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Curso: Protocolo y Ceremonial
Protocolo y Ceremonial
1.- Introducción al protocolo
Existe la creencia popular de que las técnicas de protocolo se refieren al saber estar, a
los buenos modales en la mesa, o el ser capaz de distinguir cuándo hay que usar traje
corto, largo, pamela o corbata, cuando la realidad es que éste es sólo uno de los
aspectos, y no el más importante, de lo que encierra lo que conocemos como
protocolo y ceremonial.
Si preguntáramos en la calle e hiciéramos una encuesta, la mayoría de la gente

contestaría que el protocolo está relacionado con la Casa Real y está circunscrito al
ámbito de la realeza y la aristocracia.
Pero el hecho es que el protocolo tiene mucho que ver con algo que en una empresa
es vital y es la gestión de su identidad corporativa, un aspecto que las compañías
no deben dejar al azar.
El protocolo empresarial es una herramienta fundamental y clave para difundir una

imagen profesional y competente al mercado.
Esta disciplina es cada vez más tenida en cuenta en el ámbito empresarial

independientemente del sector, actividad y tamaño que posea una organización. Si
bien es cierto que las grandes empresas suelen enfrentarse a actos en los que pueden
intervenir autoridades y eventos de gran dimensión, no podemos limitar a este tipo de
empresas las prácticas de protocolo, sería algo así como afirmar que las buenas
prácticas únicamente pueden ser utilizadas por grandes empresas y que las pequeñas
y medianas no deben cuidar su imagen.
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El protocolo es un elemento imprescindible en la empresa actual y lo cierto es que es

que nos facilita la operativa, mejora nuestra imagen y es símbolo del buen hacer de las
organizaciones y, por supuesto, de las personas que las componen.
Estamos en un momento en el que cualquier acto es examinado y analizado de forma

exhaustiva por los medios de comunicación: firma de acuerdos empresariales, visitas
oficiales de otros jefes de estado a nuestro país, recepciones en la Casa Real,
presentación de credenciales, entregas de premios, presentaciones de libros o
inauguraciones, son un reducido ramillete de la cantidad de eventos que se suceden
en el transcurso diario de la vida política, cultural, económica, social y empresarial.
Si continuáramos con el experimento que proponíamos unos párrafos más arriba y en

esa misma encuesta preguntáramos a los sondeados sobre el último acto protocolario
que recuerdan, muchos se remitirían a la boda de S.A.R. el Príncipe de Asturias en
mayo de 2004, cuando lo cierto es que los medios de comunicación recogen a diario
actos de toda índole, existiendo muchos otros que se celebran en las compañías y que
ni siquiera tienen eco más allá de los círculos empresariales más cercanos. Con esto
queremos llamar la atención sobre la audiencia y establecer que todo acto requiere y
lleva un protocolo, independientemente de sus actores y de su objetivo.
1.1.- El protocolo hoy
Protocolo
Según la definición recogida en el libro Protocolo Oficial de Carlos Fuente, uno

de los nombres más prestigiosos en el campo del protocolo, la mayoría de los
profesionales identifican el protocolo como “…un conjunto de normas o reglas
establecidas por ley, decreto, disposiciones o costumbres, así como técnicas
específicas, tradicionales y modernas, que son de aplicación para la organización
de actos públicos y privados de carácter formal, ya sean de naturaleza oficial o no
oficial, y que se ejecutan con solemnidad o sin ella”.
Las normas o las reglas están establecidas por la ley y están escritas, pero es curioso
resaltar que la costumbre es una de las vertientes que manda en esto del protocolo.
Hay una serie de consideraciones que no están escritas, no han sido determinadas por
nadie, sino que el hábito y el uso continuado han hecho que se “queden entre
nosotros” y sean tenidas como verdades. Siempre ha sido así y todo el mundo lo
admite.
Este es el caso de “la derecha manda” o “ley de la derecha”, que establece que la
posición de la derecha es más importante que la de la izquierda. Esto no está
estipulado por ley, sino que la costumbre le ha otorgado un valor que nadie discute, de
tal modo, que aunque no esté escrito a nadie se le ocurriría en una comitiva formada
por S.M. el Rey y presidida por él, el presidente del gobierno y el ministro de interior,
poner al ministro a la derecha del rey, ya que el presidente del gobierno antecede al
ministro, algo que veremos más adelante.
Presidente S.M. el Rey Ministro Interior

gobierno
Las técnicas hacen referencia a la metodología, las herramientas y la forma de hacer

las cosas, que se han ido adaptando a los tiempos con el fin de hacer de estas
técnicas elementos útiles que den un sentido actual a la organización de actos y
eventos. Y cuando decimos esto nos referimos a ajustar lo que hacemos en el tiempo
en el que lo hacemos. En Europa hay cortes que permanecen anquilosadas en
tiempos anteriores, lo que transmite una cierta antigüedad en los actos organizados
por diferentes casas reales, que nada tiene que ver con el modo de vida y la forma de
entender las cosas actualmente. Japón y las bodas imperiales es uno de los ejemplos
más gráficos.
Pero para saber dónde estamos y porqué es necesario hacer historia y conocer de
dónde venimos.
Hasta hace poco, las diferencias entre el poderoso y el vasallo estaban bien claras y
se luchaba por mantener esos símbolos de superioridad que ensalzaban al de arriba y
recordaban su condición de inferior al vasallo. Escudos, coronas, cetros, tronos,… no
eran más que toda una simbología alrededor de esa palabra mágica: PODER.
Señor feudal
Vasallo
En la época del feudalismo está muy claro quién ostenta el poder. El señor feudal
domina las tierras desde su castillo y alrededor de él vive toda una pléyade de vasallos
que deben pagar un tributo y rendir pleitesía a quién de cuna le viene su posición.
Estos señores feudales marcaban su rango con el pueblo llano, siendo personas de
difícil acceso y rodeadas de rígidas y encorsetadas costumbres.
Carlos Fuente abre el horizonte y afirma que el protocolo no tiene sus antecedentes en
la Edad Media, sino que existe desde que Dios creó al hombre y a la mujer porque al
crear primero Dios a Adán y dar forma a Eva a partir de la costilla del hombre, ya se
estableció el primer orden protocolario de la Tierra: primero el hombre y después la
mujer, una secuencia que todavía hoy continúa.
El lugar que se ocupa ha sido y es de suma importancia en la vida pública porque es la

manifestación de quien se es desde el punto de vista de la comunicación no verbal. No
es lo mismo estar a la derecha del que preside que estar en una esquina y eso es algo
que aunque no sepamos nada de protocolo ni de sistemas de colocación ni de
ordenación salta a simple vista. El último es el menos importante.
Todo acto constituye un mensaje que estamos difundiendo en un momento dado a un

público determinado, es una acción de comunicación en sí mismo. Vivimos en el
mundo de la imagen, de la información y la influencia de los medios de comunicación
es clara. Pero al margen de que un evento esté destinado a salir en prensa, radio o
televisión lo que está claro es que debemos aprovechar nuestras actividades públicas
para enviarle al mercado un mensaje en función de unos objetivos previamente fijados.
No desaprovechemos pues la oportunidad.
En la actualidad hay que tener muy presente el eje formado

por el protocolo, la comunicación y la seguridad, así
como la función que cumplen cada uno de estos elementos.
Hay ocasiones en las que el protocolo es muy claro, otras

queda más al criterio del buen hacer del responsable de
protocolo, siendo en todos los casos flexible, ya que debe
adaptarse a los tiempos.
La comunicación está presente en todas y cada una de las

manifestaciones de una empresa o institución, transmitiendo
una determinada imagen. Todos los actos son expresiones de
comunicación que calan de una u otra forma en clientes,
accionistas, empleados y público en general.
Por su parte, la seguridad está dirigida a preservar la

integridad de las personas, previniendo contingencias y
cubriendo todos los frentes posibles. Aunque este trabajo es
propio de escoltas, cuerpos de seguridad oficial y
profesionales de este ramo en general, es cierto que su
coordinación con los responsables de protocolo es
fundamental y éstos les deben facilitar toda la
documentación e información que demanden con el fin de
establecer un sistema de seguridad acorde a las
circunstancias.
Es bueno saber que en caso de conflicto entre estas tres

vertientes: protocolo, comunicación y seguridad, la última
palabra siempre la tendrán los encargados de velar por la
seguridad.
1.2.- Simbología de poder: dos coronaciones, dos realidades
Foto extraída de ya.com
Esta imagen corresponde a una de las partes del acto de coronación de la reina Isabel
II de Inglaterra. Como puede apreciarse, la ya reina saluda a su pueblo ataviada con la
corona real y cubierta con una capa, claros símbolos vestigios de épocas pasadas. La
reina está situada a la derecha (la izquierda para el que mira de frente) y su esposo se
encuentra a su izquierda. Esta colocación conocida como la ley de la derecha
responde a un orden protocolario en la que marcamos la supremacía de una persona
con respecto a otra en función del cargo que ostenta.
La corte inglesa hace gala de tener un rígido y antiguo manual de comportamiento

heredado de épocas pasadas que todos sus
miembros deben conocer y respetar, aunque la
realidad parezca ser otra por las noticias aparecidas
en prensa en los últimos tiempos.
Como puede apreciarse, la ceremonia de coronación

de Isabel II en el año 1953 estuvo rodeada del boato
propio del más rancio protocolo. Corona postrada en
su cabeza, cetro asido en sus manos y capa de
armiño con la que cubrirse.
La corte inglesa se caracteriza por tener un protocolo muy barroco, donde gustan las
notas que suenan a simbología de poder.
Imagen de ya.com
Esta es la imagen del acto de coronación de Juan Carlos I como Rey de España en el
año 1975. Como puede apreciarse, la corona real está presente en la ceremonia, pero
el Rey nunca llega a ceñírsela. Está colocada en una especie de altar al lado de la
cruz como simbología del solemne acto que se está produciendo en ese momento.
Las sillas que ocupan tanto Juan Carlos I como su esposa, no son tronos al uso de
otros reinados europeos, sino unos sillones diferenciados del resto pero no ostentosos.
Y es que el protocolo ha de ceñirse a los momentos, lugares y circunstancias que

concurren en un momento dado.
No hay que olvidar que España acababa de salir de una dictadura, fruto de una guerra
civil, cuando Juan Carlos I accede al trono nombrado por Francisco Franco y los
españoles no estaban para muchos aspavientos, valga la frase popular.
La instauración de la Corona en España se recoge en la Ley de 22 de julio de 1969,

que en su artículo 1º rezaba así:
Artículo 1. º-Al producirse la vacante en la Jefatura del Estado, se

instaurará la Corona en la persona del Príncipe don Juan Carlos de Borbón
y Borbón, que la transmitirá según el orden regular de sucesión establecido
en el artículo 11 de la Ley Fundamental de 26 de julio de 1947, modificada
por la Ley Orgánica del Estado de 10 de enero de 1967.
2.- Los actos: tipos
Básicamente podemos distinguir entre actos oficiales, no

oficiales y privados o sociales.
Los actos oficiales son los organizados por la Corona, el

