Capitulo 3 Gestion Documental

Año de la Universalización de la Salud"
UNIVERSIDAD NACIONAL DE TUMBES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
ESCUELA DE ADMINISTRACION
TEMA:
RESUMEN DEL CAPÍTULO 3 Y HACER UN MAPA CONCEPTUAL
CURSO:
ORGANIZACIÓN II
DOCENTE:
ARMESTAR AMAYA, ALEX ALFRETH
ALUMNO:
LADINES SARANGO LEONEL ALDAIR
Tumbes, Perú
2020
Resumen del capítulo 3: GESTION DOCUMENTAL
Resultado /salida del sistema administrativo
Se ocupa de la necesidad organizacional de Organizar, Controlar y Disponer los
documentos producidos en una organización durante un lapso determinado de tiempo.
Forma parte del sistema de información administrativo de una organización.
Mediante la gestión documental los archivos de toda la organización pueden centralizarse
y protegerse en medios físicos o electrónicos. Una vez organizada y almacenada la
información, se puede navegar por todas sus páginas, imprimirlas, reordenarlas, copiarlas
o moverlas a otro documento, enviarlas por e-mail, exportarlas a otro formato o borrarlas;
importar dispositivos en forma selectiva o completa; administrar carpetas o bibliotecas y
su información asociada; administrar usuarios para el acceso, indexación o alta/baja de
información; integrar hojas de control para el escaneo de documentos; generación de
estadísticas y para el envío de mensajes. Los sistemas de gestión documental son una
solución que facilita a una organización aplicar sistemas, procesos y procedimientos en un
entorno de trabajo colaborativo por medio de sistemas de administración documental,
automatización de procesos administrativos, análisis ejecutivo de datos y de búsqueda de
información corporativa.
GESTION DOCUMENTAL
El sistema de gestión documental es la estructura conceptual, los procedimientos, las
tecnologías y las prácticas usadas por una organización y otras entidades externas a la
organización para lo siguiente:
 Administrar el flujo de documentos digitales de todo tipo en la organización.

 Evitar duplicidades de documentos y el manejo automático de versiones de
documentos
 Permitir la recuperación de información desde dichos documentos.
 Determinar el tiempo que los documentos deben almacenarse y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos.
Por ej.: Directorio de archivos de una PC, un formulario de búsqueda en una DB
GESTION DOCUMENTAL
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – principios
1. Racionalización > Eficacia de utilización
2. Control de la producción documental > Eficiencia en su utilización
3. Recursos compartidos > Optimización de utilización de los recursos a disposición
de la gestión.
GESTION DOCUMENTAL
 ENFOQUE CLÁSICO: Basada en formatos que simplifican la gestión administrativa

mediante formas pre-impresas que aseguran calidad de información (diseño de
formulario), bajo costo operativo y transmisión confiable de información. - Por Ej.:
Solicitudes de empleo, Formularios de factura pre-impresos, etc.
 ENFOQUE DIGITAL: Busca incrementar la calidad de los datos (depurarlos y
confirmarlos automáticamente), exportar la información generada hacia distintas
bases de datos o aplicaciones diversas y analizar comparativamente los
reconocimientos que se hagan, con la finalidad de reducir tiempos y costos de
procesamiento de información, reducir espacios físicos destinados al archivo,
incrementar la productividad y potenciar la inversión en sistemas de información.
Por Ej.: Portales de búsquedas laborales, formularios electrónicos que pueden
enviarse por mail o vía web, etc.
DOCUMENTO
¿Qué es un documento?
Herramienta o medio de comunicación impreso en un instrumento de reproducción
gráfica o plasmado en un formato electrónico, que por lo general contiene información
fija y espacio para información variable.
Características de los documentos que dificultan su gestión:
1. La información que contienen, no está estructurada.
2. Soporte físico en el que se sustentan: dificulta su flujo y acceso.
3. La obligatoriedad de su conservación durante largos períodos de tiempo que son
prueba de las actuaciones de las organizaciones.
4. La masa de documentos desorganizados, ya sea digitales o no, exige la dedicación
de un gran número de horas de personal administrativo a su organización,
conservación y localización.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO
Serie de actividades o funciones que se realizan con cierta frecuencia – cotidiana,
mensual, quincenal, etc.- que son interfuncionales y tienen como valor inicial la
capacitación o especialización en el procesamiento de una entrada definida, su
transformación y salida en forma de resultado.
PROCEDIMIENTO
Conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para
obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias (por ejemplo,
procedimiento de emergencia)
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Descripción de las actividades administrativas que tiene como eje principal la
determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así
como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de
modo oportuno y eficiente.
DIAGRAMAS
Forman parte del proceso de normalización o formalización de tareas y responsabilidades
de una organización. Forma elemental de representación de un procedimiento, que, a
partir de símbolos, líneas y anotaciones mínimas, permiten construir un cuadro sintético y
de fácil lectura donde se aprecia el funcionamiento de un determinado sistema,
básicamente hay dos:
 El diagrama de flujo de datos: Visión detallada de procesos, flujo de datos, destino

