S10 - Los Manuales y Reglamentos

SESIÓN Nro.
10 LOS MANUALES Y REGLAMENTOS
SESIÓN Nro. 10: LOS MANUALES Y REGLAMENTOS

OBJETIVOS:
• Conocer los conceptos básicos de los manuales.
I. DEFINICIÓN
Un manual es un documento en la cual se describe con detalle y en forma ordenada y sistemática
información y/o instrucciones sobre Organización funciones procedimientos, etc de una entidad o
dependencia que se consideran necesarias para la ejecución de un trabajo.
II. LOS MANUALES

1. CARACTERÍSTICAS
• Delimitar en forma escrita las funciones, responsabilidades y autoridad de cada cargo.
• Normalizar y controlar los tramites de los procedimientos.
• Adoctrinar al personal nuevo sobre sus funciones y responsabilidades en la entidad.
• Adiestrar y orientar al personal en servicio.
• Identificar los canales de comunicación de coordinación.
2. TIPOS DE MANUALES
De acuerdo con su contenido los principales tipos de manuales son los siguientes:
• MANUAL DE POLÍTICAS Y NORMAS
Son los documentos que contienen en forma ordenada la colección de reglas o preceptos dados
por la autoridad competente para la ejecución de una ley u otro dispositivo legal para el régimen
de un sector o de un organismo, etc.
Trata sobre las principales directrices o guías básicas de acción.
Estos manuales pueden ser:
✓ Generales: Cuando se refiere a la entidad como un todo.
✓ Departamentales o específicos: Cuando se refiere a una dependencia de una entidad
descrita.
• MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Son documentos que exponen con detalle la estructura y funciones de la entidad o dependencia
de que traten, las relaciones de cada unidad y de cada cargo, la especificación de la autoridad y la
responsabilidad inherente al cargo las líneas de responsabilidad, canales de comunicación, etc.
Los manuales de organización y funciones tienen como finalidad principal:
✓ Indicar las funciones básicas de cada unidad delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
✓ Indicar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura general de la Entidad o dependencia
y señalar las funciones fundamentales de los mismos (los cargos).
✓ Enmarcar la autoridad dentro de los límites pertinentes.
✓ Describir las interrelaciones formales y funcionales de la entidad y/o dependencia y de los
cargos hacia el exterior e interior.
• MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Llamamos también manuales de operaciones o de prácticas Standard, sus documentos que
presentan en forma ordenada y sistemática los tramites preciso a seguir para lograr el trabajo de
una dependencia de acuerdo con métodos previstos.
Los manuales de procedimientos el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones
arbitrarias Funciones:
✓ Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones
arbitrarias.
✓ Facilitar las labores de inspectoría.
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✓ Simplificar la determinación de responsabilidades.

✓ Enseñar el trabajo a los nuevos empleados.
✓ Aumentar la eficiencia de los empleados en servicio.
✓ Facilitar la elaboración de las guías de servicio al ciudadano.
✓ Construir una base para el análisis.
A. RESPONSABILIDADES EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES

• La oficina de organización y métodos cuando la entidad o dependencia cuenta con esta oficina
• El personal administrativo capacitado cuando no hay oficina o personal de organización y
métodos
• El jefe de la dependencia cuando no hay ni personal de organización y métodos ni personal
administrado capacitado
B. METODOLOGÍA PARA LA CONFECCIÓN DE UN MANUAL

Se emplea los siguientes pasos:
a) Planeamiento
En este paso se determina:
✓ Propósitos del manual
✓ Asignación de la responsabilidad por su elaboración
✓ Los usuarios del manual.
b) Recopilación
Es el acopio de la información necesaria para la elaboración mediante:
✓ La investigación documental de los archivos de la investigación.
✓ Entrevista a empleados para obtener datos de sus actividades y operaciones en que
intervienen.
✓ Entrevistas a los jefes o responsables de las dependencias para completar aclarar y
aprobar la información obtenida.
✓ Observación directa del funcionamiento de la dependencia o del proceso.
c) Estudio y análisis de la información

En esta etapa se hace examen concienzudo de la información obtenida y se analiza para
eliminar contradicciones duplicaciones y cualquier otro defecto
d) Redacción del proyecto del manual

