Procedimiento-Acciones Correctivas y Preventivas Ejemplo

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CODIGO
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ACP-2-003

VERSION 4
productora de gelatina s. a
1. OBJETIVO
Definir el procedimiento a seguir para el manejo de las Acciones Correctivas y

Preventivas que se generen en Progel S.A.
2. ALCANCE
El procedimiento debe ser aplicado por todo el personal de manejo de la compañía, en

todas las situaciones que generen no conformidad o defectos y que estén relacionados
con el Sistema de Gestión Integrado, implementado en Progel S.A.
El alcance de éste procedimiento va desde que se detecta la no conformidad hasta que

se aplica la acción Correctiva o Preventiva y se evalúa la eficacia de la misma.
3. DEFINICIONES
 Sistema de Gestión de Integrado: Comprende todos los sistemas implementados

en PROGEL S.A
 Acción correctiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no
conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito de
evitar que vuelva a ocurrir.
 Acción preventiva: Una acción tomada para eliminar las causas de una no
conformidad potencial, defecto u otra situación indeseable.
 No conformidad potencial: Acciones que se pueden generar por la no aplicación
o incorrecta disposición de los procedimientos establecidos.
ELABORO : REVISO : APROBO:
.
FECHA : FECHA : FECHA :
PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PAGINA
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
2 DE 7
 Acción correctiva a corto plazo: Acción realizada en el momento para evitar daño
adicional hasta que se pueda realizar la acción correctiva.
 Acción de Mejora: Acciones generadas en cada proceso que aportan al

mantenimiento del sistema de gestión integrado.
 Defecto: El no cumplimiento de un requisito, o una expectativa razonable, ligados a

un uso previsto incluyendo lo relacionado en la seguridad.
 No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.
 Personal de manejo: Personal que tiene autoridad y responsabilidad sobre

determinado grupo de trabajo.
 Tratamiento de una no conformidad: La acción emprendida respecto a una

entidad no conforme con el propósito de resolver la no conformidad.
 Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada, la cual puede ser
solucionada de forma inmediata o con el tiempo.
4. CONSIDERACIONES GENERALES
4.1 Fuentes de generación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

- No Conformidades internas o externas del Producto o Proceso
- Quejas y Reclamos de los clientes / Persona Externa
- Problemas con proveedores
- Hallazgos de Auditorias Internas del SGI, en caso de requerirse.
3 DE 7
- Revisiones del Sistema de Gestión Integrado

- Evaluaciones de Satisfacción del Cliente
- Análisis de Datos de los diferentes procesos
- Análisis del Plan HACCP (PCC y PCQ)
- Análisis del Sistema de Gestión Halal (Puntos Críticos Haram)
- Generadas de comunicados de personal por problemas con los Sistemas de Gestión
de Inocuidad y Halal.
- Por tendencias en el monitoreo del Plan HACCP que indiquen pérdida de control
- Por falta de competencia en el personal responsable del monitoreo, de correcciones
y de acciones del Sistema de Gestión Integrado.
- Generadas de análisis del Producto No Conforme y del Producto Potencialmente No
Inocuo.
- Resultados de reuniones Comité de Seguridad en Alimentos
- Resultados de reuniones Comité de Seguridad.
4.2 Las acciones correctivas se generan cuando un empleado de la compañía detecte

una no conformidad o defecto existente que incida en los aspectos mencionados en
el numeral 4.1.
4.3 Las acciones correctivas a corto plazo y la acción correctiva definitiva o a largo plazo
pueden ser las mismas, frecuentemente las acciones correctivas toman tiempo para
realizarse ya que pueden requerir cambios complejos en los procesos
4.4 Las acciones preventivas se generan cuando un empleado advierta la posibilidad de

existencia de una no conformidad o defecto potencial que incida en los aspectos
mencionados en el numeral 4.1
4 DE 7
4.5 Existen algunas acciones que involucran un proceso de Planificación, para éstos
casos se llevará el control del proyecto y cuándo se determine su viabilidad y
aprobación, se generará la acción correctiva o preventiva.
5. RESPONSABILIDAD
- Es responsabilidad de la Jefatura de Aseguramiento de Calidad y de la Gerencia

Técnica, ejercer control sobre las acciones correctivas y preventivas generas.
- Es responsabilidad de los dueños de proceso y demás jefes de área generar acciones
de mejora para el Sistema de Gestión Integrado, implementado en Progel S.A.
6. DISPOSICIONES PARA CUMPLIR CON EL OBJETIVO:
6.1 PROCESO PARA LA GENERACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS:
6.1.1 Si el que detecta es un operario o personal del área administrativa, se debe

informar verbalmente al jefe inmediato, quien de acuerdo a la incidencia
diligencia el formato código ACP-8-001 ó ACP-8-002 según el caso.
6.1.2 Si es un supervisor, ingeniero, analista, auxiliar o jefe de área quien detecta,

diligencia el formato ACP-8-001 ó ACP-8-002, según el caso y de acuerdo a la
incidencia. De acuerdo con la instrucción ACP-3-001.
6.1.3 El responsable del proceso que genera la acción correctiva o preventiva, debe
proceder de la siguiente manera :
5 DE 7
a. Investigar individualmente o con personas que considere conveniente las causas

reales de la no conformidad o de la posible no conformidad si se trata de una acción
preventiva.
En éste punto se pueden analizar las no conformidades con la ayuda de los métodos
estadísticos. (Análisis de Datos).
b. Se debe priorizar cual es la magnitud del impacto de la no conformidad sobre

aspectos como costo de producción, costo de calidad, confiabilidad, medio ambiente,
seguridad, inocuidad y satisfacción al cliente.
c. Se debe analizar la relación causa - efecto para encontrar la causa o causas

realmente decisivas de las no conformidades pues a veces las causas obvias no son
las importantes.
- Diligenciar los registros ACP-8-001, ACP-8-002 de acuerdo con la instrucción ACP-

