UNIVERSIDAD GALILEO IDEA
CEI: SUPERACIÓN GALILEO
Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología
y Administración de RR. HH.
Curso: Comunicación Organizacional
Horario: Sábados 7:00AM
Tutor: Wendy Lucrecia Ineth de Gandarias Veras
NOMBRE DE LA TAREA
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA
"COMUNICADOS CRECEMOS JUNTOS"
Apellidos, Nombres del Alumno, Carné:
Yenny
Concua Escobar Elizabeth Steffanye 18003424
Guevara Cancinos Gloria María 16006433
Fecha de entrega: 07/03/2021
INDICE
INDICE.....................................................................................................................................................2
1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................3
2. OBJETIVOS ..........................................................................................................................................4
3. PUBLICO OBJETIVO...........................................................................................................................5
4. MENSAJES DE PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA "COMUNICADOS CRECEMOS JUNTOS".......6
5. ACCIONES.........................................................................................................................................9
5.1 DIAGNOSTICO FODA.........................................................................................................................9
5.2 PLANIFICACIÓN...............................................................................................................................10
6. MECANISMOS DE RETROALIMENTACIÓN.......................................................................................11
7. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA................................................................12
8. PRESUPUESTO....................................................................................¡Error! Marcador no definido.
9. EVALUACIÓN DEL IMPACTO DEL PROGRAMA................................................................................14
10. CONCLUSIONES..............................................................................................................................20
11. REFERENCIAS..................................................................................................................................20
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Implementar un programa de comunicación interna para mantener las buenas
relaciones entre los miembros de la empresa, fortaleciendo la unión y la motivación
para alcanzar las metas establecidas por la organización.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
2.2.1 Realizar un análisis FODA sobre el sistema de comunicación interna de la
empresa SLI para identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
y percepciones del equipo de trabajo de la Empresa SLI.
2.2.2 Promover la participación activa e involucramiento del 90% de todo el personal
de SLI en las actividades del Programa de Comunicación Interna “Comunicados
Crecemos Juntos”.
2.2.3 Socializar y dar a comprender los planes de desarrollo personal de por lo
menos el 60% personal, alineados con la planificación estratégica de la
organización.
2.2.4 Lograr que por lo menos el 50% del personal comprenda como el desarrollo de
competencias de liderazgo, trabajo en equipo, empatía hacia el compañero le
permitirán desarrollarse profesionalmente dentro de la empresa.
3. PUBLICO OBJETIVO
Describir misión y visión de la empresa solo para describir el contexto
Personal de empresa que brinda servicios adunales (importación y exportación)
38 empleados
8 Empleados de nivel universitario Graduados o pensum cerrado
1 Gestor de ciudad y 1 Gestor de Puerto Quetzal con nivel básico
28 empleados con nivel medio, 8 de ellos cursando carrera universitaria a fin a
su puesto, 3 más cursando maestría,
INSERTAR TABLA DE DATOS DE PUBLICO OBJETIVO DE PROGRAMA DE
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2021
4. MENSAJES DE PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INTERNA
"COMUNICADOS CRECEMOS JUNTOS"
Comunicar efectivamente es una de las características más importantes entre los líderes
exitosos. Un primer mensaje efectivo debe ser la visión del líder o de la empresa en sí, lo cual
permite que los equipos de trabajo se den una idea del futuro que se Puiere para la
organización en la que laboran y cómo ellos pueden contribuir a estos fines.
Un mensaje efectivo debe tener las siguientes características:
Ser preciso, relevante y sincero, además de creíble y que no se preste a confusiones.
Provee, además, sentido de dirección en la organización.
Tres características para diseñar un mensaje efectivo en el interior de una empresa: claridad,
precisión y asertividad.
Se debe de dar un mensaje que puedan entenderlo todos, dejando de lado las palabras
rebuscadas o los tecnicismos.
Deber ser concreto, se debe decir mucho en pocas palabras.
Debe ser asertivo significa expresarse de manera adecuada, sin llegar a extremos como la
agresividad.
Para construir un buen mensaje, el ejecutivo también debe tener claro que se debe reconocer
y superar una serie de situaciones complejas, incluyendo obstáculos, que afectan todo
proceso de comunicación. Algunas de dichas situaciones son:
El efecto del mensaje en el receptor es el indicador que mide los resultados de la
comunicación. Es preciso determinar el efecto de cada mensaje emitido.
