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PROCEDIMIENTO GENERAL

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HOJA DE APROBACIÓN.

PRO-P, C.A
ELABORADO POR: REVISADO POR : APROBADO POR:
José Rendón Ramón González Y. Ramón González

GERENTE DE GERENTE GENERAL

OPERACIONES

SELLO

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CONTROL DE REVISIONES

REV. FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO PÁG.

0 AGO. 2020 EMISION INICIAL 12

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ÍNDICE

1. Propósito 4

2. Alcance 4

3. Términos y Definiciones 4

4. Responsabilidad y Autoridad 5

5. Descripción de Actividades 5

6. Registros 12

7. Anexos 12

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1. PROPOSITO.
El objetivo de la presente Instrucción de Trabajo es definir la metodología y las
responsabilidades para diligenciar la gestión de cambios durante la ejecución de una
actividad, con el fin de asegurar que este se realice de manera controlada y evitar
consecuencias adversas o aumento de riesgos.

2. ALCANCE.
El presente instructivo aplica a PROP, C.A. y todas sus operaciones

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

3.1 Cambio: Modificación significativa de un proceso, mano de obra, tecnología,

instalación o equipos ya existente. Cualquier desviación donde existe un
procedimiento para su respectiva gestión, no es considerada cambio.

3.2 Gestión del Cambio: conjunto de actividades que se emplean en una

organización para garantizar que los cambios significativos se realizan en forma
ordenada, controlada y sistemática.

3.3 Cambio en la Organización / Personal: Son cambios en la estructura

organizacional, cambios en las funciones y responsabilidades de los puestos claves
del proyecto, cambio significativo (aumento/disminución) en el número de personal
perteneciente a un proyecto/base.

3.4 Cambio en las Condiciones Operacionales: Son cambios de las condiciones

operativas, tales como presiones, temperaturas, terreno, clima, equipos y/o
maquinarias, diferentes de los planeados/esperados originalmente. Los cambios se
gestionarán considerando el Sistema de Gestión de la Calidad, HSA, estándares y
buenas prácticas.

3.5 Solicitud de Cambio (SC): Documento formalizado donde se solicita, argumenta

y cierra las acciones relacionadas al Cambio. Se gestiona bajo la responsabilidad del
Gestor del Cambio.

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4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

Gerente General: Promover la implementación de la gestión del cambio en el ámbito

de sus actividades / responsabilidades.

Gerentes / Superintendente: Asegurar los medios y la organización para la

aplicación de la presente Instrucción de Trabajo.

Gerente / Coordinador de HSA: Revisar todos los documentos relacionados con la

solicitud de cambio y hacer una retroalimentación profesional relacionada con los
aspectos de HSA. Sus responsabilidades son:
• Asegurar que los lineamientos del Sistema de Gestión HSA son respetados durante
el proceso de Gestión del Cambio.
• Mantener informado al Gerente General y de Operaciones, sobre el proceso de
gestión de cambios en los diferentes proyectos.
• Asegurar que los procesos de gestión de riesgo adecuados han sido considerados
durante el proceso de gestión del cambio.
• Asesorar y brindar apoyo al Iniciador del Cambio sobre los efectos a la salud,
seguridad y medio ambiente durante el proceso de gestión del cambio.

Coordinador de la Calidad: Gestiona el cumplimiento de la presente Instrucción de

Trabajo para los aspectos relacionados a la Calidad. Sus responsabilidades son:
• Asesorar y brindar apoyo al Iniciador del Cambio durante el proceso de gestión del
cambio.
• Realizar auditorías Calidad para comprobar la implementación del presente
documento.
• Revisar los registros de Solicitud de Cambio, asegurarse que estos se mantienen al
día.

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• Asegurar que el cambio sea realizado en cumplimiento del Sistema de Gestión de

la Calidad.

