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    P1-PRO-OT-GE-002 - Procedimiento de Codificacion de Registros y Documentos Rev1

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    Roberto Pariona
    Este documento establece el procedimiento de codificación de registros y documentos de la empresa. Describe las nomenclaturas para codificar registros, documentos internos y documentos de proyecto. Asigna responsabilidades para la correcta aplicación del procedimiento y especifica los tipos de revisiones de los documentos.

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    P1-PRO-OT-GE-002 - Procedimiento de Codificacion de Registros y Documentos Rev1

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    Roberto Pariona
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    Este documento establece el procedimiento de codificación de registros y documentos de la empresa. Describe las nomenclaturas para codificar registros, documentos internos y documentos de proyecto. Asigna responsabilidades para la correcta aplicación del procedimiento y especifica los tipos de revisiones de los documentos.

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    P1-PRO-OT-GE-002 - Procedimiento de Codificacion de Registros y Documentos Rev1

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    Este documento establece el procedimiento de codificación de registros y documentos de la empresa. Describe las nomenclaturas para codificar registros, documentos internos y documentos de proyecto. Asigna responsabilidades para la correcta aplicación del procedimiento y especifica los tipos de revisiones de los documentos.

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    SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN P1-PRO-OT-GE-002

    Revisión 01
    PROCEDIMIENTO Fecha 14-05-2021
    CODIFICACIÓN DE REGISTROS Y Página 1 de 8
    DOCUMENTOS

    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION
    DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

    Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

    Cesar Tasayco Y. Jannette Luna Q. Oscar Eduardo Wong NG


    Control documentario Jefe de SSOMAC Gerente General
    Fecha de elaboración: Fecha de revisión: Fecha de aprobación:
    PROCEDIMIENTO OPERATIVO P1-PRO-OT-GE-002
    Hoja 2 de 8
    ACTIVIDAD DE LA CONSTRUCCION Revisión 0
    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION DE Edición 13/10/20
    REGISTROS Y DOCUMENTOS

    Contenido
    1. OBJETIVO.............................................................................................. 2

    2. ALCANCE.............................................................................................. 2

    3. REFERENCIA........................................................................................ 3

    4. DEFINICIONES......................................................................................3

    5. RESPONSABILIDADES.........................................................................3

    6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO – CODIFICACIÓN...................3

    6.1. Nomenclatura de enumeración de los Registros:...................................3


    6.2. Nomenclatura de enumeración de los documentos Internos:.................4
    6.3. Nomenclatura de enumeración de los documentos de proyecto:...........4
    6.4. Revisión de los documentos:..................................................................5
    7. Listas de parametros para codificación..................................................5

    Registro N.º : P1-REG-OT-001_0 / Fecha: 09/10/2020


    PROCEDIMIENTO OPERATIVO P1-PRO-OT-GE-002
    Hoja 3 de 8
    ACTIVIDAD DE LA CONSTRUCCION Revisión 0
    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION DE Edición 13/10/20
    REGISTROS Y DOCUMENTOS

    1. OBJETIVO

    Establecer la metodología de codificación correcta y ordenada de todos los


    documentos de la empresa y proyectos.

    2. ALCANCE
    El presente procedimiento aplica para la administración de todos los documentos
    que se generen para la empresa

    Alcanza a todas las áreas en diferentes procesos, funciones y características que se


    relacione con la empresa.
    El acance tambien abarca a los sistemas integrados de gestión de calidad, igualdad
    de genero, antisborno, seguridad y medio ambiente.

    3. REFERENCIA

    ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos


    P1-PRO-OT-GE-001 - Procedimiento de Control de Documentos

    4. DEFINICIONES

    Código: Enumeración única que se le dará a un documento durante su creación y


    posterior aprobación.

    Registro: Documento físico o digital que presenta resultados obtenidos y/o


    proporciona evidencia de actividades realizadas.

    Documento: Medio utilizado para registrar una información que será utilizada según
    lo requiera el usuario o empresa, puede ser medio físico o digital.

    Empresa: Dueña intelectual de todos los documentos generados por los usuarios

    Usuario: Persona que genera o utiliza un documento con fines del desarrollo de la
    empresa o de los trabajos que se le asignan.