Se confecciona un proyecto de manual con la información obtenida y revisada, pero durante
su redacción debe consultarse con el jefe responsable y los usuarios acerca de dicho proyecto
que debe reflejar la realidad exacta
En seguida se preparan las gráficas necesarias. el lenguaje para usar debe ser
claro y sencillo sin dar lugar a dudas o diferentes interpretaciones se emplea el infinitivo de
los verbos al inicio de cada párrafo, por ejemplo:
✓ Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de las diferentes dependencias Coordinar
la supervisión especializada a los organismos ejecutivas periféricas, etc.
e) Revisión y aprobación
Al terminar el manual se le presenta a la autoridad superior respectiva de la dependencia para
hacer las correcciones finales
Una vez hecha la corrección final se le remite a la autoridad competente, con el fin de que lo
apruebe y pierda tener vigencia legal
f) Presentación
El manual aprobado se hace imprimir:
✓ Se recomienda se haga en hojas sueltas lo cual permite hacer modificaciones parciales sin
alterar todo el documento.
✓ En hojas tamaño A4 según norma el instituto nacional de normas técnicas y certificaciones
(29.7*21 cm.).
✓ Guardarlos en fólderes que permitan su fácil manejo o intercambio.
✓ Utilizar clave para la numeración lo cual evitara trastornos mayores en la sustitución.
✓ Y no usar letra muy pequeña ni muy grande.
g) Divulgación
El manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia con quien
deben coordinar así mismo se enviará ejemplares a la oficina de organización y métodos y a
las que se juzgue pertinente
h) Actualización del manual:

Desde el momento que el manual comienza a ser utilizado debe ser controlado continuamente
para proceder a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo que puntos
hay que mejorar o sustituirlos por otros, etc.
3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

A. OBJETIVOS DEL MANUAL
El manual de organización y funciones tiene por objetivos:
• Describir las funciones principales y/o permanencias eventuales de cada dependencia
delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de esta
• Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen
• Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia
• Describir los procedimientos administrativos racionalizados
B. UTILIDAD Y LIMITACIÓN
Tanto para la institución como para el personal presenta las siguientes ventajas:
• Son una fuente permanente de información técnica que presenta en forma clara y definida la
estructura orgánica, funciones, actividades y tareas de la dependencia descrita.
• Ayuda a institucionalizarse y hacer efectivo los procedimientos las normas no escritas son en
general de difícil institucionalización. en cambio, no ocurre esto si están incluidos en el
manual ya que nadie puede aducir desconocimiento.
• Facilita la normalización, evaluación y control de las actividades.
• Permite que el personal conozca con claridad los deberes y responsabilidades del cargo que
le ha sido asignado, así como la autoridad de quienes es responsable.
Las principales limitaciones a tener en cuenta serian:

• No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento
que puede propiciarle.
• Si no se le actualiza permanentemente pierde vigencia.
• Sus costos de confección y revisión pueden ser oneroso.
• Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.
4. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

A. DEFINICIÓN
Es un documento normativo que contiene disposiciones técnico-administrativas que completan,
regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad, con sujeción a su naturaleza, fines y funciones
establecidas en las normas legales que le dan origen y otras disposiciones complementarias, y
precisa las funciones, atribuciones y relaciones de las unidades orgánicas consignadas en

precitadas normas y disposiciones.
El ROF es un documento que expresa como los órganos de gobierno, han decidido que deben
formularse la organización de una entidad. Así el ROF establecerá:
• Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir.
• Que funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica.
• Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.
• Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.
B. FINALIDAD
El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para:
• Establecer campos funcionales y responsabilidades.
• Como un medio para efectuar el proceso de dirección y control.
C. PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:

a) Debe realizar un ligero diagnóstico de la realidad en dos planes:
• En los aspectos administrativos de la entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de
personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente,
etc.
• En los aspectos de la localidad, teniendo en cuanta las necesidades de la población, los
servicios de mayor demanda y las prioridades que establezcan para su desarrollo.
b) Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la ley otorga a la
entidad. Se obtendrá un listado de funciones que la ley facultad y encarga a la institución.
Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y atribuciones que la
ley otorga a la entidad y las que viene desarrollando.
c) Para precisar la estructura organizacional de la entidad, es necesario que las autoridades

definan la política institucional en la referente a:
• Amplitud en cuanto a la desagregación de unidades organizadas.
• Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (por proyecto, por
administración, por contrato, etc.)
• Niveles jerárquicos y organizacionales.
• Tipos de departamentalización a utilizarse.
• Niveles de delegación y desconcentración de facultades y funciones.

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II. LOS MANUALES

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

✓ Simplificar la determinación de responsabilidades.

A. RESPONSABILIDADES EN LA ELABORACIÓN DE MANUALES

B. METODOLOGÍA PARA LA CONFECCIÓN DE UN MANUAL

c) Estudio y análisis de la información

d) Redacción del proyecto del manual

h) Actualización del manual:

3. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Las principales limitaciones a tener en cuenta serian:

4. REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

precisa las funciones, atribuciones y relaciones de las unidades orgánicas consignadas en

C. PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES:

c) Para precisar la estructura organizacional de la entidad, es necesario que las autoridades

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