MEMORANDO No.

001/2018
(Borrador Confidencial)

PARA: GANAMEDIO S.A.

Dr. Darío Carvajal Lasso
Dra. Lina Constanza Valderrama Rivera

DE: REVISORIA FISCAL

OGC CONTADORES ASOCIADOS SAS

ASUNTO: AUDITORIA DE SEGUIMIENTO CON CORTE OCTUBRE 2018

FECHA: DICIEMBRE 2018

Apreciados doctores:

En desarrollo del encargo de Revisoría Fiscal y enfocados en el proceso de

desarrollo y seguimiento para la preparación de la información Financiera de la
GANAMEDIO S.A., adjuntamos nuestro informe de auditoría de control y
seguimiento con corte a Octubre de 2018, el cual resume los hallazgos y
comentarios identificados en nuestro trabajo de revisión.

Cordialmente,

Manuel Alejandro Baquero Villalba

Revisor Fiscal
Miembro de OGC Contadores Asociados SAS.
 CÓDIGO:
FORMATO FO-AU-08
VERSION:
INFORME DE CONOCIMIENTO 1.0
PRELIMINAR FECHA DE VIGENCIA:
01/Nov/2009
1 ACTIVIDADES DESARROLLADAS

El presente informe ha sido preparado para presentar los resultados de la revisión

de las cifras de balance con corte al 31 de Octubre de 2018, con el fin de verificar
la razonabilidad de los Estados Financieros y contribuir al mejoramiento de los
controles administrativos y contables de GANAMEDIO S.A. (En adelante
Ganamedio).

Este informe se prepara basados en las pruebas realizadas de acuerdo a los

principios de auditoria generalmente aceptados, a la revisión y análisis de
documentos y entrevistas sostenidas con los funcionarios de la sociedad, con el
fin de determinar la eficacia, confiabilidad de la información, cumplimiento de
normas y controles.

Como resultado del trabajo realizado se presentan seguidamente los hallazgos

que como tal indican situaciones susceptibles de ser mejoradas. También se
anotan algunos comentarios que tienen por objeto dar a conocer procedimientos
actuales con el fin de que sea evaluada su pertinencia o conformidad con las
necesidades de la organización en esa área.

2 DISPONIBLE E INVERSIONES

2.1. HALLAZGO No. 1 – Caja

2.1.1 CONDICIÓN

El saldo de caja general de Ganamedio presenta un total $1.977.085.445; esta

caja tiene el objetivo de pago a proveedores, nomina, impuestos y demás
obligaciones que se requieren para el funcionamiento de la compañía de forma
inmediata.

La caja general se encuentra a cargo del doctor Darío Carvajal, con el apoyo
constante de Karina Trujillo y Felipe Carvajal, quien es responsable sólo del
efectivo entregado para el pago de proveedores, impuestos y nomina, entre otros;
según planilla de pago elaborada en Excel y autorizada por el Doctor Darío.

Ganamedio a la fecha de la auditoria no tiene constituido un fondo de caja menor.

Como se ha nombrado en auditorias anteriores, el manejo de esta caja no es

claro, debido que no se realizan arqueos, ni ningún tipo de conciliación con saldos
contables, ni tampoco se cuenta con póliza de seguro que cubra el manejo de

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efectivo. No se encuentra procedimiento, ni política que especifique le manejo del
mismo.

En esta auditoria tampoco se pudo tener acceso a la caja, para verificar la

existencia del efectivo en caja.

2.1.2 EFECTO

Mediante este informe recordamos que Ganamedio aun cuenta con un manejo de
efectivo importante, un saldo representativo y demás aspectos mencionados el
párrafo anterior, exponiendo a:

 Posible alteración en los estados financieros originado en el rubro de caja

ante la ausencia de arqueos y la conciliación de los saldos contables, para
comprobar su real existencia.

 Riesgo en la seguridad corporativa y en la seguridad personal de quienes

movilizan el efectivo.

 El bajo conocimiento fiscal de costos y deducciones, puesto que la vigencia

de los limites normativos de pagos en efectivo, comienzan a partir de este
año.

2.1.3 RECOMENDACIÓN

Se insiste que es importante la implementación de controles estrictos sobre el

manejo del efectivo, recomendando que:

 Se deben arqueos periódicos de los dineros en caja, conciliando sus saldos

con los registros contables.