    5. RESPONSABILIDADES

    Gerente: Responsable de afirmar el cumplimiento de todas las áreas del presente


    Procedimiento.
    Jefe de Área: Responsable de hacer cumplir en su área el presente Procedimiento

    Registro N.º : P1-REG-OT-001_0 / Fecha: 09/10/2020


    PROCEDIMIENTO OPERATIVO P1-PRO-OT-GE-002
    Hoja 4 de 8
    ACTIVIDAD DE LA CONSTRUCCION Revisión 0
    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION DE Edición 13/10/20
    REGISTROS Y DOCUMENTOS

    Cada jefe de área junto al Responsable de Control Documentario son los


    responsables de una buena administración de la codificación de todos los
    documentos que se generan en la empresa.

    6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO – CODIFICACIÓN

    6.1. Nomenclatura de enumeración de los Registros:


    Todas las plantillas o formatos que se utilicen en las distintas áreas de trabajo de la
    empresa, los cuales sirven para documentar y/o dejar constancia del desarrollo de
    una actividad y se convierten en documentos formales deben estar codificados bajo
    la siguiente nomenclatura. La numeración debe estar en los registros, así mismo
    deben estar en Revisión 0 para ser utilizados.

    C1 – REG – YY – 111 Correlativo

    Área
    Tipo de Documento
    Tipo de Trabajo / Empresa

    6.2. Nomenclatura de enumeración de los documentos Internos:


    Todos los documentos como procedimientos, instructivos y manuales tienen
    el siguiente esquema de codificación. Donde:
    C1 – XXX – YY – ZZ – 111 Correlativo

    Disciplina

    Área

    Tipo de
    documento
    Tipo de trabajo /
    Empresa

    Registro N.º : P1-REG-OT-001_0 / Fecha: 09/10/2020


    PROCEDIMIENTO OPERATIVO P1-PRO-OT-GE-002
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    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION DE Edición 13/10/20
    REGISTROS Y DOCUMENTOS

    6.3. Nomenclatura de enumeración de los documentos de proyecto:

    Todos los documentos que se generen en los proyectos de AJANI deben estar
    codificados bajo la siguiente nomenclatura:

    zzzC1 – VVV – 20WW – XXX – YY – ZZ – 111_B Revisión

    Correlativo

    Disciplina
    Área

    Tipo de Documento

    Nº de Proyecto

    Cliente

    Tipo de Trabajo
    /Empresa

    Ejemplo: Presentación de un Informe Semanal de Obra para la Unidad Minera Utunsa:

     C1-UTU-2001-INS-OT-GE-001_B

    Nota: la codificación puede variar según los requisitos de control documentario del cliente.

    6.4. Revisión de los documentos:

    Los documentos para revisión o aprobación se presentarán bajo la siguiente descripción:


     Revisión A: Esta revisión se utiliza para presentación inicial hacia el
    cliente, si se aprueba pasa a revisión numérica 0. En caso sea observada,
    se deberá presentar en revisión alfabética siguiente, así sucesivamente
    hasta que el documento este aprobado.
     Revisión 0: Esta revisión se utiliza para presentación final hacia el cliente,
    previamente ya revisado y conciliado para aprobación.
     Revisión 1: Esta revisión se utiliza solo si la revisión 0 aprobada genera
    cambios o reclamo por la empresa o cliente.
     Revisión X: Esta revisión se utiliza para anular un documento, quedando
    sin uso luego de colocarle esta revisión.

    Registro N.º : P1-REG-OT-001_0 / Fecha: 09/10/2020


    PROCEDIMIENTO OPERATIVO P1-PRO-OT-GE-002
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    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION DE Edición 13/10/20
    REGISTROS Y DOCUMENTOS

    7. Listas de parametros para codificación

     Listado de Tipo de Trabajo:


    TIPO DE TRABAJO SIGLA
    LICITACION L
    CONTRATO ADJUDICADO C
    OFICINA PRINCIPAL P

     Listado de Empresas:
    EMPRESA SIGLA
    AJANI 1

     Listado de Clientes:
    CLIENTE SIGLA
    UNIDAD ANAMA ANA CIA MINERA ANABI
    UNIDAD UTUNSA UTU CIA MINERA ANABI
    UNIDAD APUMAYO APU CIA MINERA APUMAYO
    UNIDAD ARASI ARA CIA MINERA ARUNTANI
    UNIDAD TUCARI TUC CIA MINERA ARUNTANI
    ATACOCHA ATA CIA MINERA NEXA
    QUELLAVECO AAQ CIA MINERA QUELLAVECO
    ARGET ARG INDUSTRIA ARGET

    *En caso de que el cliente sea una empresa distinta se generara un nuevo código.

