PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

CÓDIGO: FECHA DE VIGENCIA/ACTUALIZACIÓN:

VERSIÓN:

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:

ELABORO APROBO

Coordinador de Gerente
Calidad
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO
Garantizar la suficiencia, calidad y buen estado de los elementos para la prestación el servicio de
Instalaciones, mantenimiento de redes eléctricas .

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica sobre toda compra y /o servicio de mantenimiento realizado sobre los
elementos críticos de la Empresa, a saber: equipos de _papeleria, accesorios eléctricos, comunicaciones,
________________

3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Este procedimiento se establece y aplica de acuerdo a la norma internacional ISO-9001:2008,
especialmente los numerales 6.3 (Infraestructura) y 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3 (Compras);
, decreto de reglamentación de dotación de uniformes y demás disposiciones dictadas por la
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

4. DEFINICIONES
Proveedor: Organización o persona que suministra a la Empresa un producto o servicio

Bienes: Elementos identificados por la Empresa como esenciales para la prestación del servicio de
Instalaciones, mantenimiento de redes eléctricas .

Dotación: Personal y material de una unidad. Provisión, abastecimiento calculado. Remuneración que
por señalados triunfos suele asignarse, en una entrega o capitalizada en forma de renta, a un general.
Servicios: es un conjunto de actividades que buscan responder a una o más necesidades de un cliente.

5. RESPONSABLE Y PARTICIPANTES
El responsable del presente procedimiento es Auxiliar de Compras y es él quien se encarga de la compra
y organización de los artículos dentro de la respectiva dependencia de igual forma se hace responsable
de mantener vigente la documentación obligatoria del proveedor;

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

6.1 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DETAL

LE
Inicio

El responsable de cada área

selecciona y evalúa al
Formato de
Preselección y evaluación proveedor o proveedores en
Responsables de listado
de proveedores coordinación con el Director
cada área maestro de
Administrativo y Financiero
proveedores
según las necesidades
RE – CM - 01
establecidas.

Proceder a recibir y revisar las

Director
Solicitar y revisar propuestas o cotizaciones.
Administrativo
cotizaciones y Financiero

Se elaboran órdenes de
N compra de bienes y/o
O SELECCIONAR Auxiliar de servicios previa autorización
PROVEEDOR
almacén de la Gerencia.
SI

Formato orden
Se entrega al proveedor la
Elaborar y remitir orden de Compra y
orden de compra y las
de compra Auxiliar de verificación del
especificaciones del
almacén producto
producto y/o servicio
RE – CM - 02
requerido.

Recepción del bien Una vez obtenido el producto

Auxiliar de o
y/o servicio
Almacén servicio se procede a su
verificación.

Si el producto no cumple con

NO
las
CUMPLE
ESPECIFICACIONES Inicio Auxiliar de
Almacén especificaciones establecidas
se procede a informar al
SI
proveedor y se inicia
nuevamente el proceso.

1
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Los nuevos elementos son verificados y se les hace entrada en el k

Ingreso al almacén
Auxiliar de Almacén

Fin

6.1.1 CRITERIOS A TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE SELECCIÓN DEL PROVEEDOR

Criterios de tipo técnico: la infraestructura del proveedor y la seguridad de la misma, capacidad de

producción y asesoría (nivel de tecnología, equipos, capacidad del factor humano, niveles de
capacitación, etc.).

Criterios de tipo comercial: Análisis de las condiciones específicas de una negociación (precio, plazo,
forma de pago, entrega, descuentos, listado de clientes actuales, etc.).

6.2 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Los proveedores nuevos son evaluados con la revisión de los primeros pedidos o servicios en el formato
RE-CM-03 “Evaluación de proveedores, Para ello el evaluador tiene en cuenta la puntualidad en la
entrega, las condiciones del producto y/o servicio y la calidad del mismo. (Este último aspecto es
considerado post entrega del producto o servicio).