Gobierno, las Comunidades Autónomas y las Corporaciones
Locales en cualquiera de sus tres poderes: ejecutivo, legislativo y
judicial. Todo lo demás son actos no oficiales,
independientemente de que a ellos acudan cargos.
Por ejemplo, la inauguración de la nueva planta de producción de una empresa

química en Zaragoza a la que acude el Ministro de Industria es un acto no oficial
porque el que lo organiza no es ni la Corona, ni el Gobierno, ni una Comunidad
Autónoma ni un Ayuntamiento, sino una empresa privada.
Un acto social es la presentación de un libro, al que asistirían personajes del ámbito de

la cultura, la política o la sociedad, mientras que un acto privado en un bautizo o una
cena de celebración de unas bodas de plata, pero todos requieren una preparación,
organización y supervisión.
La creencia general nos lleva a pensar que únicamente hay que dedicarle tiempo y
esfuerzo a los grandes ceremoniales y actos de gran magnitud, cuando la experiencia
nos dice que es precisamente en los pequeños acontecimiento donde se acaba por
errar porque nos confiamos demasiado.
2.1.- Real Decreto 2099/83
España se articula bajo la forma política de monarquía parlamentaria, territorialmente

consta de 17 autonomías y 2 ciudades autónomas, Ceuta y Melilla.
La regulación de la ordenación de precedencias en la asistencia a actos oficiales de la

Corona, autoridades, personalidades del estado y otras instituciones está recogida en
el Real Decreto 2099/83, del cual vamos a extraer algunos de sus artículos más
interesantes.
“Título preliminar
Art. 1º.1. El presente Ordenamiento general establece el régimen

de precedencias de los cargos y entes públicos en los actos
oficiales.
Título I - Capítulo I
Art. 3º. A los efectos del presente Ordenamiento, los actos oficiales
se clasifican en:
• Actos de carácter general, que son todos aquéllos que se

organicen por la Corona, el Gobierno o la Administración del
Estado, comunidades autónomas o corporaciones locales, con
ocasión de conmemoraciones o acontecimientos nacionales,
de las autonomías autonómicos, provinciales o locales.
• Actos de carácter especial, que son los organizados por

determinadas instituciones, organismos o autoridades, con
ocasión de conmemoraciones o acontecimientos propios del
ámbito específico de sus respectivos servicios, funciones y
actividades.
Art. 4º.1. Los actos serán presididos por la autoridad que los
organice. En caso de que dicha autoridad no ostentase la
presidencia, ocupará el lugar inmediato a la misma.
La distribución de los puestos de las demás autoridades se hará

según las precedencias que regula el presente Ordenamiento,
alternándose a derecha e izquierda del lugar ocupado por la
presidencia.
Capítulo II - Normas de precedencia
Art. 5º.1. La precedencia en los actos oficiales de carácter general

organizados por la Corona, el Gobierno o la Administración del
Estado, se ajustará a las prescripciones del presente
Ordenamiento.
2. En los actos oficiales organizados por las comunidades

autónomas o por la Administración local, la precedencia se
determinará prelativamente, de acuerdo con lo dispuesto en el
Ordenamiento, por su normativa propia y, en su caso, por la

tradición o costumbre inveterada del lugar.
En ningún caso podrá alterarse el orden establecido para las
instituciones, autoridades y corporaciones del Estado, señaladas
en el presente Ordenamiento.
No obstante, se respetará la tradición inveterada del lugar cuando,

en relación con determinados actos oficiales, hubiera asignación o
reserva a favor de determinados entes o personalidades.
Art. 6º. La precedencia en los actos oficiales de carácter especial,

se determinará por quien los organice, de acuerdo con su
normativa específica, sus costumbres y tradiciones y, en su caso,
con los criterios establecidos por el presente Ordenamiento.
Art. 9º. La persona que represente en su cargo a una autoridad

superior a la de su propio rango no gozará de la precedencia
reconocida al autoridad que representa y ocupará el lugar que le
corresponde por su propio rango, salvo que ostente expresamente
la representación de Su Majestad el Rey o del Presidente del
Gobierno
Título II - Precedencia de las autoridades en los actos oficiales

de carácter general organizados por la Corona, el Gobierno o
la Administración del Estado.
Art. 12º. En los actos en el territorio propio de una comunidad

autónoma regirá la precedencia siguiente:
1.- Rey o Reina.

2.- Reina consorte o consorte de la Reina.
3.- Príncipe o Princesa de Asturias.
4.- Infantes de España.
5.- Presidente del Gobierno.
6.- Presidente del Congreso de los Diputados.
7.- Presidente del Senado.
8.- Presidente del Tribunal Constitucional.
9.- Presidente del Consejo General del Poder Judicial.
10.- Presidente del Consejo de Gobierno de la comunidad
autónoma.
11.- Vicepresidentes del Gobierno, según su orden.
12.- Ministros del Gobierno, según su orden.
13.- Decano del Cuerpo Diplomático y embajadores extranjeros
acreditados en España.
14.- Ex presidente del Gobierno.
15.- Presidentes de los Consejos de Gobierno de otras
comunidades autónomas.
16.- Jefe de la Oposición.
17.- Presidente la Asamblea Legislativa de comunidad autónoma.
18.- Delegado del Gobierno en la comunidad autónoma.
19.- Alcalde del Municipio del Lugar.
20.- Jefe de la Casa de su Majestad el Rey.

21.- Presidente del Consejo del Estado.
22.- Presidente del Tribunal de Cuentas.
23.- Fiscal General del Estado.
24.- Defensor del Pueblo.
25.- Secretarios de Estado, según orden y Presidente de la Junta
de Jefes de Estado Mayor y Jefes de Estado Mayor de los ejércitos
de Tierra, Mar y Aire.
26.- Vicepresidente de las Mesas del Congreso de los Diputados y
del Senado, según orden.
27.- Presidente del Consejo Supremo de Justicia Militar.
28.- Capitán General de la Región Militar, Capitán General y
Comandante General de la Zona Marítima, Jefe de la Región o
Zona aérea y Comandante General de la Flota, según orden.
29.- Jefe del Cuarto Militar y Secretario General de la Casa de su
Majestad el Rey.
30.- Consejeros de Gobierno de la comunidad autónoma, según su
orden.
31.- Miembros de la Mesa de la Asamblea Legislativa de la
comunidad autónoma.
32.- Presidente y Fiscal del Tribunal Superior de Justicia de la
comunidad autónoma.
33.- Subsecretarios y asimilados, según orden.
34.- Subsecretarios de las Mesas del Congreso de los Diputados y
del Senado, según orden.
35.- Encargados de Negocios Extranjeros acreditados en España.
36.- Presidente del instituto de España.
37.- Jefe de Protocolo del Estado.
38.- Presidente de la Diputación Provincial, Mancomunado o
Cabildo Insular.
39.- Directores generales y asimilados, según su orden.
40.- Diputados y Senadores por la provincia donde se celebre el
acto.
41.- Subdelegado del Gobierno.
42.- Rectores de Universidad en cuyo distrito tenga lugar el acto.
Según la antigüedad de la Universidad.
43.- Presidente de la Audiencia Territorial o Provincial.
44.- Gobernador Militar y Jefes de Sectores Naval y Aéreo.
45.- Directores Insulares de Gobierno.
46.- Tenientes de Alcalde del Ayuntamiento del lugar.
47.- Comandante militar de la plaza, Comandante o ayudante
militar de marina y autoridad aérea local.
48.- Representantes consulares extranjeros.
Art. 31º.1. Los presidentes de Consejos de Gobierno de las

comunidades autónomas se ordenarán de acuerdo con la
antigüedad de la publicación oficial del correspondiente Estatuto de
Autonomía
.
2.- En caso de coincidencia de la antigüedad de la publicación
oficial de dos o más Estatutos de Autonomía, los presidentes de
dichos consejos de Gobierno se ordenarán de acuerdo a la
antigüedad de la fecha oficial de su nombramiento.
3.- La precedencia interna entre los miembros del Consejo de

Gobierno de las comunidades autónomas se determinará por la
propia comunidad.
Art. 19º. El alto Personal de la Casa de Su Majestad el Rey,

cuando acompañe a SS.MM. los Reyes en actos oficiales, se
situará en un lugar especial y adecuado, de acuerdo con las
características y circunstancias de cada caso, sin interferir el orden
general y de precedencias, con la proximidad necesaria a las
Reales Personas, para que pueda cumplir, cerca de ellas, la misión
que le corresponde”.
2.2.- La presidencia
En todo acto existe una presidencia, bien sea sentada o móvil. Pensemos en la
presentación de un libro, por ejemplo. Las personas se sitúan en una mesa
presidencial en una determinada colocación. Esa mesa estará formada por un número
fijado de puestos y las sillas ocupadas por personas que pueden hablar desde su sitio
o levantarse a un atril para dirigir desde allí sus palabras. Aquí queda claro que las
personas se sientan con respecto a un orden en la colocación que es perfectamente
percibido por el público.
Pero ¿qué pasa, por ejemplo con la inauguración de una nueva línea de metro? Aquí
tendríamos una presidencia formada, por ejemplo, por el alcalde de la ciudad, el
Presidente de la Comunidad Autónoma y el Concejal de Obras Públicas. Esta
presidencia no está quieta y también lleva un orden determinado.
Es decir, las presidencias pueden ser móviles o estáticas, pero todas se forman
siguiendo unas normas, leyes y técnicas determinadas.
Las presidencias están claramente diferenciadas del resto de personas del acto. El
que preside se denomina anfitrión y, como acabamos de ver el Real Decreto 2099/83
en su artículo 4º.1 es muy claro al respecto, estableciendo que los actos deben estar
presididos por la autoridad que lo organice.
De ahí que si organizáramos una presentación en nuestra empresa podríamos deducir

que la presidencia del acto recaería en el director general o consejero delegado de la
empresa.
Presidencia
La presidencia es el lugar donde se sitúa el anfitrión y sus invitados más relevantes,

que se colocan de acuerdo a unos criterios. En el caso de actos oficiales hay que
seguir la normativa vigente, en el caso de las empresas suele reinar el sentido
común y las normas de cortesía.
El anfitrión ocupa el lugar más importante de la presidencia, situándose el segundo

puesto de honor a su derecha, el tercero a su izquierda y así sucesivamente. Este
sistema se conoce como presidencia en alternancia.
4 2 1 3 5
Público
Este podría ser el esquema de una mesa presidencial en un acto oficial al que
asistieran SS.MM. los Reyes, el Presidente del Gobierno, el del Senado y el del
Tribunal Constitucional.
El esquema se traduciría de la siguiente manera:
Puesto 1 = S.M. el Rey

