MODULO 3

HOJA DE CÁLCULO
1. CONCEPTOS GENERALES Y CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA APLICACIÓN
DE HOJA DE CÁLCULO
Una hoja de cálculo es una aplicación informática cuyo objetivo es la manipulación
de datos numéricos y de texto dispuestos en forma de tablas (celdas intersección de
filas y columnas), permitiendo realizar todo tipo de fórmulas y funciones sobre esos
datos.

Excel 2010
La cantidad de posibilidades que ofrecen las hojas de cálculo modernas es enorme,
desde la suma de los valores de una celda o la ordenación de unos datos hasta
funciones de análisis estadístico y dibujo de gráficas. También se usan por su
versatilidad para elaborar bases de datos sencillas. Su uso es fundamental en las
oficinas actuales para llevar la contabilidad y elaborar informes.

Entre las hojas de cálculo más populares en el mercado tenemos Gnome Gnumeric,
iWork Numbers, KOffice KSpread, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, y
muchas otras, de todas las cuales existen diversas versiones. En el presente manual
trataremos la más popular de todas ellas en entornos de oficina: MICROSOFT EXCEL
2010, integrado en el paquete ofimático Microsoft Office 2010, sobre Microsoft
Windows 7. Otras versiones y programas tienen un manejo análogo

1.1. Instalación e inicio de la aplicación

Excel 2010 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere
decir que si ya conoce otro programa de Office, como Word, Access, Outlook,
PowerPoint, le resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y
comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office.

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y

alfanuméricos dispuestos en forma de tablas

1.2. Configuración de la aplicación

Excel, al igual que otras aplicaciones dentro del paquete Office, nos permite
crear nuestras propias barras de herramientas y nuestros propios menús.
Cuando estamos obligados a trabajar con una aplicación tan potente (dentro
del mundo de las hojas de cálculo) como Excel y la utilizamos para unas
necesidades muy específicas suele ocurrir que sólo utilizamos unos pocos
comandos, el resto no los utilizamos nunca; esto hace que tengamos en la
pantalla iconos que no sirven más que para ocupar espacio innecesario.

Cinta de opciones y barra de inicio

Este es el nuevo formato de la cinta de opciones de Excel, donde a través de
pestañas tenemos acceso a todas las opciones del programa.
En la parte superior tenemos la barra de inicio rápido donde podemos añadir los
iconos que más usemos
Los documentos de Excel se denominan libros, y se guardan como archivos con
extensión ".xls". Cada libro está compuesto de una o varias hojas, las hojas de cálculo
propiamente dichas; podemos tener hasta 255 hojas en un mismo libro. En un mismo
libro suele haber hojas relativas a los mismos datos, con el fin de sistematizar el
trabajo. En la parte inferior izquierda de la ventana se encuentra la solapa de hojas,
donde podemos cambiar de una a otra haciendo clic sobre ellas. También se puede
pasar de una hoja a otra con la combinación de
teclas Control+RePág y Control+AvPág.

Entrar en Excel

Para abrir el programa Excel hay que seguir una serie de sencillos pasos que
detallamos a continuación:

1. Haga clic en el botón Inicio.

2. Arrastre el ratón a la opción Todos los programas y, a continuación,
sobre la opción Microsoft Office.
3. Haga clic en la opción Microsoft Excel 2010.

4. Salir de Excel

5. Para cerrar y salir del programa sólo tenemos que ir a Archivo - Salir o

hacer clic en el botón   de la ventana de la aplicación. También
podemos pulsar la combinación de teclas Alt F4.

Guarde, si fuese necesario, los cambios efectuados (la opción Sí a todo permite

guardar todos los documentos abiertos antes de salir).

1.4. Descripción de la pantalla de la aplicación de

hoja de cálculo
En la siguiente presentación vemos los elementos principales, para luego ir
desglosándolos más detalladamente.
Nueva pestaña "Archivo"

En la parte central tenemos los libros usados recientemente ordenados de

arriba abajo, desde el más nuevo al más antiguo y a la derecha las ubicaciones
donde se encuentran ubicados esos libros.

En la parte izquierda tenemos las opciones estándar de:

 Guardar y guardar como.

 Abrir y cerrar libros.
 Información: nos da parámetros relativos al libro en uso.
 Reciente: La imagen que se ve en la figura, donde aparece los libros y
sus lugares.
 Nuevo: para abrir un libro nuevo.
 Imprimir: Nos permite elegir impresora, configuración de papel, páginas
a imprimir,...
 Guardar y enviar: Permite guardar el documento como PDF, XPS,
adjuntarlo a un correo electrónico, subir a la web, guardar en Sharepoint,
etc...

En cada hoja tenemos una cuadrícula compuesta por filas y columnas. Las filas
(horizontales) se indican con números (1, 2, 3... hasta 65536 filas como máximo).
Las columnas (verticales) se indican con las letras del abecedario inglés (A, B,
C... X, Y, Z, AA, AB, AC... IU, IV; 256 columnas como máximo). Estos números y
letras se indican en los encabezados de fila y encabezados de columna,
respectivamente
Para efectuar una búsqueda de ayuda utilizando palabras clave, también puede
hacer clic en el cuadro de texto que se encuentra en la parte superior y, a
continuación, introducir una pregunta o una palabra clave. A continuación, pulse
la tecla Intro para iniciar la búsqueda

1.6. Opciones de visualización

Contamos con importantes e interesantes opciones de visualización, que
facilitan las consultas y optimizan el área de trabajo:

Movilizar/inmovilizar paneles

Esta operación permite fijar las filas y/o las columnas que aparecen en pantalla, con
el fin de mostrar juntos datos que se encuentran alejados unos de otros.

Celdas
Para inmovilizar el panel horizontal superior, seleccione la fila por debajo de la cual
usted desea dividir la hoja de cálculo.
Para inmovilizar el panel vertical izquierdo, seleccione la columna que se encuentra a
la derecha de la columna a partir de la cual usted desea dividir la hoja de cálculo.

Para inmovilizar el panel superior y el de la derecha, haga clic en la celda que se

encuentra debajo y a la derecha de la ubicación donde usted desea dividir la hoja de
cálculo.

En este ejemplo, al haber seleccionado la celda B2, vamos a inmovilizar la fila 1 y la

columna A.
Pestaña Vista // Grupo Ventana // Opción Inmovilizar y elegir Inmovilizar paneles,
fila superior o primera columna.
Para movilizar los paneles (Movilizar paneles), ejecute el comando a la inversa.

Dividir/Deshacer la ventana principal

Según el mismo principio descrito en el apartado Inmovilizar/movilizar paneles,
también puede dividir la ventana de Excel. Dicha función, permite de esta forma,
hacer desfilar independientemente el contenido de cada panel de la ventana.

Para dividir la ventana, haga clic en la celda que se encuentra debajo y a la derecha
de la ubicación a partir de la cual usted desea dividir la hoja de cálculo y, a
continuación, ejecute el comando Pestaña Vista // Grupo Ventana // Icono Dividir.
Para deshacer la división pinche en el mismo icono.

Ampliar el tamaño del área de trabajo

Según nuestras necesidades, podemos ampliar el tamaño de nuestra área de

trabajo, para ellos nos vamos a la opción Pestaña Vista // Grupo Ventana //
Zoom. El tamaño estándar es de 100%.

 Elija el Aumento máximo que usted desee o haga clic, si fuese

necesario, en Personalizado e indique el valor (en porcentaje) de zoom
deseado.
 Haga clic en Aceptar.
La pestaña Vista // Grupo Vistas de Libro // Pantalla Completa muestra la hoja de
cálculo en toda la pantalla. Si usted desea volver a activar la vista normal, haga
doble clic en la barra de título o pulse la tecla ESC.

2. DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA DE CÁLCULO

Dentro de la hoja de cálculo tenemos muchas opciones y elementos, por los

que nos podemos ir desplazando. Disponemos de varias técnicas en función de
la herramienta que deseemos utilizar: el ratón o el teclado.
Ctrl+RePag

Ctrl+AvPag

Nos permiten desplazarnos a la hoja anterior y siguiente, respectivamente.

RePag

AvPag

Retroceden y avanzan tantas filas como se visualicen en la pantalla; esto es, si

se ve de la fila 30 a la 50, al pulsar AvPág se verá a partir de la fila 51.
Alt+RePag

Alt+AvPag

Retroceden y avanzan tantas columnas como se visualicen en la pantalla; esto

es, is se ve de la columna D a la J, al pulsar Alt+AvPág se verá a partir de la
columna K.

Ctrl y teclas del cursor

Pulsando simultáneamente Control y las teclas del cursor se desplaza la celda

activa a los extremos de la región de datos actual (recordemos que una región
de datos son celdas no vacías, separadas de otros datos por celdas vacías o
por los bordes de la hoja).

Inicio

La tecla Inicio va a la primera columna de la hoja, en la fila actual.

Control+Inicio va a la primera celda de la hoja (A1). Is la celda activa es la
celda K5, al pulsar Inicio la nueva celda activa será A5; en cambio,
Control+Inicio irá a la celda A1.

Fin

La tecla Fin por sí sola no hace nada en la hoja de cálculo de Excel (salvo al
editar una celda, que irá al final de la misma). En la hoja de cálculo, al pulsar
Fin y después uno de los cursores, la celda activa se desplaza hasta el límite
de la región de datos activa, en la dirección indicada por el cursor; por ejemplo,
si la celda activa está en la mitad de una columna de cifras, Fin, Arriba lleva el
cursor a la primera celda de esa columna, y Fin, Abajo a la última celda de esa
columna de cifras; nótese que no se pulsan simultáneamente sino
secuencialmente: primero Fin, luego el cursor.

Control+Fin (esta vez sí, pulsados simultáneamente) va a la última celda

utilizada en la hoja de cálculo.

También, para desplazarse rápidamente a una referencia o celda, podremos

hacerlo pulsando la tecla de función del teclado (zona superior del teclado) F5
que sirve para Ir a... una celda tecleando sus coordenadas.
Si por ejemplo pulsamos F5 y tecleamos XFD1048576, al aceptar, nos
habremos posicionado directamente en la celda más abajo y más a la derecha
de cuantas tiene una hoja. Para volver a la casilla A1, lo podremos hacer
igualmente con F5 marcando como referencia A1.

También iremos a A1 con las teclas Ctrl + Inicio. Con la tecla F5 por lo tanto,
podremos ir rápidamente a la celda que deseemos. Conviene recordarla.

En el panel que aparece pulsando la tecla de función F5, existe un botón de

Especial... desde el que podemos elegir ir a cierta celda con características
especiales.

2.4. Barras de desplazamiento

Las barras de desplazamiento se encuentran situadas en los lados derecho e
inferior de una ventana. Mediante estas barras, podemos desplazarnos por la
hoja de trabajo sin cambiar la posición del indicador de celdas.

El rectángulo de desplazamiento en la barra nos ayuda a conocer la parte de la

hoja de cálculo visualizada en la ventana. Para presentar rápidamente otra
parte de la hoja de cálculo o del tema, se debe arrastrar el rectángulo por la
barra. Si lo que queremos es desplazar una fila o una columna en una
dirección, se debe hacer clic en la flecha del extremo de la barra de dirección
deseada. Para desplazar una ventana en una determinada dirección, se debe
hacer clic en la barra, del lado del cuadro de desplazamiento en la dirección
deseada.

Para desplazarse rápidamente a la última fila usada en la hoja de cálculo, se

debe mantener pulsada la tecla Ctrl, mientras se arrastra el cuadro de
desplazamiento a la parte inferior de la barra.

Utilice las barras de desplazamiento para visualizar la celda que desee activar.

3. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA HOJA DE

CÁLCULO
Para introducir un dato, o incluso una fórmula, en una hoja de cálculo de Excel,
basta situar la celda activa en la posición que deseemos, y empezar
directamente a escribir texto, números o los símbolos necesarios (el "=" para
una fórmula, por ejemplo).

También podemos pulsar F2 para acceder al modo de edición de la celda.

Introducir los datos dentro de una hoja de Excel es un paso muy sencillo, tal y
como puede ver en la siguiente secuencia:

Activar
Active la celda en la que desee insertar los datos. Compruebe siempre la referencia de
la celda activa que se encuentra a la izquierda de la barra de fórmulas.
InsertAR
Anular/validar
Una vez que haya escrito el primer carácter, aparecen dos símbolos en la barra de
fórmulas:

- La cruz permite anular lo que ha escrito (corresponde a Esc).

- La palometa permite validar lo que ha escrito (corresponde a Intro).

Introducción

Al mismo tiempo, la palabra "Introducir" que se encuentra la barra de estado

indica que sólo se puede introducir texto.

Próxima celda

Active la próxima celda en la que desea insertar datos o presione Intro.

El hecho de activar una nueva celda valida la entrada anterior. Cuando usted
activa la nueva celda (con el ratón o por medio de una tecla de dirección),
Excel vuelve al modo Listo y los símbolos han desaparecido

Validar

Una vez validados, los datos de tipo Texto se alinean a la izquierda y los de
tipo Fecha o Número se alinean a la derecha. Además, los datos de tipo Fecha
están formateados (por ejemplo: 31/03 se convierte en 31-mar).

Listo
Es fundamental validar una vez que ha terminado de introducir para volver al
modo Listo.

Para introducir datos, preste atención a los consejos siguientes:

Pueden introducirse en una celda hasta 32.767 caracteres de texto.

Para los valores numéricos, asegúrese de introducir 0 (ceros) y no O (letra o).
Para insertar un valor negativo, asócielo a un signo menos (-) o colóquelo entre
paréntesis.
Para introducir un porcentaje, introduzca el signo % justo después del número.
Para introducir decimales, utilice la coma o el punto como separador decimal (según la
configuración de Windows el punto o la coma aparecen en la hoja de cálculo).
En el caso de datos tipo fecha, cuando se introducen años con sólo dos dígitos, Excel
interpreta lo siguiente:

de 00 a 29 = 2000 a 2029.
de 30 a 99 = 1930 a 1999.
Tome nota
Si usted dispone de Windows 7, la configuración de Fecha, Moneda, Hora y de símbolo
decimal pueden ser modificados ejecutando el menú Inicio - Panel de control -
Configuración regional y de idioma - botón Personalizar.

3.1. Tipos de datos

Vamos a ver los tipos de datos compatibles con Excel que más vamos a utilizar
en este programa.

Se trata de introducir textos, números y fecha/hora, así como fórmulas y

funciones.

Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y
símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de
32.000 caracteres.
Los textos tienen por defecto alineación a izquierda. Si las celdas adyacentes no
contienen información, Excel permite que los textos largos solapen las celdas que se
encuentran a la derecha, sino serán truncados visualmente mostrando sólo lo que
abarque el ancho de la celda. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzca en
una celda, que Excel no interprete como fórmula, número o fecha, se considera texto.
Cuando se incluyen en una fórmula se deben colocar entre "comillas".

Numérico y alfanumérico

Contiene básicamente sólo números del 0 al 9, aunque cuando son datos de

una celda pueden incluir también los siguientes caracteres especiales: + - $ % /
( ) . € E. Por defecto se alinean a derecha.

Cuando se incluyen en una fórmula no se pueden utilizar: . ( ) $. Si se introduce

un número demasiado grande para ser presentado en una celda con el formato
seleccionado, mostrará el número en notación científica o mostrará ######
para advertir que se debe incrementar el ancho de la columna. Excel nunca
trunca un dato numérico.

Se puede introducir un salto de línea danto a Alt + Intro

Fecha/hora

Un dato tipo fecha/hora es tratado como un número, correspondiendo a cada

fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de
1.900 hasta la fecha en cuestión.

A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos

transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día
(86.400).

Por ejemplo, el número 10 equivale en formato fecha al d’ía 10-Enero-1900, y

el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00
horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas
que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar
(fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos).

3.2. Insertar una función utilizando el asistente

El asistente es una utilidad de Excel que nos va guiando paso a paso a la hora
de crear una tabla, una fórmula, etc. ¿Y por qué de esta forma?, porque así
vemos de dónde sale cada cosa. Así aprendemos a modificar una fórmula o
una función teniendo claro la procedencia de cada dato. En este punto nos
vamos a centrar en la inserción de funciones. Siga estos tres sencillos pasos:
Activar
Primero, active la celda en la cual desea mostrar el resultado.
(Hacer clic en Archivo>Pestaña formulas >insertar función)

Buscar

Para buscar una función concreta, en el cuadro Buscar una función puede introducir
el nombre exacto de la función o la descripción del uso que desea hacer y, a
continuación, valide la búsqueda haciendo clic en el botón Ir (que se encuentra en la
parte superior derecha del cuadro de diálogo). También puede poner el símbolo = en
la celda activa y empezar a teclear la función, Excel irá buscando alfabéticamente las
coincidencias.
La lista desplegable O seleccionar una categoría le permite mostrar las funciones
agrupadas por categoría.

La categoría Usadas recientemente muestra la lista de las últimas funciones que

usted ha utilizado así como las más corrientes. La categoría Todas muestra todas las
funciones disponibles.

Seleccionar
Insertar función
Seleccione la función deseada en la lista Seleccionar una función.
Haga clic en el botón Aceptar para activar el cuadro de diálogo Argumentos de
función.
Defina cada argumento de la función:
Haga clic en el cuadro de texto correspondiente y, a continuación, haga clic en el
botón .
En la hoja de cálculo, seleccione la o las celdas correspondientes al argumento,
Haga clic en el botón para mostrar de nuevo el cuadro de diálogo.
Haga clic en el botón Aceptar cuando haya definido los argumentos.
Si conoce la función que se dispone a utilizar, puede introducirla directamente en la
celda; en este caso, aparece una sugerencia que muestra los distintos argumentos
que usted desea completar.
3.3. Insertar una función sin utilizar el asistente
Para insertar una función sin utilizar el asistente, basta con introducir todos los
argumentos de dicha función respetando con precisión la sintaxis. Tomemos como
ejemplo la función lógica SI que nos va a permitir aplicar una o varias condiciones para
obtener un resultado.

Insertar función sin asistente

Active la celda en la que aparecerá el resultado.
Teclee el signo = y, a continuación, el nombre de la función deseada seguido del
paréntesis abierto (.
La sintaxis de la función introducida aparece inmediatamente en una sugerencia. En
nuestro ejemplo, aplique su condición respetando la sintaxis siguiente:

=SI(condición;acción si se ha verificado la condición;acción si no se ha verificado la

condición)

Observe que los argumentos están separados por un punto y coma (;).

Si el contenido de la celda B3 es superior o igual a 5, el texto "Aprobado"

aparece en la celda; de lo contrario no aparecerá ningún texto.

En una fórmula condicional, se pueden efectuar varias acciones:

 Mostrar un número, Introducir un número, Mostrar un texto.

 Introducir el texto entre comillas.
 Mostrar un resultado de cálculo, Entrar la fórmula de cálculo, Mostrar el
contenido de una celda.
 Mostrar la celda, No mostrar nada, Teclear "".

Si desea aplicar condiciones, podrá disponer de varias posibilidades:

Condiciones técnicas

Utilice alguno de estos operadores:

 > / < Superior a/inferior a.

 < ~> diferente de.
 <=/>= superior o igual a/inferior o igual a.

Varias condiciones
Para aplicar varias condiciones, utilice una de las siguientes funciones en
función del resultado esperado; si debe verificar varias condiciones
simultáneamente:

 =SI(Y(cond1;cond2; ... ;condn); acción que debe efectuarse si se

respetan las n condiciones; acción que debe efectuarse si no se ha
respetado al menos una de las condiciones)

Si al menos una de las condiciones debe ser verdadera:

 =SI(O(cond1;cond2; ... ;condn); acción que debe efectuarse si se ha

respetado al menos una condición; acción que debe realizarse si no se
ha respetado ninguna condición)

Varias condiciones anidadas

Si varias condiciones están anidadas:

 =SI(Cond1; acción si VERDADERO; SI(Cond2; acción si VERDADERO;

SI (Cond3; acción si VERDADERO; acción si FALSO)))

Si se conocen las referencias de las celdas, pueden escribirse con el teclado (es más
práctico que mostrarlas con el ratón o con las teclas de dirección). Las fórmulas de
cálculo pueden contener como máximo 1024 caracteres.

Las fórmulas de una tabla se vuelven a calcular automáticamente cuando se modifican

los valores de las fórmulas. Si el tiempo de recálculo es demasiado importante, puede
bloquear esta operación automáticamente activando una de las opciones: Automático
excepto tablas o Manual (Pestaña Archivo - Botón opciones - Epígrafe Fórmulas). Si
se desactiva el modo cálculo automático, se puede proseguir el cálculo manualmente
utilizando F9.

Cuando se cambia una fórmula de cálculo, los nombres de las celdas que la
componen aparecen con colores diferentes en la barra de fórmulas; en la hoja de
cálculo, cada celda o rango de celdas que existen en la fórmula están encuadradas
con un borde del mismo color.

La paleta de fórmulas facilita la inserción de funciones en las fórmulas de cálculo.

Tome nota
No olvide que para copiar una fórmula en celdas adyacentes, puede utilizar el
controlador de relleno que se encuentra en el ángulo inferior derecho de la celda
activa.

4. EDICIÓN Y MODIFICACIÓN DE LA HOJA DE

CÁLCULO
4.1. Selección de la hoja de cálculo
Rango
Para seleccionar un rango de celdas, se pincha en una de las celdas en la esquina del
rango deseado y se arrastra hacia la esquina opuesta.

rango de celdas
El rango seleccionado se denomina por las celdas superior izquierda e inferior
derecha, separados por dos puntos (en la imagen, el rango C4:D7). Sin embargo, en la
barra de fórmulas no aparece dicho rango, sino únicamente la celda activa, ya que es
la única que podemos editar. En las Barras de encabezados de filas y columnas que
se sombrean en color azul todas las filas y columnas incluidas en el rango.

rango
Nótese que al pinchar y arrastrar en la barra de fórmulas no aparece la referencia del
rango, sino el número de filas (L) y columnas (C) que abarca.

Al soltar el botón del ratón aparece de nuevo la celda activa.

4.2. Modificación de datos

Edición del contenido de una celda

Para editar el contenido de la celda, la seleccionamos para convertirla en la

celda activa, y después:

a. Hacemos clic con el ratón en la barra de fórmulas, en la posición

deseada.
b. Hacemos doble clic con el ratón en la propia celda, en la posición
deseada.
c. Pulsamos F2 y el punto de inserción se sitúa en la propia celda, al
final del contenido de la misma.
La edición es análoga a la que realizábamos con Word o con cualquier
programa similar: movimiento con los cursores, insertar/sobrescribir,
retroceso/suprimir, etc.

Pulsando Intro o pinchando con el ratón en otra celda se aceptan los cambios;

con Esc se rechazan los cambios y se conserva el contenido original de la
celda. Recordemos que en Office Control+Z deshace la última acción.

Borrado del contenido de una celda

Para borrar una celda o rango de celdas, primero se selecciona y después se

pulsa la tecla Suprimir.

También podemos pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción

"Borrar contenido" (ojo: no "Eliminar", que elimina las celdas y mueve la
estructura de la hoja de cálculo). Al contrario que ocurría en Word, la función
"Cortar" no borra el contenido de las celdas.