Una mayor identificación del receptor con el emisor permitirá que haya una mejor intención de
entender el mensaje. Para ello no basta con emitir el mensaje; previamente hay que generar el
clima adecuado para que se dé la predisposición de los colaboradores a identificarse con el
mensaje.
Creer que los mensajes que se dan son claros para todo el mundo.
Para evitar caer en estas dificultades, los líderes de la empresa deben tomar en cuenta
elementos como la formación grupal, el coaching y la retroalimentación.
[ CITATION Uni16 \l 4106 ]
Con el fin en mente de crear un clima de comprensión entre empresa y trabajadores,
desarrollando la empatía, participación, trabajo en equipo y empoderamiento del
colaborador se quiere trasmitir tres mensajes medulares en el programa:
I. El colaborador es importante en la familia SLI y quiere escuchar tus
propuestas de mejora e innovación.
II. Es importante transfórmanos en lideres proactivos de cambios.
III. Para crecer tenemos el deber de desarrollarnos profesionalmente y tener
empatía por nuestro compañero.
Debido a la las caracteristicas del publico objetivo del rpograma, lamayoría son jovencitos
en desarrollo, para el 67% este fue su primer trabajo, se diseñan mensajes con estilos
juveniles para poder tener una mallor impacto y romper esteroticpos.
Algunas de las propuestas de diseños son:
En
somos familia!
SERIE MÁS JUVENIL (para millennials)
El diseñador gráfico está trabajando en alinearlos a nuestros objetivos principales e
imagen de marca de la empresa.
5. ACCIONES
5.1 DIAGNOSTICO FODA
El proceso de Gestión de Talento Humano –GTH- con el visto bueno de Dirección
general realiza el diagnostico FODA sobre comunicación Interna, utilizando la
herramienta digital de google forms. Responsable Gloria Guevara
Dirección comprometida con el valor y la importancia de la comunicación interna.
El uso de herramientas tecnológicas: A. Correo electrónico (e-mail), el cual es
considerado por todos como el medio oficial de comunicación. B. Uso de grupos de
Whats App como un medio por el cual también se informan
FORTALEZAS Cultura de cumplimiento de normas y políticas, que favorecerá el
cumplimiento de nuevas políticas de comunicación.
Se cuenta con presupuesto para implementar el programa, y solicitar apoyo de
asesores externos para desarrollar materiales de apoyo.
La Institución tiene credibilidad en relación a su giro.
OPORTUNIDADES Actualizar y retroalimentar las Políticas de Comunicación Interna de la Institución
para fortalecer la comunicación externa.
No existe un canal adecuado entre el área que genera la comunicación y puestos
operativos, suelen enterarse de los temas por medio de terceros.
DEBILIDADES No existen retroalimentación del sistema de comunicación interna.
Los puestos operativos no tienen claros los objetivos estratégicos de la empresa.
Los colaboradores tienen como primera fuente de información los rumores externos
a la Institución.
Las opiniones de los medios de comunicación nacionales pueden afectar el
AMENAZAS
clima organizacional, por la actual situación de pandemia.
Recibir información que sea iniciativa personal, sin estar consensuada y autorizada
en Dirección General altera el clima y crea inconformidades.
5.2 PLANIFICACIÓN
En base a los resultados GTH presenta una propuesta del Programa de Comunicación
Interna “Comunicados Crecemos Juntos” para implementarse y desarrollarse de
durante de marzo a octubre del año 2021, analizar resultados, impactos obtenidos e
identificar lecciones aprendidas durante noviembre y hacer propuesta de continuidad
para el próximo año en diciembre.
Para llevarlo a acabo se proponen actividades cortas y puntuales que no entorpezcan
la operación de los procesos y todos puedan involucrarse.
ACTIVIDADES PROPUESTAS
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
DISEÑO Y PRODUCCIÓN DE MATERIAL DE APOYO CON MENSAJES MOTIVACIONALES
Se presenta el proyecto al Diseñador Gráfico para que cree materiales con mensajes
motivacionales y la imagen interna de la empresa.
Los diseños se imprimirán en medios físicos como afiches, para colocar en áreas de trabajo, Elizabeth
roll Up en áreas comunes, diseños digitales para compartir en redes sociales oficiales de la Concua
empresa.
OBSERVACIÖN: Antes de imprimir, reproducir y compartir cualquier material debe contar con
la aprobación de Gerencia.
REUNIONES MENSUALES
Se inician reuniones con líderes de proceso para presentarles el programa y capacitarlos Jenny
para que sean entes multiplicadores de la dinámica con las bases (puestos operativos).