Puesto 2 = S.M. la Reina
Puesto 3 = Presidente del Gobierno
Puesto 4 = Presidente del Senado
Puesto 5 = Presidente del Tribunal de Constitucional
En el caso de presidencias formadas por números de personas impares, el lugar del

anfitrión es claro: el del centro.
Pero, ¿qué sucede cuándo el número de perdonas que componen la presidencia es

par? ¿Dónde situamos al que preside?
En este caso, de los dos puestos del centro, el presidente ocupará el de la derecha.
3124
Punto de foto
Si este fuera el esquema de una foto a SS.MM. los Reyes y a los Príncipes de
Asturias, los puestos se distribuirían así:
Puesto 1 = S.M. el Rey

Puesto 2 = S.M. la Reina
Puesto 3 = S.A.R. Príncipe de Asturias
Puesto 4 = S.A.R. Príncesa de Asturias
En ocasiones, el anfitrión cede su puesto de presidente a un invitado relevante, en

este caso se colocará a la derecha del cedido, retrocediendo, de este modo un puesto.
De antemano hay que dejar claro que la cesión es un acto voluntario y no se puede
obligar al anfitrión a ceder su presidencia a nadie.
Imaginemos que organizamos un acto en nuestra empresa y una de las personas que
viene a acompañarnos es un premio Nóbel de Economía. En este caso, por el interés,
la aportación y el realce que otorga al acto su presencia, nos decidimos a cederle la
presidencia, pasando el consejero delegado de la compañía, anfitrión del acto, a
ocupar el puesto inmediatamente situado a la derecha del premio Nóbel.
Este es conocido como el sistema de cesión moderno de la

presidencia, que difiere del sistema tradicional o clásico en el
que el anfitrión retrocedía dos puestos al colocarse a la izquierda.
Actualmente se considera que con que el anfitrión retroceda una
posición y ocupe el segundo puesto de honor es más que
suficiente.
Sistema de cesión moderno de la presidencia: (anfitrión a la derecha del cedido)
Anfitrión Invitado de honor Invitado
Sistema de cesión clásico de la presidencia: (anfitrión a la izquierda del cedido)
Invitado Invitado de honor Anfitrión
Las presidencias deben ser sencillas y estar ocupadas por el número de personas
indispensable, ya que lo que debe primar es la funcionalidad de los actos.
La zona de presidencia suele estar decorada de manera que sea fácilmente
reconocible, a veces se recurre a decoraciones florales, otras prima la imagen
corporativa de la corporación, puede haber atriles para la intervención de los ponentes,
banderas, etc.
La presidencia está elevada del resto de la sala, salvo en caso de almuerzos o actos
pequeños, mediante una tarima de unos 25 cm. de altura. Si la mesa va a estar
descubierta es necesario que sea de materiales nobles, sino hay que cubrirla.
De todos modos hay que tener muy presente que las personas que están presidencia
están de cara al público y si optamos por no cubrir la mesa, debemos pensar que
solemos perder a consciencia de la mitad inferior de nuestro cuerpo cuando estamos
sentados, relajándonos y adoptando posturas que pueden no ser muy ortodoxas.
Si en el acto hay prensa, las fotos que pueden salir en los periódicos al día siguiente o
las imágenes tomadas para televisión pueden estropear toda una preparación
concienzuda de un evento.
Tampoco hay que olvidar que puede haber cables por el suelo que hagan que la visión
de una presidencia esté eclipsada por elementos externos. No olvidemos que el
protocolo es la manifestación plática de algo y que todo acto es un mensaje de
comunicación.
Las presidencias lineales, responden al esquema de la popular fila india y se acude a

ellas en casos muy puntuales, como por ejemplo el recibimiento a un jefe de estado
extranjero en el aeropuerto.
En este caso, el presidente se situará en el lugar más cercano a la aeronave para ser
el primero en saludar y recibir a la autoridad que acaba de llegar, a continuación se
coloca el resto de la presidencia por su orden.
AVIÓN
1
2
3
4
5
6
Este tipo de colocaciones suele estar relacionado con saludos y recibimiento de

invitados o descubrimientos de placas.
La foto siguiente muestra el descubrimiento de una placa en el municipio de San

Roque por parte de S.A.R. el Príncipe de Asturias y la composición de una presidencia
lineal acorde al tipo de acto que se está celebrando.
Fuente ABC
2.3- El papel del anfitrión
El anfitrión organiza el acto, convoca e invita.

Según el art. 4.1 del Real Decreto 2099/83, preside el acto.
Determina el protocolo de los invitados.
Recibe, atiende y despide a los invitados.
Marca el inicio, las pautas, el ritmo y el final del acto.
Toma la palabra en primer lugar.
En estos puntos se encuentran condensadas las líneas maestras que rigen el papel
del anfitrión en un acto. El recibimiento a los invitados es algo que se tiene asumido,
pero rara vez vemos a un anfitrión que despide a todos los invitados. Y es que parece
que el momento de la llegada es donde debemos concentrar nuestros esfuerzos y
normas de cortesía y conforme va discurriendo el acto nos vamos relajando de tal
modo que no le concedemos la menor importancia a las despedidas.
La realidad es que los actos tienen un comienzo, un desarrollo y un final y no debemos

dejar al azar ninguna de las partes que lo componen.
No debemos olvidar que la mayoría de las reglas del protocolo obedecen a una lógica
y al sentido común, ¿cómo no vamos entonces a dar las gracias por su asistencia y
consideración al venir a todos nuestros invitados? A veces todavía es peor, porque
aplicamos un criterio de discriminación despidiendo a las personalidades más
importantes únicamente. Este detalle muestra una clara distinción entre invitados de
primera y de segunda, algo que no se debe hacer. Todos los invitados son igual de
importantes, aunque unos tengan mayor atracción mediática, sean autoridades o
presidentes de grandes empresas.
Cuando el evento tiene grandes dimensiones puede que haya que tener a varios
miembros de una institución recibiendo y despidiendo, ya que a una única persona no
le daría el tiempo de sí.
2.4.- La colocación de los invitados
Cuando se organiza un acto protocolario hay que tener en cuenta cómo situar a los
invitados de acuerdo al protocolo señalado. Cuando los invitados son autoridades, su
disposición viene marcada por el Real Decreto 2099/83 y en el resto de los casos se
tiene en cuenta el criterio del anfitrión.
Sea como fuere, existen distintas formas de disponerlos, todas ellas válidas. El criterio
del jefe de protocolo debe ser la guía que oriente la decisión hacia un sistema u otro.
Vamos a comentar algunos de los métodos de colocación.
2.4.1.- Fila única impar
PRESIDENCIA
AUDITORIO
11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10
22 20 18 16 14 12 13 15 17 19 21
El sistema de colocación en este caso consiste en ir desde el centro repartiendo los

invitados en alternancia hasta los extremos. Es decir, se localiza el centro de la
primera fila y ahí se coloca al invitado que debe ocupar el lugar más importante en el
auditorio, a su derecha se coloca el segundo, a su izquierda el tercero y, así,
continuamos.
Una vez acabada la primera fila realizamos el mismo procedimiento con la segunda:
ubicamos el centro y vamos colocando invitados a derecha e izquierda.
2.4.2.- Fila única par
PRESIDENCIA
AUDITORIO
12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11
24 22 20 18 16 14 13 15 17 19 21 23
En este caso, al ser par el número de invitados localizamos los dos asientos del centro
y el de la derecha deberá ser ocupado por el invitado considerado más importante.
Como hemos considerado que el centro son dos asientos, en este caso ponemos a la
izquierda de la primera posición la segunda. La razón es porque los dos asientos
forman un todo: el centro. A partir de aquí vamos repartiendo invitados del centro hacia
los extremos en alternancia y comenzando por la derecha de la primera posición.
12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11
Centro
Una vez tengamos la primera fila completa hacemos lo mismo con la segunda y así
sucesivamente.
2.4.3.- Filas dobles o partidas
PRESIDENCIA
AUDITORIO
12 11 10 9 8 7 PASILLO 123456
24 23 22 21 19 13 14 15 16 17 18
Hay ocasiones en que las filas están separadas por un pasillo central y tenemos que
realizar una colocación por filas. Siguiendo la ley de la derecha, la fila que se
encuentra a la derecha de la presidencia es la mejor situada y hay que empezar a
numerar por ella. Una vez la tengamos completa habrá que rellenar el otro trozo de la
fila primera que está a la izquierda de la presidencia.
Cuando hayamos terminado con la primera fila continuaremos con la segunda,

comenzando por el tramo derecho y una vez finalizado seguiremos por el izquierdo. Y
así con todas las filas.
Sin embargo, no en todos los actos donde hay invitados sentados hay que
protocolizar. El sentido común nos dice que hay que establecer un orden cuando
acuden autoridades, invitados especiales, en actos solemnes,.. y a veces no hay que
ordenar todo el salón, sino únicamente las primeras filas. Cada acto requiere de una
planificación aparte y es función de los profesionales del protocolo el actuar con
inteligencia y de acuerdo a las circunstancias.
Lo que no podemos olvidar es reservar las filas en las que tenemos previsto colocar a
invitados importantes, señalándolo con carteles para evitar sorpresas. Es muy
desagradable levantar a alguien de un sitio y decirle que ha ocupado un lugar que no
le corresponde.
3.- La organización de actos
Previsión, improvisación y lógica podrían ser los tres

ingredientes que mejor combinan en el proceso de
organización de actos.
Un profesional del protocolo debe prever y tener en mente

posibles contingencias que pueden ocurrir, improvisar,
siempre controladamente, y no quedarse inmóvil cuando una
de las etapas fijadas en el proceso fracasa y tener una lógica
bajo la que englobe todas y cada una de las acciones que va a
realizar para, así, argumentar sus decisiones.
El objetivo de la celebración de actos no es el acto en sí