3-001
d. Verificar la aplicación de la acción Correctiva o Preventiva en la fecha estipulada

según el estimativo de tiempo y de recursos para ejecutar la acción.
e. Una vez se ha implementado y esta ha sido eficaz, se le debe informar a los

empleados del área afectada y si es necesario adiestrarlos en los cambios realizados
en el proceso que demande la acción Correctiva o Preventiva.
6.1.4 En caso de requerirse cambio en los documentos, se debe aplicar lo dispuesto en

el procedimiento CDD-2-001.
6 DE 7
6.1.5 El original del registro ACP-8-001 o ACP-8-002, se archiva en el Área de

Aseguramiento de Calidad. Para el seguimiento y evaluación de la eficacia, se
realiza con el listado generado por Aseguramiento, donde se relacionan los
responsables de ejecución y seguimiento.
6.1.6 Con el fin de evaluar la eficacia de las acciones correctivas propuestas, el

responsable de realizar el seguimiento, registra en el campo de Seguimiento de la
Acción Propuesta el resultado de la implementación. Esto se realiza en el registro
que se encuentra en el área de Aseguramiento.
Con el fin de determinar si la acción propuesta fue efectiva, se pueden generar

varios seguimientos o se procede a aplicar nuevamente el procedimiento de
acciones Correctivas y Preventivas.
6.2. OTRAS ACCIONES DE MEJORA
6.2.1 A pesar de que se tiene establecido que de muchas acciones preventivas, son
catalogadas como de mejora en el registro ACP-8-002. Se cuenta con el registro
PLA-8-001 Planificación del SGI, en el cual se ingresan aquellos proyectos que
agregan valor al Sistema de Gestión Integrado y que surgieron de análisis en
reuniones o de análisis de información.
6.2.2 El registro PLA-8-001, debe ser diligenciado por el directo responsable del
proyecto y entregar original en Aseguramiento de Calidad, donde se realizará el
seguimiento respectivo.
6.3 ANALISIS DE REGISTROS

7 DE 7
6.3.1 Las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora generadas de los registros

ACP-8-001, ACP-8-002 y PLA-8-001, serán analizadas mensualmente en el Comité
de Gestión de Calidad, con el fin de evaluar aquellas acciones que se encuentran
sin cerrar.
6.3.2 Mensualmente en el informe de revisión al Sistema de Gestión Integrado se

incluye el resultado de las acciones correctivas y preventivas tomadas en éste
periodo, siendo responsabilidad del jefe de Aseguramiento la elaboración de
dicho informe.
7. DOCUMENTOS
- Control de documentos y datos internos, código CDD-2-001

- Instructivo para el diligenciamiento del formato de registro de acciones, código ACP-
3-001
8. REGISTROS
Se genera:
 Registro de Acciones Correctivas Código ACP-8-001

 Registro de Acciones Preventivas, Código ACP-8-002
 Planificación del SGI, Código PLA-8-001

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Definir el procedimiento a seguir para el manejo de las Acciones Correctivas y

El procedimiento debe ser aplicado por todo el personal de manejo de la compañía, en

El alcance de éste procedimiento va desde que se detecta la no conformidad hasta que

 Sistema de Gestión de Integrado: Comprende todos los sistemas implementados

ELABORO : REVISO : APROBO:

 Acción de Mejora: Acciones generadas en cada proceso que aportan al

 Defecto: El no cumplimiento de un requisito, o una expectativa razonable, ligados a

 No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.

 Personal de manejo: Personal que tiene autoridad y responsabilidad sobre

 Tratamiento de una no conformidad: La acción emprendida respecto a una

4.1 Fuentes de generación de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora

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4.2 Las acciones correctivas se generan cuando un empleado de la compañía detecte

4.4 Las acciones preventivas se generan cuando un empleado advierta la posibilidad de

- Es responsabilidad de la Jefatura de Aseguramiento de Calidad y de la Gerencia

6. DISPOSICIONES PARA CUMPLIR CON EL OBJETIVO:

6.1 PROCESO PARA LA GENERACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y

6.1.1 Si el que detecta es un operario o personal del área administrativa, se debe

6.1.2 Si es un supervisor, ingeniero, analista, auxiliar o jefe de área quien detecta,

a. Investigar individualmente o con personas que considere conveniente las causas

b. Se debe priorizar cual es la magnitud del impacto de la no conformidad sobre

c. Se debe analizar la relación causa - efecto para encontrar la causa o causas

- Diligenciar los registros ACP-8-001, ACP-8-002 de acuerdo con la instrucción ACP-

d. Verificar la aplicación de la acción Correctiva o Preventiva en la fecha estipulada

e. Una vez se ha implementado y esta ha sido eficaz, se le debe informar a los

6.1.4 En caso de requerirse cambio en los documentos, se debe aplicar lo dispuesto en

6.1.5 El original del registro ACP-8-001 o ACP-8-002, se archiva en el Área de

6.1.6 Con el fin de evaluar la eficacia de las acciones correctivas propuestas, el

Con el fin de determinar si la acción propuesta fue efectiva, se pueden generar

6.2. OTRAS ACCIONES DE MEJORA

6.3 ANALISIS DE REGISTROS

6.3.1 Las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora generadas de los registros

6.3.2 Mensualmente en el informe de revisión al Sistema de Gestión Integrado se

- Control de documentos y datos internos, código CDD-2-001

 Registro de Acciones Correctivas Código ACP-8-001

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