 Se realice un procedimiento escrito donde se determinen responsabilidades

y controles adecuados que minimicen los riesgos de pérdida o uso no
correcto del efectivo.

 Se evalúe la adquisición de una póliza de seguro que cubra los riesgos del
manejo de efectivo.

 Unificar los recaudos y pagos de mayores cuantías a través del mercado

financiero, que aunque conlleva a algunos costos financieros, garantiza
seguridad en cuanto al control y el cumplimiento de la Ley (1) evitar el
desconocimiento de costos y deducciones para efectos fiscales.

(1) Art. 771-5 ET, mediante el cual se establecen los medios de pago para efectos de la
aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables; y los límites
para los pagos en efectivo los cuales se hacen más estrictos año tras año dando
inicio en el 2018 donde solo se reconocerá el menor valor del 85% de lo pagado, que
en todo caso no podrá superar 100.000 UVT o el 50% de los costos y deducciones
totales. . Para soportar este aspecto se recomienda ver Ley 1819 de 2016, Art 307.
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2.2. COMENTARIO No. 1 – Bancos

2.2.1. CONDICIÓN

Ganamedio cuenta con cuatro (4) cuentas corrientes. Al verificar saldos de los
extractos bancarios de dichas cuentas con los libros de contabilidad no se
encontraron partidas conciliatorias.

Sin embargo en el momento de la auditoria se encontró que el Banco Agrario

presentaba un saldo negativo de $-29.747.927, el cual fue corregido en ese
instante, registrando los saldos reales en contabilidad.

La cuenta Bancolombia presento movimietos durante al año 2018 pero no se han

podido obtenerla totalidad de los extractos, sin embargo se tienen en cuenta
algunos movimientos y el saldo de esta cuenta conciliada a 30 de Septiembre de
2018 es $9.502.109.

2.2.2 RECOMENDACIÓN

 Verificar los movimientos registrados en la cuenta de Bancolombia y

realizar los ajustes y/o reclasificaciones a que haya lugar.

 Solicitar a Bancolombia los extractos bancarios de la cuenta corriente para

realizar el correspondiente reconocimiento de ingresos y/o gastos
generados, y actualizar el saldo en libros del este rubro.

 Continuar con las conciliaciones mensuales y exigir a las entidades

financieras los extractos mensuales, en el caso de no obtenerlos generar
pantallazo del portal virtual donde se pueda evidenciar el saldo a fin de
cada mes, junto con sus movimientos.

2.3. COMENTARIO No. 2 - Inversiones

2.3.1. CONDICION

Ganamedio cuenta acciones 570.000 acciones en compañía Hacienda Primavera

adquiridas por valor nominal de $1.000cada una, para total de $570.000.000.

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El único certificado de participación con él se cuenta es a 31 de diciembre de
2015, representando un valor intrínseco de $2.206,11 por acción, generando una
valorización fiscal por $687.484.953, registrándolo en NIIF bajo el costo.

2.3.2 RECOMENDACIÓN

Se sugiere que para el cierre adecuado de año 2018 se solicite el certificado como
accionista de la inversión en Hacienda Primavera S.A.S y si procede, realizar el
correspondiente ajuste en libros.

3. DEUDORES

3.1 HALLAZGO No. 2 – Clientes y otras cuentas por cobrar

3.1.1 CONDICION

Clientes:

Este rubro cuenta con un saldo de $38.506.209. Los cuales están compuestos
básicamente por tres terceros, detallados así:

Ninguno de estos pagos supera los 30 días de vencidos, por lo cual este rubro
presenta una cartera sana.

Cuentas corrientes comerciales:

En auditorias anteriores se evidenció la cuenta por cobrar a Yovanny Echeverry

Peñalosa por $57.000.000 generada desde marzo de 2012, en el soporte inicial
del giro se encontró únicamente el cheque firmado por la Sra. Lina Valderrama
quien se encuentra autorizada. Dicha cuenta permanece en su totalidad y todavía
no se ha establecido fecha para el pago de la misma.

Préstamos a Socios:

Esta cuenta corresponde a préstamos al señor Carvajal Lasso Darío por gastos
personales otorgados durante el año 2018. Los anticipos entregados fueron de
$17.036.394 y se han cancelado un total de $9505.194, para el saldo de
$7.531.200.

