FECHA QUE

NIVEL DE
CÓDIGO VERSIÓN ENTRA EN PÁGINA
DOCUMENTACIÓN
VIGENCIA

PÁGINA 1 de
PROCEDIMIENTO PC- A - 001 01 17/04/2021
11

MAXILIMPIEZA S.AS.

PROCEDIMIENTO Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

REVISÓ: APROBÓ:

FIRMA: FIRMA:

1
 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

HOJA DE CONTROL DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA REVISÓ APROBÓ OBSERVACIONES

 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

Objetivo: Establecer métodos para conservar la documentación de la empresa Maxilimpieza S.A.S

de daño y pérdida.

Alcance: Aplica para todos los documentos, procedimientos, instructivos y demás documentos que

hacen parte del SGSST dentro de la empresa.

Responsable: Líder o encargado de coordinar y diseñar el SGSST.

Forma de conservación almacenamiento y custodia

Archivo magnético: Todos los documentos y archivos son contralados y entregados por medio

magnético, donde el garante es el responsable de implementar el SGSST, donde se guiara por

medio de un listado maestro.

Archivo Físico: Se almacenaran en el archivo bajo llave, solo podrá acceder a él la persona

encargada de liderar el sistema.

El responsable del SGSST se encargara de codificar, editar cada uno de los procedimientos o

documentos aprobados, así mismo controlar el listado maestro de documentos admitidos por la

gerencia y hacerle seguimiento. Igualmente para realizar la codificación de los documentos que

hacen parte del SGSST de la empresa Maxilimpieza S.A.S se tendrá en cuenta una metodología, la

cual se realizara de la siguiente manera:

 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

PROCESO CODIGO

Gestión SST F-V1-SST

Elaboración del documento:

En el transcurso de la implementación del SGSST, pueden surgir necesidades en cuanto a la

elaboración de formatos, con el fin de normalizar métodos y evitar reproceso en su terminación, de

igual forma es necesario tener en cuenta que en la documentación del SGSST, se debe tener en

cuenta la elaboración de diferentes documentos tales como:

 Manuales

 Procedimientos

 Instructivos

 Matrices

Entre otros que sean necesarios en el desarrollo de dicho sistema, teniendo en cuenta que cada

documento posee una codificación diferente con relación al listado maestro.

Así mismo se deberá guardar por un periodo mínimo de 20 años a partir de que se crea una relación

laboral entre empresa y empleador, los siguientes documentos de acuerdo al Decreto 1072 en sus

artículos 12 y 13:
 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

Además para el resto de documentación del empleador deberá construir un sistema de archivo

documental, donde la empresa Maxilimpieza S.A.S almacene toda su documentación, para ello se

utilizara un dropbox, que debe tener una adecuada distribución, almacenamiento, control de

cambios y conservación de los mismos, donde la revisión y actualización de los formatos y demás

documentos se realizaran cada vez que sea necesario. Sin embargo el dropbox se deberá tener en

cuenta la disposición de los documentos obsoletos internos y externos, donde se encargue de

actualizar el control de documentos, puesto que físicos son más difíciles de controlar.

Definiciones:

SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

Documento: Aquel donde se inscriben los procedimientos, reglas, directrices o características para

el desarrollo de actividades y/o definición de responsabilidades y sus resultados.

Información y su medio de soporte; los documentos pueden ser registros, especificaciones,

procedimientos documentados, informes, normas, información en redes sociales, etc.

Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético o electrónico.

 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

Documentación externa: Son todos los documentos provenientes de los clientes, normatividad del

sector, y reglamentación.

Documentos de origen internos: Se refiere a los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo

y registros que hacen parte del Sistema de gestión de SST, sirve como insumo a procesos y que son

elaborados, revisados y aprobados por el personal de MAXILIMPIEZA S.A.S

Copia controlada de un documento: Es aquella copia cuya circulación interna será controlada en

medio magnético y actualizada cuando exista modificación; no puede reproducirse parcial ni

totalmente sin autorización del Responsable del sistema de gestión SST o el Copasst - Vigía,

copasst o del dueño del Proceso.

Especificación: Documento que establece requisitos.