Para borrar una única celda podemos simplemente seleccionarla y

pulsar Retroceso, lo que nos permite volver a editarla. Simplemente
seleccionando una celda y escribiendo, se sobrescribe el contenido de la
misma, sin necesidad de activar ninguna función adicional.

Corrector ortográfico

Excel incluye la misma función de corrección ortográfica automática

que Word (ambos programas son del paquete ofimático Microsoft Office).

Existe un botón en la Barra de herramientas del módulo Revisar y también se

puede acceder pulsando la tecla F7.

4.2.1. Uso de las utilidades de búsqueda y reemplazo

En el menú Edición de Excel tenemos disponibles las utilidades de Búsqueda y
Reemplazo, de forma análoga a Word. Además de poder buscar con formatos
determinados, y distinguiendo mayúsculas y minúsculas, existe una opción para que el
resultado de la búsqueda coincida con el contenido de toda la celda, o con cualquier
parte de ella.

búsqueda y reemplazo
Otra opción interesante es que podemos buscar dentro de la hoja activa (u hojas
activas) o bien en todo el libro, si queremos que Excel busque en todo el archivo. Por
último, podemos buscar por filas o por columnas; suele ser más rápido buscar el dato
en columnas, ya que por regla general los registros se disponen en filas y los campos
en columnas, así que la búsqueda más eficiente será por campos.
En siguiente vídeo, cuya duración es de poco más de 2 minutos y medio, se ofrece el
modo de operar con Excel la búsqueda y reemplazos. Nos lo muestran en la versión
de Excel de 2007 pero en 2010 esta funcionalidad es idéntica.

4.3 Inserción y eliminación

En los siguientes puntos nos vamos a centrar en la inserción y eliminación de
filas, columnas y hojas.

Insertar una fila

Podemos insertar una fila utilizando dos métodos, mediante la cinta de opciones y con
el menú contextual.

Supongamos que necesitamos insertar una fila de datos entre las filas 6 y 7. Para
realizarlo con la cinta de opciones, seleccionamos la fila inferior pulsando en el número
de la fila y a continuación, pinchamos en la pestaña Inicio // Grupo Celdas // Botón
Insertar y seleccionamos Insertar filas de hoja.
cinta de opciones
El segundo método para insertar una fila consiste en pulsar con el botón derecho del
ratón sobre la fila inferior. En el menú contextual que se desplegará, pulsaremos sobre
la opción "Insertar".

Cuando insertamos una fila lo que sucede es que la fila que ocupa la última posición
en la hoja de cálculo es sacada de su sitio e insertada en la posición donde queremos
colocar la nueva fila.
Insertar una columna

El procedimiento para insertar una columna es muy parecido al de insertar una fila. Lo
primero es seleccionar la columna desde la cabecera de columna, y a continuación
pinchamos en la Pestaña Inicio // Grupo Celdas // Botón insertar y le damos a insertar
columnas de hoja.
También lo podemos hacer mediante el menú contextual, haciendo clic con el botón
derecho del ratón y seleccionando la opción "Insertar".
Insertar hoja

Para insertar una nueva hoja en un libro de Excel tenemos que seguir los siguientes
pasos:
Seleccione la hoja antes de la cual desea insertar una nueva hoja.
Para insertar varias hojas simultáneamente, seleccione tantas etiquetas de hoja
consecutivas como hojas desee insertar.
Pestaña Inicio // Grupo Celdas // Botón insertar y le damos a Insertar Hoja.
También podemos posicionarnos sobre la etiqueta de una hoja, pulsar botón derecho
del ratón // Insertar.

Eliminar hojas

En caso de que deseemos eliminar una de las hojas de nuestro libro, veamos
los pasos a seguir:

 Active la hoja o seleccione las hojas que desee eliminar.

 Pestaña Inicio // Grupo Celdas // Eliminar Hoja.
 También podemos posicionarnos sobre la etiqueta de una hoja, pulsar
botón derecho del ratón // Eliminar.
 Si la o las hojas seleccionadas contienen datos, aparece el mensaje de
advertencia de la imagen lateral.
 Confirme la orden para Eliminar.

4.4. Copiado o reubicación

En los dos siguientes apartados vamos a ver como copiar o reubicar celdas,
rangos de celdas o completas hojas de cálculo.

4.4.1. Celdas o rangos de celdas

En Excel se permiten las opciones de Copiar, Cortar y Pegar que ya
conocemos de Word. Se accede a ellas desde el menú Edición, desde la
Barra de herramientas estándar, o con las teclas rápidas Control+X para
Cortar, Control+C para Copiar y Control+V para Pegar. La función del
Portapapeles y la de Copiar/Pegar Formato también son análogas a Word.
Cortar, Copiar, Pegar y Copiar/Pegar Formato

 - 

Para copiar y pegar una celda o rango de celdas (incluyendo filas completas o
columnas completas), se selecciona la misma y se copia (Control+C) al
Portapapeles; seleccionamos la nueva ubicación y pegamos (Control+V).

Cortar es análogo. La única limitación es que no se pueden copiar o cortar

selecciones múltiples, es decir, sólo podremos copiar o cortar celdas sueltas o
rangos cuadrados.

Excel nos permite también hacer un pegado "Especial" de las celdas copiadas,
función accesible desde el menú Herramientas / Pegado especial, desde el
desplegable del botón "Pegar" de la Barra de Herramientas estándar, o con el
botón derecho del ratón, "Pegado especial". Es decir, podemos pegar
únicamente los valores de las celdas, o las fórmulas de las mismas; en "pegado
especial" podemos tener un control más fino de las características que
podemos pegar. Por ejemplo podemos pegar los formatos o el ancho de las
columnas, o incluso podemos realizar operaciones para que en la celda de
destino aparezca la suma, resta, multiplicación o división de los rangos destino
y copiado.

4.4.2. Hojas de cálculo

Es importante tener presente que si mueve la hoja de cálculo, las operaciones
o los gráficos basados en los datos de la misma pueden volverse imprecisos.
Para mover o copiar hojas en otro libro, es necesario abrir el libro que recibirá
las hojas. El primer paso que se debe dar es cambiar al libro que contiene las
hojas que se quiere mover o copiar y, a continuación, seleccionar las hojas.
Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas
seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y
otras hojas seleccionadas.

Para seleccionar Haga esto

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Una sola hoja Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para
desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en
la etiqueta.

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación,

Dos o más hojas
mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de
adyacentes
la última hoja.

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación,

Dos o más hojas
mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de
NO adyacentes
las demás hojas.

Todas las hojas Haga clic con el botón secundario del ratón y, a continuación,
de un libro. elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.

Si lo que desea es cancelar la selección de una o más hojas debe hacer clic en
cualquier hoja no seleccionada

 Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón

secundario del ratón en la etiqueta de una hoja seleccionada.
 Seleccione la/s hoja/s a Mover o Copiar.
 Con el ratón encima de las etiquetas de las hojas pulse botón derecho del
ratón, pinche Mover o copiar.
 Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en Al
libro // nuevo libro. (Acuérdese de marcar Crear una copia, si no quiere
perder la/s hoja/s en el libro original).
 En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea
insertar las hojas copiadas o movidas.
  Para copiar las hojas en vez de moverlas, active la casilla de verificación Crear
una copia.

5. ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE UN
LIBRO
CTRL`+U Abrir un nuevo libro
Ctrl+A, 12 Abrir un libro ya existente
CTRl+G o MAY+F12 guardar libro.
Alt+F4 salir
F12 crear un duplicado

6. OPERACIONES CON RANGOS

En los tres apartados siguientes vamos a profundizar en las operaciones con
rangos, muy útiles para agilizar el trabajo en excel.

6.1. Relleno rápido de un rango

Una serie de datos corresponde a una serie lógica de valores.

Se puede crear una serie de datos de fechas, de horas, de días o, también, de

una mezcla de texto y de valores numéricos.

En el relleno rápido de un rango se muestran valores sucesivos con un

incremento igual a una unidad. Para el rellenado rápido del rango seguimos los
siguientes pasos:

 Se introduce el primer valor de la serie.

 Se arrastra el controlador de relleno de esta celda a la celda en la que
deseamos insertar el último valor.
 Una vez creada la serie, aparece una etiqueta inteligente en la esquina
inferior derecha de la serie. Si hace clic en dicha etiqueta, se podrá
modificar el tipo de copia o de incremento.

Este tipo de serie permite definir el incremento entre los valores de la serie.

 Introduzca los dos primeros valores para indicar el valor del

incremento.
 Seleccione estas dos celdas.
  Haga clic y arrastre a partir del botón de copia.

 
También puede:

 Introduzca el primer valor de la serie y seleccione la celda que contiene

dicho valor.
 Pestaña Inicio - Grupo Modificar - icono Rellenar - Series.

 En el cuadro Series en, indique si la serie tiene que ser insertada

en Filas o en Columnas.
 En el cuadro Tipo, indique el tipo de serie que desee efectuar.
 Si ha decidido efectuar una serie de tipo Cronológica, indique en el
cuadro de la derecha la Unidad de tiempo.
 Si fuese necesario, modifique el Incremento.
 Indique el Límite.
 Valide haciendo clic en el botón Aceptar.

6.2. Selección de varios rangos

En ocasiones necesitamos operar con varios grupos de celdas (varios rangos)
por ejemplo para aplicarles un formato. Si tras seleccionar un rango de celdas
se realiza otra selección en otro lugar de la hoja, se observa cómo la primera
de las selecciones desaparece (se deselecciona). Para realizar la selección de
varios rangos a la vez hay que tener en cuenta las siguientes indicaciones:

 Realizar la selección de un rango como ya se ha indicado.

 Pulsar la tecla Ctrl y manteniéndola pulsada, realizar una nueva
selección con el ratón.
 Manteniendo la tecla Ctrl pulsada se puede realizar otra selección, y
otra.... De esta forma se podrán seleccionar tantas celdas o rangos
como sean necesarios aunque estén separados físicamente o aislados.

6.3. Nombres de rangos

Es posible hacer referencia a un rango de celdas por medio de su nombre para
seleccionarlo o utilizarlo en fórmulas. Veamos los distintos modos de
nombrarlos.

Primer método

El primer método conlleva los siguientes pasos:

  Seleccione las celdas que deben llevar el mismo nombre.
 Pestaña Fórmulas // Grupo Nombres definidos // Botón Asignar - Definir
Nombre
 Excel propone como nombre el contenido de la celda que se encuentra
por encima o a la izquierda de la selección.
 Si es preciso, modifique el nombre propuesto y el ámbito de los libros a
los que quiere que se aplique.

Los espacios y los guiones están estrictamente prohibidos en estos nombres.

El botón permite reducir el cuadro de diálogo con la finalidad de modificar el
rango de celdas asociado al nombre.

 Haga clic en Aceptar.

 Defina del mismo modo los demás nombres de las celdas.

Segundo método

Este método presupone que los nombres que desea atribuir existen en la hoja
de cálculo, como los títulos de las columnas o los títulos de filas del rango de
celdas que desea nombrar.
  Seleccione las celdas que contienen los nombres que desea atribuir y
las celdas que desea nombrar.
 Pulse Ctrl Mayús F3.
 Indique dónde se encuentran las celdas que contienen los nombres que
desea asignar.
 Haga clic en el botón Aceptar.

Tercer método

 Seleccione las celdas que desea nombrar.

 Posiciónese en la Barra de fórmulas a la izquierda y escriba el nombre

del rango en el cuadro en blanco, dónde está escrito el nombre de la
primera casilla marcada (A1 en el ejemplo de esta imagen).