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Anticipos y avances:

El saldo de esta cuenta presenta un valor de $1.931.898.243 a 31 de Octubre de

2018. Al revisar el detalle se evidenciaron los siguientes aspectos:

1. Márquez Afanador Andrés Felipe, desde el año 2015 por un valor de

$1.000.000.000. Márquez Asociados SAS, $200.000.000, Productos
Naturales de la Sabana SA, $65.450.000 y $150.822.270 del tercero
MCLanahan. Todos estos terceros correspondientes al proyecto de la
Lechería, la cual no se finiquitó.

2. Durante el año 2018 se han entregado anticipos así:

 Combured SAS: $8.581.173, para combustible, pendiente por legalizar.

 Peñaloza Eduardo: $7.044.800 anticipo entregado para la hechura de la
Piscina La Bocana.
 JS Inversiones y negocios SAS: Anticipo negociación del 50% Entidad
Financiera equivalentes a $500.000.000. Por este anticipo se cobra el 0,5%
es decir 2.500.000, mensuales, los cuales se registran mes a mes como
rendimientos financieros.

Anticipos de impuestos y contribuciones o saldos a favor:

Este rubro presenta un saldo de $56.517.991, representados así:

 Retención en la fuente año 2018 por $5.609.547, la cual se descuenta en

la declaración de renta de esta vigencia.
 Retención de ICA año 2018 por $350.559.
 Autorenta del año 2018 por $3.845.873, que será descontada de la
declaración de Renta de este año.
 Anticipo de Renta para ser cruzada en el año 2018 por un valor de
$44.717.000, pero al revisar la declaración de Renta del año 2017 el valor
es de $36.617.000.
 También se encuentra un saldo a favor de IVA del quinto bimestre del año
2018 por valor de $1.906.833.

Deudores varios:

Los deudores varios presentan un saldo de $2.343.581.551.

Estos están representados en dineros entregados correspondientes a préstamos

otorgados por préstamos en el año 2018 a Grupo Carvajal y Valderrama, el cual
es el más representativo del total de estos cobros pendientes, con una
participación del 83% equivalente a 1.939.218.315, seguido de Hacienda la
Primavera S.A.S, con un 14% un saldo de $313.887.046 desde el año 2015 y
Unión temporal Obando y $10.266.660, también del año 2015.

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También se encuentran varios terceros a los cuales se les han entregado recursos
para el desarrollo de varias actividades durante el año 2018, como legalizaciones
de caja menor, arreglos y compra de repuestos de proyectos especiales y que se
legalizan mes a mes. Sin embargo se encuentran anticipos con varios meses de
antigüedad, los cuales se sugieren sean legalizados antes del cierre del año 2018.

3.1.2 EFECTO

 El control adecuado de las cuentas por cobrar genera una sana operación
dentro de la empresa, de no ser así, la sociedad puede enfrentarse a
posibles pérdidas de los recursos entregados, afectando de forma directa la
utilidad de la compañía y su flujo de efectivo.

 Adicionalmente cuando los anticipos son legalizados de forma tardía,

pueden ocasionarse inconvenientes fiscales cuando los soportes
relacionados correspondan a años anteriores, puesto que estos no son
reconocidos en el periodo gravable adecuado, ni con la razón de
causalidad.

 Si estos anticipos no son legalizados o recuperados, se convierten en

gastos asumidos por la compañía, que por no estar soportados tampoco
son deducibles, generando un mayor valor a pagar de impuestos.

3.1.3 RECOMENDACIÓN

 Se reitera que se debe evaluar la recuperabilidad de los recursos

entregados como préstamos y anticipos y realizar la provisión o castigo
correspondiente, si hay lugar a este registro.

 Es importante tener documentadas políticas y formatos para el manejo de

anticipos y prestamos donde se especifiquen aspectos como: requisitos,
cuantías, soportes, tiempo límite para su legalización, responsabilidad del
tercero respecto a los dineros que recibe, aprobaciones, pólizas de
cubrimiento y todos los demás requerimientos, según las necesidades de la
empresa, de esta forma se garantiza y soporta adecuadamente la entrega
de dineros.

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3.1.4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION

4. INVENTARIOS - ACTIVOS BIOLOGICOS

4.1 HALLAZGO No. 3 – Semovientes y otros inventarios

4.1.1 CONDICION

Para realizar la revisión de los semovientes se tomó la Kardex entregada por

Contabilidad, evidenciando que:

 El inventario en libros cuenta con un saldo de $517.567.057, sin embargo

en el Kardex se encuentra un saldo de $114.424.736, presentando una
diferencia considerable.