Gestor del Cambio: Es el responsable del área donde se requiere el cambio y

deberá realizar lo siguiente:
• Evaluar todas las propuestas de cambio y aprobar o rechazar las solicitudes de las
mismas. Hacer el seguimiento de las acciones definidas.
• Coordinar, según sea necesario, con los otros departamentos las decisiones y
acciones relativas a la gestión del cambio.
• Asegurar la existencia y adecuación de los recursos y organización para gestionar
las actividades.
• Asegurar el flujo de información hacia el personal involucrado.
• Es el punto focal en la gestión del cambio (con el cliente, con terceros, en interno).
• Asegurar que todas las actividades para gestionar el cambio, se llevan a cabo de
manera apropiada, estén documentadas y completadas.
• Cerrar la solicitud de cambio.
• Mantener informado, según corresponda, al Gerente de Operaciones, Gerente
General, alta Dirección o Jefe Inmediato.
• Administrar y mantener al día el registro de solicitud de cambios, conservar los
originales de las solicitudes de cambio.

Iniciador del cambio: Es la persona que realiza la propuesta de un cambio y hace

un primer análisis y formaliza la solicitud de cambio junto con su supervisor inmediato
o gestor del cambio.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
5.1 Consideraciones Generales

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La norma ISO 9001:2015 requiere que la organización efectúe cambios. Sin

embargo, no es la única razón para hacerlos. Son muchos los eventos que nos
pueden indicar que un cambio es necesario. Veamos los más relevantes:

 Los comentarios de los clientes (peticiones, quejas o reclamos).

 Las fallas evidentes en la calidad de un producto o el servicio prestado.
 Necesidad de innovación.
 Riesgo inminente.
 El descubrimiento de una oportunidad de mejora.
 Los resultados de una auditoría o una inspección.
 Optimización de la estructura organizacional / proyecto.
 No conformidad identificada.

Para emprender estos cambios es preciso tener en cuenta los siguientes factores:

 ¿Cuál es el cambio específico a emprender?

 ¿Cuáles son las razones para realizar el cambio?
 ¿Qué efectos puede tener el cambio?
 El cambio, ¿puede mejorar el rendimiento del proceso?
 ¿Cuáles son los recursos necesarios para emprender el cambio?
 ¿Qué habilidades requiere la persona?
 Los cambios, ¿implican un cambio de documentos?
 Entre otros.

Los tipos de cambios puede ser: Administrativo, organizacional o Tecnico/Operativo.

El registro de Solicitud de Cambio se puede hacer por departamento, base o taladro
bajo la responsabilidad del Gestor del Cambio.
La gestión de cambios planificados se hace a través del formato de “Solicitud de
Cambio” (FOR-PP-MAN-015), según la secuencia descrita abajo:

5.2 Identificación

Cualquier miembro del equipo del proyecto/departamento, puede proponer la emisión

de una Solicitud de Cambio cada vez que se haya identificado una desviación, un
problema o una oportunidad de mejora. Una vez identificada la misma, el Iniciador
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del Cambio, en coordinación con el personal HSA, Calidad u otro personal requerido,
evalúan la propuesta de cambio. Una vez que se tenga dicho asesoramiento por
estos departamentos, el Iniciador del Cambio, deberá llenar la sección 1 del formato
de “Solicitud de Cambio” (FOR-PP-MAN-015), y lo enviará al Gestor del Cambio
(Supervisor Inmediato) para su evaluación.

5.3 Evaluación

Luego de la recepción del formato de “Solicitud de Cambio” (FOR-PP-MAN-015), el

Gestor del Cambio deberá realizar una evaluación de dicha solicitud y verificar si se
puede gestionar mediante procedimientos existentes.
Si existen procedimientos no es considerado un cambio y se aplica el respectivo
procedimiento, caso contrario, se realiza el cambio considerando lo siguiente:

 Identificar los elementos o zonas afectadas por el cambio.