     Número de Proyecto:

    Se determinará con 4 dígitos, siendo los dos primero el año en que se empieza el
    contrato
    (ejm. El primer contrato del año 2020, serian enumerados con 2001).

     Listado de tipos de documentos:


    Registro N.º : P1-REG-OT-001_0 / Fecha: 09/10/2020
    PROCEDIMIENTO OPERATIVO P1-PRO-OT-GE-002
    Hoja 7 de 8
    ACTIVIDAD DE LA CONSTRUCCION Revisión 0
    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION DE Edición 13/10/20
    REGISTROS Y DOCUMENTOS

    TIPO DE DOCUMENTO SIGLA TIPO DE DOCUMENTO SIGLA


    CARTAS LTR ORDEN DE CAMBIO ODC
    CERTIFICADOS CER ORGANIGRAMA ORG
    CRONOGRAMA DE OBRA CDO PLAN (EN GENERAL) PLA
    CURRICULUM VITAE CVE PLAN DE CALIDAD PDC
    DIRECTORIO DIT PLAN DE SEGURIDAD PDS
    DOSSIER DDC PLAN DE TRABAJO PDT
    ENSAYO DE MATERIALES EDM PRESUPUESTO CONTRACTUAL PRC
    ESPECIFICACIONES TECNICAS EST PRESUPUESTO META PRM
    INDICADORES DE GESTION IDG PROCEDIMIENTO PRO
    INFORME INF PROTOCOLO PRT
    INFORME DIARIO IND PROGRAMA PRG
    INFORME FINAL DE OBRA IFO POLITICA PO
    INFORME MENSUAL INM REGISTRO FOTOGRAFICO RDF
    INFORME SEMANAL INS REGISTROS REG
    INSTRUCCIÓN DE TRABAJO IDT REPORTE DE INCIDENTE RDI
    INSTRUCTIVO INS RIGGING PLAN RGP
    IPERC IPR SOLICITUD DE INFORMACION RFI
    LIQUIDACION DE OBRA LDO ROOSTER DE PERSONAL ROS
    LISTA DE REQUERIMIENTO LDR SKETCH SKT
    MEMORANDUM MEM TRANSMITTAL TRM
    MEMORIA DE CALCULO MDC VALORIZACIONES EDP

    TIPO DE DOCUMENTO SIGLA


    ACTA (EN GENERAL) ACT
    ACTA DE RECEPCION DE OBRA ARO
    ACTA DE REUNION ADR
    ACTA DE TERMINO DE OBRA ATO
    ADICIONALES ADI

     Listado de Áreas:
    AREA SIGLA
    Registro N.º : P1-REG-OT-001_0 / Fecha: 09/10/2020
    PROCEDIMIENTO OPERATIVO P1-PRO-OT-GE-002
    Hoja 8 de 8
    ACTIVIDAD DE LA CONSTRUCCION Revisión 0
    PROCEDIMIENTO DE CODIFICACION DE Edición 13/10/20
    REGISTROS Y DOCUMENTOS

    ADMINISTRACION AD
    ALMACEN AL
    CALIDAD CC
    CONSTRUCCION - OPERACIONES CT
    CONTABILIDAD CO
    COMPRAS CP
    EQUIPOS EQ
    FINANZAS FN
    GERENCIA GE
    LEGAL LG
    MANTENIMIENTO MA
    OFICINA TECNICA OT
    CAPITAL HUMANO CH
    RELACION INDUSTRIAL Y COMUNITARIA RI
    SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIG
    SISTEMA INTEGRADO DE IGUALDAD DE
    SDI
    GENERO
    SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
    SGA
    ANTISOBORNO
    SALUD, SEGURIDAD OCUPACIONAL Y
    SO
    MEDIO AMBIENTE
    SERVICIOS GENERALES SG
    TOPOGRAFIA TO
    TECNOLOGIAS DE LA INFOMACIÓN TI

     Listado de Disciplinas:

    ARQUITECTURA AR
    CIVIL CI
    ELECTRICIDAD EL
    ESTRUCTURA ES
    GENERAL GE
    INSTRUMENTACION IN
    ISOMETRICO IS
    MECANICA ME
    TUBERIA TB

     En caso se requiera un parametro para la codificación nuevo se deberá


    comunicar al Responsable de Control Documentario para que se pueda
    generar.

    Registro N.º : P1-REG-OT-001_0 / Fecha: 09/10/2020

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