 No se cuenta con inventario actualizado de los semovientes y registro

detallado en contabilidad para la identificación y valoración de los mismos.

 Los semovientes para la venta se registran como inventario, pero aquellos

como las vacas lecheras y los toros de reproducción se consideran como
activos fijos.

 Los nacimientos de los semovientes son registrados contablemente con el

valor de $1, si es necesario realizar el ajuste de estos semovientes, se
realiza según sea el caso.

Por parte de la administración se recuerda que es difícil realizar inventario físico,

debido a que al hacer esta labor las vacas se estresan y pierden en promedio 25
kilos por res, lo que representa una pérdida significativa para Ganamedio, además
del trabajo operativo y técnico que esto conlleva.

Inventarios en tránsito continúa con un saldo de $500 que viene de años

anteriores, se sugiere ajustar por presentación de balance.

4.1.2 EFECTO

Es posible que por cambios de normatividad contable y tributaria es necesario

evaluar los procesos administrativos de los activos biológicos para no incurrir en
incumplimientos técnicos normativos o tributarios.

Se reitera que el rubro de inventario debe reflejar los valores de productos para la
venta, y algunos actualmente no cumplen esta condición, esto podría efectuar una
distorsión en el valor presentado de los activos; por lo tanto distorsión en la
presentación de los Estados Financieros, omitiendo información.
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4.1.3 RECOMENDACIÓN

 Se reitera que se realice el reconocimiento y medición de los semovientes de

acuerdo a lo establecido en la normatividad contable vigente NIIF Pymes
Sección 34 y lo considerando la ley 1819 de 2016 en sus artículos 92 a 95 y
normas posteriores que la reglamenten.

4.1.4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÒN

5. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

5.1 HALLAZGO No. 4 – Propiedad planta y equipo

5.1.1 CONDICION

Ganamedio cuenta con un saldo de $3.532.523.960 a Octubre 31 de 2018,

durante este año se han realizado adiciones en los rubros de maquinaria y equipo,
equipo de oficina y plantaciones agrícolas (Semillas de maíz).

La compañía no cuenta con una póliza de seguros integral que cubra los riegos de
pérdida, deterioro, robo, etc, de sus bienes y activos.

Se realiza depreciación mensual la cual es calculada manualmente en plantilla de

Excel, aplicando la vida útil y tasas utilizadas fiscalmente por el método de línea
recta.

De Enero a Octubre de 2018 se registró por valor de $76.183.587 coincidiendo

con el gasto registrado.

5.1.2 EFECTO

 Cuando no se cuenta con algún tipo de seguros que protejan los bienes y
recursos de la Compañía se asumen riesgos que pueden conducir a
pérdidas financieras y afectar el patrimonio de los accionistas.

5.1.3 RECOMENDACIÓN

 De acuerdo a las políticas contables establecidas se deben realizar avalúos

de inmuebles.

 La administración debe tomar las medidas necesarias para la salvaguarda

de los activos de la compañía, siendo una de estas la protección de los
bienes mediante seguros.

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  Se reitera que es importante la presentación y pago de impuestos prediales
vencidos antes de recibir el emplazamiento por parte de la administración
tributaria correspondiente, para beneficiarse de la reducción de la sanción
por presentación voluntaria.

6. INTANGIBLES

6.1 COMENTARIO No. 3 – Licencias y amortización

6.1.1 CONDICION

Se evidencia que Ganamedio cuenta con la licencia entregada por el proveedor

Syscom S.A., para el uso del software Syscom con serial N°
CGSJCON0809083079310700131, sin limitación de equipos para su uso.

Se amortiza a 5 años del 3 de julio de 2014 al 2 de julio de 2019, encontrándola

sin excepción. Al revisar el saldo pendiente por amortizar se encuentra un saldo
de $337.496,86

6.1.2 RECOMENDACIÓN

Continuar con el proceso de amortización de este tipo de activos, manteniendo las

consideraciones de cuentas contables y periodos de amortización.