 De al Intro y se asignará el nombre.

7. MODIFICACIÓN DE LA APARIENCIA DE UNA HOJA

DE CÁLCULO
Hay que tener en cuenta que este apartado se refiere únicamente a la apariencia o
presentación de los datos del libro, que no alteran para nada el contenido de las
celdas.

Tome nota
Aunque el objetivo principal de Excel es calcular datos mediante fórmulas (además de
funciones de ordenación y control de esos mismos datos), no cabe duda de que una
buena presentación de los datos es fundamental, tanto para el trabajo de análisis
como para la presentación impresa de los mismos.

7.1. Formato de celdas

La intersección de una fila y una columna es una celda.
Cada celda está referenciada por un único par de coordenadas llamadas
referencia de la celda, y ocupa un lugar único en la hoja de cálculo, donde se
puede almacenar y visualizar información.

Por ejemplo, la intersección de la columna A y la fila 10 tiene la referencia A10.

Todo nuestro trabajo lo vamos a desarrollar en base a las celdas.

Es en las celdas donde introducimos los datos para trabajar con ellos, o
simplemente para guardarlos.

Si escribimos la palabra "DATO" y pulsamos Intro, dicha palabra se guardará

en la celda. De esta manera podremos ir introduciendo todos nuestros datos.

Celda activa

La celda activa es aquella en la que estamos introduciendo los datos. Si, por
ejemplo, escribimos la palabra "DATO", veremos que la celda se remarcará con
unos bordes gruesos en color negro, ésta es la celda activa. Si ahora pulsamos
Intro, la celda activa pasará a ser la siguiente y la información tecleada quedará
almacenada en la celda.

Si queremos introducir datos en otra celda distinta, sólo tendremos que hacer
clic con el ratón encima de ella, para que pase a ser la celda activa.

Alineación

En el cuadro de Control del texto tenemos las siguientes opciones:

o Ajustar texto: amplía la altura de la fila para que quepa todo el

contenido de la celda para ese ancho de columna.
o Reducir hasta ajustar: reduce el tamaño del contenido de la
celda hasta que quepa todo el contenido de la celda para ese
ancho de columna.
o Combinar celdas: se aplica sobre un rango de celdas
adyacentes y permite combinar su contenido; la referencia a la
celda resultante es la equivalente a la posición que ocuparía la
celda superior izquierda.

Por último, en el recuadro orientación podemos especificar el giro del texto de

la celda (pinchando y arrastrando en el gráfico, o especificando el giro en
grados), o bien poner el texto con las letras una encima de otra (distinto a
girarlo 90º: en este caso se sitúan las letras horizontales pero una sobre otra).
También se pueden realizar algunas de esas operaciones desde la Barra de
herramientas de formato:
Alineación horizontal izquierda, centro y derecha; combinar

celdas: 

Reducir y aumentar sangría izquierda: 

Fuente

La tercera solapa, "Fuente", permite cambiar la fuente y el color del documento,

de forma muy similar a la ofrecida por Word, aunque con menos formatos que
éste.

Bordes

En el formato de celdas, al que accedemos mediante la combinación de teclas

Ctrl + Mayús + M o bién pulsando sobre la esquina de despliegue de la solapa
de inicio, en su sección Fuente, podemos modificar los bordes de una celda o
rangos de celdas, de forma análoga a las tablas de Word.

También podemos cambiar los bordes de forma rápida desde la sección

Fuente, en la cinta de Inicio, aunque únicamente con el borde predeterminado
(si queremos cambiar el formato de borde debemos acudir a la ventana
de Formato / Celdasseñalada anteriormente).

Incluso podemos dibujar los bordes pinchando y arrastrando con el ratón.

Existe también una Barra de herramientas de bordes. En Excel la "goma de

borrar" no combina celdas, sino que borra la línea dibujada.

Relleno

La solapa "Tramas" contiene tanto el color de relleno de la celda como

las tramas de la misma. Podemos configurar ambas independientemente.

En la Cinta de Inicio, en la sección Fuente, podemos acceder directamente al

color de relleno de las celdas, pero no a las tramas.

Color de relleno de celdas y color de texto:

Protección
Por último, en la solapa "Proteger" podemos proteger o desproteger celdas
individuales de la hoja de cálculo.

Por defecto todas las celdas aparecen marcadas como "bloqueadas", de modo que al
activar la protección de la hoja de cálculo mediante el menú Revisar, Icono Proteger
hoja, se protegerán todas las celdas y no se podrá modificar ninguna. Lo habitual en
estos casos es precisamente desbloquear las celdas donde queremos permitir que los
usuarios modifiquen los datos, quedando bloqueados todas las demás; por tanto, al
proteger la hoja los usuarios sólo podrán escribir en las celdas desprotegidas.

7.2. Anchura y altura de las columnas y filas

Tanto la altura como la anchura de las columnas y filas puede ser modificada, tal y
como vamos a ver a continuación:

Ancho de la columna/alto de la fila

Se selecciona cada columna que corresponda a un mismo ancho (o cada fila que
corresponda a un mismo alto); si se trata de una única columna/fila, no la seleccione.
Se señala la línea vertical que se encuentra a la derecha de una de las columnas
correspondientes (o la línea horizontal situada sobre la cifra de una de las filas):
El puntero del ratón cambiará de aspecto.

Se hace clic y se arrastra sin soltar el botón del ratón.

El nuevo ancho (alto) queda reflejado por una línea punteada.

Se suelta el botón del ratón cuando el ancho (alto) sea el deseado.

Tome nota
El ancho de una columna se calcula en número de caracteres (y en píxeles) y el alto
de fila, en puntos (y en píxeles). Por razones de ahorro de memoria, conviene que
aplique esta técnica a las hojas en vez de efectuar inserciones de filas y de columnas.

Los anchos de columna se calculan en función de la introducción de la celda más larga

de la columna y los altos de fila se basan en la introducción de celda más alta de la
fila.

Para un ancho de columna, haga doble clic en la línea vertical situada a la derecha de
la letra de la columna correspondiente.

Para el alto de fila, haga doble clic en la línea horizontal situada encima del número de
la fila.
7.3. Ocultando y mostrando columnas
Para poder mostrar una fila o columna debe seguir los siguientes pasos:

 Seleccione una fila o una columna en cada lado de las filas o columnas ocultas
que desee mostrar.
 En la Pestaña Inicio // Grupo Celdas // Botón Formato // Visibilidad -
ocultar y Mostrar. Seleccione ocultar o mostrar Fila o Columna .

7.4. Formato de la hoja de cálculo

Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede
aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados.
Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, en la
Pestaña Inicio tendrá todas las características de formato para el texto.

Girar texto y bordes:

Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo
de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente
anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estén
girados los mismos grados que el texto

Agregar bordes, colores y tramas:

Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo,
puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o
sombrear celdas con una trama con color. Puede hacerlo automáticamente en
el Grupo Estilos / Dar formato como Tabla.

7.4.1. Formato de números

Podemos utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los

números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato
de número no afecta al valor real de la celda que Excel utiliza para realizar los
cálculos. El valor real se muestra en la barra de herramientas.
  Formato de número General

El formato de número General es el formato predeterminado.

En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General
se muestran tal como se escriben.

Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el

número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y
utiliza la notación científica para números grandes.

 Formatos de número
integrados.

 Excel contiene numerosos

formatos de número
integrados. 

 Para obtener una lista de

ellos, La pestaña Inicio //
Grupo Número // en el
desplegable superior.
7.4.2. Formato de celdas y lista
Veamos los puntos más importantes:

Aplicar un autoformato a un rango o una lista: Para aplicar formato a toda

una lista u otro rango que tenga elementos distintos (por ejemplo, rótulos de
columna y fila, totales generales y datos de detalle), se puede aplicar un
autoformato. Este diseño utiliza formatos distintos para los diversos elementos
del rango o de la lista.

Crear y aplicar un estilo: Para aplicar varios formatos en un solo paso y estar
seguro de que las celdas tienen un formato coherente, puede aplicar un estilo a
las celdas. Excel incluye estilos que puede utilizar para aplicar formato a los
números como monedas, porcentajes o con puntos para separar los millares.
También puede crear estilos propios para aplicar una fuente y un tamaño de
fuente, formatos de números, bordes de celdas y sombreado, así como para
proteger las celdas de cambios. Si los datos están en un esquema, se puede
aplicar un estilo a cada nivel del esquema.

Copiar formatos de una celda o un rango a otro: Si ya hemos aplicado

formato a algunas celdas de una hoja de cálculo, se puede utilizar el
botón Copiar formato para copiar el formato en otras celdas.

Extender automáticamente formatos: Cuando esta opción está activada, el

formato se extiende automáticamente al introducir filas al final de un rango al
que ya ha aplicado formato. Podemos activar o desactivar el formato
automático.

7.4.3. Aplicar formato a celdas basándose en

condiciones específicas

Puede supervisar los resultados de las fórmulas u otros valores de celdas

mediante la aplicación de formatos condicionales.

Cuando cambian las condiciones: Si el valor de la celda cambia y ya no

cumple la condición especificada, Microsoft Excel borra el formato de la celda
pero deja aplicada la condición de modo que se aplique de nuevo el formato
cuando la condición se cumpla.
Libros compartidos: En un libro compartido, los formatos condicionales
aplicados antes de que se compartiera el libro seguirán activos; sin embargo,
no se podrán modificar los formatos condicionales ni aplicarse nuevos formatos
mientras el libro esté compartido.

Informes de tabla dinámica: Si intenta aplicar formatos condicionales a las

celdas de un informe de tabla dinámica, los resultados serán imprevisibles.

A todas estas opciones podemos acceder mediante el desplegable de Formato

condicional que encontramos en la cinta de opciones de Inicio, en su
apartado de Estilos.

7.5. Cambio de nombre de una hoja de cálculo

Para cambiar el nombre de una de las hojas de cálculo el procedimiento es
sencillo. Situándonos sobre la hoja activa, pinchamos sobre su nombre con el
botón derecho del ratón y en el menú contextual elegimos cambiar nombre.
También podemos hacer doble click sobre el nombre. Se obtendrá en ambos
casos el mismo resultado, el nombre se pondrá con fondo negro y se podrá
escribir para modificarlo.

7.6. Formatos condicionales

Se puede, por ejemplo, mostrar en rojo solamente las celdas de una tabla que
contenga una cifra superior a 1000. Podemos cambiar los formatos de una
celda o rango de celdas en función de hasta tres condiciones.

 Seleccione las celdas correspondientes.

 Pestaña Inicio // Grupo Estilos // Formato Condicional // nueva Regla

Se puede elegir entre:

 Aplicar formato según valores de las celdas, según una fórmula,...

 Valor de la celda: si la condición se basa en el valor contenido en las celdas
(constante o resultado de fórmula).
 Fórmula: si la condición se basa en una fórmula lógica.

En el primer caso, seleccione un operador de comparación y un valor de

comparación.

En el segundo caso, precise la fórmula lógica (el resultado de este tipo de

fórmula es VERDADERO o FALSO).
Si la condición se basa en una fórmula, comience a escribir con el signo (=).

 Haga clic en el botón Formato.

 Utilice las opciones de las fichas Número, Fuentes, Bordes y Relleno para
definir el formato que desea aplicar a las celdas si se cumple la condición
especificada.
 Haga clic en Aceptar.

Para establecer otros formatos a aplicar según otras condiciones (en particular,
para definir un formato si la condición anterior no ha sido verificada), siga el
mismo procedimiento y vaya añadiendo nuevas reglas. También puede
administrarlas desde Administrar Reglas.

