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Bogotá, 07 de agosto de 2020
Jefe
SOLANYI ESPERANZA GARZON AVILA
Subdirección de Contratos y Mercadeo
E.S.E Hospital Universitario de la Samaritana
Ref. Acciones de Mejoramiento del Proceso de Facturación
El proceso de Facturación es un proceso transversal que involucra a todas las áreas del Hospital Universitario de la
Samaritana, lo cual hace que este proceso sea muy sensible a los potenciales riesgos de cada servicio, que de
materializarse, se verán reflejados en glosas y devoluciones, y por ende al no aseguramiento del ingreso.
Para mitigar estas eventualidades se han realizado algunos ajustes que apuntan al mejoramiento del proceso,
actividades que se han venido desarrollando:
1. Seguimiento al cierre de ingresos abiertos: Es un seguimiento realizado a diario, en el cual se
revisa la antigüedad del ingreso abierto, y los días de estancia, requiriendo al facturador y analista
correspondiente a través de correo electrónico y llamada telefónica para establecen los motivos
principales por los cuales no fue posible el cierre de estos ingresos. Es una actividad que ha
contribuido a mantener el cierre de ingresos controlado como se puede evidenciar en el reporte
mensual.
2. Seguimiento individual a cada autorizador: Con el objetivo de establecer las tareas diarias que
deben cumplir con cada paciente respecto a mantener al día todo el trámite de solicitud de
autorizaciones. Es realizado por la coordinadora de autorizaciones. Adicionalmente realiza
auditorías aleatorias para detectar falencias en el tema de soportes de autorizaciones. Se han
realizado jornadas de sensibilización y divulgación de la normatividad vigente en relación a
afiliaciones de oficio y resolución 3047.
3. Seguimiento individual a cada facturador respecto al tema de Anulaciones, específicamente a la
Subfacturación y Sobrefacturación. Tema fuerte que impacta para el caso de Facturación
Electrónica. Se ha involucrado a las diferentes áreas del HUS, a través de correos electrónicos,
sensibilizando para evitar Anulaciones de facturas.
4. A los facturadores implicados en PQRS, se ha realizado sensibilización en cuanto al trato amable y
humanizado a nuestros usuarios. Se ha realizado socialización del Paquete Instruccional de
Identificación Correcta del Paciente en colaboración con la respectiva líder. Para el mes de julio, se
registró una Felicitación por parte de un usuario por la atención recibida en el punto de facturación
de urgencias.
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5. Se retomó el procedimiento de revisión en prefactura, para garantizar que todos los procedimientos
y servicios estén debidamente cargados antes de generar la factura, y evitar así posibles
Anulaciones.
6. Se realiza seguimiento a diario a las facturas pendientes por entregar por cada facturador, con el
objetivo de garantizar el 95% de la radicación de las mismas.
7. Se tiene establecido un cronograma de entrega de facturas al área de Armado de Cuentas
Médicas así como un Cronograma de Radicación de Cuentas Médicas ante las diferentes ERP. Se
realiza seguimiento a su cumplimiento
8. Se ha realizado acercamiento con la Dirección Científica informando de las diferentes
irregularidades que se presentan a nivel asistencial y que impactan al proceso de facturación tales
como la no entrega de epicrisis, la no actualización de epicrisis, el no reporte oportuno a
Facturación de los egresos hospitalarios, la no adherencia por parte de los prescriptores al proceso
de gestión NO PBS, en aras de buscar acciones que puedan mejorar estos temas.
9. Se realiza seguimiento a la facturación pendiente por radicar, incluyendo años anteriores,
realizando un barrido de la información en el sistema DINAMICA, e identificando quién tiene estas
facturas para su respectivo trámite, verificando si hay necesidad de su reconstrucción y si son
susceptibles de radicación. A la fecha ya se tienen identificadas las facturas de años anteriores que
en su momento y por problemas de autorizaciones, línea de pago errónea, así como por
extemporaneidad ya no serán posible de radicar.
10. Se realiza reunión con el Equipo de Radicación, comunicándoles los pendientes por radicar, y
evitar así su incremento.
11. Se realiza seguimiento a aquellas ERP, que no generan oportunamente Certificado de Radicación
de Facturas, a pesar que desde HUS si se radican oportunamente a las plataformas establecidas o
directamente en físico en las EPS. Situación de la cual se pone en conocimiento ante la
Subdirección de Mercadeo y Contratos para que desde este nivel se establezcan directrices al
respecto al momento de contratación de los servicios.
12. En cuanto a la oportunidad de atención en los puntos de facturación de consulta externa, para el
segundo trimestre del 2020, se ubicó en 9 minutos en relación con la vigencia anterior,
observándose una disminución de 10 minutos. Sin embargo se debe tener en cuenta que para este
periodo la atención de Consulta Externa se vio disminuida por la declaratoria de emergencia de la
Pandemia COVID-19.
13. Se trabaja en equipo entre las áreas de Cartera – Facturación – Objeciones. Con el objetivo de
afianzar actividades que promuevan la prevención de glosas y el aumento del recaudo, teniendo en
cuenta que Facturación impacta a estas dos áreas.
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14. Se realizó actualización de los procedimientos de Facturación, y se encuentran en revisión y ajuste
en la Subdirección de Mercadeo y en Calidad. También se realizó actualización de la Matriz de
Riesgos de Facturación.
Cordialmente,
____________________________
MARIA ISABEL VEGA CARVAJAL
Jefe Facturación
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