7. PASIVOS

7.1 HALLAZGO No. 5 – Obligaciones Financieras

7.1.1 CONDICION

Se encuentran obligaciones financieras con bancos nacionales por

$1.416.000.000, correspondientes a Representaciones e Inversiones Elite Ltda.,
por $1.416.000.000; de los cuales $416.000.000 vienen desde el año 2016; el cual
debió ser pagado en octubre de 2016; adicionalmente se generó otro préstamo de
$1.000.000.000 en el 2017.

No se generan intereses por esta deuda y adicionalmente no se ha pactado fecha

exacta para el pago.

7.1.2 EFECTO

Cuando no se suscriben títulos de crédito con cualquier empresa, en este caso

con Representaciones Elite Ltda., donde se establezcan los elementos y
condiciones de la deuda, dejan a Ganamedio expuesto al desconocimiento de
pasivos en renta, debido a la falta de formalismo del mismo.

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Los pasivos son uno de los rubros a los que la DIAN presta mayor atención, ya
que estos disminuyen el patrimonio líquido afectando la renta presuntiva y el
impuesto a la riqueza de las compañías

7.1.3. RECOMENDACIÓN

 Solicitar el pagare o soporte a Representaciones de la deuda y así mismo y

realizar las respectivas conciliación de la misma.

 Una vez canceladas las obligaciones o deudas de la Sociedad, solicitar paz y

salvos para soportar en debida forma y a largo plazo la cancelación de
pasivos.

7.1.4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION

7.2 HALLAZGO No. 6 – Proveedores y Cuentas por pagar

7.2.1 CONDICION

Proveedores:

La cuenta de proveedores presenta un saldo de $322.084.753, con los que se

tiene plazo para pago de 60 días, sin embargo existen facturas por pagar con
vencimientos de más de dos años, como es el caso de Márquez Asociados y
Productos Naturales de la Sabana:

Según información dada por la administración no hay riesgo de pérdida de

proveedor ya que a pesar de que estas se encuentren vencidas siempre se les
cumple.

Costos y gastos por pagar:

El rubro de otros costos y gastos por pagar cuenta con un saldo de $120.765.666.

El 52% de este rubro se encuentra a nombre Motores Del Valle Moto valle S.A.S
$63.000.000 correspondiente a un producto adquirido con este proveedor que en
su momento presento un inconveniente y que todavía no se ha solucionado.
Adicionalmente se encuentran los siguientes terceros, los cuales no presentan
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moras significativas, sin embargo se sugieren que sean canceladas, con el fin de
evitar incumplimiento en los plazos.

19322704 GONZALEZ AGUIRRE HECTOR 29.080.094,00

900855107 ECOVALOR SAS 15.090.318,00
1019091786 CARVAJAL ZULETA JUAN FELIPE 5.414.141,00
900826058 CONSTRUCTORA DISPREF SAS 4.099.999,00
800230187 OGC CONTADORES ASOCIADOS LTDA. 2.273.879,00
1014211414 ENCISO LOPEZ LALY 1.325.292,00
809007495 MARQUEZ ASOCIADOS S.A.S 322.000,00
900675169 COMBURED SAS 159.943,00
TOTAL 57.765.666,00

Retenciones y aportes de nómina:

Se encuentra sin excepción saldo por pagar de seguridad social de$4.371.136

correspondientes a la planilla del mes de Octubre de 2018. Sin embargo hay una
diferencia entre terceros la cual se sugiere ajustar. También se evidencia que las
planillas se han cancelado con varios de mora.

7.2.2 EFECTO

En caso de una inspección de la DIAN, esta puede objetar el costo o gasto cuando
permanecen cuentas por pagar de años anteriores.

En el caso de las planillas de seguridad social por el pago inoportuno de las

mismas se pueden ocasionar posibles desconocimientos de licencias,
incapacidades, entre otros. Además intereses moratorios (Los cuales no son
deducibles de Renta) y la suspensión de la afiliación de todos empleados de
Ganamedio, por lo tanto posibles demandas por incumplimientos en planillas.

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7.2.3 RECOMENDACIÓN

Se reitera que es importante analizar de forma detallada las operaciones que

generaron las cuentas con el fin de determinar su procedencia y tomar las
medidas a que haya lugar, como:

 Realizar los pagos verificados como procedentes.

 Reclasificar y/o ajustar los saldos de los pasivos que no correspondan.

 Realizar las provisiones a que haya lugar por las posibles contingencias,
como demandas por pagos no realizados.