mismo. Con esta afirmación queremos dar a entender que por
muy perfecto que haya salido un acto, si no ha cumplido su
misión habremos fracasado. Los objetivos pueden ser la
presentación de un producto, la comunicación del nuevo
director general de una compañía a todos los empleados, la
inauguración de una sede, la firma de un acuerdo,.... y hacia
ese objetivo debemos caminar.
3.1.- Las fases de organización de un acto protocolario
La organización de un acto no es algo que se pueda poner en un manual con puntos

que deben realizarse necesariamente y en un orden determinado. El que tenga
experiencia en organización de actos y eventos sabe que es imposible seguir al pie de
letra un recetario, ya que cada acto es un mundo en sí.
Siguiendo al presidente de la Escuela Internacional de Protocolo, Carlos Fuente,

vamos a establecer unas fases que convendría tener en cuenta en la organización de
actos. Estas fases suelen ser paralelas en el tiempo y se mezclan, pudiendo, incluso,
empezar en un orden que nada tiene que ver con el que vamos a plantear.
La razón es que el tiempo apremia y, por ejemplo, la impresión de invitaciones en

imprenta tiene unos plazos con los que tenemos que contar y si nos han encargado un
acto inmediato lo primero que habrá que hacer es saber los invitados, hacer las
invitaciones y enviarlas.
Carlos Fuente distingue entre las siguientes fases, que describimos a continuación.
3.1.1.- Fase de tanteo
Esta es la etapa en la que se toma la decisión de llevar adelante un acto, cómo va a

ser, dónde se celebrará, si asistirá alguna autoridad o miembro de la familia real, si
invitaremos a medios, si existe la figura del patrocinador y otros detalles que nos darán
una idea aproximada de los que se nos avecina.
Esta fase preliminar no debe durar demasiado y se debe hacer de una manera
discreta, ya que aún está todo cogido con hilos.
3.1.2.- Fase de información
Una vez que sabemos que el acto se va a celebrar habrá que extraer el máximo de
información posible para ir dándole forma al acto, en caso de que no consigamos
información de nuestros superiores, que suele ser en el mayor de los casos, no
debemos quedarnos inmóviles, sino que debemos componernos una fotografía básica
de nuestro acto basándonos en lo que otras compañías o instituciones parecidas a
nosotros han realizado en casos similares.
En las compañías privadas es muy habitual que no se ofrezca información porque se

entiende que el responsable de protocolo debe presentar una propuesta sobre la que
empezar a trabajar.
3.1.3.- Fase de recopilación
El objetivo de esta etapa es la de reunir todo lo necesario para el acto: información y

material. Por ejemplo, si hay que colocar diferentes banderas habrá que hacerse con
ellas, si hay que descubrir una placa habrá que pensar el lugar de colocación, con qué
se cubre antes, si tenemos pensado que haya una orquesta habrá que saber dónde se
colocará, número de integrantes,...
Tendremos que prever desplazamientos, atriles, audiovisuales, mesas, sillas, en

definitiva se trata de tener perfiladas las necesidades.
3.1.4.- Fase de anteproyecto
Una vez tengamos la información recopilada se redacta un anteproyecto sencillo,

breve y sin demasiados detalles, es decir, se confecciona un documento general, que
hará las funciones de punto de salida.
¿Qué contiene este documento?
a) Un cronograma con los puntos básicos del desarrollo del acto.
b) Dibujos o croquis de la sala para explicar gráficamente cómo se

desarrollará el acto, la distribución de las zonas (presidencia, espacios
especiales, invitados, público,...)
c) Listados de grupos de invitados. Más que nombres lo que se pretende

ofrecer aquí es el conjunto de grupos al que pertenecen los invitados. Por
ejemplo: ayuntamiento de Madrid, Fundación ONCE, clientes y entidades
financieras.
d) Además, podemos incluir algunos otros datos del evento como la

asistencia de medios de comunicación.
e) Igualmente, se puede comenzar a hablar de un presupuesto aproximado
que nos ayude a avanzar.
3.1.5.- Fase de discusión técnica
Una vez elaborado el anteproyecto habrá que presentarlo en una reunión y aquí es
dónde empezarán a surgir, dudas, ideas y sugerencias. No debemos extender en el
tiempo estas jornadas de análisis porque es necesario avanzar.
Hay que estar muy seguro de todo lo que presentamos y porqué lo hacemos de esa
manera y no de otra. La seguridad transmite confianza y en el mundo del protocolo es
clave.
En esta fase suele haber comentarios acerca del presupuesto, que al final el que
manda sobre la realización de algunas cosas. Algunas compañías trabajan con un
presupuesto flexible porque para ellas lo más importante es su imagen, las más
pequeñas no tienen esta ventaja.
3.1.6.- Fase de proyecto y programación
El proyecto es el documento que ha pasado los visados oportunos y contiene las

aportaciones enriquecedoras y las ideas más rentables que se han ido aportando. Es
el resultado de un gran trabajo, concienzudo, centrado, en el que participa todo un
equipo que debe estar totalmente sincronizado e informado de todo. En este sentido,
los canales de comunicación deben ser muy fluidos y funcionales a la perfección,
porque la información a deshora pierde su valor.
El proyecto es un documento muy amplio en el que se recogen estos aspectos:
a) Cronograma o los sucesivos movimientos que se van a producir en el

tiempo.
b) Croquis de los movimientos protocolarios con el fin de que tanto

Seguridad como Comunicación conozcan de antemano el desarrollo del
acto. Seguridad debe velar por la integridad del acto y Comunicación tiene
como misión obtener el máximo rendimiento en cuanto a fortalecimiento de
imagen y reputación de la entidad organizadora.
c) Libro de ruta (si va a haber desplazamientos en vehículos o a pie), en el

que se detallen los recorridos de las diferentes personas, desde su origen
hasta su destino y viceversa, hora de salida, de llegada, acompañantes,
orden de llegada,...
d) Documento de frecuencias del acto, donde se explica, por ejemplo, el

orden que deben seguir unos premiados que recogen su galardón.
e) Documentos gráficos con todo el material que sirva para confeccionar

invitaciones, carteles, notas de protocolo, acreditaciones,...
f) Listas de invitados, proveedores, autoridades, seguridad, camareros,.....
g) Notas de protocolo que hayamos remitido a los invitados con las

instrucciones a seguir.
h) Anexos adicionales que completen el proyecto del acto, como biografías

(en el caso de entregas de premios).
Este documento habrá que presentarlo de nuevo para ser revisado, comentado, hacer
modificaciones o confirmar que seguimos adelante con el orden previsto.
Carlos Fuente vuelve a recomendarnos los aspectos que debe abordar y terminar de
rematar el equipo involucrado en el acto protocolario:
a) Listado de invitados, aunque puede permanecer abierto por compromisos

o ampliaciones de última hora, hay que establecer una lista nominativa y
englobada por grupos, dejando claro quién va en presidencia, en lugares
especiales o se sienta en el público. Aunque este aspecto sea obvio y
nosotros sepamos el lugar de los invitados especiales, sus nombres, dónde
se sienta el presidente de nuestra compañía, etc. todo hay que dejarlo
documentado porque la cabeza de uno no es un cajón de acceso a todos.
No será la primera vez que en una boda, por poner un ejemplo cotidiano,
en el recuento de invitados para dar al restaurante el número de menús que
han de tener preparados los novios y sus padres no se han contado como
comensales.
b) Tarjetones de invitación con sus sobres y actualización de direcciones. El

método tradicional de envío por correo ordinario es el más elegante, pero
se puede utilizar el correo electrónico. Si usamos este método hay que
estar muy seguros que la dirección de que disponemos es buena. De todos
modos, a quien opta por enviar la invitación físicamente y también por
correo electrónico.
El correo electrónico tiene varios peligros, uno de ellos es que la dirección

de destino tenga un sistema de filtros que impida dejar pasar nuestro correo
por considerarlo “spam” (envío masivo), otra desventaja es que no siempre
es leído por su dueño (es el caso de secretarias y asistentes). Es decir, su
envío no nos garantiza su lectura.
Las invitaciones pueden estar personalizadas y dirigidas a una persona en

concreto o estar redactadas de una forma impersonal, de modo que valga
para todos. En este aspecto diremos que cuanto más formal sea un acto,
mayor elaboración lleva este tipo de documentos.
c) Confirmación de asistentes. Esta fase suele dar bastantes quebraderos

de cabeza a los organizadores de actos, porque si bien es cierto que en las
invitaciones se suelen poner los datos para confirmar asistencia, al final,
siempre hay que “perseguir” a unos cuantos para nos validen o no su
asistencia.
En el caso de actos muy “protocolarios” (y empleamos este término no

haciendo una distinción entre unos actos y otros, sino para llamar la
atención sobre el hecho de que las personas percibimos que algo es
importante por la calidad de los invitados de honor o por el motivo de la
celebración), los convocados entienden que es de máxima urgencia que
digan cuanto antes si van a ir o no.
Imaginemos que recibimos una invitación a un acto en el que se nos

comunica que se contará con la asistencia de S.A.R. el Príncipe de
Asturias, en este caso la gran mayoría de invitados puede que descuelguen
el teléfono por propia iniciativa o envíen un correo electrónico confirmando
su asistencia, ya que saben que se espera eso de ellos.
En el caso de otros actos como puede ser la inauguración de una

exposición de pintura, muchos no confirman y tenemos que ser los
organizadores los que coordinemos una acción de telemarketing
(subcontratada o con personal interno).
Sea uno u otro caso, lo que sí debemos tener preparada es una base de
datos en la que vayamos recogiendo la información de su asistencia o no, si
es invitado especial, si está presidencia, si entra por un acceso u otro, si se
queda a almorzar,...
d) Asignación de asientos. Si al acto asisten autoridades o miembros de la
familia real, la precedencia viene determinada por el Real Decreto 2099/83.
Hay veces que tenemos que ordenar todo el salón, aparte de la

presidencia, otras sólo las primeras filas y en otras ocasiones, además del
acto propiamente dicho, hay que ordenar una mesa para una comida o
cena.
e) Escenario. Diseño y montaje de escenario de acuerdo con el acto. En

relación con el escenario es necesario decorarlo y vestirlo para la ocasión,
teniendo en cuenta la colocación del público, despejando el escenario de
posibles obstáculos que impidan a los protagonistas moverse libremente y
sin descuidar la iluminación y la posición de la prensa y de los fotógrafos, si
los hubiere.
Correcta elección de los audiovisuales, controlando micrófonos,

proyecciones, pantallas y demás recursos técnicos, evitando la dispersión
de cables por el suelo que tan negativo efecto visual crean y que, además,
pueden provocar accidentes.
Mesa de presidencia, atriles y otros soportes. Correcta elección de la mesa