de datos y almacenamiento
 El diagrama de bloque: Visión sintética de un sistema administrativo
 El diagrama interdependencia sectorial o mapa de proceso: Visión global del
sistema o subsistema.
 Cursogramas o flujogramas: Visión analítica del sistema.
DIAGRAMAS
EL DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS
EL DIAGRAMA DE BLOQUES
EL DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL O MAPA DE PROCESO

CURSOGRAMA O FLUJOGRAMA
A. Normas IRAM
B. Las normas IRAM 34501/2 y 3 normativizan la simbología, el diseño y las técnicas
que se deben utilizar para la confección de Cursogramas.
C. IRAM 34501: Simbología para la representación gráfica
D. IRAM 34502: Técnicas para la representación gráfica
E. IRAM 34503: Lineamientos generales para el diseño de formularios para la
presentación gráfica
MANUALES
Forman parte del proceso de normalización o formalización de tareas y responsabilidades
de una organización. Cuerpos integrados de normas donde se establecen las instrucciones
necesarias para la realización de las tareas.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que
desempeñe mejor sus tareas.
OBJETIVO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
 Servir como una fuente de información para conocer la organización.

 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
 Precisar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles
jerárquicos que la componen.
 Evitar la repetición de instrucciones y criterios de actuación.
 Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
 Mejorar el rendimiento y productividad de las tareas administrativas
encomendadas al personal.
 Optimizar la utilización de los recursos humanos, materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
 Fortalecer la cadena de valor de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y
desarrollo del personal.
 Funcionar Como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
Estándares para la gestión Metodología de creación, Gestión de Sinergia y articulación entre

Marco conceptual
de información tramites, gestión, información y las áreas de TIC planeación
retención y acceso en documentos y productores de
cualquier soporte información
Se debe conceptualizar la Documentar y Identificar las

Determinar los flujos Diseñar e implementar el
terminología a utilizar estandarizar el uso funciones de las
documentales, acciones programa de gestión
dentro de la identidad en de los documentos y otras áreas que
por las cuales se generan documental
la que se clasifican los la información en su puedan apoyar el
los documentos y la
documentos físicos y ámbito de la entidad proceso de gestión
necesidad del soporte
electrónicos documental
Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas

para administrar los documentos de todo tipo,
recibidos y creados en una organización, facilitar la
recuperación de información desde ellos, determinar
el tiempo que los documentos deben guardarse

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 Administrar el flujo de documentos digitales de todo tipo en la organización.

 ENFOQUE CLÁSICO: Basada en formatos que simplifican la gestión administrativa

 El diagrama de flujo de datos: Visión detallada de procesos, flujo de datos, destino

EL DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL O MAPA DE PROCESO

 Servir como una fuente de información para conocer la organización.

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Se debe conceptualizar la Documentar y Identificar las

Es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas

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