 Se sugiere realizar el pago de todas las cuentas por pagar de forma

oportuna.

 Se recomienda que con efecto de verificar el estado de cuenta de

Ganamedio con las entidades de salud, pensión y parafiscales se solicite
y/o descargue de los portales los respectivos paz y salvos de cada una de
estas entidades.

7.2.4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION

7.3 HALLAZGO No. 7 – Impuestos y Gravámenes

7.3.1 CONDICION

Durante el año 2018, se realizó la revisión de los saldos pendientes por pagar de
las declaraciones tributarias encontrando que estos fueron cancelados, debido a
que hubo un embargo en las cuentas de Ganamedio, donde la DIAN accedió al
cobro inmediato de los mismos, cancelando los mismos así:

 Renta Año 2016 por $32.626.000.

 Declaración de IVA del segundo bimestre de 2017 por $56.411.000.
Declaración de IVA del tercer bimestre de 2017 por $56.507.000
 Declaración de IVA del cuarto bimestre de 2017 por $51.095.000
 Declaración de IVA del tercer bimestre de 2017 por $56.507.000.

El total de la deuda queda pendiente que la DIAN entregue unos títulos a

Ganamedio por valor de $12.230.923.

Únicamente quedo pendiente por pagar el impuesto predial de la finca Hacienda

los Chigüiros ubicado en Puerto Gaitán – Meta año 2012 por $1.978.398.

La conciliación entre los ingresos contables vs. lo declarado en el Impuesto de IVA

y Auto retención de lo corrido de 2.018 no arrojo diferencias.

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Con relación al registro único tributario - RUT y registro de información tributaria -
RIT, este se encuentran sin excepción.

7.3.2 EFECTO

Al no generar el pago oportuno de los diferentes impuestos se generan sanciones

e intereses que consumen recursos financieros de la compañía y podrían llegar a
afectar el patrimonio social.

7.3.3 RECOMENDACIÓN

 Efectuar el pago oportuno y/o cancelar los saldos pendientes de cada uno
de los impuestos adeudados.

 Se sugiere solicitar en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

DIAN y la Secretaria de Hacienda Distrital, un estado de cuenta a efectos
de verificar estar a paz y salvo por concepto de impuestos nacionales y
distritales.

7.3.4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION

7.4. COMENTARIO No. 3– Obligaciones laborales y aportes parafiscales

7.4.1 CONDICION

Al revisar las nóminas acumuladas del año 2018 se pudo identificar que todas se
encuentran registradas debidamente. Se encuentran diferencias menores, las
cuales no son representativas, ni afectan el resultado de la compañía.

Los salarios del mes de Octubre se cancelaron los primeros días de diciembre por
un valor de $18.200.952.

Se realiza la revisión de los empleados que se retiraron durante el 2018,

encontrando algunos aspectos, detallados así:

 Julio Cesar Durango: Diferencia de $2.100 únicamente en las vacaciones,

las cuales no son representativas.
 Jorge Andrés Mejía: No presenta diferencias significativas en su
liquidación.
 Javier García Quimbayo: Este empleado duro aproximadamente 6 meses
sin laborar directamente en el proyecto para el fue contratado. Su contrato
fue liquidado de forma correcta.
 Fredy Aza Cifuentes: A este empleado se le liquidaron adecuadamente los
rubros de cesantías, intereses a las cesantías y vacaciones, pero la prima
fue cancelada por un valor de $444.162, cuando el valor correcto de
cancelar eran $91.186, esto debido a que no se tuvo en cuenta que la
prima ya había sido cancelada en el mes de Junio de 2018.
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  Rigoberto Mahecha: Presenta diferencias en su liquidación, las cuales no
son significativas y se da por ajuste en pesos.

 Luis Alberto Loaiza: Presenta diferencias en su liquidación, las cuales no

son significativas y se da por ajuste en pesos

7.5 HALLAZGO No. 8 – Otros pasivos

7.5.1 CONDICION

La cuenta 280505, presenta un saldo de $7.569.461.808, los cuales corresponden

a dineros recibidos para le ejecución de proyectos específicos.

Sin embargo se puede observar que se viene arrastrando un saldo desde el 29 de

febrero de 2012 por $1.702.795.141 a nombre de Ramírez Jaramillo Oscar
Mauricio, que de acuerdo a la información dada por la administración corresponde
a la venta de una de las fincas de la compañía, sin que a la fecha se vean
legalizados estos anticipos.