proporcional al espacio y a los invitados que se sentarán, colocación de
atriles en lugares visibles en el escenario, sillas acorde al acto, que no
sobresalgan más de lo estrictamente necesario de las cabezas de los
ocupantes (este tipo de sillas no es habitual, salvo en ceremonias muy
solemnes). Ante todo debe primar la funcionalidad y el buen gusto.
f) Señalización de zonas con carteles en caso de que sea fácil que los
invitados puedan extraviarse por las dimensiones del recinto o en caso de
que haya varios actos en los que sea necesario cambiar de espacio. Toda
esta señalización debe guardar la imagen corporativa del evento.
¡
Sistemas de acceso de validación de invitados al acto. Por seguridad, a
veces, no es necesario solamente con entregar a entrada a la llegada,
sino que hay que enseñar algún documento acreditativo como el DNI o
hay que colocar al invitado un distintivo.
En caso de que haya comida, cena, desayuno o cóctel, elección del

servicio, camareros, mesas, sillas, orden de colocación, tipo de vajilla,
siempre de acuerdo a la hora y al acto en sí.
Habilitación de espacios reservados para los medios de comunicación

con una buena perspectiva para la toma de fotos e imágenes y en el
caso de acontecimientos que lo requieran como la retransmisión de la
Fórmula I, creación de un centro de prensa con todo lo necesario para
trabajar
Previsión de zonas de aparcamiento de vehículos oficiales, de

invitados.
Regalos para asistentes o invitados de honor, diplomas, títulos,

medallas,... o lo que se necesite.
Tener preparados los discursos o líneas maestras que entran en

nuestro ámbito de responsabilidad. Muchas veces también somos
nosotros los encargados de redactar las palabras de bienvenida o el
discurso que realizará el director general de nuestra empresa o similar y
debemos consensuarlo con él.
Conocer el orden de las intervenciones de los invitados y quiénes son.
Preparar un orden del día con horas que manejará el anfitrión o

presidente de la jornada y que marcará los hitos del acto.
Colocación de banderas y precedencias de himnos u otros símbolos

(vídeos corporativos, por ejemplo) si los hubiera.
Prevenir los servicios higiénicos, instalando baños portátiles si fuera

necesario.
Contratación de sistemas de traducción simultánea y previsión en la

instalación de las cabinas y de las necesidades técnicas.
Servicio de traducción de la documentación que se va a entregar

para invitados extranjeros.
Coordinación del equipo de azafatas y auxiliares de protocolo, que

asistan, ayuden y den soporte.
Control de los documentos que se van a manejar en el acto como

libros de honor, de visita, convenios o acuerdos que se han de firmar,
documentos de fusión, de alianzas políticas, de adhesión,...
Colocación de vallas de acceso por seguridad o de separación del

público del escenario del acto.
Colocación de tribunas para presidencia y gradas para público si

estamos organizando un desfile o representación al aire libre.
Servicios para guardar la ropa o elementos que los invitados no deseen

portar consigo y delimitación del sistema de recogida (mediante ficha,
tarjeta,..).
Secretarías técnicas o puntos de información perfectamente

señalizados por si alguien quisiera solicitar más información con el
personal suficiente para atender al público.
Fuente ABC
Día de las Fuerzas Armadas. Sevilla, 28 de mayo de 2006. SS. MM. Están en la tribuna presidencial acompañados de
SS.AA.RR. los Príncipes de Asturias.
Los puntos enumerados anteriormente son algunas de las cuestiones a controlar por
un profesional de protocolo. Lo importante es que en la lista estén reflejados los
tiempos con los que contamos, los responsables de cada tarea, los proveedores, así
como la evolución del presupuesto y el cumplimiento de fechas e ir alimentando el
documento con las nuevas acciones que se van realizando o los cambios que se
producen. Es decir, se debe trabajar con un gestor de proyectos que ayude a
supervisar el desarrollo en la organización del acto.
3.1.7.- Fase de taquilla
Siempre y cuando el acto sea numeroso, hay que establecer un sistema de control de
invitados. Los responsables de esta fase elaboran listados de invitados que son
comprobados por los responsables finales del acto.
Una buena base de datos actualizada en cuanto a direcciones, teléfonos o personas

de contacto es la clave del éxito de muchas convocatorias. Todo puede estar
perfectamente coordinado y preparado, pero si una vez que enviamos las invitaciones,
nos vienen devueltas a causa de que los datos son erróneos o cuando hacemos el
telemarketing no podemos contactar porque el teléfono que tenemos no pertenece a
ese contacto, nuestra convocatoria puede peligrar.
Las funciones de las personas que están asignadas a esta fase son las siguientes:
Emitir la invitación (personalizada o no).

Decidir el sistema de envío (correo, por mensajero, correo electrónico,...)
Confirmar invitados.
Controlar las confirmaciones y llevar un registro en una base de datos.
Gestionar sistema de acceso de invitados al evento (llevar la invitación,
presentar el DNI o una tarjeta pequeña y manejable que se ha enviado con
la invitación).
Asignar asientos a invitados que no formen parte del Protocolo Oficial.
En todo momento, los responsables de taquilla deben dar a conocer el menor

movimiento en cuanto a ausencias o compromisos de última hora al jefe de protocolo,
ya que cualquier cambio puede alterar la composición de una presidencia, el orden de
intervención o puede obligar a buscar otra persona que supla en el puesto a otra.
3.1.8.- Fase de comunicación
Esta etapa tiene que ver con que todos los involucrados: organizadores, ayudantes,
proveedores, protagonistas,... estén completamente informados de lo que va suceder y
cuál es el papel que va a representar.
En actos muy solemnes, como nos recuerda Carlos Fuentes, a los asistentes se les
envía un guión sencillo, breve y explicativo. Los invitados que toman parte en el acto
reciben un programa con lo necesario que deben saber.
El programa completo únicamente lo tienen el anfitrión y los jefes de protocolo de los

invitados especiales, ya que es un documento que contiene mucha información y hay
que saber extraer la que realmente concierne a una persona determinada. Por eso,
para evitar nerviosismos, a los invitados de honor se les da un programa reducido con
anexos o dibujos explicativos. Dar demasiada información puede tener consecuencias
nefastas, como que se olviden los detalles importantes o la persona se pierda en un
mar de datos.
Las notas de protocolo son imprescindibles para las personas que ocupan lugares
especiales o destacados. En estas notas debe condensarse la información de a qué
hora deben estar, quién les acompañará y cuándo intervendrán, básicamente.
Pero al igual que nos hemos preocupado porque los invitados externos tengan toda la
información necesaria para que el acto discurra fluidamente, también hay que hacer lo
propio con el equipo de profesionales que conforman la amalgama de recursos
humanos imprescindibles para el montaje del acto.
Así, habrá que facilitar los datos necesarios para el cumplimiento de sus labores a
técnicos, auxiliares de protocolo, azafatas,... Es aconsejable realizar una reunión para
explicar puntos clave y dar respuesta a las dudas que puedan surgir.
3.1.9.- Fase de ensayos
Los ensayos generales se realizan en actos como la entrega de Premios Príncipe de

Asturias, que tanto interés mediático generan y que supone la imagen de la Corona al
exterior.
Esta prueba se ejecuta de la misma forma que si fuese “el día D”. El objeto es
comprobar que todo está claro, controlado y no queda ningún fleco suelto. Aunque
muchos consideren esta fase como una forma de perder los nervios porque si algo
falla o no lo hemos previsto un día antes es complicado que se pueda solucionar, la
experiencia de los profesionales de protocolo afirma que es la antesala del gran día y
un momento en el que todos pueden preguntar sus dudas, sobre todo esas que sólo
surgen en el terreno.
A veces, estos ensayos se hacen con actores porque la finalidad es ver qué tal queda
todo y cómo va a ser percibido por el gran público. Otras, se hace con los
protagonistas porque se considera ineludible que conozcan de antemano su cometido,
ya que ayuda a tener confianza en uno mismo y a no cometer errores “tontos” que
podían haberse evitado.
3.1.10.- Fase de ejecución
Este es el momento en el que el acto se despliega, toma forma real. Hemos estado
trabajando intensamente para que un día determinado todo salga según las
expectativas y lo previsto.
En esta fase son muy importantes los nervios de acero que deben demostrar los
profesionales de protocolo, así como su don de gentes y buen carácter. Podemos
tenerlo todo perfectamente atado, pero esto no quiere decir que no vaya a suceder
cualquier imprevisto, ya que puede venir de factores exógenos a nosotros, como que
un invitado no esté de acuerdo con el sitio que se le ha asignado o que alguien se
desmaye. Lo importante es nuestra capacidad de respuesta y la voluntad de que todo
se solucione de la mejor forma, sin
escándalos. Los consejos son no bajar la
guardia en ningún momento, tener todo
controlado y estar atento a todo.
3.1.11.- Fase de valoración
Al día siguiente, cuando todo ha concluido

es el momento de hacer las evaluaciones Acto de inauguración oficial del curso académico 2005-2006 en
o valoraciones. De los errores y aciertos la Universidad de Burgos, presidido por su rector, José María
se aprende muchísimo, pero hay que documentarlo para que no se pierda en el

tiempo. Es importante que el conocimiento forme parte de la cultura corporativa de una
organización para que se pueda hacer uso de él en cualquier momento y se puedan
organizar actos protocolarios de mejor calidad. Dicho en otras palabras, hay que hacer
un informe del evento en el que incluiremos todo el material del que disponemos y que
hemos generado para el acto protocolario (invitaciones, carteles, publicidad, facturas,
hojas de pedido,....) así como los recortes de prensa (si los hubiera) que los medios
vayan publicando. Asimismo, hay que detallar pormenorizadamente la inversión
económica que ha supuesto con las posibles desviaciones con respecto al
presupuesto original que ha habido y por qué.
Documento de Acreditación a las IX Jornadas Tecnimap

Sevilla del 30 de mayo al 2 de junio de 2006
Para retirar su acreditación de identificación por radiofrecuencia (Tarjeta RFIF)

válida para el acceso a FIBES (Palacio de Exposiciones y Congresos de Sevilla) es
obligatorio presentar este documento impreso como justificante de inscripción
junto con el documento de identificación (DNI o pasaporte). En ningún caso se
podrá retirar la acreditación en nombre de otra persona.
Aquellos inscritos que reserven su alojamiento a través de la Secretaría Técnica

en cualquiera de los hoteles oficiales, retirarán su acreditación en el propio
hotel.
El resto de inscritos lo deberán realizar en la Sede de las Jornadas (FIBES).
Información de fechas, horarios y otros detalles sobre la logística de las jornadas

se irá actualizando en la página web www.tecnimap.es.
Datos de la inscripción Secretaría Técnica