Mediante este análisis del RE-CM-03 El evaluador establece si el proveedor está en capacidad para
suministrar el producto y/o servicio, si su evaluación está dentro del rango de aceptación (85-100) se
consideran proveedores aprobados. Los proveedores cuya puntuación total está en el rango menor de
65 se consideran no aptos para la compra, por lo cual no se les efectúa compra de productos y servicios.

Los documentos para el archivo de cada proveedor son: Certificado de existencia y representación,
fotocopia del RUT, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, lista de clientes, precios,
productos y servicios, (Oficina Principal y Sucursal), Cuando el proveedor es único, porque no hay más
empresas que proporcionen los productos o servicios requeridos, se le efectúa control mediante oficios
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

dirigidos al mismo, exigiéndole calidad en los productos o servicios y puntualidad en la entrega, que el
proveedor no se encuentre dentro del OFAC’s LIST; lo anterior para dar cumplimiento al estándar 8.2 de
la norma BASC V3.

Al momento de realizar la visita a proveedor, se deberá tener en cuenta como mínimo la aplicación de
criterios de seguridad física como por ejemplo: política de seguridad, análisis de riesgos, controles de
acceso, planes de contingencia y seguridad, plan de capacitación, etc; de la misma manera diligenciar el
formato de visita domiciliaria RE-CM-12

De acuerdo a los resultados obtenidos en esta etapa del proceso, el responsable o evaluador determina
el ingreso del proveedor en el listado maestro de proveedores, Ver formato Listado Maestro de
Proveedores RE-CM-01 y se diligenciara el formato de inscripción de proveedores RE-CM-11; para lo cual
informa al Director Administrativo y Financiero.

6.3 REEVALUACION DE PROVEEDORES

La reevaluación de proveedores es realizada cada seis (6) meses por el responsable Director
Administrativo y Financiero en conjunto con los responsables de los procesos involucrados en la solicitud
del producto.

En caso de haber obtenido calificaciones deficientes o regulares, el registro es enviado al proveedor a fin
de que ejecute las respectivas acciones de mejoramiento; caso contrario se procederá a seleccionar un
nuevo proveedor según lo descrito en el numeral 6.1
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

6.4.1 COMPRA DE DOTACIÓN3

Compra

1. La compra se realiza cuando se llega al stock mínimo de 5 unidades para elementos de dotación y 1
unidad para material de ______________. El encargado de Recursos Humanos realiza la solicitud ante
la dirección administrativa y financiera.

2. Previa autorización de la Dirección administrativa, se efectúa el pedido al respectivo proveedor

acordando precio y condiciones del producto.

3. Una vez ha llegado el pedido, el Auxiliar de almacén lo relaciona con la orden de compra RE CM-02
teniendo en cuenta cantidades, calidad del producto, características, cumplimiento en la entrega.

Esta verificación es igualmente aplicable a servicios de mantenimiento de la dotación como el de

lavandería, arreglos de confección, tintorería, etc.

4. Finalmente se da entrada a los elementos diligenciando en el formato RE- CM-05 las cantidades y las
especificaciones del producto, de la misma manera se registra la información en el respectivo kárdex.
Y el encargado de Recursos Humanos efectua las entregas correspondientes.

Almacenamiento

1. Los elementos se organizan de acuerdo a sus cualidades y tallas en estantes identificados dentro del
área asignada. Se garantiza el estado de los mismos por su contención dentro de empaques de
compra o envolturas plásticas lo que permite protegerlos de la humedad y el polvo.

8 El responsable de la compra de dotación y material de intendencia es el director administrativo y financiero. El encargado de Recursos
Humanos se encarga de su almacenamiento, control y mantenimiento.
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

2.Cada vez que se entrega dotación usada el encargado de Recursos Humanos inicia un proceso de
selección y adecuación de prendas:

a) Se clasifican las prendas en útiles y no útiles de acuerdo a su estado de conservación.

b) Las prendas consideradas no útiles para ser entregadas nuevamente, se contabilizan, separan y
almacenan, Esta operación queda registrada en el formato Acta de dotación dada de baja RE-
CM-04. La dirección determina el destino final de este material.

c) Las prendas que aún son útiles para la Empresa se separan y el encargado de Recursos Humanos
ordena su adecuación: (arreglar, lavar etc.).