Durante el año 2018 se recibió un anticipo de la compañía Agropecuaria Aliar SA,

por un valor de $5.866.666.667 para posible negocio para la adquisición de un
terreno de Ganamedio, el cual no ha sido definido completamente.

7.5.2 EFECTO

Se reitera que conserva tales saldos sin que se legalicen, cancelen o se tome una
decisión sobre su razonabilidad, distorsiona las cifras de los pasivos en los
estados financieros. Adicionalmente, a los riesgos inherentes al dominio del bien.

7.5.3 RECOMENDACIÓN

Tomar las acciones necesarias para la depuración de estas cuentas ya que

afectan de forma significativa el balance.

7.5.4. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACION

8. INGRESOS

8.1 COMENTARIO No. 5 – Mecanismos de contratación y/o facturación de

los ingresos

8.1.1 CONDICION

 Se verifico la facturación de enero a Octubre de 2018, encontrándola sin

excepción y debidamente conciliada con las declaraciones de IVA y de
Autorenta del año 2018.
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 La mayoría de los ingresos pertenecen a Arrendamientos y la venta de
ganado.

 Los ingresos operaciones para efectos de ICA se declaran en el municipio de

Puerto Gaitán (Meta) cuya presentación es anual.

9. OTROS ASPECTOS

9.1. COMENTARIO No. 6 – Libros de actas de Asamblea

9.1.1 CONDICION

Se efectuó la revisión de los libros de actas identificando las siguientes

situaciones:

 Se encuentra dos libros de 100 hojas autorizadas cada uno, en las siguientes
condiciones:

 Libro 1: Actas impresas de la 01 a la 20 del 14 de mayo del 2008 al 9 de

Marzo de 2017.
 Se anularon las hojas 2 a 6, 17 a 19, 31 a 39, 43 a 50 del primer libro.
 En Acta No. 20 se realizó una reforma estatutaria por aumento de capital
suscrito y pagado, donde el capital autorizado de la sociedad sea
aumentado hasta un valor de $3.000.000.000.
 Libro No. 2: Registro No. 2293632 del 18 de Octubre de 2017: Se
encuentran actas impresas del 21 al 23.
 Acta No. 24 se aprueban los Estados Financieros del año 2017 y no hay
distribución de utilidades. Esta acta esta sin firmas.
 Se encuentran folios 116 a 200 en blanco.

9.1.2 RECOMENDACIÓN

 Considerando que en las actas constan las decisiones tomadas por los
órganos colegiados de las sociedades, tales como juntas de socios o
asambleas de accionistas, así como las juntas directivas, se entiende
configurada el acta cuando en el escrito se encuentran todos los requisitos
solicitados en el Art. 189 y 431 del Código del Comercio. Para que las actas
tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el
secretario o en su defecto por el revisor fiscal (Art.431 del C. de Cio).

9.2. HALLAZGO No. 11 – Libros oficiales

9.2.1 CONDICION

Libro de registro de accionistas y/o socios: Este libro se mantiene en las mismas
condiciones del año anterior:

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  Se encuentra un libro de 100 hojas autorizadas, en las siguientes
condiciones:

 Hojas utilizadas de la 1 a la 9, que contienen la composición accionaria de

la compañía, encontrándola sin excepción con registro de Cámara de
Comercio.

 Se encuentran en blanco las hojas 10 a 100.

Los libros de contabilidad se encuentran en las mismas condiciones encontradas

de la auditoria del año pasado, mostrando los siguientes aspectos:

Libro diario:

Se encuentra un libro de 300 hojas autorizadas, en las siguientes condiciones:

 Libros impresos de mayo de 2008 a julio de 2013.

 Se anularon las hojas 44 a 46 y 318 a 331.
 Se encuentra en blanco la hoja 229 sin anular.
 Los años 2008, 2009, 2010, 2011 se encuentran impresos sin excepción.
 Del año 2012, se encuentra doble impresión del mes de enero y el mes de
febrero no se imprimió. Adicionalmente este año fue impreso en las hojas
138 a 228 y 230 a 317, encontrándose sin autorizar las hojas 301 a 317.
 Los meses de enero a julio de 2013 fueron impresos en hojas no
autorizadas, porque según Decreto Ley 019 de 2012 ya no existía la
obligación de registrarlos.
 De agosto de 2013 a diciembre de 2015, se encuentran generados en
archivo PDF y guardados en el servidor de la compañía.