Nº de inscripción: 02588 Viajes El Monte − TECNIMAP
Sector: Privado C/ Santo Domingo de la Calzada, 5
Apellidos: LÓPEZ−CASARES 41018 Sevilla
Nombre: HELENA Telf.− 902 11 19 19 − 954 98 05 34
NIF: 00000000A Fax.− 954 57 48 71
Empresa: PIXELWARE
Departamento: Marketing y www.tecnimap.es
Comunicación tecnimap−[email protected]
m
Por favor, imprima el fichero PDF
preferentemente en impresora láser,
con una resolución mínima de 300 ppp.
(puntos por pulgada).
El documento de acreditación que hemos acercado hasta este manual corresponde a

la feria Tecnimap, un acontecimiento muy importante que reúne cada dos años en
una ciudad española a las más prestigiosas compañías de tecnología y a la
Administración Pública, con el fin de compartir ideas y experiencias sobre
modernización y aplicación de las tecnologías de la información en la función pública.
Tecnimap está organizado por el Ministerio de Administraciones Públicas y reúne en

poco menos de una semana una serie de actos como exposiciones comerciales,
conferencias, conciertos, cenas de gala o entrega de premios.
Como se puede apreciar, el sistema de acceso al recito está supeditado a una

inscripción previa y a la presentación en mano de un documento de acreditación
nominativo.
La presentación de estos documentos es obligatoria para canjearlos por una

acreditación de identificación por radiofrecuencia (tarjeta RFIF), es decir, una tarjeta
inteligente acorde con la filosofía de Tecnimap.
Las instrucciones son claras: presentación del justificante de inscripción, junto al DNI o
pasaporte para identificar que la persona que está recogiendo esa acreditación es
realmente quien dice ser.
De este ejemplo se deduce que la fase de taquilla en un evento de las características

de Tecnimap tiene una gran importancia.
Tras entregar el documento de inscripción en los mostradores habilitados en Tecnimap

(los cuales estaban divididos por letras y atendían en uno u otro dependiendo de la
inicial del primer apellido para ser más ágiles) los encargados de esta fase hacían
entrega al portador del documento de un sobre de documentación en el que se
incluían las preinvitaciones para los actos sociales que tendrían lugar durante la
semana y que debían canjearse por las invitaciones oficiales en el Mostrador de Actos
Sociales.
Además del sobre de documentación, en estas taquillas de acreditación se entregaba

una cartera con el programa de mano de la feria y toda la información comercial de las
empresas expositoras pertenecientes al sector privado.
Como conclusión a este apartado, diremos que las fases de que consta la
organización de actos y que hemos descrito no hay que cumplirlas estrictamente ni
sentirse obsesionado con ellas. Es decir, la calidad de un acto no se mide por el nivel
de cumplimiento de las fases. Hay muchas etapas que conviven con otras en el tiempo
o que las damos por hechas por ser un acto que ya hemos puesto en marcha en otras
ocasiones o simplemente no hace falta desplegarlas por las condiciones del acto. No
olvidemos que sentido común y tener los pies en el suelo son nuestras armas más
potentes.
4.- La documentación en protocolo
La organización de actos protocolarios conlleva la elaboración de una serie de

documentos. Enumeramos los básicos y sus características principales:
4.1.- Las invitaciones
Indispensables para comunicar a los invitados la celebración de un acto al que están

convocados. La invitación, ya sea personalizada o no, debe incluir datos básico como
qué tipo de acto es, quién convoca e invita, la fecha, la hora, el lugar de celebración,
los datos para confirmar asistencia y, en determinadas ocasiones, la etiqueta en el
vestir. Pensemos en una invitación de boda y veremos cómo aparece toda esta
información. Si el acto es convocado por una institución no debemos olvidar incluir el
escudo o logotipo correspondiente.
Invitación cursada por la Casa Real para asistir a la ceremonia

religiosa de la boda de S.A.R. el Príncipe de Asturias con Letizia
Ortiz en Madrid en mayo de 2004.
4.2.- Las notas de protocolo
Están destinadas a los invitados de honor y en ella se incluyen detalles que deben
conocer para la buena marcha del acto. Y es que en ocasiones hay que poner al
corriente a una persona o grupos de personas de qué es lo que tienen que hacer y
nada mejor que estas notas, que son sencillas y van al grano con las especificaciones.
4.3.- Las listas de invitados
En este listado se recogen los nombres de los invitados que deseemos que estén en
nuestro acto. Una lista que habrá que elaborar, supervisar, depurar y filtrar con un
superior.
Debemos tener muy presente que en casi todas las listas de invitados hay duplicidad
de registros, las direcciones son erróneas, faltan datos, los tratamientos están mal
colocados, o cualquier otro error. Por eso, hay que prestarle una atención especial a la
lista, procurando tenerla actualizada.
Cuando hablamos de medios de comunicación pasa exactamente lo mismo: hay

errores. Los periodistas cambian de medio, las revistas modifican su teléfono, surgen
nuevos medios de comunicación cuya presencia puede ser interesante para nuestro
acto y mil supuestos más, que nos indican que la elaboración de la lista no es “labor
de un día”.
4.4.- El programa protocolario
El programa es un documento en el que se recoge el “orden del día”, el guión de la

película que se va a desarrollar, es la plasmación escrita de lo que va a acontecer.
Lejos de ser un corsé que comprime, ahoga y nos vende a nuestro peor enemigo: el
tiempo, se articula como la herramienta fundamental para el buen anfitrión, el buen
organizador y el buen gestor.
Como columna vertebral de acto, el programa debe cerrarse con antelación a la

ejecución del acto porque es la base sobre la que vamos a construir lo demás. Por
tanto, cualquier modificación debe estar perfectamente justificada porque puede
suponer cambiar más de un punto y un paso atrás. Por eso, cuando tenemos
contemplado que a nuestro acto acudan autoridades hay que trabajar conjuntamente
con sus gabinetes de protocolo para cerrar agendas, tiempos y contenidos.
El programa oficial y completo normalmente sólo lo manejan los jefes de protocolo, el

anfitrión y algunos invitados de honor que necesiten conocerlo todo por temas de
seguridad. Para el resto, existe una versión reducida y sencilla del programa con los
detalles fundamentales que se denomina programa de mano.
Una de las razones por las que el programa oficial no se entrega a todo el mundo,
aparte de sus dimensiones que pueden superar el centenar de páginas, es para evitar
que se dispersen con datos cuyo conocimiento no les aporta nada y para impedir
filtraciones que podrían acarrear problemas de seguridad.
¿Qué partes suele contemplar un programa? Quizá una de las piezas más importantes
sea el cronograma o la sucesión de actos en el tiempo de manera esquemática con la
hora, la duración, el lugar y el acto.
1 de junio de 2006. Ciclo de conferencias

Hora Lugar Temática
10:00 - 11:00 Sala Albaicín Aspectos legales de la Administración
electrónica
11:00 – 11:30 Salón Marina Descanso café
11:30 – 12:30 Sala Itálica El DNI electrónico
Los cronogramas que manejan los jefes de protocolo son mucho más completos,
porque reflejan al detalle cualquier movimiento, con sus protagonistas.
Hora Lugar Desarrollo
9:30 – 10:00 Ayuntamiento de Alicante Llegada del presidente de la Generalitat

Valenciana escoltado por una patrulla
policial y acompañado por su jefe de
protocolo.
Recibimiento del presidente por parte

del Alcalde de Alicante y posado para los
medios de comunicación en el punto de
foto acordado.
10:00 – 10:30 Salón de plenos del Saludo del presidente a los concejales
Ayuntamiento de Alicante del Ayuntamiento que esperan en
presidencia lineal su llegada. Tras el
saludo, las personalidades ocuparán sus
asientos y comenzará el acto
institucional.
Ver anexos 1A y 1B.
Así, continuaríamos detallando los pasos del acto para que las personas que han de
trabajar para que todo se haga según los cálculos vean su mapa de navegación y
lleguen a buen puerto. Cualquier aspecto, por nimio que nos parezca es importante.
No olvidemos que en el momento del acto, es mucha la presión que hemos ido
acumulando y la mente nos puede jugar una mala pasada.
Además, del personal de protocolo, tanto el anfitrión (el alcalde de Alicante) como el
invitado de honor (el presidente de la Generalitat Valenciana) sabrán qué pasos deben
dar, con quién se encontrarán a quién tienen que saludar y cómo tendrá lugar el acto.
4.4.1.- Los anexos
Están formados por todo aquello que no podemos poner en el cronograma porque
perdería su sentido: saber de un simple vistazo lo que va a pasar. Así, en este
apartado tienen cabida los detalles. Como veíamos en el ejemplo del cronograma
anterior, en el último punto se reflejaba que había que consultar los anexos 1A y 1B,
¿qué datos estarían contenidos ahí? En el anexo 1ª se reflejaría la composición de la
presidencia y asientos del resto de invitados (lugares y nombre de los ocupantes de la
presidencia y ubicación del resto, acompañado de dibujos) y en el anexo 1B se
explicará todo el protocolo del desarrollo del acto (en qué consiste, saludos, discursos
y orden de intervención,...).
Asimismo, un acto puede celebrarse en varios frentes (un ayuntamiento y un

restaurante) o puede comenzar desde que una comitiva sale de un lugar determinado
(llegada de los premiados, autoridades e invitados a la entrega de premios Príncipe de
Asturias en Oviedo), es decir, hay que tener previstos los itinerarios y coordinarlos con
las autoridades competentes como la Guardia Civil.
4.4.2.- El libro de ruta
Es el documento que señala por dónde pasará la comitiva, las calles que recorrerá, de
dónde sale, quiénes van en cada caravana,... estos libros son obligatorios en los actos
en los que participan autoridades que son escoltadas por la Seguridad del Estado.
4.4.3.- Planos y croquis
Son importantes sobre todo desde el punto de vista de seguridad (salidas de