Copia no controlada de un documento:

Ejemplar de un documento con las mismas características de su original, para el cual no se prevé el

control de los cambios que se ejecuten. Se emite con fines informativos y no será actualizada

cuando existan modificaciones. Pueden emitirse Copias No Controladas cuando el dueño del

proceso lo autorice.

Instructivo: Disposición que indica una acción que se debe efectuar.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Registros del Sistema: Documentos que proporcionan resultados obtenidos o evidencia de las

actividades efectuadas. Estos pueden ser formatos diligenciados, cartas, memorandos, actas,
 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

contratos, listas de chequeo diligenciadas, conversaciones en correos o redes sociales y otros. En

general, son todos aquellos documentos resultantes de la aplicación de los procesos,

procedimientos, instructivos y especificaciones que evidencian su correcta aplicación y control.

Objeto: Lo que se busca obtener al desarrollar el procedimiento

Alcance: Determina a que y a quien aplica

Definiciones: Son aquellas que dan claridad a los aspectos tratados, tales como las tomadas de las

establecidas en el Decreto 1072 de 2015

Modificación: Cualquier cambio que se considere necesario hacer a un documento para mejorar o

actualizar su aplicación

Referencias: Aquellos documentos base de la norma, procedimiento o instrucción de trabajo, los

cuales deben señalarse como fundamento, referencia o aplicación de los aspectos.

Revisión: Es comprobar que en el documento está escrito lo que se hace en la práctica.

Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentación y contenido de alguna

información.

Archivo histórico: Sitio destinado para la ubicación de los documentos o registros de cada proceso

o Equipo, que hayan superado su tiempo de retención en el proceso específico, pero que se deban

conservar por un tiempo adicional especificado por lo general contractualmente.

Documento Obsoleto: Es aquel documento cuya versión ya no está vigente.

Información: Datos que poseen significado.

Versión: Es la copia de un documento que indica el estado actual de revisión del mismo.

Cada responsable de proceso debe revisar, actualizar y verificar periódicamente los documentos

externos. El responsable del proceso debe garantizar que el documento esté disponible y controlar

su uso.
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Todos los documentos del Sistema de Gestión de SST se elaboran bajo las directrices dadas en este

procedimiento para la elaboración y control de documentos.

Es responsabilidad de quien elabora o modifica un documento:

 Verificar que éste sea coherente con los procesos que se ejecutan.

 Escribir exactamente cómo se realizan las actividades

 Hacer seguimiento al documento hasta su implementación

Es responsabilidad de quien revisa un documento:

 Verificar que el contenido técnico sea correcto

 Verificar que el procedimiento descrito sea realizable y las funciones y responsabilidades

estén conformes con los cargos.

Es responsabilidad de quien aprueba un documento:

 Verificar que el cumplimiento del contenido técnico es aplicable

 Verificar que sea coherente con las Políticas de la empresa y objetivos del Sistema de Gestión

SST.

Es responsabilidad del Responsable del sistema de gestión de SST controlar y aprobar el

documento:

 Asignar codificación de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.

 Actualizar listado maestro de documentos y registros internos y el listado maestro de

documentos externos.

 Identificar y distribuir copias a través de sello de copia controlada y/o a través de la red si

aplica.
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Normalización del Documento

Se deben tener en cuenta los siguientes elementos, como mínimo, en la elaboración del documento:

 Tamaño de papel: Carta - Oficio

 Programa de Edición: Microsoft Office o compatibles.

 Encabezado: Se utiliza un encabezado en todas las hojas de los manuales, procedimientos e

instructivos, formatos; en el cual se referencia el control de los mismos. Está compuesto por

tres recuadros como se muestra en el siguiente esquema:

CODIGO:

MAXILIMPIEZA S.A.S XXXX VERSION

FECHA

 Las márgenes de los documentos deben ser de 2 x 2 x 2 x 2.

 Los títulos de primero y segundo orden, deben ir en mayúsculas y negrilla, se da un espacio y

se comienza a escribir el texto. Los títulos de tercer orden deben ir en negrilla y en

minúsculas, en este caso la primera letra del título debe ser mayúscula y se da doble espacio

para comenzar a escribir el texto.

 Los títulos de cuarto orden deben escribirse en minúscula, la primera letra irá en mayúscula

sin negrilla, se da doble espacio y se comienza a escribir el texto.