Una reunión mensual de no más de una hora. Debe quedar minuta de reunión enviada
por correo para seguimiento.
Los líderes de proceso se reúnen con sus subordinados por estrato, para trasmitir y
recibir información de forma directa. Debe quedar minuta de reunión enviada por correo Acompañamiento
para seguimiento.
Gloria Guevara
Se recibe y analiza la información para tomar decisiones y hacer propuestas de mejora e
implementar actividades innovación si es posible.
BITS DE INFORMACIÓN
Se comparten bits de información en redes sociales, para sociabilizar la importancia del
Elizabeth
desarrollo de liderazgo, proactividad, comunicación asertiva, trabajo en equipo, empatía. Concua
Para promover la participación se realizan concursos y competencias de comprensión de
información de bits compartidos, premiando con mascarillas institucionales,
ACTIVIDADES DE EVALUACÓN Y MEDICIÓN Seguimiento
con asesores
Se realizará una medición por medio de google forms para medir impacto de las actividades, externos
uno a finales de mayo y el segundo a finales de octubre. Esta información de analiza y da a
conocer a dirección y Gobierno Corporativo para toma de decisiones de la planificación Jenny
estratégica del 2022.
Los resultados de evaluaciones se comparten con Asesor y coaching de Liderazgo Gloria
Institucional, y Asesora de Clima Organizacional, para que orienten las decisiones a tomar y
hagan las observaciones y/o intervenciones necesarias para el logro de los objetivos. Guevara
6. MECANISMOS DE RETROALIMENTACIÓN
Describir las acciones que se realizarán para determinar si el programa de
comunicación alcanzó los objetivos propuestos.
Estas acciones deben ser medibles o cuantificables, que permitan establecer, por
ejemplo, el porcentaje de personas o del púbico que recibió los mensajes. Esta fase
(retroalimentación) se registra durante el desarrollo del programa. Qué se hará y
cómo para verificar al retroalimentación.
ACTIVIDADES DE EVALUACÓN Y
OBJETIVOS
MEDICIÓN
Promover la participación activa e involucramiento del
Firma listados de asistencia y participación
90% de personal de SLI en las actividades del Programa
de actividades dirigidas a su grupo de
de Comunicación Interna “Comunicados Crecemos
enfoque.
Juntos”
Se realizará una medición por medio de un
Socializar y dar a comprender los planes de desarrollo cuestionario google forms para medir el
personal de por lo menos el 60% personal, alineados con nivel de comprensión de la importancia de
la planificación estratégica de la organización. desarrollarse personalmente para poder
crecer profesionalmente.
Se realizará una medición por medio de un
Lograr que por lo menos el 50% del personal comprenda
cuestionario google forms para medir el
como el desarrollo de competencias de liderazgo, trabajo
nivel de comprensión de la importancia de
en equipo, empatía hacia el compañero le permitirán
desarrollarse para ascender a puestos de
desarrollarse profesionalmente dentro de la empresa.
liderazgo.
Los resultados de evaluaciones se comparten con asesor y coaching de Liderazgo Institucional, y
Asesora de Clima Organizacional, para que orienten las decisiones a tomar y hagan las observaciones
y/o intervenciones necesarias para el logro de los objetivos.
7. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA
"COMUNICADOS CRECEMOS JUNTOS"
PROGRAMA DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 2021
MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE RESPONSABLE VERIFICADOR
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
GTH/Líder de Proceso
1 Diagnostico
2 Planificaccion
3 Autorizacion por direccion VoBo de Direccion
4 Diseño y producccion de material de apoyo
Reuniones mensuales (1 reunion mensual por proceso, 2
5 reuniones solo lunes)
Reuniones de IT y Asesoria Legal
Reunion de Aduanas y Servicio al Ccliente
Reunion de Operaciones y Ventas
6 Seguimiento interno de lider con su proceso
Seguimiento de IT y Asesoria Legal
Seguimiento de Aduana y Servicio al cliente
Seguimiento de Operación y ventas
7 Evaluacion semestral por google forms
8 Analisis de informacion y medidas a implentar con direccion
9 Elaboracion de informe
10 Informe de resultados
8. PRESUPUESTO
Producto Precio
Impresión de afiches full color doble 30 U Q 900.00
carta en texcote o cushe 30.00 C/U
Diseñador (Costo promedio por diseño Q 3,000.00
Q500.00)
Refacción (para reuniones mensuales Q
Café y galletas o magdalena Aprox. Q 2,1000.00
100.00 c/u)
2 Roll Up Q 250.00 Q
c/u 500.00
100 mascarillas de sonrisas Q
600.00
2 Reuniones ejecutivas con gobierno Q 1,200.00
corporativo
TOTAL Q 8,300.00
9. EVALUACIÓN DEL IMPACTO DEL PROGRAMA
En este componente se deben incluir las herramientas, instrumentos, técnicas o metodología
mediante la cual se medirá el impacto del programa.