emergencia, ventanas, puertas próximas, situación de la sala en cuestión dentro del
edificio,...)
La seguridad es la primera medida a la que hay que atender y hay que saber que en
cuanto haya autoridades involucradas, los profesionales de la seguridad van a exigir
todos los planos de las instalaciones que se van a visitar para poder hacer su trabajo
eficazmente.
4.4.4.- Los listados de los invitados
Hay que adjuntarlos también. Hay veces que no todas las personas acuden a todos los
actos y hay que especificarlo. Por ejemplo, en la boda de S.A.R. el Príncipe de
Asturias había invitados únicamente a la ceremonia religiosa que no acudían al
banquete. En los listados hay quien refleja a todos los invitados y al lado señala los
que han declinado la asistencia y los que acuden y hay quien prefiere únicamente
poner los que acudirán, dejando los detalles de este tipo para el dossier final.
4.4.5.- Los datos adicionales
Son muy útiles cuando se va a inaugurar algo, se visita un municipio o se realiza una
entrega de premios, por ejemplo. Para este tipo de actos se debería incorporar
información sobre la localidad como número de habitantes, desarrollo de la zona,
economía, cultura; datos sobre lo que se va a inaugurar como quién y porqué se
construye, inversión realizada, significado; así como las biografías y detalles
característicos de los premiados.
4.4.6.- Grafismo
En este apartado incluiremos toda la imagen corporativa del acto: invitaciones,

logotipos conmemorativos, minutas de menús, folletos y demás material.
4.4.7.- Notas de protocolo
También incluiremos en el programa un apartado en el que se recogerán las que se

hagan llegar a los invitados, para recordar qué mensaje e instrucciones se les han
enviado.
En el programa se registra todo lo que ha habido que tener en cuenta para la

organización del acto: presupuesto, proveedores, función de cada responsable, etc. en
un apartado que es más bien de uso interno.
Como se aprecia, el programa es un documento muy completo y laborioso de

preparar, que en actos considerable da como resultado un grueso tomo difícil de
manejar. El sentido común nos dice que una versión abreviada en formato bolsillo
facilita mucho las cosas y hace que la consulta sea más sencilla. A este formato, del
cual ya nos hemos hecho eco, lo llamamos programa de bolsillo.
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE EXTREMADURA
PROGRAMA DE ACTOS
11 de noviembre de 2005
11:00 Recepción de autoridades
11:15 Acto protocolario de denominación del Edificio José Mª Viguera Lobo
11:45 Acto protocolario de denominación del Edificio Juan Remón Camacho
12:15 Acto Académico en el Salón de Grados de la Facultad de Ciencias
Conferencia:
“Einstein: Éxitos y limitaciones de un genio”
Excmo. Sr. D. Guillermo Rodríguez-Izquierdo Gavala

Catedrático de Electricidad y Magnetismo
Entrega de premios y distinciones
Intervención de autoridades
Finalizado el acto, se servirá una copa de vino español
En este ejemplo se muestra el programa para invitados que la Facultad de Ciencias de

la Universidad de Extremadura hizo llegar unos días antes del evento. Evidentemente
este programa se refiere únicamente al contenido del acto y no hay que confundir este
programa con el que se acaba de explicar. Una cosa es el programa de actos y otra el
protocolario.
5.- Detalles sobre la simbología
Aunque en la mayor parte de los actos que se organizan en el sector privado no entran
en juego las banderas o los himnos, conviene tener en cuenta los procedimientos
generales a seguir.
España cuenta con un Himno Nacional que se regula en el Real Decreto 1560/1997 de
fecha 10 de octubre. El himno se toca en actos oficiales, con motivo de eventos
deportivos o en acontecimientos militares, generalmente. Pero, además algunas
comunidades autónomas y ciertos municipios también disponen de himnos propios.
¿Cuándo se interpreta uno u otro? Perfectamente pueden convivir los dos, es decir, en
un acto en la Comunidad de Aragón se pueden interpretar ambos, pero existe un
orden. Si el acto tiene previsto la interpretación de los himnos al principio sonará
primero el Himno Nacional y luego el autonómico. Si, por el contrario, los himnos
clausuran el acto se oirá en primer lugar el autonómico y como colofón el Himno
Nacional.
Las banderas también pueden presentar problemas a la hora de ubicarlas. La

definición de la bandera de España está recogida en la Ley 37/81 de 28 de octubre y
el artículo 4 de la Constitución también se refiere a ella.
La bandera española debe ocupar un lugar preponderante y visible. Las Comunidades

Autónomas tienen también sus propias banderas. LA ordenación de las banderas se
hace exactamente igual que la ordenación de las personas, es decir, si existe un
número impar de banderas, la que debe presidir estará en el centro y si el número es
par, de las dos del centro preside la de la derecha.
Como norma general, los actos organizados en el territorio español estarán presididos
por la bandera española.
Hay empresas que en actos muy importantes, como sus juntas de accionistas colocan
en ele escenario la bandera española junto a la de la entidad. Realmente esto no es
necesario y puede quedar exagerado, pero si por decisiones corporativas se deciden
poner banderas en un escenario, hay que colocarlas de manera coherente
6.- Los medios de comunicación
Los medios de comunicación son el vehículo de transmisión de la información de la

empresa al exterior, la plataforma que difunde la información corporativa hacia el
público que no tendría otro modo de conocer ciertas noticias a no ser por los medios.
Y es que todo aquello que escapa a nuestro entorno más inmediato nos lo tienen que
contar otros. ¿Cómo podríamos saber de la política exterior Norteamérica si no es por
lo que leemos en los medios?
Casi toda la información que difunde un medio es el resultado de acciones de

comunicación de terceros. Si echamos un vistazo a un diario cualquiera podemos
detectar que las noticias publicadas han sido suministradas por partidos políticos, por
entidades financieras, por artistas, por personalidades de la cultura,… En definitiva, los
medios realizan el tratamiento de la información que les viene de organizaciones o
personas.
En este sentido, cualquiera puede ser suministrador de información. Esto es algo que
las compañías cada vez conocen más e intentar aprovechar los hechos que se
producen en su entorno para convertirlas en oportunidades de comunicación.
Si nuestro acto tiene la relevancia y el calibre como para que a él acuda prensa y sea
objeto de noticia, debemos convocar a medios, poner en marcha acciones pensadas
para ellos y preparar la documentación pertinente. Si no es un acto al que deba acudir
la prensa no hay que buscar excusas para convocarla.
Si decimos que acudan los medios, en este punto surge la colaboración con el
departamento de comunicación de la compañía. En ocasiones el jefe de protocolo en
una compañía lo es también de comunicación y, por tanto, es el experto en medios y
en relaciones con periodistas y en gestión de la comunicación externa. Pero otras
veces, en compañías más grandes hay una separación de funciones y el especialista
en comunicación es otra persona diferente a la de protocolo. Sea como fuere, una vez
decidido que se convoca a prensa, hay que decidir a qué medios.
El especialista en comunicación externa debe saber de antemano cuáles son los

medios claves para su compañía. Si mi empresa desarrolla su actividad en el campo
de la química, puede que Cosmopolitan no sea un medio preferencial y no tenga
sentido invitarlo al acto por muy importante que sea.
En otras ocasiones tampoco se invita a todos los medios hacia los que una empresa
suele dirigir sus informaciones por estrategia, porque se entiende que la temática no
interesa a una parte de los medios o simplemente porque el aforo es muy limitado.
En este último caso y si el acto es de una gran relevancia, como una boda real, se
convoca a las empresas informativas estatales que suministran los datos, la imagen y
el sonido gratuitamente al resto de medios para que se puedan hacer eco de la noticia.
Es importantísimo tener los listados de los periodistas perfectamente actualizados con
sus teléfonos y correos electrónicos. El mundo del periodismo es bastante movido y
los redactores cambian de puesto o de medio con regularidad.
Sería impensable que ante la convocatoria de prensa a un acto se dedicara un gran

esfuerzo a comprobar que el lista do de prensa está al día porque se entiende que
esta labor se va haciendo día tras día como resultado de la relación permanente con
los medios.
Una vez decididos los periodistas hay que pensar cuál es el punto en el que se les va
a ubicar, teniendo en cuenta que tomarán imágenes que saldrán en medios. Una
fotografía mal tomada en un ángulo equivocado puede tener consecuencias
imprevisibles y dar al traste con el acto. Los periodistas siempre se colocarán en
aquellos puntos en los que no entorpezcan el desarrollo del acto y puedan trabajar
cómodamente (porque no olvidemos que ellos no son invitados, van a trabajar, a cubrir
una noticia).
Las dimensiones de un acto pueden determinar el montaje de un centro de prensa, es

decir, una especie de cuartel general donde estarán los periodistas trabajando. Para
poder facilitarles el trabajo debemos prever qué necesitarán: PCs, conexión Internet,
teléfonos, faxes,….
En algunas ocasiones los periodistas han permanecido días en los centros de prensa,
como en el caso de cumbres internacionales, por lo que no sólo van a necesitar
medios técnicos para hacer su trabajo, sino que tendrán que saciar su apetito y su
sed. Esto se soluciona contratando un servicio de catering.
Preparados todos los detalles, citaremos a la prensa al acto a través de una

convocatoria escrita únicamente para ellos, en la que les daremos los detalles
informativos del acto: de qué se trata, quién lo organiza, dónde, cuándo y cómo.
La asistencia de periodistas hay que saberla con antelación y se debe confirmar

llamando a las redacciones de los medios y preguntando quién acudirá al acto. A
veces nos comentarán que es imposible la asistencia de nadie de ese medio. En este
caso nos ofrecemos a enviarles la nota de prensa y las fotos o a mantener una
entrevista con el protagonista de un acto (si tiene sentido) siempre después del
evento. Por ejemplo, si el motivo del acto es la inauguración de la nueva sede de una
empresa en Bilbao que supone una expansión nacional importante puede tener lógica
ofrecer a ese medio una entrevista con el director general de la compañía para
explicar los planes y las políticas estratégicas.
Por supuesto hay que preparar una carpeta de prensa que únicamente se entregará a
periodistas. En esta carpeta suele estar contenida la nota de prensa del acto, un CD
con imágenes, algún dossier informativo con cifras o datos, biografías o cualquier otro
documento que se considere necesario.
Una vez realizado el acto se envía la nota de prensa a aquellos medios que no hayan
podido asistir o a otros que no han sido convocados, pero nos interesa que dispongan
de la información.
Las apariciones en prensa escrita y audiovisual se recopilarán para componer un

dossier que acompañará a toda la documentación generada alrededor del acto. Este
trabajo de revisión de medios lo suele hacer el responsable de comunicación, pero
como ya se ha comentado puede darse el caso de que protocolo y comunicación
recaigan en la misma figura profesional.
Como consejo y regla máxima a seguir nunca hay que minusvalorar la importancia de
los medios. Influyen en el clima de opinión y crean corrientes. Conocer a los medios es
fundamental para saber qué y qué no podemos esperar de ellos.
Ejemplo de Nota de Prensa
Renfe Media Distancia participa en la 6ª edición de la Muestra

