Gestión de Compras

López Martínez Deavid Joel Código: 179011G
GESTIÓN DE COMPRAS
Sistema General de Compras:
En términos de gestión y control de operaciones relacionadas con los flujos físicos de
materiales, las compras se constituyen en la primera función de la cadena de
suministro. Esto debido a que el inicio de este importante proceso depende de las
necesidades de materias primas y materiales de empaque identificadas para los
procesos productivos; así como de los repuestos para las tareas de mantenimiento;
recurso humano necesario; horas de montacargas requeridas en el centro de
distribución; cantidad de papel para fotocopias, etc. Tal determinación de actividades
nace de la planeación y pronóstico de la demanda que realice una determinada
compañía. Sin embargo, la función de compras se integra a este proceso, al igual que al
de innovación y desarrollo, como un agente conocedor de las fuentes de
aprovisionamiento y, por ende, de aquellos actores capaces de satisfacer de manera
óptima los requerimientos de adquisición de la empresa.
 Objetivos de compras:
En las compañías modernas, algunos de los objetivos que persigue la gestión del
abastecimiento son:
o Satisfacer los clientes internos y externos, entregándoles oportunamente los

productos y servicios solicitados, a precios competentes y con los niveles de
calidad requeridos.
o Mantener continuidad en el abastecimiento de bienes y servicios.
o Conservar óptimos niveles de inventarios, que permitan obtener un equilibrio
entre el nivel de servicio ofrecido a los clientes, el índice de agotados y la
inversión de capital en stocks. Se pretende ofrecer un alto nivel de servicio
con un bajo índice de agotados y optimizar el dinero invertido en existencias
(tener una alta rotación del inventario).
o Desarrollar acuerdos con proveedores, generalmente a largo plazo, que
posibiliten optimizar las relaciones comerciales entre las partes, obteniendo
mutuos beneficios.
o Garantizar el mejor precio de compra del mercado. Obtener costos
o bajos acordes con calidad y servicio.
o Respaldar mediante un buen costo de compra la posición competitiva de
o la empresa en el mercado.
o Garantizar la compra de productos de alta calidad.
Compras como función logística

En principio, la gestión de compras y de aprovisionamiento se presenta como
encaminada a la adquisición, reposición y, en general, a la administración y entrega de
materiales e insumos indispensables para el adecuado desempeño de la organización;
con el objetivo de obtener calidad, cantidad y precio justo; con un equilibrio sostenido
entre la compañía y el proveedor para beneficio mutuo.
Bajo el enfoque logístico esta área adquiere un papel más preponderante, en la
medida que actúa como agente integrador entre clientes y proveedores; forman- do
así parte del concepto de cadena de abastecimiento. Compras tiene una característica
natural de unir las relaciones entre industrias correlacionadas, más allá de simples
esquemas de negociación, pasando a modelos de colaboración e integración.
 Principales funciones de compras:

o Revisión de requerimientos.
o Selección de proveedores.
o Ubicación de órdenes.
o Programación de entregas.
o Análisis de propuestas comerciales de proveedores.
o Manejo de negociaciones con proveedores.
o Seguimiento de órdenes de compra.
o Entrevista al personal de compras.
o Gestión de quejas de clientes
o Suministro de información para compras de capital.
o Desarrollo y entrenamiento de otros compradores.
o Administración de archivos de desempeño de los proveedores.
o Ampliación de nuevas fuentes.
o Establecimiento de programas de estandarización.
o Manejo de decisiones «Hacer o Comprar».
o Ejecución de análisis de materiales y productos.
o Realización de análisis y predicciones de tendencias de mercado y pro-nóstico
de ventas.
Selección, evaluación y certificación de proveedores
El área de gestión de compras debe estar familiarizada con la estrategia general de la
empresa; debe saber lo que se espera de ella. El análisis comienza pues por determinar
las necesidades del comprador y las áreas donde suelen presentarse problemas, en los
cuales los proveedores podrían aportar soluciones.
 Selección de proveedores:
El análisis y selección de proveedores es uno de los procesos claves en la
organización, ya que genera y mantiene la competitividad de la misma. Existen
cuatro elementos que enmarcan la visión estratégica del análisis y selección de
proveedores, los cuales se desarrollan a continuación.
o Identificación, asesoría y racionalización de la base de proveedores:
 Definición de necesidades de la compañía.
 Elaboración del perfil de proveedores requeridos.
 Identificación de proveedores potenciales.
 Escogencia de proveedores competitivos.
 Definición de principios de seguimiento y evaluación.
 Determinación de indicadores de gestión.
o Desarrollo integral y proactivo

 Compartir información con proveedores.
 Promover relaciones abiertas.
 Ciclos sistemáticos de mejoramiento.
 Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios.
 Involucramiento temprano del proveedor (Early Supplier Involvement
ESI).
o Alineación de los objetivos en la cadena de suministro:

 Visión y misión del proveedor.
 Acceso a la organización del proveedor.
 Habilidad para crecer.
o Alta velocidad de respuesta:

 Interacción multifuncional con el proveedor.
 I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente.
 Mejoramiento continuo/discontinuo.
 Mejoramiento sistemático.
Son muchos los criterios para la selección de proveedores. Cada empresa varía su
análisis de acuerdo a sus necesidades particulares. Veamos los más comunes:
 Oportunidad en la entrega de los productos solicitados.
 Precios y estabilidad financiera.
 Lugar de entrega (instalaciones de la compañía o en el lugar establecido por
nosotros).
 Cantidad de bienes, según la solicitud de la organización.
 Marca o especificaciones del producto requeridos por la empresa.
 Credibilidad en el mercado.
 Información oportuna acerca del pedido (orden de compra).
 Respaldo de garantía, en caso de existir no conformidades en los artículos
solicitados.
 Flexibilidad para cumplir con adelantos, atrasos y cancelaciones.
 Tecnología necesaria para procesar pedidos.
 Flexibilidad de inversión en nuevos proyectos.
 Conocimiento de nuestro negocio.
 Empoderamiento de la persona que atiende nuestras necesidades.
 Retroalimentación de la información.
 Flexibilidad en el manejo de inventarios (en planta propia o en
consignación).
 Evaluación y certificación de proveedores:

El propósito de evaluar y certificar proveedores es agilizar los procesos en la
cadena de abastecimiento, haciéndolos más eficientes para cada una de las partes;
con miras a la satisfacción de los consumidores finales.
o Objetivos de la evaluación de proveedores:
 Convertir los proveedores menos competitivos en suplidores estratégicos
de alta calificación.
 Obtener la media del portafolio de proveedores actuales.
 Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los proveedores.
 Mejorar el suministro de la compañía.
 Crear relaciones cálidas y fuertes.
 Disminuir los niveles de agotados.
 Incrementar el nivel de servicio.
 Certificar los procesos y el desempeño de los proveedores.
Para realizar una evaluación completa de los proveedores debe definirse,
entre otros criterios, los productos que éstos suministran y el impacto que
generan en el negocio. Las principales variables de desempeño a medir son:
 Sistema de calidad: Calidad en sus procesos, estrategias y
procedimientos de aseguramiento de la calidad; procesos de
capacitación y entrenamiento, etc.
 Fabricación: Programas de mantenimiento preventivo; planificación y
programación de la producción; ambientes adecuados de trabajo;
sistema de indicadores para la productividad en planta.
 Medio ambiente: Cumplimiento de normas medioambientales;
control sobre el manejo de residuos sólidos y líquidos; control sobre
emisiones al aire, etc.
 Aspectos comerciales: Nivel y calidad del servicio al cliente;
competitividad en precios, investigación y desarrollo de nuevos
productos; alternativas de negociación.
 Aspectos logísticos: Cumplimiento en las entregas; políticas de
devoluciones y atención de reclamos; manejo correcto de la
documentación; flexibilidad y capacidad de atención.
El ciclo de compras:
El hecho de adquirir las mercancías o materiales necesarios para el desarrollo de la
actividad empresarial, implica poner en funcionamiento una serie de fases
concatenadas que se inician cuando surge la necesidad de abastecerse y concluye
cuando el producto y la factura de compra llegan al almacén.
El ciclo de compra es la secuencia temporal de actividades que da lugar a la realiza-
ción de una compra.
Las principales fases del ciclo de compra son:
 Solitud de compra:
Cuando cualquier departamento detecta la necesidad de compra para el desarrollo
de su actividad, se procede a realizar una solicitud de compra, que es un
documento interno y que se envía desde el departamento que tiene dicha
necesidad al departamento de compras.
 Evaluación y selección de proveedor:

El departamento de compras analiza la solicitud de compra y comienza a buscar al
proveedor que se ajuste a los requerimientos. Solicita información a los posibles
proveedores sobre las condiciones económicas (precio, descuentos, gastos, etc.),
de crédito (forma de pago, intereses, etc.) y otras condiciones (plazo de entrega,
calidad, etc.).
Recibidas las ofertas realizadas de los posibles proveedores, se evalúan y se
selecciona la que más se ajuste a los requisitos estipulados por la empresa
 Negociación de las condiciones de compra:

Tras escoger la oferta adecuada, se procede a la negociación, fase cuya finalidad
consiste en concretar y acercar posiciones en aquellos puntos en los cuales el
proveedor y el comprador sostienen posiciones distantes, logrando un acuerdo que
beneficie a ambos.
 Seguimiento del pedido:

Una vez enviado el pedido al proveedor, se realiza un seguimiento de los pedidos
(mediante tecnologías de comunicación o en persona) para conocer en todo
momento cómo evoluciona la preparación de la mercancía solicitada, o si se
cumplirá el plazo de entrega.
 Recepción de la mercancía:
A la llegada de la mercancía a la zona de recepción de la empresa compradora, se
realiza el recuento e inspección de la misma, comprobando que la cantidad y la
calidad de los artículos recibidos se ajustan a lo descrito en el pedido realizado
(cotejo de la mercancía). Si todo es correcto, se procede a dar entrada al almacén,
en el caso contrario, se hará constar en el documento correspondiente
denominado albarán.
 Recepción de la factura de compra:

El ciclo de la compra finaliza con la transacción de compra y la recepción del
documento denominado factura, expedido por el proveedor como prueba que se
ha realizado la compraventa correspondiente. En la factura se detalla la mercancía
finalmente adquirida así como los precios.
Bibliografía:
 Gestión Logística Integral, las mejores prácticas en la cadena de abastecimiento –

Luis Aníbal Mora García
 Gestión de Compras – Joan Escriva Monzó - Distriforma y MGHLibros

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Compras como función logística

 Principales funciones de compras:

o Desarrollo integral y proactivo

o Alineación de los objetivos en la cadena de suministro:

o Alta velocidad de respuesta:

 Evaluación y certificación de proveedores:

 Evaluación y selección de proveedor:

 Negociación de las condiciones de compra:

 Seguimiento del pedido:

 Recepción de la factura de compra:

 Gestión Logística Integral, las mejores prácticas en la cadena de abastecimiento –

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