El formato de celdas se modifica automáticamente cuando el contenido de la

celda varía

7.7. Autoformatos o estilos predefinidos

Un estilo permite guardar una presentación utilizada frecuentemente con el fin
de aplicarla rápidamente a otras celdas.

Excel asigna automáticamente un formato distinto a las celdas de "título" (fila

superior y columna izquierda). Con los autoformatos y estilos predefinidos
podemos determinar qué formatos automáticos queremos aplicar: fuente,
bordes, etc.

Aplicar un estilo

Una vez hemos creado el estilo, el siguiente paso es aplicarlo, siguiendo los
siguientes pasos:

 Seleccione las celdas a las que desea aplicar el estilo.

 Pestaña Inicio // Grupo Estilos // Botón Estilos de Celda y en la parte
superior aparecen los estilos personalizados, sólo tenemos que picar en
el que queremos aplicar.

Administrar los estilos existentes

Para cambiar un estilo debemos modificarlo de la siguiente forma:

 Pestaña Inicio // Grupo Estilos // Botón Estilos de Celda y en la parte

superior aparecen los estilos personalizados, pinchamos encima del
 deseado con el botón derecho y en el menú contextual elegimos
Modificarlo.
 Efectúe las modificaciones y, a continuación, haga clic en el
botón Aceptar.
 Haga clic de nuevo en el botón Aceptar.

A partir de ese momento, observará que el estilo ha cambiado y pasando el

ratón sobre él, verá inmediatamente sus efectos en la celda o celdas
seleccionadas (activa).

Eliminar un estilo

Eliminar un estilo de los existentes sigue un proceso análogo al caso anterior.

Para ello:

Seleccione la pestaña Inicio // Grupo Estilos // Botón Estilos de Celda. en la

parte superior aparecen los estilos personalizados. Pulse sobre el que desee
eliminar con el botón derecho y en el menú contextual elegimos Eliminarlo.

Se realiza la eliminación inmediatamente.

8. FÓRMULAS

8.1. Operadores y prioridad

Existen cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético,
comparación, texto y referencia.

Se emplea una fórmula cuando queremos definir el contenido de una celda en

función de valores ya existentes en otras celdas de la misma hoja o de otras
hojas del mismo libro.

Una fórmula puede incluir operadores (signos matemáticos), funciones (como

SUMA, que calcula la suma de un rango de celdas, referencias a celdas),
rangos o nombres de rangos, y también números o texto.

Vamos en este apartado a desarrollar esta funcionalidad de Excel.

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la

fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da
un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma.

Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al

resultado. =5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, del siguiente

modo, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo
que se obtiene 21. =(5+2)*3

Igual sucede cuando no trabajamos con números directos, sino con el

contenido de las celdas, como en el siguiente ejemplo. Los paréntesis que
rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25
primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas
D5, E5 y F5: =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

8.2. Escritura de fórmulas

Para escribir fórmulas en una celda de nuestra hoja de cálculo debemos

realizar una serie de sencillos pasos que vamos a ver a continuación:
fórmulas

Active la celda en la que desea mostrar el resultado.

Teclee el signo = (El modo de trabajo indicado a la izquierda de la barra de

estado se convierte en el modo Introducir.)

Haga clic en la primera celda incluida en el cálculo.

Esta celda se muestra enmarcada por un borde en movimiento; su referencia

aparece en la barra de fórmulas y el modo de trabajo es el modo Señalar.

Introduzca el operador matemático correspondiente al cálculo que desea

efectuar:

Haga clic en la celda siguiente incluida en el cálculo, si fuese necesario,

introduzca un nuevo operador matemático y, a continuación, siga creando la
fórmula.

Tome nota

También puede introducir directamente un valor en lugar de utilizar el contenido

de una celda.

Las celdas que intervienen en el cálculo aparecen enmarcadas con diferentes

colores durante la creación de la fórmula.

Siga la evolución de la fórmula en la barra de fórmulas:

 Si utiliza varios operadores matemáticos, si fuese necesario, complete la

fórmula. Utilice paréntesis para agrupar los valores y respetar las
prioridades.

Ejemplo

=10/2*3 no obtendrá el mismo resultado que =10/(2*3).

 Cuando aparezca la última celda, valide ya sea con la tecla Intro o

haciendo clic en   de la barra de fórmulas.
El resultado aparece en la celda, pero el contenido real de la celda es la
fórmula que aparece en la barra de fórmulas cuando esta celda está activa.

Si usted conoce las referencias de las celdas, puede escribirlas con el teclado (es más
mostrarlas con el ratón o con las teclas de dirección). Las fórmulas de cálculo pueden
máximo 1024 caracteres.

Las fórmulas de una tabla se vuelven a calcular automáticamente cuando

modifica valores presentes en las fórmulas. Si el tiempo de recálculo es
demasiado importante, puede bloquear esta operación automáticamente
activando una de las opciones: Automático excepto tablas o Manual
(Pestaña Archivo - Botón opciones - Fórmulas). Si desactiva el modo
cálculo automático, podrá proseguir el cálculo manualmente utilizando F9.

Cuando se cambia una fórmula de cálculo, los nombres de las celdas que la
componen aparecen con colores diferentes en la barra de fórmulas. En la hoja
de cálculo, cada celda o rango de celdas que existen en la fórmula están
encuadradas con un borde del mismo color. La paleta de fórmulas facilita la
inserción de funciones en las fórmulas de cálculo.

8.3. Copia de fórmulas

Las fórmulas, al igual que los números y textos incluidos en una celda, pueden
copiarse de unas a otras celdas, mediante la opción de Copiar y Pegar.
Seleccionando la celda que contiene la fórmula, se pulsa el
botón Copiar oControl+C, y se procede a pegarla (Control+V) en otras
celdas. El propio programa modificará las relaciones de celdas requeridas en la
fórmula original para adaptarla a la nueva ubicación de la fórmula pegada.

8.4. Referencias relativas, absolutas y mixtas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de
cálculo e indica a la aplicación en qué celdas debe buscar los valores o los
datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar
datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar
el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a
las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a
celdas de otros libros se denominan vínculos.
Al copiar y pegar fórmulas seguramente nos encontraremos con que las
referencias a celdas han cambiado, tanto en fila como en columnas; por
ejemplo, en el caso anterior en que en A3 escribíamos la fórmula "=A1+A2", al
copiar y pegar la fórmula en B3, se pega la fórmula "=B1+B2", y al pegarla en
B7 obtenemos "=B5+B6".

Esto no es en absoluto un perjuicio, ya que precisamente en muchas ocasiones

es más interesante copiar fórmulas "relativas", por ejemplo, una fórmula que
sume todos los números de una columna, o que multiplique la celda de la
izquierda por 18% para obtener el valor del IVA. Sin embargo, en otras
ocasiones podemos necesitar justo lo contrario, que al copiar y pegar fórmulas
se haga referencia siempre a la misma celda de la hoja de cálculo o del libro.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo que compara varias posibilidades de
créditos hipotecarios, podemos incluir en una celda el tipo de EURIBOR, que
deberá ser el mismo para toda la hoja, y en caso de que cambie su tipo con
variar únicamente esa celda se actualizan los cálculos para toda la hoja.

Relativas

Por defecto, en Excel todas las referencias son relativas; es decir, cambiarán
en las fórmulas, cuando se integren en otro lugar. De este modo, la celda A1
identifica una referencia relativa, pues variará cuando se integre un una fórmula
en distinto lugar.

Absolutas

Esas referencias a celdas que no deben variar aunque se copien y peguen

fórmulas que se refieran a ellas se denominan referencias absolutas. Excel las
distingue anteponiendo el símbolo "$" antes de la fila o de la columna. Por
ejemplo, "$A$1" es una referencia absoluta a la celda A1, mientras que "A1",
como vimos, es una referencia relativa.

En el ejemplo que estábamos considerando anteriormente, si ponemos en A3

la fórmula "=$A$1+A2" y la copiamos y pegamos en B3, la fórmula pegada
sería "=$A$1+B2", y al pegarla en B7 "=$A$1+B6". Las referencias relativas
siguen cambiando, pero las absolutas no. El "$" es como un "ancla" que impide
que se varíen las referencias.

Mixtas
Podemos considerar también referencias mixtas, en las cuales anclamos sólo
la fila o la columna de las celdas copiadas y pegadas. Por ejemplo, si ponemos
en A3 la fórmula "=A$1+A2" ancla únicamente la fila de A1, así que al pegarla
en B3 tendríamos "=B$1+B2", sin cambiar el "1" (anclado por el "$") pero sin
problemas para cambiar la A por la B. En cambio, al pegarla en B7 tendríamos
"=B$1+B6", sigue sin cambiar el "1" pero no hay problemas en cambiar las
demás. Las distintas aplicaciones reales con las que trabajemos demandarán
que usemos un tipo de referencia absoluto, relativo o mixto.

Tome nota

Hay una forma rápida de configurar las distintas referencias absolutas, relativas
y mixtas, con la tecla F4, pulsada sucesivas veces sobre una referencia a una
celda cambia entre referencia relativa (A1), absoluta ($A$1), anclando fila (A$1)
o anclando columna ($A1).

8.5. Referencias externas y vínculos

Podemos hacer referencias en las fórmulas a celdas o rangos situados en otras
hojas de cálculo del mismo libro, situando ante la referencia de la celda el
nombre de la hoja seguido del signo "!". Por ejemplo, la fórmula "=Hoja1!A1 +
Hoja2!A1" suma las celdas A1 de las hojas 1 y 2 del libro actual.
De forma más sencilla, al introducir la fórmula podemos hacer clic con el ratón
en la solapa de la hoja correspondiente, y desde ahí seleccionar las celdas con
las que queremos operar. Incluso es posible hacer referencias a otros libros
(otros archivos), aunque no es muy recomendable manejar datos en distintos
archivos, ya que perdemos el control sobre ellos.

Por último, como ya se ha indicado, las operaciones y fórmulas en Excel

también admiten nombres de rangos, tanto de la hoja actual como del libro

actual o de otros libros externos. En esta página  de Office puede ampliar la
información sobre referencias externas.

8.6. Resolución de errores en las fórmulas

Excel detecta automáticamente los posibles errores y resultados no deseados
en las fórmulas, e informa de ellos en pantalla, pero permite seguir trabajando
con la hoja de cálculo (puede que el error se deba a que faltan datos por
introducir).

Veremos a continuación los distintos tipos de errores y sus posibles causas y

soluciones
9. FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando
valores específicos en un orden particular. Una de sus principales ventajas es
que ahorran tiempo al no ser necesario que las escribamos, pues el propio
programa las integra.

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para
obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una
función es:

 Insertar un signo igual (=).

 Seleccionar el nombre de una función de Excel (SUM, por ejemplo, es el
nombre de la función para la adición).
 Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para
hacer el cálculo.

Veamos a continuación que tipos de funciones son las más utilizadas y el modo
de utilizarlas.

9.1. Funciones matemáticas predefinidas en la hoja

de cálculo
Excel dispone de un listado organizado por categorías de funciones integradas,
pero aquellas de tipo matemático que más habitualmente se utilizan, están
dispuestas en un botón específico de la cinta de Fórmulas, representado con el
símbolo de Sumatorio.

Para su inserción siga estos sencillos pasos.

 Active la celda en la cual desea mostrar el resultado y por tanto insertar

la función.
 Pestaña Fórmulas // Autosuma o   (a la izquierda de la barra de
fórmula) o Mayús F3.
 Automáticamente Excel habrá colocado la función seleccionada con su
signo = previo, y los paréntesis contenedores de los parámetros o
argumentos a incluir en la función.
 A partir de este momento, podremos incluir los valores para los
argumentos, o seleccionar las celdas contenedoras de los mismos.