 Realizar un análisis de riesgos de HSA.
 Evaluar los requerimientos para garantizar la seguridad del personal.
 Evaluar los documentos y/o formatos requeridos como consecuencia del cambio.
 Verificar la necesidad de cambios en la organización o el proyecto.
 Verificar la necesidad de capacitación.
 Comunicar el Cambio a todo el personal involucrado.

Para facilitar y garantizar el proceso de toma de decisiones, el Gestor del Cambio

consultará al personal involucrado o de otros departamentos, según sea necesario.
Al cabo del análisis, el Gestor del Cambio deberá llenar la sección 2 del formato de
“Solicitud de Cambio” (FOR-PP-MAN-015), verificando las áreas involucradas en el
cambio, estableciendo los impactos asociados a dicho cambio, en cuanto a higiene,
seguridad, ambiente, calidad, costos, cronograma del proyecto, entre otros; y
decidirá si aprueba o rechaza la solicitud de cambio. En caso de ser rechazado, se
realizará una breve explicación y se considerará cerrada la propuesta.

5.4 Implementación del Cambio

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En caso de aprobación del cambio, el Iniciador del Cambio coordinarán junto con los
departamentos involucrados, las acciones a implementar para realizar y concretar el
cambio propuesto, y quedara establecidas dichas acciones en la sección 3 del
formato.

Los Cambios considerados como críticos deberán de ser sometidos a la aprobación

de la Gerencia General y Gerencia de Operaciones, La decisión de calificar un
Cambio como crítico o no, le pertenece al Gestor del Cambio, previa consulta con la
Gerencia General y Gerencia de Operaciones.

En los casos que se requiera, se debe informar y/o capacitar (antes o después) a los
trabajadores relacionados con las modificaciones o cambios a realizar o realizados.

El Gestor del Cambio deberá verificar el estatus de cada una de las acciones
tomadas y/o implementadas.

5.5 Cierre

El iniciador del Cambio junto con las personas involucradas, verificarán la eficacia de
las acciones implementadas y a su vez realizarán seguimiento de las mismas,
asegurándose de que estas se han generado con el objetivo de reducir o minimizar
los riesgos relacionados con la salud, la seguridad, el ambiente, los costos, el
cronograma del proyecto, o con el propósito de optimizar el proceso operacional.

Cuando las acciones establecidas en el formato se hayan ejecutado al 100%, el

Iniciador del Cambio informara al Gestor del Cambio quien valida la información y
determina el cierre de las actividades definidas en la Gestión del Cambio. El formato
de solicitud de cambio será completado en la sección 4.

Todos los soportes (Llenado de formatos, registros, capacitaciones, entre otros

documentos) que se hayan generado en la implementación de las acciones del
cambio, deberán archivarse adjunto al formato de Solicitud del Cambio.

Cuando el cambio afecta al cliente o a un tercero, se les informará antes de proceder

al cierre.

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6. REGISTROS.
 FOR-PP-MAN-015 Solicitud del Cambio.

7. ANEXOS:

 Diagrama de Flujo.

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Anexo 1
Inicio
Diagrama de Flujo

Miembro del Iniciador del Cambio realiza Solicitud de

Equipo Propone Análisis en coordinación con Cambio Parte 1
Solicitud de HSA y Calidad e informa al Sup.
Cambio Inmediato o Gestor del Cambio

Gestor del Cambio realiza: Solicitud de

Análisis, consulta, verifica, Cambio Parte 2
evalúa, comunica, aprueba /
rechaza

Cambio
NO SI
Aprobado

Gestor del Cambio realiza la

explicación de la decisión, y Gestor del Cambio con apoyo Solicitud de
procede a informarlo del Iniciador del Cambio realiza Cambio Parte 3
seguimiento de las acciones

Iniciador del Cambio junto con

los involucrados verifican las
acciones tomadas y/o a
implementar

Solicitud de Gestor del Cambio Verifica la

Cambio Parte 4 implementación 100% de las
acciones establecidas, cierra la
solicitud de cambio
Fin

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