Entrega de Dotación

La primera entrega de dotación se efectúa dentro del proceso de vinculación del trabajador a la Empresa
(Ver Procedimiento Recurso Humano PR 02-RH). Es el encargado de Recursos Humanos quien diligencia
el Formato de entrega de Dotación RE CM-09

Las entregas posteriores se realizan mediante el diligenciamiento del formato de entrega de Dotación RE
CM-09. Y La salida se registra en el kárdex de almacén.

Entrega de material de Artículos Electricos

La primera entrega de material de intendencia se efectúa dentro del proceso de organización del servicio
(Ver Procedimiento Prestación del Servicio PR 03-PS).

Las entregas posteriores son coordinadas por el Director de Proyecto quien recibe el material del Auxiliar
de Almacén y lo entrega a los encargados de los proyectos respectivos, Las entradas y salidas de
elementos del almacén se registran en el formato de salida de almacen RE PS 04

6.4.2 ENTREGA DE CARNET PARA PERSONAL OPERATIVO Y ADMINISTRATIVO

El carnet de los funcionarios de la empresa tendrá las siguientes características:

 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Referencias normativas

Este procedimiento se establece y aplica de acuerdo a la norma ______________, especialmente los

numerales 3.8 Y 3.9; decreto 356/94

Responsable y participantes

El responsable del presente procedimiento es el encargado de Recursos Humanos.

6.4.7.1 Para el personal administrativo

Se ha determinado la carnetización del personal de la empresa según los colores del organigrama de así:
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Personal Directivo

Personal Administrativo nivel

En caso de pérdida del carnet, el titular del mismo deberá presentar al encargado de Recursos Humanos
, una copia del denuncio ante la fiscalía o entidad respectiva, de la perdida, extravío o hurto del
documento. El encargado de Recursos Humanos tramitara la elaboración de un nuevo carnet de
identificación.

6.4.4.1 Para el personal visitante

Normas de utilización

 Se entregaran a todos y cada uno de los visitantes a la empresa, previo a la entrega de un

documento de identidad que queda registrado en el documento “control de visitantes” que
llevara la firma de la persona visitada

FICHA DE VISITANTE Y NUMERO

Luego de que se ha oficializado la culminación del contrato del personal, se procederá junto con los
documentos de desvinculación, acordar con la (s) persona (s), el devolver el carnet, tarjeta (s) de
proximidad o anulación de código (s) en biométricos de acceso que lo acreditan como funcionario de la
empresa.

Este documento ( carnet de la empresa y/o tarjeta de proximidad) se anexará a la carpeta de la hoja de
vida si es requerido o se procederá a la destrucción del mismo, dejando registrado que se ha realizado
dicho procedimiento.

6.4.3 SOLICITUD DE ELEMENTOS

Cuando sea necesario solicitar elementos no catalogados y que deban ser aprobados por la Dirección
Administrativa y Financiera; corresponderá entonces al solicitante diligenciar el formato de requisición
de elementos; RE CM-06 y el cual será evaluado por el responsable de aprobar la compra.
 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

7. FORMATOS

RE-CM-01 Listado Maestro de Proveedores

RE-CM-02 Orden de compra y verificación del producto
RE-CM-03 Evaluación de Proveedores- productos y servicios
RE-CM-04 Acta de dotación dada de baja
RE-CM-05 Entrada a almacén
RE-CM-06 Requisición de Elementos
RE-CM-07 Acta de Elementos dados de baja
RE-CM-08 Salida de almacén
RE-CM-09 Entrega de dotación
RE-CM-10 Paz y Salvo
RE-CM-11 Inscripción de proveedores
RE-CM-12 Visita a proveedor