Las funciones más comunes son las de Suma, Promedio, Contar números,
Valor máximo y Valor mínimo.
Si pulsamos directamente sobre el botón primero, Insertar función, nos aparece
una ventana flotante, en la que podemos seleccionar las funciones que
queramos.

En esta misma ventana, la categoría Usadas recientemente muestra la lista

de las últimas funciones que ha utilizado así como las más corrientes. La
categoría Todas muestra todas las funciones disponibles.

 Para buscar una función concreta, puede introducir en el cuadro Buscar

una función bien el nombre exacto de la función, bien la descripción del
uso que desea hacer y, a continuación, valide la búsqueda haciendo clic
en el botón Ir o pulsando el botón Intro.
 En el cuadro Seleccionar una función, haga clic en la función buscada
para seleccionarla.

Cuando usted selecciona una función, aparece debajo del cuadro la sintaxis de
dicha función así como la descripción correspondiente.

9.2. Reglas para utilizar las funciones preferidas

Como ya hemos señalado, una función es una fórmula predefinida por
Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado que
aparecerá directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier
función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Y sigue las siguientes reglas:

 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No deje
espacios antes o después de cada paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
 Los argumentos deben de separarse por punto y coma ";".

 Ejemplo

 Tomemos como ejemplo la siguiente función Suma: =SUMA(A1:C8)

 El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas
las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8. Así la función anterior
sería equivalente a:

 =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C
2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

 Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden tener

funciones anidadas dentro de la fórmula. Por
ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

 Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o

cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información

Tipos de formuas
3. Funciones de matemáticas y trigonometría

Además de los operadores estándar de sumas, multiplicaciones, etc., Excel

incluye funciones para poder efectuar estas operaciones sobre rangos
amplios: SUMA(), PRODUCTO(), POTENCIA()...

También se incluyen funciones matemáticas diversas, como:

 FACT(), factorial de un número.

 LOG(número, base), logaritmo de un número en una base especificada.
 RAIZ(), raíz cuadrada.
  ENTERO() elimina todos los decimales de un número.
 TRUNCAR() permite especificar los decimales de un número.
 REDONDEAR() redondea un número, con los decimales que deseemos.
 REDONDEAR.MAS() y REDONDEAR.MENOS() permiten redondear por
exceso y por defecto.
 ALEATORIO() devuelve un número aleatorio entre 0 y 1, útil para efectuar
simulaciones.
 PI() es el número pi.
 Como curiosidad, NUMERO.ROMANO() convierte un número en su
equivalente en números romanos.

Por último, señalemos que Excel dispone de una amplia librería de funciones
para operar con matrices. Navegando por la propia ayuda de Excel
encontraremos todas ellas.

De igual modo, Excel incluye una amplia variedad de funciones

trigonométricas: SENO(), COS(), TAN()...

9.3.4. Funciones estadísticas

Son muchas las que nos presenta el asistente de búsqueda de las mismas,
pero como más habituales, dispondremos de:

 CONTAR() cuenta el número de celdas con números de un rango.

 CONTARA() cuenta el número de celdas rellenas, tengan números o texto.
 CONTAR.BLANCO(), por el contrario, cuenta el número de celdas sin rellenar
de un rango.

Excel permite realizar muchas operaciones estadísticas sobre un región de

datos, por ejemplo:

 PROMEDIO() (la media aritmética).

  MODA(), MEDIANA(), VAR() (la varianza), DESVEST() (desviación
estándar), MAX() (el valor máximo), MIN() (el valor mínimo), etc.

También incluye funciones estadísticas más complejas. Por

ejemplo, POISSON (número_de_sucesos; media; acumulado) la cual nos
permitiría obtener la distribución de Poisson.
9.3.7. Funciones lógicas

Las de uso más común son:

  VERDADERO y FALSO. o NO() cambia VERDADERO por FALSO y
viceversa. 
 O() necesita varios valores lógicos como argumento, y devuelve VERDADERO
si es verdadero cualquiera de ellos, sólo devuelve FALSO si son todos falsos. 
 Y() necesita varios valores lógicos como argumento, y devuelve VERDADERO
si todos ellos son verdaderos, y FALSO si cualquiera de ellos es falso. 
 SI(prueba lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso), la función condicional, es
la función lógica más importante. Si una prueba lógica (típicamente una
referencia a una celda, o una operación con celdas) es verdadera, asigna el
valor del segundo argumento; si es falso, lo hará el valor del tercer argumento.
Se puede dejar alguno de los valores en blanco, en cuyo caso Excel dejará la
celda vacía. 
 Existen otras funciones como CONTAR.SI(rango; criterio) y SUMAR.SI(rango;
criterio) que actúan sobre el rango especificado únicamente si se cumple el
criterio especificado.

10. INSERCIÓN DE GRÁFICOS PARA REPRESENTAR

LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA HOJA DE
CÁLCULO
Excel nos permite representar gráficamente la información contenida de la hoja
de cálculo, tanto en la misma hoja como en otra hoja nueva. La principal
ventaja que ofrecen es que los gráficos se actualizan automáticamente cuando
se cambian los datos a los que hacen referencia.

Al menos parte de los datos deben ser de tipo numérico. No tiene sentido
representar gráficamente los textos. Sin embargo, los rótulos de esos datos sí
suelen ser de tipo texto.

10.2. Creación de un gráfico

A la hora de crear un gráfico con los datos de nuestra hoja de cálculo debemos
tener en cuenta lo siguiente:

 Si las celdas que contienen los datos que se desea mostrar en el gráfico se
encuentran en un único bloque de celdas, se selecciona dicho bloque.
 Si las celdas que contienen los valores correspondientes al gráfico no se
encuentran en el mismo bloque, se efectúe la selección utilizando el método de
selección de rangos de celdas no adyacentes (utilizando la tecla Ctrl).
Para que Excel pueda analizar correctamente los datos, es necesario
comprobar que los bloques de celdas seleccionados (no adyacentes)
constituyan una forma rectangular.

En este ejemplo seleccionamos los nombres, sueldos, íntegros, y líquidos,

después:

 Pestaña Insertar // Grupo Gráficos y

 Seleccione el Tipo de gráfico y a continuación, el Subtipo de
gráfico con los desplegables.

Excel 2010 no lanza el asistente de versiones anteriores, sino que coloca

automáticamente el gráfico en la hoja como objeto.

Luego mediante el menú contextual del botón derecho del ratón podremos
modificar las opciones de:

 Cambiar tipo de gráfico.

 Seleccionar datos.
 O mover el gráfico a otro hoja.

Cuando se selecciona un gráfico incrustado, creado a partir de datos

adyacentes, aparecen unos rangos de celdas coloreadas; estas celdas aplican
el formato a los datos de la hoja de cálculo utilizados en el gráfico:

 Las series aparecen rodeadas de un rectángulo verde.

 Las categorías aparecen rodeadas de un rectángulo violeta.
 Los puntos de datos aparecen rodeados de un rectángulo azul.

Mueva, si fuese necesario, el gráfico como cualquier otro objeto: sitúe el

puntero en uno de los bordes del objeto y arrástrelo. También puede cambiar
las dimensiones del objeto arrastrando uno de los controladores.

Salvo si usted interviene, todo gráfico está vinculado a los datos de origen: si
esos datos cambian, el gráfico cambia

10.3. Modificación de un gráfico

Si fuese necesario, seleccione el gráfico. Haga clic en el botón derecho del

ratón sobre alguna parte del gráfico que no contenga objetos (series, área del
gráfico,...)
  En el menú contextual pinche la opción Cambiar Tipo de Gráfico.
 Elija el tipo de gráfico.
 Haga un doble clic en el subtipo elegido.

La opción Seleccionar Datos que se encuentra en el menú contextual antes

mencionado permite volver a definir las diferentes series del gráfico.

Modificar la escala del gráfico

Para modificar la escala del gráfico siga los siguientes pasos:

 Seleccione el eje de valores.

 Haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione Formato del eje.
 Efectúe los cambios deseados.
 Haga clic en el botón Cerrar.

Modificar el color, trama, borde...

Para modificar estos parámetros de un gráfico ya realizado, debemos

seleccionar cualquiera de los elementos de contenido (barras, columnas, ...):

 Seleccione el elemento y haga clic con el botón derecho del ratón y

seleccione dar formato a la serie de datos.
 Escoja la opción Relleno ó Color del borde o Estilo del borde,...
 Utilice las diferentes características que se encuentran en estas
opciones, para dar el formato deseado. - 

En esta versión de Excel, conforme se van aplicando características en la

ventana, las vamos viendo en el gráfico de forma automática.

Para aplicar un degradado, elija primero los Colores del degradado (si elige

Preestablecer, elija a continuación un degradado preestablecido) y, a
continuación, defina el tipo del degradado:

 Para aplicar una textura o una imagen, seleccione Relleno con Imagen o
Textura.
 Si prefiere aplicar una trama al elemento, haga clic Relleno de Trama y
seleccione, a continuación, el color de fondo (Segundo plano) y el color
de la trama (Primer plano).
 Cerrar.
 10.4. Borrado de un gráfico
 Para borrar un gráfico situado dentro de una hoja, seleccionamos el
mismo (el área del gráfico) y pulsamos la tecla Supr.
  Para borrar un gráfico situado en una hoja nueva, se borra la hoja
correspondiente (por ejemplo, con botón derecho del ratón sobre la hoja,
opción "Eliminar").

Eliminar el objeto de gráfico sin eliminar también la hoja de
datos le permite crear una nueva tabla o gráfico a partir de los
datos de la hoja. Solamente debemos eliminar la hoja de datos
si no se necesita esta información para crear otro objeto
incrustado en Excel.

11. INSERCIÓN DE OTROS ELEMENTOS DENTRO DE

LA HOJA DE CÁLCULO
Excel permite introducir imágenes, autoformas, WordArt, SmartArt y otros
elementos dentro de una hoja de cálculo.

A diferencia de lo que ocurría en Word, las imágenes no quedan asociadas a

ninguna celda ni otro elemento, sino que se quedan "flotantes" dentro de la
hoja de cálculo.

En el Módulo o cinta de botones Insertar tenemos varias opciones para

introducir estos elementos. Veamos los mismos a continuación.

11.2. Autoformas
Para poder insertar una autoforma al trabajo que está realizando en la hoja de
cálculo, debe realizar lo siguiente:

 En la Pestaña Insertar // Grupo ilustraciones // Desplegable Formas.

 Seleccione la Forma que desea pulsando sobre el pequeño ángulo o flecha
inferior, haga clic en la autoforma que desea insertar y luego posiciónese en la
hoja de cálculo y dibuje la forma en el lugar deseado. Habrá comprobado que
mediante clic y arrastrando el ratón sobre la pantalla, la autoforma cambiará su
tamaño y aspecto.
 Si desea mantener la proporcionalidad de la autoforma al dibujarla sobre la
hoja, mantenga pulsada la tecla Mayúsculas al tiempo que arrastra el ratón
sobre la superficie del área de celdas.
 Al igual que con los objetos de imagen, podrá modificar el tamaño de la
forma dibujada, mediante los tiradores de arrastre que rodean la
autoforma al ser ésta seleccionada.

11.3. Textos artísticos

Para poder trabajar con los textos artísticos, que en Excel se
denominan WordArt lo único que debe hacer es:

 En la Pestaña Insertar // Grupo Texto // WordArt.

 Seleccione el WordArt que desee.
 Una vez insertado el cuadro en la hoja de cálculo, modifique el texto.
  Con el WordArt activado aparecerá una nueva pestaña al final de
todas, Formato.
 Ahí puede modificar todas las opciones del WordArt.

