GUIA DEL AUDITADO

Incluido en el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU)

La acción del Sistema Nacional de Control recae en todo el ámbito del Sector Público Nacional, sin tener en cuenta
la naturaleza jurídica o dimensiones de las diversas entidades o, su ubicación dentro de la estructura orgánica del
Estado. Esta acción puede ser interna o externa, pero siempre selectiva y posterior.

Si bien el control puede ser llevado a cabo en diversas formas, predomina la práctica de la auditoría gubernamental,
ejecutadas por los órganos de control institucional u auditoría interna - control posterior interno- o la Contraloría
General de la República-CGR- y las Sociedades de auditoría independiente designadas por la CGR, control
posterior externo.

El Manual de Auditoría Gubernamental- MAGU, constituye el instrumento técnico para fortalecer y uniformar el
ejercicio profesional de la auditoría gubernamental, permitiendo la evaluación del desarrollo y resultados del trabajo
llevado a cabo. Este documento consta de tres (3) partes:

-Criterios Básicos
-Auditoría Financiera, Auditoría de Gestión y Examen Especial.

Teniendo en cuenta que la práctica de una auditoría constituye la interacción de dos partes, se considera
conveniente presentar, la GUÍA DEL AUDITADO, documento en la que se detallan los derechos y
obligaciones/responsabilidades de los funcionarios y servidores de las entidades sujetas al Sistema Nacional de
Control, durante y después de la ejecución de una auditoría gubernamental.

DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL AUDITADO

-Para una mejor comprensión del auditado, se ha distribuido los derechos y obligaciones durante las tres fases
clásicas por las que discurre una auditoría gubernamental. Dichas fases son:

 Planeamiento
 Ejecución
 Informe

Durante el planeamiento
-Una vez aprobado el encargo correspondiente, la Comisión de Auditoría premunida de una carta de presentación
dirigida al titular de la entidad bajo examen, debe presentarse para iniciar sus actividades. Esta debe considerar
los aspectos siguientes:

Motivo del examen

Alcance y tipo del examen a efectuar
Nombres del equipo encargado del examen
Supervisor
Auditor Encargado

-Tratándose de una carta emitida por una Sociedad de Auditoría Independiente, ésta deberá hacer referencia,
además, a la Resolución de Contraloría General que la designó.

La carta de presentación debe estar firmada por el titular de la Contraloría General de la República o el funcionario
que se designe, el titular o socio de la firma auditora, según corresponda.

-A la recepción de la carta de presentación, es obligación de los funcionarios de la entidad bajo examen:

Comprobar la identidad de los miembros del equipo auditor.

De estimar necesario, verificar la autenticidad de la carta de presentación.
Conceder a la comisión una entrevista para que el auditor encargado y el supervisor expliquen el motivo de su
visita.

Asimismo, de acuerdo al alcance previsto, arreglar una reunión los funcionarios a cargo de las áreas a examinar
con la comisión auditora. También, durante esta reunión la entidad bajo examen podría dar a conocer las áreas o
transacciones que, a su criterio, convendría sean examinadas.

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Paralelamente, la entidad debe disponer un ambiente adecuado para instalar a la comisión considerando:

Amplitud y mobiliario en función al número de sus integrantes. Por lo menos un armario, archivador o similar dotado
con llave para la salvaguarda de los papeles de trabajo y documentos que proporcione la entidad.

Privacidad para el trabajo.

Según disponibilidad, equipo básico de oficina en calidad de préstamo y algunos útiles de oficina mínimos.

Si la comisión lo solicita, arreglar un recorrido por las instalaciones de la entidad, incidiendo en las áreas que serán
motivo de examen. La persona designada deberá tener conocimiento suficiente de las actividades y personal para
las explicaciones y presentaciones que sean requeridas.

-De acuerdo con las circunstancias (tamaño de la entidad, dispersión de sus instalaciones, turnos de actividades)
podría la entidad bajo examen circularizar internamente la carta de presentación, requiriendo se preste a la
comisión las facilidades necesarias para el cumplimiento de su trabajo.
-Es conveniente, para la entidad auditora, designar un coordinador que centralice y coordine todos los
requerimientos de la comisión de auditoría, así como las devoluciones de documentos y otros.

-También se deberá hacer conocer a la comisión los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas
restringidas, uso de vehículos y otros equipos, así como los horarios de trabajo y otros.

