOS

Es muy importante llevar un registro de contactos, para no
perder ninguna información de los contactos hechos y de
futuros clientes.

A
El mismo debe tener al menos la siguiente información:

nombre de la empresa demandante, persona de contacto,
cargo, teléfono, email, página web, el producto en el que puso
interés, compromiso generado por la empresa oferente, esto
puede ser el envió de cotización, listado de otros productos,
cotización de precios CIF, como ejemplos.

EVALUACIÓN DE LAS CITAS REALIZADAS
Se entregará una hoja de evaluación, y un tiempo para que el
empresario evalúe cada cita de negocios, sea oferente o
demandante. Debe ser una evaluación muy concreta y sutil
para no perder tiempo y seguir con la siguiente cita, y para no
violentar reservas propias de los negociadores.
Este será un excelente termómetro y guía a los organizadores

para medir resultados de la jornada y para futuros eventos.

7 CLAUSURA

El acto de clausura constituye un evento tan importante como
el de la inauguración y generalmente se realiza con el mismo
protocolo. Se agradece nuevamente a las instituciones
organizadoras que apoyaron el evento.
A las empresas participantes se entregan certificados de

participación, y para concluir pueden presentarse los
resultados preliminares de las evaluaciones de la rueda, y de
los resultados económicos generados por la misma, que es
importante que los participantes conozcan.
Atentamente,
ASOCIACION PARAISO ALTO

A

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Preferiblemente, uno de ellos debiera ser el gerente o

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Previo a la realización del evento, los organizadores

Se les brindan técnicas de marketing, mercadeo, y de manejo

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Es recomendable tener para las citas una computadora

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Al término del tiempo programado, el participante deberá estar

Durante toda la jornada de citas debe velarse por mantener el

Para que los empresarios puedan concretar negocios en tan

El apoyo y servicio del equipo de edecanes y supervisores es

Si por alguna razón el empresario no tiene contraparte, el

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Este será un excelente termómetro y guía a los organizadores

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