Para el caso de las ilustraciones gráficas denominadas SmartArt, en las que

también se puede introducir texto, el proceso es similar. Sencillamente deberá
seleccionarse el icono correspondiente, situado en el grupo Ilustraciones. Una
vez seleccionado el elemento que deseamos, de la ventana flotante que nos
aparecerá, sólo debemos rellenar los campos de texto que nos son solicitados
en la ventana de escritura específica.

11.4. Otros elementos

En el Módulo Insertar podemos insertar objetos de otras aplicaciones distintas
a Excel. En particular, permite insertar y añadir en Excel objetos de otras
aplicaciones de Microsoft Office como Word y PowerPoint así como editar el
contenido y algunas características de los mismos.

Otros elementos comunes de inserción en hojas de cálculo, cuando trabajamos

con texto, especialmente, lo componen las denominadas "viñetas" que habrán
de gestionarse mediante la inserción de símbolos (conocidos también como
caracteres especiales).

Si desea insertar un símbolo en su hoja de cálculo, realice lo siguiente:

 Haga clic en la posición en que desee insertar el símbolo.

 En el menú Insertar, haga clic en Símbolo y elija la ficha Símbolos.
 En el cuadro Fuente, haga clic en la fuente que desee.
 Haga doble clic en el símbolo que desee insertar.
 Haga clic en Cerrar.

Vea en el siguiente video la explicación de la inclusión de viñetas, que, como

podrá comprobar se gestionan mediante la misma funcionalidad de Excel.
12. IMPRESIÓN
Para realizar una impresión correcta de nuestros datos debemos tener en
cuenta algunos parámetros, tales como la configuración o formas de impresión.

Zonas de impresión

El área de impresión corresponde a la parte de la hoja que debe imprimirse.

 Seleccione la parte que desea imprimir. Para ello puede arrastrar el

ratón o bien pulsar las esquinas superior izquierda e inferior derecha
manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas. De este modo verá cómo
queda seleccionada el área correspondiente.
 Pestaña Diseño de página // Grupo configurar Página // Área de
impresión y Establecer Área. Un borde cubrirá la zona seleccionada.

Impresión inmediata

Empecemos con el modo rápido de imprimir nuestra hoja de Excel.

 Active la hoja que desea imprimir.

 Haga clic en botón impresión Rápida que tiene en la Barra de Acceso

Rápido. 

Durante unos instantes, Excel le ofrece la posibilidad de Cancelar la solicitud

de impresión; los datos se transmiten, a continuación, al Administrador de
impresión de Windows y, acto seguido, se imprimen las páginas que
corresponden a la hoja activa.

Opciones de impresión

Para comenzar abrimos la opción imprimir de la siguiente manera:

 Pestaña Archivo // opción Imprimir.

 En la parte superior podemos pulsar el botón imprimir y seleccionar el
número de copias.
 Debajo seleccionamos la impresora y podemos modificar sus
propiedades.
 La opción Hojas activas (activa de modo predeterminado) permite:
o Imprimir la hoja activa, la selección efectuada (de celdas) o todo
el libro.
 La opción Páginas permite imprimir un grupo de páginas, introduzca el
número de la primera página en el cuadro Desde que se encuentra en el
 cuadro Intervalo de páginas e introduzca el número de la última página
que desee imprimir en el cuadro Hasta.
 La opción Intercaladas permite, si imprime varias copias, sacar un libro
completo (1,2,3,...) o sacar todas las páginas 1, luego las 2, luego las
3,...
 Luego podemos definir:
o Orientación: Vertical u horizontal.
o Tamaño de Papel.
o Márgenes.
o Y si queremos ajustar a la impresión a un número de páginas
determinado.

Márgenes

Para configurar nuestra página según nuestras necesidades, procederemos a

definir los márgenes de impresión, veamos cómo:

 Acceda a la Pestaña Diseño de Página // Grupo Configurar página y

botón de Márgenes.
 Introduzca los valores de los diferentes márgenes en los cuadros
correspondientes. Las opciones Encabezado y Pie de página determinan
la posición del texto del encabezado o del pie de página en el margen
superior o en el margen inferior.
 Active las opciones Horizontalmente y/o Verticalmente para centrar la
tabla en el ancho y/o en el alto de la página.

Orientación

Para cambiar la orientación de las páginas (de vertical a horizontal o

viceversa):

 Acceda a la Pestaña de Diseño de Página.

 Haga clic en Orientación.
 Elija la Orientación adecuada.

Encabezado y pie

En la misma ventana flotante de configuración de página se presenta la

pestaña de Encabezado y pie de página.

 Acceda a la Pestaña de Diseño de Página.

 Haga clic en Encabezado y pie de página.
  En cada una de las cajas de texto podrá escribir el texto que desea que
aparezca en todas las páginas.
 Puede generar diferencias para páginas pares e impares, activando la
casilla correspondiente.
 Si activa la opción de Primera página diferente, no se presentarán los
encabezados/pies en ésta.
 Mediante los botones correspondientes, puede personalizar
independientemente tanto el encabezado como el pie de página.

Vista preliminar

Antes de imprimir podemos acceder a una vista preliminar:

 Botón   de la Barra de Acceso Rápido.

 O Pestaña Archivo // Imprimir

En la Pestaña Vista tiene la opción de Zoom:

 Puede graduar el Zoom al porcentaje que desee.

 Ponerlo al 100%.

En esta misma pestaña puede cambiar también las Vistas:

 A diseño de Página, Ver saltos de página, pantalla completa,...

Desde esta pantalla de la Vista preliminar puede acceder a las propiedades

de su impresora, que variarán en función del modelo de ésta. Pero en general
todas ellas ofrecen unas opciones comunes, tales como la orientación del
papel, la calidad de impresión (en modo borrador, normal o alta calidad, lo que
hará que consuman más o menos tinta/tóner y ofrezcan mayor nitidez o
menos), El tipo de papel, el número de copias, o la bandeja de entrada del
papel, en caso de que la impresora disponga de varias de ellas.

Como habrá observado, algunas de estas opciones pueden configurarse desde

el propio Excel y se repiten en la configuración de la impresora específica. Ello
obedece a que el controlador de impresión, que es llamado desde el programa
Excel, pertenece a la propia impresora. Por tanto es una utilidad externa, y de
ahí la duplicidad de algunos de los parámetros de configuración. (la pantalla de
configuración de la impresora es la misma siempre, independientemente de si
es llamada desde Excel, Word, o cualquier otro programa del tipo que sea).

13. TRABAJO CON DATOS

En Excel es interesante el trabajo con los datos que introducimos en nuestras
hojas, por lo que es necesario conocer los puntos que desarrollamos a
continuación sobre validación, ordenación y esquemas de los mismos.

13.1. Validaciones de datos

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer
restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una
celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios
escriban datos no válidos. También se puede permitir que los usuarios escriban
datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También
se pueden incorporar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan
en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los
errores.

13.2. Esquemas

Decida si desea aplicar un esquema a la hoja de cálculo de manera automática

o manual.

 Puede aplicar un esquema manualmente a cualquier hoja de cálculo.

 Puede aplicar un esquema automáticamente a las hojas de cálculo si
tienen fórmulas de resumen que hacen referencia a las celdas de los
datos de detalle. Las columnas que contengan fórmulas de resumen
deben estar situadas a la derecha o a la izquierda de los datos de
detalle, y deben estar preferentemente ordenadas, o las filas que
contengan fórmulas de resumen deben estar situadas por encima o por
debajo de los datos de detalle.

Si no está seguro de si la hoja de cálculo cumple estos requisitos, intente

aplicar el esquema automáticamente y si los resultados no son los que espera,
deshaga la operación y aplique el esquema manualmente.

Los esquemas son útiles para el caso de tablas muy extensas en las
necesario ver los detalles de un grupo de filas o columnas. Podría co
 "ocultar" filas o columnas dinámico.

Para insertar un esquema en su hoja de cálculo de forma manual siga estos

pasos:

o Seleccione el rango de celdas para las que desea trazar el

esquema.
o Para trazar el esquema de la hoja de cálculo completa, haga clic
en cualquier celda de la hoja de cálculo.
o En la pestaña Datos // Grupo Esquema // Subtotales.

Aquí podemos elegir para que cada vez que cambie un campo determinado
aplique una fórmula a otro campo determinado. Si lo que desea es que se
aplique un esquema de forma automática, debe realizar lo siguiente:

 Seleccione las filas o columnas que contienen datos de

detalle.

Normalmente, las filas o las columnas con detalles están

ubicadas junto a la fila o columna que contiene la fórmula
de resumen o un título. Por ejemplo, si la fila 6 contiene los
totales de las filas 3 a 5, seleccione las filas 3 a 5. Si la fila
8 contiene un título que describe las filas 9 a 12, seleccione
las filas 9 a 12.
  En la Pestaña Datos // Grupo
Esquema seleccione Agrupar y esquema y haga clic
en Agrupar.

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla

al lado del grupo.

 Siga seleccionando y agrupando filas o columnas de

detalle hasta que haya creado todos los niveles que desee
en el esquema.

13.3. Creación de tablas o lista de datos

Una lista avanzada es un conjunto de datos conexos que se encuentran en una
hoja de Excel. Excel contiene unas funciones que permiten facilitar la gestión y
el análisis de las listas de datos.

Se pueden definir varios rangos como listas avanzadas en una misma hoja de
cálculo; esto resulta bastante práctico si desea separar los datos en distintos
grupos para analizarlos mejor.

Abra el libro que contiene los datos con los que desea crear una lista
avanzada.
El libro no debe estar compartido.

 Seleccione el rango de datos que desea convertir en lista avanzada.

 Pestaña Insertar // Tabla.
El rango de las celdas seleccionadas convertidas en lista avanzada ahora
contiene:

 Listas desplegables de autofiltros para cada columna.

La Pestaña Diseño, ahora contiene todas características que pueden aplicarse

a la Tabla de datos.

 Cuando aparece la fila de totales, ésta aparece en la parte inferior.

 Para desactivar una lista, haga clic en una celda, una fila o una columna
que se encuentre fuera de dicha lista.
 Para convertir una lista avanzada en rango de celdas, vaya a la Pestaña
Diseño, haga clic en la opción Convertir en rango.
 Confirme la conversión haciendo clic en el botón Sí.

 Si fuese necesario, para modificar la referencia del rango de celdas

seleccionado, haga clic en el botón  efectúe una nueva selección y, a
continuación, haga clic en el botón  para mostrar de nuevo todo el
cuadro de diálogo Crear lista.
 Marque la opción La lista tiene encabezados si los datos seleccionados
tienen un encabezado.
 Haga clic en el botón Aceptar.

13.4. Ordenación de lista de datos, por uno o varios

campos
La ordenación es una de las partes esenciales del análisis de datos. Con esta
funcionalidad, puede poner en orden alfabético una lista de productos, ordenar
cronológicamente una serie de fechas, e incluso ordenar los datos de acuerdo
al color de relleno de fondo o color de fuente que tengan.

Hay tres formas de ordenar datos:

 Alfabéticamente, de forma ascendente.

 Alfabéticamente, de forma descendente.
 por su color, tanto de relleno de la celda como de la fuente.

13.5. Uso de filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de
un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que
cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel
proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

 Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.

 Filtro avanzado, para criterios más complejos.

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado

oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en

gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni
ordenarlo.

13.6. Subtotales
Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos
contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que
contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos
distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación,
seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de
diálogo Subtotales (Pestaña Datos // Grupo Esquema // Subtotales).

En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea

basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos
de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna
o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como
se muestra en la imagen adjunta), podría calcular los subtotales de precios
para cada Área. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de
cálculo.