Libro de inventarios:

Se encuentra un libro de 200 hojas autorizadas, en las siguientes condiciones:

 Libros impresos de diciembre de 2008 a diciembre de 2014.

 Se anularon las hojas 60 a 119.
 Se encuentran en blanco las hojas 127 a 200.
 Las hojas 19 y 20 se encuentran en mal estado.
 Para los años 2012, 2013 y 2014 se imprime el periodo cierre y no el mes
de diciembre.
 El libro con corte a diciembre de 2015, se encuentra generado en archivo
PDF y guardado en el servidor de la compañía.

Libro mayor y balances:

Se encuentra un libro de 300 hojas autorizadas, en las siguientes condiciones:

 Libros impresos de diciembre de 2008 a agosto de 2016.

 Se anularon las hojas 10 a 22, 79 a 95 (falta firma contador), 23 a 160, 191
a 192, 209 a 212, 227 a 234.
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  Se encuentran en blanco las hojas 247 a 300; y la hoja 105 sin anular.
 Los años 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2014, enero a agosto de 2016 se
encuentran impresos sin excepción.
 En el año 2013 se encuentra la hoja 161 anulada inicialmente, y
posteriormente se pone anotación de hoja valida.
 De enero a diciembre de 2015, se encuentran generados en archivo PDF y
guardados en el servidor de la compañía.

De acuerdo a la información entregada también se pudo evidenciar que el sistema

no genera libros oficiales bajo NIIF, por lo cual se recomienda que se debe tener
un contacto directo con el proveedor del Software para poder solucionar la
impresión o microfilmación de tales libros oficiales los cuales deben ir de acuerdo
a la normatividad vigente (NIIF) ya que al día de hoy se tienen un atraso en la
generación de estos libros de casi 2 años.

9.2.2 RECOMENDACIÓN

 Realizar las correcciones necesarias sobre los libros impresos y garantizar su

conservación de acuerdo a los términos establecidos por la Ley. Se
recomienda su microfilmación para evitar pérdidas de información por
deterioro.

 Conservar copia externa de los libros oficiales generados de forma electrónica

para garantizar su conservación de acuerdo a la Ley.

 Realizar la debida gestión con el proveedor del software para poder imprimir
los libros de contabilidad de acuerdo a la normatividad vigente en Colombia.

9.3. HALLAGO No. 12 – Software, Antivirus y Copias de Seguridad

9.3.1 CONDICION

 Al software de contabilidad Syscom ya se le realizo actualización para el

manejo de contabilidad bajo NIIF PYMES, ya se encuentran estados
financieros a la fecha de la auditoria.

 De acuerdo a lo informado, en el servidor se realizan dos copias de

seguridad automáticas al día, y se están haciendo semanal o
quincenalmente copias externas, sin embargo no se pudo tener acceso
para poder tener esta confirmación.

9.3.2 EFECTO

 Posible pérdida o daño de los archivos de información afectados por virus.

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  Daño de equipos.

9.3.3 RECOMENDACIÓN

Efectuar mantenimiento y control (hardware y software) a los equipos de cómputo

incluyendo contar con un antivirus útil y actualizado.

9.4 COMENTARIO No. 7 – Control del lavado de activos

En cada informe se reitera que es de vital importancia que se adopten medidas de

control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de
cualquier operación con terceros, ya que para las entidades de control se puede
interpretar que éstas transacciones pueden ser utilizadas como instrumento para
ocultar, manejar, invertir o aprovechar, en cualquier forma, dinero u otros bienes
provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las
transacciones y fondos vinculados con las mismas.

AGRADECIMIENTOS

Agradecemos a los funcionarios por toda la colaboración prestada para el

desarrollo de nuestra labor de auditoria y reiteramos nuestro propósito de apoyo
para la administración en el mejoramiento de sus procesos, por lo que esperamos
este informe y los comentarios acá expuestos contribuyan al fortalecimiento del
control interno y a mejorar la eficiencia de las operaciones y la confiabilidad en la
información financiera y que incida positivamente en el logro de los objetivos del
Ganamedio S.A. para el presente año 2.017 y siguientes.

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