Es imprescindible evaluar la comunicación interna para detectar los errores y aciertos. De
esta forma se podrá tomar decisiones, realizar cambios al plan de comunicación interna y
hacer las correcciones necesarias en las áreas donde se detecten los mayores problemas.
Evaluar también sirve para establecer nuevas prioridades y comprobar la efectividad de las
políticas de comunicación interna.
En primer lugar se debe evaluar todas las actividades que se han realizado en comunicación
interna dentro de la empresa. Es importante determinar si las actividades han logrado su
objetivo y qué se debe mejorar. Además, se debe evaluar el índice de satisfacción en los
siguientes temas:
Nivel y calidad de información de los miembros de la organización sobre la empresa.
Nivel y calidad de información de los trabajadores acerca de sus labores.
Nivel y calidad de comunicación de los supervisores con los subalternos.
Nivel y calidad de comunicación entre los trabajadores.
Nivel y calidad de comunicación entre departamentos y la gerencia.
Evaluar las acciones de comunicación interna debe ser una política dentro de la empresa. Se
deben realizar por lo menos cada semestre o cada año. La idea es hacerle un seguimiento a
los resultados.
Comunicación Interna
El propósito de este Cuestionario es encontrar áreas de oportunidad que nos permitan
mejorar la comunicación dentro de la organización.
Recuerda que las respuestas son opiniones basadas en TU experiencia de trabajo, por lo
tanto no hay respuestas correctas ni incorrectas.
La escala utilizada es del 1 (totalmente en desacuerdo) al 4 (totalmente de acuerdo). Tienes
la opción de elegir NA (no aplica) en los casos que así lo consideres.
*Obligatorio
1. Me parece que la forma de comunicación es efectiva.
Marca solo un óvalo.
NA
2. Recibo “en forma oportuna” la información que requiero para mi trabajo.
Marca solo un óvalo.
NA
3. Existen oportunidades para dar a conocer mis ideas y compartir las mejores prácticas de
conocimientos dentro de mi área de trabajo
Marca solo un óvalo.
NA
4. Existe comunicación entre mis compañeros de trabajo que permite el desarrollo de buenas
relaciones interpersonales
Marca solo un óvalo.
NA
5. Existe un sistema de comunicación de doble vía dentro de la organización (jefe-colaborador,
colaborador- jefe)
Marca solo un óvalo.
NA
6. Para tomar decisiones importantes se ha tomado en cuenta mi opinión, ideas o sugerencias
Marca solo un óvalo.
NA
7. Las reuniones mensuales han mejorado los canales de comunicación
Marca solo un óvalo.
NA
8. Las actividades han mejorado la comunicación lideres inmediatos
Marca solo un óvalo.
NA
9. Conoce los planes por cuales se implementan cambios y se les pide desarrollarse
Marca solo un óvalo.
NA
10. Valora del 1 al 5 siendo 1 la puntuación mínima y 5 la máxima el grado de interés que
tienen para usted las siguientes herramientas de comunicación *
Marca solo un óvalo por fila.
18
11. Cómo utiliza su jefe los siguientes canales de comunicación *
Marca solo un óvalo por fila.
12. Cómo utiliza su jefe los siguientes canales de comunicación *
Marca solo un óvalo por fila.
19
Google no creó ni aprobó este contenido.
Formularios
10. CONCLUSIONES
1. Cuando se pierden los canales de comunicación institucionales los
colaboradores se enteran por comentarios negativos de opinión y afectan el
clima laboral de la institución.
2. Se puede optimizar el uso de los medios de comunicación interna de la
institución debido a que todo el personal cuentan con acceso a tecnología de
Y dispositivos móviles con redes sociales
3. Se deben crear espacios donde colaboradores de diversos procesos convivan
y puedan crear lazos de confianza.
11. REFERENCIAS
Universidad ESAN . (20 de MARZO de 2016). Apuntes empresariales Comunicación.
Obtenido de ¿Cómo diseñar un mensaje efectivo en la empresa?:
https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2016/03/como-disenar-un-mensaje-
efectivo-en-la-empresa/
20