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

 Botones Ocultar detalles: Cuando las filas de un grupo están visibles,

aparece un botón para ocultar detalles   junto a dicho grupo.
 Botones Mostrar detalles: Cuando se oculta un grupo de filas, el botón
que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para
mostrar detalles  . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se
restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
 Botones Nivel: Cada uno de los botones de nivel numerados   
representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al
hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle
situados debajo del botón en el que se hace clic.

Aquí podemos ver los niveles de Subtotales que nos genera.

14. UTILIZACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS DE

REVISIÓN Y TRABAJO DE LIBROS COMPARTIDOS
En este apartado vamos a estudiar la utilización de las herramientas de revisión
y trabajo de libros compartidos, de esta forma conoceremos perfectamente la
forma de trabajar con libros en esta aplicación. Aprenderemos a insertar
comentarios, proteger tanto una hoja como un libro y profundizaremos en el
control de cambios de la hoja de cálculo, conociendo la forma de usar esta
opción que posee la aplicación.

14.1. Inserción de comentarios

Los comentarios son notas que se escriben para una celda.

 Haga clic en la celda sobre la que desee escribir un comentario.

 En la Pestaña Revisar // Grupo Comentarios // Nuevo Comentario,
escriba el texto del comentario en el cuadro que le aparecerá.
 Si no desea que aparezca su nombre en el comentario, seleccione el
nombre y elimínelo.
 Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.
Al ordenar datos, los comentarios también se ordenan con ellos. No obstante,
en los informes de tabla dinámica, los comentarios no se mueven al cambiar el
diseño del informe.

14.2. Control de cambios en la hoja de cálculo

Este programa de hoja de cálculo puede conservar y mostrar información sobre

cómo se han cambiado los datos. El historial de cambios registra detalles
acerca de los cambios en el libro siempre que se guarda el libro. Puede utilizar
este historial para comprender qué cambios se han realizado y aceptar o
rechazar las revisiones.

Esta posibilidad resulta especialmente útil cuando hay varios usuarios

modificando el mismo libro. También es útil cuando se envía un libro a los
revisores para que escriban comentarios y luego se desea combinar toda la
información en una sola copia tras seleccionar los cambios y comentarios que
se van a conservar. Leyendo el historial de cambios, bien directamente en la
hoja de cálculo o en una hoja de cálculo Historial independiente, puede ver
quién ha realizado cada cambio, qué tipo de cambio era, cuándo se ha
efectuado, a qué celdas ha afectado y qué datos se han agregado o eliminado.

El control de cambios sólo está disponible en los libros compartidos. De hecho,

cuando se activa el control de cambios el libro pasa a ser compartido
automáticamente, aunque es necesario guardarlo en una ubicación accesible
para los demás usuarios
 Resaltar cambios permite configurar Excel para que marque con un
sutil cuadro negro los cambios que el documento sufre. Se abrirá una
ventana en la que es necesario activar la casilla Efectuar control de
cambios al modificar.
 Luego, dispondremos de tres opciones para elegir los cambios que nos
interesan: en función de cuándo se han producido (desde una fecha
concreta, los que están sin revisar, etc.), de quién ha efectuado los
cambios (el nombre de la persona será normalmente el de su usuario de
Windows ) o incluso podremos elegir resaltar los cambios efectuados en
determinadas celdas, marcando la opción dónde.
  Por último, hay que marcar la opción Resaltar cambios en pantalla. Si
lo preferimos también podemos incluir en una nueva hoja los cambios
realizados.

El resultado será que las celdas que hayan cambiado mostrarán un sutil
recuadro enmarcándolas, así como un pequeño triángulo en la zona superior
izquierda de la celda.

Si situamos el cursor sobre la celda, se mostrará un pequeño mensaje

informativo.

 Si consideramos que el cambio no deberá haber sido realizado,

podemos devolver a la celda su aspecto original. Para ello
elegiremos Aceptar o rechazar cambios, desde el botón Control de
cambios de la ficha Revisar.
14.3. Protección de una hoja de cálculo

En este apartado le facilitamos la forma de proteger los elementos de una hoja

de cálculo.

Cambie a la hoja de cálculo que desee proteger.

Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios:
seleccione cada celda o rango, haga clic en el botón derecho del ratón, en
Formato de Celdas, haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de
verificación Bloqueada. Oculte todas las fórmulas que no desee que estén
visibles: seleccione las celdas con las fórmulas, haga clic en el botón derecho
del ratón, en Formato de Celdas, haga clic en la ficha Proteger y desactive la
casilla de verificación Oculta.

Desbloquee los objetos gráficos que desee que los usuarios puedan cambiar.

No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios
puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados,
cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee
que los usuarios puedan modificar.

En la Pestaña Revisar // Grupo cambios // elija Proteger Hoja. Escriba una

contraseña para la hoja. Elija marcando las casillas qué acciones desea
permitir o no a los usuarios.

Tome nota

La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña

cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos
protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, ya que si
pierde la contraseña no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la
hoja de cálculo.

14.4. Protección de un libro

La protección del libro compartido impide a los usuarios desactivar compartir

libro y elimina el historial de las modificaciones. Esta protección se efectúa
antes de compartir el libro.
Abra el libro no compartido.

Pestaña Revisar // Grupo Cambios // Proteger libro.

Elija si la protección será Estructura y/o Ventanas.

Si desea impedir que los demás usuarios desactiven la protección, introduzca

una contraseña.

Confirme la contraseña.

Tome nota

Para desactivar la protección del libro compartido así como su estado, ejecute
Pestaña Revisar - Proteger Libro - Introducir contraseña y confirme el mensaje
que propone desactivar el libro compartido.

14.5. Libros compartidos

Un libro compartido permite a varias personas efectuar modificaciones
simultáneamente en dicho libro.

Antes de compartir un libro, el autor va introduciendo y formateando los datos

que debe contener. Dicho libro se almacenará como libro compartido y se
ubicará en una red interna (y no en un servidor Web) al que podrán acceder los
usuarios con permisos.

Antes de compartir el libro, el autor también tendrá en cuenta que una vez
compartido el libro, algunas funciones no podrán ser modificadas. Por lo tanto,
le sugerimos que configure dichas funciones antes de compartir el libro
(combinación de celdas, formato condicional, validación de datos, gráficos,
imágenes, objetos, hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de
datos, tabla dinámica, protección de libro y de hoja de cálculo y de macros).

Para compartir un libro debemos seguir los siguientes pasos, que como
veremos no tienen dificultad alguna:

 Pestaña Revisar // Grupo Cambios // Compartir libro.

 Active la opción Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.
 Haga clic en el botón Aceptar.
 Valide el mensaje que le propone guardar el libro.

El nombre del libro, seguido de [Compartido] aparece en la barra de título.

Modificar un libro compartido

Para comenzar, sitúese en la ubicación de red donde se encuentra el libro

compartido y, a continuación, ábralo.

El nombre de libro seguido de [Compartido] en la barra de títulos indica que

usted ha abierto un libro compartido.

 Pestaña Archivo // botón Opciones.

 Haga clic en la ficha General.
 Introduzca el Nombre de usuario en el campo correspondiente para
identificar de esta forma las modificaciones efectuadas en el libro.
 Haga clic en el botón Aceptar para validar.
 Introduzca o modifique los datos deseados.

Si prefiere que la lista de las modificaciones efectuadas por los demás usuarios
se actualice respetando un cierto intervalo de tiempo y no cada vez que se
efectúe un guardado, ejecute la Pestaña Revisar // Grupo Cambios //
Compartir libro // Uso avanzado marque la opción Automáticamente cada y,
a continuación, introduzca el intervalo de tiempo en minutos. Dicha opción
puede ser modificada independientemente por cada uno de los usuarios.

Dejar de compartir un libro

Cuando decida dejar de compartir un libro:

 Pestaña Revisar // Grupo Cambios // Compartir libro -

Ficha Modificación.
  Desactive la opción Permitir la modificación para varios usuarios a la
vez y, a continuación, valide haciendo clic en el botón Aceptar.

15. IMPORTACIÓN DESDE OTRAS APLICACIONES

DEL PAQUETE OFIMÁTICO
Con bases de datos

Desde Excel, puede copiar datos en una vista de hoja de cálculo y después
pegarlos en una hoja de datos de Access.

Si pega datos de varios campos de una hoja de cálculo en una hoja de datos,
asegúrese de que las columnas tienen el mismo orden de los datos que desea
copiar. Cuando se pegan datos de varios campos en un formulario, Access los
pega en campos con el mismo nombre que los campos de origen,
independientemente de cómo estén ordenados en el formulario. Si los datos
que desea copiar contienen campos que no existen en el formulario de destino,
Access pregunta si desea copiar sólo los campos con nombres coincidentes. Si
no hay ningún nombre de campo coincidente, Access pega los campos en
función del orden de tabulación del formulario, que tal vez no sea el orden que
desea. Si los nombres de campo de origen son diferentes de los nombres de
campo de destino, tal vez desee pegar los datos en una hoja de datos en lugar
de en un formulario.

En este videotutorial, cuya duración es de 1 minuto, se explica la trasferencia

de datos entre Excel y Access: 

Con presentaciones

Puede darse el caso de que desee presentar los datos de una hoja de cálculo
de Microsoft Office Excel o un gráfico creado en Excel en una presentación de
Microsoft Office PowerPoint.

Para ello, copie simplemente los datos o gráficos seleccionados en Excel y, a

continuación, utilice el comando Pegar o Pegado especial en PowerPoint para
insertar los datos o gráficos en una presentación.

Con documentos de texto

Mediante esta opción puede importar datos de un archivo de texto con la

posibilidad de actualizar dichos datos

16. PLANTILLAS Y MACROS

Las macros Excel consisten básicamente en código de programación. Se
escriben con un lenguaje de programación llamado VBA (Visual Basic for
Applications).
Excel lleva incorporado un editor desde donde podremos programar las
macros.

Las macros permiten automatizar el trabajo manual para que se haga en 1 clic;
crear nuevas funciones y cálculos Excel a medida y expandir las prestaciones
de Excel con nuevas herramientas y soluciones. También permiten desarrollar
aplicaciones en Excel más profesionales y automatizadas.
Grabadora de macros

Una macro le permite automatizar una serie de comandos y de funciones que

usted suele ejecutar a menudo. Microsoft Excel almacena las macros en un
módulo Microsoft Visual Basic.

Active primero la Pestaña Programador: Pestaña Archivo // Botón opciones //

personalizar Cinta de opciones En la parte derecha activar casilla de
Verificación de Programador.

Si fuese necesario, abra el libro correspondiente a la macro.

 Pestaña Programador // Grupo Código // Botón Grabar Macro.

 
  Introduzca el Nombre de la macro en el campo correspondiente.
 No debe dejar espacios en blanco en el nombre de la macro.
 Si fuese necesario, elija la tecla que permitirá ejecutarla.
 Indique dónde deberá grabarse la macro: en Este libro (si el libro está
abierto) o en un Libro nuevo; para poder disponer siempre de la macro,
elija Libro de macros personal.
 Si fuese necesario, modifique la Descripción.
 Haga clic en el botón Aceptar.
 En la barra de Estado el botón de marcos aparece grabando.
 Efectúe todas las operaciones que su macro-comando debe
automatizar.
 Cuando todas las operaciones han sido realizadas, haga clic en el botón
que se encuentra en la barra de estado - Detener o en
Pestaña Programador // Grupo Código // Botón Detener Grabación.

Utilización de macros

Si la macro ha sido creada en un libro distinto al que tiene activo, ábralo.

 Pestaña Programador // Grupo Código // Macros o Alt + F8

 Indique dónde se encuentra la macro que desea ejecutar con la ayuda
de la lista Macros en.
 Haga un doble clic en la macro que desea ejecutar.