-Las COMISIONES DE AUDITORÍA NO ESTÁN AUTORIZADAS a requerir:

Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad.
Vehículos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades.
Servicio telefónico a larga distancia, excepto llamadas oficiales previamente convenidas.
Alojamiento o alimentación, excepto cuando las condiciones así lo ameriten, en cuyo caso abonarán a la
administración el precio regular de los mismos.

DURANTE EL PLANEAMIENTO
-La fase de planeamiento de una auditoría comprende el desarrollo de una estrategia global para entender la
entidad y las actividades que lleva a cabo y la conducción del examen, al igual que el establecimiento de un
enfoque apropiado sobre la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar, de
modo de permitir al equipo identificar las áreas mas importantes y los problemas potenciales de la entidad.

La naturaleza y alcance del planeamiento pueden variar de acuerdo al tamaño de la entidad, el volumen de sus
operaciones y la experiencia del equipo en relación a la entidad.

-La entidad auditada participa en el planeamiento proporcionando a la comisión toda la documentación que le sea
requerida, previa solicitud de ésta al coordinador designado.

Asimismo, facilitará los servicios de fotocopiado, cuyas órdenes deberán estar firmadas por el auditor encargado.

-La entidad facilitará el acceso de la comisión a los registros e informes, proporcionando la información adicional
que le sea requerida. El acceso a la información contenida en el sistema de cómputo será coordinado y
proporcionado vía copias (diskette) o listados.

-Cuando sea requerida, la entidad dará a la entidad auditada las explicaciones, orales u escritas, que sean
necesarias para permitir a la comisión satisfacerse en cuanto a los requerimientos de información.

-La demora o negativa a facilitar la información requerida significa una limitación al alcance del examen, lo que
será merituado por la Comisión Auditora e incluirá este incidente en su informe final.

-Tratándose de una auditoría de gestión, al final de la fase planeamiento, la comisión de auditoría solicitará llevar
a cabo una reunión para comunicar las áreas específicas seleccionadas para revisión en profundidad y discutir los
criterios que serían utilizados en las evaluaciones a efectuar durante la fase ejecución.

DURANTE LA EJECUCIÓN
Durante la fase ejecución la comisión auditora profundizará sus pruebas en las áreas o transacciones
seleccionadas en la fase planeamiento. La entidad bajo examen deberá continuar facilitando la documentación,
informes, registros y explicaciones orales y escritas que le sean solicitadas.

-Durante esta fase la entidad bajo examen recibirá las comunicaciones escritas mediante las cuales la comisión
auditora transmite los Hallazgos de auditoría a las personas comprendidas en los mismos para que, en el plazo
fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados para su evaluación.

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-Los Hallazgos de auditoría se refieren a PRESUNTAS deficiencias identificadas como resultado de la aplicación
de los procedimientos de auditoría.

-Los hallazgos comunicados deberán contener los atributos de Condición, Criterio y efecto.

-La condición está referida a la descripción de la deficiencia identificada, cuyo grado de desviación debe ser
demostrado.

-El criterio está constituido por las normas no cumplidas y son de carácter legal, operativo o de control que regulan
el accionar de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentación de la observación debe citar
específicamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

-Tratándose de auditorias de gestión, la entidad auditada deberá comprobar que el criterio utilizado en la redacción
del hallazgo sea exactamente el convenido al final de la fase planeamiento.

-La entidad bajo examen y los funcionarios comprendidos en los hallazgos de auditorias deben tener en cuenta
que éstos sólo pueden ser desvirtuados por:

La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de la condición observada.

La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría.

La existencia de normas específicas no consideradas en el momento de la estructuración del criterio de

auditoría.

La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comisión
deberá trasladar este hallazgo a tal persona.

-Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentación presentada anteriormente

no modificará el hallazgo comunicado.

-Asimismo, todo hallazgo de auditoría no respondido será considerado en el informe final.

-Concluida la fase ejecución, la entidad auditada cautelará que le sea devuelta la documentación examinada y los
equipos de oficina concedidos en calidad de préstamo.

-La entidad examinada debe entregar a la Comisión Auditora la carta de representación que deberá firmar como
reconocimiento de haber puesto a su disposición la información requerida, así como cualquier hecho significativo
ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.

A la recepción del informe

-A la recepción del informe final la entidad auditada deberá cautelar que las partes correspondientes de los
mismos se distribuyan a los funcionarios comprendidos en las observaciones, para la formulación de los
descargos a que hubiera lugar, así como para la implementación de las recomendaciones formuladas.