de Jóvenes Viajeros
La muestra permanece abierta del 12 de junio al 31 de julio de 2006
15/06/2006. Renfe Media Distancia colabora con el Ayuntamiento de Vitoria para

la celebración de lLa 6ª edición de la Muestra de Jóvenes Viajeros, que tendrá
lugar en la Plaza Nueva desde el 12 de junio al 31 de julio de 2006, con la idea de
asesoramiento, información y encuentro e intercambio para planificar el ocio y
tiempo de los jóvenes, facilitando el desarrollo personal de los mismos y
favoreciendo la construcción de valores de solidaridad, respeto y convivencia.
RENFE Media Distancia colabora en esta edición de la Muestra de Jóvenes Viajeros

con el sorteo entre los asistentes de 15 lotes de Títulos de Transporte, para dos
personas (ida y vuelta) y con destino abierto, teniendo siempre como origen
Vitoria. Los destinos incluyen Zaragoza, Tudela, Donostia San Sebastián,
Pamplona, Logroño, Valladolid, Palencia, León y Madrid. Además, facilita
información detallada sobre ofertas, horarios etc. especialmente dirigidas a los
jóvenes.
Renfe Media Distancia genera más de 300.000 viajeros/año en Álava
Los servicios de Media Distancia de Renfe generaron en 2005 303.143 viajeros en

las estaciones alavesas, una cifra que constata el crecimiento progresivo del uso
del tren en Álava.
Los corredores que conforman el radio de acción de los Servicios Media Distancia
de Renfe –que ponen en funcionamiento 30 circulaciones diarias en la provincia de
Álava- enlazan Vitoria-Gasteiz con Miranda y Logroño; con San Sebastián e Irún;
con Valladolid y Madrid y con Pamplona.
Para más información: [email protected]
7.- Algunos consejos básicos para la mesa
Dicen que la mesa es un lugar donde no se puede disimular y cada cual demuestra su
verdadero yo a través del comportamiento que está teniendo. Los hay que se ponen
muy nerviosos cuando son invitados a una cena de gala porque piensan que no van a
saber actuar y el resto de comensales se darán cuenta de que no conocen la manera
de tomar tal o cual alimento. La realidad es que no hay que tenerle miedo a estas
situaciones porque lo mejor es comportarse con naturalidad, teniendo confianza en
uno mismo, ya que lo normal es que no nos sirvan alimentos de complicada
manipulación y, si es así, ya vendrán preparados desde la cocina.
Una vez sentados a la mesa y previamente a comer, cogeremos nuestra servilleta y

nos la colocaremos suavemente sobre las piernas. La servilleta la utilizaremos siempre
que vayamos a beber, con el fin de no ensuciar la copa o para retirar cualquier resto
de comida que podamos tener en la boca. Una vez acabada la comida o la cena
dejaremos la servilleta encima de la mesa sin doblar.
Dependiendo del menú, así se dispondrán los cubiertos, teniendo en cuenta que el
orden de utilización de los mismos es de fuera hacia dentro. Son la cuchara y el
tenedor los que han de llevarse a la boca y no al revés. El cuchillo en ningún caso se
llevará a la boca. Al acabar de comer se colocan los cubiertos sobre el plato,
indicando, así a la persona encargada de retirar el servicio que hemos concluido.
El lugar de los tenedores es el lado izquierdo de la vajilla. El cuchillo, la paleta de

pescado y la cuchara se ponen en el derecho. Los cubiertos de postre (más pequeños
que los normales) se colocan en la parte superior del plato, el tenedor con las púas
mirando a la derecha y la cuchara a la izquierda.
La introducción de los cubiertos y de un espacio propiedad de cada comensal no se

dará hasta el siglo XVII y es a partir de aquí cuando se extiende de la Corte hacia los
palacetes de los nobles y las casas de la alta burguesía.
Aunque esté demás decirlo, hay que recordar que los cubiertos no se llenan de comida
hasta rebosar, que no se debe hablar con la boca llena ni a voces y que dirigirse a
alguien al oído es de muy mala educación.
El pan se suele colocar en un platito a nuestra izquierda, más o menos a la altura de

las copas. Deberemos partir el pedazo que vayamos a comer siempre con los dedos,
nunca con el cuchillo. Aunque es cierto que es el mejor acompañante de salsas no
rebañaremos el plato. Aunque hay personas que colocan el trozo de pan en el tenedor
y lo untan en la salsa, es más apropiado no hacerlo.
La ubicación de las copas es también uno de los puntos complicados a la hora, sobre
todo, de colocar una mesa, ya que cuando estamos en un restaurante lo normal es
que un camarero nos sirva, despejando las dudas de cuál será la copa de agua o la de
vino.
Cuando vayamos a componer una mesa en nuestra casa, tendremos presente que la
copa del agua se coloca hacia el centro del plato y la del vino a la derecha de ésta.
Las personas que se sientan a la mesa deben guardar unas normas de compostura y
buenos modales. Para ello comenzaremos por mantener una postura erguida, sin
echarnos encima del plato, evitando tocar a los demás para hablar, ya que puede
resultar molesto, no atusándonos los cabellos e intentando no hacer cosas, que
aunque sean naturales, en la mesa pueden resultar inapropiadas como sonarse la
nariz.
Nunca se debe estirar el brazo y pasarlo por encima o delante de ninguna persona
para coger algo de la mesa. Siempre que lo que necesitemos no esté en nuestro radio
de alcance más cercano, pediremos a otra persona que haga el favor de pasárnoslo.
En toda mesa, ya sea circular, cuadrada o rectangular hay una o varias presidencias.
Ya hemos dicho que al anfitrión le corresponde presidir, pero que éste puede ceder la
presidencia a un invitado especial.
Tradicionalmente las mesas de banquetes han sido rectangulares y aunque

actualmente en muchos actos nos decantamos por mesas redondas por ser más
amigables a la hora de relacionarse y facilitar la conversación, se siguen usando las
mesas rectangulares para algunos actos.
Estas mesas alargadas pueden tener la presidencia en las cabeceras más estrechas,
conociéndose este tipo de presidencia como inglesa, o en los lados más anchos,
siendo este último sistema el francés.
Sobre la idoneidad de uno u otro no nos podemos decantar, ya que el propio acto nos
lo irá marcando. Una de las características que hemos señalado del protocolo actual
es su flexibilidad, esto nos puede dar la confianza para poder establecer, si fuera
necesario, un sistema mixto de presidencia inglesa y francesa sin temor a
equivocarnos.
8.- Nota final
Este módulo es el punto de partida para todos aquellos interesados en conocer las
reglas de oro de la organización de actos, cómo, cuándo y dónde deben aplicarse si se
quiere alcanzar el éxito en el complejo mundo de las relaciones sociales, tanto en el
ámbito público como en el privado, sin olvidar que el respeto y el equilibrio son los dos
principios supremos que han de coronar nuestras actuaciones.

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Curso: Protocolo y Ceremonial

1.- Introducción al protocolo

Si preguntáramos en la calle e hiciéramos una encuesta, la mayoría de la gente

El protocolo empresarial es una herramienta fundamental y clave para difundir una

Esta disciplina es cada vez más tenida en cuenta en el ámbito empresarial

El protocolo es un elemento imprescindible en la empresa actual y lo cierto es que es

Estamos en un momento en el que cualquier acto es examinado y analizado de forma

Si continuáramos con el experimento que proponíamos unos párrafos más arriba y en

1.1.- El protocolo hoy

Según la definición recogida en el libro Protocolo Oficial de Carlos Fuente, uno

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Las técnicas hacen referencia a la metodología, las herramientas y la forma de hacer

El lugar que se ocupa ha sido y es de suma importancia en la vida pública porque es la

Todo acto constituye un mensaje que estamos difundiendo en un momento dado a un

En la actualidad hay que tener muy presente el eje formado

Hay ocasiones en las que el protocolo es muy claro, otras

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Por su parte, la seguridad está dirigida a preservar la

Es bueno saber que en caso de conflicto entre estas tres

1.2.- Simbología de poder: dos coronaciones, dos realidades

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La corte inglesa hace gala de tener un rígido y antiguo manual de comportamiento

Como puede apreciarse, la ceremonia de coronación

Y es que el protocolo ha de ceñirse a los momentos, lugares y circunstancias que

La instauración de la Corona en España se recoge en la Ley de 22 de julio de 1969,

Artículo 1. º-Al producirse la vacante en la Jefatura del Estado, se

2.- Los actos: tipos

Básicamente podemos distinguir entre actos oficiales, no

Los actos oficiales son los organizados por la Corona, el

Por ejemplo, la inauguración de la nueva planta de producción de una empresa

Un acto social es la presentación de un libro, al que asistirían personajes del ámbito de

2.1.- Real Decreto 2099/83

España se articula bajo la forma política de monarquía parlamentaria, territorialmente

La regulación de la ordenación de precedencias en la asistencia a actos oficiales de la

Art. 1º.1. El presente Ordenamiento general establece el régimen

• Actos de carácter general, que son todos aquéllos que se

• Actos de carácter especial, que son los organizados por

La distribución de los puestos de las demás autoridades se hará

Capítulo II - Normas de precedencia

Art. 5º.1. La precedencia en los actos oficiales de carácter general

2. En los actos oficiales organizados por las comunidades

Ordenamiento, por su normativa propia y, en su caso, por la

No obstante, se respetará la tradición inveterada del lugar cuando,

Art. 6º. La precedencia en los actos oficiales de carácter especial,

Art. 9º. La persona que represente en su cargo a una autoridad

Título II - Precedencia de las autoridades en los actos oficiales

Art. 12º. En los actos en el territorio propio de una comunidad

1.- Rey o Reina.

20.- Jefe de la Casa de su Majestad el Rey.

Art. 31º.1. Los presidentes de Consejos de Gobierno de las

3.- La precedencia interna entre los miembros del Consejo de

Art. 19º. El alto Personal de la Casa de Su Majestad el Rey,

De ahí que si organizáramos una presentación en nuestra empresa podríamos deducir

La presidencia es el lugar donde se sitúa el anfitrión y sus invitados más relevantes,

El anfitrión ocupa el lugar más importante de la presidencia, situándose el segundo

El esquema se traduciría de la siguiente manera:

Puesto 1 = S.M. el Rey

En el caso de presidencias formadas por números de personas impares, el lugar del

Pero, ¿qué sucede cuándo el número de perdonas que componen la presidencia es