 Los títulos de quinto orden, se escriben en minúscula, la primera letra en mayúscula, sin

negrilla y en este caso se separa de un punto seguido y se comienza el texto a escribir en el

mismo renglón.

 El tipo de letra utilizado para los procedimientos, programas, instructivos y manual de

calidad es Arial 11, 10 y 9 de acuerdo a la necesidad.

 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

 El tamaño de la letra para las tablas y cuadro se ajusta al ancho y límite de la tabla, el tipo de

letra es Arial.

 En el capítulo final de todo documento, deben relacionarse todos los formatos requeridos o

nombrados en dicho documento bajo el título de: “Anexos”. Para cumplir con este requisito

se llenará una tabla de dos columnas, en la primera columna se relaciona el código del

documento y en la segunda su nombre (Véase al inicio de este procedimiento).

 Viñetas: El uso de viñetas será exclusivo para textos que conformen listas y para textos de

carácter explicativo; el uso de letras es conveniente más no necesario.

 Alineación: Todos los textos serán alineados de acuerdo con su nivel y justificados.

 Encabezado: El encabezado de cada una de las páginas que conforman el documento puede

optar por el siguiente modelo: el logotipo de la Hospital, el nombre del documento, el

código de identificación, la versión de documento y la fecha de emisión y total de acuerdo

con el siguiente formato:

CODIGO:

MAXILIMPIEZA S.A.S XXXX VERSION:

FECHA DE EMISION:

Contenido de Procedimientos

Objeto: Establecer criterios que definan el propósito general del documento.

Alcance: En este ítem se identifican claramente las áreas y funciones a las cuales aplica el

procedimiento.

Descripción del procedimiento:

 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

Corresponde a la descripción lógica y ordenada del QUE y CÓMO se debe desarrollar una labor

dentro del proceso correspondiente, QUIENES son los responsables directos de las actividades a

realizar dentro de cada una de las etapas del mismo, DONDE deben realizarse y QUE registros o

evidencias deben quedar de su correcta aplicación.

Esta descripción puede hacerse a manera de texto o mediante la implementación de herramientas

tales como flujogramas, esquemas , programas u otras herramientas que identifiquen claramente las

etapas claves del proceso, los responsables de su ejecución y los documentos adicionales necesarios

para su implementación y aplicación, tales como: Instrucciones de trabajo, formatos y programas.

Documentos Relacionados: En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y demás

documentos que soportan y/o complementan la aplicación del procedimiento.

Anexos. Si aplica, se hace referencia a los documentos aplicables mencionados en la descripción

del procedimiento. También son todos aquellos documentos que evidencian el cumplimiento de

alguna actividad o conformidad con requisitos previamente establecidos.

 Contenido de Programas.

 Introducción

 Objetivos. Establecer criterios que definan el propósito general del documento.

 Alcance. En este ítem se identifican claramente las áreas y funciones a las cuales aplica el

procedimiento.

 Definiciones.

 Responsables

Contenido. Corresponde a la descripción lógica y ordenada del CÓMO se debe desarrollar una

labor dentro del proceso correspondiente, quienes son los responsables directos de las actividades a
 CONTROL DE DOCUMENTOS MAXILIMPIEZA S.A.S

realizar dentro de cada una de las etapas del mismo, donde deben realizarse y que registros o

evidencias deben quedar de su correcta aplicación, Si aplica.

Documentos Relacionados. En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y demás

documentos que soportan y/o complementan la aplicación del procedimiento.

Revisión del documento interno

La revisión del documento es realizada por el dueño del proceso o por el Responsable del SGSST.

Aprobado el documento, El Responsable del SGSST lo incluye en el Listado Maestro de

Documentos y Registros Internos para el diseño y desarrollo oficial.

El responsable ingresa una copia electrónica en el Sistema de Gestión SST.

Los documentos se guardan en medio magnéticos.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Documentos internos

Una vez un documento se identifica como obsoleto, el Responsable del SGSST debe bajarlo de la

carpeta del proceso y reemplazarlo por la nueva versión del documento. En caso de que se requiera

conservar una copia dura del documento obsoleto, este será guardado en la carpeta del droxbox de

cada proceso en OBSOLETOS

Documentos externos

Los documentos externos obsoletos se destruyen o se pueden destinar a ayudas didácticas de la

empresa. Este control está a cargo del responsable o Dueño de proceso.